檔案資料管理方案精選(九篇)

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第1篇：檔案資料管理方案范文

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案資料管理；途徑及方法

事業(yè)單位主要是以公益服務(wù)業(yè)務(wù)為主的非盈利社會團(tuán)體與組織，它的服務(wù)內(nèi)容涵蓋了增進(jìn)社會福利、滿足社會文化、科學(xué)、教育等方面。對于事業(yè)單位而言，檔案資料管理至關(guān)重要，其實(shí)效性與否對事業(yè)單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業(yè)單位工作中不可或缺的重要一環(huán)。對于事業(yè)單位而言，提高檔案資料管理水平已經(jīng)是當(dāng)前的首要目標(biāo)任務(wù)，必須及時(shí)有效的實(shí)現(xiàn)。

1. 事業(yè)單位檔案資料管理的重要性

事業(yè)單位檔案資料真實(shí)的記錄了單位日常工作情況和一些關(guān)鍵活動，記載著事業(yè)單位一切工作事項(xiàng)。通常情況下，事業(yè)單位工作有著明顯的復(fù)雜性，存在大量的事務(wù)，實(shí)際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業(yè)單位還未做到陽光透明化的運(yùn)轉(zhuǎn)目標(biāo)，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規(guī)范事業(yè)單位日常工作質(zhì)量情況時(shí)應(yīng)根據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行，事業(yè)單位檔案資料保存的完整與質(zhì)量高低與否將直接關(guān)系事業(yè)單位工作是否能順利有序運(yùn)行，可見加強(qiáng)事業(yè)單位檔案資料管理的重要性。從現(xiàn)代管理理念角度出發(fā)，檔案資料管理水平如何還決定了事業(yè)單位內(nèi)部管理水平。事業(yè)單位應(yīng)對產(chǎn)生的檔案資料有效保管，充分認(rèn)識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業(yè)單位檔案資料不僅詳細(xì)的記錄了事業(yè)單位的工作情況、核心事件，而且在事業(yè)單位日后的工作中發(fā)揮著重要的監(jiān)督、指導(dǎo)、借鑒作用，是推動事業(yè)單位穩(wěn)定有序發(fā)展的前提保障。

2. 提高事業(yè)單位檔案資料管理的具體途徑及方法

檔案資料管理是現(xiàn)代事業(yè)單位工作的核心環(huán)節(jié)，要想增強(qiáng)事業(yè)單位管理工作水平，就應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理有序運(yùn)行。

2.1培養(yǎng)一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，增強(qiáng)作業(yè)人員素質(zhì)

為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案管理者的綜合素質(zhì)。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學(xué)習(xí)人事管理方面的知識及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作知識，因此事業(yè)單位在選聘檔案資料管理員時(shí)應(yīng)首選專業(yè)水平高、技能好的人員，并在上崗前加強(qiáng)有關(guān)技能、知識培訓(xùn)。檔案資料管理者應(yīng)對自身工作加強(qiáng)審核，防止工作有不完善之處，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，時(shí)刻保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的態(tài)度做好自己分內(nèi)之事。

2.2仔細(xì)劃分管理職責(zé)，保證權(quán)責(zé)分明

準(zhǔn)確劃分事業(yè)單位中從事檔案資料管理工作人員的職責(zé)權(quán)限對于事業(yè)單位工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)也起到了一定的作用。事業(yè)單位檔案資料管理者實(shí)際承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進(jìn)行全面的收集；對作業(yè)人員作業(yè)中設(shè)置與調(diào)整計(jì)劃的審批實(shí)況嚴(yán)格檢查；準(zhǔn)確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時(shí)提??；和其他部門有效交流、協(xié)調(diào)，構(gòu)建良好的合作關(guān)系；通過批準(zhǔn)借閱外單位的文件，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行借閱手續(xù)的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關(guān)人員不得隨意的進(jìn)出資料室；等。要想保證工作水平與質(zhì)量，就需要資料員及時(shí)有效的匯總與整理工作資料，各司其責(zé)，嚴(yán)格按規(guī)定辦事。

2.3加強(qiáng)信息化建設(shè)

當(dāng)前時(shí)期，隨著檔案資料管理工作越來越復(fù)雜，為了保障其較高的管理效率，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，樹立適應(yīng)于現(xiàn)代社會的檔案資料管理理念，進(jìn)一步加快信息化建設(shè)進(jìn)程。首先購進(jìn)用于信息化建設(shè)的硬件設(shè)施，比如，計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)等實(shí)用性高的工具。其次，不斷增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)水平，這對于檔案資料管理信息化與現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現(xiàn)代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的順利有效實(shí)施。如果檔案管理不具備現(xiàn)代化觀念，就算現(xiàn)行的檔案保護(hù)與管理設(shè)施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理信息化與現(xiàn)代化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中，相關(guān)人員應(yīng)緊密結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)與科學(xué)的管理手段，樹立滿足現(xiàn)代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務(wù)向主動式服務(wù)方向發(fā)展，把過去封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)方向發(fā)展，從而推動檔案工作高效高質(zhì)量的運(yùn)行。

3.結(jié)論

綜上所述可知，事業(yè)單位檔案資料管理是事業(yè)單位必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位的健康發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴(yán)抓各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步加快檔案建設(shè)進(jìn)程，通過高效完善的措施強(qiáng)化檔案資料管理，為社會公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張兵.淺談事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用[J].才智，2011年20期.

[2]安豐艷.加強(qiáng)檔案管理必須重視檔案資料的搶救工作[J].商業(yè)文化（上半月），2011年06期.

[3]代春輝.事業(yè)單位人事檔案管理淺談[J].才智，2011年19期.

