檔案管理應(yīng)急預案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

組成部分。實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學化管理，實現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

0 引言

科技水平發(fā)展促進我國社會發(fā)展速率進一步提升，加強網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進我國網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理準確性。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理是我國人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發(fā)展中的障礙。

一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學化水平較低。目前我國大部分企業(yè)或單位對檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴重的管理脫節(jié)。

2 實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實施

實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準確性發(fā)展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。

2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進行檔案管理

實施網(wǎng)絡(luò)詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結(jié)合OA辦公自動化和MIS信息管理相結(jié)合實施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發(fā)展。例如：我國某企業(yè)實施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。

2.3 提高檔案管理人員計算機應(yīng)用能力

提高檔案管理人員計算機應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應(yīng)用管理水平，促進檔案管理人員計算機應(yīng)用能力，檔案管理自動化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進一步提升，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢

3.1 檔案信息管理可靠性增強

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當今社會科技發(fā)展促進資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。

3.2 檔案管理的準確性提高

其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據(jù)檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。

3.3 檔案管理的工作效率提高

其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質(zhì)不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。

3.4 檔案管理科學化，規(guī)范化發(fā)展

其四，檔案管理實施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業(yè)會程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現(xiàn)檔案管理的科學化，規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)論

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻：

[1]馮子直.積極實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變――在老檔案工作者座談會上的發(fā)言[J].檔案學研究，2002，03：8-12.

[2]倪代川，戚穎.檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播案例評析――以《檔案界》網(wǎng)站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.

[3]安小米.城市建設(shè)文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)的理論框架[J].檔案學通訊，2004，02：88-92.

第2篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

關(guān)鍵詞：會計檔案管理運用

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強企業(yè)管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。利用它可以進行各項經(jīng)濟指標的數(shù)量分析，并針對實際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經(jīng)過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。

3.財務(wù)機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務(wù)工作實際的需要，在本會計年度結(jié)束后，其當年產(chǎn)生的會計檔案由財務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動作，財務(wù)部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細賬應(yīng)獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

第3篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強企業(yè)管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。利用它可以進行各項經(jīng)濟指標的數(shù)量分析，并針對實際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經(jīng)過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。

3.財務(wù)機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務(wù)工作實際的需要，在本會計年度結(jié)束后，其當年產(chǎn)生的會計檔案由財務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動作，財務(wù)部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細賬應(yīng)獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

第4篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營企業(yè)；經(jīng)濟效益

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業(yè)和國營企業(yè)是國家經(jīng)濟的重要組成部分，國營企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機構(gòu)領(lǐng)導將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進國營企業(yè)的工作順利開展。國營企業(yè)的檔案受到上級機構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國營企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營企業(yè)因為并不受上級機構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營企業(yè)主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營企業(yè)開始利用電子檔案對企業(yè)進行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發(fā)電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟效益之間的關(guān)系

