數(shù)字檔案管理精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字檔案管理范文

一、管理層面的對策

檔案行政管理部門擔(dān)負(fù)著全國或地方檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃、部署、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和管理的職責(zé)，應(yīng)將協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化或數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的版權(quán)問題作為重要的職責(zé)范疇。

（一）將版權(quán)制度作為數(shù)字檔案信息資源管理的重要手段之一

傳統(tǒng)檔案信息資源管理的手段，更多地偏重于行政、技術(shù)或經(jīng)濟(jì)等手段，而較少涉及法律手段。這主要是原先的檔案信息管理空間一般限于現(xiàn)實(shí)檔案館中，相對于網(wǎng)絡(luò)這個新的信息平臺來說，產(chǎn)生的信息問題并不是太多，即使產(chǎn)生一定的問題所引起的權(quán)利沖突也不是太激烈，因此包括著作權(quán)法在內(nèi)的信息法律調(diào)控手段的運(yùn)用也自然較少。由于因特網(wǎng)的“互連”性，使得檔案信息傳播和交流更為頻繁，空間范圍也迅速擴(kuò)大，因此檔案信息權(quán)利人與利用者相互之間權(quán)利的平衡極易被打破，因此針對這樣一個背景環(huán)境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的進(jìn)一步介入已成為必然。

（二）積極關(guān)注數(shù)字化環(huán)境下版權(quán)的相關(guān)立法工作

為適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展，我國在2001年10月修訂的《著作權(quán)法》中增加了相關(guān)的條款，如在財(cái)產(chǎn)權(quán)利中增加“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”，增設(shè)了“技術(shù)措施保護(hù)”和“權(quán)利管理信息”等內(nèi)容。《著作權(quán)集體管理?xiàng)l例》和《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》也分別于2005年3月和2006年7月開始實(shí)施。

版權(quán)制度的發(fā)展在一定程度上關(guān)系到檔案館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，如原版權(quán)法中的“合理使用”原則是否能夠延伸到檔案館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，就是一個需要特別關(guān)注的議題。正式實(shí)施的《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，將著作權(quán)法規(guī)定的合理使用情形合理延伸到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，開始給數(shù)字檔案在信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)領(lǐng)域提供了一個“避風(fēng)港”。《條例》的第7條中規(guī)定：“圖書館、檔案館、紀(jì)念館、博物館、美術(shù)館等可以不經(jīng)著作權(quán)人許可，通過信息網(wǎng)絡(luò)向本館館舍內(nèi)服務(wù)對象提供本館收藏的合法出版的數(shù)字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數(shù)字化形式復(fù)制的作品，不向其支付報(bào)酬，但不得直接或者間接獲得經(jīng)濟(jì)利益。”檔案界今后應(yīng)當(dāng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下版權(quán)制度的發(fā)展，在國家相關(guān)立法活動過程中，正確反映檔案部門或檔案用戶的訴求。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化環(huán)境下版權(quán)知識的宣傳與普及工作

檔案界有一部分人員缺乏版權(quán)的相關(guān)知識。如有些人員對檔案的所有權(quán)和著作權(quán)區(qū)別的不是太清楚，普遍存在一種觀點(diǎn)，即“檔案部門對檔案的接收等于檔案著作權(quán)的轉(zhuǎn)移”。檔案部門認(rèn)為檔案接收進(jìn)館，則檔案的著作權(quán)也相應(yīng)的轉(zhuǎn)移至檔案部門，檔案部門有權(quán)對進(jìn)館檔案進(jìn)行使用。又如由于加強(qiáng)版權(quán)保護(hù)，在一定程度限制了人們的不合法使用，加大了檔案數(shù)字化的成本，因此某些檔案部門甚至認(rèn)為版權(quán)保護(hù)可能會成為阻礙檔案數(shù)字化工作的屏障，從而對在檔案部門開展版權(quán)保護(hù)工作進(jìn)行抵觸；等等。對于版權(quán)相關(guān)法規(guī)知識，檔案部門還基本屬于“補(bǔ)課”的情形。而面對數(shù)字或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的版權(quán)法規(guī)問題上，檔案部門則處于雙重“補(bǔ)課”階段。此外，由于檔案的信息用戶也有可能發(fā)生侵權(quán)行為，甚至?xí)顧n案部門為其侵權(quán)行為承擔(dān)連帶侵權(quán)責(zé)任。所以，如有必要可以在提供數(shù)字檔案信息給用戶使用時，普及版權(quán)的相關(guān)知識。

二、業(yè)務(wù)層面的對策

在數(shù)字檔案管理中，具有版權(quán)狀態(tài)的信息分為兩種：版權(quán)或?qū)Ｓ惺褂脵?quán)是屬于他人；版權(quán)或?qū)Ｓ惺褂脵?quán)屬于檔案部門。所以在檔案館的版權(quán)保護(hù)對策中，既要做到預(yù)防侵犯他人的版權(quán)，也要防止別人侵犯檔案館的版權(quán)。

（一）侵犯他人版權(quán)的預(yù)防

1.檔案部門在對本館館藏范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行價值鑒定的同時，進(jìn)行版權(quán)的鑒定，確認(rèn)檔案信息的可著作權(quán)性。如果具有，再確認(rèn)誰是版權(quán)的主體。如果確認(rèn)的結(jié)果是涉及他人的版權(quán)時，再確認(rèn)該檔案的保護(hù)期限。如果確認(rèn)屬于保護(hù)期限未滿、他人享有版權(quán)的檔案，應(yīng)當(dāng)特別標(biāo)明，避免發(fā)生侵權(quán)行為

2.當(dāng)檔案館進(jìn)行傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，應(yīng)當(dāng)關(guān)注版權(quán)的許可問題。

(1)對于大量公共信息的檔案，如超過著作權(quán)保護(hù)期限或作者聲明提供免費(fèi)利用的檔案信息，政府出版物，時事新聞等，由于基本無侵權(quán)之嫌，在數(shù)字化轉(zhuǎn)換時可以優(yōu)先考慮。但在使用過程中應(yīng)依法尊重作者的署名權(quán)、作品的完整權(quán)等精神權(quán)利。

(2)對具有版權(quán)狀態(tài)的傳統(tǒng)檔案，應(yīng)當(dāng)分析誰是版權(quán)的主體。對于所有權(quán)和版權(quán)都屬于檔案部門的檔案，檔案部門則可直接進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；對于捐贈、征購的檔案，是否受版權(quán)保護(hù)以及其版權(quán)是否轉(zhuǎn)移應(yīng)做到“事前明確化”，即與原檔案的所有者簽訂合同，明確權(quán)利范圍和義務(wù)。根據(jù)合同或協(xié)議，將版權(quán)轉(zhuǎn)讓于檔案館的，檔案館則有權(quán)對其進(jìn)行數(shù)字化處理。

(3)對于那些檔案館不享有版權(quán)的檔案，應(yīng)當(dāng)注意其行為是否屬于“合理使用”，即僅限于為館藏需要的轉(zhuǎn)換復(fù)制，數(shù)量也必須受到嚴(yán)格限制，并只允許復(fù)制本館收藏的作品。如果是為了網(wǎng)絡(luò)傳播的需要或者復(fù)制不屬于本館館藏的檔案信息，則超出了“合理使用”界限，應(yīng)當(dāng)征得版權(quán)人的許可，否則就屬于侵權(quán)行為。

