檔案管理的分類方法精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的分類方法范文

1加強檔案管理人員的專業(yè)素質

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯(lián)系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務檔案的管理

業(yè)務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節(jié)，方便找出其中關聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規(guī)范細則，加強檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應的檔案業(yè)務人員，規(guī)定具體細則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

二結束語

第2篇：檔案管理的分類方法范文

一、加強并創(chuàng)新檔案管理意識

不少企業(yè)或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認為整理人事檔案無非是將所有人的主要經歷、政治面貌、品德作風進行簡單的登記保存而已，對于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項支出。加強人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強醫(yī)院內部的人事檔案管理意識。

首先，在醫(yī)院的管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財力資源，提供更多款項，為人事檔案管理工作的順利進行提供有效的物質保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認識檔案管理的重要性，增強各崗位人員的工作積極性與責任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應該增強責任意識，確保人員充分履行工作職責；人事檔案管理人員也應轉變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。

二、建立健全人事檔案管理機制

人事檔案管理機制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進行所需要遵循的依據。人事檔案管理機制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權與分工。對人事檔案進行科學性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進行規(guī)范，并且對每個步驟的著重點進行總結強調。

首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎。收集信息能否有效進行關系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強調細致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進行分工，明確責權，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負責該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關鍵步驟。對人事檔案信息的整理強調檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強調對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學的人事檔案管理，來促進醫(yī)院內部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時的便捷性。

三、創(chuàng)新人事檔案管理方法

第3篇：檔案管理的分類方法范文

關鍵詞：信息化；科技檔案；管理

科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于當前世界正處于檔案管理的應用階段，所以對其管理的技術有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎上，有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率，節(jié)約管理的成本和費用，滿足社會發(fā)展的需求等。

1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

由于當前正處于社會變革新時期，要求建立知識型經濟新社會，科技檔案體系的建立健全和完善是時展的必然趨勢，而且相關管理部門也對此引起了高度的關注。但是，在很多方面仍需要再進行改進。但深入分析研究，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制，受到社會快速發(fā)展變遷的影響，很多方式和制度難以適應現(xiàn)代化社會，致使其無法正常的投入使用，這就不利于提高檔案管理的效率，使檔案管理工作y以正常進行，而且降低了信息傳播的速度，逐漸的跟人們的需求背道而馳，不符合社會實際發(fā)展需要。

對于科技類檔案的在整理及管理上，需要注意下列幾方面問題：首先，在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進步，相關軟件、硬件都運用在了檔案管理上，在這個知識更迭交替迅速的年代，科技檔案相關的歸檔及分類管理的工作量極具增加，原有的傳統(tǒng)模式，過于落后守舊，在時代進步中，應摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次，目前由于科技管理針對科研工作的內容較多且繁雜，眾多的科研工作的任務時間周期較長并分為不同的階段，在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項目的遞交申請、開展實踐、驗收查看等多個階段。原有的傳統(tǒng)模式已經不適應目前的科技檔案管理工作任務，因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法，避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外，由于一套完備的科技檔案內容記錄了科學研究的整個科研流程順序內容，在科研中又運用了信息化方式來參與研究，其中包括大量的設計圖紙、工程圖片、數(shù)據記載及視頻錄像等等，這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求，目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距，在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設備配置、缺少相關信息數(shù)據資源、缺少資金投入等等問題，要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。

2 信息化時代背景下的我國科技檔案管理建議

（一）采用現(xiàn)代化的形式來進行科技檔案的目錄，編排，立卷等任務

在科技檔案管理中需要具備目錄的自動編排及檢索功能，這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一，自動編排目錄是將檔案管理的內容全部收集整理后，信息運行自動編成檔案的目錄，并在不同的檢索要求下來編制相應的條款目錄，其中有整個卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等，在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學技術處理信息數(shù)據的優(yōu)勢。自動檢索功能可實現(xiàn)通過檔案的關鍵詞及標題、檔案號等詞語快速的反應并及時找到查詢目標，得出查詢結果，這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準確率與精細程度。能最大限度地滿足利用者實際需求。通過電腦自動生成立卷，是電腦利用科技信息管理，把具有相關數(shù)據的內容文件進行分類整理，綜合分析并重新整理成卷宗，并對每本的卷宗進行統(tǒng)一的編排并分類，有效的提高立卷的高效與速度。

