檔案智慧管理精選(九篇)

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第1篇：檔案智慧管理范文

關(guān)鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。

一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出

（一）國內(nèi)外相關(guān)研究

社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達國家的政府部門、檔案管理機構(gòu)紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負責(zé)的英國政府網(wǎng)絡(luò)存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機構(gòu)合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務(wù)信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。

與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構(gòu)提供了具有參考價值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務(wù)新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進行了思考，并指出了當(dāng)前我國政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略。在實踐領(lǐng)域，國內(nèi)相關(guān)的實踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實踐發(fā)展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構(gòu)集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構(gòu)在履行行政活動或處理事務(wù)過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。

（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合

政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構(gòu)的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構(gòu)，需要多機構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、記憶機構(gòu)共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。

綜上，我們應(yīng)借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。

二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析

（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體

如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構(gòu)和檔案部門三個實施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機構(gòu)通過分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險，使效益最大化。

1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標(biāo)識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。

2.政府機構(gòu)。政府機構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機構(gòu)，擁有對文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進行管理與控制。同時由于政府機構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負責(zé)社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機構(gòu)對政府社交媒體文件的管理。

3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。

（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程

政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性?？紤]到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。

1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強等特點導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具進行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應(yīng)通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過程、形成背景等信息進行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。

3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構(gòu)的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機構(gòu)共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。

（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略

1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構(gòu)積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負責(zé)機構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]

2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術(shù)創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。

3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。

*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。

注釋及參考文獻：

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[5]黃霄羽，錢紅梅.你的網(wǎng)上記憶安全嗎――社交媒體文件權(quán)屬問題的思考[J].中國檔案，2014（4）：68-69.

[6][8]趙躍.挑戰(zhàn)與應(yīng)對：我國政務(wù)新媒體文件歸檔若干問題思考[J].檔案學(xué)通訊，2016（3）：80-86.

[7]劉海鑫，劉人境.集體智慧的內(nèi)涵及研究綜述[J].管理學(xué)報，2013（2）：305-312.

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[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

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第2篇：檔案智慧管理范文

（一）文書檔案

⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀(jì)要、報表、計劃、總結(jié)等），具有保存價值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。

（二）工程建設(shè)檔案

⒈工程建設(shè)過程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設(shè)檔案。

⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。

⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實施的工程建設(shè)項目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財務(wù)檔案

⒈財務(wù)部在日常工作中形成的財務(wù)資料（如憑證、帳簿、報表、合同協(xié)議等），具有保存價值的，均屬財務(wù)檔案。

⒉財務(wù)部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴(yán)守機密，愛護檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強對永久、長期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

⒉庫房內(nèi)箱柜排列要科學(xué)有序，避免陽光直射。

第3篇：檔案智慧管理范文

一、關(guān)于民政社會救助檔案的概念及特點

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質(zhì)幫助和服務(wù)。社會救助以居民最低生活保障為基本內(nèi)容，并根據(jù)實際情況實施專項救助(含醫(yī)療、教育、司法、住房救助)、自然災(zāi)害救助(含受災(zāi)人員應(yīng)急生活救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業(yè)務(wù)主管部門為民政部，財政、教育、衛(wèi)生、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)等部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理相應(yīng)的社會救助工作?？h級以上地方各級人民政府有關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理本行政區(qū)域的社會救助工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處負責(zé)社會救助的申請、調(diào)查和審核等工作；居(村)委會受委托，協(xié)助做好社會救助的申請、調(diào)查和審核工作，以及救助金發(fā)放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業(yè)檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業(yè)檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫(yī)療救助、貧困孤殘人員供養(yǎng)救助、特殊困難人員臨時救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助及災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構(gòu)和救助管理機構(gòu))在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質(zhì)，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉(xiāng)居民最低生活保障、農(nóng)村五保供養(yǎng)、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎(chǔ)性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎(chǔ)信息，是各項救助工作延續(xù)的基礎(chǔ)和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業(yè)檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受國家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。省級民政廳(局)和檔案局負責(zé)本行政區(qū)域社會救助檔案工作的指導(dǎo)，結(jié)合本地區(qū)的實際，共同制定相應(yīng)的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和救助站應(yīng)有專(兼)職人員負責(zé)救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業(yè)檔案，其管理無法可依，必須加強調(diào)研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規(guī)定，規(guī)范救助檔案的管理。

分類管理。農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助檔案、臨時生活救助檔案、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準(zhǔn)后救助金的一次性發(fā)放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規(guī)定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)單獨搞一個管理規(guī)定；最低生活保障檔案管理比較復(fù)雜，它是一個動態(tài)管理的過程，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合《關(guān)于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據(jù)救助工作的有關(guān)規(guī)定，各級民政部門和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站的救助工作職責(zé)范圍不同，形成與其職能相關(guān)的救助檔案也有區(qū)別。省市級民政部門負責(zé)制定救助檔案管理的政策性文件和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站負責(zé)各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級機構(gòu)和救助站，雖然各單位的條件不同，但應(yīng)積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

根據(jù)救助管理機關(guān)和救助對象以及社會利用的實際需求，救助檔案應(yīng)當(dāng)短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。

第4篇：檔案智慧管理范文

【關(guān)鍵詞】城市管理 檔案管理 執(zhí)法

檔案部門對執(zhí)法管理事項的關(guān)注特點建立健全執(zhí)法，關(guān)系到對民眾法律保護、有效懲處事項的完善建立，所以檔案部門應(yīng)該將其管理事項進行有效捕捉與提升，進行檔案管理的重點提升就是對其建立有效的規(guī)章制度來進行約束，真正將檔案中的各項數(shù)據(jù)的建立與統(tǒng)計進行有效劃分，在保證不出現(xiàn)任何差錯的時候，能夠?qū)⑾到y(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)考量標(biāo)準(zhǔn)事項進行完善捕捉。檔案部門根據(jù)現(xiàn)有執(zhí)法狀況，在建立檔案管理制度的時候，將內(nèi)部的工作人員的管理技術(shù)事項進行關(guān)注，把握長期進行管理建設(shè)的時候遇到的困難，使管理人員在進行建設(shè)過程中能夠真正將數(shù)據(jù)的完善性與真實性能夠被重視起來。管理人員在不斷進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析過程中，能夠?qū)⒓毠?jié)事項進行關(guān)注，使執(zhí)法現(xiàn)狀調(diào)查能夠被關(guān)注起來，并且在統(tǒng)計建設(shè)過程中，能夠?qū)⑻厥鈭?zhí)法狀況進行有效研究，真正將特殊案例進行完善統(tǒng)計、比較，使存有嚴(yán)重問題的法律事項能夠得到有效重視。