3.隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案部門即使十分注意避免侵犯他人版權(quán)，但要絕對避免侵權(quán)可能有時是不現(xiàn)實(shí)的。遇到被控侵權(quán)時，應(yīng)當(dāng)從容面對，可以主張侵權(quán)不成立的抗辯事由，如版權(quán)已過保護(hù)期、內(nèi)容無版權(quán)的、作品為自己原創(chuàng)等理由。

4.檔案部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注我國著作權(quán)集體管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)動向。鑒于我國已對著作權(quán)集體管理作出了規(guī)定，這對于解決數(shù)字環(huán)境下的版權(quán)管理問題是非常及時的。但著作權(quán)集體管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解決許可困難的問題也并非一日之功。因此，檔案部門必須關(guān)注我國著作權(quán)集體管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)進(jìn)展和所承擔(dān)的職能。

（二）數(shù)字化檔案版權(quán)的自我保護(hù)

在數(shù)字環(huán)境下，權(quán)利人主張權(quán)利也是成本高昂。所以，預(yù)防別人侵權(quán)顯得非常重要。

1.借鑒《著作權(quán)法》關(guān)于匯編作品的相關(guān)規(guī)定，處理好檔案數(shù)據(jù)庫的版權(quán)問題。如果是檔案館匯編而成的數(shù)據(jù)庫，只要其內(nèi)容的選擇或編排能體現(xiàn)出獨(dú)創(chuàng)性，就可以作為一種匯編作品來進(jìn)行保護(hù)。匯編人是檔案館，因而著作權(quán)屬于檔案館所有。由于《著作權(quán)法》對匯編作品的保護(hù)僅限于作品的形式，不保護(hù)作品所含的創(chuàng)意，那些數(shù)據(jù)的獲得、校驗(yàn)、編排等方面進(jìn)行實(shí)質(zhì)性投入的數(shù)據(jù)庫暫時在我國得不到著作權(quán)法的保護(hù)。關(guān)于此問題，還有待于數(shù)據(jù)庫法律保護(hù)的新發(fā)展，如歐盟所提出的數(shù)據(jù)庫的特殊權(quán)利保護(hù)，就可以解決此類問題。

2.檔案館為了保護(hù)網(wǎng)站中檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，可以采取了一定的技術(shù)措施，防止數(shù)字檔案被他人擅自訪問、復(fù)制、操縱、散發(fā)和傳播，并且方便數(shù)字檔案版權(quán)的授權(quán)和使用監(jiān)督。關(guān)于技術(shù)措施的法律保護(hù)，在我國修訂后的《著作權(quán)法》中得到明確保護(hù)，且在《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)條例》中進(jìn)行了界定，即“指用于防止、限制未經(jīng)權(quán)利人許可瀏覽、欣賞作品、表演、錄音錄像制品的或者通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供作品、表演、錄音錄像制品的有效技術(shù)、裝置或者部件?！蓖瑫r，第4條規(guī)定：“任何組織或者個人不得故意避開或者破壞技術(shù)措施，不得故意制造、進(jìn)口或者向公眾提供主要用于避開或者破壞技術(shù)措施的裝置或者部件，不得故意為他人避開或者破壞技術(shù)措施提供技術(shù)服務(wù)?！?/p>

3.采用權(quán)利管理電子信息標(biāo)識。為了標(biāo)識本館的檔案信息，檔案部門可以在數(shù)字化檔案信息中嵌入權(quán)利管理電子信息，以警示他人。權(quán)利管理電子信息是有效識別著作權(quán)人的一種信息，同樣在我國修訂后的《著作權(quán)法》中得到明確保護(hù)，且在《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)條例》中進(jìn)行了界定，即“指說明作品及其作者、表演及其表演者、錄音錄像制品及其制作者的信息，作品、表演、錄音錄像制品權(quán)利人的信息和使用條件的信息，以及表示上述信息的數(shù)字或者代碼?！蓖瑫r，第5條規(guī)定：“未經(jīng)權(quán)利人許可，任何組織或者個人不得進(jìn)行下列行為：（一）故意刪除或者改變通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供的作品、表演、錄音錄像制品的權(quán)利管理電子信息，但由于技術(shù)上的原因無法避免刪除或者改變的除外；（二）通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供明知或者應(yīng)知未經(jīng)權(quán)利人許可被刪除或者改變權(quán)利管理電子信息的作品、表演、錄音錄像制品?！?/p>

第2篇：數(shù)字檔案管理范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響

當(dāng)前社會，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)成為一種必然趨勢。對數(shù)字檔案館進(jìn)行一定的研究有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時需要恰當(dāng)?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進(jìn)的檔案管理方式。通過資源共享促進(jìn)資源的有效利用。在信息技術(shù)進(jìn)程日益加快的現(xiàn)代社會，我國也要重視信息技術(shù)的發(fā)展，充分地對數(shù)字化進(jìn)行利用，促進(jìn)我國數(shù)字檔案館建設(shè)更加高效，提高檔案管理的工作效率。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

1.1 提高檔案的利用率

魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內(nèi)容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價值。所以，檔案管理工作應(yīng)該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發(fā)揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設(shè)突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。

1.2 改變檔案管理職能分配關(guān)系

傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數(shù)字檔案館假設(shè)有利于改變行政層級管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)成果為利用者提供更加有效的服務(wù)。數(shù)字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強(qiáng)行業(yè)部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設(shè)能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設(shè)對檔案管理工作中的相關(guān)職能分配產(chǎn)生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術(shù)性問題，需要借助技術(shù)對整個檔案管理行業(yè)進(jìn)行管理與變革。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容

2.1 提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)模不斷增大，相關(guān)的工作人員要提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，意識到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，促進(jìn)思想轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的發(fā)展，使得人員對檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術(shù)進(jìn)行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。其次，在數(shù)字檔案建設(shè)過程中要實(shí)現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發(fā)揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進(jìn)行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成檔案資源的轉(zhuǎn)移，并且不能被隨意改動。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據(jù)庫之間的設(shè)置，包括儲存信息、管理信息等硬件設(shè)備。

2.2 建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習(xí)慣被動工作。而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項(xiàng)技術(shù)性工作。相關(guān)的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)中，綜合檔案管理的實(shí)際情況以及現(xiàn)實(shí)需求，提出可行的建設(shè)性意見。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務(wù)水平，將數(shù)字檔案建設(shè)的成效提供給人們使用。主動地與相關(guān)行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。

2.3 更新管理理念促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進(jìn)行管理或保存，還要提供相應(yīng)的服務(wù)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員進(jìn)一步更新思想，利用數(shù)據(jù)平臺為更多的使用者服務(wù)，所以，檔案管理人員要樹立“服務(wù)為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務(wù)。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，做好檔案安全保障工作

培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設(shè)是對信息的高度集成化過程，相應(yīng)地對專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要做好人才引進(jìn)與儲備，定期地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識水平。其次，數(shù)字化建設(shè)的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時要增強(qiáng)安全設(shè)置，對查閱資料權(quán)限進(jìn)行分級設(shè)置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)工作。

3 結(jié)語

總而言之，數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設(shè)還有利于促進(jìn)我國的現(xiàn)代化建設(shè)。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設(shè)會為檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關(guān)部門要結(jié)合當(dāng)前存在的問題以及數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展需求，制定有效的對策，促進(jìn)數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，更新管理人員的思想，促進(jìn)其樹立“服務(wù)為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務(wù)。其次，定期地對檔案管理人員培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做好相應(yīng)的檔案安全保障工作。

參考文獻(xiàn)

[1]趙同瑛. 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.

