高校規(guī)范低值物資管理機制研究
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近年來，國家科技部、財政部和教育部陸續(xù)出臺了關(guān)于加強高校科研經(jīng)費管理的若干政策，對于科研經(jīng)費使用的監(jiān)督機制、責任機制、科研文化以及管理人員隊伍建設(shè)等方面都做出了明確的規(guī)定和要求。低值物資是高校開展教學和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，高等醫(yī)學院校的低值物資主要包括實驗試劑、實驗材料以及易耗品等，這類物資的經(jīng)費來源主要是各類橫向或縱向科研經(jīng)費。改革開放以來，我國財政性教育科研經(jīng)費逐步增長，重點支持科研機構(gòu)和個人從事長期性、基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性研究，其特點是常規(guī)化、能穩(wěn)定、可持續(xù)［1］。在這樣的背景下，高校用于購置實驗試劑耗材的各類科研經(jīng)費在國家財政性資金中所占的比例也在逐年遞增，科研經(jīng)費的有效管理是確保整個科研過程順利進行的根本［2］，因此從資產(chǎn)管理的角度規(guī)范低值物資的管理，進而提高科研經(jīng)費使用效益，是高校資產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容。
1低值物資管理現(xiàn)狀分析
1．1低值物資的購置具有靈活性和不確定性
高校的固定資產(chǎn)購置屬于政府采購范圍，通常采用招投標方式進行，與固定資產(chǎn)不同，實驗試劑耗材類產(chǎn)品因其本身在采購周期、質(zhì)量控制、保存條件等方面都存在特殊需求，這些客觀因素決定了這部分物資不適合采用招投標的方式進行統(tǒng)一購置，另外，根據(jù)實驗進度和實驗結(jié)果的不同會對所需試劑耗材進行相應的調(diào)整，因此往往使得科研項目中材料費的實際執(zhí)行情況與申報時的預算明細有一定出入。
1．2低值物資的涵義發(fā)生變化
一直以來，高校低值物資的概念是指價值在500元以下、不夠固定資產(chǎn)標準又不屬于材料范圍的儀器設(shè)備，或易于損耗的物品［3］，也因為這些特點，使得長期以來低值易耗品的管理并沒有引起足夠的重視。但近些年的實際工作情況顯示，在大型貴重儀器設(shè)備在高校固定資產(chǎn)中的數(shù)量增加的背景下，實驗中使用的試劑和耗材已經(jīng)不能完全等同于傳統(tǒng)意義上的低值易耗品了。單價幾百元至上千元的試劑已經(jīng)作為常規(guī)試劑，同時高值試劑及耗材在科研經(jīng)費中所消耗的比例也有逐步增加的趨勢。以我校為例，2013年單價大于或等于5000元的試劑耗材支出經(jīng)費占我校試劑耗材科研經(jīng)費的大約36％，單價大于或等于10000元的試劑耗材支出經(jīng)費占我校試劑耗材科研經(jīng)費的近21％。這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了科研水平的深度及廣度，反映了客觀需求，但也由于試劑耗材的使用過程和去向具有難于追溯的特點，成為容易滋生腐敗的一個因素，這是科研經(jīng)費管理引發(fā)越來越多關(guān)注的重要原因。在這樣的背景下，作為資產(chǎn)管理部門，規(guī)范這些消耗性物資的管理機制勢在必行。
1．3政策背景
