檔案歸檔管理辦法精選(九篇)

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第1篇：檔案歸檔管理辦法范文

檔案管理工作是企業(yè)的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據(jù)部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

第2篇：檔案歸檔管理辦法范文

文獻標識碼：A一、要以科學為指導

1、《婚姻登記檔案管理辦法》是檔案行政管理部門依法開展婚姻登記檔案管理工作的依據(jù)。在我國的法律體系中，部門規(guī)章從屬于法律、法規(guī)。因此，《婚姻登記檔案管理辦法》必須根據(jù)有關的法律、法規(guī)即上位法來制定，其具體規(guī)定應當符合上位法的規(guī)定或者規(guī)定的原則，不得出現(xiàn)不一致或抵觸的情況。同時也要從工作實際出發(fā)，吸收工作中成功的經(jīng)驗，轉化為具體的規(guī)定，使之更具有可操作性。

2、檔案行政管理部門應當加強對婚姻登記檔案的管理，規(guī)范婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務，確?；橐龅怯洐n案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用。民政部門應加強業(yè)務指導，嚴格履行監(jiān)管職能，監(jiān)督婚姻登記機關認真履行婚姻登記檔案的管理職責。要不定期開展執(zhí)法檢查，重點檢查婚姻登記檔案的安全保管和利用情況，加大對違法案件的查處力度，維護法律的嚴肅性確?；橐龅怯洐n案的安全，有效保護登記信息，切實維護婚姻當事人的合法權益。

3、檔案行政管理部門在提供利用過程中，要建立檔案利用制度，嚴格按程序辦理，嚴格審查利用者身份，健全保密措施，登記利用情況。不能出現(xiàn)在利用過程中對登記內容丟失泄密，甚至檔案原件遺失的情況，損害婚姻登記當事人的權益，造成社會影響。

4、傳統(tǒng)婚姻檔案提供的主體是紙質載體檔案，利用服務活動的主要內容是通過對婚姻檔案的借閱、復印等形式，向利用者揭示和提供靜態(tài)的檔案信息。隨著電子信息資源最終成為未來婚姻檔案存放地，提供利用服務的內容，也將從以傳統(tǒng)館藏紙質載體檔案為主，向電子信息資源存取的方向拓展。因此必須結合其自身特點，并遵循檔案工作的有關規(guī)定，在歸檔范圍、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具體的規(guī)定，才能使檔案行政管理部門按圖索驥，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理模式。這樣，既便于今后的檢查指導，也有利于建立統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理制度。二、要有正確的目標

1、《婚姻登記檔案管理辦法》作為《婚姻登記條例》的配套規(guī)定，對于完善婚姻登記制度具有重要作用?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》確定了婚姻登記檔案的定義、婚姻登記檔案工作的管理原則和體制，明確了檔案行政管理部門的檔案工作職責；規(guī)定了婚姻登記材料的歸檔范圍和歸檔要求、婚姻登記檔案的分類和整理方法以及保管期限，規(guī)范了婚姻登記檔案的移交、利用和鑒定銷毀工作?；橐龅怯洐n案數(shù)量比較大，而且形成于不同級別、眾多的婚姻登記機關，如果沒有統(tǒng)一的管理辦法，檔案管理人員在工作中就無章可循，婚姻登記檔案工作就無法正常開展。《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹實施，必將使我國的婚姻登記檔案工作步入科學化、規(guī)范化的軌道。

2、做好婚姻登記檔案的查尋利用工作。近年來，查詢個人婚姻登記檔案信息的人次與日俱增，利用的目的也由原來的補證、離婚、結婚、生育等擴展到獨生子女獎勵、申請購房貸款、申報戶口、確定財產(chǎn)性質、公檢法辦案等等，公民、公務對婚姻檔案的利用需求愈加廣泛?；橐龅怯洐n案是婚姻登記機關在辦理婚姻登記過程中形成的原始記錄，是婚姻當事人婚姻關系的真憑實證，又保存在婚姻登記部門或檔案部門，具有絕對的真實性和合法性。所以，從工作實踐來看，婚姻登記檔案對于維護婚姻當事人合法權益的作用更為突出。三、要以法律法規(guī)為依據(jù)

