檔案管理的問題及措施精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的問題及措施范文

在新時期，企業(yè)的發(fā)展至關重要，一些大型機械設備、大型精密儀器進入各大企業(yè)單位，這些設備儀器檔案在企業(yè)設備管理中有著突出的作用。設備儀器包括外購設備儀器、自制設備儀器、特種設備儀器和信息設備（計算機軟、硬件）四大類，設備儀器檔案一般是指能夠反映設備儀器的計劃選購、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維護和改造各階段全貌的、具有保存價值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設備儀器檔案作為項目檔案的重要組成部分，直接關系到相關項目的竣工驗收。

1.設備儀器檔案管理的重要性

2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號），對建設項目包括設備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認識到，加強設備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項目質(zhì)量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

2.設備儀器檔案管理中存在的問題

設備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現(xiàn)一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結(jié)儀器檔案管理中存在的問題：

2.1缺少實際檔案管理制度與規(guī)范

《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業(yè)本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。

2.2保管方式不合理，沒有成套管理

《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確規(guī)定，項目檔案需要實行統(tǒng)一管理，即對設備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產(chǎn)生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設置，把應按單臺套管理的設備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設備儀器在項目建設過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 檔案整理不規(guī)范

設備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。

3.企業(yè)設備儀器常見問題的解決措施

3.1.建立有效的過程控制管理機制

建立良好的企業(yè)設備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業(yè)設備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉(zhuǎn)特點及規(guī)律，企業(yè)設備儀器檔案形成于設備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設備開箱驗收機制的實施就是設備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領導幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設備儀器隨機各種文件材料的登記

3.2明確不同階段各部門的職責，確保設備儀器檔案的齊套

設備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產(chǎn)管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設備儀器的請示、批復”等。

在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設備儀器的招、投標書，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據(jù)實際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應協(xié)調(diào)設備儀器的使用部門，及時歸檔在設備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。

3.3設備儀器檔案的整理工作

（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（ 2） 組卷要遵循設備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設備儀器關系密切的管理文件材料， 如設備管理工作計劃、總結(jié)、指標考核、設備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設備儀器類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

（ 3） 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應有機聯(lián)系。設備儀器類案卷可按設備依據(jù)材料、外購設備開箱驗收（ 自制設備的設計、制造、驗收） ， 設備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。

第2篇：檔案管理的問題及措施范文

[關鍵詞]檔案管理；高校；推進

檔案的形成需依據(jù)兩個關鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學，為此，工作進展中出現(xiàn)的一系列問題應得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關文獻指出，高校的教學、管理以及科學研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠的現(xiàn)實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續(xù)進行奠定了基礎，在其影響之下，高校的教學研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學、管理及科學研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學評估與評價提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進作用?；仡櫺苑治觯S著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發(fā)展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學研究與依法治理學校，為教職員工定期商討辦學治理提供依據(jù)，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權威性、真實性，為高校教學建設、科學研究、教學質(zhì)量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運轉(zhuǎn)，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產(chǎn)生的有關文件需符合實際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進程，提升辦學水平與質(zhì)量。學生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學生畢業(yè)走向社會尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內(nèi)讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發(fā)展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結(jié)出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學目標、辦學歷程、辦學理念等不盡相同，導致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟效益類的工作、形式上好壞對學校的經(jīng)濟指標沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應有的意識，導致高校的教學教育、科學研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺乏必要的精準度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟發(fā)展提高了高校辦學構建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術呈現(xiàn)多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術對檔案管理工作進行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現(xiàn)了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡技術檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統(tǒng)對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀下，我國的現(xiàn)代技術尚且落后于西方國家，難以實現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學教育事業(yè)的發(fā)展進程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時應具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應有的關注力度，致使其沒有重視管理者的培訓、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀階段時，因高校普遍利用計算機系統(tǒng)對檔案管理工作進行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網(wǎng)絡的進步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學技術的進步能帶動社會的發(fā)展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應充分利用我國信息化高端技術的優(yōu)勢對檔案進行有效且科學、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術全面提高管理工作的水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段應用于檔案管理工作中的信息化技術呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高?？杉哟笤O備的投入力度，利用網(wǎng)絡與監(jiān)控技術相結(jié)合的信息化技術對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數(shù)字化、光線技術提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發(fā)與投入使用奠定基礎，因而，檔案管理者應著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責任并堅守職責，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進行教學教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項目。（2）為實現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結(jié)語

以上論述，高校檔案管理作為學校重要的工作內(nèi)容之一，應不斷總結(jié)管理過程中預期將出現(xiàn)的問題，對問題進行分析，為解決相關問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術，對檔案管理工作實行信息化建設，實現(xiàn)檔案管理與時俱進的發(fā)展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饒素華.高校檔案工作存在的問題與對策[J].云南檔案，2010，15（09）：156-157.

