精益化管理在學(xué)籍管理中應(yīng)用
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摘要:探討了互聯(lián)網(wǎng)背景下精益化管理在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用，概述了精益化管理模式的內(nèi)涵和特點(diǎn)，指出了精益化管理在學(xué)籍管理中推行需明確的問題，提出了精益化管理在學(xué)籍管理中的應(yīng)用路徑，以期使之與高等教育新發(fā)展格局相適應(yīng)。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng);精益化;學(xué)籍管理
精益化管理是一種科學(xué)的管理方法，一種永續(xù)精進(jìn)的管理過程，精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)是精益化管理的核心思想。高等教育學(xué)籍管理工作的每一個環(huán)節(jié)均對管理者提出了精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)的要求，因此將精益化管理引入學(xué)籍管理工作中不失為一種響應(yīng)新發(fā)展格局的常態(tài)式管理模式，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在線進(jìn)行學(xué)籍管理并辦理學(xué)生學(xué)籍異動處理成為一種趨勢。
1精益化管理模式概述
1.1精益化管理概念精益管理的概念始創(chuàng)于豐田公司大野耐一實(shí)行的即時生產(chǎn)概念，即在企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)及其他運(yùn)營活動中徹底消滅浪費(fèi)現(xiàn)象，這就是精益理念在管理中應(yīng)用的核心［1］。精益管理的意義在于降低成本、提升價值流效率、提高客戶滿意度、實(shí)現(xiàn)股東價值最大化。
1.2精益化管理特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)
精益化管理的前提是要了解精益化管理工作的特征，精益化管理兩個要素即:“精”———少花時間、少投入、少消耗資源;“益”———多產(chǎn)出效益、精益求精［1］。管理過程中凝練出的主要特點(diǎn)為精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。精是精湛、精心、精益求精;準(zhǔn)是準(zhǔn)確、無誤、具體;細(xì)是細(xì)致、細(xì)節(jié)、到位;嚴(yán)是嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格、一絲不茍。管理者應(yīng)該在了解精益化的本質(zhì)上下功夫，勤于實(shí)踐、勤于思考、勤于反思，在精益化管理的特點(diǎn)里提煉出適于本行業(yè)管理崗位的理念，不斷在實(shí)踐中吐故納新，做好管理工作。
1.3精益化管理與信息化的結(jié)合
精益化管理需要一定的技術(shù)作為支撐，在信息化逐步滲入高校管理體系的過程中，移動互聯(lián)網(wǎng)為其提供了快速的實(shí)現(xiàn)方案。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的誕生，精益化學(xué)籍管理成為一種科學(xué)的管理理念，這種管理理念超出了管理者自身的管理經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力，是信息化與精益化互相融合的體現(xiàn)。同時，在管理平臺的運(yùn)用上可選擇的技術(shù)平臺也逐漸增多，釘釘平臺、微信平臺等均可輔助實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的精益化。
2精益化管理在學(xué)籍管理中推行需明確的問題
2.1更新管理理念，樹立精益意識
高等教育學(xué)籍管理貫通學(xué)生整個大學(xué)生涯，陪同學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，因此，每一項(xiàng)學(xué)籍管理工作都需要工作人員做到細(xì)致入微，從而保證大學(xué)生切身權(quán)益不受損，進(jìn)而保證教育的公平公正?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代對高校學(xué)籍管理工作提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，要切實(shí)提高業(yè)務(wù)本領(lǐng)，改革傳統(tǒng)封閉、被動式的服務(wù)模式。高校學(xué)籍管理必須與時俱進(jìn)順應(yīng)新時代的發(fā)展理念、謀求新的管理模式，學(xué)籍管理要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，形成問題導(dǎo)向，不斷以事務(wù)服務(wù)為立足點(diǎn)，強(qiáng)化過程約束，挖掘內(nèi)在激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為基礎(chǔ)，約束和激勵聯(lián)合制動的管理理念，轉(zhuǎn)化服務(wù)模式，做好常規(guī)服務(wù)，履行管理職責(zé)。