第2篇：檔案資料管理方案范文

一、環(huán)境因素對影像檔案資料保護(hù)的影響分析

有關(guān)研究中顯示，若在影像檔案資料的保管環(huán)境當(dāng)中產(chǎn)生污染物，則可能致使影像檔案資料表現(xiàn)出包括衰退、變化在內(nèi)的各種問題。正確認(rèn)識環(huán)境因素對影像檔案資料保護(hù)的影響是合理實(shí)施環(huán)境控制技術(shù)的關(guān)鍵所在。從影像檔案資料保護(hù)的角度上來說，主要的環(huán)境影響因素包括以下幾個(gè)方面：

首先，從化學(xué)性污染的角度上來說，空氣當(dāng)中所存在的二氧化硫等有害氣體容易與影像檔案資料中的水分發(fā)生反應(yīng)，生成一定量的亞硫酸，進(jìn)而與氧氣發(fā)生反應(yīng)，形成硫酸?；蛟谒峙c二氧化氮結(jié)合的條件下生成硝酸，產(chǎn)生諸多有害氣體。其次，從物理性污染的角度上來說，對于空氣當(dāng)中所存在的灰塵而言，在摩擦作用影響下，可能導(dǎo)致影像檔案資料出現(xiàn)表面磨損、水解降解方面的問題；對于空氣灰塵中的粘土成分而言，在受水分影響的條件下，可能致使影像檔案資料出現(xiàn)粘連問題，影響局部檔案資料的記錄完整性。

二、環(huán)境控制技術(shù)實(shí)踐要點(diǎn)分析

1.溫度、濕度監(jiān)測與控制技術(shù)分析：為了確保影響檔案資料的使用壽命理想且穩(wěn)定，需要特別關(guān)注對溫度指標(biāo)以及濕度指標(biāo)的控制工作。相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中對該參數(shù)做出了詳細(xì)的規(guī)定：對于膠片庫房一類專門作用于影像檔案資料存放的庫房而言，拷貝片的溫度控制標(biāo)準(zhǔn)為14.0～24.0℃，濕度控制標(biāo)準(zhǔn)為40.0～60.0%；母片的溫度控制標(biāo)準(zhǔn)為13.0～15.0℃，濕度控制標(biāo)準(zhǔn)為35.0～45.0%。為了確保實(shí)際工作中的溫度、濕度符合該標(biāo)準(zhǔn)，就需要合理應(yīng)用相應(yīng)的環(huán)境控制技術(shù)。具體實(shí)施可以從以下方面入手

影像檔案資料保護(hù)工作中可以引入溫濕度的巡檢工作系統(tǒng)，庫房內(nèi)安裝溫濕度測量儀表，配備相關(guān)工作人員對溫度濕度記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查與登記工作。在客觀條件允許的情況下，可以安裝智能化的巡檢系統(tǒng)以及聯(lián)動控制系統(tǒng)，提高溫濕度控制的綜合水平。與此同時(shí)，也可以在庫房管理中引入控溫柜、控濕柜等相關(guān)裝置，在智能化技術(shù)支持下，對環(huán)境溫濕度進(jìn)行主動干預(yù)。該裝置能夠根據(jù)材料載體的不同以及在保管要求上的差異，對溫度濕度控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行靈活調(diào)整，配合防塵、防潮的優(yōu)勢，具有進(jìn)一步推廣實(shí)踐的價(jià)值。

在主動干預(yù)保管庫內(nèi)溫濕度的基礎(chǔ)之上，還需要做好對影像檔案資料管理環(huán)境的密封工作。通過提高庫房密閉性能的方式，避免庫房外部環(huán)境中惡劣的溫度濕度環(huán)境對庫房內(nèi)部造成不良影響，從而達(dá)到提高溫濕度穩(wěn)定性的目的。除此以外，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合空氣流動方面的一般規(guī)律，把握時(shí)機(jī)，對影像檔案資料保管庫內(nèi)、庫外空氣進(jìn)行交流，配合對空調(diào)系統(tǒng)溫濕度調(diào)節(jié)功能、空氣過濾功能、以及空氣流通功能的應(yīng)用，提高保管環(huán)境的潔凈度水平。

2.防塵、防毒方面的控制技術(shù)分析：在對影像檔案資料管理環(huán)境內(nèi)塵變與霉變問題進(jìn)行控制的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)采取的環(huán)境控制技術(shù)為空氣凈化。常見的空氣凈化技術(shù)方案包括以下兩種類型：其一為過濾除菌技術(shù)，其二為高壓靜電吸附除菌技術(shù)。從過濾除菌技術(shù)的角度上來說，本方案的主要原理在于：在重力沉降作用力的影響下，通過慣性碰撞的方式達(dá)到除菌的目的。在過濾除菌方案實(shí)施過程當(dāng)中，網(wǎng)狀纖維的粗細(xì)程度以及過濾材料的基本性能都會對過濾除菌的效果產(chǎn)生決定性的影響。為了保障除菌效果理想，需要安排專人定期對過濾器上所吸附的微生物進(jìn)行清除。