一、執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容

執(zhí)法檔案工作時執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動的重要環(huán)節(jié)，執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來，其工作的主要內(nèi)容包括：收集。將分散形成的，但是價值和保存度高的執(zhí)法文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、照片以及相對人違法事實等各種形式載體的文件材料接收過來，以便整理。整理。將收集的資料按照執(zhí)法檔案卷內(nèi)文字排列程序的要求進行分類，編制，方便查閱和利用。裝訂。將收集到的材料讓要求進行裝訂，保障檔案有序、整齊、大方。保管。采取有效的措施，將裝訂好的檔案存放于標(biāo)準(zhǔn)檔案箱內(nèi)，保護好執(zhí)法檔案的安全和完整。延長檔案的保管壽命。編目和檢查。根據(jù)歸檔時的情景進行整體和保管。按照規(guī)范編寫目錄。以變有關(guān)人員查找。利用。創(chuàng)造各種條件滿足各方面對執(zhí)法檔案利用的要求。積極最好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括各種查考工具，各種參考資料等能夠及時有效的提供執(zhí)法工作需要服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的目的。

二、如何有效的做好執(zhí)法檔案管理工作。

（一）提高素質(zhì)，是做好執(zhí)法檔案管理工作的有效途徑，檔案管理人員，對執(zhí)法檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的思想，熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的執(zhí)法檔案內(nèi)容，熟悉檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能不斷總結(jié)和分析執(zhí)法檔案利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規(guī)律。四是職業(yè)素質(zhì)，對執(zhí)法檔案的內(nèi)容要守口如瓶，嚴(yán)格遵守保密工作的有關(guān)規(guī)定，使檔案管理更好的服務(wù)于城管執(zhí)法的中心工作。在實際工作中，檔案管理人員要充分認識到自身工作的責(zé)任、價值和意義。檔案管理人員所肩負的責(zé)任往往具體體現(xiàn)在大量、繁瑣和枯燥的檔案業(yè)務(wù)工作中，不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟效益，因此要求檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，還要有默默奉獻的精神，甘當(dāng)無名英雄，在工作實踐中積極探索積累、豐富自己的專業(yè)知識，不斷提高自己的綜合素質(zhì)。

（二）制度落實，是做好執(zhí)法檔案管理工作的重要基礎(chǔ)建立健全城管執(zhí)法檔案管理的工作制度，對專（兼）職檔案員職責(zé)、檔案的查借閱、收集歸檔、鑒別整理、案件移送、保管保密、利用轉(zhuǎn)遞、銷毀等內(nèi)容和程序制定比較詳細的規(guī)定，配套建立保證這些制度實施的具體措施，是做好城管執(zhí)法檔案管理工作的基礎(chǔ)。建立獨立的檔案室，做好日常的防火、防盜、防蛀、防潮、防霉等工作，是執(zhí)法檔案管理工作的基本要求。但是在實際工作中，由于客觀原因一些部門雖然建立了檔案室和規(guī)章制度，但是還存在將其他材料與形成的檔案混放在同一櫥柜內(nèi)、并且調(diào)閱執(zhí)法案卷時未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意、無關(guān)人員隨意出入檔案室等違反制度的現(xiàn)象。因此，要進一步加強執(zhí)法檔案的科學(xué)管理，不斷完善并嚴(yán)格落實檔案管理工作的有關(guān)規(guī)章制度，有條件的部門要根據(jù)檔案工作和設(shè)備管理的需要，做到辦公室、閱檔室和庫房“三室分開”，進一步提高執(zhí)法檔案科學(xué)管理的工作水平。

（三）職責(zé)明確，是做好執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵所在。執(zhí)法檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護執(zhí)法檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。執(zhí)法檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

（四）歸檔完整，是做好執(zhí)法檔案管理工作的重點要求。做好城管執(zhí)法檔案材料的收集，確保執(zhí)法檔案材料齊全，是檔案管理工作中尤為重要的一個環(huán)節(jié)，也是反映執(zhí)法檔案管理工作成效的一個重要標(biāo)志。對重大案件等特殊性材料，必要時要采取協(xié)調(diào)見證人與詢問當(dāng)事人相結(jié)合的方法進行收集，以較好地解決執(zhí)法檔案缺少材料問題，確保檔案材料的完整齊全。

（五）嚴(yán)格手續(xù)，是做好執(zhí)法檔案管理工作的堅實保證。要把執(zhí)法檔案管理的重心放到制度落實上，檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，對一些行之有效的做法勇于堅持，如在執(zhí)法檔案的查閱中，做到“兩不查，兩不借”，即非正式執(zhí)法人員不查、無查閱審批表不查；非特殊情況不借、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借。對發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，及時查明原因，進行補救有效的保證了戶外廣告執(zhí)法檔案的安全、完整。

（六）開發(fā)利用，是做好執(zhí)法檔案管理工作的目的歸宿。在日常工作中，檔案材料要做到隨時使用、隨時維護，保證執(zhí)法檔案完整。在不違背保密制度的原則下，要積極為城管行政執(zhí)法工作提供重要的參考依據(jù)。在工作中要大力加強微機的應(yīng)用，認真抓好執(zhí)法信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)，并不斷改進開發(fā)利用的內(nèi)容和形式，對執(zhí)法檔案中管理相對人的基礎(chǔ)信息要建立文檔信息庫。