1.科學的私營企業(yè)檔案管理能夠促進經(jīng)濟效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報告、論文等形式記錄企業(yè)的過去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對過去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗促進企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預測企業(yè)的發(fā)展動力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用。現(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過對社會和企業(yè)的相關(guān)方面，對各類信息進行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問題，進而對企業(yè)進行合理規(guī)劃，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調(diào)動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進企業(yè)人力資本的開發(fā)，評估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動力。一個企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會計檔案是指企業(yè)在一個時期收支情況的明細。一個企業(yè)是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會計檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營企業(yè)檔案管理，能夠評估企業(yè)的發(fā)展動力。私營企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿Γ肆Y本的開發(fā)能夠更好地促進企業(yè)的發(fā)展動力。當然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發(fā)，才能評估到企業(yè)的發(fā)展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業(yè)理清企業(yè)的財務(wù)，為企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個企業(yè)人力資本得到最大程度的開發(fā)的依據(jù)能夠為企業(yè)和員工個人的發(fā)展提供更多的無形資產(chǎn)。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業(yè)的發(fā)展?jié)摿?。但現(xiàn)存的私營企業(yè)的檔案存在流動性大、規(guī)范性不足等問題，所以私營企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會中，在企業(yè)界有經(jīng)濟往來的私營企業(yè)免不了會發(fā)生經(jīng)濟糾紛。對待經(jīng)濟糾紛，最好的方式是能夠達成某種經(jīng)濟利益的一致，如果達不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個經(jīng)濟往來中的合法地位。在經(jīng)濟糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當有分量的證據(jù)。如果一個企業(yè)陷入到經(jīng)濟糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業(yè)來說會是致命的打擊。此外，在私營企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時，應(yīng)秉承公正公開的原則。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業(yè)檔案管理存在管理意識淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導的審批的，哪些是必須經(jīng)過大領(lǐng)導的審批后才能調(diào)動檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履v和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專門負責檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點，協(xié)作式管理是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長遠發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點。實用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進企業(yè)各個機構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營企業(yè)的性質(zhì)，私營企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進自身的發(fā)展外，更能夠促進私營企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國的市場經(jīng)濟。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營取得的效益，才能更好地為私營企業(yè)的發(fā)展提供動力。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個部門，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發(fā)和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導階層的員工，分析檔案能夠促進企業(yè)人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業(yè)的收支明細，會計檔案的明細能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營企業(yè)檔案管理能促進企業(yè)的發(fā)展。同時，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營企業(yè)和國營企業(yè)的區(qū)別是私營企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自。國營企業(yè)的檔案管理要受到上級或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級機構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營企業(yè)的檔案管理只對自己負責，不對上級機構(gòu)負責，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問題，例如因為不受上級機構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業(yè)檔案管理時要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業(yè)學習國營企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進行集中，檔案的調(diào)配和開發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲、管理、開發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進權(quán)力的集中，促進企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國營企業(yè)相比，私營企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒有了上級機構(gòu)的監(jiān)督，私營企業(yè)的集中式管理模式也會呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過分集中也會使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點，還要明確私營企業(yè)的缺點。取長補短，促進私營企業(yè)的長足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機制靈活和職責分明的特點。各個部門有權(quán)力對自己所屬的機構(gòu)進行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進行管理又呈現(xiàn)出職責明確的特征。職責明確、靈活性高的特點能夠促進檔案管理的有序發(fā)展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會出現(xiàn)各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門實際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進檔案的合理開發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅持管理的集中統(tǒng)一，同時也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營企業(yè)，大中型的私營企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區(qū)別對待檔案，分類的管理促進檔案管理的健康有序的開發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因為網(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業(yè)來說，并不能達到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過檔案管理提高經(jīng)濟效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進機構(gòu)或部門的運轉(zhuǎn)有章可循，促進機構(gòu)或部門的正常的運轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進檔案管理的正規(guī)化、正?；Ｒ?guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機構(gòu)，機構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個機構(gòu)對檔案的管理進行監(jiān)督和審查等等。如果沒有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對相關(guān)的工作人員的責任要通過具體的規(guī)定進行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規(guī)章制度進行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無形資產(chǎn)，促進企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲需要進行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業(yè)中發(fā)展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴格的保密?，F(xiàn)今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復制和泄露。在數(shù)字化的時代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強大的系統(tǒng)和開發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個員工的離職就很容易將企業(yè)的機密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進行儲存。加強炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營造一個和諧的環(huán)境。

參考文獻：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟效益相關(guān)性[J].管理世界，2015，（11）.

第5篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

繼續(xù)醫(yī)學教育;網(wǎng)絡(luò)信息化;檔案管理

1.背景分析

繼續(xù)醫(yī)學教育是指醫(yī)學學歷教育畢業(yè)后,以學習新理論、新知識、新技術(shù)、新方法為主的一種連續(xù)性、全員性和終身性的醫(yī)學教育,是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員年度考核、職稱聘任和醫(yī)生、護士執(zhí)業(yè)再注冊的必備條件,其運作的檔案跟蹤和管理則顯得尤為重要。傳統(tǒng)的繼續(xù)教育管理方式及檔案的保存陳舊、被動、效率極低,嚴重制約了日益多樣化、系統(tǒng)化的繼續(xù)教育模式,在繼續(xù)醫(yī)學教育的課程跟蹤及檔案管理等方面已明顯滯后,2009年我院為規(guī)范繼續(xù)教育管理標準,滿足繼續(xù)教育課程多元化、系統(tǒng)化、層次化等管理要求,經(jīng)過前期的準備及相關(guān)培訓,使用了繼續(xù)醫(yī)學教育管理系統(tǒng)(三網(wǎng)一庫綜合管理平臺),本文就近年來網(wǎng)絡(luò)信息平臺在我院繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理中的實踐經(jīng)驗及對該管理系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用作淺顯的分析、總結(jié)。

