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關(guān)鍵詞:技術(shù)變革 財(cái)務(wù)共享 升級(jí)轉(zhuǎn)型
中圖分類號(hào):F233 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2016)03-012-03
一、引言
自上世紀(jì)80年代由通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)提出財(cái)務(wù)共享服務(wù)以來,世界財(cái)富前100強(qiáng)企業(yè)中,已有超過80%建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在我國(guó),隨著技術(shù)變革、經(jīng)濟(jì)全球化、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展,在理論和實(shí)踐雙重因素的推動(dòng)下,越來越多的企業(yè)開始關(guān)注、規(guī)劃和實(shí)施財(cái)務(wù)共享。財(cái)務(wù)共享服務(wù)不僅能夠帶來企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提高,還可以提升服務(wù)質(zhì)量、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控、促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的發(fā)展{1}。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”與“大會(huì)計(jì)時(shí)代”的到來,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式已不能完全適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要,因此,如何抓住機(jī)遇,合理謀劃,力求將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心從簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn),以便提升服務(wù)能力,吸引新客戶、維護(hù)好老客戶,更好地創(chuàng)造價(jià)值,成為財(cái)務(wù)共享服務(wù)發(fā)展的新方向{2}。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)行業(yè)的發(fā)展
1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)管理。
(1)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能定位。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)的功能,需要綜合考慮企業(yè)發(fā)展階段、經(jīng)營(yíng)管理模式、人員素質(zhì)等諸多因素,總體上可以分為三個(gè)層面的內(nèi)容:第一個(gè)層面是一般性事務(wù)處理功能,包括ERP集成處理、業(yè)務(wù)核算、標(biāo)準(zhǔn)流程、數(shù)據(jù)維護(hù)、資金收付管理;第二個(gè)層面的內(nèi)容是決策支持,包括財(cái)務(wù)結(jié)果分析、決策支持、管理層報(bào)告等內(nèi)容;第三個(gè)層面是專家咨詢,包括稅務(wù)支持、業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、法規(guī)審查、審計(jì)支持等內(nèi)容。不同的服務(wù)功能需要共享服務(wù)中心構(gòu)建不同的能力素質(zhì)要求。一般來說,初期建設(shè)的共享服務(wù)中心只提供一般性事務(wù)處理功能。
(2)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置需要解決組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、技能要求、薪酬制度、績(jī)效考核體系等事項(xiàng)。其中組織結(jié)構(gòu)是關(guān)鍵,它既包括共享服務(wù)中心內(nèi)部的組織架構(gòu)設(shè)置,也包括共享服務(wù)中心與企業(yè)其它部門的關(guān)系定位,而后者是問題的核心。從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)中的定位來說,目前實(shí)務(wù)中,一般是成立一個(gè)完全獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,雖然組織調(diào)整的幅度較大,但它的獨(dú)立性能夠?yàn)榱鞒袒\(yùn)作提供有效保障,同時(shí)發(fā)展到一定階段也能夠?yàn)槠髽I(yè)外部單位提供服務(wù),具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性,甚至能夠成為一個(gè)獨(dú)立的盈利單元。
(3)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程規(guī)劃實(shí)際上是要解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)流程的合理性問題,包括相關(guān)事項(xiàng)和信息如何在其它業(yè)務(wù)單元內(nèi)部流轉(zhuǎn)、如何與共享服務(wù)中心對(duì)接以及如何在中心內(nèi)部流程三個(gè)環(huán)節(jié)。如果僅僅提供業(yè)務(wù)核算服務(wù),涉及到其它業(yè)務(wù)的流程調(diào)整可能性一般會(huì)很小。對(duì)于其它業(yè)務(wù)單元與共享服務(wù)中心的對(duì)接環(huán)節(jié),需要重點(diǎn)考慮相關(guān)單據(jù)憑證和指令的傳遞方式、推送節(jié)點(diǎn)及權(quán)限、結(jié)果的提供及審核等問題。共享服務(wù)中心內(nèi)部,則需要按照提供服務(wù)的內(nèi)容把所有的業(yè)務(wù)流程都拆解到最小單元,而這個(gè)最小單元就是績(jī)效管理的基礎(chǔ)。通過對(duì)最小單元進(jìn)行綜合考量,設(shè)定標(biāo)準(zhǔn),以此把工作量進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,為提升效率奠定基礎(chǔ)。
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一個(gè)獨(dú)立的商業(yè)實(shí)體,擁有專業(yè)化的人員和知識(shí)為客戶提供專業(yè)化的服務(wù)。財(cái)務(wù)共享具有以下優(yōu)勢(shì):
首先,高效率低成本。財(cái)務(wù)共享的誕生源于企業(yè)對(duì)于提高財(cái)務(wù)處理效率、節(jié)約財(cái)務(wù)成本的追求。通過把企業(yè)內(nèi)部下級(jí)單位重復(fù)設(shè)置的財(cái)務(wù)職能集中到獨(dú)立的共享中心處理,實(shí)現(xiàn)人員、設(shè)備、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、制度的共享,形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)。能提高效率、降低成本,關(guān)鍵在于共享服務(wù)中心對(duì)集中起來的不同業(yè)務(wù)單位的非標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理,建立統(tǒng)一的操作模式,運(yùn)作統(tǒng)一的流程,執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),這樣既可降低管理成本,又有利于企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)張。
其次,專業(yè)化。財(cái)務(wù)共享形成財(cái)務(wù)人員更為明細(xì)的專業(yè)化分工,讓各類會(huì)計(jì)人員一方面能夠?qū)⒏鄷r(shí)間集中在各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域,充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì);另一方面又在各自領(lǐng)域得到更加豐富的經(jīng)驗(yàn)積累,從而大幅提升各類財(cái)務(wù)工作的專業(yè)化水平,提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。共享服務(wù)管理模式最具吸引力的部分在于,它能夠利用專業(yè)技術(shù),合并以前協(xié)調(diào)性非常差和完全迥異的業(yè)務(wù)活動(dòng)來形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),從而降低企業(yè)交易成本;同時(shí),財(cái)務(wù)共享將會(huì)計(jì)核算工作從企業(yè)財(cái)務(wù)部門中相對(duì)剝離,使財(cái)務(wù)部門有更多精力關(guān)注發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理職能。
再次,服務(wù)導(dǎo)向。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后,財(cái)務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心一般與集團(tuán)內(nèi)客戶簽訂共享服務(wù)協(xié)議,明確服務(wù)的內(nèi)容、時(shí)間期限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這就促使財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變自身定位,樹立服務(wù)意識(shí),以客戶需求為導(dǎo)向,從而使財(cái)務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求,提高財(cái)務(wù)服務(wù)的滿意度。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的技術(shù)革新貫穿其發(fā)展歷程,并從未止步。在企業(yè)的財(cái)務(wù)組織中,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心常常承擔(dān)起推動(dòng)技術(shù)變革的重任。
三、技術(shù)變革推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)2.0時(shí)代到來
共享服務(wù)作為一種創(chuàng)新的管理模式,具有其獨(dú)特的特點(diǎn)。在不同模式下,共享服務(wù)的形式、特點(diǎn)也不盡相同。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”與“大會(huì)計(jì)時(shí)代”的到來,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式已不能完全適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要,思維模式作為是財(cái)務(wù)共享服務(wù)升級(jí)轉(zhuǎn)型的前提,首先需要轉(zhuǎn)變,同時(shí),新的技術(shù)革新也將貫穿其發(fā)展歷程{3}。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù),這些耳熟能詳?shù)拿~將大力推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)從1.0時(shí)代到2.0時(shí)代的蛻變。群雄逐鹿,我們?cè)跄堋俺脸梁ㄋ保?/p>
1.創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享服務(wù)新模式。
(1)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。信息技術(shù)是成功實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ),財(cái)務(wù)共享中心是流水線式的財(cái)務(wù)核算模式,在技術(shù)方案制定過程中,需要充分考慮共享平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)外部現(xiàn)有系統(tǒng)的接口問題以及未來的可擴(kuò)展性問題。包括共享中心系統(tǒng)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)化、深入提高標(biāo)準(zhǔn)化程度,進(jìn)一步優(yōu)化作業(yè)流程,提高管理工作效率;考慮地域廣闊性,未來財(cái)務(wù)系統(tǒng)在統(tǒng)一原則的基礎(chǔ)上應(yīng)積極開發(fā)兼并性更強(qiáng)的信息系統(tǒng)。以信息系統(tǒng)作為支撐,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、實(shí)物流和價(jià)值流的同步。
(2)移動(dòng)互聯(lián)及云計(jì)算應(yīng)用。以“互聯(lián)網(wǎng)+”與大會(huì)計(jì)時(shí)代為主題焦點(diǎn)的2015中國(guó)財(cái)務(wù)高峰論壇,加劇了云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)等科技界時(shí)髦詞匯從各個(gè)方面極大程度上影響現(xiàn)代企業(yè)的管理模式,科技進(jìn)步縮短產(chǎn)品生命周期,新技術(shù)的應(yīng)用加劇競(jìng)爭(zhēng)程度,迫使企業(yè)不得不在管理模式上做出相應(yīng)的變革以適應(yīng)新的變化。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟在很大程度上增強(qiáng)了企業(yè)的信息共享、減少信息孤島,為企業(yè)管理決策提供更廣闊和精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)。充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和智能設(shè)備實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公、移動(dòng)互聯(lián)化,支持移動(dòng)辦公和客戶供應(yīng)商共同訪問。云計(jì)算可降低財(cái)務(wù)共享服務(wù)IT運(yùn)營(yíng)成本,因此,應(yīng)重視云計(jì)算,充分利用其良好的彈性支撐能力在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中大顯身手,并滲透到整個(gè)行業(yè)發(fā)展中{4}。
(3)運(yùn)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)化,技術(shù)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立使得財(cái)務(wù)與具體業(yè)務(wù)出現(xiàn)了分離,財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持與指導(dǎo)職能必須借助于高效、集成的軟件系統(tǒng)和現(xiàn)代化通信,這就要求企業(yè)各部門建立統(tǒng)一的、可整合的系統(tǒng)。例如當(dāng)前可以充分利用ERP、WEB平臺(tái)等,構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化“會(huì)計(jì)工廠”實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)共享,這是保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心順利構(gòu)建的關(guān)鍵。同時(shí),優(yōu)化財(cái)務(wù)共享運(yùn)營(yíng)體系,建立行業(yè)通用的運(yùn)用指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn);盡快建立完善與財(cái)務(wù)共享中心及運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)相配套地信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程和管理線上運(yùn)營(yíng)。建立高價(jià)值專業(yè)中心,將財(cái)務(wù)共享中心打造成企業(yè)的利潤(rùn)中心,可對(duì)外提供獨(dú)立的外包服務(wù),向管理咨詢和培訓(xùn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型,成為服務(wù)公司并形成行業(yè)規(guī)范,拓展服務(wù)功能。
(4)依托大數(shù)據(jù),提供專業(yè)數(shù)據(jù)分析。依托數(shù)據(jù)提供決策支持是企業(yè)財(cái)務(wù)部門長(zhǎng)期以來致力的目標(biāo),大數(shù)據(jù)使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)合技術(shù)平臺(tái),將自身提升為數(shù)據(jù)管理中心成為趨勢(shì),并存在可能性。在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,優(yōu)化數(shù)據(jù)提煉分析,提供企業(yè)決策服務(wù);業(yè)務(wù)處理向數(shù)據(jù)加工和提供價(jià)值提升轉(zhuǎn)變,建立數(shù)據(jù)中心,實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析;結(jié)合新技術(shù),財(cái)務(wù)部門需要提供的,將不再僅僅是三張會(huì)計(jì)報(bào)表(資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表),而是從各個(gè)維度分析數(shù)據(jù),提供可以提升業(yè)務(wù)管控及企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的管理報(bào)告{5}。
(5)人才多樣化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的2.0時(shí)代,在員工勝任能力和培訓(xùn)體系上提出更高的要求,財(cái)務(wù)人員將能夠提供一站式從咨詢―系統(tǒng)建設(shè)―運(yùn)營(yíng)維護(hù)―業(yè)務(wù)處理―數(shù)據(jù)提供的跨專業(yè)和領(lǐng)域的專業(yè)服務(wù)。財(cái)務(wù)人才定位于“業(yè)務(wù)中的財(cái)務(wù)專家、財(cái)務(wù)中的業(yè)務(wù)專家”。從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心職能定位出發(fā),明確人才引入、培養(yǎng)和保有安排;建立系統(tǒng)的內(nèi)部培訓(xùn)體系,形成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部學(xué)習(xí)和知識(shí)平臺(tái);建立內(nèi)部員工能力提升計(jì)劃和職業(yè)規(guī)劃輔助工程;明確關(guān)鍵崗位的保密職責(zé)和輪崗要求,實(shí)現(xiàn)公司信息安全和反舞弊需求。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的職能由處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)向利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息轉(zhuǎn)變,由做政策到將政策運(yùn)用到業(yè)務(wù)循環(huán)中去,同時(shí)對(duì)企業(yè)的管理循環(huán)提出改進(jìn)建議。
2.新模式下流程管理的控制。
