高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)思考

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摘要：在信息化日趨發(fā)展的時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。本文以目前高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀為切入點(diǎn)闡述了高校檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建，分析了該平臺(tái)的遵循原則、應(yīng)用技術(shù)、模塊搭建等內(nèi)容，并提出了一系列關(guān)于高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的思考。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；信息管理平臺(tái)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的信息化建設(shè)成為工作重點(diǎn)。同時(shí)，資源數(shù)量的成倍增加和公眾獲取信息的陣地轉(zhuǎn)移，數(shù)字環(huán)境成為大眾查找獲取信息的重要陣地?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，要在2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，這是檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的一個(gè)重要目標(biāo)[1]。面對(duì)檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，要解決高校學(xué)生檔案管理面臨的困境關(guān)鍵在于廣泛運(yùn)用新技術(shù)。利用信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建學(xué)生的檔案信息管理平臺(tái)，不僅可以協(xié)助檔案管理部門規(guī)范管理、提高效率，而且可以輔助學(xué)生管理部門以及教學(xué)主管部門了解學(xué)生的全面狀況并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及趨勢預(yù)測，為健全和完善各種相關(guān)管理制度以及更好地為學(xué)生服務(wù)提供參考。

一、高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建

（一）遵守的原則。一是全局性原則。高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)是檔案館信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，必須站在信息化全局的高度，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、分布有序地實(shí)施。二是易用性原則。用戶操作界面具有美觀友好、方便適用和簡單快捷的特性。展現(xiàn)的窗口不易過多，同一功能有鍵盤、鼠標(biāo)和快捷鍵等多種操作方式，操作過程簡單化，數(shù)據(jù)操作具有智能性，能夠自動(dòng)檢查數(shù)據(jù)的合法性，具有錯(cuò)誤提示功能。三是安全性原則。學(xué)生檔案信息涉及個(gè)人隱私，信息安全的重要性不言而喻。該系統(tǒng)應(yīng)具有信息和數(shù)據(jù)的全方位安全防護(hù)措施，包括身份認(rèn)證、角色授權(quán)、日志記錄和內(nèi)容規(guī)范校驗(yàn)等。四是擴(kuò)展性原則。該系統(tǒng)充分考慮信息庫可根據(jù)需求進(jìn)行修改和擴(kuò)充，系統(tǒng)具有開放性和平臺(tái)性，支持為其他業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)提供靈活的接口[3]。

（二）平臺(tái)的建立方法。本平臺(tái)采用MVC框架模式開發(fā)[4]，通過分離數(shù)據(jù)、邏輯和顯示，將Web系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理、流程控制和數(shù)據(jù)展示強(qiáng)制性地分為模型、控制器和視圖三大部分。三者通過控制器結(jié)合在一起，從而從根本上避免了傳統(tǒng)的Web開發(fā)方式中存在的顯示、邏輯和數(shù)據(jù)相互纏繞的問題，使得程序結(jié)構(gòu)清晰而靈活。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生各類檔案資源的收集、管理、利用和永久性保存，保障檔案資源管理服務(wù)平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效集成，提高系統(tǒng)的可靠性與可維護(hù)性。該平臺(tái)將MVC框架技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)集成，利用MVC模式的耦合性高、重用性高和生命周期成本低等特點(diǎn)，縮短系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間，使程序員集中精力于業(yè)務(wù)邏輯，分離視圖層和業(yè)務(wù)邏輯層也使得系統(tǒng)本身更易于維護(hù)和修改，極大提高了整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和擴(kuò)展性，使系統(tǒng)具有操作方便、數(shù)據(jù)安全可靠、查詢快捷等特點(diǎn)。