2.系統(tǒng)主要功能設(shè)計及實現(xiàn)途徑

系統(tǒng)主要功能框架。繼續(xù)醫(yī)學教育管理系統(tǒng)是用于繼續(xù)醫(yī)學教育管理工作的計算機軟件平臺。此系統(tǒng)從各級衛(wèi)生醫(yī)療管理機構(gòu)的實際工作出發(fā),以衛(wèi)生技術(shù)人員為中心,利用先進的電子化手段將繼續(xù)醫(yī)學教育管理系統(tǒng)所涉及的業(yè)務(wù)進行分級分類管理,逐一建檔,同時將相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)果準確匯總、歸類到每一名衛(wèi)生技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案之下,方便查詢,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理質(zhì)量,使檔案管理者從陳舊的繁雜的管理事務(wù)中解脫出來,以便更高效、更快捷、更準確地完成繼續(xù)醫(yī)學教育管理系統(tǒng)工作。

華醫(yī)網(wǎng)組織開發(fā)的“三網(wǎng)一庫”繼續(xù)教育管理平臺,功能齊全,操作方便,科學管理,它是為協(xié)助醫(yī)療衛(wèi)生主管部門建立的一個涵蓋政策信息、繼續(xù)教育檔案管理、學員學習培訓三項功能一體化的平臺,平臺采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫將所有科教信息以人員為主線融合在一起,做到數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理,集中存放,互通互聯(lián),充分共享。

系統(tǒng)主要功能特點。信息便捷:方便快捷的政策信息,開放式數(shù)據(jù)庫設(shè)計,實現(xiàn)了信息的快速傳播,及時共享,無縫對接;管理工作一體化:各級管理機構(gòu)通過管理平臺,實現(xiàn)對項目、人員、學分等工作的一體化管理,完整的繼教項目控制流程,及時、準確地管理學分及學員繼續(xù)教育檔案,具有強大的統(tǒng)計功能;數(shù)據(jù)采集自動化:采用智能IC卡作為學員的身份證,通過“MBOX醫(yī)學寶”刷卡實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化采集;資源整合,自主學習:充分整合不同培訓機構(gòu)的繼續(xù)教育視頻課件,形成內(nèi)容豐富的教育超市,可自主選擇學習內(nèi)容。

實現(xiàn)途徑。我院自2009年使用該管理平臺,在三年的實際使用中,不斷更新不斷完善,目前,我院繼續(xù)教育管理工作已日趨成熟,從人員參加培訓活動到學分授予情況、數(shù)據(jù)信息錄入、存檔、查詢,審核等操作,都簡捷規(guī)范,有條不紊,大大提高了工作效率及準確率?，F(xiàn)將具體操作簡述如下:科教管理平臺采用BS結(jié)構(gòu),共有七大功能:人員管理、繼續(xù)教育活動管理、科室管理、學分管理、統(tǒng)計查詢、系統(tǒng)設(shè)置及修改密碼。

人員管理:涵蓋我院全部參加繼續(xù)教育的人員,包括基本信息檔案,調(diào)入調(diào)出人員變動情況,職稱變化及辦理‘醫(yī)通卡’時需要打印的資料。該模塊數(shù)據(jù)隨時變化隨時修改,即時存檔,管理非常方便。為了方便繼續(xù)教育工作的開展,我們?yōu)槊课粎⒓永^教人員辦理一張醫(yī)通卡,用以標識人員身份,記錄個人學分,查詢達標情況,繼教檔案隨建隨查,培訓內(nèi)容隨時跟蹤。

繼續(xù)教育活動管理:該模塊包括項目管理和集體活動管理兩大子功能,項目管理為國家級、省級等具有統(tǒng)一項目編號的培訓活動建立檔案,記錄學習項目內(nèi)容及授予學分情況等;集體活動管理可對院內(nèi)舉辦的繼教活動進行建檔,隨時錄入,隨時存檔,方便查詢。

科室管理:是我們對科室的信息進行維護操作的功能?？呻S時添加、刪除科室,并可將權(quán)限下放到各科室,對臨床大科室組織的學習及學分錄入使用“MBOX機”考勤,并將活動數(shù)據(jù)接入系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳,以前需要一到兩天的工作量,用了MBOX機,幾分鐘便成功完成,減少了在信息及學分錄入時的工作量,提高了工作效率及管理質(zhì)量。

