檔案管理機(jī)制精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理機(jī)制主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理機(jī)制范文

1.不斷加強(qiáng)檔案人才資源建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢(shì)是最大的優(yōu)勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。

1.1促進(jìn)人才流動(dòng)，盤活人才資源

引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進(jìn)人才健康成長(zhǎng)，使其發(fā)揮作用

環(huán)境好，則人才聚。努力營(yíng)造鼓勵(lì)人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

1.3保持檔案干部隊(duì)伍的穩(wěn)定性

檔案是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對(duì)從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用。

2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，不僅掌握檔案理論知識(shí)（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3現(xiàn)代管理的素質(zhì)

第一，要有開拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時(shí)總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，創(chuàng)新檔案機(jī)制，促進(jìn)檔案發(fā)展。

第二，要有市場(chǎng)意識(shí)。首先要有質(zhì)量意識(shí)、效益意識(shí)。根據(jù)信息市場(chǎng)的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)利用價(jià)值高的檔案信息，及時(shí)推向市場(chǎng)，發(fā)揮其積極作用。

第三，要有現(xiàn)代化意識(shí)。當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時(shí)效是信息價(jià)值的重要措施。這就要求擋案人員努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。

3.促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)

制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

3.2嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價(jià)值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時(shí)還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

第2篇：檔案管理機(jī)制范文

關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;概念;關(guān)系;相互作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識(shí)管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開始逐漸意識(shí)到知識(shí)管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機(jī)融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。

一、檔案管理與知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，圍繞著知識(shí)和與知識(shí)有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會(huì)活動(dòng)。而知識(shí)是通過學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，在人類社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識(shí)到知識(shí)的稀缺和可靠，開始追逐知識(shí)的獲取，最終演化成一門知識(shí)學(xué)科，于是知識(shí)管理作為一種最新的管理意識(shí)和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識(shí)管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對(duì)已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對(duì)于檔案管理本身來講，除了對(duì)檔案實(shí)體的管理以外，還有對(duì)檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來說，實(shí)際上是對(duì)一種知識(shí)的使用價(jià)值的有效管理，因此檔案管理和知識(shí)管理二者很難割裂開來。

二、檔案管理與知識(shí)管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識(shí)管理的相同之處

1．二者的管理對(duì)象檔案管理的對(duì)象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識(shí)的表現(xiàn)形式，同屬于知識(shí)管理的范疇。知識(shí)管理的對(duì)象則主要是知識(shí)，而知識(shí)的組成部分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，顯性知識(shí)主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報(bào)紙期刊等有形知識(shí)，而隱形知識(shí)是側(cè)重于無法用文字描述和表達(dá)的知識(shí)，更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無實(shí)物形態(tài)的知識(shí)。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識(shí)范疇內(nèi)，知識(shí)管理的管理對(duì)象包含了檔案管理的管理對(duì)象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識(shí)管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識(shí)的價(jià)值，為知識(shí)管理者提高知識(shí)理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計(jì)、利用的過程，而知識(shí)管理的流程主要是知識(shí)產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用，可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識(shí)管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識(shí)管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識(shí)管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識(shí)管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識(shí)，而不具備隱形知識(shí)，知識(shí)管理二者皆備。2．重視利用程度在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識(shí)管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識(shí)管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識(shí)管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問題導(dǎo)致人員參與程度低，長(zhǎng)期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

(一)知識(shí)管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識(shí)管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識(shí)管理的作用。知識(shí)管理通過其自身先進(jìn)的理念來推動(dòng)檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識(shí)深化，形成檔案管理的知識(shí)及管理體系。同時(shí)隨著知識(shí)管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識(shí)的沉淀和積累，形成的知識(shí)理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對(duì)知識(shí)的傳播與交流都起到了推動(dòng)作用，并在此過程中，知識(shí)管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識(shí)管理體系會(huì)更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn):

［1］徐擁軍，鄧榮華．檔案學(xué)界知識(shí)管理研究述評(píng)［J］．蘭臺(tái)世界，2008，12:2-3．

［2］曹琳琳．試論知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用［J］．檔案，2012，03:50-52．

［3］劉影．檔案管理與知識(shí)管理的相似性［J］．黑龍江史志，2012，07:30-31．

［4］張?zhí)m月．檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，02:235-237．

第3篇：檔案管理機(jī)制范文

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案；創(chuàng)新；機(jī)制

現(xiàn)代化醫(yī)院管理中，檔案的管理工作已被列為重要的管理內(nèi)容之一，檔案的作用已滲透到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著重要作用。伴隨著醫(yī)院管理水平的提升以及智能化手段的升級(jí)，對(duì)醫(yī)院檔案管理的要求、信息化技術(shù)的運(yùn)用、以及原始檔案管理與先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)的融合發(fā)生了革命性的變化。因循守舊的傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展要求，因此，建立一個(gè)科學(xué)的、高效的、滿足和適應(yīng)當(dāng)前信息化、數(shù)字化技術(shù)支持的檔案管理模式，才能適應(yīng)社會(huì)和醫(yī)院的快速發(fā)展。筆者就新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制提出以下見解，與同道探討。

