高校人事檔案管理及應用

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摘要：本文分析了高校人事檔案應用的現(xiàn)實意義，以及具體的應用方式和內(nèi)容，并就當前高校人事檔案應用存在的問題進行了深入的探討，最后，根據(jù)高校人事檔案應用的現(xiàn)狀，基于高校人事檔案應用提出了加強高校人事檔案管理的具體對策，對指導高校人事檔案管理具有積極的參考價值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；檔案應用；人才管理；高校

一、高校人事檔案應用的現(xiàn)實意義

人事工作是高校行政管理的重要組成部分，規(guī)范高校人事檔案的收集、查詢、利用工作，對培養(yǎng)高素質(zhì)、穩(wěn)定的高校師資隊伍和學校管理人才具有積極的現(xiàn)實意義。

1.有利于高校全面掌握人事信息

人事檔案資料包括履歷、考核鑒定材料、政審材料、表彰獎勵材料、涉法違紀材料、任免、調(diào)動、薪酬待遇，以及黨團組織工作中形成的材料信息。高校依據(jù)人事檔案中的各項信息資料的統(tǒng)計分析，全面掌握本校師資隊伍及管理人員的年齡、學歷、知識、行政級別、獎勵、科研能力和水平等，通過人事檔案信息的掌握和分析，根據(jù)人才資源現(xiàn)狀，為優(yōu)化高校人才隊伍年輕化、專業(yè)化等提供第一手信息資料，也使高校短、中長期的人才培養(yǎng)規(guī)劃的制定更為科學合理。

2.有利于高校選拔任用人才隊伍建設(shè)

人才資源是高校最寶貴的資源之一，高校日常教學、管理的目的在于做到人盡其才、人才適崗，發(fā)揮人才資源的最大優(yōu)勢。人事檔案體現(xiàn)了教職工的履歷、學歷、職稱，也涉及到教職工的工作經(jīng)歷、教學科研業(yè)績，以及各種表彰等，全面反映出人才的優(yōu)勢和長處，為高校實時調(diào)整人員的工作崗位，做好師資隊伍及管理人員的選拔任用等提供精準信息作為參考，也是提升人才資源應用的公正性、公信力的現(xiàn)實需要。

3.有利于激發(fā)教職工工作積極性

人事檔案資料是高校教學科研管理的重要信息資源，通過人事檔案管理工作的規(guī)范開展，根據(jù)教職工工作經(jīng)歷、科研業(yè)績和日常教學成果等信息資料，作為教職工薪酬待遇、職稱評定、福利發(fā)放和崗位調(diào)整的重要依據(jù)，是客觀、公正評價教職工的第一手寶貴資料，通過這些資料信息的發(fā)掘，給予教職工相應的崗位調(diào)整和薪酬待遇。這也推動了績效和福利待遇分配改革更加的公平、合理，對于充分調(diào)動高校教職人員的工作積極性具有積極的現(xiàn)實意義。

二、高校人事檔案應用方式

從高校人事檔案的實際應用來看，除了近年來開展的年齡、工齡、黨齡，學歷、工作經(jīng)歷和身份的“三齡兩歷一身份”審核等專項工作外，每年的干部人事檔案應用主要集中于人員選拔、工資審核、職稱晉升、離退休辦理等等環(huán)節(jié)，從高校人事檔案的實際應用方式來看，主要包括：

1.人事檔案資料復印

這也是最常見的一種檔案應用方式，它是指高校人事檔案管理人員根據(jù)人事檔案利用的需求，為其提供人事檔案材料的復印，滿足其實際利用需要。人事檔案具有涉密性，通常在落戶辦理、論文評閱以及成績表、表彰獎勵證書等作為復印利用的主要內(nèi)容。

2.查詢服

是指高校人事檔案利用者在檔案館（室）所設(shè)立的專門檔案查閱場所對其部分人事檔案信息進行查詢。查詢服務主要是核對“三齡兩歷一身份”，以及工資核對、選拔任用政審等檔案應用場合。

3.借閱服務

在特殊情況下，需要將高校人事檔案借閱出檔案館（室），通常是在教職工離退休辦理及黨員發(fā)展時需要，以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移時需要將部分人事檔案資料借閱至新的人事檔案保管部門。