（七）加大投入，是做好=執(zhí)法檔案管理工作的有力保障。要高度重視和加強執(zhí)法檔案信息化建設(shè)工作，將執(zhí)法檔案納入單位檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)。檔案管理人員要充分考慮執(zhí)法檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，積極爭取單位的財力支持，配置掃描儀、開發(fā)檔案管理軟件等，解決好城管執(zhí)法檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

第5篇：檔案智慧管理范文

一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責(zé)

事業(yè)單位工程建設(shè)會計憑證檔案管理是服務(wù)于工程建設(shè)，確保工程建設(shè)能夠充分地按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致了事業(yè)單位工程建設(shè)會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業(yè)單位在工程建設(shè)會計檔案的管理上，應(yīng)該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該更為細致地劃分檔案管理的職責(zé)，并且出臺相關(guān)的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設(shè)會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責(zé)意識、崗位落實、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機地形成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結(jié)合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設(shè)會計檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設(shè)會計檔案管理成效。

二、信息時代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設(shè)會計憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設(shè)量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個方面都可以實現(xiàn)即時的服務(wù)，大大提高了工程建設(shè)會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個檔案管理人員應(yīng)該切實認識到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設(shè)與管理中。

第6篇：檔案智慧管理范文

[論文摘要]行賄犯罪檔案查詢機制是檢察機關(guān)在加強社會管理創(chuàng)新的形勢下，為有效預(yù)防賄賂犯罪，促進誠信建設(shè)的一項重大制度創(chuàng)新。但在實施過程中也面臨著信息錄入遲緩、信息屏蔽機制空白、查詢期間不明確、處置無剛性要求等困境，需要從完善信息錄入機制、立法明確查詢期間及剛性處置機制、建立檢商信息共享機制等方面來進一步完善行賄犯罪檔案查詢機制。

[論文關(guān)鍵詞]行賄犯罪 誠信建設(shè) 信息錄入 機制

行賄犯罪檔案查詢工作是檢察機關(guān)在加強社會管理創(chuàng)新的新形勢下，立足法律監(jiān)督職能，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和制度建設(shè)預(yù)防賄賂犯罪，促進誠信建設(shè)的重大制度創(chuàng)新；也是檢察機關(guān)聯(lián)合有關(guān)主管部門共同預(yù)防賄賂犯罪，促進守信和守法經(jīng)營、推動誠信建設(shè)的成功實踐。

一、某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢情況

（一）某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢發(fā)展歷程

《最高人民檢察院關(guān)于行賄犯罪檔案查詢工作規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）頒布實施后，某市檢察機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在自治區(qū)院的指導(dǎo)下，全市兩級院購買和安裝了新版行賄犯罪檔案查詢軟件，跟進全國聯(lián)網(wǎng)步伐，擴大了行賄犯罪檔案錄入的范圍和提供查詢服務(wù)的領(lǐng)域，促進該市的誠信體系建設(shè)，預(yù)防職務(wù)犯罪。

（二）某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢概況

某市檢察機關(guān)在當(dāng)?shù)厥形⑹姓С窒?，?010年3月開始面向社會全面受理行賄犯罪檔案查詢，查詢數(shù)量從無到有、從少到多，截止2012年7月份，共受理行賄犯罪檔案查詢14666次，其中有行賄犯罪記錄的申請主體2個，但至今未收到相關(guān)部門對有行賄犯罪記錄主體處置的情況反饋。

某市檢察機關(guān)通過這幾年的行賄犯罪檔案查詢工作實踐，充分體現(xiàn)了行賄犯罪檔案查詢機制對反腐倡廉、誠信體系建設(shè)的強大功效，但也發(fā)現(xiàn)了機制上的一些缺失，亟待完善。

二、行賄犯罪檔案查詢機制的功效

某市檢察機關(guān)自實施行賄犯罪檔案查詢機制以來，與該市國土資源局共同簽發(fā)了《某市國土資源招標(biāo)、拍賣、掛牌出讓活動實施行賄犯罪檔案查詢準(zhǔn)入制度的暫行規(guī)定》。此外，在當(dāng)?shù)厥形?、市政府的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持下，在全市轉(zhuǎn)發(fā)了該市人民檢察院關(guān)于《在全市政府投資工程建設(shè)領(lǐng)域推行行賄犯罪檔案查詢廉潔準(zhǔn)入制度》的規(guī)定。這些措施的實施，更好地發(fā)揮了行賄犯罪檔案查詢機制在源頭上防范職務(wù)犯罪、凈化市場環(huán)境、促進市場誠信體系建設(shè)的積極功效。

（一）懲戒與防范功效

有關(guān)（監(jiān)管）部門或業(yè)主單位根據(jù)檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)出具的查詢結(jié)果告知函來決定是否采取相當(dāng)于法律意義上的“資格刑”?！耙坏┯嘘P(guān)單位和個人被查出有不良記錄，將被給予取消投標(biāo)和中標(biāo)資格、甚至清出市場等嚴(yán)厲的處罰措施?！边@雖屬一種算“舊賬”的失信懲戒措施，卻能防止有行賄犯罪記錄的人混入投標(biāo)人和供應(yīng)商之中再行行賄犯罪行為，消除行賄隱患。

（二）震懾和規(guī)制功效

通過對有行賄犯罪記錄的市場經(jīng)濟主體進行懲戒，使其比無行賄犯罪記錄的市場經(jīng)濟主體更難、參加到相同的市場經(jīng)濟活動中，以此告誡行賄潛在者，從而規(guī)制了他們的行為，使其不敢、不愿實施行賄犯罪行為。

