數(shù)字化檔案室建設(shè)方案精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

隨著水利建設(shè)迎來跨越式發(fā)展的同時(shí)，形成了大量具有重要保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像、實(shí)物等資料，以桐鄉(xiāng)市水利局為例，現(xiàn)擁有室藏六大門類傳統(tǒng)檔案，涉及文書、科技、行政執(zhí)法、水資源、會計(jì)、特種載體等方面，是桐鄉(xiāng)水利建設(shè)成果的歷史記錄，也是未來水利事業(yè)更大發(fā)展的重要信息資源和決策依據(jù)。

隨著信息技術(shù)的普及，對檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變水利檔案傳統(tǒng)工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數(shù)字化建設(shè)步伐，已完成室藏檔案數(shù)字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像?，F(xiàn)結(jié)合檔案工作實(shí)際，談?wù)勊麢n案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施。

一、實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前期工作

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的保障

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，水利檔案數(shù)字化也一樣，局領(lǐng)導(dǎo)具備良好檔案意識，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案數(shù)字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數(shù)字化工作有章可循；在日常工作中，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作與其他業(yè)務(wù)科室工作同計(jì)劃、同布置、同落實(shí)、同考核，把檔案數(shù)字化工作納入全局工作計(jì)劃，作為年度工作考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

2.因地制宜，制定實(shí)施方案是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前提

水利檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢，由于水利工程檔案數(shù)量大、形式多，只有推行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能有效地保護(hù)傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統(tǒng)計(jì)，約有19多萬頁需要數(shù)字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結(jié)合”的方案：（1）目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和新增檔案全文數(shù)字化由局檔案室負(fù)責(zé)；（2）存量檔案數(shù)字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫兩方面同步建設(shè)；（4）為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，要求外包方在數(shù)字化過程中嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。

3.加強(qiáng)投入，完善設(shè)施是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的后盾

水利檔案數(shù)字化需要一個比較長的過程，我們根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立了檔案數(shù)字化專項(xiàng)資金；引進(jìn)了“龍宇”網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實(shí)現(xiàn)同步數(shù)字化，在獲得許可權(quán)限下還可通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)房，配置了檔案專用服務(wù)器、更新了計(jì)算機(jī)、高性能雙面打印機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

二、水利檔案數(shù)字化工作的實(shí)施

1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系

將室藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量落實(shí)到每個環(huán)節(jié)，對六大門類檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務(wù)科室形成的數(shù)字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內(nèi)目錄，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號；設(shè)定掃描技術(shù)要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質(zhì)過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經(jīng)過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。

2.建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，建立準(zhǔn)確完整的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進(jìn)行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄機(jī)檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進(jìn)行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進(jìn)行了登記備份；三是加強(qiáng)數(shù)字化工作質(zhì)量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫時(shí)層層把關(guān)，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范的要求，目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的水平。

3.建立數(shù)字化后期保障機(jī)制

第2篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

水文檔案管理服務(wù)的信息化，既要遵循檔案管理信息化的一般規(guī)律，又要兼顧水文信息生成和儲存的特殊性?；谝话阋?guī)律與特殊性的綜合考慮，我認(rèn)為水文檔案管理服務(wù)的信息化應(yīng)著重抓好“五大建設(shè)”。

1、數(shù)字檔案室建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的核心要件。目前，國家正準(zhǔn)備提出全國數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)方案。因此，水文數(shù)字檔案室建設(shè)正當(dāng)其時(shí)。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數(shù)字檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備必要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作站、掃描儀、刻錄機(jī)、光盤庫和中轉(zhuǎn)服務(wù)器等信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備。同時(shí)，根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置相應(yīng)的管理服務(wù)軟件及其傳輸瀏覽等應(yīng)用系統(tǒng)，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現(xiàn)代化數(shù)字檔案室。

2、信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的基礎(chǔ)支撐。根據(jù)數(shù)字化歸檔的要求，需要在水文系統(tǒng)構(gòu)建三個對接電子網(wǎng)絡(luò)。一是機(jī)關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)。在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)各部門之間和數(shù)字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實(shí)現(xiàn)資料文件的數(shù)字化歸檔。二是聯(lián)結(jié)各個基層水文站的數(shù)字信息傳輸網(wǎng)絡(luò)。各基層的自動化和數(shù)字化水文站點(diǎn)的文字、圖像等數(shù)字信息要適時(shí)同步地通過專用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞到水文信息處理中心，實(shí)現(xiàn)適時(shí)測報(bào)分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網(wǎng)絡(luò)。通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數(shù)字檔案資源建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的重要基礎(chǔ)。首先，要根據(jù)實(shí)際需要和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運(yùn)用歸檔整理應(yīng)用軟件，對新生成電子文件和數(shù)字信息資料及時(shí)予以歸檔。第三，要盡可能地將有價(jià)值的數(shù)字檔案信息在外網(wǎng)空間，切實(shí)豐富外網(wǎng)水文信息資源的內(nèi)容。

4、瀏覽查詢系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字檔案的鮮明特點(diǎn)就是儲存容量較大，瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統(tǒng)，再好的庫網(wǎng)條件也會失去其應(yīng)有意義。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入千家萬戶，瀏覽查詢系統(tǒng)軟件已經(jīng)十分成熟，完全可以通過專業(yè)人士或與軟件公司合作開發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。其基本要求是項(xiàng)目齊全、內(nèi)容豐富、查詢便捷、更新及時(shí)、結(jié)果精準(zhǔn)。同時(shí)，既要能夠聯(lián)合使用日期、類別、主體、關(guān)鍵字進(jìn)行精準(zhǔn)查閱，也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢，以最大限度地提高查閱效率。