3.防有害氣體方面的控制技術(shù)分析：在對有害氣體進(jìn)行控制的過程當(dāng)中，一方面可以從宏觀環(huán)境角度入手，對影像資料保管庫房進(jìn)行空氣凈化處理；另一方面可以從微觀環(huán)境入手，對影像資料保管的包裝、片盒等材料進(jìn)行優(yōu)化。實(shí)踐工作中比較常見的做法為：在影像資料檔案保管室內(nèi)引入獨(dú)立運(yùn)行的制冷系統(tǒng)、干燥器以及除酸器。以上相關(guān)系統(tǒng)設(shè)備配合運(yùn)行，在保管室內(nèi)抽出濕性空氣的過程當(dāng)中，同步向保管室內(nèi)輸入經(jīng)過加熱預(yù)處理的空氣，在制冷系統(tǒng)當(dāng)中發(fā)生融合反應(yīng)，從而在實(shí)現(xiàn)氣體干燥的同時(shí)，促進(jìn)分子篩吸附能力的提升。

第3篇：檔案資料管理方案范文

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；歸檔管理

中圖分類號： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

1、建筑工程檔案的特點(diǎn)

工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開竣工的報(bào)告、圖紙會審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等；同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點(diǎn)包括：

⑴一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套；

⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況；

⑶實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實(shí)用性較強(qiáng)。

2、建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發(fā)展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質(zhì)量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面起到了一定的促進(jìn)作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現(xiàn)詳細(xì)分析如下：

（1）在城市建設(shè)和規(guī)劃管理中起著重要作用。由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設(shè)活動積累下來的豐富的經(jīng)驗(yàn)，也是城市建設(shè)技術(shù)儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規(guī)劃和建設(shè)管理過程中發(fā)揮著重要的作用。城市建筑物的擴(kuò)展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎(chǔ)，所以必須加強(qiáng)管理工作的進(jìn)行。

（2）城市防災(zāi)和災(zāi)后重建的重要基礎(chǔ)。在預(yù)防自然災(zāi)害破壞以及城市的災(zāi)后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發(fā)現(xiàn)建筑工程的薄弱環(huán)節(jié)，也有助于我們恢復(fù)城市災(zāi)前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據(jù)。另外，由于建筑工程檔案真實(shí)記錄了城市建設(shè)的全過程以及各建筑物之間的內(nèi)在聯(lián)系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災(zāi)后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內(nèi)容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

（3）建筑工程的使用和管理業(yè)離不開建筑工程檔案資料的支持。建筑物的后期使用和管理業(yè)始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設(shè)計(jì)和建設(shè)也具有重要的參考和借鑒價(jià)值，是促進(jìn)建筑工程科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基石。

3、建筑工程檔案管理中存在的主要問題

在建筑工程檔案管理的問題上，有很多的影響因素，比如說制度的問題，管理上存在的缺陷，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)等等，這些都會影響到整個(gè)檔案管理過程，下文中就是本人結(jié)合自己所學(xué)所見整理所成。

3.1、檔案管理制度缺失，管理模式缺乏統(tǒng)一

關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時(shí)候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒有照此實(shí)施，通常都是根據(jù)自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。

3.2、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊

很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對檔案管理工作的認(rèn)識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏。另一方面，因?yàn)闄n案管理這份工作相對來說比較枯燥，薪資待遇也不是很高，很多從業(yè)人員在做了一段時(shí)間之后就會由于各種因素的干擾，產(chǎn)生一些負(fù)面情緒，出現(xiàn)對現(xiàn)在生活狀態(tài)不滿的情況，這樣最后就會導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。

3.3、歸檔完整率、真實(shí)性有待提高

大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時(shí)還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價(jià)值。

4、改進(jìn)建筑工程檔案資料管理的措施

4.1、積極健全建筑工程檔案管理制度

建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎(chǔ)，建筑單位在建筑項(xiàng)目成立之初就應(yīng)該積極按照國家的相關(guān)規(guī)定，建立相關(guān)的管理制度，并且制定統(tǒng)一的檔案資料管理模式。還應(yīng)該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關(guān)人員在檔案資料管理中承擔(dān)的責(zé)任，保證能夠真實(shí)記錄相關(guān)的檔案資料，為建筑單位的合法權(quán)益提供保障。

4.2、加大對檔案資料管理人員的培訓(xùn)力度

檔案資料管理人員是整個(gè)建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強(qiáng)對檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，能夠有效的保證工程檔案的質(zhì)量，提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。建筑單位應(yīng)該積極的開展相關(guān)的會議，或者是聘請專業(yè)人員來對其進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高管理人員的素質(zhì)。還應(yīng)該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實(shí)的將檔案歸檔。

4.3、利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來對建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時(shí)的記錄建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

4.4、拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍

對國家基建項(xiàng)目歸檔范圍所規(guī)定的合同監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，及時(shí)擴(kuò)大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運(yùn)作全過程。

4.5、嚴(yán)格保證竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用

在建筑工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項(xiàng)目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對建筑工程中的所有文件進(jìn)行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實(shí)性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴(yán)格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗(yàn)收作為整個(gè)工程驗(yàn)收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準(zhǔn)確。

總之，建筑工程檔案是對建筑過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)和客觀記錄，對其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)性的作用，建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術(shù)的完善，推動城市建設(shè)工作的開展具有極其重要的作用，因此需要我們高度重視，并采取游有效的措施解決存在的問題，從而確保工程順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]陳平平.淺談做好建筑工程檔案資料歸檔管理的作用[J].江西建材，2014，23：276.

