檔案信息管理計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用
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摘要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展與進步，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在不斷創(chuàng)新與完善的基礎(chǔ)上，不僅強化了檔案信息管理的綜合水平，還提高了工作質(zhì)量與效率，為有關(guān)數(shù)據(jù)收集、分析、整理提供了技術(shù)保障。本文分析了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的概念與用途，并從提煉有效信息、提高檔案服務(wù)水平、降低鑒定工作成本等幾方面分析了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實際應(yīng)用情況，以為社會的進步和發(fā)展提供一定的理論指導(dǎo)依據(jù)。
關(guān)鍵詞：檔案信息管理系統(tǒng)；計算機；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；應(yīng)用
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指以計算機系統(tǒng)為平臺，對系統(tǒng)中的大量隨機數(shù)據(jù)進行分析、整理，從而提取出對商業(yè)發(fā)展有用的數(shù)據(jù)。既提高了企業(yè)檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，又完善了信息化整合機制，對基本數(shù)據(jù)進行深入、差異化分析，為下一步工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實際應(yīng)用
當(dāng)前社會，計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用十分廣泛，并且受到了社會各界的高度肯定和認可。以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為例，在檔案信息管理工作中該技術(shù)發(fā)揮了較大的優(yōu)勢，較好的完善了現(xiàn)有檔案工作中的不足與問題，應(yīng)用計算機平臺可以在保證信息安全的基礎(chǔ)上，做到了資源信息優(yōu)化管理，提煉出有意義的數(shù)據(jù)；在醫(yī)療檔案管理上，計算機平臺可以自主分析檔案的基本情況，醫(yī)生在就診時需，要利用計算機平臺對患者進行檔案記錄，以建立完善的檔案管理系統(tǒng)；對檔案信息管理而言，數(shù)據(jù)循環(huán)需要通過計算機對目標(biāo)進行不斷的循環(huán)處理，以達到信息、篩選提取的目的。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)方法為主，在一定條件下，工作人員通過計算機用一種具有高度概括性和邏輯性的語言，將事物的狀態(tài)過程關(guān)系表達出來。同時，在實際運算過程中，還會涉及演繹法和歸納法，以保證所收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且符合信息管理領(lǐng)域的基本原則。
2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所包含的知識十分廣闊，包括機器學(xué)知識、統(tǒng)計學(xué)知識、人工智能等相關(guān)技能，進一步通過計算機平臺對企業(yè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)進行自動化分析，并且總結(jié)出潛在規(guī)律，以輔助工作人員做出合理的決策。針對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的類型，本文做了以下三點分析：
2.1過程與分類
2.1.1基本過程系統(tǒng)在運行之前需要根據(jù)實際解決的問題，合理安排任務(wù)，以明確挖掘目標(biāo)和基本程序，基本分為三個階段：準(zhǔn)備階段、挖掘階段、解釋和評價篩選階段。首先，企業(yè)所提供的無序數(shù)據(jù)庫具有隨機性、模糊性，系統(tǒng)需要自主篩選并刪除其中重復(fù)的數(shù)據(jù)，根據(jù)得到的規(guī)律與異常原因做進一步篩選，最終選擇對應(yīng)的方法清理數(shù)據(jù)。其次，對于所收集的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過物理或者邏輯的方法分析其特點，并根據(jù)系統(tǒng)、軟件等差異性完成數(shù)據(jù)收集工作。最后，根據(jù)數(shù)據(jù)源自身的特點，系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)的方法是多種多樣的，包括線性分析、非線性分析、聚類分析等方法，再利用數(shù)學(xué)知識與統(tǒng)計學(xué)對其進行分析，挖掘內(nèi)在聯(lián)系，找出隱藏的規(guī)律。數(shù)據(jù)處理的最終目的是幫助企業(yè)找到有價值的數(shù)據(jù)信息，并且應(yīng)用到實際生產(chǎn)中，每次技術(shù)分析所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果，不一定一四到位，需要工作人員對數(shù)據(jù)源進行反復(fù)甄別、提取，直到得到滿意的結(jié)果為止。并且數(shù)據(jù)處理的過程是十分復(fù)雜的，工作人員需保證每一步操作的結(jié)果，滿足預(yù)期要求，在此基礎(chǔ)上進行下一步操作，以獲得有價值的檔案信息資源。
