檔案管理數(shù)字化建設精選(九篇)

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第1篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

國土資源管理部門在進行各項活動的過程中會生成各種信息，各類信息會會與不同的載體為依托，被保存起來，包括文字資料、圖片資料、影像資料、聲像資料、電子文件等，其中均包含了國土資源重要的歷史信息記錄，對該類國土資源檔案管理則是國土資源部門重要的工作之一?，F(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，計算機的普及，信息化技術的更新，使得國土資源檔案的形式有了較大的變化，更加多樣化，需要國土資源管理部門在管理方式上與時俱進的進行一系列的改革，提高國土資源檔案的管理水平，使得國有土地的管理更加科學，更加充分、合理的利用國土資源。國家各類檔案均在開展信息化建設，國土資源檔案管理工作也需要順利時代的發(fā)展，強化數(shù)字化建設的力度，促進經濟建設活動及社會各項事業(yè)的順利進行，對該課題進行深入的研究與探討是十分有必要的。

1.國土資源檔案數(shù)字化的內涵

國土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術及設備，包括掃描儀、計算機、圖像處理技術等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對國土資源檔案進行有效的管理，能夠促進國土管理工作的順利推進，達到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。

2.國土資源檔案管理數(shù)字化建設的意義

2.1提高工作效率

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲量越來越大，導致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應現(xiàn)代國土管理工作的發(fā)展，需要利用先進的信息技術，進行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質量。

2.2國土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應的材料，要實現(xiàn)數(shù)字化國土管理，就需要構建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設的主要部分，且現(xiàn)代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進程。

2.3適應社會發(fā)展

過去對于檔案的需求屬于點信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉化為全面化的信息需求。現(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設等，均需要以土地資源為基礎，所需全面的土地信息對其進行評估判斷，需要大量的信息。要達到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應社會的發(fā)展[2]。

3.國土管理檔案數(shù)字化建設

3.1網絡系統(tǒng)建設

信息各項活動均需要以網絡作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設國土管理檔案數(shù)字化網絡系統(tǒng)，其建設過程可以分為以下幾點：①推廣普及網絡系統(tǒng) 當前的國土管理系統(tǒng)已經逐步構建了土地管理信息系統(tǒng)，其內容包括當前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動態(tài)監(jiān)測土地的使用情況、補充耕地、地籍數(shù)據(jù)庫等，并有針對性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計軟件、大調查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運用該系統(tǒng)，并不斷進行推廣，在實踐中積累經驗，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構建內部局域網 現(xiàn)在投入使用的辦公自動化系統(tǒng)中，采用微機與局域網模式，有效的處理國土管理部門的內部信息資源，且你能夠實現(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設 利用多種現(xiàn)代化技術實現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術、光處理技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字化信息傳播技術等，實現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進行國土管理檔案數(shù)字化建設時還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進且可靠的安全技術，保障信息系統(tǒng)的順利運轉及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數(shù)字化標準體系建設

各個地區(qū)及等級的國土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運用方法也有所不同，因此很有必要構建完善的標準體系，其是保障國土管理檔案數(shù)字化工程建設質量及效果的基本條件之一。在實踐中構建統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化技術標準體系時，需要嚴格遵循一定的原則，即主要是進行標準化建設，兼顧制度管理，并要求以internet網絡的信息管理平臺為就基礎標準科學合理的建設標準體系，并具有實際的可操作性，實用性強。

3.3構建檔案數(shù)據(jù)庫及網站

構建檔案數(shù)據(jù)庫及網站是數(shù)字化建設的重要內容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫的構建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、準確性、真實性。還需要利用現(xiàn)代的設備將源文件的信息逐漸轉變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機等；②檔案網站的建立。構建檔案網站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯(lián)網技術查詢到檔案信息及相關的政策法規(guī)。國土檔案管理部門也可以吧經濟及建設、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網進行展覽。該網站需要和地方政府政務網及公眾網進行聯(lián)網，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)

數(shù)字化人才是進行國土管理檔案數(shù)字化建設的中堅力量，需要重視其培養(yǎng)，主要的培養(yǎng)方向包括各國土管理專業(yè)人才、系統(tǒng)開發(fā)與維護技術人員、數(shù)字化加工與管理人員、標準化建設人才、數(shù)據(jù)庫運行管理人才等，不斷促進數(shù)字化建設的長期發(fā)展。

第2篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

關鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設

數(shù)字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數(shù)字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時期下各行業(yè)領域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發(fā)展狀況等。檔案管理工作有助于協(xié)調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰(zhàn)，相關企業(yè)要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及存在問題。

二、檔案信息化建設現(xiàn)狀與問題

數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機版為主，并沒有聯(lián)網功能，不能滿足數(shù)字化與網絡化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識缺失

檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關信息企業(yè)進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險。

（四）業(yè)務素質不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業(yè)素質存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設途徑

數(shù)字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規(guī)模增加專項資金的規(guī)模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設方式

需要建立統(tǒng)一標準與規(guī)范進行檔案信息化建設，有效整合內外資源，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案資源的長期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設及網絡建設等都需要得到相關標準規(guī)范。現(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網絡的使用，導致網絡安全問題經常發(fā)生，對數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務日趨復雜，業(yè)務量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產數(shù)據(jù)的結構和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質

控制檔案從業(yè)人員素質，聘用具有相關從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經驗與高素質，在內部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業(yè)資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質參差不齊，企業(yè)在聘用后加強培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時，企業(yè)明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結語

總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質的服務，這也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。

參考文獻：

[1]韓春霞.信息環(huán)境下n案管理的創(chuàng)新分析[J].中國管理信息化.2017（07）：11.

