檔案管理概念精選(九篇)

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第1篇：檔案管理概念范文

論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見(jiàn)意，指事物的表象。就是說(shuō)按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對(duì)象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們?cè)趯?duì)外圍的認(rèn)識(shí)過(guò)程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對(duì)對(duì)象或者為著手點(diǎn)，來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較

（一）管理對(duì)象

在管理對(duì)象上，檔案物理管理的對(duì)象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對(duì)象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對(duì)象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開(kāi)的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開(kāi)。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來(lái)源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動(dòng)特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對(duì)象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過(guò)程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來(lái)越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對(duì)象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級(jí)的腦力勞動(dòng)，是人類腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無(wú)論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過(guò)程中的三維空間問(wèn)題，抽象思維解決的是管理過(guò)程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問(wèn)題。

在物理管理中，人們?cè)诠芾磉^(guò)程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們?cè)谙氲侥承┬畔?nèi)容時(shí)，不會(huì)像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫(kù)房號(hào)或者案卷號(hào)等，而跳過(guò)了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對(duì)的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對(duì)的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對(duì)現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰(shuí)具有主導(dǎo)地位，誰(shuí)就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。

在以往的檔案形式中，無(wú)論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡(jiǎn)策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會(huì)的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的物理管理時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

第2篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；學(xué)校檔案；模式

一、學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理的信息化是時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會(huì)生活的方方面面，都已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)展的必須趨勢(shì)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰(shuí)能夠把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰(shuí)就能夠在未來(lái)的發(fā)展中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)展的需求。

2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對(duì)機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯(cuò)誤的決策，會(huì)制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過(guò)程中，會(huì)形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑

檔案管理信息化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對(duì)如何實(shí)施這一工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.檔案原件的準(zhǔn)備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項(xiàng)工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

4. 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。其優(yōu)點(diǎn)是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。2）微機(jī)管理一是有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高。隨機(jī)存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時(shí)修改一下檔案目錄便及時(shí)解決遺漏問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其它無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

三、小結(jié)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對(duì)學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙培.論加強(qiáng)檔案管理與信息化建設(shè)[J].供電企業(yè)管理，2010，（06）.

第3篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞：信息化檔案建設(shè) 概念 重要性 建設(shè)過(guò)程 現(xiàn)在 辦法

引言：在進(jìn)入人類信息化的社會(huì)以后，檔案管理對(duì)人們認(rèn)識(shí)和了解客觀世界，對(duì)傳承古老的人類文明，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲(chǔ)模式過(guò)渡和轉(zhuǎn)變的過(guò)程。主要形式要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲(chǔ)和查詢的一體化模式；要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案原有信息類資源進(jìn)行處理、計(jì)算、轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化的過(guò)程會(huì)是一個(gè)長(zhǎng)期快速的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動(dòng)化和辦公的無(wú)紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運(yùn)作流程在計(jì)算機(jī)終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進(jìn)行，這樣迫使檔案必須以計(jì)算機(jī)別的語(yǔ)言為主要存在形態(tài)，以計(jì)算機(jī)的計(jì)算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲(chǔ)器的識(shí)別為儲(chǔ)存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲(chǔ)存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會(huì)面對(duì)更多的計(jì)算機(jī)讀取、傳遞、存儲(chǔ)的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會(huì)更直接、準(zhǔn)確無(wú)誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲(chǔ)空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時(shí)間和實(shí)體檔案的存儲(chǔ)物質(zhì)和空間，對(duì)環(huán)境保護(hù)也起到了一定的積極作用。由此看來(lái)，對(duì)于任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)能夠提供有價(jià)值的系統(tǒng)性、真實(shí)性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個(gè)單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過(guò)程

檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、介質(zhì)儲(chǔ)存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲(chǔ)器為存儲(chǔ)手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強(qiáng)大的電子檔案信息。

（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺(tái)。

（五）管理人才的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息化提供技術(shù)支持。

四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對(duì)接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問(wèn)題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動(dòng)力和發(fā)展環(huán)境。5、無(wú)法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過(guò)時(shí)”的現(xiàn)象，沒(méi)有先進(jìn)的信息化管理知識(shí)和意識(shí)。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)相對(duì)較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)不夠，存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認(rèn)識(shí)，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進(jìn)和培養(yǎng)先進(jìn)的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對(duì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識(shí)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強(qiáng)硬的檔案管理隊(duì)伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問(wèn)題。