(1)流程管理制度的統(tǒng)一。一項(xiàng)制度的目的是對(duì)經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行引導(dǎo),《史記?貨殖列傳》中對(duì)制度的論述:“善者因之、其次利道之、其次教誨之、其次整齊之、最下者與之爭(zhēng)。”因此,一項(xiàng)好制度的前提是必須明確各自的角色定位,且有統(tǒng)一的制度政策,若沒有統(tǒng)一的制度政策,即使進(jìn)行了架構(gòu)或者流程上的變革也有可能會(huì)產(chǎn)生問題。因此,要建立統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程,同時(shí)把制度政策開發(fā)嵌入信息系統(tǒng),保證前端業(yè)務(wù)部門按照制度和政策去運(yùn)營(yíng),并根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要不斷完善與改進(jìn)。同時(shí)以此為切入點(diǎn),推動(dòng)制度的不斷完善,正如“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系,生產(chǎn)關(guān)系又反過來推動(dòng)生產(chǎn)力的發(fā)展與完善”。
(2)操作流程標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。在制度統(tǒng)一的前提之下,應(yīng)對(duì)原來的各子分公司以及新接收財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程加以標(biāo)準(zhǔn)化,具體包括:對(duì)現(xiàn)有的流程差異化分析并將非標(biāo)準(zhǔn)流程單獨(dú)收集;分析后對(duì)該非標(biāo)準(zhǔn)流程做內(nèi)部改進(jìn)或者作對(duì)外溝通協(xié)調(diào),并最終消除非標(biāo)準(zhǔn)流程。流程標(biāo)準(zhǔn)化還要包括從影像掛接到電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,通過對(duì)原始憑證的掃描,業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批和財(cái)務(wù)處理均能基于影像來進(jìn)行,審批效率大幅提升,取消郵寄環(huán)節(jié),單據(jù)的實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)得以控制,郵寄成本得以節(jié)約,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部員工作業(yè)效率得以提升,丟單、夾單等實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)大幅降低。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)新模式的保障機(jī)制。
(1)會(huì)計(jì)信息化推動(dòng)財(cái)務(wù)共享技術(shù)變革。共享伴隨著集中,財(cái)務(wù)處理與業(yè)務(wù)發(fā)生在物理空間上分離,應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術(shù),才能有效解決空間差異,保障財(cái)務(wù)處理的及時(shí)性。同時(shí),財(cái)務(wù)共享帶來的標(biāo)準(zhǔn)化問題也需要信息系統(tǒng)層面的支持,帶動(dòng)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)互聯(lián)后,業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以將數(shù)據(jù)直接推送給會(huì)計(jì)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動(dòng)記賬。這一過程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動(dòng)的記賬。它的優(yōu)勢(shì)是提高效率、增進(jìn)會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、避免人工差錯(cuò)、防止舞弊、提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性等。例如,對(duì)于加油站來說,每次加油完成掛槍后,自動(dòng)加油機(jī)就能生成油品種類、加油量、單價(jià)和總金額信息。生產(chǎn)管理系統(tǒng)搜集到這些信息后,觸發(fā)會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成確認(rèn)收入和成本的分錄,并完成記賬。當(dāng)然,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)集成的一個(gè)重要前提是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一。
(2)發(fā)揮信息系統(tǒng)的支撐支持作用。先進(jìn)的信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享新模式必須配備的支撐手段。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)人員、業(yè)務(wù)的集中處理,包括資金結(jié)算、集中核算、單據(jù)傳遞、業(yè)務(wù)協(xié)同等均需要電子化處理。如果沒有信息系統(tǒng)的支持,人工手段是無法滿足中心正常運(yùn)作需要的。因此,建設(shè)科學(xué)的會(huì)計(jì)信息管理平臺(tái),提升會(huì)計(jì)信息化水平,為進(jìn)一步發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作用提供良好的支持作用。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以通過添加數(shù)據(jù)分析平臺(tái),通過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)加載、數(shù)據(jù)挖掘等數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),為企業(yè)集團(tuán)定制相關(guān)的會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)圖表,并提供個(gè)性化的數(shù)據(jù)服務(wù),提升信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)利用能力,為企業(yè)集團(tuán)健康持續(xù)發(fā)展提供必要的支持。
注釋:
{1}陳虎,陳東升.財(cái)務(wù)共享服務(wù)案例集[M].北京:中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2014.
{2}黃慶華等.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式探索[J].經(jīng)濟(jì)問題,2014(7):108-112.
{3}隋玉明.大數(shù)據(jù)時(shí)代集團(tuán)財(cái)務(wù)共享問題探討[J].財(cái)會(huì)月刊,2014(5):14-16.
{4}歐陽(yáng)筱萌.會(huì)計(jì)信息化背景下的財(cái)務(wù)共享模式探析[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì),2014(4):55-57.
{5}何瑛,周訪.我國(guó)企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的關(guān)鍵因素的實(shí)證研究[J].會(huì)計(jì)研究,2013(10):59-67.
(作者單位:1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心東營(yíng)分中心 山東東營(yíng) 257000;2.中國(guó)石油大學(xué)(華東)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 山東青島 266580)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè),對(duì)于企業(yè)來說是一個(gè)全方位的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型,需要從戰(zhàn)略、流程、人員及組織、系統(tǒng)和技術(shù)、設(shè)備及選址5個(gè)方面統(tǒng)籌考慮和落實(shí)。
1.1戰(zhàn)略方面
基于企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略,結(jié)合最佳實(shí)踐和行業(yè)特點(diǎn),規(guī)劃財(cái)務(wù)組織未來的整體定位和角色。通過財(cái)務(wù)共享中心的成立,實(shí)現(xiàn)從核算型財(cái)務(wù)向決策型財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變,逐步發(fā)揮財(cái)務(wù)作為戰(zhàn)略性業(yè)務(wù)伙伴、高效業(yè)務(wù)處理者、公司風(fēng)險(xiǎn)管理者的作用。隨著共享服務(wù)中心的成立,企業(yè)的財(cái)務(wù)職能分成了3部分:集團(tuán)總部財(cái)務(wù)規(guī)劃和管控職能、共享中心財(cái)務(wù)交易處理職能、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)支持和分析職能。首先,在橫向上需要清晰地界定財(cái)務(wù)共享中心與其他財(cái)務(wù)職能的關(guān)系??偛控?cái)務(wù)行使財(cái)務(wù)管理高級(jí)職能,為當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門和共享中心提供財(cái)務(wù)指導(dǎo)及風(fēng)險(xiǎn)控制。財(cái)務(wù)共享中心通過集中化、標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)交易處理,為總部財(cái)務(wù)、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)提供各種財(cái)務(wù)核算服務(wù)和常規(guī)報(bào)表分析。當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門作為業(yè)務(wù)的伙伴和共享的延伸,為總部財(cái)務(wù)和共享中心分別提供重要的決策支持信息和專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。其次,在縱向上也要清晰劃分財(cái)務(wù)共享中心與當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)的職責(zé)。根據(jù)實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心的成功經(jīng)驗(yàn)來看,并不是所有的業(yè)務(wù)都可以集中到財(cái)務(wù)共享中心來操作,只有流程中重復(fù)性高且操作標(biāo)準(zhǔn)的交易處理和核算業(yè)務(wù)可以集中上收到共享中心,充分發(fā)揮共享的規(guī)?;瘍?yōu)勢(shì)和協(xié)同效應(yīng)。對(duì)于一些與前端業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系的工作(如問題發(fā)票的跟進(jìn)、原始單據(jù)的掃描和傳遞等),仍然要保留在當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)部門,既保證與供應(yīng)商的及時(shí)溝通,提高業(yè)務(wù)響應(yīng)速度,同時(shí),也發(fā)揮財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督和決策支持作用。
1.2流程方面
在進(jìn)行共享流程的優(yōu)化時(shí),必須遵循完整性、先優(yōu)化后共享、提升管控兼顧降低成本、可操作性4個(gè)設(shè)計(jì)目標(biāo)和原則,建立分類清晰、條線合理和授權(quán)有度的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程。首先,以RACI模型為指導(dǎo),確定各流程的橫向?qū)徟鷹l線,以及相應(yīng)條線的職責(zé)。流程的審批條線主要指匯報(bào)線、專業(yè)線、內(nèi)控線。匯報(bào)線通常是靠近業(yè)務(wù)發(fā)生端的部門負(fù)責(zé)人,對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性與合理性進(jìn)行基本判斷,擁有流程決定權(quán)。專業(yè)線通常是歸口管理部門負(fù)責(zé)人,以及公司分管副總,對(duì)于業(yè)務(wù)有專業(yè)的判斷以及統(tǒng)籌的安排,也賦予流程決定權(quán),各專業(yè)線審批人員參與流程的程度根據(jù)重要性原則授權(quán)。內(nèi)控線通常指財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人,根據(jù)公司總體運(yùn)行情況對(duì)重要事項(xiàng)執(zhí)行最后的財(cái)務(wù)控制,初期只賦予審核權(quán)不決定流程結(jié)果。各內(nèi)控線審核人員參與流程的程度根據(jù)重要性原則授權(quán),且授權(quán)級(jí)別相對(duì)專業(yè)線授權(quán)審批級(jí)別有一定的依存度。其次,在橫向?qū)徟€條搭建基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)流程縱向?qū)徟跈?quán)的設(shè)置。根據(jù)不同流程的屬性、發(fā)生頻次和金額占比,確定各層級(jí)的金額授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于金額小、頻次高的申請(qǐng),盡量簡(jiǎn)化審批流程;對(duì)于金額大、性質(zhì)特殊的申請(qǐng),通過增加審批層級(jí)加強(qiáng)對(duì)流程的風(fēng)險(xiǎn)控制。這樣,既兼顧了流程的審批效率,同時(shí)也提高了流程的審批管控力度。通過端到端的流程梳理,實(shí)現(xiàn)橫向和縱向流程一體化貫通,并通過共享實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的高效標(biāo)準(zhǔn)化處理和集中管控。
1.3人員及組織
在設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心人員和組織時(shí),需要考慮組織結(jié)構(gòu)、工作職責(zé)、能力和技能、人員構(gòu)成比例、組織規(guī)模、薪酬及福利、績(jī)效評(píng)估6個(gè)方面的內(nèi)容。下面,重點(diǎn)從組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成、組織規(guī)模3個(gè)方面進(jìn)行分析和介紹。首先,是財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)的設(shè)置,常見的方案有3種。一種是基于職能的結(jié)構(gòu)設(shè)置。這種設(shè)置方法的優(yōu)點(diǎn)是專業(yè)化強(qiáng),最大程度發(fā)揮共享服務(wù)中心內(nèi)外部的協(xié)同效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)。但是,也存在缺少客戶關(guān)注的缺點(diǎn)。一種是基于客戶/服務(wù)的結(jié)構(gòu)設(shè)置。這種設(shè)置方法的優(yōu)點(diǎn)是更加貼近客戶,強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)、提供地域化/特定客戶群的流程。但是,也存在協(xié)同性差、規(guī)模效應(yīng)和標(biāo)準(zhǔn)化程度低的缺點(diǎn)。一種是組合式結(jié)構(gòu)設(shè)置。結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部各小組的業(yè)務(wù)特點(diǎn),綜合考慮職能和客戶服務(wù)因素的分組方式。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是綜合了職能式組織架構(gòu)和面向客戶組織架構(gòu)的優(yōu)點(diǎn),在貼近客戶的同時(shí)也加強(qiáng)了協(xié)同性,發(fā)揮了財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)模優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際操作中,更推薦第三種組織架構(gòu)設(shè)置方案。其次,是財(cái)務(wù)共享中心人員構(gòu)成和比例的設(shè)置建議。在財(cái)務(wù)共享中心建立初期,可以通過征調(diào)試點(diǎn)單位人員和抽取項(xiàng)目組人員到共享中心進(jìn)行工作。在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)入成長(zhǎng)期后,可以逐漸增加外聘人員比例,作為未來財(cái)務(wù)共享中心人員擴(kuò)充的主要來源。隨著財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)上收范圍的逐步擴(kuò)大及服務(wù)水平的持續(xù)提升,逐步擴(kuò)大外聘人員比例,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心人數(shù)80%為外部招聘這一最終目標(biāo)。第三,是財(cái)務(wù)共享中心未來組織規(guī)模估算。財(cái)務(wù)共享中心FTE(全職人員)估算方面總體上可以分為兩類:一類是交易量大且工作性質(zhì)重復(fù)的純事務(wù)處理工作,可以通過交易量和生產(chǎn)率兩個(gè)指標(biāo)進(jìn)行全職人員的估算。另一類是交易量有限且工作性質(zhì)重復(fù)性低的工作,對(duì)于這類工作在進(jìn)行全職人員需求估算時(shí),經(jīng)驗(yàn)重于計(jì)算,很難用公式合理地進(jìn)行計(jì)算,通常需要綜合考慮職責(zé)分工、工作量平衡等因素。
1.4系統(tǒng)和技術(shù)
成立共享中心是否需要廢棄企業(yè)現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)?成立共享中心都需要哪些信息系統(tǒng)來支撐?信息系統(tǒng)需要具備怎樣的功能才能保障共享中心的正常運(yùn)行?這些都是很多企業(yè)在成立財(cái)務(wù)共享中心之前感到非常困惑的內(nèi)容。實(shí)質(zhì)上,財(cái)務(wù)共享中心是一種管理經(jīng)營(yíng)理念,并不是簡(jiǎn)單地上個(gè)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)的。財(cái)務(wù)共享中心的成功建立涉及到企業(yè)方方面面的變革與提升,信息技術(shù)只是把這種理念和變革固化在系統(tǒng)中進(jìn)行運(yùn)作的工具而已。當(dāng)然,財(cái)務(wù)共享中心的產(chǎn)生和發(fā)展一直伴隨著信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)與配合,也高度依賴信息系統(tǒng)提供的功能支持。財(cái)務(wù)共享中心使用的信息技術(shù)主要包括:統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)、工作流管理平臺(tái)、文檔影像處理系統(tǒng)(含掃描)、資金系統(tǒng)、內(nèi)部呼叫平臺(tái)。
1.5設(shè)備及選址