第3篇：檔案管理的問題及措施范文

關鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著我國改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項建設也取得了令人矚目的優(yōu)異成績。檔案是電力系統(tǒng)建設與發(fā)展過程中的重要組成部分，能否對檔案進行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是當前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎。

一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題

1、行業(yè)標準較籠統(tǒng)

電力系統(tǒng)檔案管理是一項巨大的工作，涉及面較廣，對相關技術標準和規(guī)范要求嚴格。在電力系統(tǒng)檔案管理領域，盡管國家頒布了一系列的技術規(guī)范和標準依據(jù)，入《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術規(guī)范和標準依據(jù)在一定程度上能夠指導電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關具體操作上進行詳細規(guī)定，這也導致了檔案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有規(guī)范性、科學性的管理制度體系

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設的前期階段，在開工建設前設計單位已開始產(chǎn)生檔案，但由于設計工期緊，設計單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進行工程檔案的管理。設計方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導致基建檔案的施工記錄不夠詳細、完整。對于升版、后補圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發(fā)性和不確定性導致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務重，最終導致檔案人員不追求工程檔案的價值性，對于檔案的正確性沒有時間核查，甚至對于重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。

3、管理人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)水平不高。

隨著國家電網(wǎng)建設網(wǎng)架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務不斷加重，檔案服務的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實際中，許多檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應形同虛設。檔案相關的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務知識的及時學習，缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠?qū)I(yè)化，缺乏在每一項建設工程開工與結(jié)束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設活動中去實時了解工程建設動態(tài)，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動。

4、對檔案管理的創(chuàng)新意識不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問題的措施

1、建立健全管理的制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導的方式加強學習與溝通。

2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項目管理

電力工程檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時問和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質(zhì)量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中;電力工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。

3、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設、監(jiān)理、設計等專業(yè)技術人員以及其他相關專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務培訓，，在完善本專業(yè)能力基礎上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關的政策、規(guī)定及相關的業(yè)務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟效益的服務。

4、進一步加強電力建設工程檔案信息化管理

當前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應用數(shù)字化技術和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數(shù)字化的同時，應該對檔案進行好類別規(guī)整，進一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、結(jié)束語

電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關系到我國電力經(jīng)濟的發(fā)展，在新形勢下，應當不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風險，促進電力工程建設穩(wěn)步的發(fā)展，為我國經(jīng)濟建設的健康發(fā)展保駕護航。

參考文獻

[1]陳加芳.對電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術學院學報,2011（01）.

第4篇：檔案管理的問題及措施范文

[關鍵詞]檔案管理;信息化;問題;措施

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）28-0327-01

1、信息化管理對企業(yè)檔案工作的意義

1.1 有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本

相對于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案現(xiàn)代信息化通過信息資源開發(fā)利用效率和擴大信息資源開發(fā)利用范圍，能讓企業(yè)以較高的工作效率及較低的成本進行充分利用資源，節(jié)約產(chǎn)品的開發(fā)費用，促M企業(yè)快速發(fā)展。

1.2 促進了信息資源的流通利用和共享，增強企業(yè)核心競爭力

企業(yè)為實現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了多部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數(shù)據(jù)庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。

1.3 促進組織結(jié)構優(yōu)化，業(yè)務流程更加先進

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務流程、各個管理層次的權限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動態(tài)網(wǎng)絡”結(jié)構所取代。計算機系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，實現(xiàn)了動態(tài)管理，使信息溝通暢通及時，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

2、企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 思想觀念的滯后直接制約了檔案管理信息化建設發(fā)展

近年來，我國科學技術水平有了不斷的進步，但是我國諸多檔案管理人員的思想觀念依舊停留在傳統(tǒng)制度中，他們認為檔案管理只不過是為了實現(xiàn)“管理”而管理，缺少相應的開發(fā)觀念與服務意識，認為只需要管理到位就行了，然而這些傳統(tǒng)思想阻礙了現(xiàn)代檔案管理信息化建設水平的提高。

2.2 基礎條件薄弱，技術、資金不足

檔案管理信息化建設對于企業(yè)基礎條件、技術、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎條件、技術、資金的高水準，加上缺少相應的設備以及技術支持，導致企業(yè)對于檔案管理信息化建設深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來不便。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

企業(yè)檔案管理正處于由傳統(tǒng)檔案到現(xiàn)代信息化管理的過度時期，企業(yè)檔案管理人員需要的是具備高素質(zhì)的復合型人才。而現(xiàn)有的檔案人員大部分技術水平偏低，單純熟悉計算機操作已遠遠不能滿足現(xiàn)代檔案信息化的處理要求，即使企業(yè)擁有現(xiàn)代化的信息處理設備也不能充分發(fā)揮其功效，造成資金設備上的浪費。所以加強企業(yè)檔案管理人員的技術培訓，不斷提升其專業(yè)技能與素養(yǎng)，并對信息化專業(yè)人才加強儲備是企業(yè)信息化建設的重要保障。