1 檔案管理理念與制度的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在"重管輕用"的現(xiàn)象，具有"等、靠、要"的傳統(tǒng)管理模式，同時(shí)在制度上也不夠靈活，這就直接影響了實(shí)際工作的創(chuàng)新及工作效果，大大降低了檔案管理的實(shí)用性和有效性，這就要求醫(yī)院管理者和檔案管理人員在管理理念上要有創(chuàng)新和變革。

1.1醫(yī)院要根據(jù)全新的管理理念建立健全醫(yī)院檔案管理新機(jī)制，在原有的體系里要通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)各職能科室各項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總和技術(shù)處理，并加強(qiáng)對(duì)各科室檔案管理工作的制度化建設(shè)，加強(qiáng)日常的指導(dǎo)與監(jiān)管，使職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，在日常工作中能夠認(rèn)真履行檔案的收集與歸檔工作。

1.2重視檔案管理的硬件建設(shè)，開設(shè)專門的檔案信息化工作室，擴(kuò)建檔案資料存儲(chǔ)室，在啟動(dòng)信息化檔案管理的同時(shí)，大量的原始檔案及圖像、物品都應(yīng)該由原來的分散管理改為集中管理。便于檔案資料保管、查閱和管理。

1.3檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理理念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，力爭(zhēng)做到檔案資料事前介入，在各個(gè)涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規(guī)范檔案的格式與內(nèi)容，同時(shí)參于事務(wù)過程中，主動(dòng)了解涉及檔案管理的工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。如我院在東部院區(qū)的基建建設(shè)中就做的很好，像工程起步階段，檔案室即介入基建部門，對(duì)建設(shè)管理和建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等資料介入管理，要求基建部門按照標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)收集留存并集中統(tǒng)一由專人保管；在工程建設(shè)過程，指導(dǎo)基建部門檔案管理人員及工程技術(shù)人員分階段做好基建文件材料的整理歸檔，盡可能實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理；事后及時(shí)對(duì)基建檔案進(jìn)行歸檔整理，并對(duì)所歸檔的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)分析和檢查，發(fā)現(xiàn)有遺漏的資料及時(shí)通知基建部門整理歸檔，確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。

在制度創(chuàng)新上，要進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)。隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案工作經(jīng)常會(huì)面臨許多新情況、新問題，因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時(shí)關(guān)注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進(jìn)新的檔案工作制度，積極推進(jìn)制度創(chuàng)新與完善，以適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，以及檔案管理自身發(fā)展的需要。①建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)水平；②建立檔案管理人員責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累以及檢查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；④建立教育約束和激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)參加繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力水平。

2 檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，與時(shí)俱進(jìn)已成為檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)，改變以往重管理輕服務(wù)的管理模式，把工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上來，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2.1建立醫(yī)院檔案網(wǎng)頁，有利于醫(yī)院檔案普通信息的瀏覽、專業(yè)信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權(quán)通過規(guī)范路徑的調(diào)閱。檔案部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)信息管理部門，利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極發(fā)動(dòng)和組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位內(nèi)部各部門網(wǎng)址，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，避免往返檔案室查找相關(guān)資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務(wù)。

2.2實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳功能，在第一時(shí)間將其收集并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

2.3開展在線服務(wù)模式。傳統(tǒng)的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進(jìn)行借閱、影印等方式，在信息化時(shí)代里這些必然要發(fā)生一些變化。讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速的信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存利用價(jià)值的咨詢，同時(shí)提供查詢和資信服務(wù)。

3 檔案管理技術(shù)手段的創(chuàng)新

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在管理技術(shù)上有所創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平。

3.1建立計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院檔案部門要建立健全辦公網(wǎng)絡(luò)體系，為醫(yī)院建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供平臺(tái)。在內(nèi)部辦公服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上，開設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應(yīng)用價(jià)值。

3.2充分發(fā)揮醫(yī)院網(wǎng)站的作用，根據(jù)網(wǎng)站反映的各種信息，制定相應(yīng)的策略，保障檔案資源的可靠性和真實(shí)性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

4 檔案管理的安全性技術(shù)創(chuàng)新

醫(yī)院檔案信息化管理的同時(shí)，不可忽視的一點(diǎn)就是檔案信息的安全性。根據(jù)當(dāng)前信息化管理的技術(shù)要求，對(duì)于重要的信息數(shù)據(jù)要建立嚴(yán)格的管理機(jī)制和技術(shù)手段，例如要建立內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的防火墻隔離，建立小型專用的數(shù)據(jù)庫，建立雙倍分獲有條件應(yīng)建立異地備份等措施。對(duì)重要檔案信息又進(jìn)行分級(jí)分類管理，屬于保密級(jí)的信息和資料要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的保密紀(jì)律和制度。對(duì)于信息檔案的調(diào)閱要嚴(yán)格制定規(guī)定和授權(quán)，要嚴(yán)格對(duì)從事信息化的專業(yè)人員和崗位要進(jìn)行崗位教育和監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