財(cái)務(wù)共享中心的選址通常會(huì)從5個(gè)因素綜合考慮。首先是成本,包括人員成本及辦公場(chǎng)所等固定成本;其次是人力資源,是否容易獲得具有符合要求技能和知識(shí)水平的人力資源;第三是基礎(chǔ)設(shè)施情況,即IT、通信設(shè)備的可靠性以及國(guó)際便利度等;第四是環(huán)境,包括政府的政策支持、城市的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展空間等;最后還要考慮和總部的溝通,以及交流的便利程度?;谝陨?個(gè)因素的綜合考慮,并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn),將財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置在由工作技巧、稅務(wù)制度、運(yùn)營(yíng)成本及基礎(chǔ)設(shè)施等條件組成的最佳組合地點(diǎn)運(yùn)營(yíng)。財(cái)務(wù)共享中心的選址確定后,還需要考慮籌備運(yùn)作財(cái)務(wù)共享中心所需要的基本硬件設(shè)備,以及共享不同組別和不同時(shí)期所需的設(shè)備。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)從戰(zhàn)略、流程、人員及組織、系統(tǒng)和技術(shù)、設(shè)備及選址5個(gè)方面進(jìn)行全面優(yōu)化梳理后,整體的設(shè)計(jì)工作基本完成。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及行業(yè)最佳實(shí)踐,建議先梳理優(yōu)化個(gè)別流程,并選擇試點(diǎn)地區(qū)上線運(yùn)行,運(yùn)行平穩(wěn)后再逐步推廣至全公司。后期逐步將其他流程按此方式進(jìn)行推廣,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的全面搭建和運(yùn)行。
2組建財(cái)務(wù)共享中心的潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略建議
實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的好處幾乎眾人皆知,然而,很多企業(yè)對(duì)實(shí)施財(cái)務(wù)共享過程中的諸多風(fēng)險(xiǎn)卻知之甚少,甚至很多企業(yè)在實(shí)施過程中因忽視風(fēng)險(xiǎn)管理而偏離成功的軌道?;趯?shí)施財(cái)務(wù)共享中心的經(jīng)驗(yàn),總結(jié)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施過程中可能面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略主要有以下幾個(gè)方面:
2.1應(yīng)對(duì)企業(yè)變革管理不夠深入的風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)共享中心的成立對(duì)現(xiàn)有的操作模式改變較大,特別對(duì)前端的業(yè)務(wù)人員,可能完全不同于以往的操作方式。另外,由于新流程更加規(guī)范的操作要求,難免增加員工對(duì)新流程的抵觸情緒,這也給企業(yè)變革管理的推進(jìn)提出了更大的挑戰(zhàn)。因此,對(duì)于從領(lǐng)導(dǎo)到各級(jí)業(yè)務(wù)人員持續(xù)的共享觀念灌輸,是財(cái)務(wù)共享最終實(shí)施成功不可或缺的重要環(huán)節(jié)。同時(shí),財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員對(duì)于財(cái)務(wù)共享流程從接觸到熟悉也是一個(gè)逐步積累的過程。只有對(duì)流程充分掌握并熟練操作,才能顯示出共享標(biāo)準(zhǔn)化、高效率、強(qiáng)管控、低成本的管理優(yōu)勢(shì),提高員工對(duì)共享操作的認(rèn)可度,減輕變革帶來的影響。
2.2應(yīng)對(duì)企業(yè)人員轉(zhuǎn)型和人員流失的風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)施共享后,財(cái)務(wù)核算全部集中到財(cái)務(wù)共享中心操作,大量待分流的當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型及重新安置問題令企業(yè)難以回避,特別是一些國(guó)有大中型企業(yè),為保持企業(yè)人員相對(duì)穩(wěn)定,不可能大面積裁員。通過建立合理的企業(yè)人員分流方案,結(jié)合當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員自身意愿和能力情況將其分流至財(cái)務(wù)共享中心、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)管理崗、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)支持崗工作,保證企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行,有效規(guī)避共享實(shí)施給企業(yè)帶來的強(qiáng)大沖擊。另一方面的風(fēng)險(xiǎn)是來自共享內(nèi)部工作的員工,由于共享中心的工作相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化且重復(fù)性較高,工作內(nèi)容較為單一、冗雜,所以會(huì)出現(xiàn)頻繁的人員流失。實(shí)行共享內(nèi)部輪崗制度,有效避免員工技能的單一化,為共享員工提供清晰、明確的職業(yè)發(fā)展道路,提高員工工作積極性和團(tuán)隊(duì)凝聚力。
2.3應(yīng)對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化和執(zhí)行力度不足的風(fēng)險(xiǎn)
標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,以及各種管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一,是財(cái)務(wù)共享服務(wù)得以高效運(yùn)作的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)信息化的前提。雖然在共享建立之初企業(yè)已開始著手建立標(biāo)準(zhǔn)的操作流程,但是,由于各地業(yè)務(wù)發(fā)展的不均衡和操作習(xí)慣不同,標(biāo)準(zhǔn)操作流程可能在分(子)公司的執(zhí)行情況并不理想。另外,在流程優(yōu)化和改進(jìn)時(shí),由于缺乏業(yè)務(wù)人員的參與,流程改進(jìn)方案不能滿足業(yè)務(wù)的需要,導(dǎo)致流程方案不能有效地推進(jìn)和執(zhí)行,出現(xiàn)了流程管理制度執(zhí)行不力的問題。因此,在實(shí)施中要堅(jiān)持最大限度整合原則,盡可能把能夠標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一、專業(yè)化操作的財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)都予以整合;在進(jìn)行實(shí)施和流程遷移時(shí)要循序漸進(jìn),先易后難,漸次實(shí)施;爭(zhēng)取獲得各分支機(jī)構(gòu)、人員的支持;控制流程并時(shí)刻關(guān)注是否需要進(jìn)行調(diào)整;充分考慮可能發(fā)生的情況,制定應(yīng)急預(yù)案。
2.4應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)整合不到位的風(fēng)險(xiǎn)
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合;財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新
一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通常是通過選擇人力成本較低的辦公地點(diǎn),對(duì)財(cái)務(wù)人員的優(yōu)化、對(duì)日常共性、可標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)集中處理、通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)輸送,快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地為各部門業(yè)務(wù)提供財(cái)務(wù)支持,通過共享服務(wù)平臺(tái)進(jìn)一步整合資源,提高核算質(zhì)量、深度挖掘決策數(shù)據(jù)進(jìn)行分析提高核心競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約及企業(yè)利益最大化,提高包括外部客戶、供應(yīng)商等和內(nèi)部業(yè)務(wù)層面的服務(wù)滿意度。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)目前有多種模式,包括全部共享及部分共享的模式。全部共享服務(wù)一般指在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部建立共享中心,而部分共享服務(wù)除了決策溝通管理,實(shí)務(wù)下放共享中心或者外包給外部的服務(wù)公司。
財(cái)務(wù)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化信息處理必定會(huì)給業(yè)務(wù)操作帶來很大的優(yōu)勢(shì)。具體包括:
(一)標(biāo)準(zhǔn)化處理、業(yè)務(wù)信息共享,便于決策數(shù)據(jù)傳輸
企業(yè)通過建立一個(gè)共享的數(shù)據(jù)中心,把分散在各地的分支機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)一處理。標(biāo)準(zhǔn)化處理提高效率,節(jié)約處理成本,并及時(shí)傳送標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)給管理層進(jìn)行決策。財(cái)務(wù)人員通過共享的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),綜合了解業(yè)務(wù)端最新情況后提供業(yè)務(wù)有用的財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。
(二)財(cái)務(wù)共享中心能促使財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新
財(cái)務(wù)共享中心把原本分散各地的財(cái)務(wù)架構(gòu)及人員合并,把制度和規(guī)范內(nèi)嵌在流程當(dāng)中控制和實(shí)現(xiàn),進(jìn)行財(cái)務(wù)崗位職能的分離,進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)人員專業(yè)崗位分化,促使財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新。專注于財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算的財(cái)務(wù)人員一般稱共享財(cái)務(wù),另外由于業(yè)務(wù)管理需求,財(cái)務(wù)共享中心能夠提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)后,進(jìn)一步深入到業(yè)務(wù)層面。
(三)財(cái)務(wù)共享提升核算質(zhì)量,減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)提升內(nèi)控水平
財(cái)務(wù)共享通過集中高效的業(yè)務(wù)處理,降低企業(yè)處理成本、提升效率,提高核算質(zhì)量。
通過集中的財(cái)務(wù)管控,有利于企業(yè)進(jìn)行內(nèi)控管理,降低企業(yè)的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)收益最大化。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合發(fā)展現(xiàn)狀
(一)財(cái)務(wù)共享中心與實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)地點(diǎn)不一致,業(yè)務(wù)管理信息浮于表面
通常建立財(cái)務(wù)共享中心會(huì)合并相關(guān)資源,財(cái)務(wù)部與業(yè)務(wù)部門往往不能夠直接溝通。財(cái)務(wù)人員脫離業(yè)務(wù),通過業(yè)務(wù)管理信息的數(shù)據(jù)來處理、分析業(yè)務(wù),但由于各地的業(yè)務(wù)情況不同,管理水平不同,對(duì)數(shù)據(jù)反饋的真實(shí)性及真正的業(yè)務(wù)問題是財(cái)務(wù)人員無法將銷售業(yè)績(jī)的最合理的情況表達(dá)出來的。
(二)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)分離溝通過程不順暢,導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加
財(cái)務(wù)共享中心模式是把ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理單獨(dú)分離出來,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門一般不面對(duì)面溝通,通過網(wǎng)絡(luò)通訊等溝通存在信息不對(duì)等及理解不到位的情況。財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)和供應(yīng)商、客戶站在不同的立場(chǎng),與業(yè)務(wù)較容易出現(xiàn)意見分歧。財(cái)務(wù)人員由于遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)前線,在解決業(yè)務(wù)實(shí)際問題時(shí),給出的對(duì)應(yīng)處理方法未必就能很好滿足業(yè)務(wù)需求。例如對(duì)于地域業(yè)務(wù)發(fā)生的稅務(wù)問題,由于共享中心財(cái)務(wù)對(duì)地域稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的可預(yù)見性低,一旦業(yè)務(wù)執(zhí)行時(shí)發(fā)生涉稅風(fēng)險(xiǎn),只能后續(xù)跟進(jìn),未能及時(shí)有針對(duì)性做好事前的防范而導(dǎo)致部分稅務(wù)成本增加。
(三)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)脫離實(shí)際設(shè)計(jì),業(yè)務(wù)信息傳遞不及時(shí)
財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)為了迎合集團(tuán)公司的需求,開始往往都是大而全的,初期的費(fèi)用支出很大,對(duì)共享中心部分企業(yè)共享中心成本分?jǐn)傒^大負(fù)擔(dān)。另外有時(shí)候未必能夠迎合各公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn),在系統(tǒng)流程操作會(huì)變得繁瑣、冗余、審批流程長(zhǎng),耗時(shí)多的情況。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合也有難度,業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要及時(shí)更新,如果不及時(shí)更新與傳遞,財(cái)務(wù)系統(tǒng)獲取的信息會(huì)有滯后性。
(四)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)工作模式的程式化
財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)由于操作流程系統(tǒng)化,要求標(biāo)準(zhǔn)化,在要求業(yè)務(wù)部門配合工作時(shí)也是缺乏靈活性的,對(duì)于日常的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析也是流于套路,并不能直接對(duì)業(yè)務(wù)情況有比較到位的詮釋與說明分析。業(yè)務(wù)部門工作除了維持與客戶、供應(yīng)商關(guān)系外還要花費(fèi)大量的時(shí)間來操作系統(tǒng)并提供相應(yīng)的數(shù)據(jù),會(huì)直接影響對(duì)核心業(yè)務(wù)的跟進(jìn)。這樣的程式化工作會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的工作核心價(jià)值不能很好的體現(xiàn)。
三、推進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合的建議
(一)建立完善的管理機(jī)制,創(chuàng)建良好的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)合作模式
財(cái)務(wù)共享中心建立是業(yè)務(wù)的集中,但是更多地分散財(cái)務(wù)人員關(guān)注業(yè)務(wù)層面的高端問題,包括企業(yè)決策等。為達(dá)到此目的,特別需要管理層對(duì)整體企業(yè)的管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化,建立合適的架構(gòu),特別需要把財(cái)務(wù)人員的位置和角色安排恰當(dāng)。通過完善的內(nèi)部控制流程,明確財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的職責(zé)和聯(lián)系,共享中心財(cái)務(wù)不要一味地以標(biāo)準(zhǔn)性作為業(yè)務(wù)處理的重點(diǎn),需要從業(yè)務(wù)角度思考,提前做好相關(guān)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)計(jì)劃,通過財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)良好的互動(dòng)促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù),分別實(shí)施不同的任務(wù)。共享財(cái)務(wù)通過系統(tǒng)化的整合數(shù)據(jù),為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)等部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)服務(wù);業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)是業(yè)務(wù)的合作伙伴,要主動(dòng)與業(yè)務(wù)建立聯(lián)系,不斷向業(yè)務(wù)前端延伸拓展,同時(shí)協(xié)調(diào)共享財(cái)務(wù)提供業(yè)務(wù)最全面能夠落地執(zhí)行的解決方案。
(二)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合、優(yōu)化和精簡(jiǎn)操作流程
財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)系統(tǒng)開始為適應(yīng)集團(tuán)需要會(huì)是大而全和操作相對(duì)繁瑣,共享中心按照標(biāo)準(zhǔn)流程集中處理業(yè)務(wù),由于數(shù)據(jù)大量集中傳輸,容易導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的堵塞而導(dǎo)致延遲信息提供。針對(duì)此類日益復(fù)雜的系統(tǒng),應(yīng)該盡可能地進(jìn)行簡(jiǎn)化,而一些目前新的技術(shù)和云解決方案可以引入解決系統(tǒng)信息處理的效率問題。另外實(shí)際上每個(gè)業(yè)務(wù)單元或公司都有其業(yè)務(wù)特點(diǎn),在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接時(shí)需要有針對(duì)性的考慮相關(guān)的優(yōu)化方案,強(qiáng)化流程標(biāo)準(zhǔn)管理,共享中心需要不斷與業(yè)務(wù)部門共同優(yōu)化和更新業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程,再依據(jù)實(shí)際完善部署實(shí)施。
