工程檔案信息管理措施分析

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摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，工程檔案信息管理工作因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用變得更加全面和完善，不僅如此，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用使得工程檔案管理更加的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，極大提升了工程檔案管理的質(zhì)量和效率。本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的工程檔案信息化管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，針對(duì)當(dāng)前所存在的問(wèn)題給出了有針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；工程檔案；管理措施

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展中。人工智能技術(shù)的不斷創(chuàng)新、各類文件管理新技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用使得當(dāng)前工程檔案信息管理工作的目標(biāo)和方法都發(fā)生了巨大的變化。越來(lái)越多的工程企業(yè)都開始重視檔案的保存方法，有效實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)據(jù)分析，先進(jìn)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用符合時(shí)代的發(fā)展要求，為檔案管理的發(fā)展指明了新的方向。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案管理信息化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各類數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用極大程度地推動(dòng)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。各類工程電子文件的出現(xiàn)，使得工程檔案管理工作不斷向著信息化的方向發(fā)展，在保存和管理工程檔案信息數(shù)據(jù)的過(guò)程中，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以更好地為工程管理服務(wù)。檔案管理信息化不僅可以提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率，還能夠有效提升電子檔案的利用率，保證檔案管理服務(wù)良性運(yùn)行。只有這樣，檔案管理工作才能為工程建設(shè)提供具體的信息依據(jù)，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的有效共通。另外，信息化程度較高的檔案管理服務(wù)還能更加及時(shí)地對(duì)檔案信息進(jìn)行保存、管理及修整，極大提高了檔案信息的流通效率，同時(shí)明顯降低了檔案管理的成本。

二、當(dāng)前工程建設(shè)檔案存在的問(wèn)題

（一）數(shù)據(jù)集成和共享硬件兼容性不夠。通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)工程檔案信息，不僅滿足了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展要求，還提高了檔案的信息化程度。但就目前情況來(lái)看，數(shù)據(jù)繼承以及供應(yīng)硬件兼容性不夠是檔案信息管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，因此必須加大資金支持，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，以信息管理作為基礎(chǔ)，提高各項(xiàng)資源的利用效率。

（二）人員培訓(xùn)不足。為了防止電子檔案資源的無(wú)故浪費(fèi)，在建設(shè)工程檔案的過(guò)程中必須加強(qiáng)基礎(chǔ)創(chuàng)新，應(yīng)用更加完整有效的手段和方法實(shí)現(xiàn)資源共享。另外，為了防止系統(tǒng)故障造成的各類風(fēng)險(xiǎn)，必須充分利用電子檔案分享服務(wù)。但是，國(guó)內(nèi)當(dāng)前各個(gè)企業(yè)中從事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)能力不高，導(dǎo)致檔案信息建設(shè)工作的創(chuàng)新力度不足。

（三）缺乏規(guī)劃。隨著改革的不斷深化和發(fā)展，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在開發(fā)項(xiàng)目工程的過(guò)程中，如何才能統(tǒng)一地完成工程驗(yàn)收，更加高速和穩(wěn)定地開展工作是十分值得關(guān)注的問(wèn)題。項(xiàng)目最開始的數(shù)據(jù)分散于不同的部門，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)不同，數(shù)據(jù)格式不夠統(tǒng)一，個(gè)別數(shù)據(jù)存在缺陷，信息組織過(guò)于復(fù)雜。因此，必須應(yīng)用科學(xué)的方法統(tǒng)一管理并整合這類信息。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，管理信息系統(tǒng)的差異對(duì)信息的分離和利用是十分不利的，因而加快信息整合，提高文件的有效性是十分必要的。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息管理與創(chuàng)新的策略