2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究，培養(yǎng)精益思維
精益思維是精益管理的核心，部分企業(yè)對精益管理仍然認(rèn)識較少，可通過舉辦培訓(xùn)研討班、建立精益企業(yè)研究中心和示范中心等方式，積極引導(dǎo)各行業(yè)領(lǐng)域通過培訓(xùn)探索運(yùn)用，鼓勵相關(guān)行業(yè)灌輸精益管理思想，運(yùn)用精益管理方法。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，學(xué)籍異動呈現(xiàn)出了日趨多樣、繁雜的特點(diǎn)，原有固化的學(xué)籍管理方式已不能滿足目前的需求，招生規(guī)模的擴(kuò)大以及培養(yǎng)方式的多樣化導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)在學(xué)校部門間信息不對稱、滯后的問題越來越嚴(yán)重，部分高校學(xué)籍管理工作存在重收集輕利用、重管理輕服務(wù)等現(xiàn)象。這些都對高等學(xué)校教學(xué)管理質(zhì)量及效率的提升產(chǎn)生了影響［2］。高校迫切需要結(jié)合自身情況，按照精益思維原理改進(jìn)學(xué)籍管理工作。
2.3運(yùn)用漸進(jìn)模式，推行精益管理
精益管理不是學(xué)籍管理工作的全部，它應(yīng)與其他管理方式相協(xié)調(diào)，要因事施管，重視構(gòu)建有效的支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的科學(xué)化，加強(qiáng)對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的采集、整理及利用過程的研究，注重學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，創(chuàng)立尊重學(xué)生個性化發(fā)展的個性化精益原則，提高管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理能力，最大限度地提高學(xué)籍管理的實(shí)效性。
3精益化管理在學(xué)籍管理中的應(yīng)用路徑
3.1理清權(quán)責(zé)職能
《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中對學(xué)籍管理進(jìn)行了明確規(guī)定，高校學(xué)籍管理內(nèi)容涉及學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各個環(huán)節(jié)，包含入學(xué)與注冊、休復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級、畢業(yè)等內(nèi)容［3］。每個環(huán)節(jié)都要求學(xué)籍管理人員認(rèn)真細(xì)致地工作，保證事務(wù)性服務(wù)收到成效。高校學(xué)籍管理工作要確保職能明確、責(zé)任清晰，厘清職責(zé)邊界，建立健全責(zé)任清單，壓實(shí)工作責(zé)任，著力解決權(quán)責(zé)不清、辦事推繞拖等問題。學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能配置應(yīng)當(dāng)對應(yīng)，構(gòu)建起運(yùn)行順暢、充滿活力的工作體系。對學(xué)籍管理工作列出權(quán)力清單，對學(xué)籍管理部門行使的權(quán)力進(jìn)行全面梳理、清理規(guī)范、審核確認(rèn)，以清單形式列明權(quán)力事項(xiàng)等并向?qū)W生及社會公開。
3.2再造服務(wù)流程
學(xué)籍管理部門要深入思考和分析整個服務(wù)流程，從學(xué)生需求出發(fā)改造服務(wù)流程，通過對服務(wù)流程的構(gòu)成要素進(jìn)行重新組合，對現(xiàn)行工作方式進(jìn)行反省和創(chuàng)新，重新設(shè)計(jì)服務(wù)流程，提高學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程的績效。對學(xué)籍管理流程進(jìn)行再造，利用先進(jìn)的信息技術(shù)重新構(gòu)筑各環(huán)節(jié)之間的邏輯關(guān)系，使環(huán)節(jié)間的關(guān)系更符合工作的內(nèi)在邏輯;削減出于監(jiān)督心理而加設(shè)的環(huán)節(jié)，從而使環(huán)節(jié)的關(guān)系更為簡潔，流程的轉(zhuǎn)換更為通暢，提升學(xué)籍管理的運(yùn)作效率。
3.3優(yōu)化辦事程序
優(yōu)化辦事流程將改善學(xué)籍管理部門的整體風(fēng)貌，針對個別辦事指南不明晰、辦事學(xué)生反復(fù)跑路、辦理流程不清晰等問題，結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步加強(qiáng)一體化服務(wù)平臺建設(shè)，修改完善辦事指南，制訂一次性告知單，最大限度精簡申請材料，減少不必要的審核環(huán)節(jié)，并充分運(yùn)用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程預(yù)約辦理。學(xué)籍辦事流程優(yōu)化的實(shí)施過程包括:A.優(yōu)化日常學(xué)籍異動辦事流程，提高學(xué)籍管理部門整體工作成效。B.加強(qiáng)職能部門間溝通協(xié)調(diào)，保證整個學(xué)籍辦事過程層次有致。C.完善整合管理，建立適應(yīng)學(xué)籍管理的新機(jī)制。D.構(gòu)建快捷、高效、高質(zhì)的學(xué)籍事項(xiàng)受理系統(tǒng)。E.實(shí)現(xiàn)在線預(yù)約，減少時間耗費(fèi)。