3、加強企業(yè)檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 完善檔案管理信息化制度

企業(yè)要從思想上重視檔案信息化管理，利用現(xiàn)代信息資源，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，不斷完善檔案管理信息化制度，規(guī)范人們的日常工作行為，提高檔案管理工作水平。首先，建立檔案管理工作制度，明確檔案管理內(nèi)容和目標，并嚴格按照要求進行工作。其次，實行工作責任制度。把檔案管理工作明細到個人，實行個人責任制，一旦出現(xiàn)問題可以及時的找到人并采取相應的措施。最后，要加強各部門的協(xié)作。企業(yè)內(nèi)部各部門要配合檔案管理工作，科學、合理的利用信息資源。

3.2 加強電子檔案管理

企業(yè)檔案管理信息化建設的重要表現(xiàn)形式就是建立電子檔案，因此要加強電子檔案管理。電子檔案管理主要內(nèi)容有：對電子檔案的接收、保管、利用的技術及手段進行研究，制定行之有效的管理辦法，達到電子檔案管理標準化和規(guī)范化的目的。現(xiàn)代社會是一個信息爆炸的時代，檔案管理形式多樣，比如錄音檔案、照片檔案、視頻檔案等，需要對不同類型載體的檔案進行轉(zhuǎn)換，要加強對電子文件的搜集、整理、建檔、保存、管理等一系列工作，方便信息的檢索，實現(xiàn)資源共享。

3.3 完善信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享

企業(yè)要積極利用現(xiàn)代信息技術，不斷完善信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享。首先，建立統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺。加強企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流和溝通，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)各部門間的信息互通和共享，方便員工根據(jù)自身情況進行信息檢索，為部門領導決策提供參考。其次，建立對外檔案管理網(wǎng)絡平臺?，F(xiàn)代信息日新月異，企業(yè)要時刻關注社會信息，積極走入市場，及時更新檔案信息和掌握市場行情，實現(xiàn)檔案信息的共享，提高企業(yè)市場競爭力。

3.4 加強檔案管理信息化安全建設

企業(yè)檔案管理信息化的最大特點就是利用計算機網(wǎng)絡，而現(xiàn)代網(wǎng)絡環(huán)境比較復雜，會受到病毒、垃圾信息等不良因素的影響，所以要加強企業(yè)檔案管理信息化的安全建設。首先，檔案管理人員要樹立安全意識，嚴格按照工作標準執(zhí)行，定期對檔案信息進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施解決，避免留下安全隱患。其次，利用最新技術加強檔案信息化安全管理。加強網(wǎng)絡安全體系構建和完善，建立防火墻并定期進行檢查和殺毒，也可以進行網(wǎng)絡訪問限制，比如說身份認證、訪問受限等，同時對重要文件進行備份保存，避免出現(xiàn)重要信息丟失而無法找回現(xiàn)象?？傊?，企業(yè)加強檔案管理信息化建設，必須要做好信息安全管理工作。

3.5 加強檔案管理法治化建設

我國從改革開放先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達成檔案管理的制度化。象更新的形勢對檔案管理人員在業(yè)務水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產(chǎn)生。

檔案管理作為一個體系嚴密的管制科學，是我國經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網(wǎng)絡化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運行的新目標，變成當代企業(yè)管制發(fā)展的主要標志。

3.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為檔案管理的參與者和執(zhí)行者，其素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平高低，因此打造一支優(yōu)秀的檔案管理團隊是十分必要的。首先，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)要定期對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，比如檔案管理理論知識、計算機應用、現(xiàn)代檔案管理手段等，讓管理人員擁有豐富檔案管理知識，且實際操作能力強，切實提高管理人員業(yè)務能力。其次，加強管理人員的溝通交流能力。加強各部門檔案管理人員的溝通和學習，實現(xiàn)信息資源的互通共享，提高企業(yè)整體檔案管理水平。最后，實行考核及激勵機制，提高管理人員工作責任感和積極性，鼓勵管理人員進行創(chuàng)新，切實提高管理水平。

第5篇：檔案管理的問題及措施范文

【摘要】本文將主要以檔案管理工作存在的不足為切入點，對其完善措施進行簡要的介紹和分析。

關鍵詞 檔案管理；問題；措施；規(guī)范化

鑒于檔案管理工作對于我們各項工作開展具有重要的現(xiàn)實意義，使得檔案工作一直以來都是社會關注的重點。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，在檔案管理工作中采用信息化技術已經(jīng)成為了時展的趨勢，但是如何促進檔案管理的信息化建設，使其能夠得到進一步發(fā)展和提升卻成為了社會關注的重點。從某種程度上來說，檔案信息化的建設力度在很大程度上影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。對于行政部門的日常工作來說具有直接的影響。通過檔案管理工作，能夠有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項目運營方面的作用。檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營管理活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應記錄，公司的品質(zhì)管理、項目的達標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。