第3篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

1.1 檔案數(shù)字化可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2 形勢發(fā)展的需求。進(jìn)入信息社會化后，檔案數(shù)字化建設(shè)的醞釀和進(jìn)行必將擺在首位。要實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案館館藏的數(shù)百萬卷（件）檔案資料的信息共享，首先就是要建設(shè)數(shù)字化檔案館。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相適應(yīng)，紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

1.3 社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)前社會的各行各業(yè)中，數(shù)字化的檔案信息便于管理，查找便捷的優(yōu)點(diǎn)成為廣大人民群眾所喜聞樂見的一種方式，其生命力和發(fā)展的后勁將是傳統(tǒng)檔案無法比擬的。新時(shí)期的檔案之憂順應(yīng)了這一歷史潮流，整個檔案事業(yè)才會蓬勃發(fā)展。因此，把數(shù)字化建設(shè)作為推動各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作的切入點(diǎn)，才能保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。

2 數(shù)字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲數(shù)字化。信息資源存儲數(shù)字化是指通過計(jì)算機(jī)，運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進(jìn)制數(shù)字信息存儲起來，它是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進(jìn)行處理，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成了一個數(shù)字檔案信息資源庫，用戶可以在網(wǎng)上通過聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來獲取所需要的信息。

2.2 檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、復(fù)制或者拍照等形式來獲取所需信息，如果實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館之后，檔案資源以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)助，利用者能夠突破時(shí)空的界限，能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。

2.3 服務(wù)對象擴(kuò)大化和服務(wù)方式多樣化。數(shù)字化檔案館與其他檔案信息機(jī)構(gòu)及用戶之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶范圍也突破本局域網(wǎng)限制。用戶范圍擴(kuò)大化也帶來用戶需求的擴(kuò)大化，從而用戶需求信息類型也更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。

3 數(shù)字化檔案館建設(shè)的對策

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃并制定數(shù)字化建設(shè)方案。建設(shè)數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。因此，必須由上級檔案管理部門制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，立足全局統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證建設(shè)數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2 加快信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息通訊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等一系列基礎(chǔ)設(shè)施，其中，網(wǎng)絡(luò)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件，數(shù)字化檔案館是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的。因此，加快國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵問題。

3.3 推進(jìn)館藏資源數(shù)字化進(jìn)程。館藏資源數(shù)字化需要付出艱苦的勞動和大量的時(shí)間，要根據(jù)主次，采取分期分批的辦法，對一些利用率高，有特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)字化篩選、上網(wǎng)利用應(yīng)一次性完成，避免多次重復(fù)調(diào)卷，避免數(shù)字化信息的重復(fù)，避免無保存價(jià)值的檔案數(shù)字化，節(jié)省人力、財(cái)力和時(shí)間，加快了數(shù)字化檔案館開放利用的步伐;另一方面要注意采用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。

第4篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展

學(xué)校是一個數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學(xué)校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用，有著優(yōu)良的社會基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長足的進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學(xué)校得天獨(dú)厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計(jì)、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對相關(guān)人員開放查閱的非機(jī)要保密檔案，服務(wù)對象廣泛，是建立兩個體系實(shí)行兩個轉(zhuǎn)化的重點(diǎn)領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實(shí)用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報(bào)考、出國深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強(qiáng)。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計(jì)算機(jī)基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識和經(jīng)驗(yàn)，因循守舊不積極主動爭取和創(chuàng)新發(fā)展。

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對以上來提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備

學(xué)校開展計(jì)算機(jī)技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計(jì)算機(jī)或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門都配備了計(jì)算機(jī)，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計(jì)算機(jī)，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計(jì)算機(jī)為教學(xué)重點(diǎn)很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學(xué)生計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價(jià)格也不高，如果建議學(xué)校購買應(yīng)該是沒有問題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門達(dá)成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學(xué)用的主機(jī)或服務(wù)器上，檔案室可配備一臺低造價(jià)的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時(shí)段使用，檔案室可在沒有教學(xué)任務(wù)的時(shí)候由檔案員上機(jī)使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時(shí)，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化。

三、與教學(xué)對象相結(jié)合，發(fā)動師生動手建立檔案數(shù)據(jù)庫

在一般學(xué)校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計(jì)算機(jī)技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個數(shù)字化檔案制作的強(qiáng)大隊(duì)伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對學(xué)校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實(shí)行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用

在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺，學(xué)校的各種管理，也基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學(xué)會，校友會，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨(dú)厚的社會物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。

第5篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

一、統(tǒng)籌各級綜合檔案館和各級專門、各部門檔案館的發(fā)展，共同使檔案館事業(yè)得到全面而有序的發(fā)展

檔案事業(yè)的主體在檔案館，檔案事業(yè)的根基在檔案館，檔案事業(yè)的命脈在檔案館。各級綜合檔案館和各級專門、各部門檔案館的發(fā)展，不僅促進(jìn)了我國檔案館事業(yè)的發(fā)展，而且也使我國檔案事業(yè)的發(fā)展上了一個臺階，但在彼此發(fā)展的過程中也存在一些問題需要加以協(xié)調(diào)解決。

