高校信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理影響

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摘要：隨著近年來(lái)信息化及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，對(duì)民辦高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)起到了推動(dòng)作用，本文通過(guò)結(jié)合目前民辦高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理存在的問(wèn)題，找出通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)以上問(wèn)題的解決措施，對(duì)提高民辦高校財(cái)務(wù)管理的效率，控制財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)民辦高校整體信息化建設(shè)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：民辦高校；財(cái)務(wù)信息化；內(nèi)控管理

一、民辦高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的契機(jī)

近三十年是中國(guó)信息化高速發(fā)展的重要階段，財(cái)務(wù)在信息化變革的進(jìn)程中，也在不斷地改進(jìn)。20世紀(jì)90年代出現(xiàn)了電算化，使財(cái)務(wù)結(jié)束了手工記賬的方式，提高了記賬的速度及效率。21世紀(jì)初出現(xiàn)了網(wǎng)銀支付手段，使財(cái)務(wù)結(jié)束了手工開具支付轉(zhuǎn)賬憑證以及到銀行辦理業(yè)務(wù)的方式，大大加快了財(cái)務(wù)結(jié)算速度，更快捷便利的完成往來(lái)結(jié)算款項(xiàng)。近年來(lái)的個(gè)人手機(jī)支付手段以及稅務(wù)電子發(fā)票等地普及，又對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)加大了推進(jìn)力度。

二、民辦高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理存在的問(wèn)題

第一，收繳學(xué)雜費(fèi)進(jìn)賬不及時(shí)，存放單位存在安全隱患。傳統(tǒng)的收繳學(xué)雜費(fèi)的方式，一般包括現(xiàn)金、刷POS機(jī)、通過(guò)學(xué)校銀行賬戶轉(zhuǎn)賬繳費(fèi)等。而學(xué)生報(bào)到日當(dāng)天，繳納最多的方式就是現(xiàn)金及刷POS機(jī)，但在銀行柜臺(tái)下班后所收到的現(xiàn)金，將無(wú)法及時(shí)存入學(xué)校銀行賬戶，通常只能放在單位保險(xiǎn)箱或者保密室中，待銀行上班后才能進(jìn)行繳存。這樣既存在資金沒有及時(shí)入賬的問(wèn)題，又存在資金存放安全的風(fēng)險(xiǎn)，甚至存在挪用的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，這種收款方式需要財(cái)務(wù)相關(guān)人員進(jìn)行操作，因此受到了財(cái)務(wù)人員上班時(shí)間和繳費(fèi)地點(diǎn)的限制。第二，學(xué)雜費(fèi)發(fā)票開具不及時(shí)，存在跨月開票現(xiàn)象，導(dǎo)致稅務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)收款數(shù)據(jù)不匹配。由于目前很多民辦高校的學(xué)雜費(fèi)發(fā)票還是開具紙質(zhì)的增值稅普通發(fā)票。在開學(xué)繳費(fèi)相對(duì)集中時(shí)，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)開具發(fā)票，甚至要隔月開票。通常一個(gè)萬(wàn)人左右的學(xué)校，要開具完全部的紙質(zhì)發(fā)票，需要12個(gè)月（專人進(jìn)行開票），甚至更長(zhǎng)時(shí)間。這樣導(dǎo)致報(bào)稅時(shí)稅務(wù)開票系統(tǒng)的收入數(shù)據(jù)與學(xué)校財(cái)務(wù)實(shí)際收款數(shù)據(jù)不一致，失去了稅務(wù)監(jiān)控的有效手段，給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。另外，現(xiàn)在越來(lái)越多的就業(yè)單位可以學(xué)費(fèi)報(bào)銷，通常這些學(xué)生會(huì)要求學(xué)校復(fù)印四年來(lái)的學(xué)費(fèi)發(fā)票，這個(gè)不但增加了財(cái)務(wù)的工作量，而且需要學(xué)生反復(fù)到校才能拿到復(fù)印件，作為服務(wù)性窗口，這樣的操作十分不人性化。第三，財(cái)務(wù)報(bào)銷填寫單據(jù)不規(guī)范，附件缺少，審批流程執(zhí)行不到位，存在漏簽、錯(cuò)簽情況。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，填寫的紙質(zhì)報(bào)銷單容易填寫不規(guī)范，大小寫金額不一致，大寫金額出現(xiàn)錯(cuò)別字，報(bào)銷單后附材料缺少，報(bào)銷單上的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人為同一人時(shí)容易遺漏，審批領(lǐng)導(dǎo)簽字存在和財(cái)務(wù)審批簽字權(quán)限不符的情況，導(dǎo)致財(cái)務(wù)審核壓力增加，矛盾突顯。第四，預(yù)算執(zhí)行情況不理想，甚至有超預(yù)算執(zhí)行情況。民辦高校預(yù)算編制不夠全面、系統(tǒng)，預(yù)算執(zhí)行情況反映滯后，給財(cái)務(wù)管理決策增加難度。平時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要了解預(yù)算的執(zhí)行情況時(shí)，只能請(qǐng)財(cái)務(wù)進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)，而這樣不僅增加了財(cái)務(wù)人員的工作，而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也不夠及時(shí)準(zhǔn)確。另一方面，由于領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法及時(shí)知曉預(yù)算執(zhí)行情況，在審批報(bào)告或者簽訂合同時(shí)容易存在超預(yù)算審批，待項(xiàng)目執(zhí)行付款時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目余額不夠支付，屆時(shí)，只能調(diào)整預(yù)算或者超預(yù)算執(zhí)行。第五，財(cái)務(wù)報(bào)銷支付款項(xiàng)不及時(shí)，由于缺少?gòu)?fù)核環(huán)節(jié)，存在支付風(fēng)險(xiǎn)。由于目前網(wǎng)銀支付十分普遍，通?？铐?xiàng)支付由二位不同的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行操作。由出納將相關(guān)支付信息輸入到網(wǎng)銀中，待另一位審核人員復(fù)核后進(jìn)行付款。由于銀行信息都是人為輸入，存在輸入誤差，特別是金額誤差時(shí)，僅靠一位人員進(jìn)行復(fù)核，存在極大的風(fēng)險(xiǎn)。