（三）擔(dān)當(dāng)與服務(wù)功效

基于辦案形成的信息資源優(yōu)勢，檢察機關(guān)將立案查辦且已生效裁判的行賄犯罪案件存建于全國統(tǒng)一的行賄犯罪信息系統(tǒng)，并向申請主體提供查詢和告知其有無行賄犯罪記錄的服務(wù)，以此引導(dǎo)市場經(jīng)濟活動主體的經(jīng)濟活動，使有行賄犯罪記錄主體受到必要的懲戒，無行賄犯罪記錄主體能順利從事經(jīng)濟活動。一定程度上減少和避免了賄賂犯罪向社會各個層面滲透、在潛移默化之中培育經(jīng)營者抵制行賄的理念和守法意識，促進國家誠信建設(shè)。

三、行賄犯罪檔案查詢機制困境

（一）行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)信息錄入機制不完善

首先，系統(tǒng)信息更新遲緩。從某市系統(tǒng)信息錄入情況來看，主要表現(xiàn)在：一是行賄犯罪信息必須到判決生效后才可錄入，且由非直接查辦案件的預(yù)防部門負責(zé)，影響錄入及時性。二是有些案件的偵查與起訴不是同一個檢察院，由哪個檢察院負責(zé)錄入無明確的規(guī)定，導(dǎo)致某些行賄犯罪信息漏錄或者重復(fù)錄入，影響錄入的準(zhǔn)確性和完整性。

其次，系統(tǒng)信息屏蔽機制空白。目前的規(guī)定性文件只規(guī)定檢察機關(guān)行賄犯罪檔案錄入的范圍及內(nèi)容，沒有對已錄入信息的對外提供期限進行規(guī)定。這導(dǎo)致某市檢察機關(guān)行賄犯罪信息一經(jīng)錄入將被永久對外提供，一定程度上侵犯了改過自新者重新進行正當(dāng)經(jīng)營的權(quán)利，不符合我國刑事寬嚴(yán)相濟政策的要求。

（二）行賄犯罪檔案查詢程序繁瑣

根據(jù)行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)設(shè)計，若需查詢一個社會經(jīng)濟活動主體，需要進行三個步驟：先登陸查詢系統(tǒng)輸入要查詢的對象，后退出重新登錄進行審核，審核完畢后又退出再次登錄，才能實施查詢，并打印查詢結(jié)果告知函。查詢的繁瑣性極大浪費了檢察機關(guān)的人力財力物力，間接影響到預(yù)防職務(wù)犯罪其他業(yè)務(wù)的更好開展。

（三）行賄犯罪檔案查詢期間及有效期不明確

首先是查詢的期間不統(tǒng)一。某市檢察機關(guān)開展行賄犯罪檔案查詢工作情況發(fā)現(xiàn)，檢察機關(guān)出示的查詢告知函顯示的查詢期間五花八門，這導(dǎo)致一些申請查詢主體通過改變查詢期間來規(guī)避存在的行賄犯罪記錄，從而得以從事相關(guān)的經(jīng)濟活動，影響我國誠信文化建設(shè)。

其次，查詢告知函有效期不明確。某市檢察機關(guān)向申請查詢主體出示告知函時常被咨詢：“出示的告知函有效期有多久？”等等，直接影響著社會經(jīng)濟活動主體的經(jīng)濟活動，影響國家經(jīng)濟的誠信體系建設(shè)。

（四）對行賄犯罪檔案查詢結(jié)果的處置無剛性要求

《規(guī)定》第九條：“要及時了解查詢結(jié)果的處置情況，做好登記管理。不干預(yù)、不參與對行賄犯罪檔案記錄的單位或者個人的具體處置。”這規(guī)定說明了作為法律監(jiān)督的檢察機關(guān)只提供查詢服務(wù)，對有行賄犯罪記錄的主體處置與否的自由裁量權(quán)歸于招標(biāo)單位或其他單位。這些規(guī)定導(dǎo)致相關(guān)單位對某市檢察機關(guān)出具的2個有行賄犯罪檔案記錄的主體的處置情況，目前仍未反饋處置結(jié)果。這不但無法充分發(fā)揮行賄犯罪檔案查詢的震懾作用，反而對我國誠信體系建設(shè)產(chǎn)生了消極影響。

（五）申請查詢主體通過變更公司、法定代表人來規(guī)避查詢

在某市檢察機關(guān)查詢實踐中，對企業(yè)或企業(yè)法定代表人重要信息的變更，行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)無法得到及時反映，從而導(dǎo)致行賄犯罪檔案信息出現(xiàn)盲點，不利于對行賄犯罪的打擊，也使得行賄犯罪檔案查詢失去應(yīng)有的作用。

四、完善行賄犯罪檔案查詢機制的建議

（一）完善行賄犯罪檔案錄入機制

第一，明確行賄犯罪檔案錄入責(zé)任主體，確保錄入及時性、準(zhǔn)確性和完整性。建議由負責(zé)起訴行賄犯罪案件，掌握信息及時、全面、準(zhǔn)確的公訴部門錄入，保障信息錄入的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。

第二，建立行賄犯罪檔案系統(tǒng)信息屏蔽機制，確保刑事寬嚴(yán)政策落實到位。行賄犯罪檔案系統(tǒng)沒有檔案信息屏蔽機制的相關(guān)規(guī)定，不符合我國“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀和可持續(xù)發(fā)展的理念。建議參考我國《刑事訴訟法》關(guān)于追溯期的規(guī)定，對錄入的行賄犯罪檔案信息設(shè)置一個合理的對外提供查詢的期限，在期限內(nèi)如實提供給申請查詢主體；期限外的，予以屏蔽，只為檢察機關(guān)內(nèi)部機密保存，不再對外提供，以體現(xiàn)我國刑事寬嚴(yán)相濟政策，保障那些曾經(jīng)有過行賄劣跡的單位和個人有改過自新、回歸社會、重新進行正當(dāng)經(jīng)營的權(quán)利。