《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》(1992年頒布)和現(xiàn)行檔案法規(guī)都沒有明確規(guī)定各類檔案館館際之間關(guān)系和檔案資源流向，存在著綜合檔案館和專門、部門檔案館在檔案收集范圍上有交叉有矛盾。

特別是近年來，其他各類檔案館不僅在數(shù)量上而且在規(guī)模上發(fā)展迅速，不可避免地使綜合檔案館可收集的檔案范圍日趨窄小，其結(jié)果是使各級綜合檔案館成為以接收“黨政檔案”、“黨政文書檔案”為主的檔案館。綜合檔案館“綜合”功能名存實(shí)亡。其主體地位被弱化，既影響到國家檔案資源的整體建設(shè)，又使其公共性、文化性、社會性難以凸現(xiàn)。

各類檔案館館際協(xié)作已成為時(shí)代的需要。館藏內(nèi)容的互補(bǔ)性是檔案館館際協(xié)作的物質(zhì)基礎(chǔ)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的差異性是檔案館館際協(xié)作的驅(qū)動力，社會檔案信息需要的廣泛性是檔案館館際協(xié)作的源動力，提高管理水平的緊迫性是檔案館館際協(xié)作的推動力，社會的開放性是檔案館館際協(xié)作的社會政治基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性是檔案館館際協(xié)作的現(xiàn)實(shí)合作平臺。也只有各檔案館聯(lián)合起來，才有規(guī)模，才有優(yōu)勢，才有成本效益，才能使各檔案館的整體功能和作用產(chǎn)生1＋1>2的效應(yīng)。而目前各類檔案館館際間存在以我為主，各自為戰(zhàn)的局面，與時(shí)代要求極不相適應(yīng)。

二、統(tǒng)籌人才資源開發(fā)和檔案資源建設(shè)，尋求兩種“資源”的充分涌現(xiàn)和流動

人才是最寶貴的資源，就目前的情勢而言，人才資源的開發(fā)應(yīng)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，與檔案資源建設(shè)相結(jié)合，需始終把依靠科教興檔、人才強(qiáng)檔戰(zhàn)略放在十分突出的位置，應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，以實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

當(dāng)前人才資源開發(fā)需要做好以下幾個方面工作：一是要加強(qiáng)檔案人才開發(fā)的預(yù)測研究；二是國家和地方各級檔案部門根據(jù)全國及地方檔案事業(yè)發(fā)展的需求，制定科學(xué)合理和切實(shí)可行的檔案信息化人才規(guī)劃；三是加強(qiáng)人才資源資訊工作，國家檔案局要進(jìn)一步完善“全國檔案信息化人才資訊中心”，為國家檔案信息化重點(diǎn)建設(shè)、重大攻關(guān)項(xiàng)目提供人才信息；地方檔案部門積極推進(jìn)檔案信息化人才信息庫、人才信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步建立全國檔案信息化人才信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)人才信息資源的開發(fā)和利用；四是加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，搞好檔案信息化管理人才和技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)等。

檔案資源建設(shè)是指檔案部門以及其他相關(guān)部門相關(guān)人員以積累開發(fā)為目的對檔案這種信息載體開展的一系列創(chuàng)造性工作。特別是綜合檔案館在檔案資源建設(shè)方面更是重中之重，主要應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要明確綜合檔案館資源建設(shè)的方向和目標(biāo)，加強(qiáng)綜合檔案館檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)；二是要以法規(guī)的形式賦予各級綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中更多收集檔案的權(quán)力，充分發(fā)揮主觀能動性，堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一；三要做好檔案整合，促進(jìn)檔案資源質(zhì)的提高，尤其是要做好電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源的整合與共享，即在兼顧檔案資源現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下，通過網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺，對分散異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合與無縫鏈接，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案資源的動態(tài)性、可控性、可獲知性、可獲取性以及與社會其他信息資源的融合集成性，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理組織、優(yōu)化配置和最大增值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的自由流動、專題組合與異地傳輸。

三、統(tǒng)籌檔案信息資源建設(shè)和檔案信息開發(fā)，不斷提高檔案館信息能力，推進(jìn)檔案信息資源的優(yōu)化配置

檔案信息資源建設(shè)是加強(qiáng)檔案信息管理和提供利用服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案信息化建設(shè)的核心。它主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是已有館藏各種檔案資料的數(shù)字化工作，二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

就目前情況而言，在檔案信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)以加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。首先是加快和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，將已有各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫與各地檔案館數(shù)據(jù)資源庫實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，提高資源的利用率；其次是加快對現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化的步伐，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫并網(wǎng)；三是加強(qiáng)對新產(chǎn)生的電子文件檔案的收集、積累、管理；四是要有一個統(tǒng)一的一定區(qū)域范圍內(nèi)整體的數(shù)字檔案館館藏檔案信息資源建設(shè)規(guī)劃，因?yàn)樵跈n案信息資源建設(shè)方面，每一個個體數(shù)字檔案館的檔案信息資源建設(shè)都應(yīng)當(dāng)融入整個社會群體檔案館的數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的規(guī)劃之中，而數(shù)字檔案館與生俱來就具有一種獨(dú)特的整體性，即每個個體的數(shù)字檔案館所擁有的館舍設(shè)備、館藏?cái)?shù)字檔案信息資源及檔案專業(yè)人員，在某種意義上講，同時(shí)也是其他數(shù)字檔案館的館舍設(shè)備、館藏?cái)?shù)字檔案信息資源和檔案專業(yè)人員。

檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。它的開發(fā)和利用程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。

如何開發(fā)檔案信息資源，筆者以為，要順應(yīng)社會信息化建設(shè)的要求，充分利用電子政務(wù)的環(huán)境與條件，對現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會性共享，從而最大程度上滿足社會公眾與電子政務(wù)對檔案信息資源的要求。我國檔案信息資源開發(fā)在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方面還處在起步階段，尤其是在全國范圍內(nèi)的檔案信息資源缺乏有機(jī)整合，配置不夠優(yōu)化，分散于各個獨(dú)立的系統(tǒng)之中，形成了大量的“信息孤島”，并且缺乏與其他信息資源的集成與融合。這就需要我們以整體的思想和一盤棋的觀念來協(xié)調(diào)并做好檔案信息資源開發(fā)利用的總體規(guī)劃。

四、統(tǒng)籌檔案館和基層(機(jī)關(guān))檔案室的建設(shè)，既使館室銜接順暢鏈接緊密，又能在各自規(guī)范發(fā)展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)共同協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案館是檔案事業(yè)的主體與核心，檔案室是檔案館的基礎(chǔ)，館室結(jié)合、協(xié)同發(fā)展，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基本要求，也是檔案行政管理的一項(xiàng)基本任務(wù)。但在新的形勢下，檔案館和基層(機(jī)關(guān))檔案室之間出現(xiàn)了諸多問題需協(xié)調(diào)解決。

(一)檔案館與基層(機(jī)關(guān))檔案室之間就檔案信息的開放利用存在法律上的真空地帶，需要從法律上加以完善。政府信息的公開、檔案信息的開放也需要與其他信息法律進(jìn)行協(xié)調(diào)與對接。1．機(jī)關(guān)檔案室面臨著公民知情權(quán)

的挑戰(zhàn)，要求機(jī)關(guān)檔案室的職能必須從為本機(jī)關(guān)服務(wù)向?yàn)槿鐣?wù)的方向拓展，而《檔案法》對機(jī)關(guān)檔案室檔案的利用規(guī)范卻過窄。面臨著公開與不公開都違法的境地，即應(yīng)當(dāng)公開而未公開，應(yīng)當(dāng)不公開卻公開了。2．檔案館的檔案開放與方興未艾不斷提速的政務(wù)信息公開相比已凸現(xiàn)滯后和尷尬。一方面在現(xiàn)階段已公開過的政府文件到檔案館階段應(yīng)自然就屬于開放檔案；另一方面檔案館又亟須增加“低齡”檔案的開放，將《檔案法》中有關(guān)“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規(guī)定真正落實(shí)到實(shí)處，將檔案資源推向社會。因而也存在著開放與不開放都違法的狀況，即應(yīng)當(dāng)開放而未開放，應(yīng)當(dāng)不開放卻開放了。3．在信息開放的大環(huán)境下，存在著兩種既有區(qū)別又有聯(lián)系的開放，即現(xiàn)行文件的開放和檔案的開放。現(xiàn)行文件的開放是滿足利用者“現(xiàn)實(shí)的”查考利用需求，檔案開放是滿足利用者“歷史的”研究利用需求。而兩種開放的客體具有同源性，即現(xiàn)行文件的開放實(shí)際上是檔案開放的前移，檔案開放是現(xiàn)行文件開放的延伸，這就使得檔案館與檔案室的鏈接更為緊密。

(二)檔案館管理模式的變革，特別是檔案館館藏檔案動態(tài)管理的前端控制思想的實(shí)施，其管理行為延伸到對進(jìn)館前的文件、室藏檔案實(shí)施有效地工作結(jié)果控制，即重視對館藏來源狀況監(jiān)控，注重文件到檔案過程的前瞻性研究，強(qiáng)調(diào)館藏檔案管理進(jìn)行合理分工、配置、重新構(gòu)建檔案動態(tài)管理業(yè)務(wù)流程，消減和彌補(bǔ)管理一切的重復(fù)與疏漏，從而實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)合理和有效的管理目標(biāo)，確保館藏檔案真實(shí)可靠、完整、安全。

第6篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案工作;對策

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到社會生產(chǎn)、生活的每個領(lǐng)域，檔案管理工作也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而以新的信息技術(shù)來取代傳統(tǒng)的管理方法和手段。高職院校檔案信息化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字化紙質(zhì)檔案為重點(diǎn)，以為檔案信息資源利用拓寬渠道為目標(biāo)的一項(xiàng)重要工作。信息化建設(shè)能夠使檔案工作職能更好地實(shí)現(xiàn)帶來便利，信息化水平是衡量學(xué)院檔案工作現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，所以高職院校檔案信息化建設(shè)的需求也就顯得尤為迫切。

一、高職院校檔案信息化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，高職院校檔案管理過程中，雖然檔案室已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但數(shù)字化程度不高，一般只能對其標(biāo)題、目錄等基本信息進(jìn)行數(shù)字化工作，檔案利用無紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，對于檔案的具體內(nèi)容，無法快速、準(zhǔn)確查找，究其原因，有些高職院校對檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識不足，沒有從根本上意識到檔案資源只有進(jìn)行有效的開發(fā)利用才是有價(jià)值的信息。