第4篇：檔案資料管理方案范文

【摘要】本文從組織形式、管理制度兩方面著手，確保檔案資料及時(shí)、全面、完整地收集，積極配合院中心績效考核工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞 績效考核；檔案資料；收集；重要性

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)作為從事公共衛(wèi)生事業(yè)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理、衛(wèi)生檢驗(yàn)監(jiān)測、健康教育、緊急疫情處理等工作，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的穩(wěn)定，關(guān)系到人民大眾的身體健康、生命安全。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革不斷深入，建立與疾控機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的績效考核管理模式，作為新的手段和方法，既是順應(yīng)改革發(fā)展的需要，也是疾控事業(yè)發(fā)展的必然要求。院中心根據(jù)衛(wèi)生部制定的《各級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)基本職責(zé)》和《疾病預(yù)防控制工作績效評估標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)要求，在結(jié)合本機(jī)構(gòu)疾病控制工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，通過幾年的實(shí)踐，認(rèn)識到績效考核在完成預(yù)期疾病控制綜合目標(biāo)任務(wù)、提高公共衛(wèi)生服務(wù)能力和水平、調(diào)動職工積極性、拓展業(yè)務(wù)工作范圍、促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新、增強(qiáng)單位凝聚力等方面起到了積極的作用。

本部門主要承擔(dān)院中心傳染病監(jiān)測完成率、暴發(fā)疫情規(guī)范處置指數(shù)、蟲媒及自然疫源性疾病規(guī)范處置指數(shù)三個(gè)指標(biāo)的資料收集及上網(wǎng)輸入數(shù)據(jù)的工作。在具體工作中，深深地認(rèn)識到“功夫在詩外”的道理，績效考核每一個(gè)指標(biāo)的完成，都離不開平時(shí)檔案資料的日積月累，平時(shí)工作做得細(xì)，就能較好地及時(shí)地完成績效考核要求的工作。在此，我有一些工作經(jīng)驗(yàn)與各位共同交流、探討，以期給疾控機(jī)構(gòu)績效考核工作一點(diǎn)啟示與思考。

一、績效考核關(guān)于傳染病方面相關(guān)指標(biāo)介紹

（一）傳染病監(jiān)測完成率。這個(gè)指標(biāo)的填報(bào)涉及多個(gè)所處室和部門，包含23 個(gè)病種；收集資料內(nèi)容包括：國家級和省級開展各種傳染病的監(jiān)測方案、監(jiān)測結(jié)果、監(jiān)測執(zhí)行情況總結(jié)；督導(dǎo)方案、督導(dǎo)報(bào)告；個(gè)案登記表、個(gè)案收集情況表；各病種工作進(jìn)展報(bào)告、情況通報(bào)、總結(jié)。

（二）暴發(fā)疫情規(guī)范處置指數(shù)。暴發(fā)疫情指在一個(gè)局部地區(qū)或集體單位中，短時(shí)間內(nèi)突然有很多相同的傳染病人出現(xiàn)。這些人多有相同的傳染源或傳播途徑。大多數(shù)病人常同時(shí)出現(xiàn)在該病的最長潛伏期內(nèi)。暴發(fā)疫情需要收集資料包括的內(nèi)容有：某病種啟動應(yīng)急響應(yīng)的通知、實(shí)施方案；防控預(yù)案、防控方案；初步調(diào)查報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、結(jié)案報(bào)告；樣品監(jiān)測數(shù)、樣品檢測報(bào)告單，密切接觸者人數(shù)；問卷調(diào)查；疫區(qū)消殺面積數(shù)等。

（三）蟲媒及自然疫源性疾病規(guī)范處置指數(shù)。這項(xiàng)指標(biāo)與暴發(fā)疫情規(guī)范處置指數(shù)收集的資料類似，這里就不多說了。

二、組織形式上確?？冃Э己斯ぷ鞯挠行н\(yùn)轉(zhuǎn)

從需要收集的資料來看，基本上規(guī)定了績效考核資料收集范圍和具體內(nèi)容，但如何能夠更系統(tǒng)、更全面地收集這些資料呢？

有什么途徑或者是制度確保資料的收集呢？

（一）建立健全組織形式?？冃Э己耸且粋€(gè)既系統(tǒng)又復(fù)雜的工作，涉及面廣，且具有長期性和連續(xù)性。為此，院中心成立了湖北省疾病預(yù)防控制績效考核工作指導(dǎo)辦公室，院中心主任牽頭；成立了以各部門主任組成的省績效考核專家?guī)?，明確中心領(lǐng)導(dǎo)班子和各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任分工、協(xié)作分工。工作中堅(jiān)持中心領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，部門領(lǐng)導(dǎo)具體抓，全體職工共同參與的工作局面，他們的職責(zé)是切實(shí)加強(qiáng)省本級績效評估工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化省本級績效評估工作任務(wù)責(zé)任落實(shí)，負(fù)責(zé)省本級績效考核工作的實(shí)施，從而在組織形式上確?？冃Э己斯ぷ饔行н\(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)施。

（二）領(lǐng)導(dǎo)觀念意識更新。在形成科學(xué)有效的績效考核目標(biāo)之初，檔案資料與績效考核的關(guān)系就是密不可分的，而且是最基礎(chǔ)性的工作。沒有充分的信息資料收集，不可能完成績效考核工作。這就要求疾控中心領(lǐng)導(dǎo)觀念意識更新，打破傳統(tǒng)舊的思想套路，破除年終工作完畢才開始收集資料的觀念，充分認(rèn)識資料收集重要性，在制定績效考核目標(biāo)的同時(shí)，即著手收集資料，做好績效考核的前期工作，既能確?？冃Э己四繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)，又能保證檔案資料收集工作的完成。

（三）認(rèn)真組織，加強(qiáng)培訓(xùn)?？冃Э己祟I(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室作為專門機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)績效考核工作：負(fù)責(zé)考核工作整體協(xié)調(diào)和各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的收集和整理；負(fù)責(zé)組織轄區(qū)區(qū)域和機(jī)構(gòu)績效指標(biāo)的指導(dǎo)和自我評估；負(fù)責(zé)績效管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入與審核：負(fù)責(zé)績效考核相關(guān)信息的報(bào)道和結(jié)果通報(bào)，以及后期的反饋工作和指導(dǎo)意見。