(三)完善財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的沖突管理與溝通協(xié)調(diào)
財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)很多時(shí)候只是在強(qiáng)調(diào)業(yè)財(cái)融合的責(zé)任,雖然建立了合作架構(gòu),但是由于事情參與度不高,雙方未能建立良好的信任機(jī)制,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門各自有原則,互不理解,往往在真正開展業(yè)務(wù)討論時(shí)容易重復(fù)循環(huán)地陷入僵局,產(chǎn)生沖突。所以需要雙方建立良好的溝通機(jī)制,通過可透視化的財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門溝通,用業(yè)務(wù)能夠理解的簡(jiǎn)潔明了的觀點(diǎn)整合問題提供解決方案,切合實(shí)際從關(guān)鍵要點(diǎn)權(quán)衡選擇最優(yōu)方案。另外共享中心的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)為避免紙上談兵,需要深入到業(yè)務(wù)實(shí)地去了解業(yè)務(wù)情況,參加業(yè)務(wù)會(huì)議及接受業(yè)務(wù)的知識(shí)培訓(xùn),使業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的信息保持同步,以便于更好理解業(yè)務(wù)執(zhí)行的難度。
(四)轉(zhuǎn)變工作模式提高內(nèi)外部服務(wù)滿意度
財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)首先從意識(shí)上改變,要理解財(cái)務(wù)是管理和制衡各部門的角色。單純靠標(biāo)準(zhǔn)流程與系統(tǒng)操作是無法滿足各部門及業(yè)務(wù)發(fā)展需要的。財(cái)務(wù)應(yīng)該跳出平常的邏輯思維,以企業(yè)遠(yuǎn)景為出發(fā)點(diǎn),增強(qiáng)財(cái)務(wù)的戰(zhàn)略思考能力、通過對(duì)業(yè)務(wù)的深入提升對(duì)業(yè)務(wù)的理解能力,使兩方充分信任。促進(jìn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的合作時(shí),需要更多運(yùn)用不同的管理工具和方法,結(jié)合目前大數(shù)據(jù)的支持,從不同的角度深挖業(yè)務(wù)的有用信息,結(jié)合管理系統(tǒng)打通與客戶、供應(yīng)商、銀行等聯(lián)系,同步業(yè)務(wù)信息。財(cái)務(wù)共享中心還應(yīng)通過引入并運(yùn)用新的財(cái)務(wù)管理方法進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合,勇于做行業(yè)的標(biāo)桿,大膽嘗試新的方法如:標(biāo)準(zhǔn)成本法、作業(yè)成本法、項(xiàng)目預(yù)算會(huì)計(jì)等。
(五)實(shí)施全面預(yù)算管理,促進(jìn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)有效融合
對(duì)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合的很好的一個(gè)表現(xiàn)就是全面預(yù)算的管理,全面預(yù)算的有效性不同的預(yù)算模式有不同效果。全面預(yù)算包括至上而下和至下而上的預(yù)算管理模式,前者通常預(yù)算較緊,而后者會(huì)出現(xiàn)預(yù)算松弛,但兩種模式都是為了達(dá)成目標(biāo)而設(shè)的,預(yù)算通常是總體計(jì)劃目前,而預(yù)算也會(huì)結(jié)合滾動(dòng)的預(yù)測(cè)實(shí)現(xiàn)。全面預(yù)算可以全面的預(yù)知業(yè)務(wù)的主要目前及方向,通過財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的多輪溝通,清晰明確業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)目前可使用的工具及手段。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)幫助業(yè)務(wù)落實(shí)發(fā)展戰(zhàn)略、統(tǒng)籌資金運(yùn)用,共同進(jìn)行資源配置優(yōu)化。
共享中心財(cái)務(wù)部門以預(yù)算作為基礎(chǔ),通過綜合財(cái)務(wù)分析積極參與全面預(yù)算及企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過程,實(shí)時(shí)整理、挖掘、分析不同的有效才信息,為業(yè)務(wù)及管理決策層提供各種管理建議及分析報(bào)告,實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。
四、結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)需要財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變思維,站在業(yè)務(wù)的角度充分考慮各種有利于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的各種解決方案,通過用新的財(cái)務(wù)管理方法進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合,不斷在手段、工具、系統(tǒng)層面進(jìn)行創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)務(wù)參與,為企業(yè)管理決策提供實(shí)時(shí)、有效、有建設(shè)性的信息支持。
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型;財(cái)務(wù)共享服務(wù);中國(guó)電信;案例
一、中國(guó)電信的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型需要財(cái)務(wù)管理實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)
中國(guó)通信產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速,但中國(guó)電信作為傳統(tǒng)的通信運(yùn)營(yíng)商卻發(fā)展緩慢,傳統(tǒng)話音業(yè)務(wù)日益萎縮、市場(chǎng)份額和業(yè)務(wù)收入方面增長(zhǎng)緩慢,只有實(shí)施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型才是唯一出路。2005年,中國(guó)電信王曉初總經(jīng)理提出了由傳統(tǒng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商向綜合信息服務(wù)提供商的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型策略,通過實(shí)施固網(wǎng)智能化改造、智能光網(wǎng)絡(luò)、寬帶及IPTV應(yīng)用、號(hào)碼百事、通商務(wù)領(lǐng)航模式等措施,使寬帶接入、話音增值以及綜合信息應(yīng)用正在成為中國(guó)電信轉(zhuǎn)型的三大拉動(dòng)力,實(shí)現(xiàn)了以轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)促進(jìn)收入增長(zhǎng),以轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)保存量、以轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)搶占未來制高點(diǎn)的目標(biāo),戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型經(jīng)初見成效。2009年1月,中國(guó)電信獲得CDMA2000第三代移動(dòng)通信牌照,實(shí)現(xiàn)了通信業(yè)務(wù)的全業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng),更加快了從傳統(tǒng)基礎(chǔ)固網(wǎng)運(yùn)營(yíng)商轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代綜合信息服務(wù)提供商。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為核心的競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代,中國(guó)電信提出在前幾年轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)上,推進(jìn)適應(yīng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)展要求的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的第二次戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。要實(shí)現(xiàn)二次轉(zhuǎn)型,推進(jìn)組織架構(gòu)由固網(wǎng)分散經(jīng)營(yíng)向全業(yè)務(wù)集約運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)變成為必然,精細(xì)化管理的集約運(yùn)營(yíng)模式要求在財(cái)務(wù)管理方面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)體系、資源配置的優(yōu)化,實(shí)施財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就成為必然選擇。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)在中國(guó)電信戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的作用和價(jià)值
共享服務(wù)中心源于20世紀(jì)80年代的西方發(fā)達(dá)國(guó)家,90 年代開始推廣,21世紀(jì)初加快了推廣步伐。Bryan Bergeron在《共享服務(wù)精要》一書中給出了共享服務(wù)的定義:共享服務(wù)是一種將一部分現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)職能集中到一個(gè)新的半自主的業(yè)務(wù)單元的合作戰(zhàn)略,這個(gè)業(yè)務(wù)單元就像在公開市場(chǎng)展開競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)一樣,設(shè)有專門的管理結(jié)構(gòu),目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量。該業(yè)務(wù)單元就叫共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)服務(wù)共享是共享服務(wù)最主要的內(nèi)容之一。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Finance Shared Services Center,以下簡(jiǎn)稱FSSC)作為一種集中式的財(cái)務(wù)管理模式,適用于規(guī)模大、分支機(jī)構(gòu)多、經(jīng)營(yíng)相對(duì)單一,業(yè)務(wù)規(guī)則流程可以標(biāo)準(zhǔn)化,總部對(duì)財(cái)務(wù)集中、風(fēng)險(xiǎn)管理要求較高的企業(yè)。中國(guó)電信歷經(jīng)多年的發(fā)展,公司分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)和海外、組織結(jié)構(gòu)龐大復(fù)雜,業(yè)務(wù)流程冗長(zhǎng)、人員不斷增長(zhǎng),財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本不斷增加。實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以將重復(fù)性高并且可標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的業(yè)務(wù)集中到一個(gè)新的組織機(jī)構(gòu)(FSSC)中予以統(tǒng)一規(guī)范處理,達(dá)到提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對(duì)內(nèi)部客戶服務(wù)質(zhì)量的目的。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)不但可以提升企業(yè)財(cái)務(wù)的綜合價(jià)值,更會(huì)推動(dòng)企業(yè)的轉(zhuǎn)型進(jìn)程。
如今國(guó)內(nèi)零售市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)已由初級(jí)的“紅海戰(zhàn)略”階段升級(jí)到了“藍(lán)海戰(zhàn)略”階段,競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)進(jìn)一步加劇,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)達(dá)到白日化程度,零售企業(yè)面臨巨大的生存壓力?!拔锞蛊漕悾m者生存”法則同樣適用于零售業(yè)市場(chǎng),零售企業(yè)想生存,想發(fā)展,必須“苦練內(nèi)功”,形成自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。國(guó)內(nèi)零售業(yè)市場(chǎng)日益激烈近乎殘酷的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特別是內(nèi)部管理提出了更高的要求。
財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分,也必須順應(yīng)時(shí)代的要求,財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型已迫在眉睫。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理論應(yīng)運(yùn)而生,財(cái)務(wù)共享中心理論體現(xiàn)了“權(quán)力共享前提下的分權(quán)”的哲學(xué)思想,通過“分散權(quán)責(zé),集中監(jiān)督”促進(jìn)企業(yè)資源有效配置、實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)、提高生產(chǎn)效率。中國(guó)大多數(shù)大型零售集團(tuán)或公司相繼提出構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,借以提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
怎樣建設(shè)零售行業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心?如何保證財(cái)務(wù)共享體系的正常運(yùn)行?這是筆者所關(guān)心及研究的問題。
首先談?wù)劇柏?cái)務(wù)共享服務(wù)”這個(gè)概念,學(xué)者們并沒有一個(gè)統(tǒng)一公認(rèn)的定義。本文給出如下定義,財(cái)務(wù)共享服務(wù),是將企業(yè)日常例行的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程優(yōu)化,使其標(biāo)準(zhǔn)化,并由一個(gè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范、快速處理,以實(shí)現(xiàn)改進(jìn)財(cái)務(wù)質(zhì)量、降低運(yùn)行成本、提高工作效率及提升客戶滿意度等目標(biāo)的一種新型財(cái)務(wù)管理模式。“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”原始想法是:將集團(tuán)內(nèi)各分公司的某些事務(wù)性的功能(如員工工資福利發(fā)放、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算、報(bào)表編制等)集中處理,以形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),降低管理、人力等企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)作成本。
一、總體思路
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整體安排遵循“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的工作原則,各業(yè)態(tài)板塊(包括百貨、大型綜合超市、家居、便利店、購(gòu)物中心)按步驟、分階段逐步納入共享服務(wù)范圍內(nèi)。
二、建設(shè)目標(biāo)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的總體目標(biāo)是為了進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,優(yōu)化財(cái)會(huì)人員資源配置,提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控,提升財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略的支撐與服務(wù)能力,
具體而言,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)有以下幾條:
一是整合會(huì)計(jì)核算、信息錄入、統(tǒng)計(jì)等資源,發(fā)揮集約化規(guī)模運(yùn)營(yíng)效益;
二是構(gòu)建會(huì)計(jì)核算體系,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作;
三是集成全集團(tuán)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),提供信息共享平臺(tái);
四是助力財(cái)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造:提高運(yùn)營(yíng)、預(yù)算管理、分析、資產(chǎn)管理等方面的管理能力。
總而言之,會(huì)計(jì)政策高度統(tǒng)一、流程標(biāo)準(zhǔn)化、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理平臺(tái)和較高的服務(wù)滿意度是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)工作目標(biāo)。
三、基本原則
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的每一位核算人員的核算工作應(yīng)當(dāng)集中在多家核算單位在業(yè)務(wù)循環(huán)中的某一項(xiàng)具體核算工作上,而不是負(fù)責(zé)對(duì)某一家核算單位在某一業(yè)務(wù)循環(huán)中的所有核算工作。通過減少核算類型、專注單一核算內(nèi)容的辦法,提高核算人員的操作標(biāo)準(zhǔn)化和熟練度,改善工作效率,提高投入產(chǎn)出效益。
四、組織設(shè)計(jì)目標(biāo)和運(yùn)用