第3篇：數(shù)字檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字檔案；管理；可持續(xù)發(fā)展

一.目前高校在數(shù)字檔案管理上面臨的問題

1.缺乏成熟技術(shù)

目前各大高校應(yīng)用的辦公系統(tǒng)及其數(shù)字檔案管理系統(tǒng)都具備一定的優(yōu)勢，但兩者間卻不能相互兼容，辦公系統(tǒng)主要是用來傳送文件的電子政務(wù)系統(tǒng)；而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)卻是專門為檔案管理開發(fā)的軟件，兩者不能兼容，不相往來，也導(dǎo)致檔案管理工作者常常出現(xiàn)重復(fù)勞動的困擾。

2.缺乏安全性

當(dāng)前高校使用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在安全性上缺乏保障，數(shù)字檔案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真實(shí)性，這些問題正是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)缺乏安全性的表現(xiàn)。國家也應(yīng)法規(guī)為數(shù)字檔案提供安全保障。

3.缺乏高度統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

即使國家出臺了一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)，但法規(guī)出臺的速度遠(yuǎn)不能趕上數(shù)字化在檔案管理中應(yīng)用的速度。如，目前高校使用的數(shù)字檔案管理軟件在開發(fā)時就缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在檔案文件的收發(fā)、管理以及各地區(qū)高校檔案數(shù)據(jù)的對接等方面都存在標(biāo)準(zhǔn)不一的狀況。

4.進(jìn)入數(shù)字化的腳步緩慢

高校以往的檔案文件都是紙質(zhì)資料，這些手工制作的文件要全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，是一項(xiàng)工作量巨大的工程，需要耗費(fèi)很長的時間和大量的人力，而且在轉(zhuǎn)化過程中必然會遇到許多問題，完成難度非常大。

二.創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案管理可持續(xù)發(fā)展重要手段

1.確保數(shù)字化設(shè)施的齊全性

高校數(shù)字檔案管理工作必須要擁有完備的設(shè)施支持，這些設(shè)施包含了各種軟硬件，如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、大容量存儲器等硬件以及專門為檔案管理開發(fā)的軟件。高校數(shù)字檔案管理使用的軟件應(yīng)具有多種功能和強(qiáng)大的適用性，以確保其能完成數(shù)字檔案的整理、集中、分類、存儲、搜索以及運(yùn)用等操作，并能和多種操作系統(tǒng)及硬件平臺實(shí)現(xiàn)完美契合，該軟件也應(yīng)具有較強(qiáng)的安全自控性能，并能與不同種類的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)連接及互換。高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的軟硬件設(shè)施應(yīng)符合數(shù)字時代的要求，在數(shù)字化建設(shè)過程中可依據(jù)自身實(shí)際條件，投入相應(yīng)的資金、人力，并確保建設(shè)完成的數(shù)字設(shè)施可以投入使用，進(jìn)而確保高校數(shù)字檔案管理工作取得穩(wěn)步發(fā)展。

2.為檔案數(shù)字化管理提供安全保障

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍的日漸廣泛，人類社會逐步進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息時代，網(wǎng)絡(luò)安全也逐漸引起人們的關(guān)注，種類繁多的木馬、病毒隨時威脅著計(jì)算機(jī)的安全，同時也為高校數(shù)字檔案管理造成較大的安全威脅，因此高校數(shù)字檔案管理的第一要務(wù)就是確保檔案信息的安全性、完整性以及實(shí)用性。目前完善高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的方法就是轉(zhuǎn)變以往的管理模式、管理方式、管理機(jī)制以及各項(xiàng)法規(guī)。當(dāng)前高校數(shù)字檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行制度創(chuàng)新，并制定健全的檔案管理、安全規(guī)定，資源共享是檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要點(diǎn)，在開放共享資源前也應(yīng)制定一定的法規(guī)進(jìn)行約束。

3.重視人才培養(yǎng)

專業(yè)人才是高校檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的必須要素，檔案管理者的個人素質(zhì)將直接影響到檔案質(zhì)量及檔案的數(shù)字化錄入速度。檔案管理員的作用是為檔案信息和信息應(yīng)用者間搭建聯(lián)系平臺，因此高校數(shù)字檔案管理人員必須要具備一定的專業(yè)知識，尤其是掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，可以熟練的使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化先進(jìn)工具，并能使用這些工具對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理及操作。所以，高校應(yīng)重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，并及時對其進(jìn)行專業(yè)知識普及，以提高他們的業(yè)務(wù)能力，使其跟上時展的腳步，進(jìn)而確保高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作能平穩(wěn)向前推進(jìn)。

4.確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性

高校檔案數(shù)字化管理規(guī)定要求檔案在進(jìn)行集中、整理、入檔以及使用等操作時有較為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)軟件作為技術(shù)支持。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資料后，檔案管理部門應(yīng)將其集中管理，并歸納到一個兼容性能強(qiáng)悍、可以運(yùn)行多種基本軟件的信息存儲系統(tǒng)中，該系統(tǒng)也應(yīng)具備轉(zhuǎn)變文件存儲格式的功能，進(jìn)而確保電子文件能在高校校園網(wǎng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)間進(jìn)行傳送和使用，具備這一功能，是目前檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重大技術(shù)進(jìn)步。

5.應(yīng)盡快將以前的紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，能有效提高人們對檔案的應(yīng)用效率，也有利于拓展檔案的應(yīng)用范圍，因此，擁有檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者能確保檔案數(shù)字化建設(shè)快速開展，并對數(shù)字化建設(shè)具有一定的積極意義。此外，應(yīng)在遵守現(xiàn)存檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上及時將尚未錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，其將使檔案數(shù)據(jù)庫具有更高的實(shí)用性。

三.改變檔案管理的工作重點(diǎn)，使檔案管理在模式上和服務(wù)理念上有所改進(jìn)

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的工作內(nèi)容

信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各大高校的檔案管理工作中后，各高校怎樣處理所生成的電子文件，并對其進(jìn)行管理成為引人關(guān)注的重點(diǎn)問題。信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案文件的生成、存儲以及調(diào)用等操作變得更加簡捷、便利，但在文件處理過程中有可能會出現(xiàn)重要文件丟失，垃圾文件被存儲的狀況。在這種現(xiàn)狀下，如何有效鑒別文件的重要性、真實(shí)性以及可靠性，并將其采取最適宜、權(quán)威的方式存儲起來顯得非常關(guān)鍵。

