學籍檔案管理全文(5篇)

摘要：目前，高等教育合作院校學籍檔案管理存在著學籍檔案管理分散、合作協(xié)議書缺失、通過人事審核難度較大、管理模式落后等問題。為此應完善合作院校學籍檔案管理制度、推進學籍檔案數據化、實現學籍檔案互通有無。

關鍵詞：合作院校；學籍檔案；學籍檔案管理；問題與對策

合作辦學是高等院校的一種辦學形式，它推進了不同地區(qū)之間優(yōu)質教育資源的輻射、共享與增值，但同時也帶來了高校檔案管理一些新的問題。浙江師范大學跟金華教育學院、紹興文理學院和浙江外國語學院等院校都有合作辦學關系，但是這些合作院校畢業(yè)學生的學籍檔案管理一直沒有受到應有的關注。據調查了解，這種情況在其他高校的合作辦學中也普遍存在。

1合作院校學籍檔案管理的主要問題

學籍檔案指學生從入學到畢業(yè)、就業(yè)全過程形成的具有保存價值的原始材料，包括學生的入學信息、成績信息和畢（結）業(yè)信息等，具有原始的記錄性，是學生人生中的另一張“身份證”，能夠表明學生在學習階段的基本信息情況，也是用人單位進行干部專項審核的重要參考依據。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，重點審核干部的學歷學位、出生日期和參加工作時間等基本信息[1]。2019年，中共中央組織部頒發(fā)《進一步加強干部人事審核工作的通知》，要求扎實推進人事專項檔案審核全覆蓋工作。一場從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國展開，由此高等教育合作院校畢業(yè)生的學籍檔案問題也暴露出來。第一，學籍檔案沒有實現集中統(tǒng)一管理。一般學生的學籍檔案在自己畢業(yè)院校都能找到，而合作院校畢業(yè)的學生學籍檔案存在分散在兩個合作院校的情況。如，與浙江師范大學合作辦學的紹興文理學院，1978年至1979年合作辦學的這批學生所有學籍檔案都在紹興文理學院，但1994年至1997年入學學生的學籍檔案，錄取名冊和成績等材料在紹興文理學院，而畢業(yè)名冊和學位名冊則保存在浙江師范大學。再如，與浙江師范大學合作辦學的金華教育學院，1985年至1987年錄取學生的錄取名冊和成績等學籍材料在金華教育學院，但畢業(yè)名冊保存在浙江師范大學，學籍檔案分散在兩處，這給補辦檔案造成了麻煩。還有，與浙江師范大學合作的各分校，相關的學籍檔案都有不同程度的遺失、資料不全等情況，主要是學籍檔案沒有進行統(tǒng)一的規(guī)范管理。第二，合作協(xié)議書缺失。紹興文理學院最早創(chuàng)辦于1909年，目前能查到的與浙江師范大學最早的合作協(xié)議是1996年12月30日，由兩個合作院校簽訂，浙江師范大學同意紹興文理學院的要求，在紹興文理學院設立浙江師范大學進修部，主要為紹興市中學教師“專升本”函授教育（限漢語言文學、英語教育兩個專業(yè)）。但是，目前來查閱學籍檔案的最早的年份是1978年入學數學系專業(yè)的學生，在紹興文理學院檔案館也找到了該生的學籍檔案，在錄取名冊標題上也明確寫著“浙江師范學院紹興分校1978年錄取新生名冊”。金華教育學院最早創(chuàng)辦于1962年。目前能查到的最早的合作協(xié)議是1985年3月23日，由浙江師范大學、金華教育學院和金華地區(qū)教育局簽訂的“關于金華教育學院面向社會招生的協(xié)議”，舉辦三年制英語、生化大專班（共80名），辦班地點設在金華教育學院。究竟在1985年前，金華教育學院是否與浙江師范大學有合作辦學，不得而知。因合作協(xié)議缺失，無法考證兩校合作招生的具體年限，只能從現有的錄取名冊當中找到有“浙師院”“浙江師范學院”字樣的材料，才能確定當年有合作招生。第三，合作院校學籍檔案很難通過人事審核。學籍檔案的審核，主要是對干部入學、成績和畢業(yè)三方面的信息是否真實、完整和準確進行核驗。普通院校畢業(yè)的學生，他們畢業(yè)證書上的蓋章的學校名稱與他們在讀學校一致，所以他們學籍檔案只要在本校查到所要求的入學、成績和畢業(yè)三方面的材料即可。而合作院校的學生，他們在讀的學校與畢業(yè)證書上蓋章的學校是不一致的。如，紹興文理學院和浙江師范大學合作辦學期間1997年至2001年畢業(yè)的學生，他們學習是在紹興文理學院，但畢業(yè)證書上蓋的章卻是浙江師范大學的。所以，這批學生就是補全了所要求的學籍檔案，但如果檔案資料上蓋的是紹興文理學院檔案館的章，又沒有當年兩校的合作協(xié)議，是無法通過干部人事審核的。這些學籍檔案只有蓋浙江師范大學檔案館的章，審核才能通過。而目前，這些學籍檔案基本在分校一方，或分散兩校。因此合作院校畢業(yè)的學生要補全學籍檔案、通過人事審核，困難重重。第四，學籍檔案管理模式落后。從與浙江師范大學合作的院校情況來看，目前學籍檔案管理多為管理傳統(tǒng)的紙質檔案，造成的結果是，工作人員找到需要的案卷，從庫房調出，然后手工翻閱查找，復印所需材料，最后案卷放回庫房，勞力費神。學籍檔案利用頻率較高，紙質檔案容易磨損。高校的新生錄取名冊，通常由各省教育考試院或招生委員會用無碳壓感紙打印出來，且不是第一聯(lián)，加蓋公章章后，移交給高校。按正常使用頻率，前面幾頁會因磨損造成字跡不清甚至字跡消失。針對這些情況，也有學校啟動了檔案數字化工作。如，紹興文理學院檔案館已經從目錄層次的數字化逐漸轉為內容層次的數字化，比起紙質檔案的利用方便很多。在系統(tǒng)中輸入關鍵詞，快速完成檢索工作，直接打印所需資料，加蓋公章即可。在實踐中，由于學籍檔案中的高考錄取名冊、學位名冊和畢業(yè)名冊通常不是以學生個人為單位立卷存檔的，而是以學生錄取年份、畢業(yè)年度按班來整理成冊存檔的。這些檔案基本上同一屆學生名單在一起，少則幾十頁、多則幾百頁，查找個人信息時極為不便；而且找到后，打印出來的數字錄取名冊需要做好隱私數據的處理，往往一頁上有幾十位校友的信息，需要遮掉其他人信息再進行復印，才能給利用者，這樣費時費力。

