知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究
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（一）思想重視不足
知識管理背景下，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理模式除了需要足夠的物質(zhì)保障和技術(shù)支持外，更離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對此的關(guān)注和重視。隨著企業(yè)檔案工作的日益繁雜，企業(yè)的檔案管理和使用者大多能夠準確認識到檔案管理信息化的重要性，但在一些企業(yè)中，部分領(lǐng)導(dǎo)對于創(chuàng)新檔案管理模式的認知不足，往往關(guān)注企業(yè)的中心工作，而忽略了在知識管理背景下加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性，常以經(jīng)費不足、時間不允許等借口推脫或擱置企業(yè)檔案管理模式的重構(gòu)工作。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，一些企業(yè)的檔案管理工作仍局限于傳統(tǒng)的人工模式，總體效率低下。
（二）資金投入短缺
檔案管理標準化、信息化建設(shè)的推進需要良好的軟硬件環(huán)境支撐，而這就需要一定的資金投入。縱觀當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)狀，其資金僅限于維持正常運轉(zhuǎn)，很難再抽調(diào)人力、物力去投入檔案管理建設(shè)。受制于經(jīng)費緊張，企業(yè)無法承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)過程中的人員開支和技術(shù)投入，從而使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式。
（三）相關(guān)軟件缺失
在知識管理背景下，智能化、信息化成為檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也是企業(yè)構(gòu)建新興檔案管理模式的風(fēng)向標。企業(yè)在改進和完善檔案管理模式進程中，只有及時引用和合理應(yīng)用相關(guān)管理軟件，才能切實提升檔案管理工作效率，避免人工操作造成的錯誤，優(yōu)化管理成果。但實踐中，盡管一些企業(yè)認識到檔案管理信息化的重要性并適時引進了相關(guān)軟件，但軟件的整體運用效率不高。同時，受制于資金因素，一些企業(yè)尚未引入配套設(shè)施，缺乏功能完善、操作簡易便捷的應(yīng)用軟件，無法通過高科技帶動企業(yè)檔案管理工作的前行，從而滯緩了企業(yè)整體的信息化進程。
二、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建
（一）提高思想認識
較之于傳統(tǒng)的檔案管理模式，知識管理背景下的大難管理工作引進了知識管理的理念和方法，要求檔案工作人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作思維，自覺站到企業(yè)發(fā)展的價值鏈條上，實現(xiàn)檔案管理工作的突破與創(chuàng)新。一方面，要改變對傳統(tǒng)檔案的認知，明確檔案的憑證和參考價值，切實扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化的局面，重塑檔案管理工作的地位。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要強化對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，走出傳統(tǒng)的重管理、輕利用的局面，認識到推進檔案管理改革的重要性，規(guī)劃出檔案管理信息化建設(shè)的目標，構(gòu)建科學(xué)的管理機制和管理模式，建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的順利銜接，真正實現(xiàn)知識管理的高效服務(wù)。
（二）加大資金投入
推進檔案管理工作信息化建設(shè)，需要加強對人才的培訓(xùn)，并及時引進相關(guān)軟件，通過科學(xué)的管理舉措打開企業(yè)檔案管理的新局面。針對當(dāng)前企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)資金方面匱乏的問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起高度重視，在保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的同時盡可能地傾向部分支持資金，幫助企業(yè)構(gòu)建信息化管理模式。同時，企業(yè)自身也應(yīng)自覺縮減開支，為檔案管理信息化建設(shè)工作預(yù)留一定的資金，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)所需的軟硬件環(huán)境，為基于知識管理的檔案管理模式的建立提供保障。
（三）加大人才培養(yǎng)
知識管理背景下，檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才來操作，通過對管理軟件和管理系統(tǒng)的利用來實現(xiàn)高效管理的目的。企業(yè)要強化對信息化檔案管理人員的培訓(xùn)，設(shè)立專門的管理部門，適當(dāng)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，定期開展培訓(xùn)工作，提升人員的計算機操作知識和管理能力，保證檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、操作技能、道德素質(zhì)能夠適應(yīng)和匹配日臻嚴格的崗位需求，通過人才隊伍的壯大推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展向前。
（四）合理引入軟件
當(dāng)前，軟件的缺乏和使用不善是制約企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一大桎梏。為此，企業(yè)要在立足自身工作和人員實際的基礎(chǔ)上，全面分析檔案管理工作的需求，合理引入相關(guān)管理軟件，并切實應(yīng)用到管理工作中去。與此同時，要強化對檔案管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)與考核，使之能夠快速熟悉并梳理操作管理系統(tǒng)，盡快投入到新的工作模式中來，全面實現(xiàn)和不斷完善位企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平。
三、結(jié)語
知識管理背景下的檔案管理模式是立足當(dāng)前信息化發(fā)展現(xiàn)實，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀提出的新興管理模式。這一模式的建立不僅為知識管理提供了實踐的土壤和契機，也拓展和完善了現(xiàn)有的檔案管理工作，實現(xiàn)了二者的雙贏。同時，二者的結(jié)合也將打開檔案管理和知識管理的新局面，促使企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)突破。
作者：薛蓉 單位：中鐵八局