三、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)內(nèi)控管理問(wèn)題的解決措施

上海杉達(dá)學(xué)院是上海第一所民辦本科高校，該校在近三年內(nèi)加大財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，希望通過(guò)財(cái)務(wù)信息化，能減輕師生對(duì)財(cái)務(wù)工作的不滿，在不違反財(cái)經(jīng)規(guī)范的前提下，方便師生，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題做到事前控制，發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。第一，使用線上繳費(fèi)系統(tǒng)，減少現(xiàn)金繳款量，減輕現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)繳費(fèi)壓力。由于現(xiàn)在已經(jīng)十分普及個(gè)人手機(jī)支付方式，因此可以在原有傳統(tǒng)的繳費(fèi)方式下，開通線上繳費(fèi)方式，例如：網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬、支付寶、微信、云閃付等。另外校園卡內(nèi)充值還可以增加使用銀行卡圈存等方式。這樣可以減輕學(xué)生繳費(fèi)排隊(duì)的壓力，又方便學(xué)生，隨時(shí)隨地都能完成繳費(fèi)，不再受時(shí)間、地域的限制。第二，使用電子發(fā)票，加快發(fā)票開具速度，滿足不同人群需求。根據(jù)稅務(wù)局相關(guān)規(guī)定，電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票是具有相同法律效力。而電子發(fā)票開票速度是紙質(zhì)發(fā)票無(wú)法比擬的。一般萬(wàn)張發(fā)票，一天左右時(shí)間就能全部開具完成，相較于紙質(zhì)發(fā)票的打印錯(cuò)位、發(fā)票章蓋章不規(guī)范等情況，電子發(fā)票發(fā)生的錯(cuò)誤率幾乎為零。另外由于電子發(fā)票存在電子文檔存儲(chǔ)功能，滿足了畢業(yè)生需要補(bǔ)開發(fā)票的需求，僅需學(xué)生自行下載打印即可，既減少了學(xué)生往返學(xué)校申請(qǐng)補(bǔ)開的時(shí)間和精力，又減輕了財(cái)務(wù)翻找歷年發(fā)票的工作。第三，使用線上報(bào)銷單及流轉(zhuǎn)審批系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)報(bào)銷內(nèi)控融入審批流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，做到系統(tǒng)控制，減少人為誤差，減少找領(lǐng)導(dǎo)簽字難等問(wèn)題。財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)規(guī)范的要求，一直是辦理報(bào)銷的教職工和財(cái)務(wù)之間難以調(diào)和的矛盾之一。目前學(xué)校使用信息化來(lái)完成報(bào)銷單的填制和審批流轉(zhuǎn)，一方面將填寫報(bào)銷單的規(guī)范融入系統(tǒng)中，避免產(chǎn)生填制手工報(bào)銷單普遍存在的問(wèn)題。另一方面，將領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)報(bào)銷單的權(quán)限設(shè)置入審批流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，系統(tǒng)將根據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)流轉(zhuǎn)，避免存在審批領(lǐng)導(dǎo)跨權(quán)限審批的情況。最后，由于填制和審批手續(xù)都是通過(guò)系統(tǒng)完成，因此報(bào)銷人可以隨時(shí)隨地操作，無(wú)論審批領(lǐng)導(dǎo)是否在校，均能進(jìn)行線上審批，同時(shí)解決了寒暑假領(lǐng)導(dǎo)簽字難的問(wèn)題。第四，使用預(yù)算項(xiàng)目查詢系統(tǒng)，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)了解項(xiàng)目執(zhí)行情況，為后續(xù)項(xiàng)目執(zhí)行、評(píng)審、檢查提供依據(jù)。近年來(lái)，政府對(duì)非營(yíng)利性的民辦高校扶持力度增大，項(xiàng)目的執(zhí)行情況也是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須關(guān)注的數(shù)據(jù)。預(yù)算項(xiàng)目查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢項(xiàng)目的收入、使用明細(xì)、項(xiàng)目余額以及項(xiàng)目執(zhí)行率，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人評(píng)估項(xiàng)目執(zhí)行情況提供依據(jù)，同時(shí)也為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)告以及簽訂合同提供資金支撐依據(jù)。第五，使用銀企直聯(lián)系統(tǒng)，增加復(fù)核環(huán)節(jié)，減少支付風(fēng)險(xiǎn)。將銀企直聯(lián)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)銷及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)付款銀行信息直接提取報(bào)銷人填報(bào)的支付信息，而金額信息從財(cái)務(wù)審核接單并經(jīng)總賬會(huì)計(jì)復(fù)核的憑證數(shù)據(jù)中提取，后經(jīng)出納以及付款審核人復(fù)核后，使用銀行付款專線進(jìn)行即時(shí)付款。在整個(gè)報(bào)銷付款過(guò)程中，至少要經(jīng)過(guò)四至五名財(cái)務(wù)人員才能完成，避免了一人即可付款的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也避免了由于支付信息輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致大量的銀行退票。