婚姻登記是結婚和離婚這種民事行為在法律上的體現(xiàn)，婚姻登記是依法為當事人確立或解除婚姻關系的一項執(zhí)法工作，而婚姻登記檔案則記錄了當事人婚姻關系變更的法定過程，因此通過婚姻登記檔案，折射出婚姻當事人的切身利益。只有充分認識婚姻登記檔案對當事人的重大意義，才能有效地依法利用婚姻登記檔案來維護當事人的合法權益。

1、《檔案法》是國家關于檔案工作的根本大法，婚姻登記檔案工作的原則、要求、方法等規(guī)定都不能與之相違背。《婚姻登記檔案管理辦法》，是在此基礎上出臺，是經(jīng)檔案行政管理部門同意，制定的民政系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。

2、《婚姻登記條例》是規(guī)范我國婚姻登記工作的行政法規(guī)，其有關規(guī)定是形成婚姻登記檔案的重要保證，必然要體現(xiàn)在本《婚姻登記檔案管理辦法》中?！痘橐龅怯洍l例》第十五條明確規(guī)定，婚姻登記檔案應當長期保管。婚姻登記檔案管理的法規(guī)化，也正體現(xiàn)了婚姻登記檔案的重要性。

第3篇：檔案歸檔管理辦法范文

1 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析

1.1 立法時間分析。通過對華東地區(qū)9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區(qū)10個城市）的調查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時間，見表1。

表1 華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時間[2] ～ [13]

調查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經(jīng)濟、社會發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個城市相繼出臺了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進行更新，2011年又出臺新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時間差異較大，非發(fā)達城市和內陸城市立法步伐更快，這與各個城市經(jīng)濟、社會的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當?shù)卣?、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規(guī)章的可操作性。

1.3 立法技術分析

1.3.1 整體架構分析。華東地區(qū)10個城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊。可見，各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。

1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領導、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。

1.3.3 立法內容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設行政主管部門，業(yè)務上受同級檔案行政管理部門指導。第三，對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關規(guī)定由相應部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區(qū)域內城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔。《南京市城市建設檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡?！逗戏适谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網(wǎng)絡”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務工作與行政管理活動緊密結合?！缎熘菔谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務機構隸屬于規(guī)劃（建設）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內容。

2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析

2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責任和獎懲的內容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機關出現(xiàn)問題時，懲罰措施往往不易落到實處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調機制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關的規(guī)定和要求。

2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結構相似、內容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個城市的地方特色。縱觀華東地區(qū)10個城市，有的以交通建設為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結構各不相同，城市建設規(guī)模不一，經(jīng)濟、社會發(fā)展水平具有一定的差別，立法內容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。

3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議

城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設的基本需要和社會發(fā)展的最新需求為出發(fā)點，加快相關法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應當充分調動相關領域專業(yè)人員和專家學者的積極性，充分汲取他們的建設性意見和建議，以彌補現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應有的作用。

第4篇：檔案歸檔管理辦法范文

 市社會保險業(yè)務檔案管理達標驗收工作領導小組：

按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業(yè)務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發(fā)〔2013〕136號）精神，結合社會保險業(yè)務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規(guī)范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業(yè)務檔案驗收要求，現(xiàn)將我局社會保險業(yè)務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業(yè)務檔案管理辦法。我局根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號）等規(guī)定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號）。

2.明確了社保業(yè)務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業(yè)務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業(yè)務檔案管理日常事務工作和業(yè)務檔案達標驗收工作。各業(yè)務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業(yè)務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業(yè)務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業(yè)務檔案管理工作高度重視，年初《社保經(jīng)辦工作要點》（涪社保發(fā)〔2012〕7號）明確提出社保業(yè)務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時研究解決，年終將業(yè)務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。