檔案管理的信息化建設(shè)給予新時(shí)期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實(shí)施，抓住重點(diǎn)，講求時(shí)效，不斷持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

1.檔案管理學(xué)陳智為中國(guó)人民大學(xué)出版社

2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社

3.檔案學(xué)研究進(jìn)展王新才武漢大學(xué)出版社

4.《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》馮惠玲等著中國(guó)人民大學(xué)出版社

第4篇：檔案管理概念范文

[關(guān)鍵詞]檔案　管理　計(jì)算機(jī)　應(yīng)用　技術(shù)

1　檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)分析

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理不同文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，購(gòu)買文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行檔案管理的綜合化管理。

2　做好檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

2.1　依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

2.2　通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。

檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見(jiàn)，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過(guò)程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，

對(duì)檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費(fèi)大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無(wú)法順利運(yùn)行。

3　搞好檔案管理計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備

面對(duì)計(jì)算機(jī)二次開(kāi)發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個(gè)檔案計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說(shuō)，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個(gè)維護(hù)和使用的問(wèn)題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括：

3.1　應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)高級(jí)語(yǔ)言，學(xué)會(huì)操作和使用機(jī)器，學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)和上機(jī)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識(shí)很好地銜接。

3.2　主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定語(yǔ)言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會(huì)使用漢語(yǔ)主題詞表，學(xué)會(huì)依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識(shí)，學(xué)會(huì)如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會(huì)特殊情況的特殊處理等，通過(guò)學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語(yǔ)主題詞表管理的工作。

3.3　全體檔案工作者，無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會(huì)中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過(guò)舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過(guò)自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢(shì)的需要。

第5篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;概念;關(guān)系;相互作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識(shí)管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開(kāi)始逐漸意識(shí)到知識(shí)管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機(jī)融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。

一、檔案管理與知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，圍繞著知識(shí)和與知識(shí)有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會(huì)活動(dòng)。而知識(shí)是通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，在人類社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識(shí)到知識(shí)的稀缺和可靠，開(kāi)始追逐知識(shí)的獲取，最終演化成一門知識(shí)學(xué)科，于是知識(shí)管理作為一種最新的管理意識(shí)和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識(shí)管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對(duì)已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫(kù)房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對(duì)于檔案管理本身來(lái)講，除了對(duì)檔案實(shí)體的管理以外，還有對(duì)檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來(lái)說(shuō)，實(shí)際上是對(duì)一種知識(shí)的使用價(jià)值的有效管理，因此檔案管理和知識(shí)管理二者很難割裂開(kāi)來(lái)。

二、檔案管理與知識(shí)管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識(shí)管理的相同之處

1．二者的管理對(duì)象檔案管理的對(duì)象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說(shuō)檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識(shí)的表現(xiàn)形式，同屬于知識(shí)管理的范疇。知識(shí)管理的對(duì)象則主要是知識(shí)，而知識(shí)的組成部分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，顯性知識(shí)主要是通過(guò)外部獲取的方式得到的，如圖書、報(bào)紙期刊等有形知識(shí)，而隱形知識(shí)是側(cè)重于無(wú)法用文字描述和表達(dá)的知識(shí)，更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無(wú)實(shí)物形態(tài)的知識(shí)。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識(shí)范疇內(nèi)，知識(shí)管理的管理對(duì)象包含了檔案管理的管理對(duì)象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識(shí)管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識(shí)的價(jià)值，為知識(shí)管理者提高知識(shí)理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f(shuō)二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計(jì)、利用的過(guò)程，而知識(shí)管理的流程主要是知識(shí)產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用，可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識(shí)管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說(shuō)在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識(shí)管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識(shí)管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識(shí)管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，可以說(shuō)檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識(shí)，而不具備隱形知識(shí)，知識(shí)管理二者皆備。2．重視利用程度在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識(shí)管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識(shí)管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識(shí)管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問(wèn)題導(dǎo)致人員參與程度低，長(zhǎng)期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