有的高校在教育體制上出現(xiàn)了一些大的變革，其職能和教育科研等的范圍和方式也發(fā)生了一些大的變動，相應(yīng)的該高校檔案管理形式也要做出一定調(diào)整。因此，我們應(yīng)積極探尋本管理系統(tǒng)存在的內(nèi)部聯(lián)系及其和其他系統(tǒng)之間的連接關(guān)系，并依據(jù)高校教育和科學(xué)研究之間的聯(lián)系，整合處理檔案資源，以實(shí)現(xiàn)各大高校之間的資源共享，進(jìn)而使用最小的投資取得最大的效益。所以，檔案管理的工作重點(diǎn)要從實(shí)體文檔處理轉(zhuǎn)化到文檔信息的生成全過程。

2.重視檔案管理工作模式及其服務(wù)理念的轉(zhuǎn)化

現(xiàn)下文件和檔案之間在“關(guān)節(jié)點(diǎn)”上依然存在問題。檔案管理只關(guān)注文檔管理尾端工作，而在文件生成、傳輸以及保管等環(huán)節(jié)上沒有發(fā)揮作用。為了避免這些問題再次出現(xiàn)，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變以往的文檔管理模式，將檔案管理貫穿到文件的生成全過程，使文件從生成到入檔都能實(shí)施有效管理。當(dāng)然，檔案管理部門的職能也應(yīng)得到擴(kuò)充，將主管檔案搜集、入檔轉(zhuǎn)化為對文件實(shí)行全過程管理，并在檔案形成的全過程中發(fā)揮出重要作用。

3.轉(zhuǎn)化檔案管理人員的角色

社會進(jìn)入信息時代，對檔案管理人員的工作內(nèi)容也提出了新的要求，若管理人員忽視時展要求，甚至和時展脫軌，只將自己看做是資料的看門鎖，將直接造成檔案管理人員的社會地位受損。檔案管理人員應(yīng)將消極管理的態(tài)度變?yōu)榉e極參與，甚至成為審核文件一體化的一員。

小結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍的日漸廣泛，為高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了技術(shù)支持，因此高校檔案管理工作人員應(yīng)將高校信息資源的作用充分發(fā)揮出來，并在推進(jìn)信息化的社會浪潮中，加大自身建設(shè)力度，進(jìn)行準(zhǔn)確定位，突破發(fā)展局限，和信息技術(shù)共同進(jìn)步，為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)一份推動力。（作者單位：聊城大學(xué)東昌學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

[1]鄒悅，高校館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)問題[J]，檔案天地，2011年02期

第4篇：數(shù)字檔案管理范文

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案，它有自己的獨(dú)特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲在磁介質(zhì)上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動、磁信號的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環(huán)境有嚴(yán)格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來進(jìn)行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來進(jìn)行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實(shí)性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設(shè)備和技術(shù)的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進(jìn)行載體互換。

2 電子檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復(fù)，數(shù)字文件的易復(fù)制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長期維護(hù)，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯(lián)系，導(dǎo)致系統(tǒng)沒有辦法識別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時，強(qiáng)化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨(dú)立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴(kuò)展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開源的原理，采用自動收割技術(shù)下載整個網(wǎng)絡(luò)空間，對其進(jìn)行抽取和標(biāo)引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學(xué)聯(lián)合開發(fā)和使用該項(xiàng)技術(shù)，目前已經(jīng)應(yīng)用到奧地利數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運(yùn)用主題和事件的方式對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對多媒體和超文本的采集、標(biāo)引、存貯并使用，最后運(yùn)用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項(xiàng)目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過保密加工和災(zāi)難恢復(fù)等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過這個系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學(xué)、赫爾大學(xué)、斯坦福大學(xué)、耶魯大學(xué)和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的評價和初審，可以實(shí)現(xiàn)檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。同時fedora還有數(shù)字對象存儲庫，并配有數(shù)字檔案的采集和標(biāo)引系統(tǒng)，主要由英國惠康圖書館開發(fā)，包含對不同標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開發(fā)了元數(shù)據(jù)自動提取和實(shí)施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點(diǎn)是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁面自動分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過程中，自動對檔案的信息資源進(jìn)行采集和標(biāo)引，該技術(shù)首先對圖像進(jìn)行預(yù)處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標(biāo)題和文本等，最后進(jìn)行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數(shù)據(jù)加載方式，自動創(chuàng)建頁面級，手動創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標(biāo)記通用語言――文件形態(tài)定義）來反映，英國的曼徹斯特大學(xué)學(xué)者正在開發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復(fù)、信號提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數(shù)字資源進(jìn)行識別，這樣減少了數(shù)字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學(xué)在對這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對實(shí)物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項(xiàng)技術(shù)的主要有斯坦福大學(xué)、加州大學(xué)和中國科技大學(xué)，已經(jīng)取得了初步的成果。

4 結(jié)語

第5篇：數(shù)字檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案;安全;管理

0.前言

當(dāng)今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜等方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對于數(shù)字檔案，還沒有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，管理人員往往在不經(jīng)意間造成了數(shù)字檔案管理的漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在數(shù)字檔案管理的很多環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)問題。數(shù)字檔案的安全包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息、物理等方面，因此，數(shù)字檔案管理在網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件、硬件等方面都應(yīng)具有很高的安全保證、管理及防范措施。

1.物理安全

主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數(shù)據(jù)版本的更新、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備的意外損壞、存貯介質(zhì)的老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞和癱瘓。操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的安全問題雖說主要是取決于軟件供應(yīng)商所開發(fā)的商品化軟件的穩(wěn)定性和安全的保障問題，但對于建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Windows、MAC OS X和Linix，各有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案元數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數(shù)據(jù)庫的分布式或集中式存放模式、數(shù)據(jù)的異地備份、電子數(shù)據(jù)格式的定期升級和保存介質(zhì)的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和具體實(shí)現(xiàn)的過程中需要綜合考慮的關(guān)鍵因素，也是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。

系統(tǒng)的主要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)、電源等應(yīng)有備份，并有技術(shù)和組織措施，能在較短時間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。服務(wù)器的UPS電源要保證在停電后10小時內(nèi)仍能保持正常工作。主要工作站的UPS電源要保證在停電后1小時內(nèi)仍能保持正常工作。雖然上述問題在平常的電腦用戶身上可能都會有發(fā)生，如突然斷電造成資料未保存而丟失，存儲介質(zhì)損壞造成的資料遺失等，但對于檔案管理來說，這些問題尤為重要。資料的遺失將會造成很嚴(yán)重的后果，因此，安全問題不容忽視。

2.網(wǎng)絡(luò)安全

為保障網(wǎng)絡(luò)功能的安全實(shí)現(xiàn)，數(shù)字化檔案系統(tǒng)需要具備計(jì)算機(jī)病毒防治等功能。病毒的危害很多人也都感受過，輕則系統(tǒng)變慢，重則文件遺失，密碼被盜，乃至系統(tǒng)癱瘓。檔案管理系統(tǒng)不同于個人電腦或其他系統(tǒng)，由于檔案有保密性，不能由外人隨便查閱、修改。一旦數(shù)字化檔案系統(tǒng)感染病毒，將會造成巨大的損失。因此，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須采用國家有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的殺毒軟件，適時地對服務(wù)器和客戶端進(jìn)行查毒殺毒。還應(yīng)制定嚴(yán)格的防毒制度，不允許使用來歷不明、未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。