[2]李濤.如何做好大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016（06）：45.

[3]段煉.數(shù)字時代檔案管理轉變初探[J].教育教學論壇.2013（30）：12-14.

第3篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

關鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化

中圖分類號：G275文獻標識碼： A

引言

隨著科學技術的發(fā)展，數(shù)字化信息技術極大地影響、促進了檔案管理工作，但從另一方面來說，檔案管理的數(shù)字化建設也為信息技術的發(fā)展提出新的要求和改革方向。為了更好地實現(xiàn)信息管理和服務功能，必須加快檔案管理的數(shù)字化建設，從而滿足城建的需要。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設的意義

傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進行管理和檢索的紙質檔案，存儲時占據(jù)很大的面積，而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調閱時必須依靠人工查找，致使調閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進行查找和整合; 并且傳統(tǒng)的紙質檔案很容易在掉調閱時損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災或者水災發(fā)生，這些檔案就會受到滅頂之災; 城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個館室內完成調閱以及保管，無法進行遠程調閱，因此不能實現(xiàn)資源共享，無法達到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應用有了很大障礙，而且一些資源需要重復保存，這樣就會浪費很多存儲空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數(shù)字技術的基礎上，根據(jù)計算機網絡及存儲技術，能夠實現(xiàn)資源共享，使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。

二、城建檔案數(shù)字化建設的步驟

1、建立城建檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，將文件級目錄輸入。在建立數(shù)據(jù)庫的時候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內文件目錄補齊，另一方面對輸入的正確性進行檢驗，以保證城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2、加強電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數(shù)字城建檔案的主要來源。為保證所形成的電子文件不會丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對所形成的電子文件及時收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，并且也防止了信息內容的載體在個人手中丟失、損壞的現(xiàn)象，很好地保護了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎。

電子文件的收集積累范圍，應按國家有關規(guī)定嚴格執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，以防有差錯。

3、城建檔案數(shù)字化與上網利用同步。城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現(xiàn)。

數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯(lián)網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題

對于城建檔案來說，最重要的問題就是長期存取。隨著我國科學、技術的不斷進步，計算機的軟件、硬件技術不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長期存取。數(shù)字城建檔案信息的需要在物質載體上進行記錄，物質載體的性能越好，存儲的時間越長，反之，物質載體的性能越差，存儲的時間越短。所以檔案信息存儲物質載體能夠直接決定數(shù)字信息的存取期限，在進行存儲載體的選擇時要注意載體的穩(wěn)定性和使用壽命。

基于城建檔案的特殊性質，使得城建檔案信息具有一定的法律價值。在傳統(tǒng)的非信息化的檔案，即紙質檔案中，檔案信息存儲的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價值也需要一定的時間才能得到認可。

數(shù)字檔案需要進行資源共享，信息資源共享的前提就是數(shù)字檔案應具有一個統(tǒng)一標準，標準的格式和規(guī)范，以實現(xiàn)各檔案館的檔案信息共享。但是當前，檔案館中對于數(shù)字檔案的相關規(guī)范和建設缺乏統(tǒng)一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實現(xiàn)信息資源的交換。

傳統(tǒng)的紙質檔案的存儲穩(wěn)定性和保存的時間期限都比較好，所以、傳統(tǒng)的紙質檔案具有一定的可靠性。而信息數(shù)字化的檔案的存儲載體主要靠技術設備，又比較高的環(huán)境條件限制，缺乏穩(wěn)定性，如果技術設備或者存儲載體出現(xiàn)問題，數(shù)字檔案就無法使用。

四、城建檔案管理數(shù)字化建設的策略

（一）大力推進數(shù)字城建檔案館建設

大力推進數(shù)字城建檔案館建設是城建檔案管理數(shù)字化建設的重要環(huán)節(jié)。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應加大對數(shù)字城建檔案館的建設力度，大力推進數(shù)字城建檔案館建設。在城建檔案管理中，通過數(shù)字化建設，可以實現(xiàn)信息服務模式由被動“轉化”為“主動”。數(shù)字城建檔案館建設應以城建檔案信息資源利用為目的，實現(xiàn)檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。在大力推進數(shù)字化城建檔案館建設中，城建檔案部門是社會資源消費的一個系統(tǒng)，數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)建設，將實施數(shù)字化檔案館建設列為重點內容，應以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內的“管理統(tǒng)一平臺”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數(shù)字城建檔案館建設。

（二）加大硬件投入，擴大軟件推廣

目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發(fā)的問題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導致檔案管理系統(tǒng)質量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時代的到來，檔案管理數(shù)字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優(yōu)質的、符合現(xiàn)實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統(tǒng)一的軟件環(huán)境。

（三）規(guī)范數(shù)字化建設，制定統(tǒng)一標準

檔案工作的標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統(tǒng)管理為一體的技術支持系統(tǒng)，進而導致業(yè)務性、管理性和技術性標準不統(tǒng)一。這些標準的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設，制定統(tǒng)一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統(tǒng)一的標準，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數(shù)字化的標準化提供法律依據(jù)。

（四）提高人員素質，增強業(yè)務水平

提高人員素質，增強業(yè)務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業(yè)知識功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺，并對已經確定的重點培養(yǎng)人才加強培訓，促進其業(yè)務素質的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

結束語

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]郭榮花. 淺析檔案管理數(shù)字化建設的意義[J]. 科教文匯(下旬刊),2009,01:216+225.