第4篇：檔案管理機(jī)制范文

以目前城建檔案管理的實(shí)際工作情況看，基層的城建檔案管理人員是推進(jìn)城建檔案的實(shí)際推動(dòng)者和執(zhí)行者，無論政策、管理方針如何制定都需要基層城建檔案人員的推進(jìn)。所以要提高城建檔案人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)該從下面幾方面著手：

1.1制定具體的城建檔案管理人員守則，選擇專業(yè)化城建檔案管理人才。

挑選優(yōu)秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據(jù)城建檔案部門的具體實(shí)際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據(jù)。再次，我們應(yīng)加大人才的招募，吸引高素質(zhì)人才投身建城建檔案的管理工作，同時(shí)注意培養(yǎng)年輕員工。

1.2極開展專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高城建檔案管理人員素質(zhì)。

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環(huán)境和挑戰(zhàn)，所以必須加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作人員進(jìn)行有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證城建檔案管理工作能夠適應(yīng)更好的社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤可能會(huì)決定城建工作的成敗，所以在對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)的同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。

1.3宣傳貫徹法律法規(guī)，明確城建檔案管理的重要作用。

城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點(diǎn)，為此我們?cè)诔墙n案管理中也要宣傳和貫徹法律法規(guī)，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對(duì)城建檔案管理人員的法律法規(guī)意識(shí)的培養(yǎng)十分重要。

1.4加強(qiáng)對(duì)基層城建檔案管理人員的管理和引導(dǎo)，使其明確城建檔案管理的重要性。

基層的城建檔案管理者的素質(zhì)是保證最終管理效果的保證，如何激發(fā)基層員工的工作積極性和主觀能動(dòng)性，引導(dǎo)其不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質(zhì)量的重要保證。

2做好城建檔案管理工作要有明確的服務(wù)管理理念

在城建檔案的實(shí)際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務(wù)意識(shí)，從某種角度來說城建檔案管理業(yè)屬于一種特殊的服務(wù)行業(yè)。服務(wù)管理理念的選擇是管理者必須面對(duì)的問題，可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1確定主動(dòng)服務(wù)的理念。

主動(dòng)服務(wù)的對(duì)象是城建檔案的利用人員，服務(wù)的內(nèi)容很多元化，各類城建檔案都包括其中?？梢杂貌樵?、復(fù)制等方式對(duì)城建檔案信息進(jìn)行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)是一個(gè)創(chuàng)新理念，是新形勢(shì)城建檔案工作的必經(jīng)之路。當(dāng)前城建檔案工作的首要任務(wù)，就是要確立全新的服務(wù)理念，強(qiáng)化城建檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，要從傳統(tǒng)的城建檔案管理向城建檔案信息系統(tǒng)管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。

2.2確定運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)的理念。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，城建檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢(shì)。對(duì)我國(guó)目前的城建檔案工作現(xiàn)狀來講，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的興起，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伟盐諜C(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在新的社會(huì)環(huán)境中重新定位，做好過渡時(shí)期城建檔案信息利用工作。實(shí)踐證明，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于城建檔案信息資源的開發(fā)，就根本談不上科學(xué)合理地利用城建檔案信息資源。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)城建檔案信息，可以極大地提高開發(fā)能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務(wù)水平。3.3確定提供優(yōu)質(zhì)的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務(wù)的基礎(chǔ)，在新環(huán)境下工作人員應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，積極的開發(fā)、大膽的應(yīng)用新的檔案管理方法，搜集有價(jià)值的信息，用優(yōu)質(zhì)的信息資源回饋社會(huì)、服務(wù)社會(huì)。

2.4做好城建檔案管理工作既要分析現(xiàn)有問題也要制定具體解決措施。

在現(xiàn)階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導(dǎo)致城建檔案管理人員流動(dòng)性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴(yán)重，這就需要國(guó)家制定相關(guān)政策，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理的投入。

2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統(tǒng)一和細(xì)化。

在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統(tǒng)一和細(xì)化，由此導(dǎo)致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時(shí)甚至還出現(xiàn)沖突。為此，我們必須對(duì)現(xiàn)行的城建檔案管理體制進(jìn)行改革，必須要建立完善統(tǒng)一和細(xì)化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進(jìn)行，使城建檔案管理能夠發(fā)揮積極作用，取得預(yù)期的效果。

3結(jié)語

第5篇：檔案管理機(jī)制范文

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理；價(jià)值；優(yōu)化路徑

1大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的價(jià)值

在高校的人事檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)有非常重要的價(jià)值。第一，收集價(jià)值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質(zhì)的方式進(jìn)行，使用起來不是很方面，時(shí)間久了還會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失的情況。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對(duì)這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和儲(chǔ)存，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化打下良好的基礎(chǔ)。第二，管理價(jià)值。高校的人事檔案中有非常復(fù)雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)以及云存儲(chǔ)技術(shù)的作用，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行。第三，使用價(jià)值。在高校的人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以通過計(jì)算機(jī)的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進(jìn)行檔案管理工作，這對(duì)人事決策是十分有利的。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該對(duì)以往的檔案管理理念做出改變，對(duì)檔案管理信息化的重要性有充分的認(rèn)知。高?？梢詰?yīng)用大數(shù)據(jù)對(duì)復(fù)雜的人事檔案進(jìn)行收集、分類以及存儲(chǔ)，在這個(gè)基礎(chǔ)上制訂與高校的實(shí)際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應(yīng)該使檔案管理制度不斷完善，修正現(xiàn)階段的管理機(jī)制，讓每一個(gè)管理人員都明確自己的職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容，讓檔案管理人員在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來進(jìn)行信息化管理。

