行政單位固定資產(chǎn)管理流程構(gòu)建
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摘要：隨著行政單位固定資產(chǎn)數(shù)量的不斷增加和資產(chǎn)總額的不斷增長，資產(chǎn)管理工作已成為行政單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。國家先后多次發(fā)文，提出加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理法規(guī)建設(shè)，有效的提高了行政單位固定資產(chǎn)的管理水平。但由于歷史原因以及內(nèi)外部環(huán)境等因素的影響，行政單位的資產(chǎn)管理在資產(chǎn)購置、資產(chǎn)驗(yàn)收登記、資產(chǎn)日常管理、資產(chǎn)處置等方面還存在一系列的問題，有待于進(jìn)一步的改進(jìn)。本文結(jié)合工作實(shí)際，通過案例分析揭示當(dāng)前行政單位固定資產(chǎn)管理存在的問題，并提出固定資產(chǎn)管理流程的構(gòu)建措施，為進(jìn)一步提高我國行政單位的固定資產(chǎn)管理水平提供參考。
關(guān)鍵詞:行政單位；固定資產(chǎn)管理；流程
一、引言
隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，行政單位機(jī)構(gòu)改革的不斷深化，對(duì)行政單位固定資產(chǎn)的管理模式和管理理念提出了更加嚴(yán)格的要求，如何合理的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，構(gòu)建適合自身發(fā)展的、科學(xué)的固定資產(chǎn)管理流程是行政單位應(yīng)該重點(diǎn)思考的問題。通過加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的管理，提高資產(chǎn)的利用率和保證資產(chǎn)的完整性。然而，通過日常財(cái)務(wù)管理和督導(dǎo)檢查發(fā)現(xiàn)，行政單位固定資產(chǎn)的管理還存在很多問題，違規(guī)情況屢見不鮮。本文總結(jié)了目前行政單位固定資產(chǎn)從購置、驗(yàn)收、登記、入賬到盤點(diǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)存在的諸多問題，并以本單位固定資產(chǎn)管理流程的構(gòu)建為例，通過內(nèi)部控制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理流程再造，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行了有效的控制。
二、固定資產(chǎn)管理存在的問題
（一）固定資產(chǎn)購置存在的問題
1.預(yù)算編制不合理。業(yè)務(wù)處室普遍存在業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理粗放、不能全年統(tǒng)籌規(guī)劃和使用年初預(yù)算安排的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)、制定的年度固定資產(chǎn)購置計(jì)劃缺乏可操作性、臨時(shí)調(diào)整和增加購置支出的情況。2.驗(yàn)收工作不合規(guī)。長期以來，很多單位不重視驗(yàn)收工作，沒有驗(yàn)收制度加以規(guī)范，固定資產(chǎn)驗(yàn)收工作流于形式。主要問題包括：一是固定資產(chǎn)已投入使用，但尚未辦理資產(chǎn)驗(yàn)收登記，也沒有粘貼資產(chǎn)卡片或資產(chǎn)條形碼；二是固定資產(chǎn)已辦理驗(yàn)收，但沒有將驗(yàn)收單據(jù)交給財(cái)務(wù)人員入賬，導(dǎo)致記賬不及時(shí)、會(huì)計(jì)憑證不完整；三是驗(yàn)收工作不規(guī)范，甚至出現(xiàn)固定資產(chǎn)購置人和驗(yàn)收人為同一人的現(xiàn)象。
（二）固定資產(chǎn)日常管理存在的問題
1.固定資產(chǎn)只管購買和使用，不注重維護(hù)及保養(yǎng)，加快了資產(chǎn)損毀速度，影響了資產(chǎn)的使用壽命。2.對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)不重視。資產(chǎn)長期不盤點(diǎn)或?qū)Y產(chǎn)盤點(diǎn)工作敷衍了事，沒有及時(shí)處理資產(chǎn)盤盈、盤虧，導(dǎo)致固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。如有些單位讓處室自己盤點(diǎn)內(nèi)部資產(chǎn)，進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)、賬卡核對(duì)，缺乏監(jiān)督機(jī)制。
（三）固定資產(chǎn)處置存在的問題
