檔案化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案化管理范文

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過(guò)程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過(guò)90%的政府部門達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無(wú)紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無(wú)論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過(guò)程時(shí)，正越來(lái)越廣泛地采用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，通過(guò)信息交換平臺(tái)和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過(guò)綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來(lái)的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問(wèn)題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國(guó)家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》，標(biāo)志著我國(guó)的信息化步入了以開(kāi)發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國(guó)信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國(guó)家層面來(lái)看，信息資源開(kāi)發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用的局面，同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開(kāi)發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開(kāi)、重大基礎(chǔ)信息庫(kù)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開(kāi)發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)，國(guó)家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開(kāi)發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開(kāi)發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來(lái)講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開(kāi)始，信息資源的開(kāi)發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過(guò)程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開(kāi)發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開(kāi)始，在整合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問(wèn)題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問(wèn)題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問(wèn)題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題，數(shù)字化信息的組織是通過(guò)編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙張載體所沒(méi)有的。

歸納起來(lái)講，目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問(wèn)題，國(guó)內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國(guó)都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問(wèn)題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國(guó)家“數(shù)字化保管動(dòng)議”，通過(guò)建立文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）于1998年開(kāi)始，耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對(duì)政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國(guó)，通常采用的方式是，檔案部門站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng)，通過(guò)歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問(wèn)題

在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí)，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問(wèn)題的原因歸納起來(lái)有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無(wú)關(guān)。長(zhǎng)久以來(lái)，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶，保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過(guò)程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國(guó)家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問(wèn)題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中，無(wú)法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒(méi)有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫(kù)文件本來(lái)就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲(chǔ)狀態(tài)，沒(méi)有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來(lái)建設(shè)的，從性質(zhì)上來(lái)講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過(guò)程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問(wèn)題。

（3）網(wǎng)頁(yè)類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國(guó)的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國(guó)政府域名（）注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級(jí)以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁(yè)文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問(wèn)題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過(guò)程的雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過(guò)法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來(lái)講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過(guò)程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒(méi)有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)解決。

雙套制的另一種情形，是國(guó)內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見(jiàn)它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無(wú)紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴于我國(guó)信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無(wú)紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來(lái)，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問(wèn)題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國(guó)普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過(guò)程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說(shuō)“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來(lái)講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無(wú)論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問(wèn)題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫(kù)，其信息質(zhì)量根本無(wú)法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過(guò)程，也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過(guò)程。

作為我國(guó)的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無(wú)論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過(guò)程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無(wú)論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

第2篇：檔案化管理范文

1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展，各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無(wú)法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過(guò)翻拍的方式來(lái)收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來(lái)麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對(duì)保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無(wú)論是黑白照片，還是彩色照片，均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來(lái)，其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn)，而且保存與復(fù)制過(guò)程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問(wèn)題。同時(shí)，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。

第三，電子化管理實(shí)行后，照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí)，并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來(lái)許多麻煩。同時(shí)，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對(duì)照片檔案的利用可通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時(shí)間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件，還可通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國(guó)家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實(shí)施的過(guò)程中會(huì)有章可循，相對(duì)規(guī)范，但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國(guó)內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒(méi)有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國(guó)家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中，開(kāi)始執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過(guò)程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級(jí)管理部門仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則，如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實(shí)際上，很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無(wú)章可循、無(wú)序的工作狀態(tài)，這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無(wú)底片、不用沖洗的特點(diǎn)，無(wú)需產(chǎn)生購(gòu)買膠卷和沖洗的費(fèi)用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價(jià)值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對(duì)象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí)，更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤、編寫文字說(shuō)明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.3 安全隱患嚴(yán)重

數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來(lái)了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性，這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門的需要來(lái)制定一套與當(dāng)前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求，即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門制作歸檔照片著錄卡片，對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說(shuō)明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問(wèn)題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時(shí)，首先要打開(kāi)數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過(guò)讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過(guò)編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外，對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒(méi)有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價(jià)值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)

各檔案館（室）對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，數(shù)字光盤的儲(chǔ)存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動(dòng)硬盤，選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的，要注意移動(dòng)硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤和移動(dòng)硬盤儲(chǔ)存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，光盤和硬盤都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過(guò)頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過(guò)來(lái)。