（二）采用現(xiàn)代化的形式來自動進行科技檔案實現(xiàn)借閱、統(tǒng)計等任務

科技檔案中的查驗及分析、總結、統(tǒng)計及歸納任務十分的瑣碎，通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實現(xiàn)自動借閱過程及分析相關數(shù)據信息的任務，在科技檔案的工作中，能夠進行自動管理的包括登記、挑選、得出結果、歸檔、數(shù)據分析總結、查驗等等，采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內容：是否可借、借閱人的資格權屬、借閱的登記內容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術還可以對檔案的相關資料自動整理編輯，在實現(xiàn)提供檔案內容的檢索外還可以對檔案之中內容進行編輯及進行排版的任務。此外，還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動控制，例如可利用電腦程序對檔案柜及架子進行自動的管理與應用，運用檔案登記的相關信息數(shù)據編制檔案柜內的具體派位管理，根據數(shù)據的具體內容，實現(xiàn)檔案架及柜子的自動管理工作，可以實現(xiàn)科學合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率，自動的預警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。

（三）加強培育科技檔案管理的信息化人才

在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才，因此，科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質。

擁有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作，逐步的推進科技化管理的方向。因此，在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價值與效率。因此，我們必須的加強信息管理人才的培訓教育，實現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外，檔案管理上級部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務能力，鼓勵參加培訓與自我提升學習的方式方法，使得檔案管理人才進一步的提高個人素質并完善專業(yè)檔案知識。

3 結束語

在信息技術飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領域，基于信息化的應用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確?？萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，有效推進的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進程。

參考文獻

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[3]張斌，徐擁軍. 我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J]. 檔案學研究，2016，03：25-34.

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第4篇：檔案管理的分類方法范文

[關鍵詞]數(shù)據挖掘技術；檔案管理；應用價值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發(fā)展，信息技術水平得到提升，且信息技術在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足現(xiàn)在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術模式。而數(shù)據挖掘技術的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應用數(shù)據挖掘技術的價值分析

檔案記錄的內容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質與智慧。隨著信息技術以及計算機水平的提高，數(shù)據挖掘技術逐漸被應用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應用數(shù)據挖掘技術具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關信息會暴露，工作人員的隱私權等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據挖掘技術能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據挖掘技術的應用能夠在很大程度上彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應用數(shù)據挖掘技術也能夠節(jié)省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經驗進行的，主觀性較強，而數(shù)據挖掘技術的應用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠實現(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據。

2 數(shù)據挖掘技術在檔案管理中的應用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據一定的標準規(guī)范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠將不同種類以及性質的檔案分開。在檔案分類中應用數(shù)據挖掘技術，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應用數(shù)據挖掘技術，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應用數(shù)據挖掘分類技術能夠在很短的時間內、在復雜的用戶信息中找到所需的，并結合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網絡訪問檔案館，數(shù)據挖掘技術就能自動保留使用者的訪問記錄，結合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據挖掘技術能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務質量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據挖掘技術其實就是對數(shù)據庫中的數(shù)據進行科學的分析，并建立數(shù)據模型，對數(shù)據模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數(shù)據模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數(shù)據挖掘技術需要科學的分析數(shù)據庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數(shù)據和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎性的工作，要實現(xiàn)個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網絡調查問卷，將問卷內容輸入到數(shù)據庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據庫中，程序可以結合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應用數(shù)據挖掘技術能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結合，更好地實現(xiàn)人事管理。

3 結 語

信息技術的發(fā)展推動了數(shù)據挖掘技術的進步，數(shù)據挖掘技術在很多方面都有廣泛的應用，能夠更好地促進信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應用數(shù)據挖掘技術能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數(shù)據挖掘技術在檔案管理中的應用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進步。

主要參考文獻

[1]韓樹河.計算機數(shù)據挖掘技術及其在檔案信息管理系統(tǒng)中的應用探討[J].電子科學技術，2016（6）.