1.資產(chǎn)調(diào)撥沒有履行相關(guān)手續(xù)。行政單位之間調(diào)撥資產(chǎn)沒有辦理，不及時(shí)辦理調(diào)撥手續(xù)，導(dǎo)致資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)不清晰。2.擅自轉(zhuǎn)讓、處置固定資產(chǎn)。如職工將單位的筆記本電腦帶回家中私自使用，將國有資產(chǎn)據(jù)為己有，單位資產(chǎn)盤點(diǎn)制度流于形式，沒有追究個(gè)人責(zé)任。
三、固定資產(chǎn)管理存在的問題分析
（一）固定資產(chǎn)購置存在的問題分析
1.預(yù)算意識(shí)不強(qiáng)。業(yè)務(wù)處室對(duì)預(yù)備編制認(rèn)識(shí)不夠，或是預(yù)算編制隨意，有些單位因?yàn)樾畔⒒潭炔桓?，?dǎo)致業(yè)務(wù)處室不掌握以往年度處室的資產(chǎn)購置情況，因此，在預(yù)算編制時(shí)，沒能做到編好編準(zhǔn)資產(chǎn)購置預(yù)算。2.單位的資產(chǎn)配置論證分析不到位，由于單位沒有資產(chǎn)盤點(diǎn)制度，資產(chǎn)管理部門不掌握資產(chǎn)的實(shí)際情況，對(duì)資產(chǎn)家底不清，因此，沒能按照資產(chǎn)購置標(biāo)準(zhǔn)編制預(yù)算，導(dǎo)致資產(chǎn)配置過量、超標(biāo)或不足，影響行政單位職能活動(dòng)的正常開展。
（二）固定資產(chǎn)日常管理存在的問題分析
1.崗位職責(zé)不清晰。很多行政單位采用傳統(tǒng)的管理模式，尚未建立完善的內(nèi)部控制制度，崗位設(shè)置不合理，職責(zé)不清晰。資產(chǎn)使用人覺得資產(chǎn)的管理和維護(hù)是管理部門的責(zé)任，管理部門覺得業(yè)務(wù)處室是資產(chǎn)的使用人，日常的保養(yǎng)應(yīng)由業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)，工作相互推諉、不作為。如果驗(yàn)收機(jī)構(gòu)職責(zé)不清晰、驗(yàn)收人員選擇不當(dāng)，直接導(dǎo)致接收的資產(chǎn)質(zhì)量不合格，影響資產(chǎn)的使用效果。2.管理制度未完善。有些行政單位沒有建立資產(chǎn)領(lǐng)用、內(nèi)部調(diào)劑、借用手續(xù)等制度和流程，認(rèn)為資產(chǎn)日常管理工作做不好沒問責(zé)、做得好沒業(yè)績。資產(chǎn)領(lǐng)用、內(nèi)部調(diào)劑、借用手續(xù)不當(dāng)，造成資源浪費(fèi)和損失。
（三）固定資產(chǎn)處置存在的問題分析
1.資產(chǎn)處置是固定資產(chǎn)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，加上資產(chǎn)處置工作瑣碎繁雜，資產(chǎn)殘值的價(jià)值不高，固定資產(chǎn)處置工作容易被忽視。2.負(fù)責(zé)資產(chǎn)處置人員素質(zhì)的影響。很多負(fù)責(zé)資產(chǎn)處置的人員素質(zhì)不高，對(duì)政策的掌握和理解不全面，導(dǎo)致資產(chǎn)處置有章不循、執(zhí)法不嚴(yán)。
四、固定資產(chǎn)管理流程構(gòu)建
以本單位固定資產(chǎn)管理流程的構(gòu)建為例，通過內(nèi)部控制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理流程再造，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的控制。
（一）設(shè)定固定資產(chǎn)的審批權(quán)限和流程框架
本單位的資產(chǎn)歸口管理處室為辦公室，單位先根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定固定資產(chǎn)審批權(quán)限，包括固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、處置的權(quán)限,分別明確各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)由哪些部門、哪些領(lǐng)導(dǎo)審批。凡是購置的資產(chǎn)達(dá)到固定資產(chǎn)條件的，必須遵照以下流程進(jìn)行操作：各個(gè)處室提出配置申請(qǐng)-納入下年財(cái)政預(yù)算-財(cái)政資金到位批復(fù)文件-選擇采購?fù)ǖ溃òňW(wǎng)上商城、批量采購等）-合同簽訂-資產(chǎn)驗(yàn)收-資產(chǎn)登記-經(jīng)費(fèi)支付。形成業(yè)務(wù)部門提出資產(chǎn)的購置需求、采購部門執(zhí)行采購、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資金支付的實(shí)施體系。
（二）設(shè)置固定資產(chǎn)管理各崗位的職責(zé)