學分管理:此模塊共八個子功能項,對培訓人員的學分授予及管理作了細致、規(guī)范的分級分類。

學分管理模塊功能情況

檔案管理及統(tǒng)計查詢:該模塊用于統(tǒng)計查詢?nèi)藛T的學分達標情況,以及項目和集體活動的舉辦情況,并可以方便導出用戶所需要的各類報表。其中最常用的功能為個人學分情況查詢、個人達標情況查詢、項目開展情況個別查詢、集體活動開展情況個別查詢。

系統(tǒng)設(shè)置:分為職稱瀏覽、字典表瀏覽、學分級別瀏覽、達標標準瀏覽四個子功能項。操作時可根據(jù)想要查詢的內(nèi)容設(shè)置具體參數(shù),例如按學歷、民族、職稱、院內(nèi)職務(wù)等條件,作相應(yīng)的篩選統(tǒng)計和查詢。

另外,系統(tǒng)中還開辟了學員學習超市模塊,學習超市充分整合了醫(yī)學院校、學術(shù)團體、及遠程教育機構(gòu)的教學資源,為學員提供多元化的學習形式,包括教學輔導、交流互動、課程評價、考試管理。學員可根據(jù)個人需要自主選擇課程,在線視頻學習,也可以進行小組學習,互動討論,監(jiān)督學習進度。為繼續(xù)醫(yī)學教育的培訓提供了寶貴的學習內(nèi)容和學習方式。

本文僅對網(wǎng)絡(luò)信息平臺在我院繼續(xù)教育檔案管理工作中的應(yīng)用作了最簡要分析和總結(jié),隨著繼教工作的開展和不斷深化完善,必定需要對系統(tǒng)功能作及時的升級和更新,以滿足新的規(guī)范和要求。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)療檔案網(wǎng)絡(luò)管理的開端,今后,將推動醫(yī)療綜合檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建,進一步推動醫(yī)院的發(fā)展和滿足醫(yī)護人員的需求。

[1]黃艷.繼續(xù)醫(yī)學教育檔案系統(tǒng)的構(gòu)建.醫(yī)學信息,2011

[2]朱耀萍,丁文祥,蘇肇伉.醫(yī)學教育信息化在繼續(xù)教育中的應(yīng)用.醫(yī)學信息,2009

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第6篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+”；科技檔案；應(yīng)用

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）02-0342-01

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)給人們的生產(chǎn)和生活方式帶來了極大的改變，對社會的發(fā)展也產(chǎn)生了深刻的影響。當前“互聯(lián)網(wǎng)+”政策已經(jīng)為國家政府所推動執(zhí)行，各行各業(yè)都開始需求與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合手段，挖掘需求，順應(yīng)時展潮流?？萍紮n案管理工作因其具備良好的信息化管理基礎(chǔ)，在引入“互聯(lián)網(wǎng)+”手段之后，能夠充分利用信息化平臺來實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化，充分的利用大數(shù)據(jù)和共享等技術(shù)手段來推動科技檔案的管理，更好地的為我國科學技術(shù)進步服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的科技檔案的現(xiàn)狀與不足

1、管理功能不到位、歸檔率較低

目前，國內(nèi)大多數(shù)科技檔案在管理方面普遍認識不到位，歸檔率也較低，很多大型科技活動和項目的檔案只存有立項檔案，對于項目全過程缺乏數(shù)據(jù)等重要信息的記錄，部分項目甚至連驗收記錄都有缺失。這導致很多科技檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，造成了信息缺失，也不具備共享的條件。

2、時效性較差，法律法規(guī)不完善

當前科技檔案的管理在時效性方面較差，同時缺少完善的立法和執(zhí)行，立法重c和立法目的也不明確。目前我國實行的《中華人民共和國保守國家秘密法》是對保密法規(guī)、具體保密制度進行規(guī)定的法律，在我國整個保密法律方面發(fā)揮著主導作用，但是與當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展速度相比，滯后性較強，這既限制了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在科技檔案管理方面功能的發(fā)揮，同時也給互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用帶來了較大的瓶頸和限制，保密工作也存在大量的隱患，科技檔案的管理和保管人員在管理過程中對法律法規(guī)的執(zhí)行不能有效貫徹。