績效考核工作系統(tǒng)復(fù)雜，涉及到疾控中心工作的方方面面，對指標(biāo)的理解和貫徹，涉及到相關(guān)專業(yè)人員。因此，實(shí)施績效考核前，加強(qiáng)職工培訓(xùn)尤為重要。院中心采取集中培訓(xùn)、部門講解指標(biāo)內(nèi)容等多種形式，多次組織職工充分了解績效考核的基本內(nèi)容、績效評估的方式、方法和考評結(jié)果，對理解不充分、不到位的，及時(shí)反饋、及時(shí)解決，使績效考核工作得以有效、順利地進(jìn)行。

三、管理制度上保證績效考核資料的收集

績效考核最基礎(chǔ)的工作即資料的收集，沒有充分的資料收集，就不能有效地參與績效管理。要做到檔案資料收集工作與績效考核工作有機(jī)結(jié)合，需兩部分工作同時(shí)布置、同步開展，同時(shí)落實(shí)，制定切實(shí)可行的收集策略，做到績效指標(biāo)延伸到哪里，資料的收集就跟進(jìn)到哪里，這樣能起到事半功倍的效果。

既完成了績效考核工作，又促進(jìn)了檔案管理工作的質(zhì)量。本部門從工作實(shí)際出發(fā)，制定了重點(diǎn)急性傳染病資料管理制度和文件資料收集的流程圖，從而使資料的收集更快捷、更有效、更具有操作性。

（一）制定重點(diǎn)急性傳染病資料管理制度。為了加強(qiáng)重點(diǎn)急性傳染病資料的管理，及時(shí)完整系統(tǒng)地收集資料，提高管理水平，結(jié)合工作實(shí)際，制定重點(diǎn)急性傳染病資料管理制度。內(nèi)容包括：管理原則；歸檔范圍；歸檔時(shí)間；檔案保管等項(xiàng)。

（二）制作文件資料處理流程。制定文件資料處理流程，嚴(yán)格按照要求不折不扣地執(zhí)行，確保資料收集完整及時(shí)。內(nèi)容包括：上級來文；本部發(fā)文；疫情處置資料；出差資料等。

檔案資料的收集，不是單純地為了績效考核，而是為了更好地促進(jìn)工作，科學(xué)規(guī)范疾控工作內(nèi)容，提高整體公共服務(wù)能力，為疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部科室及職工工作績效評定提供依據(jù)，以求充分調(diào)動廣大職工的積極性，形成良好的激勵(lì)機(jī)制，推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)疾病預(yù)防控制事業(yè)全面持續(xù)發(fā)展。

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第5篇：檔案資料管理方案范文

關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;園林檔案管理工作;發(fā)展路徑;分析

1園林檔案管理工作組織開展中的問題

1.1園林檔案管理機(jī)制不健全

第一，園林檔案資料收集機(jī)制不健全。受多元因素的影響和制約，我國現(xiàn)行的園林檔案管理制度尚未針對檔案資料收集工作中的基本類型、收集渠道、整理方法，形成系統(tǒng)且明確的制度規(guī)范，因此，實(shí)際收集獲取的園林檔案資料，無法具備完整性和合理性。第二，園林檔案資料管理機(jī)制不健全。受多種因素的影響，現(xiàn)階段園林檔案管理機(jī)制缺乏健全性，相關(guān)管理工作人員不僅在園林檔案資料的收集、整理、保存、調(diào)取運(yùn)用工作過程中缺乏操作規(guī)范性，還未能結(jié)合園林工程項(xiàng)目在具體運(yùn)作管理工作中發(fā)生的實(shí)際問題，針對性地開展園林工程項(xiàng)目的檔案信息資料的調(diào)整和更新工作，給園林工程項(xiàng)目檔案管理工作的整體效能和水平提升造成了嚴(yán)重不良影響。第三，園林檔案資料監(jiān)督機(jī)制不健全。我國部分城市園林檔案管理工作職能單位，尚未建構(gòu)可針對園林檔案管理工作人員的監(jiān)管制度，導(dǎo)致園林檔案管理工作人員的日常工作行為難以獲得有效約束，給園林檔案管理工作實(shí)際開展的規(guī)范性和合理性造成了嚴(yán)重不良影響。第四，園林檔案資料管理工作的資金投入機(jī)制不健全。我國有部分園林檔案管理工作單位，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，尚未形成系統(tǒng)合理的資金投入機(jī)制，因此，在園林檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金嚴(yán)重不足的條件下，對園林檔案管理工作的硬件設(shè)施水平提升造成了嚴(yán)重不良影響。

1.2園林檔案管理工作的信息化建設(shè)處于較低水平

園林檔案資料的信息化建設(shè)工作，不僅能有效提升園林檔案管理工作的整體質(zhì)量水平，還能充分調(diào)動和發(fā)揮園林檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值。從實(shí)際應(yīng)用功能角度展開分析，園林檔案數(shù)據(jù)信息資料是現(xiàn)代城市建設(shè)規(guī)劃人員、決策人員、施工人員需要關(guān)注和運(yùn)用的重要參考資料。實(shí)現(xiàn)城市園林檔案信息資料的信息化建設(shè)，能夠支持和確保城市建設(shè)規(guī)劃人員和決策人員可隨時(shí)查閱和調(diào)取類型多樣的城市園林檔案數(shù)據(jù)信息資料，助力相關(guān)人員形成城市園林工程規(guī)劃方案和園林工程決策方案，使其具備穩(wěn)定充分的科學(xué)合理性和可持續(xù)發(fā)展性，支持和確保城市園林工程建設(shè)工作綜合效能水平的持續(xù)提升。