二、檔案管理工作存在的不足

（一）對檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相較于企事業(yè)單位其它類型的工作而言是一項默默無聞的工作，很多高層管理人員對檔案管理工作的認知還停留在抄抄寫寫上，無法認知到檔案工作對企業(yè)運營管理帶來的重要影響。但實際上，人事檔案可以反映出企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、社會關系、業(yè)務能力等方面的原始記錄；會計檔案可以反映企業(yè)的財務運營狀況；文書檔案可以反映企業(yè)的歷史發(fā)展沿革、業(yè)務工作狀況等等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供合理的理論依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要的價值?，F(xiàn)階段，雖然部分企業(yè)已經(jīng)初步建立起了檔案管理系統(tǒng)，但分類混亂、管理不善等現(xiàn)象仍然普遍存在，對檔案的價值和作用產(chǎn)生了嚴重的影響。

（二）檔案工作人員素質(zhì)有待提升。經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，人才在企業(yè)中的作用也越來越明顯。隨著信息化建設的發(fā)展，我們更加意識到對于一個企業(yè)的檔案管理工作以及信息化構建而言，檔案管理工作者的自身素質(zhì)在很大程度上起著重要的決定作用，這就要求我們在進行檔案管理信息化建設的過程中應當注重人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。但是從當前的情況來看，檔案管理工作者的現(xiàn)代化專業(yè)能力普遍較弱，也缺少足夠的專業(yè)知識，在這樣的情況下，即使引進了現(xiàn)代化的管理設備，也很難得到充分的應用與發(fā)揮，這些都是需要在未來工作中必須重視和努力解決的問題。

（三）檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進步和發(fā)展，信息化技術已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個領域。信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的重要方向。從當前的檔案信息化建設上來看，大部分企事業(yè)單位建立了內(nèi)部的OA（辦公自動系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動化軟件與檔案管理軟件未實現(xiàn)對接，致使辦公自動化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動轉(zhuǎn)成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

（四）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當前的發(fā)展情況來看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專門的檔案管理設施，而專門負責檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無論是在數(shù)量上還是質(zhì)量上都不能很好地滿足檔案管理工作的需要，普遍存在無檔案室、無檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒有根據(jù)自身的實際情況來建立起相應的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開展相應的檔案管理工作，但是此時的管理工作顯得更加雜亂無序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

三、檔案管理問題的相關完善對策

（一）提升檔案管理的重視程度。首先，企業(yè)管理層應當逐漸提升對檔案管理的重視程度，在思想上要認識到位。在檔案建設與管理工作的開展過程中，應當使相關領導重視起檔案管理工作，為檔案工作的持續(xù)、有效開展提供重要保障。要想使檔案管理工作能夠在短時間內(nèi)取得相應成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動其信息化建設。同時，還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識儲備，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的技術手段加以熟練掌握，促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而相關企業(yè)在人員的選用上也要予以嚴格要求，不斷完善和強化檔案管理工作者隊伍。在日常的工作中，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的檔案管理知識和技術加以熟悉和掌握，提升檔案的管理質(zhì)量。針對檔案管理的工作需要，對檔案管理人員進行定期的培訓與考核，使其能夠?qū)n案管理工作的內(nèi)涵以及相關流程具備清晰的認識能力，提升單位的檔案管理水平。

（二）加強檔案電子化信息資源建設。信息化已成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢，而檔案作為我們記錄事件和信息的重要載體和媒介，也直接見證了信息化技術的巨大影響。通常情況下，檔案信息化是指將信息技術應用到檔案信息資源的管理、開發(fā)和應用上，促進檔案管理水平的提升。為此，在檔案的管理工作上還應當跟上信息化的發(fā)展腳步，對于現(xiàn)代化的信息設備和手段加以積極應用，擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進檔案管理工作效率的提升。一是要重視電子文檔資料的歸檔工作，統(tǒng)一計算機的規(guī)格型號，統(tǒng)一軟件的使用，利用計算機和掃描儀等設備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。二要加大檔案管理軟件的開發(fā)與利用，注意軟件的通用性、對接性，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完全、自動導入與對接。三要建立起全文數(shù)據(jù)庫，以便檔案數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計、檢索和利用，逐步實現(xiàn)室藏所有檔案案卷級、文件級目錄計算機檢索，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。要想使檔案管理工作能夠在短時間內(nèi)取得相應成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動其信息化建設，我們還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識儲備，使其能夠熟練掌握現(xiàn)代化的技術手段，促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而檔案管理部門在人員的選用上也要嚴格要求，不斷完善和強化檔案管理工作者隊伍。在日常的工作中，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠熟悉和掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識和技術，提升檔案的管理質(zhì)量。

（四）健全完善檔案管理制度。不斷健全和完善檔案的管理制度，為檔案管理工作提供方向指引。企業(yè)應當立足于自身的具體情況制定完善的檔案管理規(guī)定，建立有效的管理機制和程序，建立健全檔案人員崗位責任制，對檔案管理人員的責任和義務予以明確；建立健全檔案管理的收集、歸檔、移交、管理和利用制度，盡可能地細化、明了和具有可操作性，使檔案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、結(jié)語