科研經(jīng)費使用是否合理、管理是否科學，直接影響著學術(shù)風氣的健康與否，影響著科研的質(zhì)量與水平，影響著教職工從事科研的積極性，影響著學科建設(shè)和人才培養(yǎng)的質(zhì)量［4］。近幾年，國家相關(guān)部門先后出臺了一系列關(guān)于規(guī)范高?？蒲许椖抗芾淼奈募！督逃筷P(guān)于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經(jīng)費管理政策加強高校科研經(jīng)費管理的通知》（教財〔2011〕12號）要求：“嚴格執(zhí)行國家科研經(jīng)費管理政策，規(guī)范科研經(jīng)費使用”、“加強資產(chǎn)管理，嚴格執(zhí)行國家資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定，凡使用科研經(jīng)費購置與形成的固定和無形資產(chǎn)均屬于國有資產(chǎn)，統(tǒng)一納入學校資產(chǎn)管理”；《關(guān)于進一步規(guī)范高?？蒲行袨榈囊庖姟罚ń瘫O(jiān)〔2012〕6號）要求：“高?？蒲?、財務等職能部門，要增強管理和服務意識，認真履行監(jiān)管職能，加強對科研人員的服務、指導、管理、監(jiān)督”、“科研人員要嚴格遵守財經(jīng)法律法規(guī)，堅持科研經(jīng)費統(tǒng)一管理原則，按照預算批復的支出范圍和標準使用經(jīng)費，提高科研經(jīng)費使用效益。不得違反規(guī)定轉(zhuǎn)撥、轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費，購買與科研活動無關(guān)的設(shè)備、材料”；《教育部關(guān)于進一步加強高?？蒲许椖抗芾淼囊庖姟罚ń碳迹?012］14號）要求：“提高科研項目管理信息化水平，整合現(xiàn)有的科研管理系統(tǒng)，建立全面涵蓋科研項目管理相關(guān)的項目、人員、設(shè)備、經(jīng)費等信息的管理和共享機制”、“以保障科研活動健康順利開展作為科研管理與監(jiān)督工作的根本出發(fā)點和落腳點，堅持申請立項和過程管理并重、服務支撐與管理監(jiān)督并重的原則，建立健全過程管理制度”。
2低值物資管理工作實踐
2．1建立健全過程管理制度，嚴格驗收環(huán)節(jié)管理
我校的低值物資管理特別加強了驗收環(huán)節(jié)的管理，部門中有專門的工作人員負責試劑耗材的驗收工作，這些管理人員具備醫(yī)學、藥學等相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，熟悉常規(guī)藥品的使用及保管特性。學校用戶以及各附屬臨床醫(yī)院用戶都要求在指定地點，與供應商、我處管理人員一起進行試劑耗材的驗收工作，同時考慮到各臨床醫(yī)院用戶的工作性質(zhì)，以及某些特殊藥品的儲存要求，我處特別安排了8小時工作時間以外的管理人員負責驗收工作，做到即來即驗，兼顧質(zhì)量與效率。另外對于高值試劑耗材，要求用戶在合同中列出清晰的明細，對比貨號、名稱、規(guī)格，嚴格按照合同內(nèi)容進行驗收，并要求用戶對藥品的使用、功能和使用周期等做出相應說明。
2．2即時結(jié)算保證科研經(jīng)費支出進度
在財務結(jié)算環(huán)節(jié)，以往的工作模式中項目負責人自行負責財務結(jié)算，在項目經(jīng)費支付進度要求的時間點以及項目終止的時間點，常常出現(xiàn)突擊花錢、集中報銷的現(xiàn)象，這不僅給財務部門帶來大量的工作壓力，更重要的是不利于科研經(jīng)費的合理規(guī)劃和使用，針對這種現(xiàn)象，我處改由專門的管理人員統(tǒng)一負責與財務部門辦理結(jié)算手續(xù)，基本杜絕了上述現(xiàn)象的發(fā)生，并且由于科研經(jīng)費能夠定期支付，項目負責人對經(jīng)費的使用情況可以及時了解，統(tǒng)籌安排教學和科研活動，更有利于項目執(zhí)行的經(jīng)濟合理性，同時又保證了按時完成支付進度。對供應商而言，回款率普遍提高，曾經(jīng)出現(xiàn)過的因為項目負責人在國外學習，經(jīng)費款項幾個月都未能結(jié)算的情況不再發(fā)生了，因此這種做法也得到了供應商的普遍認可。
2．3注重部門溝通與配合，提高科研經(jīng)費使用有效性