3、利用率較低，無法滿足實際需求

目前的檔案管理在實際利用的過程中利用率較低，與實際的需求存在一定差距，也春存在一定的失衡現(xiàn)象，這就造成了目前檔案管理難以實現(xiàn)質(zhì)的突破的現(xiàn)狀。同時，很多科技檔案的管理人員年齡較大，綜合素質(zhì)較低，在專業(yè)技能方面不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的要求，大部分機構(gòu)的科技檔案管理體系還處于較為傳統(tǒng)的階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于科技檔案的介入還比較初級，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在科技檔案的管理中的廣泛應(yīng)用還有很長的路要走。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案管理創(chuàng)新策略

1.全面收集檔案，建立專門數(shù)據(jù)庫

檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，確保檔案的完整和準確是有價值的檔案的基本屬性。所以說，在進行科技檔案的管理過程中，首先要構(gòu)建一套完整的管理平臺和管理中心，形成檔案管理機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動機制，形成由上而下的的檔案收集體系，使各個部門、各個人員之間保存的檔案能夠得到匯集。要明確科技檔案的收集規(guī)范，劃定收集范圍和手機檔案的內(nèi)容，每個部門和機構(gòu)確定檔案管理的聯(lián)系人員。統(tǒng)一歸檔時間，梳理每一項科技檔案文件目錄，采集科研項目全過程、全方位的記錄信息，收集階段性、總結(jié)性、鑒定性等歸檔材料。要加強檔案管理硬件設(shè)施的維護和升級，同時改善檔案管理技術(shù)的軟件設(shè)施，形成可搜索，可追溯，可擴充的檔案信息管理系統(tǒng)，形成各種類別的數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺的特性和技術(shù)優(yōu)勢，從而加速推進科技檔案管理的進程。而對于大型的科技研究機構(gòu)來說，它們具有龐大的信息資料和科技檔案，而這些檔案和數(shù)據(jù)無法通過人力來實現(xiàn)完整的整理和保存，這就需要通過信息技術(shù)并且結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來處理，從而實現(xiàn)檔案管理平臺對于科技檔案的大數(shù)據(jù)收集和整理，并應(yīng)用于生產(chǎn)之中，提升科研工作的效率，降低各類研發(fā)成本。

2.轉(zhuǎn)變思想認識，實施專業(yè)化管理

科技檔案的管理工作服務(wù)于科研和生產(chǎn)，并為相關(guān)工作的開展提供決策支持，這就需要科技檔案的管理工作與機構(gòu)的研究和生產(chǎn)工作相結(jié)合，實現(xiàn)有效互動。在當前互聯(lián)網(wǎng)+滲入各行各業(yè)的大環(huán)境下，要明確科技檔案的管理工作不僅僅是管理部門的事情，要列入單位各部門的日常工作之中，作為單位整體的重要工作來落實。同時，科技檔案管理人員要認真落實相關(guān)的法律法規(guī)，并在相關(guān)部門和個人之間進行廣泛傳播，為機構(gòu)的科技檔案管理工作進步創(chuàng)造良好的輿論和理論環(huán)境。在管理模式方面，要嚴格檔案管理的準入原則，讓那些具備專業(yè)技能、責任心強的工作人員擔任科技檔案的管理人員，從而滿足互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的檔案管理相關(guān)要求。

3、重置流程管理，健全機制

在進行科技檔案的數(shù)字化和自動化改革之后，要將科技檔案管理的全流程進行重新梳理和重新安排，對應(yīng)相關(guān)崗位和相關(guān)職能，提升技術(shù)和管理的契合程度，提升科技檔案管理的效率。要扎實推進切實推進業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)標準制度化、檔案管理工作環(huán)節(jié)標準化等。要圍繞互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的管理思路創(chuàng)新來推動管理流程和管理思路的轉(zhuǎn)變，在實踐過程中善于總結(jié)和推廣轉(zhuǎn)化，在做好檔案管理的同時，要將檔案的作用充分的發(fā)揮出來，使之價值不斷放大和體現(xiàn)。