針對檔案管理工作的雜亂現(xiàn)象，我們還應當制定出切實可行的統(tǒng)一標準。對于檔案管理的未來發(fā)展來說，要想提升檔案管理質(zhì)量和水平，促進檔案信息化建設，制定相應的規(guī)范和標準是必要的前提。目前檔案管理信息化正處于初級階段，很多方面仍然有待完善和提升，而規(guī)范和標準則是所有工作的依據(jù)，并且規(guī)范和標準的建設方面也正屬于檔案管理工作上的薄弱項。因此，在未來的發(fā)展中，我們應當著重于檔案信息化管理的標準制定上，改善不足，實現(xiàn)優(yōu)化。

參考文獻:

第6篇：檔案管理的問題及措施范文

關鍵詞:醫(yī)院圖書館檔案管理問題改進措施

1 醫(yī)院圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視不夠

在我院相當多人對檔案管理的認識都存在一些誤區(qū)，不重視、不注重圖書館人員的素質(zhì)提高。只是一些快退休人員、無專業(yè)人員管理，更無高校圖書管理的高級專業(yè)人員，認為檔案管理就是保管的事務性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要醫(yī)療、教學、科研不出問題就行了，所以無適應現(xiàn)在的管理需求，只想以醫(yī)療為主即可。

1.2 主題不明確

按主題進行部分設置，我們?nèi)狈Φ牟杉?、整合、傳播，突出信息咨詢服務都不夠，沒有按圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類等工作，應提升管理效能。按主題進行圖書館組織創(chuàng)新，實質(zhì)是充分發(fā)揮專家型館員的學科“領頭羊”作用，同時也迎合了教學圖書館各項業(yè)務之間相應交叉、滲透的發(fā)展趨勢。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)有的圖書管理人員不僅缺乏專業(yè)的圖書檔案管理知道和工作經(jīng)驗，而且層次也普遍較低，到圖書檔案館工作只是暫時的，把之當作工作發(fā)展的跳板或是臨時“棲息”地，一旦有更適合自己發(fā)展環(huán)境和遷升機會則會另尋高枝；有的管理人員享受著管理員的待遇而不參與管理工作，這種嚴重的消級作用，極大地影響了團支書檔案管理專業(yè)團隊的純潔和穩(wěn)定，更不可能為醫(yī)院發(fā)展提供高質(zhì)量的服務。

1.4 管理不到位

在醫(yī)院，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現(xiàn)在幾個方面:

一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。醫(yī)院日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

二是對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。

三是少數(shù)醫(yī)院沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。

1.5 利用不充分

圖書館是醫(yī)院配職單位，圖書館的工作會產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業(yè)務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多醫(yī)院的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。

2 改進醫(yī)院圖書館檔案管理工作的措施

2.1 指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)

醫(yī)院一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作；另一方面也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

2.2 配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提高醫(yī)院檔案水平的基礎，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設施建設列入醫(yī)院基本建設的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，按需配置計算機、打印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

2.3 科學分類

科學分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實際情況，按部門、內(nèi)容等，分成不同類別。

一是黨群類。包括上級文件、院內(nèi)文件、規(guī)章制度等。

二是業(yè)務類。包括各業(yè)務部門的報表、科研項目、各類活動等。

三是人事類。包括職稱晉升、科研、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

2.4 電子歸檔

檔案信息化建設是當今社會發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

2.5 提高服務水平

醫(yī)院圖書館是醫(yī)院的重要組成部分，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是醫(yī)院基礎建設的一部分。在醫(yī)院的橫向比較過程中，除了醫(yī)療護理科研，現(xiàn)代化的管理方式也是醫(yī)院綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書檔案管理工作對醫(yī)院的整體實力是非常重要的做好醫(yī)院圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、醫(yī)院的醫(yī)療、護理、教學和科研都起著十分重要的作用，對于三甲醫(yī)院更是不可忽視的重要指標。

參考文獻：

[1]郭國慶主編.市場營銷學通論.北京:中國人民大學出版社;1999.

[2]李學民.拓展圖書館工作讀者服務的新鋇域（圖書館論壇）.2000(2)．

第7篇：檔案管理的問題及措施范文

關鍵詞：新時期；電子檔案管理；存在的問題；應對措施

前言

在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不能滿足新時期發(fā)展的需求，因此必須對其進行優(yōu)化和改革。電子檔案管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，主要是運用計算機來完成對電子檔案的生成與管理，在設備載體中以數(shù)碼的形式進行存儲，還能在計算機上對檔案信息進行閱讀與處理。傳統(tǒng)所使用的紙質(zhì)的檔案管理方式極易造成檔案丟失或者缺失，但是電子檔案管理模式不僅能使檔案的保存時間有效延長，還能提高其檢索效率，令使用者的查詢時間大大減少。在使用電子檔案管理時也不斷有問題或者缺陷顯露出來，這些問題在一定程度上會對檔案管理現(xiàn)代化進程的發(fā)展造成影響，因此，我們應當對其給予重視，積極尋找科學有效的解決措施，以保證電子檔案的健康發(fā)展。