第4篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

城市建設離不開檔案建設，電子信息化的發(fā)展給我過現(xiàn)有的城建檔案帶來了高效的管理模式，而數(shù)字化管理隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展也營運而生，在城建檔案管理上也正向數(shù)字化方面建設而努力發(fā)展，在發(fā)展過程中給城建檔案管理帶來了強有力的保障，極大的提升了城市檔案管理水平。本文筆者則結合我國目前城建檔案管理現(xiàn)狀提出城建檔案管理數(shù)字化建設存在的問題，然后提出針對性的解決對策，以供參考。

【關鍵詞】

城建檔案管理；數(shù)字化建設；問題；對策

前言

計算機信息化的發(fā)展帶動了數(shù)字化的發(fā)展，在現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時代的社會發(fā)展過程中，城市檔案建設管理工作也應跟隨時展的潮流向數(shù)字化管理方向轉變，近些年來，國家政府部門都在高調提倡檔案管理的重視程度，提倡運用科學的信息化手段來推進我國的城建檔案管理，面對新形勢，城建檔案管理也面臨著自己的機遇和挑戰(zhàn)。

1.我國城建檔案管理數(shù)字化建設存在的問題

1.1城建檔案管理數(shù)字化建設資金投入不足

檔案數(shù)字化建設不僅需要電腦、專業(yè)圖紙掃描儀以及其他輔助設備等硬件，而且還需要檔案管理平臺、應用等軟件，但城建檔案數(shù)字化建設其資金來源主要來源財政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現(xiàn)狀而言，國家一二線城市撥款較多，城建檔案數(shù)字化建設起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數(shù)字化建設就受到制約。資金不足是影響城建檔案數(shù)字化建設的主要因素。

1.2城建檔案管理缺乏專業(yè)人才

城建檔案數(shù)字化建設需要的是在檔案管理和計算機信息化建設方面有所專長的復合型人才。但是在實際工作中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)從事城建檔案管理人員專業(yè)大部分不是對口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業(yè)人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業(yè)人員是半路出家對城建檔案工作不熟悉，也沒有系統(tǒng)學習城建檔案管理知識，甚至部分地方還存在著兼職現(xiàn)象。

1.3城建檔案數(shù)字化建設安全性不高

城建檔案數(shù)字化安全性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是城建檔案數(shù)字化過程，因為這一過程中，檔案會在不同人之間進行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復雜，對于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風險；另一方面電子檔案依賴于對網絡、計算機設備，但由于計算機病毒、黑客攻擊等技術原因可能造成系統(tǒng)問題或者重要數(shù)據(jù)就會丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。

2.城建檔案館數(shù)字化建設的建議

2.1推進城建檔案信息化的建設與其他平臺接軌形成聯(lián)動

目前建設系統(tǒng)內各平臺建設百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設工程項目一體化平臺和招投標平臺，市審批中心的聯(lián)審聯(lián)批平臺，市發(fā)改委的企業(yè)征信平臺，市規(guī)劃綜合管理平臺、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺等。城建檔案信息化建設若能將將建設項目從立項到竣工驗收備案過程中所有審批環(huán)節(jié)所需要的材料，進行整理，去除重復的資料，在城建檔案數(shù)字化平臺上，形成一個大的數(shù)據(jù)庫，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺上傳到這個大數(shù)據(jù)中，各個部門、科室根據(jù)自己實際業(yè)務需要，從數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實準確；而且還減少企業(yè)重復工作，簡化手續(xù)事項，方便企業(yè)，推動了城建檔案工作取得成效，為機關、企業(yè)提供了更好更有效的服務。與此同時，還通過電子政務平臺的發(fā)展，推進檔案信息化的發(fā)展進程。

2.2做好城建檔案數(shù)字化可行方案

城建檔案數(shù)字化工作需將大量的檔案轉化成數(shù)字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數(shù)字化建設是一個循序漸進、不懈探索的過程，我們應根據(jù)實際情況制，科學設計、合理規(guī)劃，不可刻意追求最高、最新的技術，這樣要投入大量的人力、物力、財力，容易造成浪費，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數(shù)字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應選擇成熟、可靠、穩(wěn)定的技術，充分發(fā)揮資金利用效率。

2.3加強城建檔案數(shù)字化相關標準的制定

城建檔案信息化工作是一項系統(tǒng)工程，但是相關的法規(guī)、標準、政策都相對滯后，有的甚至是空白，嚴重制約著數(shù)字化工作的推進。目前，我們應加強標準化建設方面的工作，要對檔案整理著錄標準、掃描數(shù)據(jù)標準、系統(tǒng)管理標準、數(shù)據(jù)存儲標準、紙質檔案數(shù)字化標準等方面的研究，制定相應的規(guī)范、標準。同時要注重同規(guī)劃、國土、市政、工程質量監(jiān)督部門等緊密合作，確保數(shù)字檔案在不同部門，但采取高度統(tǒng)一的格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)在不同部門、地區(qū)之間進行資源的共享，共同推進城建城建檔案數(shù)字化標準的建設。