高?？蒲许椖抗芾硎且豁椪咝浴⑾到y(tǒng)性強的工作，科研經(jīng)費來源的多樣化導致了經(jīng)費管理的復雜性［5］。例如在實際工作中，“人才強教”和“科研計劃”的一些項目在執(zhí)行時有一個項目負責人，再由這個負責人將項目經(jīng)費分配給若干名教授負責具體執(zhí)行。這些教授研究的領(lǐng)域不同，也可能屬于一家或幾家附屬臨床醫(yī)院，這種情況下首先要求管理人員理順其中的相互關(guān)系，同時在遇到問題時隨時保持和學校人事部門、科技部門、財務部門以及各附屬臨床醫(yī)院的溝通和聯(lián)系。另外，在結(jié)算的最后環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)因為一些原因無法支付的情況，或者在項目終止時間點還有來不及支付的經(jīng)費，這就要求資產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)和相關(guān)的用戶及部門進行切實有效的溝通，確保項目的順利實施。
2．4建設(shè)信息化管理平臺，材料費使用全程管理
是否存在以購買實驗材料為名和掛賬等形式向校內(nèi)、外截留轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費現(xiàn)象［6］，是高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部審計的內(nèi)容及重點。信息公開是國家以及北京市對經(jīng)費改革的總體要求之一，因此結(jié)合試劑耗材的管理特點，利用數(shù)據(jù)簡便、高效和可操作性強的特點，建設(shè)信息化的管理平臺，把試劑耗材的購置、驗收和結(jié)算都納入到統(tǒng)一的開放式平臺上進行管理，實現(xiàn)對經(jīng)費使用的信息化管理，包括對材料費使用過程的各項數(shù)據(jù)的存儲、匯總等，實現(xiàn)對每條操作的真實、準確記錄，在提供決策依據(jù)的同時有利于各方監(jiān)督，而采購合同的實時動態(tài)查詢、分析和統(tǒng)計也簡化了項目負責人對經(jīng)費管理的工作量。
3通過加強低值物資管理，推動科研經(jīng)費規(guī)范化管理的幾點建議
3．1健全內(nèi)部管理機制，提升部門保障職能
低值物資的購置具有一定的靈活性和不確定性，本著規(guī)范又靈活的原則，進一步完善低值物資管理制度，結(jié)合當前資產(chǎn)管理工作的新形勢、新特點和新要求，逐步完善低值物資管理的各項制度和科學合理的工作流程，明確材料費的開支范圍、審批權(quán)限和報銷規(guī)定，方便項目負責人及時了解項目的支出情況，進而改進服務方式，增加服務內(nèi)容，堅持正確引導、管理與服務相結(jié)合的原則，最終形成既有利于充分調(diào)動科研人員積極性，又具約束力，界限分明、程序規(guī)范、簡潔易行的管理制度體系。
3．2加大科研項目管理工作的宣傳指導力度
按照國家財政預算管理改革的總體要求，實行全額預算管理，細化預算編制，并實行課題預算評審制度，課題預算一旦審批通過，必須嚴格執(zhí)行，一般不作調(diào)整［7］。在實際工作中，科研經(jīng)費的具體執(zhí)行通常是由項目負責人所在實驗室的一個或幾個教師或者研究生負責，有些教師或?qū)W生在不熟悉科研經(jīng)費管理制度的情況下，用購置試劑耗材的材料費購置固定資產(chǎn)，在被告知不符合相關(guān)規(guī)定后，再辦理退貨等一系列手續(xù)；還有些科研人員認為資金是自己爭取來的，自己能隨意支配［8］。這樣的現(xiàn)象不僅影響了日常的科研工作，還大大提高了管理成本。作為高校資產(chǎn)管理部門，以保障學?？蒲谢顒咏】淀樌_展為管理和服務工作的出發(fā)點，應協(xié)同相關(guān)管理部門，特別加強對科研人員、新職工和參與科研工作的研究生的規(guī)范管理和指導，宣講政策法規(guī)、責任及監(jiān)督機制，指導他們按照相關(guān)法律法規(guī)開展科研活動、依照預算合理使用經(jīng)費，同時大力弘揚優(yōu)秀學術(shù)文化，強化項目負責人的責任，確保經(jīng)費支出的真實性和規(guī)范性。另外，還應加強對科研經(jīng)費管理條例的普及和宣傳，使大家充分認識到經(jīng)費預算的嚴肅性和約束性，強化人員的責任意識和法律意識?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)或制作科研項目指導手冊等多途徑和多方法促進學?？蒲惺聵I(yè)的健康發(fā)展。