（三）平臺(tái)的模塊功能。根據(jù)高校在校學(xué)生檔案交接審核、在校期間的表現(xiàn)、學(xué)籍情況處理、畢業(yè)生管理等工作業(yè)務(wù)的實(shí)際情況分析，此信息管理平臺(tái)劃分為六個(gè)模塊：新生檔案收集模塊、在校生檔案管理模塊、學(xué)籍異動(dòng)管理模塊、就業(yè)信息管理模塊、登錄模塊和系統(tǒng)管理模塊。每個(gè)模塊都具有數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印及數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案信息的新增、修改、刪除和查詢等基本操作，方便有關(guān)檔案管理人員的管理。新生檔案收集模塊：開學(xué)建檔是學(xué)生檔案管理的首要環(huán)節(jié)。開學(xué)后以院系為單位，收集學(xué)生的入學(xué)前檔案，包括高中檔案（包括高中成績單、高中學(xué)籍表和實(shí)踐活動(dòng)情況等）；高考檔案（包括報(bào)名登記表和體格檢查表）；團(tuán)檔案（包括入團(tuán)志愿書及入團(tuán)申請(qǐng)書），并收集學(xué)生的基本信息。對(duì)符合歸檔條件的檔案出具受理憑證，材料不全的退回并通知其本人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)回，審核完畢可提交檔案復(fù)查人員進(jìn)一步復(fù)審，如不具備某類材料，則需要開具相關(guān)證明或知情書。學(xué)校檔案館按入學(xué)時(shí)間、院系、專業(yè)、班級(jí)分類整理，進(jìn)行數(shù)據(jù)登記與審核，建立學(xué)生檔案信息庫。在校生檔案管理模塊：學(xué)生在校期間形成的檔案包括入學(xué)登記表、體檢表、年度鑒定表、成績單、實(shí)習(xí)材料、入黨材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、還貸款承諾書、畢業(yè)生登記表及其他材料等。學(xué)籍檔案建立后，要切實(shí)加強(qiáng)管理。學(xué)生每學(xué)年的鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)和處分情況等都要建立檔案，與學(xué)生的綜合測評(píng)成績一并歸入學(xué)籍檔案。學(xué)生在校期間形成的各類學(xué)生人事檔案材料，根據(jù)工作完成時(shí)間隨時(shí)登記歸檔，以保證個(gè)人檔案材料的完整性。學(xué)籍變動(dòng)管理模塊：特殊學(xué)生包括出國、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出）、延期畢業(yè)、留級(jí)以及降級(jí)等情況。這些學(xué)生應(yīng)及時(shí)持有效證明到檔案館辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理人員依照學(xué)校的相關(guān)辦事流程，對(duì)學(xué)生學(xué)籍的各種情況進(jìn)行的審核，并且可以對(duì)學(xué)生的具體信息進(jìn)行查詢?yōu)g覽?；谝陨瞎δ艿男畔⒐芾砥脚_(tái)，不僅可以滿足日常學(xué)生檔案管理的基本要求，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選、統(tǒng)計(jì)分析、圖表顯示等管理功能，充分顯示檔案管理與教育教學(xué)相結(jié)合的成果。

二、關(guān)于高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的思考

（一）完善平臺(tái)構(gòu)建的統(tǒng)籌機(jī)制。大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)構(gòu)建過程中涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多個(gè)學(xué)科理論與技術(shù)，既要嚴(yán)格參照《中華人民共和國檔案法》和《高校檔案工作規(guī)范》的要求，又要滿足學(xué)校學(xué)生工作和檔案管理工作的實(shí)際情況。管理信息平臺(tái)所包含的信息需涵蓋大學(xué)生檔案各項(xiàng)基本內(nèi)容，還應(yīng)包括學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的內(nèi)容和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容等。平臺(tái)除了方便檔案管理人員能及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行分類加工整理外，還要具備能簡單快速地檢索和查詢功能，以及數(shù)據(jù)篩查、圖表顯示等統(tǒng)計(jì)管理功能。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育。高校檔案信息管理平臺(tái)以計(jì)算機(jī)為依托，平臺(tái)的日常管理、運(yùn)行和維護(hù)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員應(yīng)是熟悉檔案管理工作，同時(shí)具備良好計(jì)算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才。此外，還要擺脫陳舊的思想觀念，提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

（三）充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。在檔案信息化的進(jìn)程中，檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，使其轉(zhuǎn)換成電子檔案，并加強(qiáng)對(duì)電子檔案工作的管理、指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子資料從生成收集到歸檔保存每個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。檔案管理是更深層次的檔案利用，通過檔案信息管理平臺(tái)可以把機(jī)械的查詢資料轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的提供全方位的資料，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和高校建設(shè)等工作，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案的隱私保護(hù)。在對(duì)個(gè)人檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析應(yīng)用時(shí)，必然會(huì)涉及隱私問題。因此檔案管理人員在遵守相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，應(yīng)完善檔案信息安全管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理平臺(tái)安全保障體系的建設(shè)，加強(qiáng)安全意識(shí)，防止出現(xiàn)失密泄密事件，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。檔案管理人員可以從法律法規(guī)、宣傳教育、技術(shù)手段等方面加強(qiáng)對(duì)檔案資料的隱私保護(hù)，為檔案資料的利用提供保障。高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的應(yīng)用是順應(yīng)時(shí)展潮流的舉措，在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理工作也必然向信息化的方向邁進(jìn)。檔案信息管理平臺(tái)可以有效地提高高校學(xué)生檔案管理水平，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但信息管理平臺(tái)在實(shí)際應(yīng)用中也可能會(huì)受諸多因素的影響，未能完全發(fā)揮作用，因而還需逐步完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國檔案,2016(5):14-17.

作者：寇冰 單位：山西醫(yī)科大學(xué)檔案館