中小企業(yè)采購內部控制研究

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摘要：采購成本的高低直接決定著企業(yè)總體運行成本的高低并極大的影響企業(yè)利潤的獲得，采購物資的效率和質量直接決定著企業(yè)生產產品的效率和質量。科學完善的采購業(yè)務管理能為企業(yè)的平穩(wěn)運行提供重要保障。本文通過對中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業(yè)務內部控制的建議。

關鍵詞：中小企業(yè)；采購；內部控制

采購是企業(yè)從外部取得生產原料的最重要方式，是企業(yè)從事生產經營活動的起點。企業(yè)內部控制制度的完善程度直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，內部控制的無效是造成大多數企業(yè)的經營失敗的重要原因。目前,許多中小企業(yè)采購的內部控制體系都或多或少地存在一些問題，不利于企業(yè)采購成本、質量的有效控制和經營效益的提高。規(guī)范和完善的采購內部控制體系能有力增強企業(yè)采購活動的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質和采購成本，提高企業(yè)的利潤水平和整體市場競爭能力。本文通過對中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業(yè)務內部控制的建議。

一、內部控制存在的問題

(一)采購制度不規(guī)范

許多中小企業(yè)的采購制度不夠規(guī)范，采購活動效率低下，難以及時提供質優(yōu)價廉的采購物資保證企業(yè)活動的高效運轉。比如企業(yè)采購崗位的設置沒有嚴格執(zhí)行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監(jiān)督；缺乏完善的監(jiān)督體系，物資采購容易出現利益博弈或道德風險；缺乏有效的績效考核、激勵、監(jiān)督體系，不利于提高采購人員的積極性；缺乏完善的采購預算,采購工作缺乏科學性和計劃性。

(二)采購品質不達標

1.忽視采購人員素質管理

企業(yè)招聘采購人員時過于關注采購人員工資成本的高低，忽略了對采購專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質評估，采購人員綜合素質不高，法律意識淡薄，加上平時缺乏定期的職業(yè)技能培訓，不利于采購人員采購能力的提高，不利于采購人員對先進的采購方式的運用和先進的采購技巧的掌握，不利于企業(yè)對采購成本和品質的有效控制。

2.成本制約，缺乏專門質檢部門

劣質材料的成本低廉是采購品質不到位的根本性原因。某些企業(yè)只注重短期利益，缺乏長遠戰(zhàn)略規(guī)劃，采購時過多看重采購物資的價格，對其質量和售后服務則關注較少。缺乏專門的質檢部門和質檢人員，不利于對采購質量的監(jiān)控。

(三)采購成本高

1.采購批量小，缺乏規(guī)模優(yōu)勢

企業(yè)通過批量生產、集中采購形成規(guī)模優(yōu)勢能夠有效降低采購成本。然而中小企業(yè)受到生產規(guī)模和資金的限制，通常只進行小批量采購。零散的采購沒有歸集起來形成采購規(guī)模，不僅會導致較高運輸成本，并且在價格談判時缺乏話語權，很難得到供應商的優(yōu)惠價格，導致較高的采購成本。

2.采購經驗不足，缺乏詢價技巧

由于采購產品的種類繁多，采購方式多樣，采購人員采購經驗不足，缺乏必要的詢價技巧、專業(yè)知識，導致高采購成本。企業(yè)缺乏有效管理采購物資和服務的采購的相關基礎設施，使整個采購環(huán)節(jié)處于被動的狀態(tài)，采購成本過高。

(四)采購方式落后，缺乏供應商詢價和管理系統(tǒng)

隨著我國信息化和電子商務的迅速發(fā)展，企業(yè)的采購方式和途徑更加豐富，但許多中小企業(yè)沒有充分利用現代網絡信息平臺的優(yōu)勢，缺乏供應商詢價和管理系統(tǒng)，對比價采購、電子商務、招標采購等現代采購方式相對運用較少。企業(yè)采購手段和途徑單一,多采用傳統(tǒng)的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話詢價、親赴廠家，對于網絡中的專業(yè)網站、招標公告和行業(yè)刊物中可能隱藏的大量優(yōu)質供應商信息發(fā)掘和利用不夠。企業(yè)傳統(tǒng)的人工采購方式，表面上節(jié)省了軟硬件的投資成本，實際上卻造成了商品采購效率低下，采購周期長，采購成本較高、采購成本難以監(jiān)管等問題，難以適應激烈的市場競爭環(huán)境。[1]

二、完善企業(yè)采購業(yè)務內部控制的措施

采購是企業(yè)運營中最重要的環(huán)節(jié)，也是最薄弱的環(huán)節(jié)。[1]企業(yè)要想改善目前采購環(huán)節(jié)出現的各種問題，必須加強采購業(yè)務的內部控制，將采購由業(yè)務操作型向采購管理型轉變，加強與供應商的合作。