在面臨學(xué)校擴(kuò)招，在校人員數(shù)量急劇增多的情況下，一些學(xué)校在進(jìn)行決策規(guī)劃時(shí)，把校園硬件建設(shè)放在首位，面對檔案載體種類的變化，檔案信息資源急劇的增多，學(xué)校缺乏足夠的重視，出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)短缺、制度落實(shí)不到位、管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不能滿足檔案信息化管理的需求等問題，致使檔案信息化硬件、軟件等基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)及檔案信息化進(jìn)程呈明顯的滯后性。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）高職院校信息化建設(shè)是檔案管理工作的需要。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案數(shù)字化，檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化使高職院校檔案管理工作變得更加便捷高效，數(shù)字化檔案使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過計(jì)算機(jī)讀取，不僅能減少原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案原件，還能夠通過建立檔案網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)、辦公軟件聯(lián)接，改善檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，拓寬服務(wù)渠道提高檢索利用效率，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研提供方便快捷的查閱方式，檔案信息化建設(shè)還能夠使檔案收集、整理更加方便。

（二）高職院校信息化建設(shè)是學(xué)院發(fā)展的需要。高職教育大幅度改革，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量增加，教學(xué)任務(wù)加重，高職教育數(shù)據(jù)資源優(yōu)化整合，雖然豐富了館藏資源，但加大了檔案管理的難度，迫使檔案信息化建設(shè)成為高職高專院校適應(yīng)高等教育改革與發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化管理突出的易存性和檢索利用的便捷性，能夠使電子檔案更好地服務(wù)于科研、教學(xué)，促進(jìn)高教工作的開展，更在一定程度上解決了檔案館藏量急劇增加所帶來的管理上的難題，更好地適應(yīng)高等教育改革與發(fā)展。

（三）高職院校信息化建設(shè)是社會發(fā)展的需要。隨著社會的發(fā)展、計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的普及應(yīng)用，使傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出不適應(yīng)信息時(shí)展的新問題，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源的收集、整理、利用變得更加方便、快捷，數(shù)字化檔案信息資源能夠讓用戶不受時(shí)間、空間的限制，在網(wǎng)絡(luò)上根據(jù)自身權(quán)限查閱檔案資源，更好地為用戶服務(wù)。

因此，信息時(shí)代的高速發(fā)展，需要與之相適應(yīng)的信息數(shù)據(jù)資源的支持，高職院校綜合檔案室的館藏檔案作為社會信息資源重要組成部分，應(yīng)在傳統(tǒng)的檔案收集、保存、利用服務(wù)功能基礎(chǔ)上，建立網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫平臺實(shí)現(xiàn)資源共享，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷提高檔案保存功能和利用效率，適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)實(shí)施對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識水平。高職院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重視學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作，將檔案工作信息化建設(shè)納入總的信息一體化建設(shè)的規(guī)劃之中，與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，把各種文件歸檔收集、整理工作列入學(xué)校的崗位責(zé)任制之中，納入到教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍之中。加強(qiáng)宣傳力度，讓廣大教職工能夠進(jìn)一步認(rèn)識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好信息化建設(shè)工作。

檔案信息化建設(shè)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的一項(xiàng)創(chuàng)新性檔案工作，檔案管理員要不拘泥于傳統(tǒng)的手工管理模式，主動轉(zhuǎn)變管理觀念，將檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用起來，所以，要求高職院校要加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)，根據(jù)學(xué)校和個人實(shí)際情況，采取不同的學(xué)習(xí)、 培訓(xùn)模式，通過崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、專題研討等多種方式提高信息化管理知識，培養(yǎng)一批檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用人才，發(fā)揮檔案信息化在管理中的紐帶作用，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，加快基礎(chǔ)建設(shè)。高職院校應(yīng)該增加對檔案信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入，尤其是信息化建設(shè)所必要的硬件的投入，而引入一個符合高職院校實(shí)際的檔案信息化管理系統(tǒng)顯得尤為必要，高職院?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，制訂檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、設(shè)備等方面的具體方案，自行開發(fā)或購買與學(xué)校檔案管理相適應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。

還可以利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和安全標(biāo)準(zhǔn)，對原有辦公自動化OA進(jìn)行二次開發(fā)，可以對電子檔案庫進(jìn)行管理、提供案卷和文件等各種操作，實(shí)現(xiàn)在線檔案收集、整理、編目等主要管理功能，并能夠根據(jù)設(shè)置的權(quán)限實(shí)現(xiàn)檢索、利用等自助服務(wù)功能，拓寬檔案室的服務(wù)功能和手段，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率 。

高職院校要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理工作適應(yīng)教育發(fā)展需要，為學(xué)校的教學(xué)、科研提供更好的信息資源服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

第7篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，對于電力企業(yè)檔案管理工作的要求也日漸提高。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展要求，考察檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障，提出優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評估是檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障，建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化安全性的有效保障。

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè)；檔案管理數(shù)字化；質(zhì)量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗(yàn)的憑證與參考，具有極強(qiáng)的規(guī)范化要求。隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數(shù)字化也進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，當(dāng)前檔案數(shù)字化的方法主要有紙質(zhì)檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)的拍攝（包括非紙質(zhì)檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)

