經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)促進(jìn)醫(yī)院管理研究

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一、事前防范———經(jīng)濟(jì)合同簽訂前的內(nèi)審工作

1、建立經(jīng)濟(jì)合同模板，提高醫(yī)院合同管理的效率化

目前，醫(yī)院每年需要簽訂的合同數(shù)量很多，每次簽訂前必須經(jīng)過審計(jì)部門審核。由于各單位提供的合同五花八門，有關(guān)部門要逐一對(duì)合同條款進(jìn)行審核，條款不全的要退回給業(yè)務(wù)部門，由他們退給供貨方進(jìn)行修改，往往來回好幾輪，浪費(fèi)時(shí)間，效率低下，也常因?yàn)楹贤炗啿患皶r(shí)，影響了工作的正常開展。為了提高工作效率，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，北京小湯山醫(yī)院內(nèi)審部門以標(biāo)準(zhǔn)合同范本為基礎(chǔ)，聘請(qǐng)醫(yī)院法律顧問以及相關(guān)部門共同參與，修訂合同條款，并不斷進(jìn)行補(bǔ)充完善，制定出了適合自己的各類經(jīng)濟(jì)合同模板。我們?cè)诮?jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)，雖然醫(yī)院簽訂的合同種類、數(shù)量繁多，但是大多數(shù)經(jīng)濟(jì)合同可以分為采購類、工程類、服務(wù)類、信息軟件四大類合同。我們根據(jù)上述四類合同的特點(diǎn)，又進(jìn)行了小類的細(xì)分，同相關(guān)的合同管理科室協(xié)商、尋找最適合的標(biāo)準(zhǔn)合同范本，然后根據(jù)醫(yī)院自身的具體情況和要求，制訂出我們醫(yī)院的合同模板，經(jīng)過醫(yī)院法律顧問修訂、把關(guān)后，確定最終的合同模板在全院推行。（1）采購類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市政府采購中心網(wǎng)站公布的政府采購文本為范本，確定了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購合同、其它設(shè)備協(xié)議供貨合同兩類合同模板。醫(yī)療設(shè)備采購合同模板主要應(yīng)用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標(biāo)采購的醫(yī)療設(shè)備；其它設(shè)備協(xié)議供貨合同模板主要應(yīng)用于北京市政府統(tǒng)一招標(biāo)采購目錄內(nèi)的辦公設(shè)備、家具等。這類合同北京小湯山醫(yī)院重點(diǎn)約定了付款方式、違約條款、爭(zhēng)議解決方式以及售后服務(wù)的具體條款。（2）工程類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市建設(shè)工程施工合同范本和北京市建設(shè)小型工程施工合同范本，確定了醫(yī)院建設(shè)施工合同和小型工程施工合同兩類合同模板。建設(shè)施工合同模板主要應(yīng)用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標(biāo)采購的大型工程，以及北京小湯山醫(yī)院30萬元至100萬元未經(jīng)公開招標(biāo)的工程；小型工程合同模板主要應(yīng)用于30萬元以下的小型、零星修繕工程。這類合同我們主要約定了人工費(fèi)、材料價(jià)等引起合同價(jià)款變更、工程量的確認(rèn)、垃圾清運(yùn)、安全施工以及工程結(jié)算審計(jì)的具體條款。另外，與大型工程相關(guān)的工程設(shè)計(jì)合同和工程監(jiān)理合同也都參考合同范本確定了適合我們醫(yī)院的合同模板。（3）服務(wù)類合同：此類合同比較繁雜，我們又劃分了如下小類：物業(yè)類：保安服務(wù)合同、醫(yī)療垃圾清運(yùn)合同、液化石油氣供應(yīng)合同、園林養(yǎng)護(hù)合同、化糞池清掏合同等；維保類：大型醫(yī)療設(shè)備（如核磁、CT）的維保合同、電梯維保合同、自動(dòng)門維保合同等；委托類：招標(biāo)委托協(xié)議、工程咨詢合同等。委托類基本上都有可參照的合同范本，但是物業(yè)類和維保類合同則要根據(jù)各自特點(diǎn)確認(rèn)合同條款，我們也是在實(shí)踐中逐步摸索、改進(jìn)、完善了這兩類合同模板，提高了審計(jì)效率。總之，服務(wù)類合同主要以向醫(yī)院提供服務(wù)為主，所以我們重點(diǎn)審核、約定的是服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)以及與之相對(duì)應(yīng)的違約條款。當(dāng)然，如果能夠達(dá)成“先服務(wù)，后付款”，則給此類合同加上了一道雙保險(xiǎn)。（4）信息軟件類合同：這是比較難以尋找合同范本的，并且我們目前的大部分審計(jì)人員對(duì)信息技術(shù)還是處于一知半解的狀態(tài)，所以我們?cè)诮⑦@類合同模板是最謹(jǐn)慎的。我們把這類合同大致分為兩類：一類是信息技術(shù)類，比較偏重于服務(wù)類合同；另一類是軟件類，比較偏重于采購合同。根據(jù)醫(yī)院特點(diǎn)，我們關(guān)注的重點(diǎn)是運(yùn)行、驗(yàn)收、服務(wù)響應(yīng)等條款。需要注意的是，建立合同模板不能將“官網(wǎng)”上提供的“合同范本”全盤照搬，必須結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際情況，根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過與相關(guān)部門和法律顧問共同探討、協(xié)商、修改之后確定。并且，合同模板不是一成不變的，要適應(yīng)醫(yī)院形勢(shì)的新發(fā)展，不斷持續(xù)改進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同模板。使用經(jīng)濟(jì)合同模板后，在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)時(shí)，審計(jì)人員就可以把主要精力放在審核合同與模板的一致性以及對(duì)方承諾的具體條款上，公開招標(biāo)和政府采購的合同由于已經(jīng)完成了資質(zhì)審核，如果是這類合同，對(duì)方資質(zhì)也不是審計(jì)重點(diǎn)，未經(jīng)招標(biāo)的經(jīng)濟(jì)合同，還要把對(duì)方資質(zhì)文件的審核作為重點(diǎn)之一。這樣，既利于內(nèi)部審計(jì)部門提高對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂階段的審計(jì)效率，同時(shí)業(yè)務(wù)部門簽署合同也變得比較簡(jiǎn)單，大大提高了工作效率。

