檔案管理信息化建設(shè)問題及解決方法分析

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摘要:為加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案管理信息化建設(shè)，闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理的重要性，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理中出現(xiàn)的問題，如管理人員對(duì)電子檔案不重視，檔案數(shù)量繁多造成管理混亂。提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校信息檔案的管理策略:應(yīng)加強(qiáng)高校對(duì)檔案管理的重視，提高管理人員的管理素質(zhì)，建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，使用操作性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”;高校檔案管理;信息化建設(shè);問題;解決方案

“互聯(lián)網(wǎng)+”在學(xué)校教學(xué)中已成為熱點(diǎn)話題，無論是教師還是學(xué)生的生活與娛樂活動(dòng)都離不開“互聯(lián)網(wǎng)+”，在信息技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天，高校在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，也要提高信息技術(shù)管理水平。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)我們的生產(chǎn)生活都有著較大的影響，高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)將面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)［1］。

1“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理的重要性

運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，不但可以對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考察，還能夠?qū)W(xué)生的綜合素養(yǎng)給予一定的衡量。由于高校管理的學(xué)生檔案中包含著學(xué)生從升學(xué)以來的各種學(xué)習(xí)信息記錄，這對(duì)學(xué)生的評(píng)優(yōu)評(píng)先、考研、工作都有著重要的影響，因此“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校的檔案管理技術(shù)對(duì)學(xué)生以后的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，為學(xué)生的綜合發(fā)展提供了方向，完整的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)學(xué)生的綜合分析評(píng)價(jià)［2］。由于檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對(duì)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行編制歸檔，充分發(fā)揮檔案管理最大作用，促進(jìn)學(xué)校信息技術(shù)管理檔案水平的提高［3］。為了確保高校學(xué)生檔案的完整性，必須加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。學(xué)校相關(guān)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行電子備份，方便學(xué)生以后的查閱，并充分運(yùn)用信息技術(shù)水平對(duì)電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，以防檔案的丟失。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1管理人員對(duì)電子檔案不重視

檔案對(duì)于學(xué)生來說是學(xué)生重要的學(xué)習(xí)履歷，檔案 中記錄著學(xué)生從上學(xué)開始的一切學(xué)習(xí)信息，包括學(xué)生在比賽中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)以及學(xué)生就讀學(xué)校等相關(guān)信息都會(huì)在檔案中完整地記錄出來，這對(duì)學(xué)生的考研、工作等都有著重要的作用。但就目前學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理情況來說，學(xué)校不重視對(duì)學(xué)生檔案的管理，很多學(xué)生檔案只是學(xué)生的學(xué)籍信息，其中并不能包括學(xué)生在高校參與活動(dòng)的信息、得獎(jiǎng)情況等。通常高校會(huì)有許多的比賽以及社團(tuán)活動(dòng)，學(xué)生參與其中會(huì)有許多的作品，如果這些作品信息和參賽信息能夠添加到學(xué)生的檔案中，將會(huì)使學(xué)生的履歷更加豐富，對(duì)學(xué)生的考學(xué)以及工作都會(huì)有著重要的作用，但是高校通常沒有重視這些信息，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息平平無常［4］。

2.2檔案數(shù)量繁多造成管理混亂

由于高校的學(xué)生數(shù)量較多，管理檔案比較麻煩，結(jié)合當(dāng)前的高校檔案管理情況，基本采用的管理方式為紙質(zhì)檔案。學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)時(shí)通常會(huì)帶著檔案袋進(jìn)入高校，將檔案交給學(xué)校之后，管理人員會(huì)將檔案放在特定的檔案管理辦公室，但是使用的頻率不高，由于數(shù)量眾多，會(huì)造成混亂的現(xiàn)象，這種檔案管理模式也容易出現(xiàn)弊端，學(xué)生在查找檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)問題。雖然有些學(xué)校已經(jīng)充分響應(yīng)了國家的號(hào)召使用信息化技術(shù)管理學(xué)生檔案，但適用范圍也只局限于學(xué)校檔案室的一臺(tái)電腦，并且電腦的運(yùn)算效率不高，沒有充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用，對(duì)檔案的查閱使用產(chǎn)生了影響［5］。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校信息檔案的管理策略

