檔案保密工作信息技術處理應用

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摘要:進入二十一世紀以來，我國的科學技術不斷發(fā)展，同時電子信息技術也逐漸發(fā)展到了較高的水平。電子信息技術的應用也越來越廣泛，幾乎融入到各行各業(yè)之中，其中就包括檔案保密工作行業(yè)。檔案的保密始終是檔案管理工作的重中之重，傳統(tǒng)的檔案保密方式顯然不再適應信息時代的檔案管理。因此，利用電子信息技術來進行檔案的保密工作已是大勢所趨，本文將對電子信息技術下檔案的保密工作進行思考和研究，以期為提高檔案保密人員的工作質(zhì)量和效率提供一些建議和理論參考。

關鍵詞:電子信息技術;檔案保密;思考應用

1緒論

隨著電子信息技術應用的越來越廣泛，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保密方式已經(jīng)顯然不再適用。然而如何再電子信息技術的條件下做好檔案保密工作并非易事，需要每一位有關檔案管理人員給予充分的重視。鑒于此，本文將先對傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點進行闡述，再對利用電子信息技術對檔案進行保密的優(yōu)勢和不足進行深入分析，進而提出提高電子信息技術下檔案保密工作質(zhì)量的策略和建議。

2傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點

雖然傳統(tǒng)的檔案保密工作在信息時代效率不高而且質(zhì)量低下，很難再被廣泛應用，但是其也擁有自己的特點。下文將從檔案人員的職業(yè)教育、檔案的存放地點和檔案的分級管理三個方面對傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點進行闡述和分析。

(1)注重檔案管理人員的職業(yè)教育。

檔案管理人員必須要擁有相關的資格證書才能夠真正上崗，相關企業(yè)單位和事業(yè)單位在聘用檔案管理人員時必須要保證其擁有高質(zhì)量的職業(yè)素養(yǎng)。

(2)注重檔案的存放地點。

由于傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)版，所以十分注重檔案的存放地點。一般保密性文件都會集中的放在檔案保密處，保密處管理嚴格，二十四小時有人值守，層層監(jiān)控。一般情況下嚴禁無關人員出入和接近，工作人員進入時須得到相關領導的通知才可進入。這種做法極大程度上保護了檔案的安全性和保密性。

(3)注重檔案的分級管理。

在我國傳統(tǒng)的檔案保密工作中，對不同的秘密檔案有著嚴格的等級劃分。一般情況下不同等級的秘密檔案加密方式和保密方式都有較大的區(qū)別，檔案的重要性和秘密性不同，其加密的復雜程度和加密成本也不同，同樣解密方式和復雜程度也由較大的區(qū)別。除此之外，一般不同等級的檔案都存放于不同的檔案管理處，同樣其監(jiān)控力度和保護力度也不同。如此便極大限度的保護了不同等級檔案的秘密性。

3利用電子信息技術對檔案進行保密的優(yōu)勢和不足

現(xiàn)如今利用電子信息技術對檔案進行保密已經(jīng)應用十分廣泛，因此為了更好地發(fā)揮其優(yōu)勢，彌補其弊端，必須要對其進行一定的認識和了解。下文將對利用電子信息技術對檔案進行保密的優(yōu)勢和不足進行研究和分析。

(1)利用電子信息技術對檔案進行保密的優(yōu)勢。

首先，利用電子信息技術對檔案進行保密可以更便捷的實現(xiàn)檔案的上傳和下載，在檔案的上傳和調(diào)用方面十分便捷。其次，利用電子信息技術對檔案進行保密相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保密方式而言，極大地節(jié)省了儲存空間，在現(xiàn)如今的大數(shù)據(jù)時代，將檔案進行信息化處理，可以實現(xiàn)超大容量的檔案信息存儲。除此之外，利用電子信息技術對檔案進行保密，可以使檔案管理人員隨時隨地對檔案進行調(diào)用，使檔案為企業(yè)或社會服務的能力得到很大程度的提高。