2信息時(shí)代背景下園林檔案管理工作發(fā)展路徑

第一，想要在信息時(shí)代背景下切實(shí)獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應(yīng)切實(shí)采取措施，改革完善園林檔案信息資料在收集獲取環(huán)節(jié)中的管理制度設(shè)計(jì)工作，要在具體的園林檔案資料收集工作中，全面收集和整理園林建設(shè)工程項(xiàng)目的規(guī)程記錄資料。園林建設(shè)工程項(xiàng)目的施工設(shè)計(jì)方案和施工圖紙資料，園林建設(shè)工程項(xiàng)目施工環(huán)節(jié)結(jié)束后的竣工驗(yàn)收資料，以及園林建設(shè)工作項(xiàng)目投入使用后的運(yùn)行過程記錄資料，都應(yīng)加強(qiáng)檔案資料收集的全面性和完整性，支持和確保園林檔案管理工作的順利進(jìn)行。第二，想要在信息時(shí)代背景下切實(shí)獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應(yīng)切實(shí)采取措施改善優(yōu)化園林工程建設(shè)的資金投入機(jī)制，繼而在控制和保障數(shù)量充足的資金條件下，確保組織開展園林檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，穩(wěn)定順利達(dá)到預(yù)期效果。要調(diào)整現(xiàn)有的地方財(cái)政預(yù)算支出項(xiàng)目構(gòu)成體系，積極改善、提升城市園林檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金支持力度，在積極引入數(shù)量充足的信息化應(yīng)用設(shè)備條件下，支持和確保園林檔案管理工作的順利開展。第三，想要在信息時(shí)代背景下切實(shí)獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應(yīng)針對現(xiàn)有的園林檔案管理工作人員組織開展系統(tǒng)、科學(xué)的工作技能培訓(xùn)督導(dǎo)工作，為園林檔案管理工作人員講解和介紹園林檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)理論知識和實(shí)踐應(yīng)用技能，督導(dǎo)和支持園林檔案管理工作人員展開工作，使其在城市園林檔案數(shù)據(jù)信息資料的信息化建設(shè)工作實(shí)踐中，積極主動參與基礎(chǔ)性園林檔案數(shù)據(jù)信息資料的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)化，支持和確保園林檔案管理工作信息化水平的持續(xù)提升。第四，想要在信息時(shí)代背景下切實(shí)獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應(yīng)積極建立和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，要切實(shí)結(jié)合城市園林檔案管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際需要，切實(shí)建構(gòu)形成城市園林建設(shè)檔案資料收集工作環(huán)節(jié)、整理工作環(huán)節(jié)、信息化錄入工作環(huán)節(jié)、實(shí)體文本保存工作環(huán)節(jié)，以及應(yīng)用流轉(zhuǎn)工作環(huán)節(jié)的管理制度，確保實(shí)際開展的管理工作能夠穩(wěn)定順利獲得最佳效果。

第6篇：檔案資料管理方案范文

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1、綜合性文件資料

上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

開/竣工報(bào)告；圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3、竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電、弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的編制要求

1、必須真實(shí)的反映工程的實(shí)際情況，具有永久和長期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。

2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。

3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。

4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內(nèi)容準(zhǔn)確。

三、檔案資料管理中存在的問題：

1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。

2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。

3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯(cuò)別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

4、竣工資料移交不及時(shí)。不能按規(guī)定及時(shí)移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時(shí)間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。

四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對策：

1、加大宣傳，提高意識。在工程建設(shè)初期，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的檔案意識，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料；二是對專業(yè)檔案管理人員適當(dāng)進(jìn)行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開展。

3、健全制度，落實(shí)責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程資料的管理。

第7篇：檔案資料管理方案范文

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國對“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強(qiáng)。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時(shí)，國家對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的管理力度也在不斷加強(qiáng)，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴(yán)重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應(yīng)有的層次上。

筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決對策，力爭對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻(xiàn)。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴(kuò)大生產(chǎn)（業(yè)務(wù)）能力或新增工程效益、增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實(shí)施的新建、改擴(kuò)建、續(xù)建工程項(xiàng)目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案即指在整個(gè)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的全過程真實(shí)記錄和歷史憑證，在利用中是國家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國家農(nóng)業(yè)建設(shè)項(xiàng)目投資的重要參考。

2 農(nóng)業(yè)基本項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

2.1 涉及主體多方位性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目方案到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財(cái)政部審批、地方政府部門及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應(yīng)商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內(nèi)容的整體性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)是以該項(xiàng)目或者該項(xiàng)目的一個(gè)單項(xiàng)工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個(gè)有機(jī)的整體，從項(xiàng)目方案的提出到項(xiàng)目的批復(fù)到施工到竣工驗(yàn)收，每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個(gè)整體。

2.3 涉及專業(yè)的復(fù)雜性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及勘察設(shè)計(jì)、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中的有機(jī)結(jié)合，決定了項(xiàng)目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

2.4 保存時(shí)間具有長久性

根據(jù)國家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價(jià)值，在保存時(shí)間上具有長久性。

2.5 服務(wù)三農(nóng)效益評價(jià)的重要性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的宗旨是服務(wù)三農(nóng)，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項(xiàng)目建成之后的效益評價(jià)就顯得十分重要。應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益、社會效益及生態(tài)效益等方面來綜合評價(jià)該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的效益，能讓建設(shè)單位對該項(xiàng)目公益能力做一個(gè)自我評估，從長遠(yuǎn)來看對建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導(dǎo)意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設(shè)主體對檔案管理意識不強(qiáng)