(一)知識(shí)管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識(shí)管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識(shí)管理的作用。知識(shí)管理通過(guò)其自身先進(jìn)的理念來(lái)推動(dòng)檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識(shí)深化，形成檔案管理的知識(shí)及管理體系。同時(shí)隨著知識(shí)管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開(kāi)展，有助于知識(shí)的沉淀和積累，形成的知識(shí)理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對(duì)知識(shí)的傳播與交流都起到了推動(dòng)作用，并在此過(guò)程中，知識(shí)管理可以得到深挖，通過(guò)新一輪的理解和完善，知識(shí)管理體系會(huì)更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn):

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［3］劉影．檔案管理與知識(shí)管理的相似性［J］．黑龍江史志，2012，07:30-31．

［4］張?zhí)m月．檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，02:235-237．

第6篇：檔案管理概念范文

[關(guān)鍵詞] 本體系統(tǒng)模型 城建檔案 信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一、引言

本體，作為一種能在語(yǔ)義和知識(shí)層次上描述信息系統(tǒng)的概念模型的建模工具，迅速成為信息系統(tǒng)與人工智能領(lǐng)域的一個(gè)研究熱點(diǎn)，并在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，如知識(shí)工程，軟件復(fù)用，信息系統(tǒng)間異構(gòu)信息處理，自然語(yǔ)言理解等。特別是在信息檢索領(lǐng)域，本體提供了一種對(duì)信息和知識(shí)進(jìn)行規(guī)范化描述和建模方法，在構(gòu)建智能化的檢索系統(tǒng)、構(gòu)建語(yǔ)義等方面具有重要的意義。

二、本體的基本知識(shí)

2.1本體的定義

本體是由Neches與Fikes在1991年提出的，是領(lǐng)域術(shù)語(yǔ)及其關(guān)系的外在形式化表示，術(shù)語(yǔ)及其聯(lián)系是現(xiàn)實(shí)世界的提取。本體作為一種服務(wù)方式作用于領(lǐng)域知識(shí)的抽取、描述、傳遞與共享。本體能使智能更加清晰地理解相關(guān)的元素、關(guān)系以及概念，使知識(shí)表示更加合理與方便，幫助人們作出更恰當(dāng)?shù)倪x擇。

2.2基于本體的信息檢索的基本原理

本體是把現(xiàn)實(shí)世界中的某個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域抽象成一組概念及概念間的關(guān)系。在傳統(tǒng)信息檢索技術(shù)中融入本體,既能夠發(fā)揮概念信息檢索的優(yōu)勢(shì),又可以克服概念信息檢索的局限性,即它不能對(duì)概念關(guān)系進(jìn)行處理。由于本體能夠?qū)Ω拍铌P(guān)系進(jìn)行處理,并通過(guò)概念之間的關(guān)系來(lái)表達(dá)概念語(yǔ)義,所以檢索的查全率和查準(zhǔn)率會(huì)得到提高。基于本體的個(gè)性化信息檢索是對(duì)需求集合和信息集合進(jìn)行了匹配與選擇,并在其中加入了本體的元素。

三、本體在城建檔案信息管理系統(tǒng)的中的應(yīng)用

利用本體理論指導(dǎo)并開(kāi)發(fā)城建檔案信息管理系統(tǒng)，目的是使城建檔案管理的過(guò)程信息化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。城建檔案信息管理系統(tǒng)是以城建檔案為核心，以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，用本體理論來(lái)建立檔案信息的檢索模型，將現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案查詢服務(wù)方式相融合。它不僅做到了統(tǒng)一、完整，而且還具有容量大、速度快等特點(diǎn)，還能夠做到較為準(zhǔn)確的查詢，充分開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源、提高了工作效率和管理水平。