2.2積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在更新了檔案管理的理念之后，高校應(yīng)該加大在資金方面的投入，對(duì)管理人事檔案所需要的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)進(jìn)行更新。在硬件和軟件都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)之后，可以在這個(gè)基礎(chǔ)之上構(gòu)建大數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。在構(gòu)建管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時(shí)，要以部門為單位建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確地將每一份人事檔案中的編號(hào)、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對(duì)人事檔案進(jìn)行有效分類，方便在以后需要的時(shí)候進(jìn)行查詢。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)該將人事檔案和與之相關(guān)的職能部門連接在一起，方便以后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。

2.3構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)背景下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)該對(duì)以往的思維模式做出轉(zhuǎn)變，構(gòu)建“大檔案”思維，從多個(gè)角度對(duì)人事檔案的資料進(jìn)行收集和管理。在對(duì)大檔案進(jìn)行構(gòu)建的過程中，應(yīng)該將端口作為基點(diǎn)，全方位檢測(cè)檔案資料，從而促進(jìn)人事檔案管理效率的提高。同時(shí)，對(duì)于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應(yīng)該對(duì)檔案信息之間的有關(guān)聯(lián)系有準(zhǔn)確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來。

2.4改進(jìn)高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應(yīng)該對(duì)人事檔案管理加大開發(fā)力度，提升管理人員的管理意識(shí)，從而更好地滿足社會(huì)的需要。管理人員可以通過信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來，用數(shù)字化的方式來進(jìn)行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務(wù)。這樣一來，用戶就可以自行對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，將更多有價(jià)值的信息挖掘出來，從而促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提高。通過在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，并且對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.5提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術(shù)水平是十分必要的。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識(shí)，信息技術(shù)水平也要達(dá)標(biāo)，并且還要具有良好的思想覺悟和責(zé)任感。因此，高校在進(jìn)行信息化的人事檔案管理時(shí)，應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該綜合考量他們的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)水平，從而使檔案管理人員的質(zhì)量從整體上得到提高。

3結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應(yīng)該對(duì)人事檔案管理的理念進(jìn)行更新，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，構(gòu)建“大檔案”思維，改進(jìn)高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(19):21-22.

第6篇：檔案管理機(jī)制范文

關(guān)鍵詞 高職院校 二級(jí)學(xué)院 檔案管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級(jí)學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動(dòng)的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過程中會(huì)形成豐富的檔案資料。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄和反映了二級(jí)學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺(tái)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國(guó)家教委以第6號(hào)令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①

1 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的范圍

高職院校二級(jí)學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級(jí)學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作活動(dòng)情況。

1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔

包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會(huì)工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級(jí)學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。

1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會(huì)議紀(jì)要;各類教學(xué)檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)資料等。

1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔

包括二級(jí)學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔

包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評(píng)優(yōu)申報(bào)等。

1.5 學(xué)生管理資料的歸檔

包括各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動(dòng)（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)等）情況原始資料、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級(jí)各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級(jí)學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)開展的過程和結(jié)果，是二級(jí)學(xué)院歷史的記錄和成長(zhǎng)的見證，也是學(xué)?？倷n案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問題

（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)過于淡薄，沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作也沒有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識(shí)淡薄。二級(jí)學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對(duì)檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，檔案管理工作中過于依賴學(xué)校的職能部門檔案室;對(duì)日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識(shí)欠缺。

（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動(dòng)頻繁，沒有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒有統(tǒng)一的存放地。二級(jí)學(xué)院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級(jí)學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的建議

（1）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二級(jí)學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級(jí)學(xué)院在成長(zhǎng)和發(fā)展過程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對(duì)檔案的重視。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。

（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院沒有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對(duì)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級(jí)學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級(jí)學(xué)院的檔案資料，集中對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級(jí)學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專門的資料柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。

（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員開展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí);對(duì)從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，到同類院校檔案室學(xué)習(xí)等活動(dòng)。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作會(huì)提出更高的期望和要求。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

第7篇：檔案管理機(jī)制范文

一、職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

檔案是職業(yè)學(xué)校辦學(xué)歷史和特色的積累，真是的記載了學(xué)校的發(fā)展過程，是學(xué)校最為寶貴的資源；同時(shí)，檔案也是職業(yè)學(xué)校人才培養(yǎng)水平評(píng)估的基礎(chǔ)，由此看來，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作十分重要也很必要。下面本文就從自身工作實(shí)際出發(fā)，對(duì)目前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）職業(yè)學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄

要想更好的開展檔案管理工作，一定要具有先進(jìn)的管理意識(shí)，要有創(chuàng)新的管理思維，對(duì)檔案管理工作極為重視。但是從目前的情況看，職業(yè)學(xué)校中檔案管理者的管理意識(shí)薄弱，對(duì)于檔案管理工作較為忽視，認(rèn)識(shí)不到檔案在學(xué)校發(fā)展過程中的重要性，很多管理理念和方式只是停留在紙上，沒有采取具體實(shí)際的行動(dòng)去開展管理工作，這是目前制約檔案管理順利進(jìn)行的根本因素，也是目前檔案管理工作的最大現(xiàn)狀。

（二）職業(yè)學(xué)校檔案管理工作缺乏完善體制的支撐

職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作順利開展需要有健全的體制作為支撐，實(shí)現(xiàn)管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化和合理化。但是目前職業(yè)學(xué)校在管理中普遍使用較為落后的管理手段，應(yīng)用手工操作的紙質(zhì)檔案為主的分散管理模式，檔案管理的“軟件”建設(shè)和“硬件”建設(shè)不能夠滿足需求，這些都嚴(yán)重的制約了學(xué)校檔案的管理工作順利進(jìn)行。

（三）管理者的素質(zhì)和技能水平有限

檔案管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，并不是簡(jiǎn)單的文件歸類，而是需要具有較強(qiáng)的專業(yè)管理技能和檔案處理能力才能夠完成的，從目前職業(yè)學(xué)校的檔案管理情況來看，目前的管理者還不具備先進(jìn)的管理技能水平和管理能力，不能夠應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)去處理檔案，這些都將影響到檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

二、職業(yè)學(xué)校檔案管理的措施研究

檔案在職業(yè)學(xué)校的發(fā)展過程中起到了關(guān)鍵的作用，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，因此說需要采取切實(shí)可行的措施去加強(qiáng)管理。

（一）提升相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作不能兒戲，要引起相關(guān)部門的高度重視。為此，需要提升管理的意識(shí)，建立起相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)。作為職業(yè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要格外關(guān)注檔案的管理工作，并且將這一工作列入到學(xué)校的工作議程當(dāng)中，結(jié)合學(xué)校的具體實(shí)際情況貫徹落實(shí)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，更好的促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。與此同時(shí)，要提升管理者的重視程度，還需要加強(qiáng)宣傳，使每個(gè)人都能夠增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案，并且自覺的維護(hù)學(xué)校的檔案管理工作。

（二）健全職業(yè)學(xué)校檔案管理機(jī)制，完善管理措施

完善的檔案管理機(jī)制和措施是確保管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，作為職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，需要樹立和增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，建立起嚴(yán)密且切實(shí)可行的檔案管理制度，規(guī)范檔案的分類情況和歸檔情況，是職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作做到有章可循。

同時(shí)，為了更好的保存職業(yè)學(xué)校的檔案資料，管理者需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保存和科學(xué)的管理，建立起檔案管理責(zé)任制，使責(zé)任心強(qiáng)且熟悉檔案管理工作的人員總體負(fù)責(zé)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步的完善崗位制、檔案室管理制度、檔案資料保密制度以及檔案查閱制度等，為檔案的管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

完善的措施機(jī)制和措施同樣離不開現(xiàn)代化的管理手段，作為管理者，需要積極的應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備和管理技術(shù)，采用計(jì)算機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化的管理體系和運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)化和信息化，提升管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，要應(yīng)用科學(xué)化的手段提升檔案管理的“軟件”和“硬件”系統(tǒng)，使二者雙管齊下，共同促進(jìn)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（三）不遺余力的提升職業(yè)學(xué)校檔案管理工作者的能力

職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中，起核心作用的還是管理者，無論技術(shù)多先進(jìn)，管理體系多完善，如果管理者的技能水平跟不上發(fā)展需求，同樣也不能夠有效的開展檔案管理工作，基于這一原因，就需要采取措施提升職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的綜合水平和管理能力。為此，要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升其專業(yè)技能和管理水平，開闊視野，培養(yǎng)管理者的創(chuàng)新意識(shí)，使他們由單一型的管理人員向著復(fù)合型的管理人才的方向發(fā)展。技能培訓(xùn)需要和實(shí)踐相連接才能夠更好的發(fā)揮作用，因此說在培訓(xùn)的過程中還需要貫穿實(shí)踐，多方面提升管理者的水平。除了外界的力量之外，管理者自身也要不斷提升能力，豐富知識(shí)，這樣才能夠從根本上提升自身的管理水平，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的順利完成。

第8篇：檔案管理機(jī)制范文

關(guān)鍵詞：核編轉(zhuǎn)制 航標(biāo) 科技檔案管理

隨著“三定”規(guī)定的實(shí)施，基層航保單位的部門發(fā)生了較大變化、人員進(jìn)行了較大調(diào)整，在為基層航保單位檔案管理工作帶來良好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也對(duì)其“連續(xù)性”和“方向性”形成了挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合近年來本單位工作實(shí)際，淺析如何在海事核編轉(zhuǎn)制改革中做好航標(biāo)科技檔案管理工作。