財(cái)務(wù)服務(wù)中心組織目標(biāo):支持公司戰(zhàn)略、整分合、降低沖突、集中化和標(biāo)準(zhǔn)化、提高效率和風(fēng)險(xiǎn)防控并重在組織架構(gòu)設(shè)計(jì)過程中得到了充分運(yùn)用。
第一,支持公司戰(zhàn)略,合理化部門設(shè)置,加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門在戰(zhàn)略規(guī)劃、資本運(yùn)作、決策支持和信息管理等方面的支持功能,著重提供財(cái)務(wù)信息的服務(wù)。
第二,整分合,將公司的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略從上到下進(jìn)行分解,成為一個(gè)個(gè)具體的分目標(biāo)、分任務(wù)和子目標(biāo)、子任務(wù),直至分解落實(shí)到每一個(gè)崗位上;然后,再對(duì)這些崗位從下至上進(jìn)行綜合,層層保證,確保公司財(cái)務(wù)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第三,降低沖突,個(gè)層次之間,清晰界定與規(guī)劃相關(guān)部門橫向的職責(zé)分工和縱向的授權(quán)管理,通過簽訂?°服務(wù)水平協(xié)議?±保證各司其在總部財(cái)務(wù)本部、各門店財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門、共享服務(wù)中心三職、協(xié)調(diào)一致地履行相關(guān)職責(zé),避免出現(xiàn)相互推諉、步調(diào)不一的現(xiàn)象。
五、運(yùn)行財(cái)務(wù)共享體系的相關(guān)措施及建議
第一,思想觀念準(zhǔn)備。
一是要用先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理思想充實(shí)頭腦,財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建是對(duì)傳統(tǒng)的思想的顛覆,假如重視程度不夠,出現(xiàn)的結(jié)果極可能就是“換湯不換藥”。財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建肯定不是簡(jiǎn)單的把分散的財(cái)務(wù)人員匯集起來,集中辦公,假如如此,就無法發(fā)揮集約化、規(guī)?;囊?guī)模效應(yīng),只能是“形是神不是”。只有理解運(yùn)用了現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理思想的精髓,根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)特征采取系列的管理舉措才能保證財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建順利進(jìn)行。
二是要對(duì)可能出現(xiàn)的困難有充分的估計(jì)。財(cái)務(wù)共享體系需要搭建全新的組織框架,流程再造、人員充實(shí)、運(yùn)轉(zhuǎn)磨合都需要一個(gè)過程,必須之前制定詳實(shí)的計(jì)劃。組織架構(gòu)搭建后,經(jīng)驗(yàn)積累更是一個(gè)長(zhǎng)期的浩大工程,創(chuàng)新與改造更是重要。
第二,組織保障。財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建是財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域大量流程的變革與創(chuàng)新,涉及數(shù)據(jù)流、資金流、信息流的變更,涉及對(duì)既有操作習(xí)慣的改變,不僅牽扯集團(tuán)各個(gè)部位,還涉及集團(tuán)外部機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào),假如沒有強(qiáng)有力的團(tuán)隊(duì)組織推進(jìn),很有可能事倍功半,雷聲大雨點(diǎn)小,做到皮毛。所以必須成立以集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)為首的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)來促使財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建工作的開展。
另外,組織有資深專家、業(yè)務(wù)骨干組成的高水平工作團(tuán)隊(duì)是確保各項(xiàng)事務(wù)正確、順暢進(jìn)行的保障。
第三,安全保障。財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建及其依賴網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng),財(cái)務(wù)管理越集中,實(shí)際上對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)、對(duì)通訊技術(shù)的依賴性就越強(qiáng),一旦網(wǎng)絡(luò)中斷,或者出現(xiàn)其他類似問題,就可能造成損失。因此我們需要關(guān)注注重網(wǎng)絡(luò)通訊的穩(wěn)健性、打造多種備用通訊途徑等問題。
第四,其他保障。取得外部審計(jì)、檢查部門對(duì)財(cái)務(wù)共享體系的認(rèn)同,包括核算組織方式、單據(jù)審批方式、檔案保管方式、單據(jù)流轉(zhuǎn)方式等。
財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建,離不開外界部門或單位的支持,這些部門或單位既包括營(yíng)運(yùn)部門、內(nèi)審部門、信息部門等企業(yè)內(nèi)部部門,也包括中介機(jī)構(gòu)、咨詢公司等企業(yè)外部單位。他們?cè)谪?cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用,沒有他們的配合支持,財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型只能是空談。
(一)財(cái)務(wù)共享的定義
共享服務(wù)中心(shared service center,SSC)是一種嶄新的管理模式,是指將企業(yè)部分零散、重復(fù)性的業(yè)務(wù)、職能進(jìn)行合并和整合,并集中到一個(gè)新的半自主式的業(yè)務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理。業(yè)務(wù)中心具有專門的管理機(jī)構(gòu),能夠獨(dú)立為企業(yè)集團(tuán)或多個(gè)企業(yè)提供相關(guān)職能服務(wù)。共享服務(wù)中心能夠?qū)⑵髽I(yè)從瑣碎零散的業(yè)務(wù)活動(dòng)中解放出來,專注于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)管理與增長(zhǎng),精簡(jiǎn)成本,整合內(nèi)部資源,提高企業(yè)的戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。共享中心的業(yè)務(wù)是企業(yè)內(nèi)部重復(fù)性較高、規(guī)范性較強(qiáng)的業(yè)務(wù),而且越容易標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的業(yè)務(wù),越容易納入共享中心。
財(cái)務(wù)共享即是依托信息技術(shù),通過將不同企業(yè)(或其內(nèi)部獨(dú)立會(huì)計(jì)單元)、不同地點(diǎn)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)(如人員、技術(shù)和流程等)進(jìn)行有效整合和共享,將企業(yè)從紛繁、瑣碎、重復(fù)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中剝離出來,以期實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的一種管理手段。20世紀(jì)80年代,福特公司建立了世界公認(rèn)的最早的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,并取得了巨大成效。隨后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式在歐美等國(guó)家開始推廣,并于上世紀(jì)90年代傳入我國(guó)。隨著我國(guó)企業(yè)的快速發(fā)展和規(guī)模擴(kuò)張,以及信息化技術(shù)的普及,許多國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)組建了自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,如海爾集團(tuán)、中國(guó)電信等。一項(xiàng)來自英國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)的調(diào)查顯示,超過50%的財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)和超過80%的財(cái)富100強(qiáng)企業(yè)已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
(二)大數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)集團(tuán)的意義
舍恩伯格在《大數(shù)據(jù)時(shí)代》一書中指出,“數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種商業(yè)資本,一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)投入,可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)利益。事實(shí)上,一旦思維轉(zhuǎn)變過來,數(shù)據(jù)就能被巧妙地用來激發(fā)新產(chǎn)品和新型服務(wù)。數(shù)據(jù)的奧秘只為謙遜、愿意聆聽且掌握了聆聽手段的人所知?!?/p>
全球經(jīng)濟(jì)正進(jìn)入一個(gè)數(shù)據(jù)爆炸式增長(zhǎng)的新時(shí)期,正如美國(guó)某位官員所說,“過去3年里產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量比以往4萬年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量還多”。據(jù)一項(xiàng)調(diào)查報(bào)告顯示,當(dāng)前企業(yè)每天的信息存儲(chǔ)量高達(dá)2.2ZB,而大型企業(yè)集團(tuán)單體產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量已達(dá)到10萬TB級(jí),并仍呈高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。據(jù)IDC預(yù)測(cè),到2020年全球的數(shù)據(jù)規(guī)模將比現(xiàn)在擴(kuò)大50倍。全球企業(yè)已經(jīng)邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代。
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)最重要、最龐大的數(shù)據(jù)信息來源,在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)日益復(fù)雜、集團(tuán)規(guī)模日益龐大的今天,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率、安全等問題都制約著企業(yè)集團(tuán)向更高一層發(fā)展。以云計(jì)算為標(biāo)志的新時(shí)代財(cái)務(wù)共享模式,能夠?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)集團(tuán)再造財(cái)務(wù)管理流程、提高財(cái)務(wù)處理效率提供幫助。財(cái)務(wù)共享模式能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來規(guī)模效應(yīng)、知識(shí)集中效應(yīng)、擴(kuò)展效應(yīng)和聚焦效應(yīng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)核算處理的集中化運(yùn)作,整合企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源,提高企業(yè)財(cái)務(wù)模式的擴(kuò)展和復(fù)制能力,將企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員從瑣碎的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中解放出來,專注于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)。另外,財(cái)務(wù)共享模式的集約式管理能夠提高數(shù)據(jù)處理的屏蔽性和安全性,控制企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),降低生產(chǎn)管理成本,提高經(jīng)營(yíng)效率,提升企業(yè)財(cái)務(wù)決策支持能力,優(yōu)化企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式。
二、財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)計(jì)、組建與實(shí)施
(一)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的先期評(píng)估
財(cái)務(wù)共享中心涉及對(duì)企業(yè)集團(tuán)原有的管理模式、職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、工作習(xí)慣等的一系列轉(zhuǎn)變和優(yōu)化,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。企業(yè)集團(tuán)在作出建立財(cái)務(wù)共享中心的決策之前,應(yīng)慎之又慎,綜合權(quán)衡企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)際,開展先期評(píng)估工作,摸清情況,為建設(shè)共享服務(wù)中心奠定基礎(chǔ)。首先,應(yīng)組建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)集團(tuán)在決定建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,應(yīng)及時(shí)組建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)納入其中,并下設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),具體建設(shè)業(yè)務(wù)由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)推進(jìn)和監(jiān)督。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)吸納財(cái)務(wù)人員、IS專業(yè)人員等,也可邀請(qǐng)第三方咨詢?nèi)藛T,共同制定評(píng)估計(jì)劃、范圍。其次,做好數(shù)據(jù)搜集工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心涉及企業(yè)多個(gè)職能部門和業(yè)務(wù)流程,應(yīng)做好多方面的數(shù)據(jù)信息的采集和整理,主要有人事數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等,如當(dāng)前財(cái)務(wù)人員的基本信息、企業(yè)資產(chǎn)信息、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程信息、業(yè)務(wù)量等。最后,準(zhǔn)確定位財(cái)務(wù)共享中心。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將搜集整理的信息進(jìn)行篩選匯總,并形成分析報(bào)告,上報(bào)管理機(jī)構(gòu),由企業(yè)決策層依據(jù)評(píng)估信息及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作出準(zhǔn)確合理定位。
(二)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的規(guī)劃設(shè)計(jì)
規(guī)劃設(shè)計(jì)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組建實(shí)施的重要環(huán)節(jié),涉及如何籌措配置企業(yè)資源以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)目的。首先,共享中心的科學(xué)選址。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址應(yīng)綜合考慮諸如成本收益、基建設(shè)施、地方政策、人力資源等多種因素。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)制定多維評(píng)判指標(biāo)體系,對(duì)候選城市進(jìn)行綜合評(píng)估分析。其次,確定共享中心服務(wù)規(guī)模和共享范圍。在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段,共享中心組建團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)依據(jù)企業(yè)集團(tuán)規(guī)模和結(jié)構(gòu),集團(tuán)所處行業(yè),集團(tuán)運(yùn)營(yíng)模式及業(yè)務(wù)流程共享范圍等,從建筑配置和IS配置等方面合理框定共享服務(wù)中心的建設(shè)規(guī)模,滿足基礎(chǔ)設(shè)施保障需求。最后,就項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行投資收益分析,制定財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)規(guī)劃。在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)就共享服務(wù)中心建設(shè)的資源需求和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行投資收益分析,以科學(xué)反應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠?yàn)槠髽I(yè)集團(tuán)發(fā)展帶來的效益產(chǎn)出,用資料和數(shù)據(jù)打動(dòng)企業(yè)決策層和股東,推動(dòng)項(xiàng)目順利進(jìn)行。投資收益分析應(yīng)全面羅列財(cái)務(wù)服務(wù)中心的各種直接、間接效益產(chǎn)出及所需資源,權(quán)衡比較確立最終建設(shè)規(guī)劃。
(三)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實(shí)施