(一)完善采購人員素質控制

內部控制的成效關鍵在于職工的素質的分格程度。[2]企業(yè)應完善職工素質控制，改變用人觀念，補充新鮮血液，提高員工職業(yè)技能。通過引進符合采購崗位要求的年輕、高素質人才，提高企業(yè)采購分析和風險控制能力。通過輪崗制度，讓員工和企業(yè)一同發(fā)展。定期組織采購人員進行專業(yè)培訓，使采購人員能夠更加深入全面的了解企業(yè)采購過程用可能遇到的問題，掌握有效的解決措施，學習相關的采購專業(yè)知識，使采購人員重視對采購成本的控制，提高對采購風險的敏感度，提高員工的專業(yè)技能和商務談判技巧。通過制定科學合理的績效評價體系，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，合理的獎懲體系，調動員工積極性。

(二)規(guī)模化采購，降低采購成本

中小企業(yè)受到自身市場規(guī)模和資金狀況的制約，一般很難實現規(guī)模化采購，在采購中常處于劣勢。因此，中小企業(yè)可以通過集體聯(lián)合以及行業(yè)協(xié)會平臺的采購方式，集小單為大單，實現批量采購，增強話語權，降低采購成本；其次企業(yè)可以通過與供應商直接交易，減少中間環(huán)節(jié)，擺脫商的轉手成本，提高采購效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉帶來的采購風險。

(三)構建嚴格規(guī)范的采購制度

中小企業(yè)應優(yōu)化采購組織架構、明確崗位職責、梳理流程制度。建立更符合企業(yè)實際的組織架構，并結合員工能力明確崗位職責，以流程制度為基礎加強采購管理與內部控制，防范采購風險。[3]對采購經辦人員進行定期崗位輪換制度，建立獨立的稽核制度，不相容崗位相分離；制定科學合理的績效評價體系，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，合理的獎懲體系，調動員工積極性；完善驗收控制制度，設立專門驗收機構，按照采購物資驗收標準，對采購物資的品質進行嚴格把關，并出具相關驗收報告，必要時聘請專業(yè)的檢測人員進行檢測；建立完善的采購預算制度，進行全面預算控制；完善到期付款的預算管理，建立符合企業(yè)自身的付款流程，嚴格按照付款流程操作。

(四)加強與供應商協(xié)作，建立戰(zhàn)略合作關系

中小企業(yè)應加強與供應商的協(xié)作，建立戰(zhàn)略伙伴合作關系。企業(yè)應對供應商進行分類，制定不同的風險應對策略，制定供應商考核評價體系，保證供應商與企業(yè)有著相同的利益，實現共贏。建立和完善供應商檔案和供應商準入制度和價格評價體系，通過對價格信息進行定期的收集、分析和評價，制定科學的采購計劃，為價格談判提供有利信息；與供應商建立長期的、互助的戰(zhàn)略伙伴關系,建立暢通的供貨渠道，有利于降低采購價格和采購費用,提高采購效率和質量，增強企業(yè)競爭力。

(五)合理運用現代采購方式

隨著我國互聯(lián)網技術和信息技術的高速發(fā)展，網上采購拓寬了企業(yè)采購的方式和途徑，同時為改善傳統(tǒng)采購方式的不足提供了良好的契機。企業(yè)應該積極的去適應這一趨勢，優(yōu)化采購模式，運用電子商務進行網上采購，降低采購成本，提高采購效率。企業(yè)借助集體聯(lián)合采購的平臺、第三方采購模式，實施JIT采購和MRP采購模式等現代采購模式，提高采購效率，降低采購成本，實現采購的公開化、程序化，由庫存而采購轉變?yōu)橛唵味少?，集小單為大單，批量采購，增強采購談判實力，增強企業(yè)競爭力，促使采購成為企業(yè)新的利潤增長點。

三、結語

總之，規(guī)范和完善的采購內部控制體系能有力增強中小企業(yè)采購活動的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質和采購成本，提高采購效率，增強企業(yè)的利潤水平和整體市場競爭能力。中小企業(yè)應切實完善企業(yè)內部控制體系，構建嚴格規(guī)范的采購制度，加強對采購人員的素質控制，運用現代采購模式，優(yōu)化采購方式，增強企業(yè)競爭力，促使采購成為企業(yè)新的利潤增長點。

參考文獻：

[1]張靜.中小企業(yè)成本控制問題研究[J].物流科技,2013(04):57-60.

[2]朱榮恩.建立和完善內部控制的思考[J].會計研究,2001(01):24-31.

[3]戈輝.A公司采購內部控制的研究[J].會計研究,2016(05):78-83.

作者：劉倩如 單位：山東農業(yè)大學經濟管理學院