（二）升級行賄犯罪檔案查詢程序

一是取消計算機審核程序。建議將第一步驟“查詢受理”和第三步驟“執(zhí)行查詢”合并，簡化程序，一步到位；二是研發(fā)使用科學(xué)、先進的查詢使用軟件，在原查詢系統(tǒng)基礎(chǔ)上，能增加自動生成EXCEL一覽表、完成報表統(tǒng)計等功能，提高工作效率。

（三）明確行賄犯罪檔案查詢期限

1.加快立法步伐、明確行賄犯罪檔案查詢期間。國家立法部門或最高檢加快步伐明確查詢期間，期間可以根據(jù)上述提到的行賄犯罪檔案信息對外提供期限或參加項目類型、標(biāo)的等進行劃分，如工程領(lǐng)域招投標(biāo)，標(biāo)的超過1000萬元人民幣的，查詢期間規(guī)定為10年或更長。

2.統(tǒng)籌兼顧，確保行賄犯罪檔案查詢制度的功效。申請查詢主體對被查詢后的記錄，如法院判決等，在使用查詢告知函時必須向要求出示告知函的有關(guān)部門、招標(biāo)單位如實說明查詢期間后的行賄犯罪記錄情況，并對隱瞞者予以一定行政處分等。

（四）加快完善對有行賄犯罪檔案記錄處置的強制性規(guī)定，深入推進社會誠信體系建設(shè)

最高檢或地方檢察機關(guān)聯(lián)合當(dāng)?shù)攸h委、政府出臺相關(guān)規(guī)定性文件，廣泛推行行賄犯罪檔案查詢的同時將預(yù)防職務(wù)犯罪機制上升到具有強制執(zhí)行力的法律層面，切實提高查詢結(jié)果剛性效果，使行賄者付出相對應(yīng)的代價，承擔(dān)應(yīng)有風(fēng)險， 受到必要的制裁，以達到從源頭上防范、遏制賄賂犯罪的目的，從而進一步深入推進社會誠信體系建設(shè)。

第7篇：檔案智慧管理范文

關(guān)鍵詞：加強　社會保險檔案　建議

鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進鐵路社會保險事業(yè)發(fā)展的一項重要基礎(chǔ)工作，真實地記錄了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)從事社會保險管理工作的過程，主要包括養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益。

一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題

鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問題：

1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機制。鐵路系統(tǒng)職工的社會保險檔案管理工作主要落實在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統(tǒng)一的社會保險檔案管理機制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險等分割成幾大塊由不同的人員進行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費，工作重復(fù)，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應(yīng)付檢查，管理混亂。

2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務(wù)段和涪陵工務(wù)段兩個段合并后開始的，當(dāng)時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設(shè)備陳舊，防火、防潮、防蛀等達不到標(biāo)準(zhǔn)，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學(xué)性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護和補充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認真清理，規(guī)范管理，可是，當(dāng)我從上級發(fā)放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關(guān)于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內(nèi)容，我無法參照標(biāo)準(zhǔn)，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗，想當(dāng)然地對職工保險檔案進行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學(xué)規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業(yè)性很強的系統(tǒng)。隨著當(dāng)今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴(yán)重流失。

3、檔案管理手段完全不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費時費力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動態(tài)地反映參保職工的各項保險繳費和參保情況，尤其是缺少調(diào)進職工調(diào)入時的保險轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，沒進行專門培訓(xùn)，難以切實履行監(jiān)督指導(dǎo)和管理職責(zé)，他們只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會保險事業(yè)日益發(fā)展的需要。

4、鐵路職工保險檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。鐵路系統(tǒng)對社會保險檔案信息的開發(fā)利用及其歷史價值缺乏足夠的認識，檔案管理沒有真正納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進調(diào)出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護自已的利益。經(jīng)費上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。

二、加強鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點建議

針對上述情況，應(yīng)該根據(jù)鐵路職工社會保險檔案的特點和鐵路系統(tǒng)社會保險工作的發(fā)展，加強監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：

1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展過程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會保險事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當(dāng)，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應(yīng)本著對職工負責(zé)、對企業(yè)負責(zé)、對社會負責(zé)、對歷史和未來負責(zé)，把管好用好檔案作為發(fā)展社會保險事業(yè)，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設(shè)備簡陋等實際問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關(guān)的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。

2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會保險工作的特點和管理機制，社會保險檔案工作必須堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，切實建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會保險檔案工作機制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實組織機構(gòu)和人員，成立社會保險檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財、物等方面的實際問題；二是建立目標(biāo)責(zé)任制，把社會保險檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任，列入本單位工作規(guī)劃進行管理和考核，獎懲嚴(yán)明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發(fā)揮社會保險檔案在構(gòu)建和諧社會中的作用，

3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。有關(guān)部門盡快制定檔案管理準(zhǔn)則，針對社會保險檔案

的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫(yī)療管理、審核認定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關(guān)證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新資料，檔號依參保登記號進行排列編目。電子檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，進行歸檔管理。

4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。建設(shè)統(tǒng)一的鐵路社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實現(xiàn)所有社會保險繳費的網(wǎng)絡(luò)征收、保險費用的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進行信息交互。實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

5、定期開辦檔案管理知識培訓(xùn)班，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的鐵路社會保險檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，是實現(xiàn)檔案微機化管理一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發(fā)與利用，有效推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

第8篇：檔案智慧管理范文

關(guān)鍵詞：智慧檔案 信息安全 檔案管理

隨著社會進程的不斷向前推進，人類正逐漸從檔案管理的傳統(tǒng)時代走入數(shù)字時代，并在數(shù)字管理模式不斷推行和普及的過程中慢慢走向智慧時代。但是對于檔案管理這項工作而言，無論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問題都是其無法繞開的關(guān)鍵性一環(huán)。