（一）提高檔案信息資源的利用率。提高工程檔案的利用率才能充分發(fā)揮檔案價(jià)值。作為企業(yè)的檔案管理部門，必須應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)和方法使得檔案資源以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來(lái)，充分利用檔案管理網(wǎng)站，辦理相應(yīng)的檔案信息資源。只有這樣，檔案信息資源才能在滿足不同檔案使用者實(shí)際需求的同時(shí)，有效提升檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。為了提高檔案信息的利用率，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，配置各類軟件和硬件，保證檔案信息的管理和著錄工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加速對(duì)各類電子文件的整合，方便管理者和使用者查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要針對(duì)不同的文件，設(shè)置相應(yīng)的瀏覽、查閱及更正的權(quán)限，驗(yàn)證使用者身份，同時(shí)在開展工程檔案信息管理的過(guò)程中，必須對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地挖掘，進(jìn)一步提高工程檔案的利用質(zhì)量和效率。

（二）建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平。多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新為工程檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)信息的處理速度，為使用者提供相應(yīng)的咨詢和查詢服務(wù)，在保存和管理電子文件的過(guò)程中，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，保證電子文件可以適用于不同類型的系統(tǒng)。為了更加充分地發(fā)揮電子文件的功能，企業(yè)必須創(chuàng)建優(yōu)秀、先進(jìn)的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業(yè)的發(fā)展助力。

（三）檔案信息資源共建共享。在過(guò)去，信息在不同部門之間的傳遞速度過(guò)慢，一個(gè)部門想要獲取另外一個(gè)部門的信息，難度很大，而檔案信息資源共享就能有效解決這些問(wèn)題。加大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系，利用相應(yīng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，共享和整合各類以往的信息和資源，允許更多的數(shù)據(jù)可以同時(shí)運(yùn)行，這樣一來(lái)，信息在不同部門之間的流通速度就會(huì)更快，使用者可以更加及時(shí)地獲取精準(zhǔn)、有效的信息，極大提升工作效率。

（四）建立、完善并強(qiáng)化相應(yīng)的規(guī)章制度。對(duì)于檔案信息管理過(guò)程中的維護(hù)和安全方面，檔案管理部門必須制定并完善相應(yīng)的制度，明確人員職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)。在國(guó)家制定的企業(yè)信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目工程建設(shè)單位也應(yīng)該加強(qiáng)創(chuàng)新，保證檔案信息管理工作可以向著標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的方向發(fā)展，使得檔案信息管理的業(yè)務(wù)流程、安全措施以及技術(shù)規(guī)范更加的科學(xué)和完善。比如，項(xiàng)目工程建設(shè)大單位應(yīng)該嚴(yán)格按照監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工等要求，對(duì)文件材料進(jìn)行分類管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將這類信息上傳至檔案管理系統(tǒng)，保證管理者可以及時(shí)獲取項(xiàng)目開展的實(shí)際情況，以作出正確的決策。

（五）提高工程檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用為檔案信息管理帶來(lái)了極大的便利。各個(gè)企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)綜合技能水平較高的人才，積極主動(dòng)地為員工提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，完善專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)部署，提高人員技能水平。此外，為了提高員工歸屬性，企業(yè)應(yīng)建立并完善相應(yīng)的激勵(lì)政策，提高企業(yè)內(nèi)部的資源信息的管理能力。在檔案管理中培養(yǎng)認(rèn)真仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，提升個(gè)人品德修養(yǎng)是檔案管理工作中積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的力量源泉。

（六）開發(fā)利用檔案信息。就當(dāng)前來(lái)看，國(guó)內(nèi)的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，很多企業(yè)的文件管理部門可以利用相應(yīng)的平臺(tái)和技術(shù)生成、瀏覽或使用海量的數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)地提取有價(jià)值的信息，為企業(yè)的決策提供依據(jù)。信息的集成極大地提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，但是應(yīng)為技術(shù)不足使得大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理仍未實(shí)現(xiàn)。隨著數(shù)據(jù)深挖技術(shù)的不斷成熟，人們可以更好地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、分類和關(guān)聯(lián)。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的工程檔案信息管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。為了提高工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率，必須建立相應(yīng)的檔案信息管理平臺(tái)，完善相應(yīng)的管理策略，促進(jìn)工程檔案管理工作不斷朝信息化的方向發(fā)展。

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作者：陳麗圓 單位：廣州市敏柔科技有限公司