第3篇：檔案化管理范文

1.檔案管理原理

檔案的存放和分類是很重要的，所以說(shuō)管理檔案的工作人員是需要工作責(zé)任心、細(xì)心、沉著冷靜等這些基本素質(zhì)的，當(dāng)然擁有較高工作責(zé)任心是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要時(shí)刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運(yùn)用檔案管理原則進(jìn)行指導(dǎo)和開(kāi)展。以下就通過(guò)各要點(diǎn)重點(diǎn)介紹檔案管理原理：

1.1標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)原則把檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原理分為三種：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)就是憑借在基本、具有大眾指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)下去進(jìn)行檔案管理。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指的是通過(guò)多種先進(jìn)技術(shù)手段比如網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)等進(jìn)行檔案管理。管理標(biāo)準(zhǔn)指的是在不越界、不違法的基礎(chǔ)上，安全有效的進(jìn)行檔案管理。

1.2統(tǒng)一化

檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的都是為了保護(hù)好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規(guī)定的安排統(tǒng)一進(jìn)行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規(guī)范性和合理性。檔案管理統(tǒng)一化原理分為以下三點(diǎn)：（1）實(shí)行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點(diǎn)。（2）不同分工的人員都應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一管理，不能特殊對(duì)待，要公平的進(jìn)行統(tǒng)一管理。（3）新舊交替是理所應(yīng)當(dāng)?shù)模f的東西注定要被新的事物所替代，進(jìn)行新舊更替。

1.3簡(jiǎn)潔化

瑣碎的東西多了就會(huì)讓簡(jiǎn)單的事情變得復(fù)雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數(shù)目和類型進(jìn)行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復(fù)雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡(jiǎn)潔、明了、高效的趨勢(shì)發(fā)展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統(tǒng)制約工作人員，最好是用一種通用的技術(shù)手段去進(jìn)行檔案整理、檔案標(biāo)引、檔案保護(hù)等，從而有效的去進(jìn)行檔案管理。一切按照秩序開(kāi)展，通用技術(shù)手段便可使檔案管理更加有序的進(jìn)行。

1.5最優(yōu)化

如今隨著科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，“優(yōu)化”這個(gè)詞逐步深入人心。實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，要在檔案管理人員個(gè)人技術(shù)過(guò)關(guān)、更新的基礎(chǔ)上，才能穩(wěn)步開(kāi)展。檔案管理人員不僅要有較高的責(zé)任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創(chuàng)新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發(fā)揮其優(yōu)越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

在經(jīng)濟(jì)全球化和文化全球化的大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全球化的趨勢(shì)也越發(fā)明顯。網(wǎng)絡(luò)作為一種主要的交際工具，高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)迅速傳播。通過(guò)現(xiàn)代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡(jiǎn)潔明了并具有安全性，又可以讓先進(jìn)的信息技術(shù)在其間得以發(fā)展，從而提高管理人員個(gè)人的管理素養(yǎng)和技術(shù)手段。檔案管理智能化的開(kāi)展，讓枯燥的管理環(huán)境變得生動(dòng)，現(xiàn)代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務(wù)變得輕松而又規(guī)范。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理可以讓雜亂無(wú)章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規(guī)范管理才是較系統(tǒng)的管理思路。標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)，統(tǒng)一化是系統(tǒng)管理的規(guī)范，簡(jiǎn)潔化是系統(tǒng)管理的要求，通用化是系統(tǒng)管理的目的，最優(yōu)化是系統(tǒng)管理的催化劑。每一項(xiàng)都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標(biāo)準(zhǔn)化，根基不在何以繼續(xù)開(kāi)展工程；如果少了統(tǒng)一化，沒(méi)有了標(biāo)榜，就沒(méi)有了秩序；如果沒(méi)有了簡(jiǎn)潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒(méi)有效率可言；如果沒(méi)有通用化，管理工作就不能有序的進(jìn)行；如果沒(méi)有最優(yōu)化，（就）不能與時(shí)代接軌，便是與新理念脫節(jié)，不能做到全面、高效的發(fā)展。所以說(shuō)想要系統(tǒng)管理得到優(yōu)化和快速的開(kāi)展，五項(xiàng)原則缺一不可，只有互補(bǔ)發(fā)展，才能使系統(tǒng)管理更加全面、安全、可靠的進(jìn)行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個(gè)小事物發(fā)展而來(lái)的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當(dāng)?shù)陌才胚M(jìn)行組合，從而能夠?qū)⒋笫挛镒龊貌⑶覂?yōu)化。當(dāng)然檔案管理也是一樣，將細(xì)小的事物按照標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、簡(jiǎn)潔化、通用化、最優(yōu)化原理進(jìn)行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規(guī)范得到更大的提高。