第5篇：檔案管理的分類方法范文

【關鍵詞】信息化建設；檔案管理；改革

在當今社會，信息技術已經廣泛地應用于各個領域，在為居民提供了諸多便宜的同時，也對各個企業(yè)的管理給予了較大的幫助。隨著社會的不斷進步，人們對于生活品質的要求也越來越高。在這樣的背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能滿足現(xiàn)實需求，醫(yī)院的檔案管理必須順應時代的發(fā)展，合理的應用最新的信息技術，完成醫(yī)院檔案管理的信息化改革。

一、對醫(yī)院檔案管理進行信息化改革的重要性

處于信息化建設的背景下，醫(yī)院的檔案管理實現(xiàn)信息化改革不但可以完成醫(yī)療檔案信息的整合工作，還可以促進醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。（一）完成醫(yī)療檔案信息的整合工作。檔案管理的目的就是將所有的資料進行整理、分類、儲存。醫(yī)療檔案在實現(xiàn)信息化管理之后，操作人員可以輕易地完成信息的匯總、收集整理和分類儲存工作。同時，通過現(xiàn)代化信息技術，可以將重要的醫(yī)療檔案以電子版的形式儲存到電腦里，這樣既方便查閱，又可以避免醫(yī)療檔案丟失。（二）促進醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。醫(yī)療檔案種類繁多且數(shù)量巨大，過去醫(yī)院使用手工登記的辦法進行管理，不但浪費的很多人力，同時也要消耗大量的時間，更加不易查找。在醫(yī)療檔案實現(xiàn)信息化改革之后，所有的醫(yī)療檔案都要輸入到計算機中，有計算機統(tǒng)一進行分類和管理，這樣不但節(jié)省了人力，而且便于后期的資料查找，從而提高了醫(yī)院的辦事效率。

二、醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

隨著科學技術在醫(yī)療領域的廣泛應用，國內大部分醫(yī)院的信息化檔案管理已經取得了實質性的進步。但是，在實際工作中，仍然存在著一些無法忽視的問題。主要表現(xiàn)為以下幾點：（一）檔案管理制度不完善。目前，大部分醫(yī)院的檔案管理工作只是局限于檔案的分類和儲存，對于檔案的后期使用卻有著一定的缺陷，導致這問題產生的直接原因就是醫(yī)院沒有制定出一套完善的檔案管理制度?，F(xiàn)有的檔案管理制度仍然停留在原始的檔案管理方式之上，已經不適用于信息化的檔案管理模式。在原有的管理制度之下，大量的醫(yī)療檔案無法發(fā)揮出其應有的價值。（二）檔案管理人才緊缺。從事醫(yī)院檔案管理的人員素質往往較低，這是由醫(yī)院的人事管理制度決定的。由于醫(yī)院的管理層對于醫(yī)療檔案管理工作不夠重視，經常會安排那些工作能力低、素質不高的人員從事檔案管理工作。檔案管理人員的水平低，直接影響到檔案管理的質量差。

三、醫(yī)院檔案管理信息化構建方法

（一）建立完善的信息化檔案管理制度。全新的檔案管理方式必須配以全新的檔案管理制度，就好像好馬必須配好鞍一樣。醫(yī)院的管理者必須考慮到信息化文檔管理的特點和優(yōu)勢，結合醫(yī)院自身的情況，制定出一套完善的管理制度，使得從事檔案管理的工作者有章可循，以促進檔案管理的信息化發(fā)展，并提高檔案管理的后期利用效率。（二）培養(yǎng)信息化檔案管理意識，提高檔案管理水平。醫(yī)院想要培養(yǎng)下屬職工的檔案信息化管理意識，首先要從醫(yī)院的管理層入手，只有管理者提高了檔案管理的重視程度，才能從根本解決目前信息化檔案管理中存在的問題。第一，管理者要認識到檔案管理工作的重要性，要認真選拔檔案管理人員，不能再使用那些“閑散人士”從事如此重要而又煩瑣的工作。在挑選檔案管理員時，必須選擇那些責任心強、工作能力強且工作效率高的職員，并對其進行培訓，使其深刻體會到檔案管理的重要性，并了解到自己的使命是十分艱巨的。第二，給予檔案管理充足的經濟支持。信息化檔案管理必須配備最新的電子設備。同時，也應適當?shù)靥岣邫n案管理員的薪酬待遇，以激發(fā)其工作熱情。

四、結論

盡管醫(yī)院檔案管理的信息化改革困難重重，但是只要醫(yī)院的管理者認清自身現(xiàn)狀、結合周邊的社會環(huán)境并巧妙地將信息技術運用到檔案管理工作之中，進行統(tǒng)籌安排，整體布局，即可完成這一艱巨的任務。只有完成了醫(yī)院檔案信息化改革工作，才能實現(xiàn)建設可持續(xù)發(fā)展醫(yī)院的長遠目標。

【參考文獻】

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[2]楊忠雍.醫(yī)院檔案管理信息化建設研究[J].中國管理信息化,2016(16):174-175.