經(jīng)過先期評(píng)估和規(guī)劃設(shè)計(jì)后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)依據(jù)前期的工作成果和設(shè)計(jì)需求,展開財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實(shí)施工作。首先,規(guī)劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程及架構(gòu)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在前期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理和分析的基礎(chǔ)上,按照科學(xué)方法合理規(guī)劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程及架構(gòu),詳細(xì)制定KPI考核指標(biāo)。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)對(duì)原有的財(cái)務(wù)框架進(jìn)行優(yōu)化重組,依據(jù)會(huì)計(jì)政策和規(guī)范將財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,集中串聯(lián)可重復(fù)性的財(cái)務(wù)職能。其次,實(shí)施建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實(shí)施可采取多種途徑,如內(nèi)部自行組建、“交鑰匙”工程外包、聯(lián)合組建等。在采取工程外包模式過程中,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)承擔(dān)起建立職責(zé),協(xié)調(diào)內(nèi)部資源配合建設(shè)。最后,做好過渡期相關(guān)工作及人員轉(zhuǎn)移。過渡期工作轉(zhuǎn)移包含原財(cái)務(wù)人員、服務(wù)、業(yè)務(wù)、場(chǎng)地及設(shè)備等的轉(zhuǎn)移,以及依據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況對(duì)前期流程及KPI的再修訂,并據(jù)此確定最終SLA協(xié)議。工作轉(zhuǎn)移應(yīng)充分考慮人員的穩(wěn)定性和業(yè)務(wù)的對(duì)口性,對(duì)于因上馬財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心而出現(xiàn)的冗員,應(yīng)予以合理安置,難以安置的應(yīng)協(xié)商解除勞動(dòng)合同,協(xié)商過程中注重遵守法律法規(guī)政策,以人為本。同時(shí),對(duì)留用的業(yè)務(wù)人員和新招募的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行上崗培訓(xùn),加強(qiáng)系統(tǒng)操作演練和實(shí)踐。
(四)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)管理
工作完成轉(zhuǎn)移以后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開始進(jìn)入正式運(yùn)營(yíng)階段。此時(shí),前期的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)逐漸淡出管理,讓位于中心自身的管理團(tuán)隊(duì)。企業(yè)集團(tuán)可以在吸納前期項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)上,組建中心正式的管理團(tuán)隊(duì),縮短磨合期。管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)認(rèn)真執(zhí)行之前的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)流程及SLA協(xié)議,確保中心運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在集團(tuán)正式上線運(yùn)營(yíng)后,企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資源將迅速向中心靠攏,實(shí)現(xiàn)同原各部門、子(分)公司的快速剝離,提高集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率,降低集團(tuán)運(yùn)營(yíng)成本。首先,運(yùn)營(yíng)管理期間,企業(yè)集團(tuán)及中心管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)從保障共享中心正常運(yùn)轉(zhuǎn)的角度,從人力資源、風(fēng)險(xiǎn)控制、績(jī)效考核、內(nèi)部稽查等多個(gè)角度加強(qiáng)對(duì)共享中心的管理和控制。共享中心運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)搜集服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)中的問題,并及時(shí)上報(bào)研究解決。其次,對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心進(jìn)行后期完善。后期完善主要包括對(duì)運(yùn)行期間問題的集中搜集與解決,硬件設(shè)施的維護(hù)、管理與更新,新技術(shù)的應(yīng)用與推廣以及人員的招募與培訓(xùn)等。運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期就共享中心運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行評(píng)估和稽查,依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整和經(jīng)營(yíng)變動(dòng)等情況及時(shí)作出流程優(yōu)化和調(diào)整。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)共享面臨的風(fēng)險(xiǎn)與問題
(一)系統(tǒng)自身風(fēng)險(xiǎn)
首先,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)投資成本較高,存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心前期需要巨大的人力、財(cái)力等資源投入,包括人員差旅費(fèi)用、工程建設(shè)費(fèi)用、人員設(shè)備轉(zhuǎn)移費(fèi)用等,同時(shí)伴隨有因財(cái)務(wù)服務(wù)中心選址而衍生的地區(qū)差異費(fèi)用及場(chǎng)地建設(shè)費(fèi)用等。即使到了后期也仍然面臨設(shè)備維護(hù)、信息系統(tǒng)更新等費(fèi)用,成本投入較大,卻不一定能帶來預(yù)期效益甚至將企業(yè)集團(tuán)拖入債務(wù)危機(jī)。其次,實(shí)行財(cái)務(wù)共享集中管理后,財(cái)務(wù)人員由業(yè)務(wù)前端轉(zhuǎn)為后端,業(yè)務(wù)敏感性和緊迫性下降,容易滋生官僚作風(fēng),中心與子公司等交互模式客觀上造成了業(yè)務(wù)遲滯,而信息高度集成化也存在管理漏洞。最后,共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)后,信息處理的高度集成化加大了責(zé)任認(rèn)定和追究的難度。一旦出現(xiàn)問題,企業(yè)需要通過來回查閱資料,調(diào)閱影像,ERP問詢等才能確定責(zé)任人。
(二)人員管理風(fēng)險(xiǎn)
首先,由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)行財(cái)務(wù)集中化管理,財(cái)務(wù)人員離開一線前端,將逐漸與子(分)公司、其他部門之間的具體業(yè)務(wù)脫離聯(lián)系,難以掌握具體的業(yè)務(wù)情況,僅能從數(shù)字上去研究和判別,一線業(yè)務(wù)能力逐漸萎縮。其次,財(cái)務(wù)共享中心實(shí)行的是標(biāo)準(zhǔn)化管理,其業(yè)務(wù)流程猶如車間生產(chǎn)的流水線,財(cái)務(wù)人員每天將疲于應(yīng)付各種索然無味的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、憑證、報(bào)表等,業(yè)務(wù)量大,機(jī)械化程度較高,工作內(nèi)容枯燥,財(cái)務(wù)人員容易失去耐心和激情,產(chǎn)生厭煩心理。最后,財(cái)務(wù)共享中心的人員流動(dòng)比率較大,財(cái)務(wù)人員跳槽另謀出路的比比皆是。這樣容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理中斷或產(chǎn)生新的磨合期,如發(fā)票不能及時(shí)入賬或新人需要重新熟悉業(yè)務(wù)等,影響企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)穩(wěn)定。
(三)法律政策風(fēng)險(xiǎn)
首先,企業(yè)集團(tuán)在規(guī)模擴(kuò)張到一定階段后,其子(分)公司必然分布于全國(guó)各地,而各地的財(cái)務(wù)政策雖然在整體上沿行國(guó)家大的方針政策方向,但在實(shí)際規(guī)則和操作過程中卻千差萬別,存在地區(qū)政策差異。而共享中心的財(cái)務(wù)人員很可能因?yàn)閷?duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生所在地的財(cái)務(wù)政策認(rèn)識(shí)不夠,導(dǎo)致在財(cái)務(wù)處理過程中加劇了信息流通和處理的難度。其次,財(cái)務(wù)人員由于長(zhǎng)期居于共享服務(wù)中心所在地,缺乏前線業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也與各地地稅部門稽核人員缺乏溝通和聯(lián)系,容易在處理稅務(wù)問題上產(chǎn)生偏差,引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。
(四)信息安全風(fēng)險(xiǎn)
首先,大數(shù)據(jù)時(shí)代下,企業(yè)的數(shù)據(jù)信息量激增,信息訪問、交換、處理、分析的業(yè)務(wù)吞吐量較以往呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)。企業(yè)集團(tuán)建成財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心,將集團(tuán)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中處理,更是加劇了企業(yè)信息的傳輸與處理流量,這容易導(dǎo)致信息量過大引發(fā)信息通道的擁堵。同時(shí),也會(huì)由于信息量過大引發(fā)傳輸、處理的延遲。其次,由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨10萬TB級(jí)別數(shù)據(jù)的處理量,其數(shù)據(jù)過濾、篩選和分析功能將顯得更為重要。而目前信息數(shù)據(jù)過濾、篩選和分析仍處于半智能化狀態(tài),無法應(yīng)對(duì)復(fù)雜信息處理與交換需求。最后,信息時(shí)代由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性與不穩(wěn)定性,容易發(fā)生信息泄露和病毒入侵事件,一旦造成信息泄露或病毒入侵使得系統(tǒng)癱瘓,將對(duì)企業(yè)集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)管理造成不可估量的損失。
四、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的保障措施
(一)建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度,完善管理機(jī)制
首先,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和績(jī)效評(píng)價(jià)制度。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的投入、建設(shè)和運(yùn)營(yíng)是一項(xiàng)復(fù)雜、巨大的系統(tǒng)工程,需要企業(yè)集團(tuán)全體上下的通力配合和不菲的資源消耗,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)共享服務(wù)中心進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)和效益評(píng)估,科學(xué)決策。共享中心建成運(yùn)營(yíng)后,應(yīng)及時(shí)開展績(jī)效評(píng)價(jià),明確投資收益。其次,科學(xué)制定共享中心的管理制度,建立穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的保障機(jī)制。共享中心建成運(yùn)營(yíng)后,由于涉及中心人員與前端業(yè)務(wù)人員之間的權(quán)責(zé)及業(yè)務(wù)往來,往往存在利益糾葛及推諉現(xiàn)象。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方關(guān)系,科學(xué)制定管理制度,明確業(yè)務(wù)前端與中心之間的業(yè)務(wù)處理流程、權(quán)責(zé)關(guān)系,如會(huì)計(jì)憑證影像處理的要求、責(zé)任人等。最后,應(yīng)加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系溝通。暢通溝通渠道,加強(qiáng)業(yè)務(wù)前端與中心人員之間的聯(lián)系,減少溝通不暢引起的業(yè)務(wù)故障。
(二)推進(jìn)使命文化建設(shè),加強(qiáng)人員管理
首先,企業(yè)應(yīng)定期組織中心人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容包括中心流程規(guī)范及前端業(yè)務(wù)介紹,邀請(qǐng)中心專家及地方業(yè)務(wù)主管前來講課,在提高中心人員規(guī)范操作意識(shí)的同時(shí),加強(qiáng)其對(duì)前端業(yè)務(wù)的熟悉和認(rèn)識(shí)。其次,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)積極推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè),加強(qiáng)中心人員的使命感和光榮感。中心管理人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注工作人員的思想動(dòng)態(tài),定期組織開展文化教育和活動(dòng),在流程化管理之中融入人性化的思想,減少員工的挫折感和迷茫感。最后,應(yīng)完善中心人員的績(jī)效考核制度,健全目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)崗位特點(diǎn)設(shè)置合理的目標(biāo)任務(wù),并制定詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)措施,通過物質(zhì)刺激和精神獎(jiǎng)勵(lì)等多途徑提高中心人員的積極性。
(三)強(qiáng)化流程標(biāo)準(zhǔn)管理,優(yōu)化ERP系統(tǒng)
首先,在現(xiàn)有會(huì)計(jì)政策和制度的基礎(chǔ)上,建立集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一的會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)工作認(rèn)真調(diào)研的基礎(chǔ)上,按照方便、快捷、準(zhǔn)確、全面的原則設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口,規(guī)范會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息傳遞。其次,共享中心聯(lián)合其他業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化的改進(jìn)和完善。共享中心是需要不斷優(yōu)化和更新的系統(tǒng),尤其是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程,需要集團(tuán)內(nèi)部各部門尤其是前端業(yè)務(wù)部門的配合。共享中心應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門依據(jù)實(shí)際擬定標(biāo)準(zhǔn)化流程,再依據(jù)實(shí)際部署實(shí)施。最后,加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)覆蓋地法律法規(guī)的遵守。共享中心必須認(rèn)真研究業(yè)務(wù)覆蓋地的法律法規(guī),在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)應(yīng)注意各地法律的差異,及時(shí)與前端業(yè)務(wù)部門及地方稅務(wù)部門溝通聯(lián)系,將業(yè)務(wù)憑證保存?zhèn)洳椤?/p>
(四)提高信息處理能力,防范信息風(fēng)險(xiǎn)
首先,加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè),提高系統(tǒng)的處理能力。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)加大對(duì)財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)的投入和建設(shè)力度,加強(qiáng)巡檢和維護(hù),定期進(jìn)行更新和完善。合理配置科技資源,構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的信息系統(tǒng)。其次,創(chuàng)新數(shù)據(jù)挖掘方式,構(gòu)建智能化共享中心。大數(shù)據(jù)時(shí)代的共享中心,數(shù)據(jù)挖掘處理能力是關(guān)鍵。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)積極引入先進(jìn)的數(shù)據(jù)過濾、挖掘分析技術(shù),建設(shè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),按照業(yè)務(wù)需求應(yīng)用數(shù)據(jù)分析技術(shù),實(shí)現(xiàn)共享中心的智能化管理。最后,加強(qiáng)信息安全管理,建立風(fēng)險(xiǎn)防范體系。按照數(shù)據(jù)傳遞原則進(jìn)行歸口負(fù)責(zé)管理,明確安全責(zé)任人。同時(shí),積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防御體系,應(yīng)用數(shù)字簽名認(rèn)證等安全技術(shù)。積極建立備用系統(tǒng)和應(yīng)急預(yù)案,定期做好數(shù)據(jù)備份和管理,防范網(wǎng)絡(luò)災(zāi)害。
五、結(jié)論
大數(shù)據(jù)時(shí)代,財(cái)務(wù)共享對(duì)于企業(yè)集團(tuán)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展顯得更為迫切和必要。然而,財(cái)務(wù)共享的實(shí)施過程并非一帆風(fēng)順,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)抱有客觀心態(tài),內(nèi)外并舉、上下齊心,理順利弊,審慎緩步推進(jìn)共享中心建設(shè),確保共享中心運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定有效,實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)初衷。
作者單位:
一、XBRL簡(jiǎn)介
可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言,簡(jiǎn)稱XBRL(ExtensibleBusinessReportingLanguage),是一種編制、公司財(cái)務(wù)報(bào)告和其他信息的標(biāo)準(zhǔn)化方法。實(shí)際上XBRL是一種平臺(tái)式的數(shù)據(jù)描述語(yǔ)言,他通過一種編譯來達(dá)到財(cái)務(wù)信息交流的目的,其實(shí)質(zhì)是會(huì)計(jì)信息的一種讀取方式。XBRL被廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等方面,是現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息管理的重要方法。