3.1本體知識(shí)在城建檔案信息檢索中的應(yīng)用

由于城建檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜繁瑣，為減少數(shù)據(jù)檢索時(shí)間，提高數(shù)據(jù)的匹配效率，故引入本體知識(shí)來(lái)改善檢索的效率。信息檢索過(guò)程涉及 3個(gè)方面: 用戶任務(wù) (用戶需求 )、文獻(xiàn)的邏輯表示 (文檔替代物 )、相關(guān)性判斷。為了提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度，信息檢索系統(tǒng)一般不直接進(jìn)行用戶需求和文檔的相關(guān)性分析，而是使用表現(xiàn)形式既簡(jiǎn)單又相似的需求替代物和文檔替代物進(jìn)行相關(guān)性匹配 。

文檔替代物，如關(guān)鍵詞向量，可以通過(guò)人工標(biāo)引或者自動(dòng)標(biāo)引獲得，生成之后一般不再更新；需求替代物，如查詢表達(dá)式，一般由用戶或者檢索系統(tǒng)輔助構(gòu)造而成。文檔替代物是檔案的元數(shù)據(jù)，文檔類的替代物是文檔類的元數(shù)據(jù)。從檢索效率的角度來(lái)看 , 標(biāo)引能顯著提高全文數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率，并能縮短檢索時(shí)間。檢索結(jié)果可以是題名、知識(shí)、概念含義水平上的信息或全文等多種形式。城建檔案文本標(biāo)引工作至少應(yīng)該包含主題標(biāo)引和實(shí)體關(guān)系標(biāo)引兩個(gè)方面 , 因?yàn)槲谋緝?nèi)部既包含主題信息，又包含實(shí)體關(guān)系信息，這是兩類不同類型的信息，文本信息檢索系統(tǒng)應(yīng)該提供這兩類信息的檢索入口。

到目前為止，主題標(biāo)引技術(shù)已經(jīng)比較成熟 , 被廣泛用于信息檢索系統(tǒng)之中，實(shí)體關(guān)系標(biāo)引技術(shù)還需進(jìn)一步完善。

城建檔案信息檢索引入本體技術(shù)的一個(gè)重要目的是變關(guān)鍵詞 (或者主題詞 ) 匹配為基于語(yǔ)義的匹配，使系統(tǒng)在查全率和查準(zhǔn)率上有更好的保證。然而，現(xiàn)有的基于本體的信息檢索系統(tǒng)在標(biāo)引過(guò)程中對(duì)本體的利用過(guò)于簡(jiǎn)單，只是借助于領(lǐng)域本體，判斷文檔所屬的領(lǐng)域，對(duì)文檔按領(lǐng)域進(jìn)行分類。領(lǐng)域本體能否在標(biāo)引過(guò)程中發(fā)揮更多的作用，有沒(méi)有必

要對(duì)標(biāo)引功能進(jìn)行相應(yīng)的改造，例如，使用本體描述檔案文檔，用本體作為檔案文檔的替代物，這些都有待繼續(xù)進(jìn)行研究。

在標(biāo)引過(guò)程中，本體技術(shù)可以發(fā)揮更多的作用。但是，應(yīng)該將領(lǐng)域本體分為兩類：一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)概念之間關(guān)系的本體，簡(jiǎn)稱概念關(guān)系本體；一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)實(shí)體之間關(guān)系的本體，簡(jiǎn)稱實(shí)體關(guān)系本體。這兩類領(lǐng)域本體的作用不同。

實(shí)體關(guān)系標(biāo)引屬于信息抽取技術(shù)，可視為信息檢索技術(shù)的一個(gè)深化。在標(biāo)引過(guò)程中，實(shí)體關(guān)系本體可以充當(dāng)信息抽取框架。實(shí)體關(guān)系標(biāo)引的過(guò)程可以按以下幾個(gè)步驟進(jìn)行:

1．標(biāo)引系統(tǒng)對(duì)城建檔案進(jìn)行主題標(biāo)引，識(shí)別文本中所包含的主題，并根據(jù)文本主題將文本按照領(lǐng)域進(jìn)行歸類。