4.將業(yè)務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經(jīng)辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，制定了《社會保險業(yè)務檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》（涪社保發(fā)〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業(yè)務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應業(yè)務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規(guī)章制度，規(guī)范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務檔案管理網(wǎng)絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業(yè)務素質和專業(yè)技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業(yè)務培訓。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業(yè)務檔案培訓3人次，到**區(qū)學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業(yè)務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發(fā)〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經(jīng)辦流程。我局嚴格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險業(yè)務經(jīng)辦操作規(guī)程，將業(yè)務檔案收集歸檔列入各項具體業(yè)務經(jīng)辦工作程序，對每項具體業(yè)務經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項經(jīng)辦業(yè)務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業(yè)務檔案管理人員、業(yè)務經(jīng)辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據(jù)本局有關規(guī)定進行表彰，并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮；對違反檔案管理制度，未按規(guī)定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優(yōu)評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監(jiān)督指導。我局印發(fā)的《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會保險業(yè)務檔案，由區(qū)社保局進行監(jiān)督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案進行監(jiān)督指導，并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作作為對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規(guī)劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業(yè)務檔案。

2.業(yè)務檔案庫房面積。我局現(xiàn)有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務檔案。目前，業(yè)務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規(guī)定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監(jiān)控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監(jiān)控系統(tǒng)等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛(wèi)生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛(wèi)生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛(wèi)生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區(qū)域，實現(xiàn)了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業(yè)務檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業(yè)務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業(yè)務檔案。

2.業(yè)務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業(yè)務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業(yè)務檔案，其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養(yǎng)老保險、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險和“三類人員”養(yǎng)老保險產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業(yè)務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定和要求進行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區(qū)社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規(guī)定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監(jiān)控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監(jiān)控系統(tǒng)，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數(shù)碼攝像機和1臺數(shù)碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應用軟件，用于業(yè)務檔案信息化管理，實現(xiàn)了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業(yè)建設

（一）相關制度

為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依，我局根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號）等規(guī)定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發(fā)〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務檔案分類實施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規(guī)范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業(yè)務檔案歸檔工作。我局2012年業(yè)務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規(guī)定和市局要求，對2012年業(yè)務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業(yè)務檔案移交工作。我局業(yè)務經(jīng)辦過程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業(yè)務檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執(zhí)行了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案整理歸檔工作流程》，業(yè)務經(jīng)辦人員堅持每件業(yè)務辦理完畢即及時將該業(yè)務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據(jù)在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業(yè)務科室負責人、專兼職檔案人員根據(jù)工作職責，隨時對業(yè)務經(jīng)辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業(yè)務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業(yè)務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業(yè)務檔案資料實現(xiàn)了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業(yè)務檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定，我局業(yè)務經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務臺賬和計算機數(shù)據(jù)均實現(xiàn)了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業(yè)務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業(yè)務檔案整理。我局嚴格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務檔案整理規(guī)范（試行）》、《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案整理歸檔工作流程》的規(guī)定和要求，對2012年度業(yè)務檔案進行了整改。重新整理后的業(yè)務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規(guī)范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務檔案進行了清理，規(guī)范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業(yè)務檔案分類上架。我局2011年（含）前業(yè)務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業(yè)務檔案按照新辦法規(guī)定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業(yè)務檔案外，其余業(yè)務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統(tǒng)一保管，不存在業(yè)務檔案零散存放問題。

3.業(yè)務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務檔案分類實施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號），業(yè)務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》規(guī)定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷，在區(qū)檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案設備等檔案統(tǒng)計臺帳。

2.業(yè)務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規(guī)定標準范圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執(zhí)行《檔案保管制度》規(guī)定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發(fā)生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業(yè)務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統(tǒng)計

1.鑒定機構。我局成立了社會保險業(yè)務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。

2.業(yè)務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經(jīng)請示區(qū)審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業(yè)務檔案，我局擬在規(guī)范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規(guī)定銷毀備案。

3.業(yè)務檔案登記臺賬。我局嚴格執(zhí)行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統(tǒng)計制度》，做到了業(yè)務檔案進出登記及時，統(tǒng)計臺賬數(shù)據(jù)準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業(yè)務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業(yè)務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業(yè)務檔案30022件668盒。

4.業(yè)務檔案統(tǒng)計報表。我局建立了《業(yè)務檔案統(tǒng)計表》、《各類別業(yè)務檔案統(tǒng)計表》、《全局檔案統(tǒng)計表》、《歷年檔案統(tǒng)計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規(guī)定已向區(qū)檔案局作了移交，業(yè)務檔案經(jīng)請示區(qū)檔案局同意，暫不向區(qū)檔案館移交。

