企業(yè)文件管理全文(5篇)

摘要：隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，集團企業(yè)的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業(yè)向前發(fā)展的關鍵要素。本文針對集團企業(yè)電子文件管理所面臨的困境，結(jié)合當前國內(nèi)外專業(yè)電子檔案管理的成就，對集團企業(yè)加強電子文件管理提出了相關的策略，以供參考借鑒。

關鍵詞：集團企業(yè)；電子文件管理；現(xiàn)狀；意義；策略

一、集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

集團企業(yè)是以母公司為基礎，以產(chǎn)權(quán)關系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個及三個以上的獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團。企業(yè)集團都是由若干相互聯(lián)系、相互作用的子公司組成的復雜系統(tǒng)，在這個大系統(tǒng)內(nèi)各要素間的互動和協(xié)同，使系統(tǒng)產(chǎn)生了創(chuàng)新和發(fā)展的推動力量，通過集團內(nèi)部的協(xié)同效應，創(chuàng)造1+1>2的效應。電子文件是相對紙質(zhì)文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”[1]。數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展大大提高了企業(yè)的工作效率和管控能力，極大地促進了企業(yè)的集團化和規(guī)模化發(fā)展。但隨著集團企業(yè)規(guī)模不斷擴大，數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業(yè)的各下屬企業(yè)之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸。清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司檔案事業(yè)部總經(jīng)理季雪剛認為：“企業(yè)電子文件管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，電子文件的證據(jù)地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，在管理思想、管理模式、技術(shù)標準、軟件的開發(fā)與應用等方面已積累了豐富的經(jīng)驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據(jù)價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內(nèi)也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎上，開展了電子文件管理戰(zhàn)略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業(yè)務方法和技術(shù)路線[3]。盡管國內(nèi)外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發(fā)現(xiàn)：（1）以往的研究大部分都集中在專業(yè)電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業(yè)電子文件管理方面研究卻非常少。專業(yè)電子檔案管理更注重專業(yè)領域內(nèi)容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業(yè)電子檔案管理是針對集團各子企業(yè)之間的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務流程進行的綜合性管理，兩者性質(zhì)的不同，專業(yè)電子檔案管理研究成果很難為集團企業(yè)所用，導致集團企業(yè)電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現(xiàn)共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結(jié)合起來研究；（3）雖然國內(nèi)外開展基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設計，但關于集團企業(yè)的頂層設計研究未曾提及；（4）國內(nèi)在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業(yè)電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業(yè)電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設、文檔管理內(nèi)部管理方面研究，應用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發(fā)設計更是少之又少。

二、研究集團企業(yè)電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內(nèi)集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀以及社會發(fā)展需要，研究集團企業(yè)電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業(yè)電子文件的管理必須和集團企業(yè)的業(yè)務流程進行緊密結(jié)合，才能發(fā)揮它的最大功能，因此比專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)更加復雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關注專業(yè)電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業(yè)電子文件管理研究，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創(chuàng)性、前沿性，有助于進一步豐富企業(yè)電子文件管理的理論。（2）近年來，國內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展非常迅猛，許多大型集團企業(yè)都建立了集團內(nèi)的管理信息系統(tǒng)。但目前國內(nèi)企業(yè)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)一般比較強調(diào)業(yè)務流程的規(guī)范、信息的溝通傳遞以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統(tǒng)的應用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內(nèi)部的聯(lián)系，提高了集團對下屬各企業(yè)的管控能力，但卻對每天不斷產(chǎn)生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業(yè)的進一步發(fā)展。如何解決集團企業(yè)電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

三、開展集團企業(yè)電子文件管理研究的基本思路

摘要：以存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、服務現(xiàn)代化為主的檔案信息化管理是檔案工作的發(fā)展趨勢，檔案工作重點也從以實體檔案為主逐步向以電子文件為主的數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。文章旨在探究在電子信息技術(shù)的不斷成熟，CAD技術(shù)廣泛應用的背景下，如何科學有序地管理數(shù)量巨大且增長迅速的CAD文件。研究發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)在的管理實踐活動中，還存在的問題即件載體分散，格式不統(tǒng)一，難以進行統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。并且初步探究解決以上問題的對策，以期能對CAD文件管理以及電子文件管理實踐活動提供方法和有益借鑒。