1.以航標(biāo)科技檔案特點(diǎn)為導(dǎo)向，明確工作方向

航標(biāo)科技檔案是以航標(biāo)專業(yè)職能活動(dòng)分工為基礎(chǔ)，從事科研、基建、設(shè)備及航標(biāo)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中直接形成的，現(xiàn)行辦理完畢或告一段落的，并對(duì)本單位和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的總稱。與其他檔案相比，航標(biāo)科技檔案具有其顯著的特征。

（1）專業(yè)性。航標(biāo)科技文件材料產(chǎn)生于各個(gè)不同的職能管理部門和不同的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，具有不同的形成過程和規(guī)律，反映不同的專業(yè)性質(zhì)和管理成果，具有一定的科技含量，其內(nèi)容和形式有很強(qiáng)的專業(yè)性。而檔案室人員往往缺乏對(duì)各類專業(yè)的認(rèn)知，因此，檔案的收集離不開專業(yè)人員的收集和整理。

（2）成套性。任何一項(xiàng)航標(biāo)科技活動(dòng)中形成的一整套科技文件材料都是一個(gè)有機(jī)的整體，具有必然的內(nèi)在聯(lián)系，能完整地反映該項(xiàng)活動(dòng)的程序、發(fā)展過程和結(jié)果，每份文件都是這個(gè)整體中的不可缺少的部分。因此，在實(shí)際工作中必須維護(hù)文件材料組合上的成套性，使其完整的記錄歷史。

（3）系統(tǒng)性。從宏觀上看，在航標(biāo)科技活動(dòng)中的不同階段，都會(huì)相應(yīng)地形成必需的科技文件材料，而在活動(dòng)告一段落或全部完成后則會(huì)形成一系列系統(tǒng)的科技文件材料。從微觀上看，每份航標(biāo)科技文件材料，都有若干編制階段，會(huì)需要辦理相應(yīng)的審批手續(xù)，這就形成了單份科技文件材料的系統(tǒng)性。因此，需要在宏觀上完善管理制度，在微觀上明確管理流程。

（4）漸進(jìn)性。為了使航標(biāo)科技文件材料完整準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際和事物發(fā)展變化的規(guī)律，就必須對(duì)已形成的科技文件材料作相應(yīng)補(bǔ)充或修訂。這正是科技文件材料同其它文件材料相比所獨(dú)具有的重要特點(diǎn)。尤其在核編轉(zhuǎn)制過程中，一些文件材料可能因?yàn)槔系闹贫任疵鞔_等原因未能在一開始就歸檔，但隨著改革進(jìn)程的逐步推進(jìn)，必須加以查缺補(bǔ)漏。

（5）群體性。每一份航標(biāo)科技檔案都是集體智慧的結(jié)晶、集體力量的體現(xiàn)，需要集體的共同研究、設(shè)計(jì)、記錄和編制。如在審簽中需有嚴(yán)密的分工，每一道審簽手續(xù)，都有相應(yīng)層次的技術(shù)人員或部門領(lǐng)導(dǎo)、處領(lǐng)導(dǎo)來完成，具有群體性的特點(diǎn)。因此，必須提高全體人員的檔案意識(shí)，做到航標(biāo)科技檔案工作人人有責(zé)、人人盡責(zé)。

（6）標(biāo)準(zhǔn)性。航標(biāo)科技文件材料從形式到內(nèi)容都具有非常明顯的標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，特別是圖樣材料從載體的幅面尺寸、書寫材料的種類到科技文件材料的編制方法都有專門的規(guī)定和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在核編轉(zhuǎn)制中必須重新修訂完善管理規(guī)范，使其制度化、流程化、規(guī)范化。

2.以落實(shí)檔案責(zé)任為重點(diǎn)，強(qiáng)化檔案意識(shí)

核編轉(zhuǎn)制過程中，部門變化了，人員調(diào)整了，新部門、新人員對(duì)檔案管理工作存在不熟、不懂、不重視等情況，舊的檔案管理制度明確未能適應(yīng)改革發(fā)展的新要求，必須加以重視、予以解決。

（1）加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，營(yíng)造工作氛圍。一是要進(jìn)一步把學(xué)習(xí)貫徹檔案法律法規(guī)和有關(guān)的檔案管理制度作為一項(xiàng)重要工作。二是要定期舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其對(duì)新成立的部門及新近從事檔案工作的人員要予以重點(diǎn)培訓(xùn)。

（2）落實(shí)專人負(fù)責(zé)，明確工作職責(zé)。航標(biāo)科技檔案的形成涉及到各個(gè)部門，需要各個(gè)部門的參與，需要經(jīng)辦人員的具體落實(shí)。尤其在海事核編轉(zhuǎn)制過程中，部門和人員的調(diào)整往往容易給檔案的收集工作帶來“斷檔期”。對(duì)此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要指派專人負(fù)責(zé)各部門檔案文件的日常收集工作，知道規(guī)范和要求，檔案工作的相關(guān)人員應(yīng)按照航標(biāo)科技檔案的規(guī)范要求做好檔案文件的制作、收集和整理，提高整理質(zhì)量和工作效率，確保科技文件的齊全、完整和安全。