3.4明確服務(wù)導(dǎo)向
隨著高等教育改革的不斷深入，必須進(jìn)一步強(qiáng)化為師生服務(wù)的理念，未來學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)和改革思路必須以此為導(dǎo)向，充分考慮學(xué)生利益，助推高等教育改革工作向縱深發(fā)展。以提升服務(wù)水平為有力抓手，明確工作導(dǎo)向，推動學(xué)籍管理工作向服務(wù)型邁進(jìn)，不斷促進(jìn)高等教育學(xué)籍管理工作健康快速發(fā)展。以學(xué)生為本、依法建章、管理育人、服務(wù)育人。
3.5強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理
構(gòu)建精益化管理模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、利用和保護(hù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升管理能力。學(xué)籍檔案包含學(xué)生的個人信息、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、學(xué)習(xí)成績、留級、升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留學(xué)、獎懲情況等學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的大量信息。學(xué)籍檔案是對學(xué)校、社會和個人具有保存價值的真實(shí)記錄，日常管理過程中學(xué)籍檔案的收集、歸檔為學(xué)籍管理工作的順利開展提供了客觀依據(jù)。學(xué)籍管理工作人員要樹立開發(fā)利用學(xué)籍檔案的理念，為教育教學(xué)、科研、管理提供服務(wù)。
3.6推進(jìn)風(fēng)險控制工作
高校學(xué)籍管理以經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的風(fēng)險理論為依據(jù)剖析其風(fēng)險類型，綜觀學(xué)籍管理工作內(nèi)容和其產(chǎn)生的相關(guān)教育糾紛類型，高等學(xué)校學(xué)籍管理風(fēng)險體現(xiàn)在入學(xué)注冊風(fēng)險、學(xué)籍異動風(fēng)險、學(xué)生畢業(yè)資格風(fēng)險、學(xué)生畢業(yè)注冊學(xué)位注冊風(fēng)險等方面［4］。學(xué)籍管理部門要運(yùn)用風(fēng)險識別理論對風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測，采取必要預(yù)防措施:A.明確責(zé)任分工，實(shí)行分級管理。B.及時處理信息，實(shí)現(xiàn)管理價值。C.建立信息系統(tǒng)，完善溝通渠道［4］。以學(xué)籍管理風(fēng)險為導(dǎo)向，通過高校學(xué)籍管理部門內(nèi)部優(yōu)化和改進(jìn)，逐步形成控制評估標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)學(xué)籍管理風(fēng)險防控能力不斷提升［5］。
3.7建立精益化決策管控體系
為提高管理水平、推進(jìn)工作效率，形成以處級、科級、科員分級授權(quán)的決策管控體系。為使學(xué)籍業(yè)務(wù)更加細(xì)化和具體化，以學(xué)籍業(yè)務(wù)分級授權(quán)的形式細(xì)化決策事項(xiàng)、管理層級和決策形式，使決策程序清晰易懂，一目了然，可操作性強(qiáng)［6］。管理者樹立正確決策的意識，管理流程井井有條、運(yùn)作流程清清楚楚，創(chuàng)建學(xué)籍管理崗位規(guī)范，良好制約監(jiān)控點(diǎn)，管理狀態(tài)公開透明，形成各項(xiàng)學(xué)籍管理任務(wù)徹底執(zhí)行、學(xué)籍管理人員用心做事的良好氛圍。
4結(jié)語
互聯(lián)網(wǎng)背景下精益化管理在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用與探索不僅對學(xué)籍管理工作起到促進(jìn)作用，也可以擴(kuò)展到教務(wù)管理的其他方面，如實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)管理、考試管理、師生財(cái)務(wù)管理、科研項(xiàng)目管理等。高校要加強(qiáng)在線學(xué)籍管理工作的精益化管理，使之與高等教育新發(fā)展格局相適應(yīng)。
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作者:姜宏錦 邵麗麗 劉明明 單位:牡丹江醫(yī)學(xué)院