二、XBRL在會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化中的應(yīng)用
XBRL是會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的重要推動(dòng)力和催化劑。由于XBRL的介入,會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的步伐進(jìn)一步加快,財(cái)務(wù)信息處理的速度和效率、質(zhì)量都得到迅速的提高。
1、XBRL推動(dòng)了內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化中的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)化指的是組織通過制定財(cái)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度以及防控方法及流程,防止和減少會(huì)計(jì)遺漏、營(yíng)私舞弊等帶來的財(cái)務(wù)失真,保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和資產(chǎn)的安全、準(zhǔn)確。XBRL利用自身的標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)勢(shì)驅(qū)使組織按照其標(biāo)準(zhǔn)模式進(jìn)行操作,使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息控制更加透明化,增加可控制性,減少因人為或主觀因素導(dǎo)致的財(cái)務(wù)信息失真,進(jìn)而控制財(cái)務(wù)信息的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的首要設(shè)計(jì)目標(biāo)就是內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)化,其意義在于只有內(nèi)部形成統(tǒng)一的控制標(biāo)準(zhǔn)才能真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的可對(duì)比性和對(duì)查閱性。XBRL利用標(biāo)準(zhǔn)化的控制體系要求組織按照其標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行財(cái)務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一控制,這在一定程度上來說使得組織內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)化得以實(shí)現(xiàn)。組織實(shí)施XBRL在無形中推動(dòng)了會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。
2、XBRL推動(dòng)了會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化。XBRL是一個(gè)完整的體系,它按照標(biāo)準(zhǔn)的流程來處理問題和實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的交換。而在會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化過程中,核心實(shí)現(xiàn)的是會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著組織的不斷擴(kuò)大和會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的不斷加深,會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化逐步被提到議事日程上來,如何利用信息化手段實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化,有效防范會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)成為一個(gè)重要的課題。XBRL在實(shí)施過程中利用自身標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)勢(shì),為會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化提供了便利。
首先,會(huì)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化和財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化需要完整的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)交換作為支撐,XBRL作為一種基于信息化條件下實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)交換及解析工具,具備了提供這種支撐的條件。會(huì)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化其實(shí)是會(huì)計(jì)流程再造的一種形式,其本質(zhì)在于在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)流程的合理化和嚴(yán)謹(jǐn)化,規(guī)避會(huì)計(jì)流程風(fēng)險(xiǎn);財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化是在原有的帳務(wù)處理以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息交換基礎(chǔ)上,轉(zhuǎn)變非結(jié)構(gòu)化財(cái)務(wù)信息的處理方式,逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。XBRL利用自身規(guī)則要求會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理必須按照固定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,這就在根本上約束了會(huì)計(jì)流程和財(cái)務(wù)信息處理的隨意性。
其次,財(cái)務(wù)信息處理日益紛繁復(fù)雜,傳統(tǒng)的信息處理方式已經(jīng)無法滿足各部門對(duì)于財(cái)務(wù)信息的需求。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息處理難以實(shí)現(xiàn)共享,其他部門要使用還需要專門人員進(jìn)行翻譯。這就消耗了大量的人力和物力,并且在翻譯的過程中由于種種原因不免產(chǎn)生誤差和錯(cuò)誤,這就造成了財(cái)務(wù)信息的失真。另外,財(cái)務(wù)信息在處理過程中,由于審批、傳遞環(huán)節(jié)往往需要經(jīng)過不同的部門,各部門難以了解財(cái)務(wù)信息的真實(shí)意義,導(dǎo)致審批失效,達(dá)不到預(yù)期效果。因此,XBRL在財(cái)務(wù)信息處理過程中的應(yīng)用也就顯現(xiàn)的更加必要。將XBRL應(yīng)用于財(cái)務(wù)信息處理可以規(guī)范化各類財(cái)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)信息,使各部門實(shí)現(xiàn)共享,有效避免在審批和傳遞環(huán)節(jié)出現(xiàn)的失真和脫節(jié)現(xiàn)場(chǎng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的可重復(fù)利用性。
第三,非結(jié)構(gòu)性財(cái)務(wù)信息的處理日益成為會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的一大障礙,消除這一障礙將有效促進(jìn)財(cái)務(wù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化。合理利用XBRL,建立一整套的財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn),利用標(biāo)準(zhǔn)化的處理方式來解決非結(jié)構(gòu)性財(cái)務(wù)信息處理問題,將有利于非結(jié)構(gòu)化財(cái)務(wù)信息處理的結(jié)構(gòu)化處理,從而掃除財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程上的一大障礙,保障其順利推進(jìn)。
第四.財(cái)務(wù)信息處理注重提高財(cái)務(wù)信息,尤其是會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,而這一質(zhì)量的提高需要依靠信息化的現(xiàn)代信息技術(shù)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量往往通過投入大量人員進(jìn)行反復(fù)核算來實(shí)現(xiàn),不僅浪費(fèi)大量人力,還有可能造成會(huì)計(jì)信息的失真。XBRL作為信息交流的平臺(tái)類語(yǔ)言,其可以使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來約束會(huì)計(jì)行為,從根本上杜絕會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的失真。
3、XBRL促進(jìn)財(cái)務(wù)信息分類匯總的標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)信息紛繁復(fù)雜,尤其是在現(xiàn)代商業(yè)模式和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平下,財(cái)務(wù)信息的收集、整理和分析顯得更加重要。財(cái)務(wù)信息的分類匯總使得財(cái)務(wù)信息應(yīng)用更加方便,傳統(tǒng)的匯總手段多采用紙質(zhì)的檔案形式,在現(xiàn)代信息條件下,網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)成為主流,新的財(cái)務(wù)信息分類匯總方式要求新的標(biāo)準(zhǔn)化流程來操作。XBRL在操作過程中要求財(cái)務(wù)信息分類匯總標(biāo)準(zhǔn)化的出現(xiàn),這在一定程度上促進(jìn)了其標(biāo)準(zhǔn)化的過程。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為基礎(chǔ),把集團(tuán)內(nèi)部數(shù)量多,會(huì)計(jì)核算重復(fù)的作業(yè)都集中到財(cái)務(wù)共享中心這個(gè)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)高層次的財(cái)務(wù)管理模式,最終為客戶提供低成本、高效率、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)。其優(yōu)勢(shì)主要有以下幾個(gè)方面:
1.提高財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將集團(tuán)內(nèi)部服務(wù)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化,為各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和管理提供了平臺(tái),將各個(gè)單位的后臺(tái)功能集中在一起,各單位不同領(lǐng)域的專業(yè)人士可以相互交流,從而使集團(tuán)內(nèi)復(fù)雜的工作變得標(biāo)準(zhǔn)而又簡(jiǎn)便,分工更加細(xì)致。在這種模式下,信息資源集中調(diào)度和共享,既控制了風(fēng)險(xiǎn),又提高了工作的效率和質(zhì)量。集團(tuán)公司各分子公司財(cái)務(wù)人員也可以讓原來繁忙的工作變的得心應(yīng)手,同時(shí)集團(tuán)公司也能得到準(zhǔn)確可信賴實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
2.降低成本,提高經(jīng)濟(jì)效益
成本的不斷降低是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的重要驅(qū)動(dòng)因素。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是以計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的,隨著業(yè)務(wù)量的不斷增長(zhǎng),在不增加工作人員的情況下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成本降低的優(yōu)勢(shì)會(huì)進(jìn)一步的凸顯。原來集團(tuán)下屬分子公司需要多人完成的業(yè)務(wù),在共享服務(wù)中心模式下只需少量人員完成,大大降低人工成本。另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)操作人員的要求相對(duì)較低,也使得薪酬成本大量減少,進(jìn)而提高了經(jīng)濟(jì)效益。
3.增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力
有了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式后,企業(yè)在開拓新領(lǐng)域時(shí)解除了后顧之憂。在新模式下,財(cái)務(wù)人員的角色也得到了極大的改變,由原來的繁忙的財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟臎Q策支持,更加突出了財(cái)務(wù)人員的貢獻(xiàn)和價(jià)值。另外,新模式下集團(tuán)公司有了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)口徑,獲取的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量高,真實(shí)性強(qiáng),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域發(fā)揮著前所未有的功能,增強(qiáng)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
二、企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的主要問題
1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)職能得不到有效發(fā)揮
首先,對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心職能的界定不清晰,導(dǎo)致其職能混亂,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心名稱帶有“服務(wù)”二字,應(yīng)該發(fā)揮服務(wù)職能,服務(wù)于業(yè)務(wù),從屬于服務(wù)部門,但很多下屬的分子公司看來財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是管理部門,有些公司的財(cái)務(wù)部門和共享服務(wù)中心合署辦公,更會(huì)讓人理解成服務(wù)中心就是管理部門。這種理解使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自身職能的界定也存在問題,有無所適從的感覺,子分公司對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理和服務(wù)存在較大的爭(zhēng)議。另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是以企業(yè)信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的,需要企業(yè)信息部門的大力配合,有些共性的工作很難分清該由信息部門來做還是服務(wù)中心來做,部門與部門之間有壁壘,協(xié)調(diào)出現(xiàn)問題。
2.組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程不合理
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建時(shí)需要對(duì)企業(yè)的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造,但由于不同企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和組織框架不盡相同,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式,都是要不斷探索和磨合,即便是起初設(shè)置的較為合理,也會(huì)隨著戰(zhàn)略目標(biāo),新業(yè)務(wù)的開展而有所變化。當(dāng)前,我國(guó)很多企業(yè)在組織架構(gòu)和規(guī)章制度上執(zhí)行不嚴(yán),職能和流程存在部分重復(fù),標(biāo)準(zhǔn)化程度不高,部門之間協(xié)調(diào)和共享機(jī)制不健全,這些都會(huì)影響到財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建。還有一些企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)過程中對(duì)業(yè)務(wù)和流程的管理缺乏正確的認(rèn)識(shí),流程管理人員和基層業(yè)務(wù)人員溝通不充分,基層人員無法有效參與到方案優(yōu)化,流程管理人員單打獨(dú)斗,大大影響了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作用的發(fā)揮。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)人員管理和培養(yǎng)不力
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建的過程和運(yùn)營(yíng)過程中,相關(guān)人員的素質(zhì)和人員管理始終是重要課題。由于涉及范圍廣,特別是有些財(cái)務(wù)人員的切身利益會(huì)受到影響,在構(gòu)建和運(yùn)營(yíng)中又遇到一些阻力。困難一般表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化,所需要的崗位減少,很多人員面臨著部門分流和安置問題,觸動(dòng)了部分人員的利益,造成變革的阻力。二是在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心基層崗位的人員,由于流程化,標(biāo)準(zhǔn)化的長(zhǎng)期機(jī)械的工作,會(huì)使其擔(dān)心業(yè)務(wù)能力的退化,晉升通道的不順暢,基層工作待遇不高等導(dǎo)致工作積極性不高,甚至跳槽現(xiàn)象發(fā)生,造成基層工作人員的不穩(wěn)定。
三、企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的策略
1.領(lǐng)導(dǎo)積極參與,營(yíng)造共享服務(wù)文化