2.1.2分類傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在操作過程中存在一定的不足與問題，因此需要不斷發(fā)展融合新的知識和元素，以為用戶提供最實用簡單的數(shù)據(jù)歸類方法。首先，計算機系統(tǒng)需要對數(shù)據(jù)庫內(nèi)龐大的信息源進行甄別、分析，并將其按不同的屬性進行分類、處理、劃分。在此基礎(chǔ)上，對所得數(shù)據(jù)進行處理、劃分、測試，對滿足要求達到指定目標(biāo)的數(shù)據(jù)進行下一步分類。
2.2相關(guān)規(guī)則
相關(guān)規(guī)則是計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運行的基本原則，不僅要準(zhǔn)確描述出系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)，而且要利用數(shù)學(xué)歸納法對所得的信息進行針對性分析，以用數(shù)學(xué)的語言描述出相同屬性的事物狀態(tài)、過程與關(guān)系。相關(guān)規(guī)則可以加大系統(tǒng)處理龐大數(shù)據(jù)庫的效率，利用有效的記錄方式，降低數(shù)據(jù)占用空間，進而分析總結(jié)出對企業(yè)發(fā)展有益的規(guī)律與信息。
2.3粗糙集
在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，粗糙集具有重要的意義和作用，是數(shù)據(jù)挖掘的最實用方法，是用來專門研究不具有穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)源的基本工具，不僅運算方法簡潔，而且無須知曉額外信息，可操作性強。
3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的可行性
傳統(tǒng)的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足時展的需求，需在技術(shù)上不斷創(chuàng)新，以提高檔案服務(wù)水平、效率與質(zhì)量。因此，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)結(jié)合計算機挖掘技術(shù)，既節(jié)省了人力資源，又提取了海量數(shù)據(jù)源中的實質(zhì)信息，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的無縫對接。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)并不僅僅是一種信息處理技術(shù)，還可以使檔案信息更加科學(xué)化、合理化，提高了在檔案應(yīng)用中的可行性。
4計算機挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用意義
檔案信息資源在我們的生活中具有重要的地位，不僅涉及個人信息，還包括了歷史獎勵問題、處罰問題，根據(jù)內(nèi)容不同，密級等級也不同。當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮計算機挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，從根本上提高了服務(wù)管理水平，優(yōu)化了檔案管理模式，為檔案的收集、整理、歸納提供了一定的便利。本文就挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用做了以下四點分析：
4.1提高了檔案信息的安全性
檔案信息所包含的信息源不僅復(fù)雜，而且內(nèi)容含量大，是對過去信息的分類、總結(jié)性記錄，是十分珍貴的文字資源。一方面這些資源為人們的工作、學(xué)習(xí)提供了專業(yè)的信息，需要盡可能長久保存，然而在實際使用儲存過程中，由于計算機系統(tǒng)或者人為因素造成了一定的信息損失。另一方面，檔案信息的資源牽涉廣泛，包括人員的教育背景、生活背景、工作背景，所接受獎勵情況、懲罰情況等等，是需要機密保存的，如果在檔案借閱過程中監(jiān)督不到位，會造成信息泄露，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以協(xié)助檔案信息管理系統(tǒng)統(tǒng)計檔案的借閱次數(shù)與內(nèi)容，從而監(jiān)督不恰當(dāng)?shù)慕栝喰袨椋⑶医y(tǒng)計分析惡意損害、利用檔案的情況，提高檔案的保密程度與安全性。
4.2提高了檔案信息的使用效率
檔案內(nèi)容不僅信息量大，而且所涉及的領(lǐng)域也十分復(fù)雜，大多帶有一定密級的，在借閱過程中需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，以保障檔案信息的安全。隨著時代的發(fā)展，國家也在一定程度上降低了檔案借閱的標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案信息的可利用性。但是在實際操作過程中，檔案借閱行為依然在法律法規(guī)的調(diào)控范圍內(nèi)，實際借閱效率并不是很高。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過計算機平臺與借閱者進行溝通，了解其需求的基礎(chǔ)上，建立雙向檔案供需渠道，既提高了檔案部門的服務(wù)水平，提升了檔案信息利用效率，又保證了檔案信息在就業(yè)過程中的安全性，從而發(fā)揮了答案信息的最寶貴價值。
4.3為檔案鑒定工作提供了便利