關鍵詞：檔案管理；文件管理；CAD文件

CAD就是計算機輔助設計（ComputerAidedDe－sign），是運用計算機及其圖形設備協(xié)助設計人員進行設計工作的繪圖系統(tǒng)，CAD技術(shù)是一項綜合性、迅速發(fā)展和廣泛應用的高新技術(shù)。國家標準《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》中規(guī)定了CAD文件是在CAD過程中產(chǎn)生的文件，是指實現(xiàn)產(chǎn)品或項目所必須的全部設計文件和CAD圖等。CAD文件管理是指在CAD過程中，對所形成的CAD文件進行科學、有序地管理。本文主要論述CAD文件管理研究的現(xiàn)狀，對已有的相關研究進行了資料收集和數(shù)據(jù)分析。研究顯示，近年來，相關主題的研究規(guī)模較小，無法形成熱點，但是研究的范圍比較狹小，致力于解決問題，理論研究較少?；贑AD文件管理這一課題的研究內(nèi)容的變化趨勢是受CAD圖文檔系統(tǒng)的應用所影響的。在CAD圖文檔系統(tǒng)剛起步和小范圍推廣時，學者們研究使用和管理方法；大范圍廣泛應用時，學者們解讀政策；全社會普遍應用時，學者們致力于解決問題?？梢钥闯鲞@一課題是以指導實踐為目的的，非常重視實用性。本文對學術(shù)研究中的問題與對策進行探討，以期指導現(xiàn)實檔案工作。

1CAD文件管理的現(xiàn)狀

1.1制度現(xiàn)狀

現(xiàn)行的CAD文件管理標準有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存儲與維護（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理編號原則（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理編制規(guī)則（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改規(guī)則（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理簽署規(guī)則（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理標準化審查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試（GB/T17679—1999）》等，從CAD文件管理的各個方面進行了規(guī)范，其中有部分是采用了國際標準，在世界范圍內(nèi)形成了CAD文件管理標準的統(tǒng)一，但全部為推薦標準，并不要求必須按標準管理CAD文件執(zhí)行，所以也存在大量管理不規(guī)范的情況。另外，大部分標準為1999年修訂，年限較為久遠，尤其是近幾年的電子文件管理方面發(fā)展迅速，過于陳舊的標準在某些實踐中已不再適用。

1.2管理現(xiàn)狀

一、產(chǎn)品科研生產(chǎn)質(zhì)量管理過程中的現(xiàn)狀及問題

1.1產(chǎn)品科研生產(chǎn)過程中的文件在制定過程中存在一定問題

某些企業(yè)在制定質(zhì)量管理過程文件時，沒有對企業(yè)生產(chǎn)實際進行詳細了解，而是單方面的采取了引用和借鑒，導致了所編制的文件不能適用企業(yè)自身需求，出現(xiàn)編制的文件與企業(yè)實際兩層皮的現(xiàn)象，不利于文件管理的推行。因此，這種情況下編制的質(zhì)量管理文件不利于企業(yè)發(fā)展。從企業(yè)科研和生產(chǎn)實際過程來看，為了保證科研和生產(chǎn)能夠有序進行，需要建立健全的文件管理系統(tǒng)，保證產(chǎn)品科研和生產(chǎn)過程中的文件能夠得到有效管理。但是從目前文件管理系統(tǒng)的運行來看，文件制定缺乏可操作性，制約了產(chǎn)品科研生產(chǎn)質(zhì)量管理的整體發(fā)展。

1.2企業(yè)的生產(chǎn)記錄還存在一定的問題

在企業(yè)生產(chǎn)過程中，為了保證企業(yè)的產(chǎn)品具有一定的可追溯性，需要在產(chǎn)品生產(chǎn)中填寫比較完善的生產(chǎn)記錄，記錄產(chǎn)品的各項性能參數(shù)和生產(chǎn)過程。但是從目前企業(yè)生產(chǎn)記錄的建立和填寫來看，還存在一定的問題，不但無法實現(xiàn)產(chǎn)品可追溯，還制約了產(chǎn)品生產(chǎn)。所以，出于提高產(chǎn)品生產(chǎn)過程完整性的目的，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程的質(zhì)量管理中需要建立完善的追溯機制，需要建立完整的生產(chǎn)批次記錄制度，保證產(chǎn)品生產(chǎn)過程質(zhì)量管理取得積極效果。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)過程來看，批生產(chǎn)記錄不完整的問題比較突出，影響了產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量管理的整體效果。