一、新時期電子檔案管理中存在的問題

1.檔案的完整性不高

在我國很多電子檔案管理企業(yè)中，由于其管理體系尚未完善，所以極易在檔案管理過程中使其真實性、原始性和完整性受到影響，從而降低了檔案的利用價值。獨立性和變化性是電子檔案內(nèi)容的特點，電子檔案并不是固定不變的，檔案管理人員會隨著發(fā)展變化而對其進行修改，但是卻沒有對其進行校驗，導致電子檔案缺乏真實性和準確性。檔案管理人員未能按照要求嚴格地對電子檔案進行校驗和審核，對于很多錯誤信息未能及時發(fā)現(xiàn)和修改。另外，電子檔案的安全系數(shù)不高，比起紙質(zhì)檔案管理，更容易被篡改。電子檔案不完整的原因主要是其具有較高的變化性和流動性，且儲存方式多樣，缺失現(xiàn)象的發(fā)生率較高[1]。

2.管理軟件缺乏統(tǒng)一性

我國對計算機軟件進行研制的速度遠遠慢于硬件的發(fā)展速度，所以電子檔案管理工作中所使用的軟件無法使檔案的存儲需要獲得滿足。特別是在檔案共享方面，因為各個地區(qū)或者單位之間所使用的檔案管理軟件不同，所以在檔案利用和共享方面就存在了阻礙，也對電子方案的發(fā)展造成負面影響。

3.檔案內(nèi)容的保密性不高

目前計算機網(wǎng)絡的開放性較高，如果在網(wǎng)絡上某一個設備存儲電子文件，那么使用任何終端設備都能將其索取到；在某一個終端所存儲的電子文件也可以通過網(wǎng)絡對若干個終端進行同時發(fā)送[2]。這樣就會嚴重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。

4.檔案極易被刪改

由于電子文件的生成是在計算機上進行操作的，所以形成過程中不會留下痕跡，而且單位負責人也不需要對材料進行進一步的簽發(fā)，這樣就會導致難以確定材料的權威性和真實性。若出于自身或者其他目的，部分操作人員在計算機上對電子文件進行刪改也很難被發(fā)現(xiàn)。

5.檔案保管的長久性有待改善

大部分企業(yè)都將計算機和網(wǎng)絡作為重要的工作工具，實現(xiàn)了無紙化，將工作中的信息以及決策等資料都存儲于網(wǎng)絡，只要在需要信息的時候移動鼠標就可輕易獲得，在提高工作效率的同時也簡化了檔案管理工作的歸檔和存儲，有利于信息使用的方便性。但是，由于檔案管理全都依靠網(wǎng)絡進行，在計算機受到病毒或者黑客的入侵、網(wǎng)絡系統(tǒng)癱瘓等情況下，極易損毀、丟失電子文件信息，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

二、新時期加強電子檔案管理的措施

1.不斷更新自身的管理觀念

電子檔案管理部門應該對電子檔案進行大力開發(fā)與宣傳，使人們對電子檔案的認識獲得提高。過去我們都是使用紙質(zhì)檔案，隨著科技的發(fā)展，電子檔案得到了越來越廣泛的使用，已成為目前最新型的方案管理形式。有部分檔案管理企業(yè)或者工作人員對電子檔案認識不全，未能對其使用給予重視，所以必須通過大力宣傳使各個企業(yè)或者工作人員對電子檔案的重要性和優(yōu)越性獲得充分認識，從而樹立具有現(xiàn)代化的管理觀念，這樣才能促進電子檔案管理工作的順利開展[3]。

2.加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

新時期對檔案管理人員的要求也在不斷提高，檔案管理人員除了對檔案業(yè)務進行熟悉外，還要掌握一定程度的計算機專業(yè)知識。因此，必須加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，包括計算機專業(yè)知識的培養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，以提高他們對檔案業(yè)務的熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在培訓計算機知識的同時，可通過招考或者深造等方式對高、尖、精的計算機人才進行選拔與培養(yǎng)，令他們在精通計算機的同時，還熱愛檔案事業(yè)，對檔案業(yè)務有一定的熟悉程度，能操作與開發(fā)軟件。

3.完善電子檔案管理政策

在形成、處理、歸檔、管理和利用電子文件的各個環(huán)節(jié)，文件內(nèi)容都有可能會更改與丟失，就算管理人員具有熟練的操作技術也需要根據(jù)相關管理措施來使其規(guī)范化。所以，建立完善的規(guī)章制度對電子檔案真實性、原始性和安全性是非常重要的。對于電子檔案的管理和在電子檔案管理系統(tǒng)中所進行的各種操作，應該有一套采用法律的形式針對其管理標準等相關規(guī)定進行制定，讓工作人員能夠了解這些規(guī)定并遵守，這樣就能使電子檔案的各種操作都是合理、合法的[4]。