3結束語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化建設是一個動態(tài)的、系統(tǒng)化的工程，而非一朝一夕就能夠建設全面和完善的，在數(shù)字化建設過程中需要加大投入力度，建立專業(yè)性的檔案人員隊伍，從標準和要求上嚴格把控自身，同時應強化城建檔案管理部門的規(guī)章制度，只有這樣才能夠為建設規(guī)范的城建檔案管理數(shù)字化建設提供有力支撐。

參考文獻：

[1]劉亞萍.淺談城市建設檔案館的發(fā)展與建設[J].蘭臺世界,2010(S2).

[2]丁敬達,楊佳懌.促進城建檔案信息利用的途徑和方法[J].蘭臺世界,2007(01).

[3]張小平,晏永衛(wèi).關于對城建檔案信息的開發(fā)和利用的思考[J].陜西檔案,2005(05).

第5篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

關鍵詞：檔案數(shù)字化 文檔一體化 檔案服務社會化

隨著知識經濟時代的到來，開發(fā)利用信息資源的規(guī)模和水準，成為反映一個國家的綜合國力和經濟、科技與社會發(fā)展水平的標志。國際互聯(lián)網自產生之日起就以其快捷、方便的優(yōu)點成為世界各國實現(xiàn)信息交流和資源共享的手段，互聯(lián)網為人類信息交流創(chuàng)造了全新的模式，改變了人們信息交往的固有方式，并得到了迅速的發(fā)展和普及。目前互聯(lián)網已聯(lián)通世界各地，進入千家萬戶，成為人們工作和生活的工具，也為服務利用檔案創(chuàng)造了良好的社會環(huán)境條件。檔案利用者的檔案信息化需求增強，涉及的內容越來越廣泛，對檔案人員提供的服務要求越來越高，而事實上出現(xiàn)了不適應社會發(fā)展的現(xiàn)象，檔案利用率不高，檔案館的真正性質、功能不為社會公眾所知。整個檔案界對檔案信息化、數(shù)字化建設的全面發(fā)展似乎準備不足，可見檔案部門和檔案人員必須提高自身水平，利用網絡信息技術加快檔案的數(shù)字化建設，實現(xiàn)文檔一體化管理，積極為社會主義經濟建設服務，使檔案中的潛在價值轉化為現(xiàn)實的生產力，成為推動經濟發(fā)展的一個不可缺少的環(huán)節(jié)。

一、以檔案數(shù)字化建設為基礎，才能實現(xiàn)文檔一體化管理

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設中任務繁重的一項階段性工作，它是將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始的紙質檔案、圖像照片、聲像檔案和微縮照片等通過掃描、壓縮、攝錄、采集、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術等相配于每張圖片的科學手段，再運用分級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業(yè)內部網、國際互聯(lián)網上的過程。檔案數(shù)字化建設是目前我國檔案工作需要解決的重要問題，它與檔案信息化建設、電子檔案管理以及文檔一體化管理密切相關。

檔案數(shù)字化建設的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。數(shù)字化過程需要使用掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)字攝像機等信息采集設備，綜合運用掃描技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)壓縮存儲技術和數(shù)據(jù)庫技術等。檔案部門配備電腦、構建信息網絡，只是營造了檔案信息利用的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運送對象——數(shù)字檔案資源。由計算機代替手工完成的各項業(yè)務工作，改變業(yè)務流程，對于檔案實行數(shù)字化管理顯得尤為重要，加快檔案數(shù)字化建設，為研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，實現(xiàn)檔案利用服務的數(shù)字化、網絡化、信息化，實現(xiàn)文檔一體化管理有著極其重要的意義：

1.提高檔案信息的利用效率

數(shù)字化后的檔案可以在網絡環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網絡傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統(tǒng)利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化后的檔案可以與辦公OA系統(tǒng)生成的線性電子文件在同一系統(tǒng)中提供利用，極大地提高了文檔信息的利用效率。

2.保護歷史檔案

許多歷史檔案因老化或管理不當變得脆弱易損，如不及時進行“搶救”，很有可能徹底損壞，通過掃描等制作其數(shù)字化副本代替原件流通利用，將原件信息存儲于易于保存的光盤等載體中，可保護重要歷史檔案免遭進一步的破壞。

3.規(guī)避安全風險

通過異地存放多套檔案數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災害或人為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。

4.緩解庫房空間的緊張

對于日益增多的非永久保管的半現(xiàn)行文件，可通過制作數(shù)字化文本來取代原件進行保管，可以緩解檔案庫房保存空間不足的壓力，提高空間利用率。

5.便于檔案移交工作

以數(shù)字化檔案代替檔案原件，以檔案“信息流”代替檔案“物流”，可以解決已到移交年限檔案的移交與利用之間的矛盾，便于檔案移交工作的正常進行。

6.在數(shù)字環(huán)境下，文檔實現(xiàn)一體化管理

在數(shù)字環(huán)境下，隨著電子文件數(shù)量的不斷增多，特別是電子文件結構對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，使電子文件在形成與現(xiàn)實使用過程中形成質量狀態(tài)對文件整體質量將產生決定性的影響。檔案工作者對電子文件具有不容回避的監(jiān)控、管理職責，電子文件的“前端控制原則”和“文件連續(xù)體理論”都要求將電子文件和數(shù)字檔案看成一個連續(xù)的、無明顯分接界整體，要求檔案工作者從文件形成之時甚至形成之前就提前介入，進行入口控制和滯后控制，對文件自形成到歸檔、利用的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)一體化管理，對文件檔案生命的全過程負責。