2.3反饋整理

只有不斷的反饋和整理，才能推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷肯定和改善管理工作中的優(yōu)點(diǎn)和問(wèn)題，結(jié)合檔案管理工作所帶來(lái)的社會(huì)效益和國(guó)家效益，全面進(jìn)行反饋總結(jié)。通過(guò)檔案管理的效應(yīng)好壞，相應(yīng)的更改和完善管理系統(tǒng)，這對(duì)檔案管理的發(fā)展有著舉足輕重的作用。學(xué)會(huì)不斷的反饋整理，則有利于檔案管理的改進(jìn)與完善。

第4篇：檔案化管理范文

關(guān)鍵詞：案管理　信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1.加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

第5篇：檔案化管理范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案；規(guī)范化；檔案分類

一、三明市醫(yī)保檔案的現(xiàn)狀與特點(diǎn)

自2012年以來(lái)，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過(guò)“三醫(yī)聯(lián)動(dòng)”，醫(yī)保事業(yè)迎來(lái)了新格局。截至目前，三明市醫(yī)?；厩闆r如下：全市共有參保人數(shù)263.52萬(wàn)人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬(wàn)人，城鄉(xiāng)居民221.25萬(wàn)人，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)22.65萬(wàn)人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務(wù)檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級(jí)職稱3名，初級(jí)職稱1名。

（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個(gè)人出生之日起，伴隨其一生，因此，對(duì)個(gè)人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對(duì)參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)。醫(yī)療保險(xiǎn)基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報(bào)銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險(xiǎn)稽核類有現(xiàn)場(chǎng)稽核、有對(duì)手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會(huì)保險(xiǎn)類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關(guān)系最密切的檔案類型。

（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關(guān)的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復(fù)印件，與單位簽訂的合同等相關(guān)材料；住院患者報(bào)銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關(guān)憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的開(kāi)通申請(qǐng)書、信息變更表、賬目沖銷報(bào)告等相關(guān)附件；生育保險(xiǎn)參保人員的信息登記及待遇申請(qǐng)表等相關(guān)資料；駐醫(yī)院服務(wù)站辦理業(yè)務(wù)時(shí)收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請(qǐng)表等；醫(yī)療保險(xiǎn)稽核科到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進(jìn)行稽核的筆錄本、對(duì)待遇審核科工作人員手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核的反饋單等。

（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時(shí)期的醫(yī)保檔案有著不同的特點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)。具體表現(xiàn)為：每年住院報(bào)銷目錄與比例的調(diào)整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費(fèi)基數(shù)基本上是每年一調(diào)，以及個(gè)人賬戶劃撥比例的調(diào)整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)每年的繳費(fèi)也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報(bào)送等進(jìn)行不斷更新，還有辦理業(yè)務(wù)所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時(shí)常調(diào)整提供材料的種類），這些政策上的調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)保檔案材料在不同時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn)。

二、三明市醫(yī)保檔案存在的問(wèn)題

（一）對(duì)醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關(guān)的一切信息，與參保單位、參保人、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)保中心關(guān)系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與材料的主要來(lái)源。從醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)人員的配備、檔案室建設(shè)的水平及年度檔案工作的考核等情況看來(lái)，醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案與三明醫(yī)改差距較大。

（二）信息化建設(shè)水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案軟件只用簡(jiǎn)單的“陽(yáng)光文檔”軟件，僅能對(duì)檔案進(jìn)行錄入和自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄及簡(jiǎn)單查詢等功能。檔案室的硬件設(shè)備未及時(shí)更新，室內(nèi)只是簡(jiǎn)單配備了檔案柜、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、滅火設(shè)備、溫度計(jì)。從檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)看，檔案室還應(yīng)配有相應(yīng)的密集架、防磁柜、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。

（三）檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。沒(méi)有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒(méi)有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時(shí)以其他工作為主，檔案工作為輔。

三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑

針對(duì)三明市醫(yī)保檔案內(nèi)容多、變化快、利用多等特點(diǎn)，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案設(shè)備的維護(hù)和使用制度、業(yè)務(wù)檔案管理流程制度、業(yè)務(wù)檔案立卷工作流程制度等。各項(xiàng)制度既要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)特點(diǎn)，又要保持醫(yī)保業(yè)務(wù)開(kāi)展的方便，且做到最大化服務(wù)參保人員。