2.檔案移交手續(xù)。因區(qū)檔案館場地受限，加之全市未對社保業(yè)務檔案移交作出統(tǒng)一規(guī)定，因此，我局尚未向區(qū)檔案館移交業(yè)務檔案，暫無移交手續(xù)。

3.人員調動移交手續(xù)。我局檔案管理員崗位職責中明確規(guī)定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續(xù)?！钡侥壳盀橹?，我局檔案管理人員未發(fā)生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統(tǒng)軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現(xiàn)了計算機管理，通過檔案管理信息系統(tǒng)可以檢索各類業(yè)務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業(yè)務檔案整理規(guī)范（試行）》規(guī)定的“社保業(yè)務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業(yè)務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數(shù)和備注等7項內容，符合《重慶市社保業(yè)務檔案整理規(guī)范（試行）》的規(guī)定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業(yè)務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務繁重，經(jīng)費緊張，人員不足等原因，業(yè)務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調相關部門，爭取人員和經(jīng)費的支持，以推動業(yè)務檔案電子掃描工作，盡快實現(xiàn)業(yè)務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經(jīng)過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業(yè)務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執(zhí)行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續(xù)。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經(jīng)批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據(jù)《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網(wǎng)上查詢利用。我局建立了辦公自動化網(wǎng)絡，業(yè)務檔案管理系統(tǒng)可通過局域網(wǎng)與各業(yè)務科室互聯(lián)互通，支持各業(yè)務科室實現(xiàn)網(wǎng)上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統(tǒng)。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統(tǒng)，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統(tǒng)，能夠為參保人員提供養(yǎng)老保險個人賬戶、養(yǎng)老保險繳費、養(yǎng)老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規(guī)等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網(wǎng)絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業(yè)務經(jīng)辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業(yè)務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業(yè)務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業(yè)建設規(guī)范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優(yōu)秀。

特此報告

自查評分表

 

 

                      重慶市xxx區(qū)社會保險局

第5篇：檔案歸檔管理辦法范文

【關鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實、準確、完整；經(jīng)濟資源集體采集利用

《會計法》明確規(guī)定：“國家機關、社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規(guī)定進行會計核算、實行會計監(jiān)督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結合統(tǒng)一方面進行探討。

財政部、國家檔案局關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟信息統(tǒng)計基礎性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業(yè)化

會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。

縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產(chǎn)生?？h團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機結合，才能達到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進行專業(yè)化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟利益；第二，給予一定的物質、經(jīng)濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業(yè)化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。

2.會計檔案管理的規(guī)范化

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進行建設?！稌嫏n案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。

會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會計檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)?；Ｊ褂枚喾N手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動；會計檔案管理知識有獎?chuàng)尨鹳惢顒?；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。

第6篇：檔案歸檔管理辦法范文

關鍵詞 聲像 檔案 管理

隨著社會發(fā)展及辦公條件的改善，在機關工作和開展的各類活動中形成了大量的以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的有保存價值的一些歷史記錄，即聲像檔案。對于這些有價值的聲像檔案的保存，好多單位普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。

大家都知道，檔案管理工作是一項基礎工作，也是一項重要工作，如何更好地保護好、利用好這些生動形象的特殊載體檔案，就成了我們刻不容緩的一項重要工作。

一、聲像檔案管理存在的一些問題

1．管理制度不健全

一是設備的管理混亂。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關、企事業(yè)單位都購買了大量的聲像設備，但聲像設備的管理卻是一亂糟。好多單位沒有制定出相應的管理制度和使用要求。致使有的設備閑置，沒有人會用，難以發(fā)揮作用，有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用。有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。二是檔案管理制度的混亂。有些機關，企事業(yè)單位雖然有專人管理設備，但沒有制定相應的聲像檔案管理制度。有些人認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；還有些人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為，這些錯誤的認識致使聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。

2．檔案意識薄弱，沒能及時完整歸檔

一是表現(xiàn)在絕大多數(shù)單位雖配有專門的聲像攝錄設備，但沒有配置專門的攝錄人員，在單位一些重大活動中，有些聲像資料的攝錄屬個人自發(fā)的行為，或者雖然當時安排了單位的兼職人員從事攝錄工作，但由于當時沒有及時收集歸檔，時間長了，人員換了，個人往往以屬于自己個人的著作權為由，不愿移交單位歸檔保存，從而導致聲像資料權屬不清的問題，致使部分珍貴的聲像資料保存在個人手中。二是聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。但有些單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3．保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。必須設置聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，但大部分單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