一、何謂智慧檔案

智慧的一個重要表現(xiàn)特征是“獨立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續(xù)了這樣一種特征，成為能夠?qū)崿F(xiàn)獨立管理和運行的，基于智慧時代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計算、互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)逐漸被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現(xiàn)出的基本特征來說，智慧檔案具有強烈的開放性，是基于多樣化技術(shù)的融合而展開服務(wù)與管理的技術(shù)集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區(qū)域、地域和時空上的界限，進行高度共享和信息傳輸?shù)馁Y源整合機構(gòu)；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對外在形勢和信息內(nèi)容不斷吸收、整合來實現(xiàn)自我更新和模式遞進的可持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)。而且從其展開服務(wù)的對象，以及生存與發(fā)展的必然性來說，所呈現(xiàn)出強烈的以人為本的特征，即意味著其一切發(fā)展、規(guī)劃、細節(jié)設(shè)置和戰(zhàn)略選擇都必然基于社會大眾對于智能化、服務(wù)性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對性。

二、智慧檔案的信息安全范疇

（一）信息傳輸安全

智慧檔案之所以會給人們生活帶來一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，一旦云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。

（二）信息介質(zhì)安全

檔案信息之所以會面臨危險，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來自客觀環(huán)境及人為的介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)成為智慧檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設(shè)施，安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。舉例來說，檔案存儲的外在介質(zhì)，當(dāng)遭遇到不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其他類型的自然災(zāi)害）時，其固有的信息數(shù)據(jù)很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，或遭到嚴(yán)重的損害；再比如進行信息數(shù)據(jù)維護的工作人員一旦出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時，便極容易造成智慧檔案獨立運作系統(tǒng)的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作就成為維護其檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。

三、智慧檔案的信息安全提升路徑

檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化進程是其不斷發(fā)展并實現(xiàn)自我更新的必然趨勢，但如何在延續(xù)和秉承這樣一種發(fā)展歷程的基礎(chǔ)上，維系其信息安全，實現(xiàn)智慧與安全的和諧與平衡，是長久以來我國眾多業(yè)內(nèi)專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認為“安全”是一個相對概念，就如同意識形態(tài)中的正確與否并不是某一種絕對值，是基于一定的參照對象而產(chǎn)生的一種評判標(biāo)準(zhǔn)一樣，所以“安全”也是一個相對而生的概念。因此，對于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數(shù)，無法實現(xiàn)絕對安全、一勞永逸。

（一）重視智慧檔案信息安全內(nèi)涵，加強相關(guān)安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)

基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強對于智慧檔案信息安全的維護主要就是保障信息內(nèi)容的完整性、可用性以及嚴(yán)密性。同時相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只限于紙質(zhì)載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲介質(zhì)擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數(shù)據(jù)的電子化載體，這就使得對其的安全性維護變得更加復(fù)雜與艱難；同時現(xiàn)階段電子設(shè)備更新?lián)Q代的頻率日趨增高，在軟硬件設(shè)備交替的過程中，其固有的用于存儲電子信息和數(shù)據(jù)的載體是否能夠完整地保留到下一個時代卻是一個未知數(shù)（無數(shù)年前用于聽取音樂的磁帶因為錄音機的停產(chǎn)和消失，已經(jīng)推出了歷史舞臺，而且近年來傳統(tǒng)CD和DVD隨著數(shù)字影像的傳播也開始呈現(xiàn)出消退的趨勢）。

鑒于此，相關(guān)檔案管理部門務(wù)必及時展開有關(guān)檔案信息安全的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視安全內(nèi)涵、強化安全意識。從理論和實踐兩個角度出發(fā)，在提升其理論素養(yǎng)、促使廣大工作人員從理論上了解我們當(dāng)今社會技術(shù)和科技的發(fā)展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強其基本的業(yè)務(wù)技能，提升其有關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、云端、大數(shù)據(jù)等的操作使用本領(lǐng)，強化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個人的職業(yè)道德、敬業(yè)態(tài)度也是檔案安全鏈條中的重要一環(huán)，如果不加強對于自我嚴(yán)謹(jǐn)性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來的損失亦是巨大的。

（二）打造互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)的安全監(jiān)控體系

所謂的物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連而形成的網(wǎng)絡(luò)，近年來頻繁出現(xiàn)在生活中的“二維碼”就是一個簡單的物聯(lián)網(wǎng)形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生關(guān)聯(lián)，快速實現(xiàn)定位、監(jiān)控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結(jié)合，就能有效實現(xiàn)對于檔案信息的追蹤定位、對于維護其安全、生成具體的安全監(jiān)控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)還需要從以下兩個角度來開展和推進。

首先，對檔案管理機構(gòu)進行全方位立體監(jiān)控，包括人口密集區(qū)、重要進出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機室等。監(jiān)控攝像頭的設(shè)置要以靈活性和流動性為主，重要場所要實施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報器等通過有效的程序設(shè)置，開發(fā)出對于安全隱患出現(xiàn)的警報功能。其次，構(gòu)建重點檔案網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)階段國內(nèi)的很多檔案都是“斷本”產(chǎn)品，一旦被損壞或丟失后果不堪設(shè)想。因此針對重點檔案要著重采用互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽和物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在維系日常的監(jiān)控設(shè)施基礎(chǔ)上，應(yīng)善用網(wǎng)絡(luò)進行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，一旦出現(xiàn)非常規(guī)走向，便可立刻在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中做出警告和提示。

（三）云端分級，劃分共享和安全指數(shù)

檔案云端雖然是能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和平臺公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關(guān)信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔(dān)憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺，為了維護其內(nèi)部的信息安全，需要將傳統(tǒng)的政務(wù)專網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立、不為外界所竊。而要想實現(xiàn)這一點，則要構(gòu)筑嚴(yán)格的云端分級系統(tǒng)，將其內(nèi)部所置檔案信息的可共享程度、安全指數(shù)進行一定程度的劃分，核心程度和密級要求越高的信息內(nèi)容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進行管理。這樣將有助于實現(xiàn)檔案管理過程中云端共享和安全維護的所能融合共生的最大化。

（四）適時安全備份，降低風(fēng)險指數(shù)