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對檔案規(guī)范管理的意識不強(qiáng)，對檔案管理的認(rèn)識不到位，一味重視工程質(zhì)量、進(jìn)度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對檔案管理意識不強(qiáng)，從而施工單位、設(shè)計(jì)單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會對規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實(shí)效性

部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程并不了解，對檔案資料的來源認(rèn)識不清，無法準(zhǔn)確、及時(shí)地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復(fù)印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價(jià)值大打折扣，也給日后項(xiàng)目驗(yàn)收帶來一定的隱患。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復(fù)雜性的特點(diǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收需要經(jīng)歷很長的一個(gè)周期，檔案資料不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應(yīng)的檔案資料歸集并未到位，而項(xiàng)目建設(shè)卻進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料后補(bǔ)的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)常會遭到質(zhì)疑，對建設(shè)單位造成不良影響。

3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識薄弱

鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，是一個(gè)有機(jī)整體。因而項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料也應(yīng)是一個(gè)連續(xù)的、有跡可循的整體，應(yīng)將各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段的資料，任何一個(gè)階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應(yīng)樹立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項(xiàng)目在形成紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件，并加強(qiáng)電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴(yán)格按照國家相應(yīng)電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的培訓(xùn)比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴(yán)重。

4 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對策

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識，完善檔案管理制度

首先應(yīng)加強(qiáng)對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級領(lǐng)導(dǎo)都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗(yàn)收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

從項(xiàng)目的提出、方案的設(shè)計(jì)開始，隨著項(xiàng)目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個(gè)項(xiàng)目建成過程，保證檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應(yīng)商等都是該項(xiàng)目檔案管理的范圍，因而對這個(gè)范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計(jì)單位應(yīng)向建設(shè)單位提交設(shè)計(jì)文件資料，監(jiān)理單位應(yīng)提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應(yīng)提供竣工圖等，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應(yīng)停止進(jìn)入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進(jìn)入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對項(xiàng)目建設(shè)檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系

建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設(shè)項(xiàng)目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實(shí)處，明確建設(shè)過程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責(zé)，使檔案管理意識貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的每一階段，形成從項(xiàng)目的籌劃、立項(xiàng)、開工直至竣工驗(yàn)收首尾相接、全過程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實(shí)到人，通過制定檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對于不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時(shí)與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導(dǎo)解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

除了制度上對檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應(yīng)用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰(zhàn)。面對檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極主動參加檔案管理相關(guān)理論培訓(xùn)和講座，及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應(yīng)不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強(qiáng)對檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進(jìn)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。

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第8篇：檔案資料管理方案范文

一、對于工程檔案管理的意義分析

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動中起著非常重要的作用。

工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個(gè)方面：一是建筑物實(shí)體，一是工程檔案。工程檔案真實(shí)地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。對一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實(shí)施。《中華人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個(gè)綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案--人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。

二、提高工程檔案管理工作的途徑和方法

1.加強(qiáng)工程檔案管理工作的制度建設(shè)。在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理過程中，要明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，要嚴(yán)格依照法律法規(guī)進(jìn)行管理，要建立相應(yīng)的檔案預(yù)驗(yàn)收和執(zhí)法制度，嚴(yán)格控制備案和報(bào)送過程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量。因此，管理人員要熟悉掌握有關(guān)工程檔案管理的法律和規(guī)定，提高自身素質(zhì)和綜合管理水平，同時(shí)在實(shí)際管理過程中不斷完善各種制度，明確各種程序，提高管理質(zhì)量和效率；同時(shí)還要進(jìn)行必要的監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大失誤的情況或者管理事故。

2.實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。為了提高工程檔案的管理水平，提高管理人員自身的道德素質(zhì)，根據(jù)工程檔案管理的現(xiàn)狀，明確工程建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建立單位資料管理人員的職責(zé)，保證整個(gè)工程資料搜集的完整和規(guī)范，保證與整個(gè)工程施工過程步調(diào)一致，同時(shí)工程資料和檔案在維護(hù)各個(gè)參建單位合法權(quán)益過程中發(fā)揮著重要的作用，是非常重要的依據(jù)。

3.嚴(yán)格按照工程檔案管理要求，加強(qiáng)對工程竣工資料的驗(yàn)收

在進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收過程中，建設(shè)單位和資料管理人員要嚴(yán)格按照工程檔案管理的要求進(jìn)行資料的搜集和整理；同時(shí)對工程建設(shè)過程中的文件和資料進(jìn)行嚴(yán)格全面的審核和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)實(shí)中存在的問題，不斷查漏補(bǔ)缺，保證竣工材料的搜集有效及時(shí)，做好最后工程的驗(yàn)收工作和檔案資料驗(yàn)收工作，保證二者同步，避免出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況。

4.提高工程檔案管理人員的整體素質(zhì)。近些年來，隨著我國工程建設(shè)迅速發(fā)展，工程資料在管理過程中出現(xiàn)許多新的特點(diǎn)和變化，給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識、質(zhì)量以及水平。同時(shí)在實(shí)際管理過程中，要認(rèn)識到資料管理的重要性，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和手段，提高自我管理意識，能夠真正領(lǐng)會和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量。

