數(shù)字化檔案信息管理的平臺建設實踐
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摘要:伴隨著數(shù)字化、信息化時代的蓬勃發(fā)展，檔案數(shù)字化建設在檔案工作中的重要性進一步提升。本文闡述了數(shù)字化檔案信息平臺的建設的必要性，以“蘭臺e令”檔案專題網(wǎng)站為例分析了數(shù)字化檔案信息平臺建設的內容，最后針對時展的趨勢，對數(shù)字化檔案信息平臺的發(fā)展方向和路徑進行了探討。
關鍵詞:檔案數(shù)字化;數(shù)字化檔案信息平臺;蘭臺e令
信息技術日新月異的發(fā)展給社會各個領域都帶來了全新的機會和挑戰(zhàn)?！笆濉睍r期國家檔案館所頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合的指導思想[1]。數(shù)字化檔案信息管理平臺建設有利于加快檔案管理數(shù)字化工作發(fā)展，促進檔案事業(yè)和社會經(jīng)濟同步發(fā)展，為我國現(xiàn)代化服務。
一、數(shù)字化檔案信息管理平臺建設的必要性
隨著社會信息化進程的加快，信息資源逐漸成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源[2]67。數(shù)字化檔案信息是國家信息資源和社會信息資源的重要組成內容，而檔案信息化建設正是當前檔案工作者所需要面臨的重要課題。數(shù)字化檔案信息管理平臺建設作為檔案信息化建設的核心內容之一，其建設對我國檔案事業(yè)和社會實踐的必要性有以下幾點。1.數(shù)字化檔案信息管理平臺建設是信息時展的必然趨勢。伴隨著計算機網(wǎng)絡技術和信息化浪潮對人類社會生活方式、工作方式和學習方式的迅猛沖擊，檔案事業(yè)也正向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展。由此形成的大量數(shù)字化檔案給檔案日常管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。與此同時，隨著自動化辦公、無紙化辦公的觀念普及，檔案管理由實體化管理轉向數(shù)字化管理成為必然趨勢。因此，一個優(yōu)秀的數(shù)字化檔案信息管理平臺無疑會使針對數(shù)字化檔案管理的工作更符合時代趨勢。2.數(shù)字化檔案信息管理平臺建設是數(shù)字檔案館建設的重要內容。國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設指南》提出，數(shù)字檔案館的建設內容包括集成建設滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施；開發(fā)或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；推進館藏數(shù)字檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉換；實現(xiàn)檔案信息資源分層共享；配套建設數(shù)字檔案館保障體系[3]。數(shù)字檔案館如果沒有一個可靠的平臺作為支撐，那么數(shù)字檔案館的檔案管理儲存、資源共享、信息安全等功能需求將無從談起。3.數(shù)字化檔案信息管理平臺建設是檔案管理的迫切要求。在過去的傳統(tǒng)檔案管理中，大量的紙質檔案給檔案管理工作帶來諸如檔案匯總、檔案存放、檔案檢索、紙質防潮、人員看護等不少方面的麻煩。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，這些麻煩也隨著檔案的數(shù)量呈指數(shù)倍地增長。而數(shù)字化檔案信息管理平臺可以使檔案變得存儲方便、不易損壞，甚至通過程序使大數(shù)據(jù)量的檔案維護、檢索成為十分方便的事情。4.數(shù)字化檔案信息管理平臺建設是社會發(fā)展的實際需要。當今社會，人們對檔案的重視程度不斷提高，越來越多的人愿意建立起自己的家庭檔案來記錄家族歷史、榮譽成功等，這些檔案甚至可以成為家庭教育的素材。數(shù)字化檔案信息管理平臺可以為想要建立家庭檔案的用戶提供便捷的數(shù)字化檔案建檔、管理服務。除此之外，擁有龐大數(shù)據(jù)、圖表、文件等檔案資料的信息化檔案管理平臺也同時具有不可估量的社會經(jīng)濟價值，可以為政府或機構做重大決策時提供大量具有時效性、便捷性的檔案資料檢索服務。
二、數(shù)字化檔案信息管理平臺的建設內容
1.“蘭臺e令”專題網(wǎng)站介紹。蘭臺是我國漢朝中央檔案典籍庫，其主管者稱為蘭臺令史，蘭臺e令即是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理者和使用者。網(wǎng)站采用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式，將互聯(lián)網(wǎng)思維融入傳統(tǒng)的檔案管理中，政府檔案管理部門、家庭，甚至個人都可以使用網(wǎng)站平臺將相關檔案上傳到云端數(shù)據(jù)庫，建立、管理公眾、家庭和個人的檔案。網(wǎng)站用戶角色主要分為四種：游客、注冊用戶、管理員、超級管理員。