非人為的不可抗力因素，是能夠?qū)n案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計算機網(wǎng)絡(luò)硬件故障、各類自然災(zāi)害和不可預(yù)估性事故一旦出現(xiàn)對于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到檔案信息本身的完整性，更會影響其使用價值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時，還要適時做好數(shù)據(jù)安全備份工作，以備不時之需。筆者建議檔案工作者可對檔案信息進行多重備份，并定期進行數(shù)據(jù)在線、脫機模式下的雙重檢驗。備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼。同時為了避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)，數(shù)據(jù)的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其它會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時需要增加一定的資金和設(shè)備投入，來完善對于兩地同其檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。

綜上所述，智慧時代的檔案信息呈現(xiàn)出一系列的優(yōu)勢與特點，但其中也存在著如何提升其安全性的問題。筆者認為，智慧檔案是從原始管理到數(shù)字時代，再由數(shù)字時代進化到智能時代這種必然發(fā)展趨勢下的必然產(chǎn)物，要想維護其安全性，就要在理解其內(nèi)涵的條件下，從數(shù)據(jù)備份、云端分級和物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控等多重角度打造共性的安全系統(tǒng)維護網(wǎng)絡(luò)，從而讓檔案建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)展的同時，進一步實現(xiàn)進步與安全的平衡，為我國的現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)提供更多的發(fā)展可能性。

參考文獻：

[1] 劉遷.智慧時代檔案信息安全的提升路徑――以張家港市檔案館為例[J].檔案與建設(shè)，2015（5）：21024.

[2] 楊來青.智慧檔案館是信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物[J].中國檔案，2014（6）：64- 66.

第9篇：檔案智慧管理范文

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；智慧城市信息系統(tǒng)

1 智慧城市的概念與意義

智慧城市就是運用信息和通信技術(shù)手段感測、分析、整合城市運行核心系統(tǒng)的各項關(guān)鍵信息，從而對包括民生、環(huán)保、公共安全、城市服務(wù)、工商業(yè)活動在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)。智慧城市的理念就是把城市本身看成一個有思維的系統(tǒng)，城市中的市民、建筑、交通、衛(wèi)生等要素構(gòu)成了一個個的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)形成一個普遍聯(lián)系、相互促進、彼此影響的整體，借助新一代的物聯(lián)網(wǎng)、云計算、決策分析優(yōu)化等信息技術(shù)，通過感知化、物聯(lián)化、智能化的方式，可以將城市中的物理基礎(chǔ)設(shè)施、信息基礎(chǔ)設(shè)施、社會基礎(chǔ)設(shè)施和商業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施連接起來，成為新一代的智慧化基礎(chǔ)設(shè)施，其實質(zhì)就是利用先進的信息技術(shù)，在城市不同部門和系統(tǒng)之間實現(xiàn)信息共享和協(xié)同作業(yè)，更合理的利用資源、做出最好的城市發(fā)展和管理決策、及時預(yù)測和應(yīng)對突發(fā)事件和災(zāi)害，進而為城市中的人創(chuàng)造更美好的生活，促進城市的和諧和可持續(xù)成長。

2 智慧城市信息系統(tǒng)與城市建設(shè)檔案的關(guān)系

城市建設(shè)檔案是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等有關(guān)活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項建設(shè)的真實記錄。城市建設(shè)檔案作為建筑物最全面，最能反映建筑物內(nèi)在構(gòu)造情況的文字和圖紙材料，有著大量的資源內(nèi)容可以被發(fā)掘，利用價值也可謂是巨大的。

如果把智慧城市看作一個有思維的成人，那么城市建筑物作為城市的重要組成部分，就是這個人的血肉，城市建設(shè)檔案就是這血肉里的細胞。

首先，每個建筑物自身就是一個小的智慧系統(tǒng)，城市建設(shè)檔案中保存了建筑物建成前后及過程中每個細節(jié)的信息，這些信息無論對建筑物的開發(fā)建設(shè)者還是現(xiàn)行使用者，都有著很大的利用價值。其次，建筑物自身的空間位置就是一個最基本的地理信息要素，建筑物作為一切城市活動的場所依托和基站，可以當(dāng)作各部門和系統(tǒng)間聯(lián)絡(luò)的信息起始點。不難看出，城建檔案信息可以為智慧城市提供更細致、準(zhǔn)確、豐富的數(shù)據(jù)，而智慧城市信息系統(tǒng)也可以有選擇的利用城建檔案信息，與智慧城市信息系統(tǒng)中其他要素進行關(guān)聯(lián)，得到城市管理決策中所需要的各種信息。

3 按照利用方式對城市建設(shè)檔案進行歸類

城市建設(shè)檔案是一種比較系統(tǒng)的技術(shù)文件材料，一直以來，建筑行業(yè)都是參照《城市建設(shè)檔案分類大綱》（以下簡稱：分類大綱）對城市建設(shè)檔案進行歸類。該分類體系主要是依據(jù)城市建設(shè)檔案的專業(yè)特點以及城建工作和工程性質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)置類別，將城建檔案劃分為勘測、規(guī)劃、設(shè)計、科研、管理、環(huán)保以及工業(yè)建筑、民用建筑工程、市政工程、軍事人防工程等18個大類的體系化邏輯分類方案。而智慧城市信息化系統(tǒng)作為一個能夠支持城市各方面發(fā)展和決策的系統(tǒng)，除了需要包含大量的數(shù)據(jù)信息外，還需要在處理這些龐大的數(shù)據(jù)時做到關(guān)聯(lián)合理，邏輯清楚，因為只有在底層數(shù)據(jù)信息組合得當(dāng)?shù)那疤嵯拢麄€智慧城市信息系統(tǒng)的上層功能才能得到更大限度的開發(fā)和利用。所以，城市建設(shè)檔案想要在智慧城市系統(tǒng)中發(fā)揮它自身的價值，僅僅按照舊有的分類方式是不夠的，我們要重新對城建檔案數(shù)據(jù)進行分解，系統(tǒng)選擇，在歸類方式上除了要兼顧城建檔案自身的專業(yè)技術(shù)性還要充分考慮到與智慧城市信息系統(tǒng)中其他要素的連結(jié)性，從而使城建檔案數(shù)據(jù)可以被利用得層次更深、范圍更廣。