1.資產(chǎn)使用人。一是負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常保管與使用，正確使用資產(chǎn)，使其發(fā)揮最大的效能；二是保護(hù)使用資產(chǎn)的安全，防止資產(chǎn)毀損和丟失。發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)異常情況及時(shí)向處室負(fù)責(zé)人反映；三是協(xié)助辦公室組成驗(yàn)收小組，對(duì)購置的資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，并配合辦公室及財(cái)務(wù)處的資產(chǎn)清查、盤點(diǎn)估價(jià)等工作。2.處室負(fù)責(zé)人。一是負(fù)責(zé)本處室管理及使用資產(chǎn)的安全，防止資產(chǎn)毀損、遺失；二是處室負(fù)責(zé)人監(jiān)督本處室的資產(chǎn)使用人管好資產(chǎn)，用好資產(chǎn)；三是負(fù)責(zé)本處室的資產(chǎn)管理以及與財(cái)務(wù)處、辦公室的溝通事宜。3.辦公室。負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的歸口管理工作，內(nèi)容具體包括：一是負(fù)責(zé)資產(chǎn)的購置、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存、內(nèi)部調(diào)劑、處置等工作；二是負(fù)責(zé)資產(chǎn)的保管、日常運(yùn)行維護(hù)；三是負(fù)責(zé)組織資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)清查，定期與財(cái)務(wù)處核對(duì)賬務(wù)信息，保證賬實(shí)相符。4.財(cái)務(wù)處。一是負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)賬務(wù)結(jié)算等工作；二是定期與辦公室核對(duì)固定資產(chǎn)賬，確保賬賬相符；三是協(xié)助辦公室進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作。
（三）固定資產(chǎn)購置的流程構(gòu)建
1.提出固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)。單位應(yīng)抓住預(yù)算這個(gè)“龍頭”，強(qiáng)化預(yù)算意識(shí)。根據(jù)財(cái)政部門有關(guān)資產(chǎn)配置的標(biāo)準(zhǔn)，按照從嚴(yán)控制的原則，合理的配置資產(chǎn)。各處室每年在編制年度預(yù)算時(shí)，按本處室的實(shí)際需要和編制資金的安排提出購置固定資產(chǎn)申請(qǐng)。2.編制單位年度資產(chǎn)采購計(jì)劃。辦公室對(duì)各處室提出的配置資產(chǎn)的必要性、是否符合標(biāo)準(zhǔn)以及能否調(diào)劑解決等方面提出建議或?qū)徍艘庖姡瑓R總各處室新增資產(chǎn)配置需求的申請(qǐng)，編制本單位的年度資產(chǎn)采購計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)處審核后納入年度預(yù)算。3.實(shí)施采購計(jì)劃。對(duì)于經(jīng)審批納入采購預(yù)算的固定資產(chǎn)需求，由需求處室按照計(jì)劃提出配置申請(qǐng)，按有關(guān)采購控制程序?qū)嵤┵Y產(chǎn)采購。在預(yù)算執(zhí)行期間，單位不得隨意調(diào)整或追加資產(chǎn)配置預(yù)算。對(duì)于未列入年度計(jì)劃、急需使用的固定資產(chǎn)購置需求，需求處室提出請(qǐng)購申請(qǐng)，并注明預(yù)算外購置資產(chǎn)的理由，報(bào)送辦公室。辦公室對(duì)配置資產(chǎn)的必要性、資產(chǎn)是否符合配置標(biāo)準(zhǔn)等簽署審核意見。任何部門或個(gè)人不得擅自購買資產(chǎn)。4.資產(chǎn)驗(yàn)收。單位購置、接收捐贈(zèng)或是無償劃撥取得等方式取得的固定資產(chǎn)，必須在辦理固定資產(chǎn)的驗(yàn)收手續(xù)后，方可投入使用。購置的資產(chǎn)由供貨商負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試、試運(yùn)行。達(dá)到驗(yàn)收條件后，辦公室負(fù)責(zé)組織固定資產(chǎn)驗(yàn)收工作，驗(yàn)收小組由資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收。
（四）固定資產(chǎn)的日常管理流程構(gòu)建
1.建卡登記。購置資產(chǎn)驗(yàn)收后，辦公室應(yīng)及時(shí)辦理登記、編號(hào)、建立固定資產(chǎn)卡片等操作，將資產(chǎn)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，打印并按要求貼上條形碼，同時(shí)，打印《資產(chǎn)登記卡》交給財(cái)務(wù)處入賬。因此，固定資產(chǎn)入賬需要資產(chǎn)購置申請(qǐng)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)登記卡三項(xiàng)附件。2.資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)劑。辦公室要做好固定資產(chǎn)的總體調(diào)配工作，做到物盡其用，減少閑置資產(chǎn)，防止國有資產(chǎn)的浪費(fèi)。