2加強合作院校學籍檔案管理的若干對策

2.1 要完善學籍檔案管理制度，確保檔案的完整性

【摘要】高職院校學籍檔案現狀大都比較復雜，在工作實踐中制約了學籍檔案管理與利用，文章分析了高職院校學籍檔案普遍存在的問題，探討高職院校學籍檔案的特點、發(fā)展意義以及途徑，旨在思考學籍檔案未來的管理與發(fā)展，更好地服務于民。

【關鍵詞】高職院校；學籍檔案；管理與發(fā)展

高職院校是近二十年大力發(fā)展的辦學主體，教育目標的多次轉換，致使學籍檔案狀況復雜。近年來，社會對學籍檔案的需求越來越多，尤其人事檔案越來越規(guī)范，對作為人事檔案重要組成的學籍檔案提出了更多要求。

1高職院校學籍檔案特點

學籍檔案一般都依據1983年教育部頒布的《全日制普通高等學校學生學籍管理辦法》、2017年教育部第41號令《普通高等學校學生管理規(guī)定》來進行管理，主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學籍卡、成績單、學生學籍變更、學生獎懲、畢業(yè)生登記表等。在學籍檔案管理工作中，新生錄檢表、學籍卡與畢業(yè)生登記表是最常利用的檔案，新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門確定和下發(fā)，是學生取得本階段學習資格和學習完成的憑證，學籍卡是真實記錄學生在校期間學習過程的總結性、完結性材料，內容綜合了其他學籍檔案如學籍變更、學生獎懲等信息，學籍卡因學校不同而各異，最能體現學籍檔案特色。

1.1高職院校學籍檔案多元且復雜

高職院校發(fā)展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發(fā)展是其特點，各階段教育目標不同，致使學制不同、生源結構不同，學籍檔案往往包含幾類教育目標不同的檔案，檔案多元。高職院校學籍檔案復雜，表現在不同教育目標學籍材料出現交叉混用狀況，如學籍卡等屬職業(yè)中專，畢業(yè)證以及相關材料卻屬高職院校，致使學籍檔案經常被使用單位所質疑，學籍檔案狀況比較復雜。

【摘要】在社會飛速發(fā)展的潮流下，社會階層對教育也是愈加關注，成人教育作為教育體系中的重要組成部分，但由于不同高校有不同的學制特點，使得如今學籍工作難度不斷增加。本文重點根據成人教育學籍現有的問題，以及提出解決其問題的方法。

【關鍵詞】成人教育 學籍檔案 管理 對策

引言

加強教育是提高社會人民素質的重要渠道，成人教育的普及也進一步實現我國終身學習的政策。近幾年來，我國成人教育發(fā)展迅速，其規(guī)模也在不斷擴大，學生數量也是逐年遞增，進而使得成人教育學籍管理難度不斷增加、工作日益繁重。成人教育不同于普通高等教育，由于成人教育起步較晚、學生群體復雜、辦學形式多樣，這一系列原因是導致成人教育學籍檔案難以管理的原因。再者，有關教育機構對成人教育不夠重視，檔案管理人員意識淡薄、規(guī)章制度落實不到位等因素同樣是導致學籍檔案出現問題的原因。