(2)利用電子信息技術對檔案進行保密的不足。

利用電子信息技術對檔案進行保密的缺陷十分嚴重。一旦安全網(wǎng)絡發(fā)生故障，由于網(wǎng)絡秘密檔案庫的傳播速度很快，而且信息種類豐富，信息量很大，一旦發(fā)生信息泄露，不但對企業(yè)單位、事業(yè)單位和社會經(jīng)濟會造成很大的損失，而且很難在短時間內(nèi)完成彌補工作。

4提高電子信息技術下檔案保密工作的質(zhì)量

由于利用電子信息技術進行檔案的保密工作有著比較嚴重的缺陷，因此提高電子信息技術下檔案保密工作的質(zhì)量已經(jīng)成為了各企業(yè)單位和事業(yè)單位檔案管理人員工作的重中之重。鑒于此，下文將從樹立檔案管理和保密工作的服務意識、完善電子檔案的查詢使用制度和加強單位內(nèi)部的信息安全管理三個方面進行研究和分析。

(1)樹立檔案管理和保密工作的服務意識。

一切的檔案管理和檔案保密的最終目的都是服務社會，為社會發(fā)展提供所需的資料性參考文件。因此在電子信息技術下的檔案保密工作中要樹立服務意識，以服務社會作為核心的理念和目標。

(2)完善電子檔案的查詢使用制度。

為了提高電子檔案的安全性，必須要完善電子檔案的查詢使用制度。對不同等級的秘密檔案建立不同的審核程序，嚴格監(jiān)控檔案的查詢者和調(diào)用者，避免一切秘密檔案泄露。

(3)加強單位內(nèi)部的信息安全管理。

最容易導致檔案泄露的便是計算機病毒，不法黑客利用計算機病毒侵入各大網(wǎng)絡的事件屢見不鮮，因此電子信息技術下的檔案保密工作對單位計算機病毒的防御不容忽視。①拒絕盜版軟件。為了確保秘密性檔案的安全性，檔案管理人員在選擇管理軟件的時候一定要避免因貪圖便宜而使用盜版軟件，不法分子極有可能通過盜版軟件來傳播計算機病毒。②小心留意軟盤。除了存放在網(wǎng)絡上外，軟盤和光盤也是秘密檔案的主要載體，然而正因如此，更要留意軟盤的安全性，對經(jīng)常存放秘密檔案的軟盤進行嚴格的控制和管理，絕不允許無關人員隨意接觸。③不能隨意下載文件和軟件。檔案管理人員在瀏覽網(wǎng)頁資源時對網(wǎng)頁上的文件和軟件要格外的注意，更不能隨意下載。在不能確保安全的情況下，不要隨意使用網(wǎng)頁上的文件或者軟件，其很有可能攜帶計算機病毒。④對電子郵件提高警惕。檔案管理人員遇到陌生電子郵件時不能隨意打開，即使是熟人也有可能被盜用IP或者用戶名，因此對所有的電子郵件都要仔細檢查后再瀏覽。⑤選用防毒軟件。防毒軟件是比較有效的抵御計算機病毒的一種方式，在選用防毒軟件時要經(jīng)過層層測試，選用正版的、最有效的防毒軟件。⑥及時做好檔案備份。秘密檔案一旦泄露，其造成的損失很難在短時間內(nèi)彌補。因此，為了維持保密文件的緊急調(diào)用，必須要在保證安全的情況下做好備份，并且嚴格加密，非緊急情況下嚴禁調(diào)用備份文件。

5結(jié)語

本文對電子信息技術條件下檔案的保密工作進行了深入的分析和研究。然而將電子信息技術充分應用于檔案的保密工作依然任重而道遠，其存在的問題也不容忽視。檔案管理人員要在實際中發(fā)現(xiàn)電子信息技術所存在的不足，從而對其進行研究和分析，進而有針對性的提出改進措施。這樣，電子信息技術將在檔案的保密工作中得到更加安全有效的應用。

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作者:鄭魯明 單位:哈爾濱凱納科技股份有限公司