網(wǎng)絡(luò)安全還包括訪問的權(quán)限和修改的權(quán)限。修改的權(quán)限只能限定指定的檔案工作者擁有，而訪問權(quán)則應(yīng)指定有該權(quán)限的用戶擁有

3.提高管理人員的安全意識

在數(shù)字檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用、管理人員的安全意識方面的問題。很多安全問題的產(chǎn)生源于人為原因，因此，必須加強(qiáng)管理人員的安全教育，加大培訓(xùn)力度，提高安全意識。一是禁止在數(shù)字檔案專用電腦上隨意安裝軟件。因工作需要必須安裝的軟件，最好是正版軟件，或者經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員檢測不含任何病毒、插件等危險因素的軟件。另外，不能再電腦上安裝任何與檔案管理無關(guān)的軟件，以免造成不兼容或系統(tǒng)緩慢等問題。二是盡量減少或不使用U盤移交電子檔案。U盤可以被隨機(jī)讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經(jīng)常在各個電腦之間拔插，傳播病毒的幾率很大，因此，在數(shù)字檔案的移交過程中，盡量減少U盤的使用。三是對于不清楚的文件，不要輕易打開運(yùn)行。很多病毒會偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件，檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，慎重處理來歷不明或不清楚的文件。

【參考文獻(xiàn)】

［1］趙洪彪.信息安全策略.北京:清華大學(xué)出版社.2004.

［2］湯道鑾.論數(shù)字化檔案館建設(shè).學(xué)校檔案.2001,01.

［3］吳志宏.數(shù)字化檔案的隱憂:數(shù)據(jù)失真.北京檔案.2002.

第6篇：數(shù)字檔案管理范文

檔案數(shù)字化管理是網(wǎng)絡(luò)時代的自身基本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數(shù)字化管理因?yàn)橐Y(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的軟硬件環(huán)境來實(shí)現(xiàn)，在整個管理過程中會凸現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的種種優(yōu)勢與困境。本文分析了檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境，提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；數(shù)字檔案管理；優(yōu)勢；困境

現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子政務(wù)建設(shè)的不斷深入，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達(dá)和留存信息的方式已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、虛擬檔案館等的建設(shè)已經(jīng)提到時代的議程。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐步不再適應(yīng)這個時代。

一、檔案資源數(shù)字化管理是信息時代的大勢所趨

在重視歷史積淀的文化傳統(tǒng)思想指引下，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)飛速發(fā)展，這個過程中產(chǎn)生出來的數(shù)字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)鏈接的方式才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，首先應(yīng)以運(yùn)用為導(dǎo)向。隨著社會信息化的擴(kuò)大深入和政府機(jī)構(gòu)服務(wù)社會的數(shù)字化需求，電子政務(wù)建設(shè)在不斷地強(qiáng)力推進(jìn)。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理必須在數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，圍繞網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這個中心，完善各種業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)，然后向縱深的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案資源數(shù)字化管理勢在必行。

二、檔案資源數(shù)字化管理的自身優(yōu)勢

一是存儲于服務(wù)器、磁盤或者光盤等載體上的數(shù)字檔案資源，受時空限制比較小，脫離實(shí)體檔案，可以無數(shù)次的復(fù)制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權(quán)限，就可以隨時實(shí)現(xiàn)異地調(diào)閱所需的檔案信息。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行已經(jīng)涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實(shí)現(xiàn)在線收集，進(jìn)行目錄建庫、在線接收、脫機(jī)接收、文件格式轉(zhuǎn)換、檔案征集等工作；實(shí)現(xiàn)在線管理，進(jìn)行檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)等工作；實(shí)現(xiàn)在線利用，進(jìn)行檔案檢索、全文調(diào)閱、視頻點(diǎn)播、照片檔案瀏覽、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作十分簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數(shù)字化管理非常有利于開發(fā)庫存的檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理后，各門各類數(shù)字檔案信息資源通過系統(tǒng)檢索，可以快速實(shí)現(xiàn)查找，并且系統(tǒng)自覺對信息進(jìn)行優(yōu)化，可以查找到的是相關(guān)聯(lián)的問題或事件的所有數(shù)字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻(xiàn)的客觀狀況與人們實(shí)際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發(fā)。三是確保部門案卷的質(zhì)量。廣東省廣州市廣播電視大學(xué)檔案信息化建設(shè)初期結(jié)束后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數(shù)字化后輸入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案室統(tǒng)一接收后，進(jìn)行立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也避免了檔案室的檔案管理員因?yàn)槲茨苋媪私飧鞑块T的工作，而造成的關(guān)于材料準(zhǔn)確性方面的斷定失誤，影響案卷質(zhì)量。

三、檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境

由于數(shù)據(jù)安全的要求，部署在局域網(wǎng)中的包含著全部檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般是與外網(wǎng)隔離的。但在目前普遍技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數(shù)字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統(tǒng)卻要相應(yīng)的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩(wěn)定，劣勢就會凸顯，其真實(shí)性和保密性難以掌控。此外，存儲在計(jì)算機(jī)里的數(shù)字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經(jīng)修改后真?zhèn)坞y辨，業(yè)務(wù)操作主體的可信性、可審計(jì)性以及不可抵賴性就無法保證，數(shù)字檔案的可據(jù)性就大受質(zhì)疑。二是數(shù)字檔案資源對存儲載體依賴性相當(dāng)強(qiáng)。檔案資源數(shù)字化管理后，檔案檢索工具必須以計(jì)算機(jī)作為依托，數(shù)字檔案信息對軟硬件設(shè)備的依賴性會很強(qiáng)，不能像紙質(zhì)文件直接讀取。但是計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代非?？?，造成早期形成的電子數(shù)據(jù)在新的軟硬件環(huán)境中無法讀取，還有的因?yàn)閼?yīng)用軟件不兼容數(shù)據(jù)讀取不了。檔案資源數(shù)字化管理的條件必須盡快完備，才能適應(yīng)外部環(huán)境的變化。否則，數(shù)據(jù)一旦丟失或遭受病毒的侵害，檔案數(shù)字化管理勢必成空。三是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)并不兼容。比如廣東省廣州市廣播電視大學(xué)教務(wù)處使用學(xué)籍管理系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)，人事部使用人事管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門使用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，總務(wù)處使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，機(jī)關(guān)部室使用OA辦公平臺等。這些業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)各自按照自己部門的工作需求來開發(fā)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，軟件環(huán)境差異較大，建設(shè)模式與技術(shù)架構(gòu)也不一致，產(chǎn)品接口不合標(biāo)準(zhǔn)，難以兼容，所形成的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換，無法完成數(shù)字檔案數(shù)據(jù)直接在線遷移。文件歸檔、數(shù)據(jù)收集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是“雙軌制”和“雙套制”文檔管理模式。紙質(zhì)文件與電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程在流轉(zhuǎn)，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優(yōu)勢，但是技術(shù)的更新發(fā)展，觀念也要相應(yīng)地更新。文件以紙質(zhì)形式為主的形勢將逐步轉(zhuǎn)向以電子形式為主，管理的模式也已經(jīng)在悄然轉(zhuǎn)型，未來我國勢必實(shí)現(xiàn)以電子形式為主的檔案管理模式。當(dāng)然，管理模式的轉(zhuǎn)型是一個相當(dāng)長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數(shù)字化管理帶來了阻力。檔案管理的基本職能就是提供利用，主動為大眾服務(wù)。這是檔案管理應(yīng)積極努力的方向，也是檔案管理應(yīng)具有的義務(wù)和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建設(shè)有了加強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)通過檔案原件掃描、檔案內(nèi)容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用。但很多單位檔案管理人員信息化水平不高，人工紙質(zhì)目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數(shù)字檔案資源利用率總是得不到提高。

