知識(shí)管理的企業(yè)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)思考

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摘要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)需要將檔案不斷轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)知識(shí)，以更好地促進(jìn)知識(shí)共享與傳播，進(jìn)而提高組織知識(shí)創(chuàng)新能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文以企業(yè)檔案管理為例，闡述了以知識(shí)管理為導(dǎo)向的企業(yè)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的一些思考，希望對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面提供一些有益的建議和參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng)；知識(shí)管理；系統(tǒng)集成；知識(shí)共享

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，我國(guó)社會(huì)信息化程度不斷深入，信息載體的多樣化、管理對(duì)象的數(shù)字化，使得企業(yè)檔案管理手段和模式發(fā)生著重大的變化，檔案管理的內(nèi)涵也不斷被延展。企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)重要信息資源的收集和匯總，更是企業(yè)知識(shí)的歸納和凝練，而知識(shí)管理則是對(duì)企業(yè)內(nèi)外部各種信息和知識(shí)資源的有效識(shí)別、全面收集、科學(xué)加工和充分利用[1]。企業(yè)檔案信息作為知識(shí)資源管理的重要源頭和基礎(chǔ)，其管理模式應(yīng)以企業(yè)知識(shí)管理為導(dǎo)向，而企業(yè)知識(shí)管理要以檔案管理為核心，通過對(duì)企業(yè)知識(shí)的充分共享和有效利用，以期不斷提升企業(yè)管理效率、創(chuàng)新能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。本文以企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)為主線，提出基于知識(shí)管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和改進(jìn)思路，并對(duì)電子檔案系統(tǒng)深化應(yīng)用提供了方向性的建議。

一、企業(yè)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)思路

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源的收集和匯總，是企業(yè)知識(shí)的歸納和凝練，企業(yè)需要借助新的信息化技術(shù)措施、新的管理模式，不斷拓展企業(yè)檔案的整合范圍、加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)的分析和整理，深化企業(yè)知識(shí)的共享和利用，使企業(yè)檔案伴隨著企業(yè)知識(shí)管理層次的加深而呈現(xiàn)出新的價(jià)值[1]。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，擴(kuò)展整合范圍

企業(yè)電子檔案系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)、黨政管理等文件材料進(jìn)行收集、保管和利用等，隨著企業(yè)信息化工作的不斷深入，企業(yè)各類應(yīng)用系統(tǒng)，如：ERP、OA等逐步投入使用，企業(yè)所產(chǎn)生的大量電子化、數(shù)字化文件是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中重要的知識(shí)資源，需要通過電子檔案管理系統(tǒng)予以妥善保管和合理利用。同時(shí)，企業(yè)相關(guān)信息資源和知識(shí)資源在系統(tǒng)中大量存儲(chǔ)和應(yīng)用，又為企業(yè)檔案管理提供了很好的轉(zhuǎn)型機(jī)遇，促使企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)具有很好的開放性，可與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成、平滑數(shù)據(jù)共享和交換，以便對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，真正挖掘檔案中所蘊(yùn)涵的知識(shí)價(jià)值[3]。以知識(shí)管理為導(dǎo)向的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，需要在建設(shè)之初進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使其不僅可以通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的方式有效整合企業(yè)內(nèi)部各方面信息資源，而且還可以對(duì)企業(yè)外部相關(guān)信息資源進(jìn)行整合，如各類政策法規(guī)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)分析、業(yè)界動(dòng)態(tài)等，通過企業(yè)電子檔案系統(tǒng)對(duì)其真正有保存價(jià)值的信息進(jìn)行整理和歸檔保存，以便為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策提供支撐服務(wù)。

（二）遵循標(biāo)準(zhǔn)，完善分類體系

企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)中關(guān)于信息資源的分類，一方面要遵循國(guó)家及行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案的來源進(jìn)行分類。另一方面，企業(yè)電子檔案分類還要以知識(shí)單元為基礎(chǔ)，在原有按來源分類的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充建立知識(shí)分類體系，以便用戶能夠高效地檢索到相應(yīng)的信息。因此，系統(tǒng)在建立之初就需要充分調(diào)研和評(píng)估公司在知識(shí)檢索方面的需求，優(yōu)先建立常用知識(shí)模塊，在知識(shí)模塊中設(shè)置豐富的、且具有一定共性的關(guān)鍵知識(shí)點(diǎn)。例如，在貿(mào)易合同中，除可能設(shè)置合同的基本信息（如：檔號(hào)、合同名稱、金額、合同相對(duì)方、簽訂時(shí)間等關(guān)鍵信息）外，還可以設(shè)置合同內(nèi)關(guān)鍵條款、簽訂依據(jù)、支付方式，甚至合同背景知識(shí)等信息模塊，這些信息可通過人為的方式予以標(biāo)注，也可以通過一些智能算法進(jìn)行提取和學(xué)習(xí)。建立語義豐富的分類體系，將有助于用戶快速精準(zhǔn)地定位知識(shí)范圍，有利于知識(shí)的共享和利用。