電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業(yè)的特定職責(zé)，具體來說，主要有以下十個方面：一是負(fù)責(zé)綜合檔案室日常業(yè)務(wù)管理工作，根據(jù)上級主管單位檔案管理階段工作目標(biāo)，制定本單位檔案工作任務(wù)安排。二是負(fù)責(zé)局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負(fù)責(zé)局科技檔案收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、鑒定銷毀工作，負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內(nèi)部驗(yàn)收。五是負(fù)責(zé)收集、整理檔案利用典型實(shí)例。六是負(fù)責(zé)做好全宗卷編制及管理工作。七是負(fù)責(zé)開展檔案信息資源的開發(fā)利用及編研工作。八是負(fù)責(zé)全局各職能部門和區(qū)局檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)等。九是負(fù)責(zé)局檔案評價(jià)迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)本組相關(guān)工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的基本要求，而負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業(yè)檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制，即為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求，檔案工作的特點(diǎn)要求在檔案數(shù)字化過程中，必需對其進(jìn)行質(zhì)量控制。具體來說，電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制主要包括優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評估。

2.1 優(yōu)化數(shù)字化方案

數(shù)字化方案制定直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量，檔案數(shù)字化方案主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優(yōu)化數(shù)字化方案是檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的首要。

2.2 正確選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時(shí)，要對其進(jìn)行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點(diǎn)選對軟件，選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定標(biāo)準(zhǔn)和確定參數(shù)。目前，國家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)制定出適用的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 及時(shí)檢驗(yàn)與評估

檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估是整個質(zhì)量控制的最后一關(guān)，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的成功與否取決于它。檢查的對象包括設(shè)備、人員和工作流程三個方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報(bào)上級主管部門。驗(yàn)收分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)，粗驗(yàn)主要由自動驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)就是在自動驗(yàn)收軟件驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，分別對每個畫幅進(jìn)的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進(jìn)行檢查。評估就是對整個數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進(jìn)行綜合測試和評價(jià)。

3 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。數(shù)字化安全保障是指對檔案數(shù)字化實(shí)施過程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保障主要包括建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)。

3.1 建立嚴(yán)格規(guī)章制度

進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場所安全保密方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。

3.2 確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計(jì)算機(jī)及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進(jìn)行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個設(shè)備的電磁干擾，防止由于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行；最后工作人員（即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員）進(jìn)入系統(tǒng)前必須進(jìn)行身份鑒別，防止非法用戶的進(jìn)入。

3.3 加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)

安防系統(tǒng)是安全保密的重要保障。包括門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、閉路（帶紅外）電視系統(tǒng)、消防報(bào)警及自動滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，以保證整個加工場所的安全防護(hù)。

4 結(jié) 語

伴隨著時(shí)代的l展，電力工程行業(yè)在不斷壯大，然而傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式已然難以適應(yīng)，在未來發(fā)展時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)采用新的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將是電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在要求。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.

第8篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

關(guān)鍵詞：信息化 職稱材料 材料歸檔 信息技術(shù)

如今信息化技術(shù)的進(jìn)步速度越來越快，職稱評審也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，目前我國很多地區(qū)都已經(jīng)對此進(jìn)行了實(shí)踐，例如在職稱申報(bào)評審過程中，一些地區(qū)建立了申報(bào)信息數(shù)據(jù)庫以及申報(bào)人員基本信息數(shù)據(jù)庫，另有一些地區(qū)對申報(bào)評審材料實(shí)施了數(shù)字化掃描，還有一些地區(qū)建立了評審結(jié)果數(shù)據(jù)庫， 這表示信息化技術(shù)在職稱材料歸檔和管理中的應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛。然而我國職稱材料歸檔工作尚且是初步實(shí)現(xiàn)信息化，還有一系列問題需要探究，只有深入分析并處理這些問題，才能切實(shí)做好職稱材料歸檔工作。

一、職稱評審信息化內(nèi)涵及特征

所謂職稱評審信息化，主要就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過職稱申報(bào)評審管理系統(tǒng)，使職稱申報(bào)、評審等各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。職稱評審信息化的特征主要包括以下幾個方面：

首先，職稱評審信息化具有數(shù)字化、無紙化特征。在開展職稱評審信息化建設(shè)之后，申報(bào)、評審等環(huán)節(jié)中涉及到的各種文件和材料，將會逐步采用數(shù)字化材料，例如鑒定及評價(jià)意見、業(yè)績成果類證明材料等等，都將采取電子文件的形式，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，就可以瀏覽和檢索各類信息。除此之外，職稱申報(bào)、評審等各個流程都將采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行處理，所有工作都要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺中來完成。

其次，職稱評審信息化具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征。在實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，為了保證信息材料的規(guī)范性，并確保各項(xiàng)工作的合理性，勢必要會對各項(xiàng)信息的內(nèi)容、含義、大小、格式、處理流程做出統(tǒng)一的規(guī)定，因此職稱評審信息化具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征。

再次，職稱評審信息化具有高效化、現(xiàn)代化特征。一旦實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化，那么對于申報(bào)職稱的人員而言，在實(shí)際申報(bào)職稱的過程中，無需再復(fù)印大量的材料。例如申報(bào)表、輔助證明材料等等，整個申報(bào)過程將會通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成，填寫和修改會更加方便，申報(bào)效率會大大提高。而對于組織申報(bào)、評審等工作的基層單位而言，在實(shí)際工作重也會大大節(jié)省人力和時(shí)間，材料審核、管理等工作會更加快捷高效。對于評審專家而言，在實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，其開展評審工作時(shí)也會更加便捷，只要通過評審管理系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)材料的檢索、審閱等工作，并且可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上表決以及在線討論。