四、如何解決檔案資源數(shù)字化管理過程中遇到的困境和難題

基于上文提到的種種情況，參照國內(nèi)外最先進(jìn)的技術(shù)手段，形成了一些想法，提出以下幾點(diǎn)建議：一是優(yōu)化檔案資源數(shù)字化管理環(huán)境。檔案資源數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含頂層設(shè)計(jì)、系統(tǒng)選型、軟件開發(fā)、技術(shù)規(guī)范、全程參與、歸檔整理、存量紙質(zhì)檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數(shù)據(jù)管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數(shù)據(jù)安全等，硬件加軟件的系統(tǒng)。通過檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)，來涵蓋文件從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)身份統(tǒng)一認(rèn)證，信息統(tǒng)一分類，權(quán)限統(tǒng)一分配，使不同體系的應(yīng)用系統(tǒng)得以集成到一個統(tǒng)一的框架體系中，實(shí)現(xiàn)共享。二是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，對接所有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。在目前這種各個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)各自為政的狀況下，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案信息資源多網(wǎng)互聯(lián)，多系統(tǒng)信息互通，首先必須實(shí)現(xiàn)各模塊軟件的緊密集成，搭建業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化管理和綜合分析應(yīng)用。通過建立業(yè)務(wù)組件，為各系統(tǒng)擴(kuò)展提供接口。在檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的推進(jìn)中，建立起相關(guān)的制度，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，來強(qiáng)化相應(yīng)有效的推進(jìn)機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字檔案的建設(shè)。三是加快人才隊(duì)伍建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理要實(shí)現(xiàn)由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)型，必須有一支既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案專業(yè)的高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化，與國家信息化建設(shè)相銜接的關(guān)鍵所在。

綜上所述，檔案數(shù)字化管理終將成為檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之道。針對檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的現(xiàn)狀，還需繼續(xù)深入研究對策，逐步充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)共享，早日實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的絕大部分功能。

作者：傅永珍 單位：廣東省廣州市廣播電視大學(xué)

參考文獻(xiàn)：

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第7篇：數(shù)字檔案管理范文

[關(guān)鍵詞] 裝備機(jī)關(guān)； 檔案數(shù)字化； 信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進(jìn)和社會信息化整體進(jìn)程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作[1]。在此基礎(chǔ)上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點(diǎn)基礎(chǔ)上推動機(jī)關(guān)電子文件管理工作，加強(qiáng)對在辦公區(qū)域相對集中機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導(dǎo)”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作的開展，在標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。

要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的順利運(yùn)行，對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化并對數(shù)字化檔案進(jìn)行高效管理，最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進(jìn)的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強(qiáng)化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報(bào)移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺階。

2 軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理，就是在部隊(duì)主管裝備工作的各級機(jī)關(guān)，改變以紙質(zhì)資料形式存儲保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，借鑒和運(yùn)用檔案數(shù)字化管理理論及先進(jìn)方法，開發(fā)建設(shè)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊(duì)各級裝備機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項(xiàng)活動中形成和積累的各種計(jì)劃、方案、批示、報(bào)告、規(guī)章制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進(jìn)行采集、歸類、整理、維護(hù)，實(shí)現(xiàn)裝備機(jī)關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題

軍隊(duì)各級裝備機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)本級部隊(duì)軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講，包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項(xiàng)活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報(bào)表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累，對裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，應(yīng)給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機(jī)關(guān)文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實(shí)物形式保存，手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實(shí)物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經(jīng)不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運(yùn)用。

應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學(xué)管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性，適應(yīng)海量存儲需求，易于管理和維護(hù)，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務(wù)，以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用，與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。

5 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據(jù)庫和檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。

5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫

裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫、文檔資料數(shù)據(jù)庫、多媒體資料數(shù)據(jù)庫組成。

（1） 目錄數(shù)據(jù)庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫：是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學(xué)術(shù)項(xiàng)目情況及文檔資料、經(jīng)費(fèi)管理文檔資料、專項(xiàng)重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數(shù)據(jù)庫：具體包括已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的數(shù)字化文檔。

（4） 多媒體資料數(shù)據(jù)庫：業(yè)務(wù)工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進(jìn)行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進(jìn)行錄入、上傳。在錄入時可設(shè)立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設(shè)定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數(shù)字檔案檢索功能?？梢曰谫Y料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄和關(guān)鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準(zhǔn)確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約了成本。

（4） 統(tǒng)計(jì)功能。主要根據(jù)發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（5） 用戶級權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶，并根據(jù)用戶的不同等級，實(shí)現(xiàn)對訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理，并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。

（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。

（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。

6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點(diǎn)與關(guān)鍵問題

6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務(wù)資料，也有首長重要批示和講話、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數(shù)量龐大，種類復(fù)雜，需要按照檔案電子化需求重新進(jìn)行梳理分類，構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。

6.2 檔案存儲與檢索技術(shù)

一是要科學(xué)設(shè)計(jì)各類檔案資料的存儲方式和存儲結(jié)構(gòu)，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進(jìn)行存儲時，是將其轉(zhuǎn)換成圖片進(jìn)行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內(nèi)容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進(jìn)制文件，為了進(jìn)行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內(nèi)容進(jìn)行描述，比如采用關(guān)鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進(jìn)行描述，如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進(jìn)行文檔匹配，保證查全率和查準(zhǔn)率，對查詢結(jié)果進(jìn)行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時需要研究的內(nèi)容。

6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制

將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實(shí)施全程控制，要對文檔資料做全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。

第8篇：數(shù)字檔案管理范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；知識管理；知識服務(wù)

1檔案知識管理的服務(wù)方向

知識管理的核心是通過對知識本身的管理（包括顯性知識和隱性知識的管理）和對知識過程的管理(包括知識生成、知識積累、知識分類、知識整理、知識組織、知識挖掘、知識開發(fā)、知識服務(wù)、知識共享、知識交流和知識評估等)，充分挖掘知識的內(nèi)在潛力，提高創(chuàng)新能力。

2檔案知識管理的服務(wù)模式

2.1主動式知識服務(wù)模式：通過檔案用戶需求建模，刪除與主題無關(guān)的知識資源，提高知識資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過程、全智能化的主動式知識服務(wù)。2.2交互式知識服務(wù)模式：依托信息管理平臺，通過跟蹤服務(wù)，發(fā)現(xiàn)和挖掘用戶的潛在需求，以主動提問的方式引導(dǎo)用戶更有效地利用知識。2.3推送式知識服務(wù)模式：充分發(fā)揮知識庫中知識地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過知識單元之間的語義關(guān)聯(lián)自動發(fā)現(xiàn)相關(guān)需求，定制性地推送急需的知識資源。2.4導(dǎo)航式知識服務(wù)模式：面對海量的檔案知識資源，需要通過導(dǎo)航式的服務(wù)方式為用戶提供服務(wù)。