2、建立合同會(huì)審流程，提高醫(yī)院合同管理的規(guī)范化

根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，建立橫向與縱向相結(jié)合的最佳合同會(huì)審流程，各部門各負(fù)其責(zé)，提高經(jīng)濟(jì)合同的簽訂效率。橫向是指任何一份經(jīng)濟(jì)合同的最終簽訂都需要多個(gè)部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作，舉例來說，醫(yī)院要簽訂醫(yī)療設(shè)備的采購合同，那么就需要醫(yī)療設(shè)備的使用部門、設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門對(duì)合同進(jìn)行層層會(huì)審，有的比較重要的合同還要經(jīng)過醫(yī)院的法律顧問復(fù)核，才能最終簽訂合同，如果在這個(gè)層面上實(shí)行縱向?qū)徍?，那么按照每個(gè)部門兩個(gè)工作日審核完畢來計(jì)算，再加上與供貨方協(xié)商修改合同的時(shí)間，那么一份合同的定稿大約都需要兩周以上，這種合同審核的流程對(duì)合同內(nèi)容的審核是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模敲黠@的效率比較低下，不利于醫(yī)院動(dòng)輒幾百份合同的有效簽訂。為了提高經(jīng)濟(jì)合同審核的效率，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理，我們醫(yī)院結(jié)合各部門業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)，由相關(guān)部門共同探討，根據(jù)各部門在經(jīng)濟(jì)合同審核過程中擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé)，摸索出簡(jiǎn)單高效、橫向與縱向相結(jié)合，適用于我們醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同會(huì)審流程。另外，對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同屬于醫(yī)院“三重一大”事項(xiàng)的，必須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論并形成書面意見之后簽訂。最后，由合同管理部門核對(duì)各項(xiàng)手續(xù)是否齊全后，加蓋醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同專用章，完成經(jīng)濟(jì)合同的簽訂。不難看出，醫(yī)院的審計(jì)部門在經(jīng)濟(jì)合同的審核中是非常關(guān)鍵的部門，需要審核合同的全部條款以及對(duì)方資質(zhì)。必須指出的是，審計(jì)部門雖然要審核合同的全部條款，但是設(shè)備參數(shù)、附件配置和售后服務(wù)應(yīng)當(dāng)以設(shè)備使用科室的意見為主，合同的付款條款應(yīng)當(dāng)以財(cái)務(wù)部門的意見為主，這些應(yīng)當(dāng)在合同審核職責(zé)分工中明確說明。審計(jì)部門不能大包大攬，審計(jì)人員也不是萬能的，一定要在“合同審計(jì)建議書”中明確內(nèi)審的責(zé)任，注意規(guī)避自己能力所不及而形成的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3、招標(biāo)文件審計(jì)與合同審計(jì)相結(jié)合，將經(jīng)濟(jì)合同管理的關(guān)口前移