4.保證電子檔案管理的完整性

運用現(xiàn)代化的技術措施對電子檔案管理的真實性、原始性以及完整性予以保障，從而使其可信度獲得提高。管理人員可通過背景信息和元數(shù)據(jù)對電子檔案管理的真實性、原始性和完整性進行檢驗；或者實行身份驗證和消息認證對用戶的相關資料進行存儲，在使用資料的時候也必要要通過認證才能索取資料；運用數(shù)字簽名、光筆簽名等簽署技術；運用防火墻技術設置障礙于機構與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡之間，避免非法訪問或者盜竊專利、機要信息；對電子檔案進行備份或者實施加密技術等。以上措施的使用都有助于電子檔案管理真實性、原始性和完整性的保持，提高人們對電子檔案管理的信心，讓更多的人和事業(yè)單位能夠更加放心的使用。

5.設計并使用可靠的存儲技術

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案管理的核心工作是信息存儲的安全性。紙質(zhì)檔案管理的存儲有專門的檔案管理室，通過請專人對檔案進行管理與保護等使檔案的安全性獲得保障。而電子檔案管理是采用互聯(lián)網(wǎng)傳遞與共享數(shù)據(jù)，因此，電子檔案管理的安全性在考慮到單個計算機上的數(shù)據(jù)存儲安全外，還要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特性設計并使用分布式的數(shù)據(jù)存儲技術[5]。按照一定的策略以及算法分布式將電子檔案的數(shù)據(jù)存儲于遠程地方，同時還要對所有數(shù)據(jù)進行備份，這樣就可以在電子檔案遭到損毀后快速地將數(shù)據(jù)恢復。

結(jié)語：在信息化飛速發(fā)展的新時期，電子檔案管理已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，雖然該管理模式具有明顯的優(yōu)勢，但是在實施操作過程中，其權威性和安全性問題仍然需要我們給予重視。檔案管理人員對電子檔案管理的重要性必須要有充分的認識，針對管理工作中存在的問題做到及時發(fā)現(xiàn)并予以解決。這不僅能提高電子方案管理工作的可靠性與安全性，還能促進其健康發(fā)展。

參考文獻

[1]樊風智.電子檔案管理工作中存在的問題及對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2014（20）：85.

[2]徐瑯.淺談新時期的電子檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014（18）：17-18.

第8篇：檔案管理的問題及措施范文

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；措施

煤礦企業(yè)人事檔案工作是管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

1 煤礦企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的煤礦企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下煤礦企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。主要有以下幾個方面：

1.1人事檔案管理模式單一

目前，我國煤礦企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。煤礦企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及煤礦企業(yè)人事檔案工作也必須由煤礦企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應煤礦企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。

1.2人事檔案管理體制不全面

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，煤礦企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，煤礦企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之煤礦企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務功能，因而也難以適應這類型煤礦企業(yè)靈活的用人機制需要。

1.3人事檔案管理內(nèi)容不夠齊全

現(xiàn)代煤礦企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。煤礦企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以煤礦企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應結(jié)合煤礦企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整煤礦企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構成，才能形成具有煤礦企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質(zhì)低下

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當前煤礦企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.5檔案運用中的價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視煤礦企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了煤礦企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2 加強人事檔案管理中的解決措施

2.1建立科學、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

2.2建立科學的人事檔案系統(tǒng)管理

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術人員的檔案側(cè)重于服務社會、創(chuàng)新技術的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3 加強人事檔案管理工作的正規(guī)化

人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學化。管理手段的科學化、現(xiàn)代化，最終是要在煤礦企業(yè)中建立一個以煤礦企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人才是煤礦企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是煤礦企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，煤礦企業(yè)也應注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5加強人力資源機構管理

培養(yǎng)人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為煤礦企業(yè)人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進煤礦企業(yè)人力資源管理，是煤礦企業(yè)知識管理的基礎。

2.6建立網(wǎng)絡化人事檔案管理模式

檔案管理要與時俱進，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化的管理開放式的人才信息服務網(wǎng)絡則為人事檔案現(xiàn)代化管理構建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

3 結(jié)束語

總之，人事檔案管理工作是煤礦企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化的軌道。■

參考文獻

[1]王英瑋，周艷. 我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J]. 檔案學通訊，2007，01：12-15.