3.1加強(qiáng)高校對(duì)檔案管理的重視

一定要加強(qiáng)高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重視程度，要明確檔案對(duì)學(xué)生生活與發(fā)展的重要作用。高校在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)要嚴(yán)格保密，檔案涉及學(xué)生的個(gè)人信息，在運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該采用加密措施，并對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防檔案丟失。檔案對(duì)學(xué)生以后的考研、工作都有著重要的作用，管理時(shí)要充分合理地加入學(xué)生在校參與活動(dòng)的信息，所獲得獎(jiǎng)項(xiàng)、比賽的作品、社團(tuán)活動(dòng)時(shí)參與的管理等，給學(xué)生的檔案增加豐富的履歷信息，使學(xué)生的升學(xué)與工作更具競(jìng)爭(zhēng)力［6］。

3.2提高管理人員的管理素質(zhì)

在加強(qiáng)高校信息管理時(shí)，要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。很多管理人員在使用電腦等相關(guān)電子信息設(shè)備時(shí)不夠靈活，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案館人員的素質(zhì)培養(yǎng)，首先，可以聘用年輕的管理人員，操作電腦設(shè)備也比較順手，在學(xué)習(xí)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理技術(shù)時(shí)也比較容易。學(xué)生檔案關(guān)系著學(xué)生的發(fā)展，所以檔案管理人員必須要保持認(rèn)真、細(xì)致的工作態(tài)度，檔案管理人員則要不斷提高自身的學(xué)習(xí)能力，完善學(xué)生的檔案信息。

3.3建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生，通過管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)“1分鐘提閱檔”，這不僅大大減少了查找檔案的時(shí)間，提高了工作效率，也使管理工作更加規(guī)范，達(dá)到了更便捷、高效的效果。高校要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，在保障學(xué)生檔案管理安全的同時(shí)，還能夠促進(jìn)檔案的高效利用，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，減少因檔案的遺漏與缺失而造成的麻煩。

3.4使用操作性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)該結(jié)合高校的發(fā)展情況，要求學(xué)校統(tǒng)一使用電子管理檔案系統(tǒng)，這樣就可以統(tǒng)一高校的檔案管理模式，減少高校檔案管理出現(xiàn)的問題，同時(shí)使其發(fā)展更具前景。這種操作性較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)由教育部下發(fā)，高校統(tǒng)一使用，在使用的過程中提高安全性，操作起來比較快速、便捷，方便學(xué)校的管理人員進(jìn)行操作。

4結(jié)語

信息技術(shù)水平不斷提升，高校在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，要能夠順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，充分利用電子信息技術(shù)，建立學(xué)生的電子檔案，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，高校的檔案管理過程會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，隨著減少因檔案的不完整而對(duì)學(xué)生的發(fā)展造成的影響。應(yīng)及時(shí)解決高校、檔案管理出現(xiàn)的問題，在進(jìn)行檔案管理時(shí)加強(qiáng)重視，不斷提高自身的管理能力，同時(shí)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，使用操作性較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)生的檔案信息更加豐富、完整，促進(jìn)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)。

參考文獻(xiàn):

［1］潘海燕.高校檔案管理信息化建設(shè)問題探究［J］．信息與電腦，2017，(15):94.

［2］高霞.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究［J］．文學(xué)教育，2016，(20):139.

［3］杜小娟.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)探析［J］．城建檔案，2016，(11):63－64.

［4］劉可.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理存在的問題及對(duì)策探討［J］．科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，(12):73－74.

［5］燕珊.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探究［J］．城建檔案，2019，235(04):63－64.

［6］周麗.淺談我省高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策［J］．卷宗，2016，6(08):100－101.

［7］吳亞平.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考和探討［J］．文化創(chuàng)新比較研究，2018，2(24):126－127.

作者：閆麗俠 單位：長(zhǎng)春師范大學(xué)