3檔案知識資源的科學(xué)規(guī)范管理

各類知識資源的科學(xué)規(guī)范管理不僅能真實(shí)反映企業(yè)發(fā)展歷程，而且對有效保存企業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識共享，提供有效信息服務(wù)，保持企業(yè)核心競爭力等方面起到了重要基礎(chǔ)保障作用。3.1重視核心知識資源的科學(xué)規(guī)范管理，保證歸檔文件的系統(tǒng)完整、安全可靠與長期可讀。3.2加強(qiáng)電子檔案管理：嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，格式一致，數(shù)據(jù)規(guī)范等。同時綜合管理信息平臺的應(yīng)用，保證了對電子文件的全程控制。3.3做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。首先要進(jìn)行重新鑒定。根據(jù)本單位實(shí)際，將永久、長期和短期檔案進(jìn)行一次全面系統(tǒng)鑒定，剔除無保存價值的檔案。其次，做好優(yōu)選工作。把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，進(jìn)行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索。在數(shù)字化工作中，要嚴(yán)格遵循規(guī)范性、安全性和效益性原則。

4建立符合用戶需求的檔案知識管理體系架構(gòu)

4.1獲取與轉(zhuǎn)換：從用戶角度進(jìn)行組織建設(shè)，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等核心工作，尤其是重點(diǎn)項(xiàng)目的需求，先建選題目錄數(shù)據(jù)庫，按照主題或?qū)I(yè)等多種分類原則；后建選題內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，采集相關(guān)數(shù)字信息，并按照知識化管理的要求進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息，包括信息整理、格式轉(zhuǎn)換、知識分類、知識編碼等過程。4.2挖掘與發(fā)現(xiàn)：構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫和相關(guān)知識鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合、組織、存儲和更新。同時利用先進(jìn)的隱性知識挖掘工具，將信息管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)信息、背景數(shù)據(jù)和用戶信息作為一個集合體，從中發(fā)現(xiàn)隱含的有規(guī)律的信息，應(yīng)用特定的算法工具，找出相關(guān)的知識聯(lián)系。4.3分類和建模：按照分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建有序化的數(shù)字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數(shù)據(jù)庫的功能優(yōu)勢，立足用戶需求建設(shè)企業(yè)各類知識庫，如院史庫、文檔庫、資料庫、規(guī)章制度庫、榮譽(yù)庫等，成為企業(yè)知識資源管理與知識服務(wù)平臺,實(shí)現(xiàn)集成化和智能化管理。在檢索方面實(shí)現(xiàn)了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評價知識的價值，將有用的知識信息輸入知識庫。用戶可以將知識服務(wù)過程中的任何問題提供給檔案管理員，并提出意見和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對性的服務(wù)，將隱性知識顯性化，并轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，具有高邊際效益，成為知識服務(wù)的重點(diǎn)。

5知識服務(wù)的有效應(yīng)用

5.1專題服務(wù)。充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行整序和知識重組，將檔案的歷史價值體現(xiàn)出來，形成知識密集型的服務(wù)內(nèi)容。檔案編研員通過對檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關(guān)檔案資料編撰成為系統(tǒng)性強(qiáng)，參考價值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案等都可以通過數(shù)字化后完整地展現(xiàn)其原貌，使展覽內(nèi)容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務(wù)。數(shù)字檔案館咨詢服務(wù)是利用現(xiàn)代化服務(wù)軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實(shí)時通訊等，解決檔案用戶在尋找相關(guān)信息和知識過程中遇到的各種問題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識，實(shí)現(xiàn)有一定深度和知識含量的服務(wù)。

6促進(jìn)信息共享與知識創(chuàng)新

知識庫建設(shè)是在數(shù)字化前提下，向網(wǎng)絡(luò)化、合作化和集成化方向發(fā)展。創(chuàng)新信息資源建設(shè)模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)時通訊、協(xié)同工作、共享文件等功能。充分發(fā)揮專業(yè)用戶的作用與積極性，同時加強(qiáng)館際間的交流與合作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共建共享。

7對企業(yè)知識管理者的新要求

7.1在知識層面上，要兼?zhèn)錂n案學(xué)專業(yè)知識及相關(guān)學(xué)科知識。對數(shù)量龐大的檔案進(jìn)行科學(xué)管理，具備發(fā)現(xiàn)和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據(jù)檔案提供者的背景資料，找到該主題領(lǐng)域內(nèi)的知識專家，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協(xié)調(diào)能力。知識庫建設(shè)是數(shù)字檔案館的中樞工程，是成功實(shí)施知識管理戰(zhàn)略的先決條件之一，其規(guī)劃、實(shí)施、管理、維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，還要掌握數(shù)據(jù)庫管理的基本技能和業(yè)務(wù)流程。加強(qiáng)知識管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，營造合作與研究的環(huán)境和氛圍。7.3在態(tài)度層面上，要具有良好的人格特質(zhì)。知識管理者具有敬業(yè)精神，工作細(xì)心、耐心，工作積極主動，樂于學(xué)習(xí)新知識，有一定的創(chuàng)新能力?？傊诖髷?shù)據(jù)時代晨曦初現(xiàn)的當(dāng)口，檔案部門在創(chuàng)新性地開展知識管理建設(shè)工作中，為社會提供了一種全新的服務(wù)模式，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

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第9篇：數(shù)字檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館；數(shù)據(jù)；管理；平臺；開發(fā)；應(yīng)用；云服務(wù)；云計(jì)算

目前的數(shù)字檔案館，最普遍的管理平臺即云計(jì)算平臺，本文就云計(jì)算在數(shù)字檔案管理平臺中的開發(fā)與應(yīng)用、構(gòu)架及實(shí)施做出綜合性分析。讓用戶看到以云服務(wù)為平臺的數(shù)字化檔案管理對未來這一領(lǐng)域發(fā)展的深遠(yuǎn)影響。

一、云的概念普及

云計(jì)算是以互聯(lián)網(wǎng)為依托發(fā)展起來的虛擬化技術(shù)，最早云計(jì)算的出現(xiàn)是為了解決大型、復(fù)雜性的計(jì)算，云計(jì)算的技術(shù)可以說是網(wǎng)格計(jì)算、并行計(jì)算、效用計(jì)算與分布式計(jì)算的綜合演進(jìn)。為用戶提供無限的網(wǎng)絡(luò)資源，甚至可以按需定制，在軟件架構(gòu)方面提供了極大的方便。云計(jì)算有如下幾個特點(diǎn)：即穩(wěn)定性強(qiáng)、靈活的可擴(kuò)展性、安全的虛擬化存儲、良好的通用性及體貼的按需服務(wù)。