5.做好工程建設(shè)資料編制工作。在很大程度上工程的技術(shù)資料可以反映施工質(zhì)量，因此，施工資料管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度進(jìn)行資料的搜集和整理，尤其做好工程技術(shù)資料的搜集整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質(zhì)量評定的原始記錄，保證整個(gè)內(nèi)容的連貫性和連續(xù)性，在工程竣工以后，要避免出現(xiàn)缺少資料的情況，明確各項(xiàng)資料管理人員的職責(zé)和責(zé)任，避免出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤的情況，這就要求資料管理人員要對資料進(jìn)行詳細(xì)的手機(jī)，進(jìn)行分部和分項(xiàng)工程資料的分類整理，同時(shí)還要加強(qiáng)監(jiān)督，對出現(xiàn)的漏項(xiàng)或者錯(cuò)誤情況，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。

6.要利用各種手段開發(fā)工程資料的信息資源，做好工程資料信息統(tǒng)計(jì)工作。因此，資料管理人員要實(shí)現(xiàn)信息資料管理的微機(jī)化管理，對資料管理的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，保證在使用過程中能夠及時(shí)調(diào)出，避免出現(xiàn)人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，最大限度的降低管理人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時(shí)還要做好各方面的協(xié)調(diào)工作，提高管理工作的效率；按照標(biāo)準(zhǔn)和資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的分類編號。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實(shí)際的管理使用過程中，進(jìn)行頻繁的變更，就會對材料和檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，因此，要對做好相應(yīng)的記錄，避免出現(xiàn)丟失或者損壞的情況。

第9篇：檔案資料管理方案范文

1、當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，科研項(xiàng)目逐年增多，科研手段越來越先進(jìn)，形成的科技檔案的數(shù)量、內(nèi)容都比以前復(fù)雜，檔案的載體、形式、記錄方式也出現(xiàn)多樣化的趨勢。即便是小型科技檔案室，也同樣面臨這樣的問題。如果應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理科技檔案，就能改進(jìn)檔案檢索和管理方式，大大提高檔案檢索效率，更好地為科研服務(wù)。因此，小型科技檔案室有必要盡快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

2、小型科技檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理后，將會使工作的流程由手工勞動變成自動化過程，提高工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，大大地減輕科技檔案管理人員的工作量。采用計(jì)算機(jī)管理科技檔案,能更好、更快、更準(zhǔn)確地為科研技術(shù)人員服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，完全可以取代傳統(tǒng)管理的手工工作環(huán)節(jié)，只要檔案管理人員掌握了檔案資料的計(jì)算機(jī)管理方法，就能通過電腦輕松地查詢科研人員所需的資料，不需要用很長的時(shí)間去翻閱、查找繁瑣的檔案資料。

3、用計(jì)算機(jī)檢索檔案資料，能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的檢索。科研人員可以從更多的角度來查閱資料，如檔案號、課題完成時(shí)間、項(xiàng)目名稱、編寫單位、工作區(qū)域等等，甚至可以利用某些關(guān)鍵詞進(jìn)行模糊查詢。這就簡化了檢索過程，大大提高檔案資料的可利用性，既能提高工作效率、改善服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)又可以廣泛滿足科研人員的不同需要。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)小型科技檔案室計(jì)算機(jī)管理

1、做好實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的準(zhǔn)備工作第一，做好科技檔案室現(xiàn)存檔案資料情況的調(diào)查分析。首先，要對用戶需求進(jìn)行調(diào)查，了解他們對科技檔案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好現(xiàn)存檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，對館藏內(nèi)容進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，包括種類、數(shù)量等，估算出數(shù)據(jù)存貯容量，盡最大可能方便利用。再次，要考慮到科技檔案室未來發(fā)展的需要，制定好建庫計(jì)劃。第二，走出本單位去取經(jīng)。首先，要做好外部調(diào)研工作，了解一下是否有已建成的實(shí)用系統(tǒng)，是否能為我所用。對現(xiàn)有的條件和將需有的條件進(jìn)行分析，避免走別人經(jīng)過的彎路。調(diào)查的結(jié)果，可以作為編寫系統(tǒng)方案的依據(jù)。其次，在了解其他單位計(jì)算機(jī)管理科技檔案的情況之后，找計(jì)算機(jī)方面的專家咨詢一下，看看本單位科技檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理需要什么樣的硬件和軟件條件，根據(jù)本單位的具體情況操作。

2、做好建立科技檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)備工作第一，準(zhǔn)備好計(jì)算機(jī)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。選擇好合適的硬件設(shè)備和軟件是一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的成敗。在采購計(jì)算機(jī)等設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇具有兼容性強(qiáng)、當(dāng)時(shí)較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)。要選擇比較通用的機(jī)型，要求主機(jī)有較高的運(yùn)算速度，內(nèi)存、外存要有一定的容量。在選擇科技檔案管理系統(tǒng)方面，應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的特點(diǎn)、估算的容量及用戶的使用要求，來選擇合適的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)?？赡艿脑?，最好能引進(jìn)一套現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件，或引進(jìn)后根據(jù)自己的特點(diǎn)加以簡單的改造。這樣，可以避免浪費(fèi)時(shí)間和財(cái)力，去做別人已經(jīng)完成的重復(fù)性的勞動。第二，科技檔案管理人員應(yīng)參與管理軟件的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)管理軟件的專家雖然對軟件的功能、編制程序的方法和技巧都輕車熟路，但畢竟對檔案管理方面的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作流程不熟悉。這就需要科技檔案管理人員及時(shí)與軟件工程師溝通，提出適合本單位科技檔案管理的合理化建議。第三，對科技檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)。要實(shí)現(xiàn)科技檔案室計(jì)算機(jī)管理，只有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須對檔案資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使科技檔案管理人員盡快熟練使用新軟件，為下一步實(shí)現(xiàn)科技檔案的計(jì)算機(jī)管理做好充分的準(zhǔn)備。