二、加快數(shù)字化檔案建設，有利于實現(xiàn)檔案信息服務社會化

網絡連接著世界，利用檔案的傳媒實現(xiàn)了跨時空的嬗變，網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和集成在一起，發(fā)揮出強大的整體效應。只有加快檔案數(shù)字化建設，實行一體化管理，避免信息資源在產生者那里無效保存導致的浪費和價值生命的縮短，確保檔案信息價值得到最充分的利用，使檔案這一人類共同的文化遺產被人們共享，才能推進世界上多種文化共生和交融。

館藏資源數(shù)字化、空間虛擬化、信息資源共享化、服務對象及需求擴大化和傳輸網絡化、檔案信息社會化這些特征表明，加快檔案數(shù)字化建設符合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

1.檔案管理自動化

這是對檔案自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機數(shù)字化管理基礎上的。檔案管理具體業(yè)務環(huán)節(jié)的計算機管理問題是基礎性的，它是開展檔案數(shù)字化工作的前提條件。

2.檔案信息管理規(guī)范化、標準化

所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術模式、文件格式和工作標準進行數(shù)字化。檔案信息組織形式從紙張上順序的、線性方式轉變?yōu)殡娮佑嬎銠C的直接的、網狀的方式。索引文件、超文本技術等使得信息可以按本身的邏輯關系組織成相互聯(lián)系的網狀結構，這為方便用戶檢索、提高檢索效率奠定了基礎。

3.檔案信息存儲海量化

傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，需要機讀系統(tǒng)和機檢系統(tǒng)提供海量存儲介質予以保存；而電子文件∕檔案的管理，更需要有海量的存儲系統(tǒng)作為技術支持。因而，各個物理位置的檔案保管單位，必須采取海量存儲技術。

4.檔案信息社會化

傳統(tǒng)介質的檔案在一段時間內只能供一個使用者使用，其他讀者如果也想獲得這種檔案信息，則必須上檔案部門排隊等待，因而，很難實現(xiàn)真正意義的檔案信息服務化。世界上一些藏有極其珍貴檔案和文物的檔案部門為了保護這些檔案、文物，每年只批準每月2000名左右的學者和專家來此研究。為此，很多學者等了數(shù)年也依然無法如愿。如果建立了數(shù)字檔案，這個問題迎刃而解。利用者在任何時間任何地點都可以進入檔案部門查找資料，可以在計算機網絡上利用，這些檔案、文物則可以得到真正永久的保存與收藏，也實現(xiàn)了真正意義上的檔案信息服務社會化。

參考文獻：

[1]丁耀琪. 檔案館網絡利用檔案系統(tǒng)設計研究.檔案學通訊,2008

第6篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

關鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設；問題；思考

在我國現(xiàn)代化建設的過程中，城建檔案作為城市建設的重要組成部分，有著重要的指導意義，城建檔案主要是針對城市發(fā)展建設過程中的建筑情況進行充分的了解，并且歸納總結成相應的資料用于今后的建設，所以可以說是對今后的城市發(fā)展進程起到了支撐以及促進的作用。在我國城市現(xiàn)代化水平不斷提升的過程中，城建檔案的信息量也呈現(xiàn)逐漸增多的趨勢，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應現(xiàn)代化的發(fā)展速度，這就必須要運用數(shù)字化的管理手段做到與時俱進，更好的促進城建檔案管理質量的進步，加快管理效率，這樣才能為社會提供服務。所以本文重點針對城建檔案的數(shù)字化管理問題進行研究，希望對今后的工作有所幫助。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設的意義

在對城建檔案進行管理的過程中，普遍采用了數(shù)字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數(shù)字化的管理方式更有助于檔案的建設，無論是在整理還是在進一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優(yōu)越性。并且隨著社會的進步，人工查找的方式顯然已經不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進行改革，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。所以數(shù)字化管理建設是目前檔案事業(yè)的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質檔案，這種檔案如果經常調閱就會損壞，并且也不能實現(xiàn)資源共享的效果，在這種情況下就需要運用數(shù)字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數(shù)字化檔案的建設大大節(jié)省了時間，促進工作效率的提高，促進了社會的發(fā)展建設，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發(fā)揮。但是在數(shù)字化建設的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業(yè)的發(fā)展，筆者對此進行了總結。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題

從我國現(xiàn)階段的發(fā)展建設來看，伴隨著我國科學技術的進一步發(fā)展，計算機已經成為工作中必不可少的工具之一，沒有計算機的幫助，就無法高效的進行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計算機的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數(shù)字化建設的實現(xiàn)是要建立在物質載體的基礎上的，物質載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應用，就要充分考慮物質載體的穩(wěn)定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠的使用計算機相關設備開展數(shù)字化管理的相關工作。