近幾年，隨著國庫集中收付改革和政府采購改革的不斷深入，各醫(yī)院的大額資金支出基本上實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)采購這種形式。目前，北京小湯山醫(yī)院50萬元以上的貨物類、服務(wù)類采購和100萬元以上的工程，無論資金來源是財(cái)政資金還是自有資金，全部實(shí)現(xiàn)了公開招標(biāo)采購。北京小湯山醫(yī)院在對(duì)經(jīng)過公開招標(biāo)的貨物類、服務(wù)類、工程類等合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，這些即將簽訂的合同即使存在一定的漏洞或風(fēng)險(xiǎn)，審計(jì)人員提出的合同審計(jì)意見有時(shí)也不能被采納，因?yàn)樵诠_招標(biāo)期間發(fā)售的招標(biāo)文件內(nèi)有合同樣式，這些合同樣式有時(shí)并不是醫(yī)院的合同模板或標(biāo)準(zhǔn)的合同范本，特別是大型工程合同，中標(biāo)方會(huì)以“需要到市建委備案，不能更改合同”為由拒絕修改合同。所以，在對(duì)中標(biāo)后的合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)，審計(jì)人員發(fā)揮的職能只能是審計(jì)其與招標(biāo)文件內(nèi)的合同的一致性，以及招標(biāo)采購內(nèi)容與中標(biāo)方的投標(biāo)文件的一致性。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化，內(nèi)部審計(jì)在公開招標(biāo)采購的程序中進(jìn)行“關(guān)口”前移，也就是在招標(biāo)文件定稿、發(fā)售前，由審計(jì)人員對(duì)招標(biāo)文件內(nèi)的合同進(jìn)行審計(jì)。招標(biāo)文件內(nèi)容中一般單獨(dú)設(shè)立“合同”一章，根據(jù)招標(biāo)協(xié)議，招標(biāo)方即醫(yī)院對(duì)招標(biāo)文件負(fù)責(zé)，所以醫(yī)院可以結(jié)合實(shí)際情況要求使用恰當(dāng)?shù)暮贤０?，并在此時(shí)把對(duì)招標(biāo)內(nèi)容的特殊、合理要求寫入“招標(biāo)文件”。例如醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購，醫(yī)院要求供貨方提供三年的維保，就可以在招標(biāo)文件內(nèi)的“合同”中明確。把醫(yī)院的要求明確、全面地寫入招標(biāo)文件，就會(huì)避免合同簽訂時(shí)的許多矛盾。當(dāng)然，為了確保招標(biāo)文件的質(zhì)量，如果醫(yī)院已建立的合同模板仍不能滿足個(gè)別招標(biāo)文件的要求，那么就應(yīng)當(dāng)參照合同會(huì)審流程，啟動(dòng)招標(biāo)文件的會(huì)審程序。通過公開招標(biāo)確定中標(biāo)方后，就要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂合同。由于醫(yī)院已經(jīng)在前期做足了“功課”，在這個(gè)合同簽訂階段，審計(jì)人員只需重點(diǎn)審查擬簽訂的合同與招標(biāo)文件內(nèi)的合同是否一致，中標(biāo)方在投標(biāo)文件內(nèi)的各項(xiàng)承諾是否均已在合同或合同附件內(nèi)明確等個(gè)性化條款。