1997年12月國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）頒布了國際標(biāo)準(zhǔn)《質(zhì)量管理―項目管理質(zhì)量指南（ISO10006）》，將項目管理分為十個過程，分別是戰(zhàn)略策劃過程，綜合性管理過程，與范圍有關(guān)的過程，與工期有關(guān)的過程，與成本有關(guān)的過程，與資源有關(guān)的過程，與人員有關(guān)的過程，與溝通有關(guān)的過程，與風(fēng)險有關(guān)的過程，與采購有關(guān)的過程。該劃分方法從一定程度上概括了絕大部分項目的過程類型，而城市建設(shè)檔案作為建筑項目檔案，屬于比較嚴(yán)格意義上的項目管理，適用該指南，所以參考這十個過程對城市建設(shè)檔案進行如下歸類：

1.戰(zhàn)略策劃類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括規(guī)劃許可證、項目綜合屬性表、竣工總結(jié)文件等。參考已有項目的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，為即將籌建的項目做前期參考使用；其他子系統(tǒng)中凡是用到建筑物基本信息數(shù)據(jù)的，例如建筑高度、占地面積等，都可調(diào)用該類數(shù)據(jù)。

2.進度控制類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括開工報告、各分部工程驗收記錄、開工/復(fù)工報審表等。借鑒已有項目的進度控制節(jié)點和方法，為在建項目提供參考；利用某項目關(guān)于進度的相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)做好該項目所在區(qū)域內(nèi)的規(guī)劃建設(shè)。

3.成本控制類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括國有土地使用權(quán)出讓合同、房地產(chǎn)綜合開發(fā)項目及建設(shè)用地中標(biāo)通知書、建設(shè)項目結(jié)轉(zhuǎn)通知書等。查詢類似項目的建筑規(guī)模和投資總額，為籌建或者在建項目提供參考作用。

4.質(zhì)量控制類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括圖紙、材料設(shè)備報驗表、隱蔽工程驗收記錄施工材料、預(yù)制構(gòu)件出廠合格證及進場試驗匯總表等。該類文件對質(zhì)量問題回溯，對建材提供商的信譽考查都能夠提供可靠的憑證依據(jù)。

5.資源類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括材料設(shè)備報驗表，隱蔽工程驗收記錄，設(shè)備安裝記錄表，施工材料、預(yù)制構(gòu)件出廠合格證及進場試驗匯總表等。原材料質(zhì)量追責(zé)的時候可以查看該材料的出廠合格證；可以統(tǒng)計大型設(shè)備在各類建筑中的使用情況。

6.合同類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括工程建設(shè)中的各類合同，例如建設(shè)工程委托監(jiān)理合同、電（扶）梯安裝合同、材料設(shè)備供應(yīng)商合同等。該類文件可以為違約責(zé)任追蹤和索賠案件提供準(zhǔn)確的信息；為類似項目的參建單位選擇和原材料供應(yīng)商選擇提供參考依據(jù)。

7.采購類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括預(yù)制構(gòu)件出廠合格證及進場試驗匯總表，材料設(shè)備的檢測報告等。可統(tǒng)計出各型號原材料某段時間內(nèi)在該城市建設(shè)項目中的供需情況；查看材料資源的市場價格走向。

8.人員資質(zhì)類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括建設(shè)工程設(shè)計合同、各類文件上責(zé)任人簽名等。通過人員信息與項目掛接，能夠知道某個人員在某一時期內(nèi)參與建設(shè)的所有項目；通過信息比對，核實人員資質(zhì)信息的真實性。

9.安全、健康、環(huán)境類

可提供相關(guān)數(shù)據(jù)的文件包括建設(shè)項目環(huán)境影響報告表、施工組織設(shè)計文件、環(huán)保措施文件等。該類文件可以為安全監(jiān)督、環(huán)保部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，協(xié)作整個城市的智慧信息化建設(shè)和管理。

4 城市建設(shè)檔案在智慧城市信息系統(tǒng)中的應(yīng)用舉例

1.城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析成果

統(tǒng)計分析巖土類型變化情況，商品混凝土、鋼筋、水泥使用量統(tǒng)計，某區(qū)域內(nèi)新建建筑總數(shù)統(tǒng)計，某施工單位在某段時間內(nèi)承接項目類型和項目數(shù)量的統(tǒng)計，某區(qū)域內(nèi)高層建筑的數(shù)量統(tǒng)計，某區(qū)域內(nèi)商業(yè)建筑的數(shù)量統(tǒng)計等。

2.與城市交通數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)提供輔助決策功能

城市建設(shè)檔案與公共交通的關(guān)聯(lián)：從城市建設(shè)檔案中調(diào)用建筑類型和建筑規(guī)模的信息，分析出一個區(qū)域在指定時間段內(nèi)的預(yù)估出行人數(shù)，從城市交通數(shù)據(jù)中調(diào)用公共交通信息，例如公交車在該時間段內(nèi)路過該區(qū)域的頻率，通過這兩個數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，分析出該時段該區(qū)域的公共交通設(shè)施配備是否充足，從而合理配備公共交通資源。同時，該分析信息還可以被出租車司機利用，在該時間段內(nèi)行車范圍主要選擇在公共交通設(shè)施配備不夠充足的區(qū)域內(nèi)。

城市建設(shè)檔案與私人出行的關(guān)聯(lián)：私人出行關(guān)心的問題除了路況信息外，還有一個主要信息就是停車位置信息。城建檔案數(shù)據(jù)可以為停車場的規(guī)劃選址提供幫助，通過篩選城市中可用地塊面積、周圍商區(qū)情況、周圍寫字間分布數(shù)量等相關(guān)條件符合規(guī)劃要求的地塊，為最終的選址提供幫助。