2． 利用文本的領(lǐng)域歸屬信息從文本中識(shí)別出命名實(shí)體。

3． 利用信息抽取模板將特定的描述信息與實(shí)體聯(lián)系起來(lái)。

4．在實(shí)體識(shí)別的基礎(chǔ)之上標(biāo)注出實(shí)體之間的關(guān)系。

對(duì)文本信息檢索系統(tǒng)而言，沒(méi)有必要使用本體形式的文檔替代物，因?yàn)槲臋n的多個(gè)主題詞之間的概念關(guān)系比較簡(jiǎn)單。文檔主題詞只是某些概念關(guān)系本體上的幾個(gè)概念節(jié)點(diǎn) ，用標(biāo)引詞向量作為文檔替代物就可以了。

3.2系統(tǒng)流程

圖1城建檔案管理流程圖[4]

3.3模式特色

該系統(tǒng)模式主要有以下特色

1．一切從實(shí)際需要出發(fā)，完全根據(jù)城建檔案館檔案管理工作的實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行功能分析、系統(tǒng)架構(gòu)甚至是界面設(shè)計(jì)，檔案館工作人員對(duì)系統(tǒng)的使用不存在過(guò)長(zhǎng)的熟悉時(shí)間。

2．實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的“瘦管理”，用戶無(wú)須過(guò)多的了解SQL Server 2000的使用和管理技術(shù)就可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理。

3．系統(tǒng)采用分布式體系結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器（C/S）模式），全部數(shù)據(jù)管理采用開(kāi)放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)/接口設(shè)計(jì)，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，方便檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)、功能擴(kuò)充。

4．系統(tǒng)在檔案管理中廣泛采用了報(bào)表技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)用戶編目時(shí)所需的資料文件內(nèi)容的打印功能，提高了工作效率和準(zhǔn)確度。

5．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)圖片和文件的存儲(chǔ)，在方便了檔案文件的管理的同時(shí)也提高了檔案文件的安全性。

6．通過(guò)使用OLE技術(shù)，工作人員可以系統(tǒng)的將處理結(jié)構(gòu)進(jìn)行有自己特色的二次加工。

7．建立電子文件歸檔系統(tǒng)，解決存量檔案的電子化工作，建立了法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系。

第7篇：檔案管理概念范文

以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對(duì)于這種管理方式，檔案界各說(shuō)不一，筆者以此文參與對(duì)這個(gè)問(wèn)題的討論。

一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念

傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊(cè)）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號(hào)、案卷分類號(hào)、作者、時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識(shí)，形成一個(gè)完整的案卷概念。

而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機(jī)關(guān)或企業(yè)等分類保存的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保存而形成文件材料的組合…。相對(duì)的系統(tǒng)化、文件的有機(jī)體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：1檔案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。2檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問(wèn)題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒(méi)有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號(hào)聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機(jī)聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無(wú)存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術(shù)語(yǔ)的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門類檔案管理

以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來(lái)意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對(duì)獨(dú)立性很強(qiáng)，或者說(shuō)本來(lái)就是互相獨(dú)立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過(guò)渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項(xiàng)目、某一產(chǎn)品或某一臺(tái)設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問(wèn)題。會(huì)計(jì)憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會(huì)給管理和查找利用帶來(lái)不少的麻煩。人事檔案往往以某個(gè)人為單位組成案卷，如果將某一個(gè)人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項(xiàng)活動(dòng)，也無(wú)法將它們硬性分開(kāi)單獨(dú)保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬(wàn)份的文件組成一個(gè)自然保管單位，更是無(wú)法將其中的某一份文件分開(kāi)管理。

如果在一個(gè)檔案全宗內(nèi)實(shí)行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號(hào)、編目、統(tǒng)計(jì)、保管等項(xiàng)工作帶來(lái)明顯的差別，這種差別是否會(huì)給管理帶來(lái)諸多的不便呢﹖

三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理

歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬(wàn)不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無(wú)邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號(hào)這一線索一般單位的各種收文由于采取按時(shí)間順序混編的方法，此線索則無(wú)。而按發(fā)文文號(hào)查找，只是在所查文件的文號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號(hào)及準(zhǔn)確的發(fā)文日期時(shí)間長(zhǎng)了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索，同時(shí)沒(méi)有其它檢索途徑或標(biāo)識(shí)加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會(huì)將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個(gè)年收文數(shù)千份的機(jī)關(guān)，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識(shí)才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識(shí)，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實(shí)需要重新編制一份歸檔文件目錄。對(duì)于身兼多職的基層檔案管理人員來(lái)說(shuō)，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實(shí)現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問(wèn)題。