4．聲像檔案流失嚴重

眾所周知，全市各單位每年組織重大活動，召開重要會議，都要安排人員攝影錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是部分攝錄人員根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤認為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存，從而造成檔案流失。二是人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控和流失。

二、 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

1．加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

一是對聲像設備的管理，各單位要指派出特定人員對其設備進行保管，使其不受損壞，得到有效合理地利用。二是對聲像檔案的管理，要制定檔案管理工作目標，明確檔案工作責任制，制定出一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作。比如可出臺《聲像設備管理辦法》、《聲像檔案管理辦法》等，建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

2．加強宣傳、提高意識，使檔案完整歸檔

要把《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》等檔案法律法規(guī)的學習納入普法范圍，重點加強對各級領導干部、公務員、專業(yè)技術人員和檔案工作人員的宣傳教育，提高執(zhí)行檔案法律法規(guī)的自覺性。要開展形式多樣的學習宣傳活動，擴大檔案法律法規(guī)的社會影響，不斷增強全社會的檔案法制意識。例如，可開展一些有關檔案法方面的知識競賽，開辟專欄宣傳檔案工作，進一步提高社會依法治檔的意識，提高人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。使每份資料都能及時歸檔，妥善管理。

3．實行聲像檔案培訓制度，組織開展聲像檔案管理的研討活動

要求各機關、企事業(yè)單位的分管檔案的有關領導、聲像檔案管理人員及錄音、錄像攝制人員參加培訓，參加研討，以提高整個檔案管理隊伍的政治素質、攝錄技術、管理水平和歸檔意識。

第7篇：檔案歸檔管理辦法范文

關鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內容就是按照“遵循規(guī)律，區(qū)分價值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的文件資料，進行分類、組合、排列、編號和編制目錄，將它們組成有序體系的過程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務的基礎。沒有科學的檔案整理，就不能使各種材料系統(tǒng)化、條理化，也無法分門別類妥善保管、確切統(tǒng)計和準確迅速地提供利用。在工作中，筆者對做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個單位工作的記憶。對一個單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應該歸檔，應該做到心中有數(shù)。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業(yè)知識，要做好檔案工作就會困難多多。比如，教育教學工作是學校的經(jīng)常性工作，教學檔案應是學校檔案的主體。如果學校的檔案員對教育教學工作的過程不熟悉，對教育教學過程中會形成哪些文件材料心中無數(shù)，文件材料之間有哪些聯(lián)系不清楚，那么，在進行教學檔案的整理中就不會做到條理清晰。

二p制定合理的歸檔管理辦法

一個切合本單位工作實際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實，能夠大大提高檔案整理的質量。

過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實際工作中產(chǎn)生文件的對應關系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經(jīng)常是在歸檔移交前進行突擊，耗費人力物力和時間，影響檔案整理的質量。而科學的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預立卷目錄一一對應，使在工作中形成的文件材料一經(jīng)產(chǎn)生就規(guī)范的裝入檔案盒中，在集中移交時，只需在平時收集整理的基礎上稍作調整即可。這個“拿來即用”的目錄，既能保證應歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負擔，從而大大提高檔案整理的質量。

三p在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時不可缺少的計劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準備工作。制定方案必須在了解檔案的數(shù)量、內容、成分、所屬年度等基本情況的基礎上進行全面考慮和周密計劃。其內容應該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動組織以及大體完成的時間等。

有一個科學合理、可操作性強的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財力，保證整理工作的順利進行。如在整理各類專題工作評估檔案，撤并機構零散文件資料，和非正常離職人員遺留應歸檔文件資料等之前，都應首先制定整理方案，然后按照方案逐項落實，整理工作就會比較順利地完成。