一、成人教育學籍檔案管理中的問題

（1）對學籍檔案認識不夠我國成人教育是從19世紀60年代初才得以發(fā)展，當時的成人教育中，由于專業(yè)設置不規(guī)范、師生資源少、管理水平低等因素，使得人們對成人教育學籍檔案的價值認識不夠，很多檔案的價值沒有充分挖掘出來，極大地影響了檔案管理人員的工作熱情。長此以來，由于社會對成人教育重視程度不夠，使得檔案管理資金不足、人力不足、技術不足，很多過去遺留的問題積壓到現在，例如材料積壓、無效檔案、檔案缺失等。

（2）成人教育學籍檔案管理質量低下由于檔案管理工作繁重，使得在檔案管理中很容易出現材料的遺漏、積壓。如今，由于成人教育學籍檔案管理范圍模糊不清，有些檔案材料、答辯材料只存入學校的文書檔案中，而學籍檔案卻很少存檔，這就使得企業(yè)對人才的使用和考察帶來很多不便。再者，成人教育學籍檔案管理流程不規(guī)范，有些檔案沒有填寫準確時間，使得檔案喪失時效性、真實性；有些畢業(yè)論文無題目，只有最終成績；再有一些在檔案傳遞過程，檔案袋無密封，甚至是無檔案袋直接遞交，這樣極其容易泄露檔案信息。

摘要：隨著我國進入信息時代，“互聯(lián)網+”的計劃逐漸普及，讓高職院校的學籍檔案管理越發(fā)的趨于數字化和信息化。目前，“互聯(lián)網+”下的學籍檔案管理還存在著一系列的問題和漏洞，影響著高職院校學籍管理工作的開展。文章通過對相關文獻的分析和研究，對當下“互聯(lián)網+”下高職院校學籍檔案管理和開發(fā)利用做出了簡要的分析，并提出了幾點意見以供參考。

關鍵詞：互聯(lián)網+；高職院校學籍檔案；管理和開發(fā)利用

1“互聯(lián)網+”背景下高職院校學籍檔案管理的現狀

學生的學籍檔案是學生在校期間，所有行為以及成績、表現的記錄，從入學之初一直到畢業(yè)，學籍檔案中記載著學生的思想品德，學籍變動、獎懲情況、成績記載等，是高職院校工作中不可或缺的重要組成部分。因為學籍檔案的特殊性，它本身就具有法律憑證的作用，所以，學籍檔案的完整和安全性對于學生本身、學校乃至社會和學生未來的發(fā)展都有非常重要的作用，因此，也成了各高職院校的重點工作內容[1]。

1.1當下高職院校中的學籍檔案多為紙質，且檔案發(fā)展歷史不長

隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，電子學籍檔案對傳統(tǒng)的紙質版檔案造成了劇烈的沖擊。以往的學籍檔案占地面積較大，而且因為紙質不利于保存，更不利于資源信息的共享和傳輸，在當下電子檔案的流行下，逐漸面臨挑戰(zhàn)和危機。電子檔案因為其占地面積小，利于信息共享，同時也能夠把集成、遠程調整和辨別簡單化和快捷化，受到了當下各高職院校的歡迎。同時，因為“互聯(lián)網+”的發(fā)展和普及，科技技術能夠將學籍檔案的數據庫、檔案的實體、系統(tǒng)的網絡和數據以及用戶的信息完全地集中在智能的數字信息平臺之下，有助于實現數據的挖掘以及整合和利用。

1.2當下高職院校學籍檔案信息的收集渠道分散，不利于整體信息的整合

高校學生個人學籍檔案記錄了在校生的學習表現、學習成績、個人信息等重要信息。高校學籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學合理的方法管理檔案。由于高校學生個人學籍檔案存在人數多、信息量大、要求信息準確度高等特點，在檔案管理過程中，難度較大。目前，國內高校為了提高管理效率，普遍實施電子學籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學籍管理實踐過程中，仍然出現了許多問題，我們需要用新理念、新思想去解決現存在高校學籍檔案管理中的矛盾，維護良好的教學秩序，使學校管理更加高效快捷。

1高校學生個人學籍檔案管理特點

1.1信息多，任務重

高校學生檔案是個人人事檔案的成形階段，包括小學至高中的各階段檔案。國家重視學生學習，大力發(fā)展各級各類高校，提高高校的教學水平。隨著每年高考人數的增多以及學校擴招工作的逐步落實，每年的開學季都是高校最忙的時候，不僅要將每一位新入校學生的個人信息、高考成績、分配的宿舍、專業(yè)、學號錄入學校學籍檔案系統(tǒng)中，信息種類多，涉及人數多，時間短暫，任務負擔重。

1.2信息準確度高

全國在校生電子學籍的展開導致學籍的內容與學生在校學習評定、畢業(yè)生學分審查、在校表現記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，對于每個學生來說十分重要，如果出現問題，就會影響到學生未來的發(fā)展。同時學籍檔案的記錄也遵循學校相關管理制度而指定，任何人都不能對其中的信息進行更改，設置專人負責監(jiān)督系統(tǒng)的健全，保證在校生的利益，因此對于學生學籍檔案管理準確度要求十分高。

1.3周期性