四、結(jié)語

科技檔案與互聯(lián)網(wǎng)+的融合，既強調(diào)基礎(chǔ)工作，又要求系統(tǒng)的功能性、實用性相結(jié)合。只有打造一套完善的檔案管理體系，重視科技資料在搜集和保存的基礎(chǔ)上通過互聯(lián)網(wǎng)進行升級，才能夠調(diào)動科技檔案工作人員的積極性和主動性，推進互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作的深度融合。

參考文獻

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第7篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

關(guān)鍵詞：檢察機關(guān)；檔案管理；信息化；作用

自“科技強檢”戰(zhàn)略在檢察機關(guān)得以落實以后，電子檢務(wù)便在檢察機關(guān)全面開展，特別是伴隨信息化時代的到來，信息載體及記錄方式逐步呈現(xiàn)出多樣化趨勢，電子檔案對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了巨大的沖擊，檢察業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案也隨之增多，大量多媒體信息檔案形式出現(xiàn)，如影視、聲音、圖像等，而這些檔案信息無法進行有效科學地管理，將嚴重影響其安全性，導致歸檔、檢索、查閱難度增大，將大幅度降低檔案的價值意義?；诖?，本文提出了檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用，通過建立與完善檔案管理信息系統(tǒng)，能夠提高檔案資料的利用價值，提高檢察機關(guān)檔案管理水平。

1 檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的作用及目標

檔案作為檢察機關(guān)案件辦理的重要依據(jù)，并沒有將其價值作用充分發(fā)揮出來。主要原因在于現(xiàn)階段我國檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)還不完善，如仍選用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進行檔案管理查閱等工作，即使相關(guān)部門在計算機內(nèi)錄入了檔案目錄，但管理對象還不是電子檔案，并沒有真正實現(xiàn)檔案信息化管理。為此，在檢察機關(guān)檔案管理中必須完善檔案信息管理系統(tǒng)，確保其科學性、準確性。

1、檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的作用

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷提升，我國檢察機關(guān)工作量也越來越大，進而檔案數(shù)量也隨之增多，以往檔案管理模式與當前檢察機關(guān)的工作存在嚴重的滯后問題，為滿足現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求，必須重視檢察機關(guān)檔案工作，建立與完善檔案管理信息系統(tǒng)，這也是檢察檔案工作得以快速發(fā)展的重要條件。

在整個系統(tǒng)中必須將檢察機關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)建設(shè)的前提，將檔案查詢業(yè)務(wù)作為重點內(nèi)容，保證檢察機關(guān)檔案管理自動化、智能化及網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，確保各級檢察機關(guān)檔案管理水平的有效提升。

檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)在滿足檔案管理要求的同時，還能規(guī)范檔案管理操作流程、改善管理模式、提升工作效率及實現(xiàn)信息資源共享，為檢察機關(guān)檔案管理信息化發(fā)展提供強有力的保障。檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的建立主要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，并與原有業(yè)務(wù)管理流程及發(fā)展需求相結(jié)合，進行本系統(tǒng)的合理設(shè)計與開發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫信息的準確性。在轉(zhuǎn)變魍車蛋腹芾矸絞降耐時，可以將檢察機關(guān)檔案管理所需的檔案信息通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)進行信息查詢、轉(zhuǎn)入、編輯等業(yè)務(wù)的開展，這樣不僅減少了時間空間對數(shù)據(jù)信息的影響，還實現(xiàn)了遠程管理查詢與無紙化辦公。

2、檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的目標

將檢察機關(guān)檔案分類作為檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)建立的主要依據(jù)，并與管理處檔案管理的實際檔案文件相結(jié)合，統(tǒng)一集中管理檢察機關(guān)檔案中的信息數(shù)據(jù)，并進行信息共享，利用網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)管理員可以按照自身的權(quán)限在客戶端上實現(xiàn)檔案信息化管理的各項操作，將檔案信息技術(shù)充分應(yīng)用到案件辦理重大決策中。

2 檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用

檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以確保檢察機關(guān)事業(yè)轉(zhuǎn)向高科技化、高智能化。將計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用到證據(jù)收集、案件辦理等各個方面，加快各項數(shù)據(jù)信息的傳輸速度，確保信息的及時性、真實性、有效性。

在進行檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計中，必須確保系統(tǒng)內(nèi)各個模塊之間具有緊密的聯(lián)系，充分發(fā)揮各模塊之間的功能性，實現(xiàn)檢察機關(guān)檔案管理信息化。檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)如圖1所示。