二、事中控制———經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行中的內(nèi)審工作

經(jīng)濟(jì)合同簽署完畢后，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的工作并沒有結(jié)束，要對(duì)大額的、重要的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行延伸審計(jì)，對(duì)執(zhí)行中的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。在經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行過程中，為了維護(hù)合同的嚴(yán)肅性，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門可以根據(jù)合同的重要性、執(zhí)行期限等，設(shè)計(jì)合同執(zhí)行情況的檢查表，對(duì)重點(diǎn)合同執(zhí)行情況進(jìn)行1至2次的抽查，以提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行力，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化。首先，根據(jù)各類經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)《合同履約情況調(diào)查表》。采購類“合同履約情況調(diào)查表”的設(shè)計(jì)要重點(diǎn)放在設(shè)備或物資的交貨時(shí)間、質(zhì)量、安裝、驗(yàn)收、保修等方面；工程類合同則要比較復(fù)雜，大、小工程的“合同履約情況調(diào)查表”也要各有側(cè)重，隱蔽工程驗(yàn)收、工程洽商變更、主要材料認(rèn)價(jià)、工程款撥付、竣工驗(yàn)收等方面是必須要關(guān)注的；服務(wù)類合同一般涉及金額不大，審計(jì)人員可以從已簽訂的服務(wù)類合同中，抽查幾份金額較大的，如核磁維保合同、保安服務(wù)合同等，個(gè)性化設(shè)計(jì)不同的“合同履約情況調(diào)查表”；軟件信息類“合同履約情況調(diào)查表”的設(shè)計(jì)要突出軟件運(yùn)行效果、操作培訓(xùn)、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間以及升級(jí)服務(wù)等方面。醫(yī)院內(nèi)審人員要以各類合同為基礎(chǔ)，從實(shí)際出發(fā)，下功夫設(shè)計(jì)出切實(shí)可行的“合同履約情況調(diào)查表”，這是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行事中控制的前提和有效手段。以醫(yī)療設(shè)備采購合同為例，我們結(jié)合醫(yī)療設(shè)備采購合同具體條款的。其次，選取具有典型意義的各類合同，選擇恰當(dāng)?shù)慕槿霑r(shí)期，深入到合同執(zhí)行部門，檢查各業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中存在的問題。采購類合同可以選擇設(shè)備或物資驗(yàn)收期間，工程類合同要根據(jù)工期的長(zhǎng)短選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間檢查，服務(wù)類合同可以選擇服務(wù)過半的時(shí)期，軟件信息類合同則可以選擇軟件安裝并運(yùn)行一段時(shí)間后審核合同執(zhí)行情況。醫(yī)院內(nèi)審人員可以根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)好的《合同履約情況調(diào)查表》，實(shí)事求是地一一對(duì)照進(jìn)行檢查，對(duì)于未執(zhí)行或者未完全執(zhí)行的條款，要查明未能執(zhí)行的原因，在表中描述清楚；對(duì)于檢查中出現(xiàn)的特殊情況，也要在表中的空白行明確記錄。最后，將《合同履約情況調(diào)查表》進(jìn)行分析匯總，對(duì)于合同執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，必要時(shí)向醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)，避免問題進(jìn)一步惡化。例如，采購類合同中，對(duì)于個(gè)別超期供貨甚至不能供貨的單位，應(yīng)盡快通知招標(biāo)機(jī)構(gòu)沒收中標(biāo)方的投標(biāo)保證金，并根據(jù)合同條款進(jìn)行相應(yīng)的罰款，或者雙方在自愿的基礎(chǔ)上以書面的形式簽署補(bǔ)充協(xié)議，變更或解除合同。在合同履約情況的抽查過程中，審計(jì)人員不要以監(jiān)督、檢查者自居，遇到問題應(yīng)當(dāng)多聽取業(yè)務(wù)部門的意見，遇到不同意見，要條分縷析，采取綜合分析的方式，盡可能與合同執(zhí)行部門協(xié)商一致，提出具有可操作性的合理化建議，幫助業(yè)務(wù)部門提高經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行水平。