第6篇：檔案管理的分類方法范文

關鍵詞：辦公檔案；現(xiàn)代化管理；措施

辦公檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展與進步具有總結與引導性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對企業(yè)的發(fā)展方向進行分析，發(fā)現(xiàn)在過去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經濟的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現(xiàn)代化，其在社會各個領域中都起著重要的作用，管理內容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發(fā)揮。下文將對辦公檔案現(xiàn)代化管理的相關內容進行詳細的論述。

一、辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會不論是生活還是生產節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會發(fā)展的必然結果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現(xiàn)代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業(yè)的相關辦公文件進行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對企業(yè)過去的發(fā)展做出相應總結，幫助企業(yè)更上一層樓。

現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對于計算機、互聯(lián)網等科學技術也有著推動作用。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法。科學、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。

二、辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業(yè)的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優(yōu)勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數(shù)據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業(yè)的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質管理模式，值得推廣。

3.現(xiàn)代化辦公檔案管理更加規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎就是規(guī)范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規(guī)范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當?shù)霓D移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規(guī)范，防止出現(xiàn)交叉情況。

三、強化辦公檔案現(xiàn)代化管理的措施

1.重視辦公檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新

在實際工作中，用持續(xù)發(fā)展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現(xiàn)代化管理水平。在辦公檔案現(xiàn)代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發(fā)，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導辦公檔案現(xiàn)代化管理，改進管理的機制。

2.強化辦公檔案的標準化管理

辦公檔案管理的各個方面都應當按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學合理。標準化缺失將直接導致辦公檔案現(xiàn)代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現(xiàn)代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學管理的重要途徑。

3.現(xiàn)辦公檔案管理傳統(tǒng)方式和現(xiàn)代方式的有效結合

倡導辦公檔案現(xiàn)代化管理并不是意味著要將傳統(tǒng)的管理方式全部舍棄，不是對傳統(tǒng)辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統(tǒng)辦公檔案管理的基礎上，采用先進的管理方式和技術逐步向辦公檔案現(xiàn)代化管理轉變。在過渡中，需要繼承發(fā)展傳統(tǒng)辦公檔案管理中的優(yōu)點，改進傳統(tǒng)辦公檔案管理中落后的管理手段。

4.實現(xiàn)辦公檔案管理組織的科學化

辦公檔案管理應當以科學理論作為指導，結合辦公檔案管理的實際情況，根據管理工作的特點與客觀規(guī)律，促進辦公檔案管理的科學化和高效化。科學化可將傳統(tǒng)的行政領導方法轉變?yōu)樾麄鹘逃?、績效考核和行政領導等措施相結合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現(xiàn)代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。

5.加強新技術、新知識的學習和人才隊伍建設

新技術、新方法的學習，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：載體材料現(xiàn)代化；保管條件現(xiàn)代化；復印裝訂等技術現(xiàn)代化；咨詢業(yè)務智能化和檔案工作方式現(xiàn)代化等。人才隊伍是辦公檔案現(xiàn)代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術和業(yè)務知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。

四、結束語

綜上所述，辦公檔案現(xiàn)代化管理是符合時展的要求，是由多種因素組成的一項系統(tǒng)工程。日益強調工作效率的現(xiàn)代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應社會發(fā)展的需要，辦公檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢。在具體實踐中，應當樹立創(chuàng)新、發(fā)展的觀念，加強辦公檔案現(xiàn)代化管理的人才隊伍建設，加大辦公檔案現(xiàn)代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學化和現(xiàn)代化不斷邁進。

參考文獻

[1] 陳小玲.辦公檔案現(xiàn)代化管理探析[J].辦公室業(yè)務，2012（21）.

[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業(yè)經濟，2013（30）.