最后，職稱評審信息化具有共享化、網(wǎng)絡(luò)化特征。職稱評審管理系統(tǒng)可以滿足個人、單位、各級評審組等各方的需求，信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了大范圍內(nèi)的信息共享。

二、職稱評審信息化對檔案工作的影響

實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，必然將對檔案工作產(chǎn)生很大影響，例如職稱材料歸檔、管理等等，筆者在此深入剖析職稱評審信息化對職稱材料歸檔的影響，對歸檔管理模式的影響以及對檔案管理人員的影響。

（一）對職稱材料歸檔的影響

職稱評審實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，各項(xiàng)紙質(zhì)材料將會逐漸被取代，各種信息和材料都將向著數(shù)字化的方向過渡，在此情況下，現(xiàn)行檔案與數(shù)字化檔案的接軌問題將十分突出，職稱申報(bào)評審材料大致可以分為三種，一是業(yè)績成果類材料，二是資格證明類材料，三是申報(bào)表類材料，各個檔案管理部門都需要將材料進(jìn)行歸檔，例如省級主管職稱評審工作的職改辦，需要將所有職稱申報(bào)評審材料進(jìn)行保存和管理，而基層單位則需要將晉升人員的申報(bào)表進(jìn)行保存和管理，并且要分別歸入單位的綜合檔案以及個人人事檔案，就目前來講，人事檔案普遍都是紙質(zhì)材料，當(dāng)實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，各項(xiàng)檔案材料都將實(shí)現(xiàn)無紙化和數(shù)字化，這樣一來，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字化材料的接軌將會面臨很大難度。

另一方面，職稱評審實(shí)現(xiàn)信息化之后，需要?dú)w檔的文件將全部變成電子文件，如此一來，電子文件的收集、分類、編目、整理等環(huán)節(jié)勢必都要采取新的工作標(biāo)準(zhǔn)，這無疑會對職稱材料管理工作帶來一定的影響。

此外在紙質(zhì)材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著新的問題，例如在網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行過程中，可能會遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，就會威脅信息安全。

（二）對歸檔管理模式的影響

在傳統(tǒng)的職稱材料歸檔工作中，歸檔管理的對象普遍是紙質(zhì)檔案材料，并且管理模式已經(jīng)十分規(guī)范和完整，在實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，歸檔管理的對象變成了電子文件，同時(shí)文件的載體變成了磁盤或者光盤，在此情況下，必然會對職稱材料歸檔管理工作提出新的要求。

（三）對檔案管理人員的影響

運(yùn)用信息化技術(shù)之后，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)素養(yǎng)，不僅要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)能力，同時(shí)還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，由此可見，實(shí)現(xiàn)職稱評審信息化之后，將會對檔案管理人員提出新的要求。

三、信息化背景下職稱材料歸檔管理的策略

隨著時(shí)代和技術(shù)的發(fā)展，職稱評審信息化固然是大勢所趨，因此必須要做到主動適應(yīng)，要積極探索職稱材料歸檔管理工作的新策略，個人認(rèn)為，在信息化背景下，職稱材料歸檔管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新工作策略。

（一）雙套制策略

應(yīng)用電子文件之后，其傳輸、處理、和共享方面的優(yōu)勢十分明顯，可謂是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無法比擬的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長期安全保存等方面，紙質(zhì)檔案又比電子文件更具優(yōu)勢，因此筆者認(rèn)為，目前紙質(zhì)材料和電子文件應(yīng)該并存，逐漸形成良性循環(huán)，換言之，就是要采取雙套制，以此來解決電子文件與紙質(zhì)檔案之間的矛盾，在管理電子文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)印制紙質(zhì)材料，將紙質(zhì)材料和電子文件同時(shí)歸檔，這樣一來，可以同時(shí)發(fā)揮出電子文件和之紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，既能夠滿足信息共享的需要，同時(shí)也能夠滿足法律憑證作用以及安全保存等要求。

為了切實(shí)落實(shí)雙套制，應(yīng)該在職稱評審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊，進(jìn)而保證職稱材料歸檔工作的規(guī)范化，此外在職稱評審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊之后，進(jìn)而可以將材料歸檔工作作為職稱申報(bào)評審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個必選項(xiàng)。另外要實(shí)現(xiàn)職稱材料的脫機(jī)保存，材料歸檔工作是職稱申報(bào)評審中的末尾環(huán)節(jié)，當(dāng)歸檔信息審核完成之后，應(yīng)該通過檔案管理模塊的功能，印制紙質(zhì)材料，并制作光盤，這樣一來，即使脫離職稱評審管理系統(tǒng)，也可以對各項(xiàng)檔案進(jìn)行查閱。