三、事后評(píng)價(jià)———經(jīng)濟(jì)合同履行完畢后的內(nèi)審工作

經(jīng)濟(jì)合同履行期滿以后，就涉及到合同的終止了。合同終止了，醫(yī)院的內(nèi)審工作并沒有結(jié)束，因?yàn)樵O(shè)備采購合同的供貨方有的會(huì)承諾兩年，甚至更長(zhǎng)一些的質(zhì)量保證期，而工程一般也有2—5年的保修期，但是合同中往往卻約定質(zhì)量保證金一年后無息退還，所以一年之后，質(zhì)量保證期的服務(wù)就是“盲點(diǎn)”，甚至有的供貨方或施工方根本不在乎那5%的質(zhì)量保證金，拿到95%的合同價(jià)款后就“神龍見首不見尾”了。那么，審計(jì)人員就有必要對(duì)“盲點(diǎn)”期間的設(shè)備售后服務(wù)、工程維保服務(wù)等情況進(jìn)行追蹤評(píng)價(jià)，驗(yàn)證醫(yī)院合同執(zhí)行部門對(duì)合同后期管理的效果性。首先，合同的評(píng)價(jià)體系是依靠多部門聯(lián)動(dòng)建立起來的，醫(yī)療設(shè)備采購合同的評(píng)價(jià)需要綜合設(shè)備使用科室、設(shè)備管理科室、財(cái)務(wù)部門，以及患者對(duì)醫(yī)療設(shè)備治療或檢查效果的滿意程度，其中設(shè)備使用科室的評(píng)價(jià)比重應(yīng)當(dāng)略高，突出醫(yī)療設(shè)備的性能指標(biāo)；服務(wù)類合同的評(píng)價(jià)需要綜合主管職能部門、財(cái)務(wù)部門，受眾群體的滿意程度，受眾群體可能包括醫(yī)院職工和患者，其中受眾群體的滿意度應(yīng)當(dāng)占據(jù)絕對(duì)分值，服務(wù)對(duì)象的肯定是對(duì)服務(wù)提供方的最好評(píng)價(jià)；工程類、軟件信息類合同也是如此，既要綜合相關(guān)部門、相關(guān)人員的評(píng)價(jià)意見，又要客觀地劃分出評(píng)價(jià)重點(diǎn)，不能把各類合同的評(píng)價(jià)指標(biāo)都一概而論。其次，合同評(píng)價(jià)的主要方式有合同履約評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表等。合同履約評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表的設(shè)計(jì)要多部門配合、群策群力，并且要在實(shí)際應(yīng)用中不斷修訂、改進(jìn)，直至成熟完善。例如醫(yī)療設(shè)備采購合同的履約評(píng)價(jià)，醫(yī)療設(shè)備使用科室對(duì)設(shè)備的性能、培訓(xùn)、售后服務(wù)以及患者的評(píng)價(jià)最有發(fā)言權(quán)，合同履約評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表的內(nèi)容要充分聽取他們的意見。一份客觀明確、操作性強(qiáng)的合同履約評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表是合同履約評(píng)價(jià)成功的一半，醫(yī)院也可以在合同評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表的設(shè)計(jì)階段引入專業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。最后，審計(jì)人員要把已完成的合同履約評(píng)價(jià)表和滿意度調(diào)查表進(jìn)行匯總、分析。通過全面客觀地評(píng)價(jià)，醫(yī)院可以對(duì)設(shè)備的供貨方、服務(wù)的提供方、工程的施工方有一個(gè)比較鮮明的認(rèn)識(shí)。依據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，醫(yī)院可以把誠實(shí)守信、服務(wù)到位的企業(yè)設(shè)立成“最佳合作企業(yè)名錄”，把欺上瞞下、敷衍了事的企業(yè)放入“黑名單”。這項(xiàng)評(píng)價(jià)工作，有助于驗(yàn)證醫(yī)院在合同管理方面達(dá)到的效果，有助于醫(yī)院在選擇合作企業(yè)時(shí)提高決策的效率。

四、總結(jié)

總之，經(jīng)濟(jì)合同已延伸至醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)方面，重視經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、執(zhí)行、履約完畢的全過程管理，對(duì)提高醫(yī)院整體的管理水平是大有裨益的。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)在經(jīng)濟(jì)合同的管理過程中，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵控制點(diǎn)，進(jìn)行有效地監(jiān)督和評(píng)價(jià)，以充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)“免疫系統(tǒng)”的功效，提高醫(yī)院的行政執(zhí)行力，逐步實(shí)現(xiàn)“以經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)促進(jìn)醫(yī)院管理”的內(nèi)部審計(jì)目標(biāo)。

作者：陳麗妍 單位：北京小湯山醫(yī)院