檔案管理員可進行新管理項目及時添加與選擇，系統(tǒng)可自動生成檔案管理信息系統(tǒng)相關(guān)的檔案目錄表，并將檔案文件夾進行有效儲存，同時能夠?qū)Χ鄠€類似案件檔案進行分析、對比。建設(shè)與管理是檢察機關(guān)檔案管理的重點，案件辦理過程各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息、資料等都是檔案建設(shè)的主要內(nèi)容。通過檢察機關(guān)檔案管理模塊可及時管理統(tǒng)計檔案信息的具體情況，如信息資料的查閱、修改等，并對信息系統(tǒng)管理水平的提升具有關(guān)鍵性的作用。

3 檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的發(fā)展

隨著我國檢察機關(guān)事業(yè)發(fā)展速度的不斷提升，檔案管理作為檢察機關(guān)單位管理工作的重要內(nèi)容，其管理水平地高低將直接影響到檢察機關(guān)單位工作的整體質(zhì)量。為有效提升檢察機關(guān)檔案管理水平，檢察機關(guān)單位必須重視該信息系統(tǒng)的發(fā)展，規(guī)范操作流程，嚴格按照相關(guān)要求進行有效操作，只有這樣才能實現(xiàn)其經(jīng)濟效益。

1、基于平臺軟件模塊信息化系統(tǒng)的發(fā)展

檢察機關(guān)檔案管理系統(tǒng)與其特定管理制度之間存在著緊密的聯(lián)系，在建立檢察機關(guān)檔案管理信息化系統(tǒng)時必須對管理制度的相關(guān)要求進行充分考慮，在檢察機關(guān)檔案管理中對其業(yè)務(wù)需求起決定作用的就是管理制度，檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要受業(yè)務(wù)需求的影響，因此必須嚴格按照現(xiàn)有管理制度、工作流程進行業(yè)務(wù)需求分析報告的制定，并確保管理平臺的開放性與擴展性。按照需求軟件公司與工程技術(shù)人員共同進行系統(tǒng)功能模塊的添加，確保檔案管理信息系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理具有統(tǒng)一性，確保信息系統(tǒng)具有良好的可行性與使用性，并及時交換各個模塊的數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)資源共享。

2、基于統(tǒng)一界面的檔案數(shù)據(jù)融合度

在檢察機關(guān)檔案信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用中必須采用統(tǒng)一平臺，確保信息系統(tǒng)界面的良好度，只有這樣才能確保各方面檔案數(shù)據(jù)的充分融合，整個系統(tǒng)在其發(fā)展過程中必須對其數(shù)據(jù)的融合度進行最大限度地提升，實現(xiàn)各模塊之間數(shù)據(jù)的密切聯(lián)系，形成一個有機整體。除此之外，檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中必須充分考慮其功能協(xié)調(diào)性與界面統(tǒng)一性，在實現(xiàn)系統(tǒng)各種信息處理完成后常規(guī)辦公自動化系統(tǒng)必須做到自動歸檔，并向檔案管理系統(tǒng)內(nèi)輸入。

3、基于交互式功能的操作模式系統(tǒng)

在檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)展中可視化管理及交互式操作功能已成為其發(fā)展的新趨勢，這種操作模式系統(tǒng)具有較高的直觀性與便捷性，相比單一功能模式系統(tǒng)，這種交互式功能操作模式系統(tǒng)工作效率更高。相比簡單的界面切換設(shè)計，交互式功能操作設(shè)計必須將數(shù)據(jù)信息的科學組織管理作為其發(fā)展的前提條件，其圖形界面的形成必須由數(shù)據(jù)屬性信息與空間信息完成，并利用專業(yè)計算模型進行分析界面的形成，隨后三者有機結(jié)合在同一個主界面內(nèi)，實現(xiàn)三者之間的交互操作。在檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)中應(yīng)用這種操作模式系統(tǒng)，通過可視化圖形操作界面檔案管理人員可以進行專業(yè)數(shù)據(jù)信息的分析，實現(xiàn)檔案信息的準確度及實用性。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著國民經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷提升，我國檢察機關(guān)檔案管理也得到了極大的發(fā)展。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，遵循檢察機關(guān)檔案分類辦法，建立并完善檢察機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，確保其設(shè)計的合理性與科學性，才能實現(xiàn)檢察機關(guān)檔案管理信息的利用價值，才能推動檢察機關(guān)管理單位的快速發(fā)展。