（三）變被動(dòng)為主動(dòng)，提高共享服務(wù)能力

由于企業(yè)電子檔案在收集過程中要求完整性，往往導(dǎo)致知識(shí)的包裹性太強(qiáng)，不容易精準(zhǔn)獲取所需的內(nèi)容。以“知識(shí)服務(wù)”的方式來開發(fā)檔案資源，需要將包裹性強(qiáng)的知識(shí)打散，并利用類似標(biāo)簽或關(guān)鍵字的形式予以標(biāo)注，通過知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢、知識(shí)檢索等方式，主動(dòng)并精確地為用戶提供關(guān)鍵內(nèi)容，而不是提供給用戶一整本資料或一大段文字。當(dāng)然被打散的知識(shí)并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即這些被打散的信息相互之間還是有關(guān)聯(lián)的。企業(yè)檔案來源于企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程中，特別是企業(yè)中一些重要應(yīng)用系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)等，在獲取、整理這些應(yīng)用系統(tǒng)的電子資料的同時(shí)，也要以“知識(shí)服務(wù)”的方式來“反哺”各應(yīng)用系統(tǒng)的用戶，類似企業(yè)電子檔案知識(shí)的主動(dòng)服務(wù)方式，也可以應(yīng)用于其他應(yīng)用系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案知識(shí)的共享，而且為用戶提供了優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)。

（四）注重人才管理，提升工作者素質(zhì)

企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)是由多個(gè)部門、不同人員協(xié)同實(shí)現(xiàn)的過程，僅依靠信息化人員，或檔案工作人員是無法使系統(tǒng)發(fā)揮其真正的價(jià)值。首先，信息化建設(shè)人員必須對(duì)檔案工作，以及公司業(yè)務(wù)非常熟悉，才有效組織電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施工作，同時(shí)運(yùn)維人員也要全程參與到系統(tǒng)建設(shè)過程中，了解其建設(shè)思路、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、使用規(guī)范等，以便在系統(tǒng)投入使用后，分析并處理電子檔案管理系統(tǒng)日常運(yùn)行過程中的基本問題。其次，檔案工作是一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作崗位，檔案管理人員需接受專業(yè)化、先進(jìn)化的培訓(xùn)，往往檔案管理人員的能力與素質(zhì)直接決定著檔案系統(tǒng)的應(yīng)用效果[4]。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)能接受、理解為企業(yè)提供知識(shí)服務(wù)的模式，并主動(dòng)開展與知識(shí)管理相關(guān)的實(shí)踐活動(dòng)，不斷將自己從“保管員”向“知識(shí)提供者”進(jìn)行過渡，切實(shí)將知識(shí)管理這種全新的管理模式融入檔案管理中。

二、總結(jié)

檔案知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)化、綜合化、知識(shí)化的過程[5]，僅依靠應(yīng)用系統(tǒng)是無法完成這個(gè)復(fù)雜過程的，基于知識(shí)管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，需要檔案管理人員的專業(yè)能力、需要信息化人員的技術(shù)能力、需要企業(yè)員工的全體參與，更需要建立相應(yīng)的制度規(guī)范，才能使企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)邁向知識(shí)管理的臺(tái)階。將企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)以知識(shí)管理的方式進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和運(yùn)行，是對(duì)傳統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用，基于知識(shí)管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)將有利于企業(yè)知識(shí)的收集、匯總和提煉，有利于企業(yè)知識(shí)的傳承和利用，有利于企業(yè)創(chuàng)新能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]任越,曹玉,喬爾.知識(shí)管理中檔案價(jià)值的重新發(fā)現(xiàn)[J].檔案學(xué)通訊,2012(3):38-41.

[2]丁曉陽.論知識(shí)管理在檔案創(chuàng)新管理中的靈活運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(05):65.

作者：王凱 單位：中國(guó)原子能工業(yè)有限公司