檔案鑒定工作是檔案管理系統(tǒng)中難度系數(shù)最高的一道流程。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案鑒定需要人為操作，受有個人能力與客觀因素的影響，容易受到人為失誤的影響，造成檔案資源的浪費，甚至某些有價值的檔案信息，也會由于人為偷的失誤未被保存下來。此時利用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，可以從龐大的數(shù)據(jù)源中篩選、分析、比對出完整、清晰、有潛在價值的信息，已被系統(tǒng)提供有力的支撐依據(jù)，防止檔案信息丟失。其次，計算機系統(tǒng)可以彌補人為失誤與疏忽，在廣泛模糊的信息數(shù)據(jù)源中，挖掘出有一定規(guī)律的實質(zhì)信息，從而保護有關(guān)人員的隱私，對借閱者提供有針對性的幫助。
4.4降低檔案鑒定工作成本
檔案鑒定是檔案工作中的一項重要內(nèi)容，貫穿檔案工作的每一個環(huán)節(jié)，通過檔案鑒定對已知內(nèi)容信息的作用與用途進行研究，有價值的會交給檔案館永久保存，沒有價值的會被送進銷毀爐進行檔案的銷毀。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強工作人員的責(zé)任心，通過行政監(jiān)督指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案鑒定人員高效、高質(zhì)地開展歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等工作。通過計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以有效降低檔案鑒定的工作成本，通過科學(xué)合理的篩選，保證答案的真實程度。利用計算機系統(tǒng)的信息分析能力，對海量信息資源進行量化處理，從而為鑒定、歸納等環(huán)節(jié)提供基本依據(jù)。除此之外，計算機系統(tǒng)在實際運行過程中，可以針對信息資源進行管理維護，保障篩選工作的有效進行，避免出現(xiàn)檔案信息丟失等人為失誤。
5數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的詳細運用
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在20世紀(jì)80年代就已經(jīng)被開發(fā)利用，并逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，但在檔案信息管理中還處于實驗階段，實際運用主要體現(xiàn)在以下三點：
5.1檔案信息的收集
檔案管理工作的第一步是對信息資源的收集，進而利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)角度分析數(shù)據(jù)的類型、屬性，最終獲得準(zhǔn)確的模型。對海量數(shù)據(jù)資源進行分類是信息收集的第一步，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如，檔案管理員利用計算機平臺向借閱者問卷調(diào)查，并將所得結(jié)果整理、歸納，錄入數(shù)據(jù)庫中。檔案管理平臺通過借閱者提供的數(shù)據(jù)信息對其檔案需求進行分析，提供針對性較強的信息，提高數(shù)據(jù)管理的個性化服務(wù)性能。
5.2檔案的分類與預(yù)測
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將整個區(qū)域劃分為不同的工作流程類別，進而按照挖掘系數(shù)與信息屬性進行分類和分析。提供一組不同屬性的數(shù)據(jù)，通過篩選將其分成良好的訓(xùn)練集，建立模型，幫助用戶利用計算機系統(tǒng)提取最原始的查詢信息，從而總結(jié)出用戶的特征。比如，借閱者利用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案類別進行查詢，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過用戶訪問網(wǎng)頁的情況，了解用戶的需求，進而推測出用戶的特征和喜好，包括搜索內(nèi)容、停留時間、訪問次數(shù)等。
5.3檔案信息的整合
檔案館內(nèi)儲存了海量的信息，但是部分檔案內(nèi)容屬于此檔案，雖然占用了一定的信息資源，卻并未被開發(fā)利用，游離在中心工作以外。因此檔案工作人員利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)處理“死檔案”，提取其中有用的信息，開發(fā)成新的檔案資源，以為借閱者服務(wù)。比如，未被利用的信息資源是靜態(tài)的，已經(jīng)被開發(fā)、歸納的信息資源是動態(tài)的，具有可傳播和被利用性。然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源利用率較低，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開發(fā)成數(shù)字化檔案資源后，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺和信息檢索系統(tǒng)，為借閱者提供高質(zhì)高效的服務(wù)，發(fā)揮了資源整合優(yōu)勢。
6結(jié)束語
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機科學(xué)技術(shù)不僅為我們的生活帶來了便利，還為檔案信息管理提供了一定的技術(shù)保障，節(jié)省了人力投入，提高了工作效率和服務(wù)水平。另外，提高檔案人員的信息意識，還可以延長資源信息的保留時長，避免相關(guān)檔案信息的流失，優(yōu)化了查詢方式，信息學(xué)的發(fā)展奠定了一定的基礎(chǔ)。
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作者：魯馨月 單位：天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院