本單位內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)劑或庫存資產(chǎn)可以達(dá)到資產(chǎn)配置需求的，經(jīng)辦公室提出內(nèi)部調(diào)劑建議，辦公室填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，列明資產(chǎn)的名稱、編號(hào)等，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后，由固定資產(chǎn)的調(diào)入處室和調(diào)出處室簽字一致確認(rèn)后，并在辦公室的監(jiān)督下辦理實(shí)物移交。3.資產(chǎn)的維修維護(hù)。辦公室會(huì)同資產(chǎn)使用部門加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的日常使用管理，對(duì)各類設(shè)備要定期檢測、保養(yǎng)、確保正常使用。一是計(jì)算機(jī)及信息化設(shè)備和軟件出現(xiàn)故障時(shí)，相關(guān)處室的資產(chǎn)使用保管人應(yīng)及時(shí)通知辦公室，聯(lián)系供應(yīng)商維修。二是車輛的維修維護(hù)。車輛需維修維護(hù)的由司機(jī)填寫《車輛維修申請(qǐng)單》，經(jīng)車隊(duì)隊(duì)長審核、辦公室負(fù)責(zé)人審批后方可維修。4.資產(chǎn)盤點(diǎn)。財(cái)務(wù)處、辦公室、資產(chǎn)使用處室應(yīng)當(dāng)至少每年核對(duì)一次賬目，每年年底進(jìn)行全面的資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，并按規(guī)定調(diào)整固定資產(chǎn)賬務(wù)和固定資產(chǎn)卡片。在盤點(diǎn)前，辦公室應(yīng)制定盤點(diǎn)方案，組建盤點(diǎn)小組。盤點(diǎn)方案應(yīng)明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員、組織程序、異常情況等事項(xiàng)。盤點(diǎn)小組由辦公室、財(cái)務(wù)處、業(yè)務(wù)處室人員組成。財(cái)務(wù)處對(duì)盤點(diǎn)的全過程進(jìn)行監(jiān)盤，以確保盤點(diǎn)過程的真實(shí)性。盤點(diǎn)小組對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損、丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制《資產(chǎn)盤盈盤虧表》，并完成清查盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)送單位負(fù)責(zé)人。
（五）固定資產(chǎn)的處置流程構(gòu)建
對(duì)于閑置或長期不使用的、因機(jī)構(gòu)變動(dòng)發(fā)生使用權(quán)變更的、達(dá)到報(bào)廢期限的、盤虧及非正常損失的、其他依照國家規(guī)定需要處置的資產(chǎn)，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行處置。基本流程如下：1.由業(yè)務(wù)處室填報(bào)《資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》提出處置申請(qǐng)，處室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室；2.辦公室組織鑒定，提出處理意見；3.由辦公室聯(lián)系正規(guī)的廢品收購商交收廢品，廢品收購商收到報(bào)廢資產(chǎn)必須在報(bào)廢資產(chǎn)移交清單上蓋章確認(rèn)，辦公室資產(chǎn)管理員、業(yè)務(wù)處室資產(chǎn)保管員和財(cái)務(wù)處人員應(yīng)在現(xiàn)場證明移交過程；4.將處置收益上繳財(cái)政；5.賬務(wù)處理。
五、結(jié)語
綜上所述，行政單位構(gòu)建固定資產(chǎn)管理體系，順應(yīng)了國家對(duì)行政單位加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的要求。固定資產(chǎn)管理流程體系建設(shè)對(duì)于提升單位固定資產(chǎn)的管理水平發(fā)揮了重要的作用，同時(shí)，單位還應(yīng)組織內(nèi)部審計(jì)部門，定期或不定期的對(duì)單位固定資產(chǎn)管理流程的執(zhí)行情況、關(guān)鍵崗位的設(shè)置情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)存在的問題并提出改進(jìn)建議。只有這樣，構(gòu)建的固定資產(chǎn)流程才能揚(yáng)長避短，既能結(jié)合單位的實(shí)際情況，又能提高資產(chǎn)的完整性和安全性，防范國有資產(chǎn)流失，最終實(shí)現(xiàn)向管理要效益的目標(biāo)。
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作者：韓曉萃單位：廣東省衛(wèi)生健康委員會(huì)政務(wù)服務(wù)中心