游客僅具有瀏覽網(wǎng)站公開檔案的權限；注冊用戶除了瀏覽網(wǎng)站內的公開檔案外，還可在自己的空間下建立、上傳公開或是私有的檔案；管理員擁有用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等后臺功能；超級管理員僅有一名，除了擁有管理員所有權限外，還可以創(chuàng)建、注銷其他管理員賬號。網(wǎng)站整體web服務架構采用MVC設計模式，以JAVA作為主要編程語言[4]311。開發(fā)過程中的技術選型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技術[5]18，MySQL作為后臺數(shù)據(jù)庫[6]144。2.檔案信息資源集成系統(tǒng)建設。檔案信息資源集成系統(tǒng)指對各類數(shù)字化檔案進行收集并上傳至云端的整套系統(tǒng)。檔案集成過程中應遵守國家檔案局頒布的檔案歸檔標準等相關文件。以“蘭臺e令”專題網(wǎng)站為例，其參照了民生檔案的歸檔要求，將檔案分為成員成長、家庭歷史、家庭資產(chǎn)、榮譽成果、醫(yī)療保健、社交旅游、聲像電子、家庭藏品、圖書資料、其他等十大一級分類，每一大類下還可以由檔案上傳者在自己的檔案分類下自由設置自定義的二級分類。檔案集成渠道可以由檔案局的工作人員使用平臺管理員賬號將需要上傳的數(shù)字檔案上傳至云端，也可以由普通民眾在網(wǎng)站平臺上注冊的賬號建立相關家庭檔案。檔案也可設置其可視權限，公開檔案可被所有訪問該網(wǎng)站的用戶所見，私有檔案只可由自己和管理員權限以上用戶查看。3.檔案綜合管理系統(tǒng)后臺建設。檔案綜合管理系統(tǒng)后臺指系統(tǒng)管理員管理、維護平臺的可視化端口。在“蘭臺e令”專題網(wǎng)站中，后臺功能分為用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等，可由管理員以上權限用戶通過系統(tǒng)后臺的可視化界面進行訪問以及監(jiān)管。用戶建立上傳的檔案有違反法律規(guī)定或監(jiān)管條例的情況，管理員可刪除違規(guī)檔案，嚴重情況下可暫時或永久凍結上傳者的賬號。用戶在注冊、填寫賬戶信息、上傳檔案時產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)可以由管理員在后臺進行相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，例如用戶地區(qū)分布、年齡分布、檔案類別分布等等。4.檔案信息交流分享模塊建設。用戶通過網(wǎng)站上傳的檔案位于網(wǎng)站所在的文件服務器中，通常意味著檔案的傳播渠道只有在網(wǎng)站內部發(fā)生。但在“蘭臺e令”專題網(wǎng)站中，用戶上傳的檔案不僅僅只可在網(wǎng)站內部瀏覽、傳播，還可以利用第三方網(wǎng)絡社交平臺進行傳播。這不僅僅可以方便用戶之間的使用，有利于檔案信息和檔案理念的傳播，還可以增加網(wǎng)站在社會上的曝光率。5.檔案信息安全保障體系建設。用戶上傳的檔案既是信息資源，也是用戶的隱私。對于用戶不愿公開的檔案，網(wǎng)站平臺應當建立一系列的安全保障體系來保障用戶的隱私不被竊取?！疤m臺e令”專題網(wǎng)站對用戶密碼采取了MD5加密，增加了用戶密碼被竊取、破解的難度；另外，針對SQL注入、XSS攻擊、目錄遍歷等常見的Web攻擊手段也做了相應的安全防護措施[7]795，以維護用戶的隱私權益和網(wǎng)站的形象。
三、數(shù)字化檔案信息管理平臺的發(fā)展方向
1.結合大數(shù)據(jù)時代背景的服務拓寬。當前檔案實踐領域，包括數(shù)字化檔案、歸檔電子文件等檔案數(shù)字資源總量達到了PB級別，具有了大數(shù)據(jù)的特征[8]9。同時，現(xiàn)在的檔案用戶也不再僅滿足于表面數(shù)據(jù)的利用，而是更加希望可以得到數(shù)據(jù)背后蘊含的信息。因此，檔案服務也應該與數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等大數(shù)據(jù)領域相結合，開發(fā)一套基于檔案大數(shù)據(jù)的新型信息服務引擎，使數(shù)字檔案信息資源中蘊藏的巨量信息得到真正的開發(fā)和利用。2.各級數(shù)字檔案信息平臺間建立共享網(wǎng)絡。目前，我國各省市級檔案網(wǎng)站的建站過程相對獨立，技術標準、檢索方式各異，內部檔案信息資源互不相通。長此以往勢必形成“信息孤島”，致使數(shù)字檔案事業(yè)發(fā)展失去活力。若各級數(shù)字檔案信息平臺之間相關內容進行超鏈接互連，或由龍頭檔案網(wǎng)站做各級數(shù)字檔案館的目錄索引，集成各類數(shù)字檔案信息資源，有利于實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共建共享。檔案數(shù)字化建設是檔案事業(yè)發(fā)展中一項重大而復雜的任務，對傳統(tǒng)的檔案管理工作方式是一次巨大的沖擊。在信息化時代充分開發(fā)、建設、利用、管理數(shù)字化檔案，有助于檔案信息資源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，實現(xiàn)便民利民等重大意義。此外，在檔案數(shù)字化建設過程中要著眼考慮未來時代的發(fā)展趨
參考文獻
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作者:黃嘉成 高紅英 許新華 羅學玲 單位:湖北師范大學圖書館