（3）修訂管理制度，強(qiáng)化制度約束。一要以落實(shí)“三定”規(guī)定為契機(jī)，調(diào)整檔案分類。在落實(shí)“三定”規(guī)定后，部分工作職責(zé)的歸口部門發(fā)生了變化，檔案文件的日常收集整理的主體隨之發(fā)生了變化。因此，必須在“三定”規(guī)定實(shí)施后，盡快根據(jù)部門分工調(diào)整檔案分類，使各部門盡早地了解本部門在檔案管理中的職責(zé)和任務(wù)。二要以便于操作為前提，明確工作流程。針對(duì)新部門、新人員缺乏對(duì)檔案管理工作的了解，檔案室人員必須從簡(jiǎn)單性、可操性、實(shí)用性出發(fā)，做好檔案管理工作流程的梳理工作，使各部門新的檔案管理人員易于掌握、便于操作，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化。三要以推動(dòng)事業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，完善管理機(jī)制。借助質(zhì)量體系管理的“閉環(huán)運(yùn)行、不斷改進(jìn)”的原理，不斷總結(jié)檔案管理工作中存在的不足，借鑒引進(jìn)檔案管理信息化等先進(jìn)管理模式，不斷完善航標(biāo)科技檔案管理機(jī)制。

3.以強(qiáng)化檔案整理工作為關(guān)鍵，確保不斷不亂

（1）把好收集關(guān)。在日常歸卷工作中，科技文件材料形成部門要按照“歸檔范圍”條目，建立相應(yīng)的臨時(shí)檔案盒，將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入相應(yīng)盒內(nèi)，制作規(guī)范目錄，逐一登記，做到“隨辦隨歸”。要遵循“原始真實(shí)”原則，將科技工作中“直接形成”的資料（即：“第一手材料”、“原始記錄”、“原生信息”）保存好、整理好，保證案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容真實(shí)，使其發(fā)揮歷史憑證作用。要落實(shí)檔案管理規(guī)范，按照每一項(xiàng)工作和活動(dòng)的程序，保證歸檔范圍中的文件材料數(shù)量齊全、內(nèi)容完整，保證科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。

（2）把好整理關(guān)。文件材料的整理是在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，將已經(jīng)辦理完畢或告一段落，并具有保存價(jià)值的文件材料，按照一定的要求和方法組合成相對(duì)獨(dú)立的保管單位，也稱為文件材料的組卷工作。這個(gè)環(huán)節(jié)要遵循：①組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。②直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。

（3）把好編目關(guān)。編目是科技文件材料和科技檔案整理工作的最后一道工序，必須嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行。其主要內(nèi)容包括：編寫卷內(nèi)文件材料頁號(hào)、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的編制、案卷封面的編制、案卷脊背的編制。

（4）把好裝訂關(guān)。裝訂前要對(duì)破損文件材料進(jìn)行修裱，對(duì)無裝釘線位置的文件，要用白紙條加邊；對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，用白紙補(bǔ)缺或者托補(bǔ)，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。裝訂時(shí)要去除文件材料上易腐蝕的金屬物：把文件材料上的釘書釘、大頭針、回形針等金屬物全部去除掉以防腐蝕文件，清除時(shí)不要損壞文件。對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》，任選一種。無論采用何種折疊方法，折疊后復(fù)制圖上的標(biāo)題欄均應(yīng)露在外面。但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處盡量位于文件，圖表字跡之外。裝訂要求結(jié)實(shí)、整齊、美觀，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁，不損壞文件、不妨礙閱讀。

第9篇：檔案管理機(jī)制范文

一、工程地質(zhì)勘察原始資料檔案的特征

（一）專業(yè)性。工程地質(zhì)勘察工作包含了勘察、室內(nèi)土工試驗(yàn)，波速測(cè)試、靜力觸探試驗(yàn)等多樣化的專業(yè)知識(shí)和學(xué)科，這就使其檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性，一般情況下不同的專業(yè)技術(shù)文件不能混為一體。因此在工程地質(zhì)勘察原始資料檔案的管理工作中，要求管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí)，從而能快速精準(zhǔn)地區(qū)分各專業(yè)的文件及相關(guān)圖紙，進(jìn)而對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行正確的分類處理。

（二）系統(tǒng)性。工程地質(zhì)勘察一般是以獨(dú)立的工程建?O項(xiàng)目作為對(duì)象，勘察過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都是有效連接在一起的，使工程勘察技術(shù)資料同工程項(xiàng)目建設(shè)中的其他資料有機(jī)地組成一個(gè)完整的系統(tǒng)，其中的每一個(gè)部分都不可缺失。