實際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當?shù)姆蓛r值，從傳統(tǒng)的管理角度來看，進行檔案管理的信息存儲載體的性質是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠將其保存完好就具備一定的價值，在法律上也擁有相應的效力，但是數(shù)字化的檔案就有所不同了，因為數(shù)字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進行驗證的，這就要求對數(shù)字檔案進行統(tǒng)一的標準評定，讓其更加具有統(tǒng)一性的特點，在我國現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點。傳統(tǒng)紙質檔案在存儲的穩(wěn)定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點，在數(shù)字化檔案中則需要更加安全的環(huán)境才能實現(xiàn)穩(wěn)定性的要求，如果技術設備或者存儲載體出現(xiàn)問題數(shù)字檔案就無法使用。

3 對做好城建檔案數(shù)字化建設的幾點思考

3.1 前期的全面規(guī)劃

對于城建檔案數(shù)字化建設來說，前期的規(guī)劃是一個至關重要的環(huán)節(jié)，需要將大量的紙質檔案全部轉化成數(shù)字文檔，工作量非常巨大。在進行數(shù)字化工作時，應對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調查，根據(jù)檔案的類型對檔案進行數(shù)字化規(guī)劃。在規(guī)劃的過程中，工作人員應認真謹慎按照一定的程序突出工作的重點，嚴格按照相關規(guī)定做好規(guī)劃，為城建檔案數(shù)字化建設奠定良好的基礎。

3.2 加強標準規(guī)范建設

數(shù)字文檔的資源共享，需要根據(jù)相關標準和規(guī)范進行文檔信息的數(shù)字化，所以建設檔城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定一個完整的規(guī)范制度體系。主要包括信息化標準規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標準規(guī)范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數(shù)字檔案的格式標準以及網站建立和管理等的指導說明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范主要是由接收標準和管理細則這兩方面構成。加強標準規(guī)范建設為城建檔案數(shù)字化建設工作的操作提供合理有效的依據(jù)。

3.3 加強信息系統(tǒng)建設

城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計算機網絡，創(chuàng)建出一個檔案信息系統(tǒng)，不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性，使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

3.4 完善資源庫的建設

城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設，這里包括目錄數(shù)據(jù)，目錄中心，全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將工作的重點放在特色資源庫的建設上，將各個專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫，使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數(shù)字檔案的實用性，有利于檔案管理工作的順利進行。

3.5 提高檔案的使用效益

城建檔案作為相關城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數(shù)字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現(xiàn)檔案的最佳使用效益。

4 結束語

城建檔案數(shù)字化建設對于城市建設來說有著不可忽視的作用，檔案工作人T應予以高度的重視。在進行檔案數(shù)字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性，完善數(shù)據(jù)庫的建設，提高數(shù)字檔案的使用效益，捉進檔案管理工作的發(fā)展，為社會提供更好的信息服務。

參考文獻

[1]劉亞萍.淺談城市建設檔案館的發(fā)展與建設[J].蘭臺世界.2010（S2）

第7篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

關鍵詞：電子檔案；數(shù)字化；白圖替代藍圖

Abstract: Blueprint by white diagram or electronic diagram instead, this is a trend in the management of files, but also must keep up with the pace of work to implement. Consistency on paper files and electronic files, are not a technical issue, but a management problem. Third technology, seven -management. "To the command of technical application of technology guide the management concept of innovation to manage."Keywords: electronic files; digitization; white Figure alternative blueprint

現(xiàn)美國或一些歐洲國家已經完成了白圖替代藍圖的轉換，藍圖在很多國家已經消失了。所有的藍圖都由白圖或電子圖代替。這是檔案管理的一個趨勢，也是跟上時代腳步所必須去落實的工作。

關于紙質檔案與電子檔案的一致性，不是技術問題，而是管理問題。

國家檔案局《關于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見意見》：企業(yè)檔案信息化建設，要堅持與企業(yè)信息化建設同步的原則；堅持技術與管理并重的原則。

電子文件檔案的存儲媒介：由于設計手段的現(xiàn)代化，促進設計質量和效益的提高，設計周期也明顯縮短，而越來越多的工程、產品圖紙存檔以及管理制度勢必要隨著CAD技術的普及應用作出相應的變革和調整。 應用光盤存儲技術是CAD技術發(fā)展的必然。經對比研究，國家決定采用光盤存儲電子文件以支持CAD技術的深入發(fā)展和應用。

光盤具有如下特點：1）存儲量大，記錄密度高。（一張650MB的光盤可存儲A1圖紙4000張，或幾萬張A4圖紙，或3億個漢字）；2）聲、像、圖、文并茂，多媒體再現(xiàn)；3）壽命長，信息質量高（相對磁介質）；4）信息存取方便、靈活，可鍵盤輸入（矢量），也可掃描輸入（光柵）；5）信息還原效果好，有叫高的分辨率；6）系統(tǒng)容易建立和普及，性能價格比越來越高。且雙向適應：適應利用，也適應保存。