（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據(jù)《福建省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心業(yè)務(wù)材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務(wù)科室在第二年度上半年對(duì)本科室上一年度的材料進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對(duì)其進(jìn)行編寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗(yàn)收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。

（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務(wù)參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強(qiáng)檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進(jìn)行登記，特別是服務(wù)效果好的、利用率高的檔案要及時(shí)讓借閱者對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。

（三）加強(qiáng)醫(yī)保檔案的電子信息化建設(shè)。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術(shù)對(duì)醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進(jìn)行改造升級(jí)。電子檔案與紙質(zhì)文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲(chǔ)空間大、物理?xiàng)l件要求低的特點(diǎn)，在調(diào)閱和檢索等方面有很強(qiáng)的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺(tái)搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費(fèi)”平臺(tái)，利用“閩政通”網(wǎng)上辦事大廳平臺(tái)，方便參保人員在線辦理業(yè)務(wù)。

（四）提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理崗位責(zé)任意識(shí)和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)、法律和信息化技術(shù)等相關(guān)知識(shí)。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，認(rèn)真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進(jìn)行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責(zé)任管理相結(jié)合的考評(píng)機(jī)制，提高醫(yī)保檔案管理效率。

（五）加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)。建立醫(yī)保檔案專用庫(kù)房，嚴(yán)格檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設(shè)備，并將各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)到位。

四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討

三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案分類是在國(guó)家、省有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會(huì)保險(xiǎn)管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險(xiǎn)單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保關(guān)系轉(zhuǎn)入申請(qǐng)材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險(xiǎn)變動(dòng)月報(bào)材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補(bǔ)繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網(wǎng)申報(bào)材料期限為50年、基金購(gòu)買健康保障服務(wù)協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類，如退休人員補(bǔ)足25年醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類，如門診特殊病種確認(rèn)表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險(xiǎn)待遇類，如生育保險(xiǎn)待遇登記表及相關(guān)附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店信息更改申報(bào)材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)功能新開(kāi)通審批材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)退出或暫停醫(yī)保定點(diǎn)申請(qǐng)材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)通全省聯(lián)網(wǎng)定點(diǎn)的申請(qǐng)材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更結(jié)算、沖銷費(fèi)用的申請(qǐng)、報(bào)告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險(xiǎn)耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)第四批醫(yī)用耗材采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)議價(jià)、專家意見(jiàn)及配送承諾書期限為30年、單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價(jià)采購(gòu)品規(guī)調(diào)整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)年報(bào)表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)季報(bào)、月報(bào)表期限為10年。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱秀紅.創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理的幾點(diǎn)看法[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(13):106-107.

[2]解恒學(xué).醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)幾個(gè)要點(diǎn)探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(30):56-57.

第6篇：檔案化管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；建設(shè)；增強(qiáng)措施

【中圖分類號(hào)】G271

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1672-5158（2012）12-0377-01

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品。

2、檔案信息化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好客觀環(huán)境。

3、檔案管理改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信鼠時(shí)代，信鼠消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的原動(dòng)力，這是時(shí)代賦予社會(huì)信息部門的使命。

二、更新觀念。增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

三、加快硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

1、建立規(guī)范的管理機(jī)制。

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

2、創(chuàng)新檔案管理制度。

檔案案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。（1）是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，（2）是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

3、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞―套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

4、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

5、提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

第7篇：檔案化管理范文

Abstract: Taking the informatization of file management as the study object, this paper firstly defines and explores its content and characteristics; secondly, describes its necessity and importance; thirdly, discusses the current problems; finally, proposes improvements or countermeasures based on these problems.

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；淺析

Key words: file management；informatization；analysis

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技術(shù)給管理帶來(lái)了深刻的變革，積極轉(zhuǎn)變管理模式，提升管理效率。信息化在人們?nèi)粘Ｉ?、工作、學(xué)習(xí)等方面產(chǎn)生了積極的影響，推動(dòng)著科技、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)極大的發(fā)展。當(dāng)然，檔案管理無(wú)不例外也受到信息化發(fā)展的影響，既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復(fù)雜化等趨勢(shì)發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的要求。而且當(dāng)前檔案管理信息化也存在著較多問(wèn)題，需要亟待完善，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展和提升檔案信息化管理的效率。