（三）階段性。工程地質(zhì)勘察工作具有特定的流動(dòng)性，只有在野外作業(yè)完成后才能進(jìn)行資料整理、提供勘察報(bào)告、土工試驗(yàn)報(bào)告、波速測(cè)試報(bào)告、靜力觸探試驗(yàn)報(bào)告等。在不同階段的勘察工作中，產(chǎn)生有不同的技術(shù)資料，管理人員要做好具體的階段性資料的收集整理，并且要注意不同階段勘察資料之間的關(guān)聯(lián)性。

（四）時(shí)效性。因?yàn)楣こ痰刭|(zhì)勘察報(bào)告具有針對(duì)性，僅服務(wù)于相應(yīng)的工程項(xiàng)目。這個(gè)原因?qū)е略陧?xiàng)目設(shè)計(jì)、施工階段對(duì)勘察報(bào)告會(huì)進(jìn)行反復(fù)的查閱和使用。在項(xiàng)目竣工以后，對(duì)勘察報(bào)告的使用率會(huì)隨之降低。所以工程地質(zhì)勘察報(bào)告及相關(guān)資料的檔案具備的時(shí)效性特別強(qiáng)，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減。

二、工程地質(zhì)勘察原始資料的收集內(nèi)容

在收集工程地質(zhì)勘察原始資料時(shí)，不僅要對(duì)工程勘察原始資料進(jìn)行收集，還要對(duì)工程勘察的由來、工作過程以及工作成果進(jìn)行收集。一般情況下，收集資料時(shí)包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

第一，把業(yè)主提交的工程項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、施工或勘察許可文件、工程項(xiàng)目的坐標(biāo)與標(biāo)高資料、項(xiàng)目已有的技術(shù)資料和圖件、勘察合同文件、勘察任務(wù)書等原始文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集保存；

第二，針對(duì)各個(gè)勘察任務(wù)書要求，將勘察部門所編寫的工程地質(zhì)勘察大綱文件以及在勘察過程中調(diào)整大綱相應(yīng)的批文等資料一并收集保存；

第三，收集在勘察工作完成后所編寫的勘察報(bào)告、土工試驗(yàn)報(bào)告、波速測(cè)試報(bào)告等相關(guān)報(bào)告以及相關(guān)的圖、表資料和勘察原始記錄表、原位測(cè)試記錄表、鉆探原始記錄表等；

第四，相關(guān)專家的咨詢意見、施工圖審查意見等相關(guān)圖文資料以及工程勘察過程中所采用的工程地質(zhì)調(diào)查、工程地質(zhì)測(cè)繪及長(zhǎng)期觀測(cè)等形成的全部原始資料進(jìn)行收集管理歸檔。

三、做好工程地質(zhì)勘察原始資料檔案管理的具體措施

（一）對(duì)工程檔案管理加以重視。所謂的重視，就是要深刻認(rèn)識(shí)工程地質(zhì)勘察在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中“防災(zāi)”的重要性，特別是分管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相關(guān)人員，比較大的項(xiàng)目要配備兼職資料收集、保管人員。檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和能力，還要具備協(xié)調(diào)技術(shù)人員或兼職檔案人員、相關(guān)部門的能力。建立和完善工程地質(zhì)勘察的檔案管理機(jī)制，制定科學(xué)的激勵(lì)和約束制度，激發(fā)檔案管理人員、兼職人員和技術(shù)人員的責(zé)任心，提高檔案資料收集的完整性和系統(tǒng)性，從而保障技術(shù)資料檔案的真實(shí)科學(xué)、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）把現(xiàn)代科技運(yùn)用到檔案管理中。傳統(tǒng)的檔案管理手段會(huì)一定程度地增加工作量，工作枯燥繁雜，工作人員工作積極性有所削減，降低工作效率。在新形勢(shì)下，檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)全面展開，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使工程地質(zhì)勘察檔案管理進(jìn)入電子化和數(shù)字化時(shí)代是檔案管理的必然要求。要在工程地質(zhì)勘察檔案管理中投入必要的硬件和軟件設(shè)施，進(jìn)一步保障工程地質(zhì)勘察原始資料在傳輸和應(yīng)用工作中的安全性，夯實(shí)工程地質(zhì)勘察原始資料的使用基礎(chǔ)。

（三）建設(shè)全面的檔案管理制度。制度建設(shè)是搞好管理的必要途徑，檔案管理部門要依據(jù)法律法規(guī)和單位的管理制度制定檔案管理和工程地質(zhì)勘察檔案管理制度，規(guī)范檔案管理。根據(jù)工程項(xiàng)目的特征，制定符合實(shí)際的工程地質(zhì)勘察檔案資料收集工作規(guī)則，做好規(guī)范的表格以及驗(yàn)收憑據(jù)單等資料，這也是把工程地質(zhì)勘察檔案管理好的基礎(chǔ)。通過制度，讓管理檔案的人員、技術(shù)人員明晰自身所要承擔(dān)的工作責(zé)任，加強(qiáng)責(zé)任心以及法律意識(shí)。這樣才能保障工程地質(zhì)勘察檔案的完整、真實(shí)、科學(xué)。