3．3提高認識，建設(shè)高素質(zhì)高水平科研服務隊伍
科研經(jīng)費管理的核心是科研經(jīng)費預算的編制和執(zhí)行［9］。試劑耗材這部分科研經(jīng)費的管理屬于預算執(zhí)行這一環(huán)節(jié)，科學的管理工作要求資產(chǎn)管理人員不僅具備資產(chǎn)管理知識，同時還要對項目申報、執(zhí)行以及監(jiān)督的各環(huán)節(jié)乃至全過程都要有深入、系統(tǒng)的認識和理解，對國家、主管部門以及學校的規(guī)章要準確地掌握和運用，從而實現(xiàn)對預算執(zhí)行的事前控制，確保項目經(jīng)費預算支出內(nèi)容要與項目申報書的內(nèi)容關(guān)聯(lián)匹配［10］。同時，強化管理人員的風險意識，對有可能發(fā)生的腐敗行為，提高風險防控能力，加強預警和防范，提升管理隊伍的政策水平和執(zhí)行能力。另外，根據(jù)學?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展趨勢，加大對管理人員的培訓力度，形成理念創(chuàng)新、結(jié)構(gòu)和規(guī)模合理的專業(yè)化、高素質(zhì)科研服務隊伍，與相關(guān)職能部門以及科研人員一起共同促進學校科研實力的提升。
3．4健全檔案管理機制，注重費用支出原始資料管理
試劑耗材的單次采購金額幾十元至幾萬元都有可能，因此會產(chǎn)生包括采購合同、驗收單據(jù)等大量的原始文件。這些由基礎(chǔ)性資料組成的信息源，一方面是日常工作最原始、最真實的記錄，是部門主要工作的集中體現(xiàn)，對這些資料的分析、整理，也就是對以自身工作進行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處；另一方面，這些資料也是實施科研項目審計的重要文件，因此致力于構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、種類齊全的檔案管理體系，是實現(xiàn)低值物資和科研經(jīng)費規(guī)范化管理的必要措施。
3．5強化部門協(xié)同管理，理順管理流程
目前，財政部門和科技部門尚未聯(lián)合制定統(tǒng)一的高?？蒲薪?jīng)費財務管理制度，多數(shù)高校根據(jù)教育部、財政部對科研經(jīng)費的有關(guān)規(guī)定制定了本校的科研經(jīng)費管理辦法［11］。通常高校的科技、財務、資產(chǎn)等部門都承擔項目管理的部分工作，只是工作的側(cè)重點有所不同，包括了預算編制、立項管理、項目執(zhí)行、驗收結(jié)題、資產(chǎn)管理等方面，其中某2個環(huán)節(jié)的銜接不到位，都會產(chǎn)生管理脫節(jié)的問題。在低值物資的管理過程中，與各部門的溝通尤為重要，直接影響到科研經(jīng)費的支付進度及規(guī)范化管理的各方面。高?？蒲薪?jīng)費使用過程中需要不斷使財務工作人員和管理人員達成共識［12］，因此強化部門間的協(xié)調(diào)管理、理順各環(huán)節(jié)的相互關(guān)系、明確各自的職責和權(quán)限，加強對科研經(jīng)費的綜合管理和有效監(jiān)督，是規(guī)范經(jīng)費管理的重要保證。
4結(jié)束語
規(guī)范高校低值物資的管理是加強科研經(jīng)費管理的重要內(nèi)容，需要管理人員在工作中不斷地探索和完善，從而為學術(shù)工作的有序開展提供有效的支持和保障，為高校持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造健康的學術(shù)環(huán)境。
作者：王喆 趙志強 黃松 張偉 吳兵 單位：首都醫(yī)科大學設(shè)備與實驗室管理處