采用光盤存儲工程圖紙等技術資料，可以免去日益增加的紙質圖庫建筑面積和節(jié)省投資；方便檢索、調用已有技術檔案，修復破損嚴重的老圖紙，有利于提高檔案的利用率，加快設計速度，縮短設計周期，增強企事業(yè)單位的市場競爭力；也有利于檔案管理水平的提高和檔案工作人員素質的提高，充分體現(xiàn)檔案管理部門也是服務于生產和創(chuàng)造效益一個重要組成部門之一。要改變舊的圖樣管理制度，制定新標準，強力推廣CAD技術的要求。

當前電子文件管理工作的三個階段，起步階段；準備階段；我們院正處在準備階段（檔案信息處理標準體系的建立；傳統(tǒng)檔案的原文信息數(shù)字化轉換；多媒體數(shù)據(jù)處理技術的應用；較大型網絡和廣域網絡的應用研究；分布式綜合性數(shù)據(jù)庫的建立；檔案信息網站的建立。）發(fā)展階段；（法規(guī)和標準體系的建立和完善；電子文件法律地位的確定；電子文件四性保障；電子檔案的長久保存；網絡信息技術在檔案領域的應用。）

檔案文件接收的四性原則：真實性-可用性-可靠性-完整性

管理規(guī)范：

法律法規(guī)

電子簽名法

標準規(guī)范

標準及標準體系

規(guī)章制度

電子文件的整理：

歸檔的電子文件由形成部門負責整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導。

產品研制或工程設計過程形成的電子文件應以產品型號、研究課題或建設項目為單元按電子文件類別分別保管。

存儲歸檔電子文件的光盤，應附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬件平臺等。

電子文件經整理后，按項目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。

編寫歸檔說明

一、檔案管理方面遇到的常見問題

設計資料，尤其是圖紙，這些資料如何收集、如何能保證最新的資料被收集；如何把收集到的資料合理的分類存放；如何能使得這些資料被高效利用；如何能在海量的資料中快速準確找到自己需要的資料……這些都是我們所關心的問題。

有不少設計企業(yè)已經應用了檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)往往側重于普通的文件和檔案管理，不能切合設計行業(yè)的實際，存在許多弊端，嚴重妨礙了設計資料的有效利用。具體來說包括：

（1）對電子圖紙和相應的信息采集都是手工完成的，錄入工作量大，檔案工作人員工作負擔過重；

（2）手工錄入的方式使得圖紙內容不全、容易出錯等問題，導致真實性、可靠性和可信性的不足，影響了系統(tǒng)的使用效率；

（3）不可見的業(yè)務過程；從任務分配到項目完成，整個過程不可見不可控；

（4）設計資源流失，重要的電子資料得不到保存和重復利用；

（5）版本無法控制、設置變更頻繁，加大設計成本；

（6）各職能部門的數(shù)據(jù)流轉繁瑣，造成工作和生產的滯后；

（7）難以規(guī)范和控制企業(yè)標準化，給生產和管理帶來一定壓力，如圖框、字體、線型、文件沒有標準化，院內外交流困難；

（8）無有效的技術手段促進CAD電子文件的歸檔，僅靠管理手段并不能促使設計人員主動歸檔完整、準確的電子文件。

（9）如何確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實性，使電子文件和出版文件完全一致；

（10）設計過程中的圖檔、文檔等資料采用服務器共享的方式，不能保證共享數(shù)據(jù)的安全性，無法防范無形資產的流失。

（11）項目的圖檔和資料采用刻錄光盤的方法進行保存，無法對項目資料進行及時備份。更重要的是無法集中管理圖檔，設計人員不能及時查閱需要的資料，不能保證電子圖檔有效重復利用。

電子文檔管理面臨的問題

電子文件歸檔不及時

電子文件不完整性

電子文件不準確

電子文件不規(guī)范

電子文件信息不能被共享利用

二、 電子文檔管理系統(tǒng)的建設目標

多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔。

與建設電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設電子文件一同收集。

著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設電子文件一同收集

應整理、鑒定再歸檔

確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實性，使歸檔的電子文件和出版的紙質文件完全一致

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第8篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網絡與計算機技術飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析

（一）技術條件

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎條件，這些技術的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。

（二）網絡基礎建設條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標主要包括兩個方而，一方而是通過網絡對檔案資料進行應用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網絡實現(xiàn)檔案利用率的提高。網絡基礎設施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內容包括局域網建設、網站建設等。網絡基礎設施的建設情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠實現(xiàn)，具有非常重要的基礎作用。

（三）資金與人才條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項非常龐大的工程，在實現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應該對自身的經濟實力進行評估，依據(jù)自身實際情況實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識、技術等，對高素質的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的關鍵。

二、檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)措施

檔案管理數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素與保障系統(tǒng)四個方而的內容。

（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案部門在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應該對檔案管理的現(xiàn)狀進行調查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。

1.管理制度的調查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設組織保證，建立數(shù)字化建設科學管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設規(guī)范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

2.硬件方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

3.技術方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術保證，數(shù)字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對白身的實際情況進行調查與了解，依據(jù)自身的技術力量制定數(shù)字化實施方案。

4人才方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設能力。

（二）檔案管理數(shù)字化的實施目標

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設的檔案部門應該成立數(shù)字化建設領導小組，對數(shù)字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調。

（三）檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標確定之后，要依據(jù)實施目標實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設中的重點發(fā)展項目與領域，例如檔案目標數(shù)字化建設項目、數(shù)字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構、規(guī)章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