1.3產(chǎn)品生產(chǎn)工藝不能滿足實際需要

對于產(chǎn)品生產(chǎn)而言，產(chǎn)品工藝是保證產(chǎn)品生產(chǎn)過程正常進行的重要手段，只有建立完整的產(chǎn)品工藝才能滿足生產(chǎn)需要，進而達到提高產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效率的目的。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)工藝來看，一些企業(yè)對生產(chǎn)工藝不重視，無法制定準確的生產(chǎn)工藝，導致了生產(chǎn)工藝無法滿足企業(yè)實際生產(chǎn)需要。從這一角度出發(fā)，我們應重點完善產(chǎn)品生產(chǎn)工藝，將產(chǎn)品工藝作為提高產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量的重要措施，采取積極措施，提高產(chǎn)品工藝的科學性和合理性，促進產(chǎn)品生產(chǎn)發(fā)展。在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)工藝是保證產(chǎn)品整體質(zhì)量的重要措施。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)過程來看，產(chǎn)品生產(chǎn)工藝還存在一定的問題。其問題主要表現(xiàn)在產(chǎn)品工藝不符合實際需要，工藝較滯后。另外產(chǎn)品工藝在生產(chǎn)過程中沒有得到有效執(zhí)行，制約了生產(chǎn)的正常進行。

一、檔案管理現(xiàn)代化建設的內(nèi)容

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內(nèi)容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃?，F(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標設置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強了各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過系統(tǒng)協(xié)調(diào)實現(xiàn)共同目標;其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數(shù)學模型進行定量分析;最后，在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調(diào)管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、現(xiàn)代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結(jié)構(gòu)包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網(wǎng)絡，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現(xiàn)代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構(gòu)建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現(xiàn)最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以網(wǎng)絡數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術(shù)對這些數(shù)字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫[2]。3.通過建立標準規(guī)范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當?shù)陌才?，因此通過網(wǎng)絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環(huán)境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務規(guī)范和技術(shù)規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經(jīng)驗，工作非常熟練。他們認為傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們?nèi)狈ο嚓P的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現(xiàn)代化知識了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統(tǒng)復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數(shù)據(jù)并不完美和準確，最重要的一點是數(shù)據(jù)資源無法真正共享。這對于實現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對現(xiàn)代管理基礎知識掌握不夠，對現(xiàn)代設備操作技術(shù)的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程，為區(qū)域經(jīng)濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構(gòu)建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現(xiàn)代化的舉措

摘要：數(shù)字技術(shù)的迅猛迭代發(fā)展，深刻推動了信息革命，進一步引發(fā)文件管理方式的變革，電子文件管理迫切需要法律法規(guī)予以支持。新《檔案法》的頒布實施為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。本文從新《檔案法》中電子檔案的生效要件分析出發(fā)，對比了國外該領域的相關實踐，對我國電子文件管理立法提出了立法建議，并認為只有完成該立法，才能充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用，提高社會生產(chǎn)和管理效能，促進社會交易成本下降、經(jīng)濟發(fā)展和社會進步。

關鍵詞：《檔案法》；電子文件管理；立法

0引言

當前，我國數(shù)字技術(shù)、數(shù)字經(jīng)濟迅猛迭代發(fā)展，深刻推動了信息記錄的革命，引發(fā)文件記錄和管理方式的劇烈變革，深刻影響著文件管理的技術(shù)、方法、體制、原則、理念等諸多方面。與紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理要求更高。電子文件管理失控或不善，會造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服務社會的能力，影響歷史和文明記錄的延續(xù)，甚至威脅國家信息安全與利益。[1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）的頒布實施，對電子檔案形成和管理的要求進一步明確，為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。為充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用，有必要以法律形式保障和鞏固電子文件發(fā)展的有利條件，進一步賦予電子文件法律效力，建立科學合理的法制化管理和控制機制，保障電子文件的真實、完整、可用和安全，促進我國電子文件管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1國外電子文件立法實踐綜述

針對美國[2]、加拿大[3]、歐盟[4]等發(fā)達國家和聯(lián)合國[5]等組織的法案文獻的研究可見，發(fā)達國家電子文件管理已普遍納入法制軌道。分析其立法實踐特點和成效，對我國電子文件管理立法有借鑒意義。

1.1國外立法實踐主要特點