第9篇：檔案管理的問題及措施范文

1 當前文書檔案管理的特點

1.1 檔案的形成與文書工作有關

文書檔案的形成本身就與單位的文書工作聯(lián)系緊密，在單位中的行政內(nèi)容，不僅包括文件收集整理、催收轉(zhuǎn)發(fā)，還有文書轉(zhuǎn)運、立卷歸檔。可以看出，檔案就是文書經(jīng)過一系列管理工作之后形成的，而文書工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書工作當成前期的準備工作，在此基礎上才能進一步加深對文書材料的利用程度，包括收集、鑒定、統(tǒng)計等途徑。文書管理成效就體現(xiàn)在其內(nèi)容、格式、質(zhì)量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書是不是被及時全面地收集，并且按時立卷歸檔都體現(xiàn)在了檔案管理的成效上，確保每一環(huán)節(jié)都已經(jīng)落實到位。同時，文書管理部門應當負責把日立場工作中單位領導進行行政活動的有價值的資料統(tǒng)一收集、匯總，在分類、整理后及時歸檔。

1.2 完整收集檔案資料并保存

在當前的大部分單位所開展的文書檔案管理工作，針對的是那些已經(jīng)在存在的事實、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來記錄、分類、安放重要的信息內(nèi)容。該項工作的重點就是確保文件在這一環(huán)節(jié)中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書的收集整理工作、編輯目錄、分類成冊等，合理、高效利用這些材料。

1.3 檔案形式多樣、內(nèi)容繁多

我國現(xiàn)有的文書檔案管理方式豐富多樣，文書的內(nèi)容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開展的各種工作過程，涵蓋了行政、會議、技術等各方領域，還有主管各單位的上級領導部門簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權責書等，這里面既包含了紙質(zhì)的文書材料，還包括電子數(shù)據(jù)信息，隨著社會信息化程度越來越高，文書形式也會向多元化發(fā)展。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 未及時收集文書檔案

通常情況下，單位的文書檔案管理工作都是從收集內(nèi)部工作中用到的重要文書材料開始，但又因為種種因素，導致一些部門未能及時公開相應的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門之間不能很好地溝通協(xié)調(diào)，無法建立起有機合作關系，即便檔案管理工作人員為了按時完成任務，不得不經(jīng)常向其他部門催要文件資料，但由于這些部門確實需要在工作中用到相關資料，導致管理員只得妥協(xié)等待。拖延的時間長了之后，管理員就容易遺忘哪些文書沒有收集歸檔，或者是文書資料沒有在工作部門中得到妥善存放，甚至已經(jīng)在使用中發(fā)生了遺失，這就是文書管理中非常嚴重的疏漏。

2.2 文書工作和立卷歸檔銜接不當

在邏輯角度來看，文書工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進的關系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來說，檔案管理工作其實就是文書工作在另一種方式上的延伸和拓展。實際工作中，文書和檔案的管理分別是由不同的工作部門來進行的，容易在操作上形成不當配合。且文書使用人員缺少及時將文件資料歸檔的意?R，檔案管理工作人員對資料內(nèi)容也不甚了解，兩者之間缺乏協(xié)商和溝通，致使文書檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面，文件資料在收集處理環(huán)節(jié)中也不夠科學，沒有規(guī)范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門中，文書人員沒有明確文書歸檔的意義，未妥善收集文件、及時上交，導致很多資料缺失。

2.3 文書檔案沒有妥善保存

隨著社會科技文化的繁榮發(fā)展，相應辦公設備和技術也在不斷進步，通過自動化方式來完成日常工作越來越普遍，信息網(wǎng)絡的推廣和使用在極大程度上增加了文書檔案工作的效率，同時，新型電子文檔形式的文書材料的整理、收集、歸措施，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統(tǒng)一管理工作造成了一定阻礙。紙質(zhì)的文書不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書也沒有全部打印出來，使得二者沒辦法一起整理成冊并存檔，給以后檔案的調(diào)取、查閱帶來了不便。

3 優(yōu)化文書檔案管理工作的措施

3.1 加強文書資料及時收集工作

文書工作應該先在相關部門中妥善使用，并按照文件編號、標題、文種等存放避免在使用中出現(xiàn)遺失。其次，檔案管理人員也必須及時進行文書材料的收集工作，和各部門協(xié)調(diào)溝通，督促他們盡快將重要文書資料歸檔。最后，文書人員應該注意保護文件資料的完整性和規(guī)范性，紙張樣式、格式內(nèi)容、文體大小等都必須嚴格按照規(guī)定來執(zhí)行，需要起草、修改、轉(zhuǎn)抄的文件要保證信息安全和書面整潔，收發(fā)相應資料要登記，缺少的部分及時找回。

3.2 做好文書工作和檔案管理的銜接

文書是檔案的基石，提高文書質(zhì)量是優(yōu)化檔案管理的關鍵，加強單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)配合工作能夠起到至關重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門人員溝通交流，了解文書使用情況，提醒他們及時歸檔，保證文書完整。此外，檔案管理部門和文書工作部門之間應該定期互通信息，掌握對方的最新動態(tài)，提高文書的收集歸檔效率，并將文書價值發(fā)揮出來。

3.3 完善相應文書的收集歸檔制度

檔案管理部門在做好紙質(zhì)文件收集歸檔工作的時候，還要加強對電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質(zhì)文件，建立完善的電子資料管理制度，及時妥善收集、整理相應資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關系和結(jié)構分門別類、歸納成冊，方便日后統(tǒng)一管理和查閱使用。