第9篇：檔案管理數(shù)字化建設范文

摘 要 社會組織、國家機構以及個人在社會活動時間中的相關記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關系到各個領域的秩序，它是我國科學文化事業(yè)中的重點。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現(xiàn)代科技的進步與計算機技術的普及，檔案管理工作走向了數(shù)字化的道路。本文將針對檔案數(shù)字化建設中存在的問題及利用措施進行分析探討，希望為我國檔案工作的順利進行以及效率的提高，提供有價值的思考與建議。

關鍵詞 檔案數(shù)字化 問題 利用措施

不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，依托于計算機技術的數(shù)字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學的優(yōu)勢。在數(shù)字化的作用下，檔案的表現(xiàn)形式、存儲方式以及查詢方式等都出現(xiàn)了新的發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)于大型檔案館的廣泛應用之中，檔案數(shù)字化建設已經初見成效。為了促進檔案管理數(shù)字化建設，我國出臺了《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，為檔案的數(shù)字化建設提供了政策支持以及法律依據(jù)[1]?？梢姍n案數(shù)字化所帶來的優(yōu)勢對檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數(shù)字化需要著重解決的問題。

一、檔案數(shù)字化建設中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化建設的不合理

這一點的具體體現(xiàn)主要與不同檔案部門的實際情況不同，其檔案數(shù)字化建設的基礎也不相同。不同的行業(yè)、不同地區(qū)、不同性質的單位的檔案管理工作的側重點以及相關的管理設備、管理經費之間千差萬別。檔案管理工作的復雜性要求對相關設備的使用以及經費的投入具有詳細的標準與要求，推進數(shù)字化的檔案管理模式對于計算機、轉換設備、掃描設備的配備具有一定的要求。但是在實際的檔案數(shù)字化建設的推進工作當中往往忽視了不同檔案部門的特有的發(fā)展狀況，產生了“一刀切、一風吹”的不合理的發(fā)展措施[2]，對檔案數(shù)字化的建設具有不利的影響，不僅降低了檔案數(shù)字化的建設效率，還會出現(xiàn)一些系統(tǒng)以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數(shù)字化水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。在國家事業(yè)單位中，檔案的數(shù)字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關的管理隊伍水平較高。在其他的領域或企業(yè)之中，基于領導重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數(shù)字化水平普遍較低。

（二）檔案數(shù)字化建設中的檔案安全問題

基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結合計算機技術應用發(fā)展下的檔案數(shù)字化管理模式中的開放性與共享性的特點，兩者之間所存在嚴重的沖突[3]。在目前的檔案數(shù)字化平臺的建設之中，由于檔案的外包原因以及相關的技術問題，檔案泄密現(xiàn)象時有發(fā)生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數(shù)字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現(xiàn)的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內部的流通方式以及利用效果值得商榷。

二、檔案數(shù)字化利用措施

（一）做好檔案數(shù)字化相關基礎設施的建設

針對上文中提出的不同部門、不同地區(qū)以及不同單位之中的檔案數(shù)字化相關基礎條件的不同。在進行檔案數(shù)字化建設與推廣的過程中需要同時進行檔案數(shù)字化相關基礎設施的建設，采取統(tǒng)籌規(guī)劃的方法，加強檔案數(shù)字化管理工作的重要意識的宣傳，為檔案數(shù)字化建設提供相應的政策支持，對相關的經費以及投入進行統(tǒng)一的規(guī)劃，依據(jù)不同部門、不同地區(qū)以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標。加強對檔案管理的檢查工作。對各個檔案管理部門進行定期、抽樣檢查，促進檔案管理數(shù)字化的建設與發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化建設中檔案安全問題的解決

基于檔案數(shù)字化所帶來的檔案的安全問題，在實際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對檔案進行安全的管理[4]。對于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關的程序以及具體的執(zhí)行標準上需要進行商討。在計算機技術支持下的檔案數(shù)字化的管理模式下，解決好上述三者的關系對檔案管理的保密性具有促進作用。在進行檔案利用工作時，對檔案的內部流通的形式以及相關的標準規(guī)定需要進行嚴格的控制，必要時候應加以法律條例進行硬性規(guī)定，確保檔案的利用安全。加強對檔案數(shù)字平臺上的安全系統(tǒng)的建立，嚴格控制檔案數(shù)字化管理的網絡，避免黑客入侵，導致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。

三、結束語

綜上所述，檔案數(shù)字化的便利性以及管理方式的科學性、高效性等諸多優(yōu)勢對于整個檔案管理工作的發(fā)展具有積極的推動作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計算機技術的開放性之間存在著沖突，在檔案數(shù)字化的應用發(fā)展之中出現(xiàn)了泄密的嚴重問題，針對目前檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀，加強檔案數(shù)字化管理的保密手段，完善檔案數(shù)字化管理的體制、優(yōu)化具體的檔案數(shù)字化管理的相關措施具有必要性以及重要性。

參考文獻：

[1] 羅順明.檔案數(shù)字化建設中存在的問題及利用措施[J].蘭臺世界，2012.23（30）：38-39.

[2] 譚遠宏，趙家文，劉健華.我國檔案數(shù)字化建設中存在的問題與對策[J].湘潭師范學院學報（社會科學版），2010.05（34）：174-176.