單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號(hào)，可保持按文號(hào)順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的2棧掣鱸路⑽目勺奧緩?，有的一各|碌姆⑽囊埃矖3盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無(wú)助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問(wèn)題。

此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號(hào)次序，而企業(yè)改革時(shí)期，機(jī)構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范、常變動(dòng)，機(jī)構(gòu)重疊或過(guò)度精簡(jiǎn)造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號(hào)排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒(méi)有一定特征的文件裝盒，基本上是一種簡(jiǎn)單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號(hào)排序的匹配，如果失去了文件間有機(jī)聯(lián)系，都必然會(huì)增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號(hào)排序，收文按原發(fā)文單位的文號(hào)由小到大各自排序，然后只做簡(jiǎn)單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種方法由于不存在文件間有機(jī)聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來(lái)回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護(hù)。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護(hù)，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無(wú)障礙地穿透文件，必定引起文件過(guò)早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一個(gè)適宜的環(huán)境，而按"三條鞭"分開(kāi)期限保存文件，使一年的若干種類、若干份文件分成三捆，查找難度倍增。

四、應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理改革采取正確的態(tài)度

以單份文件為保管單位組織室藏，無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身發(fā)展的要求。從發(fā)展的觀念看問(wèn)題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計(jì)算機(jī)管理。使用計(jì)算機(jī)管理歸檔文件最好是全文錄入、全文檢索，文件的檢索、利用、復(fù)制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對(duì)于檢索便利與否影響甚微。

由于單份文件存在著自然的相對(duì)獨(dú)立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式進(jìn)行改革，推廣計(jì)算機(jī)單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查研究和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時(shí)酌情而定。

第8篇：檔案管理概念范文

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深入，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)取得了極大的進(jìn)步。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革使得醫(yī)院管理向著現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷的加速，結(jié)合現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)。但是醫(yī)院的檔案管理依然存在著一些問(wèn)題。為了解決醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理的環(huán)境、系統(tǒng)以及服務(wù)等各方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而使其更好的服務(wù)于醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理

【中圖分類號(hào)】

R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）08-0303-02

醫(yī)院的檔案管理能夠真實(shí)的反映醫(yī)院的實(shí)踐活動(dòng)，是醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中積累下來(lái)的寶貴財(cái)富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對(duì)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時(shí)的抓住醫(yī)院發(fā)展的機(jī)遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。

1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對(duì)醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實(shí)回顧，也是對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)回顧。

1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義：

在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實(shí)踐活動(dòng)和科研成果，具有很強(qiáng)的資證作用。對(duì)醫(yī)院的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，能夠?yàn)獒t(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價(jià)值和工具價(jià)值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開(kāi)展等提供了便利，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足：

醫(yī)院的很多工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對(duì)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中無(wú)關(guān)緊要。這顯然是對(duì)檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。

2.2 檔案管理制度不健全，對(duì)其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實(shí)：

目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F(xiàn)實(shí)中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會(huì)按照衛(wèi)生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒(méi)有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴(yán)重的是沒(méi)有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：

目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識(shí)缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會(huì)阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時(shí)代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：

檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時(shí)才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進(jìn)行信息檢索時(shí)很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案資源利用效率較低。

3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平

3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：

管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點(diǎn)：

3.1.1 更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹(shù)立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。

3.1.2 加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：

傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和自動(dòng)化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理的水平。

3.2 管理制度創(chuàng)新：

建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對(duì)檔案管理工作的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。

3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：

醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該提高工作的主動(dòng)性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時(shí)完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的歷史和經(jīng)濟(jì)等主題性需求越來(lái)越多。檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對(duì)已經(jīng)占有的檔案資源進(jìn)行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實(shí)；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動(dòng)檔案資源的共享。

4 總結(jié)

隨著計(jì)算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王金鳳.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新之我見(jiàn)[J].科技風(fēng)，2014，15（8）：104-105.

第9篇：檔案管理概念范文

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。