（二）實(shí)施分級保管

就現(xiàn)階段而言，職稱材料歸檔管理工作應(yīng)該積極實(shí)施分級保管，主要為省級職改部門檔案室、基層單位檔案室、人事檔案室三個層級。

首先，對于省級職改部門檔案室而言，由于省級職改部門是三個層級中的最高機(jī)構(gòu)，因此省級部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)制定職稱政策、組織申報(bào)及評審、處理違法違規(guī)現(xiàn)象等職責(zé)，此外省級職改部門檔案室中匯總的材料最具權(quán)威性，同時(shí)也最為全面，因此應(yīng)該為各個申報(bào)者印制紙質(zhì)檔案，其中包括業(yè)績成果材料、資格證明材料、申報(bào)表等等，之后應(yīng)該嚴(yán)格依照紙質(zhì)材料的歸檔管理要求，嚴(yán)格做好歸檔工作。在保存期限方面，應(yīng)該因人而異，對于獲得晉升的人員，其相關(guān)檔案材料應(yīng)該長期保存，對于未獲得晉升的人員，其各項(xiàng)檔案材料實(shí)施短期保管即可，達(dá)到保管期限后即可鑒定銷毀。

其次，對于基層單位綜合檔案管理部門而言，由于是申報(bào)人員的工作單位，因此要采取雙套制，嚴(yán)格做好職稱材料歸檔管理工作，要保管好省級職改部門制作的數(shù)據(jù)光盤，同時(shí)要保管好本單位獲得晉升人員的相關(guān)紙質(zhì)材料，嚴(yán)格依照紙質(zhì)材料歸檔管理要求進(jìn)行保管。

再次，對于基層單位的人事檔案室來講，職稱材料是人事檔案中的重要部分，是各個工作人員發(fā)展和成長的見證，因此人事檔案室一定要將職稱材料歸檔管理工作落實(shí)到位。另外人事檔案室與綜合檔案室相比，工作性質(zhì)和材料管理標(biāo)準(zhǔn)都存在一定的差異。

（三）前端控制策略

職稱評審信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案管理工作需要樹立超前意識，堅(jiān)持前端控制的工作原則，確保職稱材料歸檔管理工作能夠高質(zhì)高效的進(jìn)行。各級職改部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視職稱材料歸檔管理工作，將其作為職稱評審信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，將職稱材料歸檔管理工作例如工作計(jì)劃。而各級檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，應(yīng)該積極探討新時(shí)期材料歸檔管理工作面臨的問題，進(jìn)而提出科學(xué)的指導(dǎo)建議。檔案管理干部也要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，積極轉(zhuǎn)變工作觀念，要充分人情職稱材料歸檔管理工作的未來發(fā)展勢頭，積極探索有效的工作方案，樹立前端控制觀念，保證工作的主動性。

職稱申報(bào)評審工作在社會發(fā)展中具有重要作用，隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛，在職稱材料歸檔管理工作中，也要逐漸運(yùn)用信息化技術(shù)，以此來促進(jìn)工作效率和工作質(zhì)量。目前在國內(nèi)很多地區(qū)，已經(jīng)開展了職稱評審信息化建設(shè)，信息化技術(shù)的應(yīng)用，推動了職稱材料歸檔管理工作的改革和創(chuàng)新，然而也為職稱材料歸檔管理工作帶來了一系列影響，為了切實(shí)解決這些問題，本文在此剖析了職稱評審信息化對職稱材料歸檔的影響，在此基礎(chǔ)上探討了信息化背景下職稱材料歸檔管理的策略，希望本文內(nèi)容可以為相關(guān)工作開辟思路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李殷青，丘如華.信息化背景下職稱材料歸檔的思考[J].蘭臺世界，2011，12.

第9篇：數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文

2012年4月28日，江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，要求各市檔案局、省級機(jī)關(guān)各單位，結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際貫徹執(zhí)行。如今，江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進(jìn)程中，蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐，持續(xù)走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復(fù)查。為更好發(fā)揮檔案資源服務(wù)審判、服務(wù)社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數(shù)字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)據(jù)庫以備連網(wǎng)。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經(jīng)濟(jì)、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進(jìn)行了數(shù)字化掃描，順利完成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。另一方面對在辦案件實(shí)現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進(jìn)駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進(jìn)行信息化處理，以保證信息檔案的即時(shí)性，借查閱卷宗均實(shí)現(xiàn)電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開會議，聽取匯報(bào)，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實(shí)檔案科力量，撥出?？?，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實(shí)力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作，并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案；及時(shí)安排工作場地，安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細(xì)工作方案，簽訂協(xié)議，細(xì)化任務(wù),落實(shí)責(zé)任；工作過程中加強(qiáng)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時(shí)有效，實(shí)體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅(jiān)持做好日常查檔、歸檔工作的同時(shí)，強(qiáng)化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門積極提供技術(shù)保障和支持，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。

二、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢及存在的問題

相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲于硬盤、光盤等數(shù)字儲存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于不易遺失損毀，復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，減少人力、物力、財(cái)力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率?，F(xiàn)在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的運(yùn)用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實(shí)際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣，對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實(shí)用性還有待加強(qiáng)，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時(shí)有發(fā)生。再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯。法院的數(shù)字化檔案是在多個平臺上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，專業(yè)數(shù)字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯誤率。

三、完善人民法院信息化建設(shè)的建議

第一，加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對法院檔案部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面，對外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外，要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹立檔案安全負(fù)責(zé)的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實(shí)體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。第二，建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息回復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對檔案造成毀滅性損失。第三，加強(qiáng)財(cái)力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務(wù)審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護(hù)，用以更新先進(jìn)的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設(shè)備。