4.口頭服務

在一些簡單的人事檔案應用場合下，檔案利用者直接到人事檔案保管部門口頭咨詢，主要是涉及入職轉(zhuǎn)正等。

三、高校人事檔案應用現(xiàn)狀分析

檔案的價值在于其應用。高校人事檔案工作也不例外，規(guī)范管理是手段，最終的目的是要滿足現(xiàn)實應用，發(fā)揮人事檔案的價值和功能。1.應用難度增加。隨著高校教育事業(yè)的改革，以及新時期人事制度的陸續(xù)實施，傳統(tǒng)的高校人員逐漸由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，高校人事檔案及其管理由高校所在地人才交流服務中心代管，減輕了高校人事檔案管理的壓力，但當需要查詢和應用檔案時，需要由高校開具介紹信，再到人才交流中心查詢或復印其所需的檔案資料，增加了應用的難度。2.存在人檔分離。隨著自主擇業(yè)的實施，以及人才流動性的增強，在此過程中部分人員的檔案意識不強，如，高校畢業(yè)生急于出國，未妥善處理好檔案保管工作，后期查詢利用時無處可尋。人檔分離的現(xiàn)象直接影響到人事檔案的安全性，也不利于后期的應用。3.應用效率不高。隨著信息化、數(shù)字化的應用，人事檔案管理的信息化水平顯著提升，但在高校人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，手工操作，重人事檔案實體應用，輕人事檔案的信息化管理，人事檔案應用的效率較低，落后的手工查詢、復印等操作為主的應用，降低利用效率，也容易在應用過程中產(chǎn)生各種差錯，檔案應用的精準性不強。4.檔案資料不全。高校人事檔案應用還存在一大問題便是檔案資料的不完整或者不真實，如，個人信息檔案填寫的隨意、不規(guī)范，個人履歷信息更新不及時，內(nèi)容簡單，前后出現(xiàn)邏輯錯誤。如，有的人事檔案中的履歷表還是剛參加工作時填寫，身份為“單身”，實際已經(jīng)結(jié)婚，配偶及子女一欄為空白等，這些都會影響到人事檔案信息的后期應用。

四、應用視角下高校人事檔案管理策略

1.完善人事檔案管理制度。嚴格按照《檔案法》《保密法》，以及《干部檔案管理條例》等，結(jié)合高校自身人事工作實際，制定具體的人事檔案管理實施細則，將其作為人事檔案應用的現(xiàn)實依據(jù)，并明確高校各種人事檔案應用的方式、程序，以及歸檔的時間要求等，對于違反相關(guān)規(guī)定也要制定具體的相應懲處措施，真正做到依法治檔、依法管檔、依法用檔，提升高校人事檔案管理的制度化、規(guī)范化水平。2.維護人事檔案資料完整。人事檔案資料是否完整、真實，直接影響到高校人事檔案作用的發(fā)揮。為此，一方面要加大人事檔案工作的重要性宣傳，高校人事檔案管理者帶頭落實人事檔案管理各項規(guī)定和要求，在思想上做到高度重視。另一方面，高校人事部門要加大人事檔案資料的審核力度，從源頭把控人事檔案資料的真實性、完整性，尤其是年齡、工齡、黨齡，學歷、工作經(jīng)歷和身份“三齡兩歷一身份”的資料要完整，準確。此外，要重點做好新入檔材料的完整，按照人事檔案管理的要求，做好人事信息的更新和完善，確保利用時能夠獲得高質(zhì)量的人事檔案信息內(nèi)容及材料。3.提升人事檔案應用效率。要加大計算機、人事檔案管理軟件的應用，切實提升高校人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。為此，需要高校管理者要加大人事檔案工作的支持力度，加大信息化、數(shù)字化管理所需的計算機、掃描儀、正版人事檔案管理應用軟件的采購，嚴格按照檔案庫房防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體標準和要求做好安全防護工作。另一方面建立專門的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，既要將傳統(tǒng)的人事檔案信息進行信息化處理，也需要做好新增檔案的信息錄入，構(gòu)建系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)、便捷的檢索輸出和高效的開發(fā)利用系統(tǒng)，接入高校局域網(wǎng)，為人事管理提供高效的檔案應用服務工作。4.提升人事檔案管理能力。高校人事檔案應用管理是一項業(yè)務性極強的工作，不僅需要掌握檔案學知識、人事管理信息，還需要掌握一定的信息技術(shù)的應用。為此，一方面要做好在職人員的業(yè)務培訓，重點是要加強人事檔案專業(yè)知識、信息化知識的培訓，通過邀請專家來校授課、舉辦人事檔案管理學術(shù)交流，以及組織人員赴先進地區(qū)參觀學習等，開闊眼界，切實提升人事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和能力。另一方面要根據(jù)高校人事檔案工作的任務和要求，有計劃地適當招聘人事檔案管理的專業(yè)人才，將其充實到人事檔案管理崗位一線，為高校人事檔案的應用，發(fā)揮高校人事檔案信息資源價值提供可靠的人才支持和保障，提升人事檔案管理的科學化水平。

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作者：黃昆 單位：江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院