1 檔案管理信息化內(nèi)涵、特點(diǎn)及必要性

1.1 檔案管理信息化內(nèi)涵 檔案管理信息化的內(nèi)涵就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn) 檔案管理信息化具有如下的幾個(gè)特點(diǎn)：①具有檔案信息存儲(chǔ)、查取等自動(dòng)化功能。②檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。③檔案信息化管理具有智能化特點(diǎn)。④檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。

1.3 檔案管理信息化必要性 隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，知識(shí)爆炸式發(fā)展，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)等對(duì)檔案管理也提出了越來(lái)越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當(dāng)前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質(zhì)的經(jīng)過(guò)查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來(lái)裝載信息，不符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代的信息技術(shù)，比如大容量的硬盤能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸。

2 當(dāng)前檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高 從當(dāng)前狀況來(lái)看，各單位的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求，先前的檔案管理人員采用現(xiàn)代檔案管理模式，但是其信息化管理專業(yè)性、學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請(qǐng)的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經(jīng)驗(yàn)，管理觀念意識(shí)不強(qiáng)。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才甚少，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行維護(hù)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展形成人力資源障礙。

2.2 檔案管理數(shù)據(jù)安全問(wèn)題 網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來(lái)方便的同時(shí)，也給信息泄入帶來(lái)隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來(lái)維護(hù)檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全將是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，也是檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的一道障礙。

2.3 檔案管理信息化模式不夠規(guī)范 當(dāng)前，存在各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案分類，編號(hào)等方面沒(méi)有統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，難以全面展開(kāi)實(shí)施。由于檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范方面存在不統(tǒng)一，某種程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)格式及系統(tǒng)的異構(gòu)。再者，我國(guó)檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴(yán)重不足，信息技術(shù)的設(shè)備比如掃描儀型號(hào)不一，檔次參差不齊，硬件環(huán)境也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，這些都影響到檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

2.4 檔案信息化管理的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題 由于檔案信息化管理將紙質(zhì)的文件電子數(shù)據(jù)化后，電子文件具有信息的非紙質(zhì)性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩(wěn)定性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現(xiàn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，而且當(dāng)前維護(hù)電子文件的真實(shí)性的途徑及方法還不能夠達(dá)到確保電子數(shù)據(jù)文件真實(shí)性的目的。

3 改善當(dāng)前檔案管理存在問(wèn)題的措施

3.1 培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員 針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)況，需要加強(qiáng)人員的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求的專家型隊(duì)伍，向既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才的目標(biāo)邁進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理人員的安全意識(shí) 檔案信息的重要性不言而喻，為了預(yù)防信息泄入，檔案管理人員必須要加強(qiáng)安全意識(shí)。認(rèn)真務(wù)實(shí)的對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍,嚴(yán)格管理。適時(shí)的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝防火墻，升級(jí)殺毒軟件，升級(jí)相關(guān)硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離,采取可靠的防范技術(shù)和措施,確保檔案部門網(wǎng)絡(luò)的信息安全，對(duì)面向公眾的上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保都是可以公開(kāi)的信息。

3.3 統(tǒng)一及制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn) 統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國(guó)家行政的力量，打破各個(gè)單位各自為政的局面，統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過(guò)程的始終。檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)設(shè)置以及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

3.4 加強(qiáng)電子檔案歸檔管理 加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實(shí)性，檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1]檔案管理信息化初探[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2009，20（9）.

第8篇：檔案化管理范文

現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：①以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。②數(shù)字化管理模式的特征。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?lái)，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。

2現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題主要有：①檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。a.缺乏國(guó)家與政府的有力支持。我國(guó)當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒(méi)有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。b.硬件環(huán)境問(wèn)題。我國(guó)當(dāng)前檔案館所開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備的要求。②檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。片面重視高檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購(gòu)置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在的問(wèn)題。這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒(méi)能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。

3加強(qiáng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的措施

（1）建立健全現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理制度。①現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。②樹立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學(xué)利用相關(guān)資源。①保證資源的準(zhǔn)確性與完備性。對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。②統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開(kāi)展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開(kāi)始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對(duì)于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門部門開(kāi)展檔案的更新工作。（3）強(qiáng)化現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)?，F(xiàn)代檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索時(shí)浪費(fèi)很多時(shí)間，存儲(chǔ)空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責(zé)任公司

參考文獻(xiàn)

[1]鄒薇.新常態(tài)下談事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].卷宗，2016（05）.

第9篇：檔案化管理范文

一、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

二、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政的投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

三、建立規(guī)范的管理機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

四、建立復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。