四p注意解決檔案整理工作中遇到的問題

在檔案整理工作中，會碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會碰到無標題或者標題十分簡單的文件，這時候就要自擬一個標題。在擬標題時，應根據(jù)文件的主要內容，用簡練的語言加以概括，同時加上文種的名稱。再比如，一個會議或一項工作，如果材料很多，就應把重要的材料放在前面，同時注意材料的分類。如黨代會、職代會、團代會、學代會等會議，開頭可放會議的批復、請示、議程、日程、報告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會議主持詞明確列進歸檔范圍，但筆者通過實踐感覺到，主持詞實際上清楚地反映了會議召開的過程，對于今后了解會議的情況起到重要作用，因此應該把主持詞予以歸檔。再比如，對于規(guī)格不同的文件，需要我們進行折疊，折疊時要注意技巧，折成16開或A4紙規(guī)格，同時在裝訂線一側注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進。

五p檔案整理的過程也是不斷學習、不斷總結、不斷提高的過程

檔案的整理工作可分為系統(tǒng)整理和技術整理兩部分。系統(tǒng)整理包括區(qū)分全宗、分類、立卷、卷內文件排列、填寫卷內目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術整理包括卷內文件編號、修復、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統(tǒng)整理更多的是運用業(yè)務知識，體現(xiàn)業(yè)務水平，更多地體現(xiàn)操作水平和技巧。

第8篇：檔案歸檔管理辦法范文

會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。

1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2）“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經(jīng)濟利益關系，將會計核算權從單位行政 管理 權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監(jiān)督管理為一體。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財務全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。

2）會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管”。

2）紙質會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理?！比欢鴮嶋H工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3）會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。

4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。

針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：

1）加強會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

2）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

第9篇：檔案歸檔管理辦法范文

關鍵詞 文檔一體化；電子文檔；檔案意識

中圖分類號G276 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）57-0216-02

0 引言

檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和通訊技術的迅猛發(fā)展，每個企事業(yè)單位，都在積極的進行信息化建設，各種資源調查平臺的搭建，固定資產(chǎn)平臺的搭建，各類業(yè)務化工作陸續(xù)實現(xiàn)電子化，這些種種都預示著，信息化建設的迅猛發(fā)展，電子政務正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。

1 文檔一體化的含義

所謂“文檔一體化”，是指實現(xiàn)從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)。也就是說，文檔一體化不僅是指機關文書部門和檔案部門的機構一體化和人員一體化，而是內在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現(xiàn)行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。

簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理。

2 建立文檔一體化的必要性

文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據(jù)：

檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉化而來的，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)、統(tǒng)一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統(tǒng)一性的內在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續(xù)性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產(chǎn)生之前，電子文件的生命周期就已經(jīng)開始，并分為三個階段：現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現(xiàn)行階段為檔案的形成做好預備，實現(xiàn)檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。

3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用

電子文檔的科學有效管理是實現(xiàn)文檔一體化的重要手段。

電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產(chǎn)生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經(jīng)成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學應用亦勢在必行。

4 目前電子文檔管理的優(yōu)勢及幾個缺陷

1）與紙質文檔的區(qū)別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統(tǒng)的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產(chǎn)生變革。

目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環(huán)節(jié)多，另外還有，產(chǎn)生文件的部門多。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網(wǎng)絡環(huán)境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數(shù)據(jù)就不會丟失的；

2）電子文檔也應及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導致課題結題時，很多重要的文件已經(jīng)不復存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；

3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；

4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。

5 電子文檔管理的幾點設想

1）軟件的支持

需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業(yè)務工作流程有機的結合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。

2）硬件的支持

鋪設內網(wǎng)、架設網(wǎng)絡安全硬件。將紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內外網(wǎng)的隔離是必要條件。

3）政策的支持

（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；

（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規(guī)定，對重要文件、文件進行嚴格界定，對文件的數(shù)字化制定特殊的管理辦法。

4）加強業(yè)務人員檔案意識，對檔案人員加強培訓數(shù)字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學習檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應該理論與實際相結合，不斷提高自身素質，做懂管理、懂業(yè)務、懂技術的復合型人才。

6 結論

文檔一體化的實現(xiàn)任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件與電子檔案已經(jīng)沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區(qū)別也變的模糊起來，相信現(xiàn)在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發(fā)展方向。

參考文獻

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[2]張遼亞.電子文件和檔案集成化管理[J].蘭臺世界，2005(3).