參考文獻

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第8篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻

第9篇：檔案管理應(yīng)急預案范文

一、職工業(yè)余大學檔案管理融入和應(yīng)用信息技術(shù)的意義呈現(xiàn)

職工業(yè)余大學檔案管理融入和應(yīng)用信息技術(shù)，實質(zhì)上就是實現(xiàn)檔案管理的信息化、電子化，即是將紙質(zhì)檔案資料通過計算機來進行信息技術(shù)加工處理，使之成為計算機軟件形式的二次文獻信息，方便檔案管理過程中的歸檔、提取和儲存。

（一）以計算機的信息加工處理功能發(fā)揮來提升檔案的利用率。知識經(jīng)濟時代最為明顯的特征是信息化對人類生活和工作模式的深刻改變，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，以計算機的強大信息加工處理功能來提升資源的利用效率是形勢所需，發(fā)展所求。以往職工業(yè)余大學在檔案管理的過程中，不注重開發(fā)計算機的功能，僅儲存檔案的著錄或者文件名，這與全社會格局下的電子檔案建設(shè)是背道而馳的，甚至造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，對此，將信息技術(shù)融入檔案管理的過程中，無疑是提升檔案管理的高效化，助推檔案利用效率的有效之舉。

（二）以計算機的信息加工處理功能發(fā)揮來提高檔案的時效性。在以往的檔案信息管理的過程中，僅靠手工操作來實現(xiàn)，手工檔案信息加工工作模式可以體現(xiàn)為：選題―選材―編輯―出版，這種“慢工出細活”的工作模式，從檔案的歸集、整理到最終檔案信息的實現(xiàn)，耗時較長，甚至造成信息的實效。然在實現(xiàn)檔案信息電子化的之后，通過相應(yīng)計算機軟件的操作，可直接對檔案信息以機讀的形式來實現(xiàn)，并在計算機內(nèi)部實現(xiàn)對檔案信息的整合、歸類，有效提升了檔案信息加工的時間，從而確保了檔案的時效性。

二、職工業(yè)余大學檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)實考量

現(xiàn)代社會是一個信息化社會，在此境遇下，社會各項事業(yè)都必須圍繞信息化技術(shù)進行完善和優(yōu)化，不難看出，包括企事業(yè)單位在內(nèi)的檔案管理都顯示出了與時俱進的趨勢，逐步推進檔案管理信息化的進程，基于此，職工業(yè)余大學檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)顯得不可或缺。

（一）原有的檔案管理制度模式與職工業(yè)余大學的發(fā)展局面不相呼應(yīng)。隨著職工業(yè)余大學的快速發(fā)展，招生數(shù)量急劇擴大，如何做好學生的學籍檔案管理以及教職工的檔案管理成為了職工業(yè)余大學必須深入考量的現(xiàn)實課題，在現(xiàn)有的人工檔案管理辦公面積嚴重不足的情形下，大量的檔案無法及時的整理，要查閱一份檔案需要很長的時間，同時檔案管理的錯誤也很多，嚴重制約了職工業(yè)余大學的又好又快發(fā)展。

（二）檔案管理信息化是職工業(yè)余大學檔案管理的發(fā)展所求。電子學籍檔案、辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案生成方式的信息化趨勢，內(nèi)在要求在檔案管理的過程中也必須吻合此種變革，對于檔案管理者而言，其所要做的就是實現(xiàn)對電子式文化信息的系統(tǒng)性、真實性、價值性歸類和整合，以真正凸顯為用戶提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的效能。

三、職業(yè)業(yè)余大學檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)的具體路徑

業(yè)業(yè)余大學檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)是一項系統(tǒng)工程，需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套來達成。怎樣才能又好又快地推動檔案信息化建設(shè)步伐，使其與社會信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展呢？

（一）實現(xiàn)技術(shù)引領(lǐng)。技術(shù)的創(chuàng)新和完善是實現(xiàn)檔案管理信息化的首要問題，離開了高端技術(shù)的支持，檔案管理信息化不可能實現(xiàn)。對此，必須引進質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的計算機硬件設(shè)備，并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并過硬件的改善來奠定檔案管理信息化的根基。