第7篇：檔案管理的分類方法范文

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理

中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位組織建構、發(fā)展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業(yè)單位的進步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展

(一)檔案形式的變化

事業(yè)單位的檔案傳統(tǒng)形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數(shù)字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數(shù)字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法

(一)進行檔案管理系統(tǒng)的建立

數(shù)字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數(shù)字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數(shù)字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效結合事業(yè)單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯(lián)網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數(shù)據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統(tǒng)一管理。

(二)合理規(guī)劃檔案管理工作的責任分配

紙質檔案的數(shù)字化轉化過程比較復雜，同時由于事業(yè)單位各項事務的進行和發(fā)展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規(guī)劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業(yè)現(xiàn)存的檔案進行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業(yè)實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統(tǒng)一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。

(四)積極推進檔案安全管理

數(shù)字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數(shù)字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進行數(shù)字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數(shù)據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數(shù)據的安全性。

三、進行數(shù)字化檔案管理的關鍵

事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎，事業(yè)單位應開班業(yè)務學習班、業(yè)務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數(shù)字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數(shù)字化發(fā)展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數(shù)字化檔案管理模式的建設為主要發(fā)展方向，根據檔案管理的特殊性以及數(shù)字化建設需求，進行管理系統(tǒng)建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數(shù)字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻

［1］湯玉燕．事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

［2］吳麗麗．試論新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］．長江叢刊，2015(12)：115－116．

第8篇：檔案管理的分類方法范文

（林州市人力資源和社會保障局，河南 林州 456550）

【摘要】誠信是社會發(fā)展、社會和諧的基礎。社會誠信檔案的建立對檔案工作和社會誠信體系都具有重要意義。本文通過對我國社會誠信檔案建設情況的調查，發(fā)現(xiàn)其存在社會誠信檔案管理體系不健全等問題，并進行了改進措施的探討。

關鍵詞 誠信檔案；社會誠信；建設措施

誠信是社會和諧發(fā)展的基礎，樹立誠信理念，營造誠信環(huán)境，建設誠信體系，已成為全社會的共同責任。人力資源和社會保障檔案管理是將有關人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的一項基礎性工作。檔案管理工作在新形勢下是十分重要的，它是為社會各項事業(yè)服務的工作，是維護人物真實面貌的重要工作，是單位參考的第一手資料。這也是關乎民生的重大問題。

1做好檔案管理的重要性

《中華人民共和國檔案法》的頒布，使我國的檔案工作走上了依法管理的軌道，檔案管理事業(yè)有了全面發(fā)展，各級各類的檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術的運用工作扎實推進，包括企業(yè)員工、軍隊、學生、農民工、下崗職工等等各種檔案在內的檔案管理形成了一個龐大的檔案管理系統(tǒng)。檔案的妥善管理為企業(yè)的員工提供一個更廣闊的晉升發(fā)展前景，為大學生提供一個展現(xiàn)自我的平臺，為農民工提供合適的工作崗位，為下崗員工提供一個上崗的機會，在社會保障方面提供合理的薪酬待遇以及社會保險。新形勢下檔案管理呈現(xiàn)多種特點，設備現(xiàn)代化，檔案種類多樣化，對檔案人員的專業(yè)化要求更高，為了適應新形勢下檔案管理，不論從專業(yè)角度還是創(chuàng)新角度，都需要一批業(yè)務知識強的人員加入，檔案的管理關乎民生，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是全黨、全國人民活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據，是中央可以更好管理國家的重要途徑。

2人力資源和社會保障局檔案管理的問題

2.1對勞動保障檔案管理重視不夠

勞動保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門由于檔案歸檔不及時，檔案保存工作不到位，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

2.2社會保障檔案管理機制不健全

社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社會保障檔案分別由不同的部門管理，管理出現(xiàn)了多方管理，而且部門之間溝通困難、不及時，一個人的資料由不同機構管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負擔，同時給單位帶來不必要的麻煩。

2.3傳統(tǒng)的管理方式

我國一直遵從著傳統(tǒng)的檔案管理方式，如按“件”整理和按“卷’整理，這有它不可替代的作用，但也出現(xiàn)了一些弊端，數(shù)量多、工作量大、容易出錯，組卷工作繁瑣，由于多人經手、卷內容不明確、使用不方便、不便攜帶，交接的工作量大。