二、數(shù)字檔案館統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理云平臺的優(yōu)勢

（一）技術(shù)優(yōu)勢

在當(dāng)今數(shù)字化概念的狂潮中，檔案管理的技術(shù)手段也在不斷向前推進(jìn)，原始的檔案信息資源也凸顯出了不足，如建設(shè)成本較高，建立標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，數(shù)據(jù)共享困難，軟件使用跟不上，管理混亂，備份能力有限等各種問題。云計(jì)算的技術(shù)應(yīng)用了分布式的處理方式與虛擬化的技術(shù)，有效地將原始的物理服務(wù)器變?yōu)槿舾商摂M服務(wù)器，以這樣一種服務(wù)器集群的方式向管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一訪問模式，這種模式對信息安全起到了極大防護(hù)，也可以避免客戶因?yàn)橛布收隙鴣G失數(shù)據(jù)（如圖1）。這種方式對整個檔案館的意義頗為重要，可以充分調(diào)動服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)的資源，既避免了硬件浪費(fèi)，又極大地降低了資源成本。

圖1 服務(wù)器集群，若干虛擬服務(wù)器

圖片來源：百度圖片

（二）基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)勢

原始的檔案館建設(shè)是以手工的形式，極不方便，之后，隨著數(shù)字化的普及，檔案館花費(fèi)了大量資金購買一些硬件設(shè)備，但這些硬件的維護(hù)成本非常高，需要定期更換維護(hù)，隨著信息量的增加，可能還需要擴(kuò)容，給檔案館的建設(shè)與管理帶來了極大不便。隨著技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的云計(jì)算服務(wù)平臺對檔案館平臺內(nèi)硬件資源實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃與分配，它利用服務(wù)器的強(qiáng)大的集群模式實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)處理與計(jì)算的功能，使得原有資源在云服務(wù)平臺的整合下，變廢為寶，既解決了硬件閑置的問題，也充分調(diào)動了資源的共享。

（三）信息管理優(yōu)勢

云計(jì)算平臺對資源采用分布異構(gòu)的模式，即資源池與集中整合管理，將異地信息也歸入其中，避免資源的重復(fù)操作。同時，這種方式讓各個檔案館之間的資源合理化、特色化。是是原始的數(shù)字檔案館無法照顧到的方面，是非常大的優(yōu)勢。

（四）使用服務(wù)優(yōu)勢

服務(wù)優(yōu)勢指云服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)了各個終端之間的信息共享，如PC端、App端、網(wǎng)絡(luò)電視端等，這些終端可以隨時接入服務(wù)，讀取所需信息，使檔案管理的服務(wù)變成了不受空間、時間限制的無縫對接服務(wù)，在最大程度上滿足各個背景與用戶的需要，提供更深層次的數(shù)據(jù)分析管理與信息挖掘。（如圖2）

圖2 云服務(wù)平臺在各個館之間都可以實(shí)現(xiàn)共享

圖片來源：百度圖片

三、數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)管理云服務(wù)平臺的開發(fā)

（一）管理層

管理層的開發(fā)是非常重要的部分，是數(shù)字檔案服務(wù)這個平臺的核心。這部分主要負(fù)責(zé)權(quán)限認(rèn)證的制定、安全管理、平臺的資源分配、進(jìn)程中管理以及用戶基本管理等。管理層要根據(jù)用戶的需求，對計(jì)算集群的技術(shù)提供檔案管理服務(wù)、公共檔案信息服務(wù)、個性化定制查詢、原始件傳遞、專題消息推送等各種應(yīng)用類的服務(wù)進(jìn)行處理。

（二）應(yīng)用層

這個層面可以說是整個平臺中要開發(fā)的最高層，這個平臺的功能在未來會以web網(wǎng)頁的形式呈現(xiàn)給用戶作為用戶提供信息與服務(wù)的基礎(chǔ)平臺。

（三）數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層的開發(fā)是管理軟件的中間層，這個層面的開發(fā)要保證各個成員館之間安裝了有效節(jié)點(diǎn)，而他們只要在安裝后即可享受方便的云服務(wù)支持。以中間件技術(shù)模式構(gòu)成的云服務(wù)平臺對這些云里的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，并實(shí)時監(jiān)測節(jié)點(diǎn)，保障節(jié)點(diǎn)無故障，如若某一個節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)了問題，技術(shù)層面會即時屏蔽以保證平臺的正常服務(wù)。在開發(fā)時，要保證用戶在這一層面的服務(wù)提交后，云平臺即可以將信息抓緊、整合，將有效信息快速反饋給用戶。

（四）基建層

有了云服務(wù)平臺的技術(shù)，并不是就可以完全拋棄原有的基礎(chǔ)設(shè)備，檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施方面還是要提供基礎(chǔ)。不同的是，通過整合虛擬化集群使原有的硬件與軟件都實(shí)現(xiàn)了功能的最大化。通過云嵌入終端將PC、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源以及硬件等共同聯(lián)系起來，形成了一個強(qiáng)大的云資源庫。

四、數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)管理云服務(wù)平臺的應(yīng)用

（一）資源采集

當(dāng)我們開發(fā)好一套云的數(shù)據(jù)管理平臺，就可以從各個節(jié)點(diǎn)之間發(fā)出需求，如PC端設(shè)備、App端等，讓云數(shù)據(jù)管理平臺將需求整合，快速反饋給需求者。

（二）檔案整合

一個檔案館最重要的部分即是檔案資源，這部分在應(yīng)用過程中應(yīng)該盡量做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集，可能這個過程較長，但我們可以利用云數(shù)據(jù)管理平臺的強(qiáng)大的信息能力進(jìn)行上傳，讓云計(jì)算實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。協(xié)調(diào)各個節(jié)點(diǎn)的布局，突出各個節(jié)點(diǎn)的優(yōu)勢，避免重復(fù)建立。

（三）信息安全

信息安全是檔案管理中最為重要的一環(huán)。云數(shù)據(jù)管理平臺有專人對數(shù)據(jù)管理、分配與實(shí)施，且同時有安全監(jiān)測，所以信息安全的不確定性已經(jīng)幾乎為零風(fēng)險。如果有特殊情況發(fā)生，那么云服務(wù)的特點(diǎn)也可以提供保障，因?yàn)樵品?wù)的備份功能已經(jīng)將一份數(shù)據(jù)虛擬為若干份備份在不同的節(jié)點(diǎn)，信息不會丟失與遺漏；同時，云服務(wù)的信息池功能也很好的保障了信息的安全性，因?yàn)槊總€信息都以碎片的形式投入信息池，他人很難根據(jù)碎片找到整條有用信息，這大大提高了信息的安全性，為檔案管理多了一份保護(hù)。

五、結(jié)語

用戶通過云數(shù)據(jù)管理平臺了解了數(shù)字檔案在日常中的應(yīng)用，對云服務(wù)平臺的便利與好處有了更深層次的理解，在未來，用戶僅需要在網(wǎng)頁中提交需求，云數(shù)據(jù)管理平臺就會在后臺用云計(jì)算的方式快速匹配出所需信息，還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步挖掘、提取、分析、整合，將最有價值的信息準(zhǔn)確提交給用戶。云數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，不僅在硬件與軟件上提升了檔案管理的效率，也在客戶需求上提供了非常準(zhǔn)確的信息傳遞作用。

【參考文獻(xiàn)】

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