四、推進(jìn)民辦高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的對(duì)策

1.優(yōu)化財(cái)務(wù)管理制度和報(bào)銷流程財(cái)務(wù)信息化建設(shè)可以將財(cái)務(wù)的內(nèi)控制度，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)控制，因此需要前期進(jìn)行學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)控制度的制定和梳理，有了相應(yīng)的內(nèi)控制度，才能將財(cái)務(wù)相關(guān)的規(guī)則及制度嵌入系統(tǒng)中，通過(guò)系統(tǒng)將違規(guī)或者有問(wèn)題的單據(jù)在填制時(shí)就提醒報(bào)銷人，起到事前控制作用。

2.提高管理層對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作相當(dāng)龐大，無(wú)論是信息化建設(shè)的資金投入，還是校內(nèi)財(cái)務(wù)制度的梳理工作，都需要得到管理層的支持。因此提高管理層對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度，決定了學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的層次及深度。

3.提升財(cái)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)及信息化技能財(cái)務(wù)信息化后和原有的財(cái)務(wù)工作方式將有很大的不同，因此對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)要求更高，關(guān)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的培訓(xùn)是必不可少的。只有財(cái)務(wù)人員提高了信息化的技能，才能設(shè)置出符合本校實(shí)際情況以及內(nèi)控制度的系統(tǒng)，從而來(lái)規(guī)避日常財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4.整合全校信息化建設(shè)的平臺(tái)，重要數(shù)據(jù)可以共享目前民辦高校中各個(gè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在不共享問(wèn)題，導(dǎo)致同一所學(xué)校不同部門出具的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)千差萬(wàn)別。應(yīng)該由學(xué)校信息部門打通各個(gè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的壁壘，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)池，將共享數(shù)據(jù)全部匯集到數(shù)據(jù)池中，根據(jù)各部門所需再到數(shù)據(jù)池中提取數(shù)據(jù)，既減少了數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，又提高了工作效率，為管理層做決策提供全面又準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。5.加強(qiáng)信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各系統(tǒng)操作，因此網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。不僅可以利用學(xué)校防火墻做安全隔斷，而且可以通過(guò)分離網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器來(lái)確保數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，另外也可以使用財(cái)務(wù)專線等來(lái)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。其次，要不斷地減少系統(tǒng)漏洞。無(wú)論用何種方法，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠，才能更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要經(jīng)過(guò)前期各項(xiàng)準(zhǔn)備及梳理，只有在前期制度建設(shè)中做到更全面、更完善，才能更好地服務(wù)全體師生。而財(cái)務(wù)信息化建設(shè)還遠(yuǎn)不止如此，后期的預(yù)算監(jiān)控系統(tǒng)以及智能報(bào)銷稽核系統(tǒng)也在逐步完善中，希望通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)來(lái)提高民辦高校財(cái)務(wù)管理效率，降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，為管理層提供更科學(xué)、更精準(zhǔn)的決策數(shù)據(jù)，促進(jìn)校園信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

1.徐富紅.高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策研究.財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2019（14）.

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作者：李玉茹 單位：上海杉達(dá)學(xué)院