3人力資源和社會保障檔案管理的方法

3.1提高思想認識，加強組織領導

把人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理信息化、“兩網化”建設提高到加強和創(chuàng)新社會管理，維護勞動者合法權益，建設幸福德州的高度，作為“十二五”期間人力資源和社會保障監(jiān)察事業(yè)發(fā)展的一項基礎性、戰(zhàn)略性工作來抓，制定切實可行的實施方案，科學規(guī)劃和建設，明確工作責任，精心組織實施。

3.2建立完整的運行機制

建立職工個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系，建立完善的管理機制、制度建設，教育機制、約束和激勵機制，從專業(yè)人員的培訓到上崗管理，流程完整有秩序，通過科學的管理，為企業(yè)提供便利的服務，有效地保障全體人民的利益，為社會發(fā)展提供保障。

3.3加強檔案管理人員的專業(yè)素質

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

3.4辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。①對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。②對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。③對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯(lián)系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3.5辦公室業(yè)務檔案的管理

業(yè)務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節(jié)，方便找出其中關聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。①分類概括。業(yè)務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。②立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

3.6加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

3.7人力資源和社會保障管理檔案管理的其他思索

對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規(guī)范細則，加強檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應的檔案業(yè)務人員，規(guī)定具體細則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

4結束語

人事檔案管理在市場經濟中的至關重要作用，影響著人才的吸納、流動，市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，自從人事局和勞動局合并以后，檔案的管理的任務更加重大，舊的檔案管理方式仍需繼承，在舊中求創(chuàng)新。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質，檔案管理要適應社會發(fā)展，在社會高速發(fā)展的情況下，各種人才大批量涌入，做好檔案的管理，對人員分類、社會保障問題提供了方便，人力資源和社會保障局檔案管理（下轉第244頁）（上接第243頁）傳統(tǒng)模式與新模式的綜合運用是做好檔案管理的必要方法。

參考文獻

［1］賈志勇.加強人力資源和社會保障監(jiān)察案卷檔案管理[J].現(xiàn)代交際,2013（09）.

［2］付立宏.論檔案館知識管理的人力資源整合[J].北京檔案,2012（05）.

第9篇：檔案管理的分類方法范文

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知,計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據的現(xiàn)代先進工具,首要特征就是要求輸入的各項原始數(shù)據信息必須是準確和科學的,否則輸入的數(shù)據與信息是“垃圾”,輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據的收集、整理、著錄等一系列基礎工作。

那么檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講,目前我單位大多是內容龐雜,案卷數(shù)量繁多,時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中,檔案管理僅以保管為目的,以案卷不丟失為原則。主要問題集中反映在以下幾個方面:一是檔號不規(guī)范,沒有目錄號,一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范,有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄,以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼,如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重,如有按時間組的,也有按職能部門管轄權限組的,還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二頁紙一文一卷,有的五六百頁紙一類一卷?？傊?從以上情況來看,目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件,需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知,要想提高檔案管理的水平,就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法,即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷,去粗取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案由于多年來未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準,不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件,所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工、填寫,以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們完整性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類,再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤,并且還應經常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準,盡量做到前后標引一致,同一類文件標引一致,從而達到標準化和規(guī)范化管理。

4.規(guī)范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率,而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的,還須同時保證查準,因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是:在填寫題名項過程中,要規(guī)范機構簡稱,盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種,必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整,則要補齊,如果題名冗長,則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數(shù)據準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中,計算機數(shù)據的準備工作是一個大工程,尤其是對于那些案卷多,著錄工作不僅量大而且復雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數(shù)據準備的不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急,循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用,而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊,將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄,省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄,即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類,充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引,而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.用“關鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時間,提高效率。“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,怎樣取其利避其弊,我認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞,進行標志待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。

近年來我們在推進檔案管理現(xiàn)代化的進程中通過實行標準化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

四、不斷提高檔案管理人員整體素質,意義深遠而重大

只有檔案管理人員的整體素質不斷提高和強化,才能逐步適應和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。而對檔案管理人員,經常進行專業(yè)對路的技能培訓,嚴格考核,并實行公開招聘,公平競爭,優(yōu)勝劣汰,則是提高檔案管理人員整體素質、做好檔案管理工作、提高檔案服務質量的根本保證,也是逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

檔案管理水平如何以及檔案服務質量優(yōu)劣,直接取決于檔案的主人檔案管理人員。因此,檔案管理人員的整體素質如何,是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。