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建涉及到不同部門和組織,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作,需要改變?cè)械牧鞒?、組織框架、組織人員的變動(dòng),組織的變革都會(huì)影響到不同部門的利益,因此,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)要得到公司管理層的支持,管理層的支持和推動(dòng)是順利進(jìn)行構(gòu)建的基本保證。首先要加大宣傳的力度,讓財(cái)務(wù)人員和員工都認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)和對(duì)企業(yè)價(jià)值的積極影響,消除部門員工的質(zhì)疑,可以帶部分員工到其他企業(yè)實(shí)地考察成熟企業(yè)的做法,真正了解財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用。其次,營(yíng)造共享服務(wù)文化,將其作為企業(yè)文化的重要組成部門來建設(shè),由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建和運(yùn)用耗時(shí)長(zhǎng),投入多,不形成強(qiáng)有力的文化很難順利推進(jìn)。再次建立激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮員工的積極性和主動(dòng)性,鼓勵(lì)員工參與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)中,對(duì)有貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表彰,使員工在變革中得到實(shí)惠。
2.加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn),提高專業(yè)勝任能力
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建初期以及后續(xù)的運(yùn)營(yíng)中,專業(yè)人才始終是關(guān)鍵因素。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心涉及到大數(shù)據(jù),信息化等高新技術(shù),對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求,要系統(tǒng)的掌握財(cái)務(wù)管理,信息系統(tǒng)等專業(yè)知識(shí),還需要溝通協(xié)調(diào),邏輯分析,項(xiàng)目管理等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在人才的招聘和培訓(xùn)上,可以從以下方面入手:一是,在選聘核心成員時(shí)堅(jiān)持內(nèi)部人員、同行業(yè)人員優(yōu)先,外部適當(dāng)?shù)脑瓌t,綜合考慮專業(yè)知識(shí),實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),溝通能力等因素。二是制定長(zhǎng)期的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃,形成培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制,讓既懂財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程,又懂信息系統(tǒng)的人員參與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,并不斷加強(qiáng)這類人員培養(yǎng)。
3.規(guī)范制度流程,建立組織保障體系
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不僅涉及到財(cái)務(wù)部門的整合,也涉及其他部門和職能的重組和整合,是將原來相對(duì)孤立,分散在不同層級(jí)的組織和職能再造成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中處理,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告,統(tǒng)一口徑進(jìn)行業(yè)績(jī)管理和評(píng)價(jià),統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)戰(zhàn)略等。由于涉及不同的組織和部門,因此,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)要制定規(guī)范統(tǒng)一的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度,建立相關(guān)的組織保障部門,保證相關(guān)組織和部門的實(shí)際工作符合政策和制度要求,同時(shí)根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化和管理的需要對(duì)制度流程持續(xù)的改進(jìn)和完善。從根本上說,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的過程就是財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化和再造的過程,在建成運(yùn)行后也要持續(xù)的改善優(yōu)化,使之真正實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定高效地運(yùn)行。
4.優(yōu)化信息化平臺(tái),進(jìn)一步提升信息化水平
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心必須依靠強(qiáng)大的信息技術(shù)為支撐。當(dāng)前,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的出現(xiàn)給企業(yè)的信息化水平提出了更高的要求。信息化建設(shè)不僅是財(cái)務(wù)管理的基本要求,也是企業(yè)未來發(fā)展的重要保障。當(dāng)前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息化建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步的推進(jìn):一是更好的解決集團(tuán)公司與分子公司信息不對(duì)稱的問題,可以加大綜合管理門戶共享平臺(tái)建設(shè)。將財(cái)務(wù)人員使用頻率較多的系統(tǒng)集成在綜合管理門口上,實(shí)現(xiàn)登錄一次就可以訪問相關(guān)的系統(tǒng)。二是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)一步與共享服務(wù)系統(tǒng)整合,可采用當(dāng)前較為先進(jìn)的XBRL方式,基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與最大化利用。企業(yè)還可以將現(xiàn)有的軟件進(jìn)一步的升級(jí)和改造,開發(fā)通用的數(shù)據(jù)接口,減少信息的轉(zhuǎn)換和丟失,讓信息在不同部門交互使用時(shí)沒有障礙。
四、結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是當(dāng)前集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的新模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能加強(qiáng)與分子公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系,有效的降低管理成本,提高集團(tuán)公司的整體效率,使得集團(tuán)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化、專業(yè)化程度提升,能夠有效的防控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而推動(dòng)整體業(yè)務(wù)的發(fā)展,其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)日益顯現(xiàn),因此,受到了越來越多的公司的青睞。但集團(tuán)公司也不能生搬硬套,要根據(jù)自身的實(shí)際情況,因地制宜,探索建立適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理體制的財(cái)務(wù)管理新模式,促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。
作者:劉霞 單位:山東省金融資產(chǎn)管理股份有限公司
參考文獻(xiàn):
但是做到這一點(diǎn)似乎很難。伴隨公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大,財(cái)務(wù)的核心作用日益凸顯,但是如何發(fā)揮應(yīng)有的作用,同時(shí)得到應(yīng)有的重視,這在很多公司中仍處于探討之中。值得慶幸的是,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種財(cái)務(wù)管理模式的出現(xiàn),讓財(cái)務(wù)人員上述期許的達(dá)成成為一種可能。
集團(tuán)公司的四大難題
分公司之于集團(tuán)公司就像在外打仗的士兵之于在北京總部指揮的將軍,只傳遞信息這一點(diǎn)而言,就有傳遞成本高、速度遲緩、很多將士求助援兵或者總部的命令不能及時(shí)傳達(dá)等問題,從而導(dǎo)致管理難以統(tǒng)一、集團(tuán)知情權(quán)受到挑戰(zhàn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不斷增加,財(cái)務(wù)處理效率十分低下。
具體來說,如果每個(gè)分子公司都需要設(shè)立財(cái)務(wù)部、人力資源部等職能機(jī)構(gòu),公司的成本將居高不下,這必然對(duì)公司的發(fā)展造成影響;不同地區(qū)分子公司的財(cái)務(wù)管理、人力資源管理,資源配置等都各自為政,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行協(xié)調(diào),企業(yè)集團(tuán)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管控,難以做大做強(qiáng),難以實(shí)現(xiàn)擴(kuò)張;處在不同地域的分子公司財(cái)務(wù)、績(jī)效如果得不到正確反應(yīng),股東就無法預(yù)測(cè)投資結(jié)果,就不愿意盲目投資,會(huì)使企業(yè)的擴(kuò)張受阻;一個(gè)分子公司出現(xiàn)問題,可能牽涉到其他分子公司的連鎖反應(yīng),集團(tuán)的發(fā)展擴(kuò)張將受到制約。
如何在跨區(qū)域跨行業(yè)范圍內(nèi)獲得長(zhǎng)期的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)?集團(tuán)需要不斷探索新的管理模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn)稱“FSSC”)作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式應(yīng)運(yùn)而生。FSSC可保障企業(yè)在全球范圍內(nèi)充分運(yùn)用各種能力,使整個(gè)集團(tuán)的運(yùn)作能力比各分散部門獨(dú)立運(yùn)作更加有效。
FSSC是如何運(yùn)行的
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是管理模式的創(chuàng)新,它通過將企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)或法人的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程再造,由一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的單位統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行處理,達(dá)到降低成本、提升效率、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、提高客戶滿意度的目的。
通俗而言,對(duì)使用服務(wù)的人來說,財(cái)務(wù)共享就如同一間自助餐廳,種類豐富的美食按標(biāo)準(zhǔn)做好并分區(qū)擺放好,客人只要根據(jù)自己的需要選擇合適的品種及份量就可以搭配成一份可口的套餐。而在提供服務(wù)的人眼里,財(cái)務(wù)共享服務(wù)即是以財(cái)務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)為原料,按標(biāo)準(zhǔn)化的流程和方法進(jìn)行加工,向客戶提供點(diǎn)選的財(cái)務(wù)服務(wù)所形成的最終產(chǎn)品。
無可置疑的是,共享服務(wù)顛覆了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的工作方式,建立了類似流水線的運(yùn)作模式,借助精細(xì)化的專業(yè)分工、標(biāo)準(zhǔn)化的流程和發(fā)達(dá)的信息技術(shù),以“服務(wù)”為定位從事財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。服務(wù)的客戶越多,顯現(xiàn)出來的規(guī)模優(yōu)勢(shì)就越為明顯,共享服務(wù)也就越有生命力。作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式,F(xiàn)SSC是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用,其目的在于通過一種有效的運(yùn)作模式來解決大型集團(tuán)公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下的弊端。
FSSC能給企業(yè)帶來什么
FSSC不僅能夠降低集團(tuán)財(cái)務(wù)的運(yùn)作成本、提高財(cái)務(wù)管理的水平與效率、提高集團(tuán)整合能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力、向外界提供商業(yè)化的服務(wù),而且最重要的是能夠徹底轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員的角色。
其實(shí),每一個(gè)從事財(cái)務(wù)的人都希望在企業(yè)的工作過程中能夠從幕后走到臺(tái)前,能夠從一個(gè)相對(duì)封閉的工作中走出來,與企業(yè)的每個(gè)部門進(jìn)行有效溝通,作為信息傳遞中樞,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和決策發(fā)揮更大的價(jià)值,為自己的工作增色不少,而不是簡(jiǎn)單地做原始憑證和編制財(cái)務(wù)報(bào)告。
FSSC恰恰能夠幫助財(cái)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)完美轉(zhuǎn)身,從根本上改變財(cái)務(wù)人員在一個(gè)企業(yè)中的角色,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的核心地位,從枯燥神秘的財(cái)務(wù)部門走出來,真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員從會(huì)計(jì)總管到業(yè)務(wù)伙伴,再到戰(zhàn)略伙伴的進(jìn)階。
中興通訊的財(cái)務(wù)已實(shí)現(xiàn)“解放”。中興通訊的財(cái)務(wù)副總裁陳虎介紹說,中興通訊將財(cái)務(wù)分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的部分都集中到公司在全球的四個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行處理,而在中興其他的分子公司里,已經(jīng)沒有傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員,有的只是戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)專家,這些人做的工作看來與財(cái)務(wù)毫無關(guān)系,既不算賬記賬,也不制作報(bào)表。但是他們善于提取和利用核心的財(cái)務(wù)信息,為公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的支持。
在北京,中國(guó)聯(lián)通執(zhí)行董事、CFO李福申正帶領(lǐng)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)ERP共享財(cái)務(wù)。中國(guó)聯(lián)通集團(tuán)財(cái)務(wù)部孟欣處長(zhǎng)指出,“ERP+共享”,這是聯(lián)通對(duì)共享服務(wù)中心(SSC)的新探索,聯(lián)通稱之為“大ERP”。
企業(yè)如何建設(shè)FSSC
作為一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,共享服務(wù)的本質(zhì)是由信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動(dòng)的運(yùn)營(yíng)管理模式的變革與創(chuàng)新。在財(cái)務(wù)領(lǐng)域,它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、ERP系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算方法、操作流程等來實(shí)現(xiàn)的。建立共享服務(wù)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn),任何新生事物都面臨巨大的挑戰(zhàn),財(cái)務(wù)共享服務(wù)也不例外。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建設(shè)時(shí)主要分為四個(gè)階段,規(guī)劃發(fā)展期、組建期、安定期和更新成長(zhǎng)期,其中每個(gè)階段的時(shí)間長(zhǎng)短不同,側(cè)重點(diǎn)也有所不同,具體見圖2。
我們聽到過很多關(guān)于“云”的名稱,云計(jì)算、iCloud、云應(yīng)用、云平臺(tái)、云服務(wù),與此同時(shí)在移動(dòng)互聯(lián)和云計(jì)算背景下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的下一步發(fā)展趨勢(shì)將走向云端,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地任意接入,稱之為“財(cái)務(wù)云”。
財(cái)務(wù)云服務(wù)實(shí)質(zhì)上是財(cái)務(wù)外包。在未來,財(cái)務(wù)云會(huì)有信息系統(tǒng)的支撐、會(huì)有流程的支撐,把財(cái)務(wù)外包的業(yè)務(wù)帶向新的高度,從而形成財(cái)務(wù)云。
財(cái)務(wù)外包是一個(gè)趨勢(shì)。但要有兩個(gè)條件:第一,中國(guó)企業(yè)要逐漸接受這個(gè)理念;第二,需要有一批中國(guó)的供應(yīng)商,能夠以低成本、高效率的方式提供服務(wù)。
無論是企業(yè)自己做還是外包給別人,財(cái)務(wù)共享中心都將是財(cái)務(wù)領(lǐng)域發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)。在中國(guó)符合如下特點(diǎn)的企業(yè)比較適合建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心:
1、企業(yè)達(dá)到一定的規(guī)模,分支機(jī)構(gòu)眾多;
2、企業(yè)經(jīng)營(yíng)相對(duì)單一,諸如連鎖經(jīng)營(yíng)類企業(yè)、主業(yè)集中類企業(yè)等;
3、每個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)事務(wù)能夠按統(tǒng)一的規(guī)則和流程處理,可復(fù)制亦可批量處理;
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榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
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