公司檔案管理精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理范文

鑒于以上現(xiàn)象和問題，股份制上市公司應(yīng)該采取以下措施著手解決現(xiàn)有檔案管理問題。

1.建立健全檔案管理制度

檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，建立層層把關(guān)的檔案管理體系，規(guī)劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實(shí)施細(xì)則，并指定專業(yè)人員進(jìn)行管理。另外，還要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規(guī)范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)等；(5)檔案人員崗位責(zé)任制，包括檔案人員的具體職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機(jī)構(gòu)代之收集大部分企業(yè)的行政管理檔案，進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，因此在構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務(wù)所、檔案保管中心等檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)需要擴(kuò)充發(fā)展和加以規(guī)范監(jiān)督。監(jiān)管部門和中介機(jī)構(gòu)要確定企業(yè)檔案信息來源的合法渠道，在產(chǎn)權(quán)體制改革中提供檔案利用服務(wù)。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時(shí)，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量及水平?？傊?，根據(jù)形勢的發(fā)展，逐步建立和完善企業(yè)檔案法規(guī)制度，必須轉(zhuǎn)換機(jī)制、轉(zhuǎn)變職能，打破原有的管理模式，推進(jìn)股份制企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、法制化。因此要積極發(fā)揮檔案信息交流主渠道的優(yōu)勢，將科技資料、信息情報(bào)及庫存檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，設(shè)立多功能、海量信息存儲和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。

2.加快檔案信息化建設(shè)

部分股份制企業(yè)在無約束機(jī)制時(shí)檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標(biāo)準(zhǔn)。因此要加快檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，改變單一的手工檢索和服務(wù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需要，建立跨企業(yè)、跨地區(qū)的檔案信息開發(fā)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)目錄中心，形成信息開發(fā)體系，發(fā)揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案管理工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。首先要對檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、打印裝訂，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統(tǒng)裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經(jīng)過長時(shí)間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認(rèn)，給檔案的開發(fā)和利用造成很大不便，給檔案資料的查找?guī)砗艽罄щy。針對此種狀況，應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中加以改進(jìn)，組織人員對所有檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、校對、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準(zhǔn)確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造了便利條件，為檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。

3.設(shè)置專門的檔案管理部門

第2篇：公司檔案管理范文

一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護(hù)公司及客戶的權(quán)益，特制定本細(xì)則。

二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。

三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。

（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。

四、 檔案的整理與移交

（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項(xiàng)目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；

（二）部項(xiàng)目經(jīng)理A角將項(xiàng)目資料按檔案清單（附后）的要求進(jìn)行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單（具體到每一項(xiàng)內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項(xiàng)目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、 B角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理B角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項(xiàng)目經(jīng)理B角須列出補(bǔ)充資料清單要求項(xiàng)目經(jīng)理A角補(bǔ)齊；

（三）項(xiàng)目資料包括四部分：立項(xiàng)審批資料、重要合同或單據(jù)等、項(xiàng)目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；（具體內(nèi)容及順序附表）；

（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進(jìn)行編碼；

（五）檔案的移交時(shí)限為項(xiàng)目結(jié)束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項(xiàng)目經(jīng)理A角三個(gè)工作日內(nèi)移交項(xiàng)目經(jīng)理B角，項(xiàng)目經(jīng)理B角兩個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；

（六）檔案管理員在接交檔案時(shí)，按照項(xiàng)目經(jīng)理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認(rèn)無誤，項(xiàng)目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)；

（七）檔案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認(rèn)；

（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。

五、重要權(quán)證資料的移交

（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)?？蛻舻呢?cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項(xiàng)權(quán)證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；

（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時(shí)間移交公司指定的權(quán)證管理人員， A角列出重要權(quán)證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號、數(shù)量核對無誤后，單獨(dú)移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn)；

（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存；

（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為2012鴻借字第001號。

六、檔案的借閱

（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；

（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；

（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；

第3篇：公司檔案管理范文

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

第4篇：公司檔案管理范文

1、后勤保障工作。做好日常行政、會務(wù)保障工作的同時(shí)，為股東會董事會等重大會議提供材料支撐、會務(wù)保障，并做好后續(xù)工作。根據(jù)去年公司的股東會、董事會、監(jiān)事會決議，積極與雨花區(qū)市場監(jiān)督管理局溝通協(xié)調(diào)，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)材料，高效順利完成董更、新章程備案等工商登記事宜；每周五及時(shí)收集整理各部門本周工作完成情況及下周工作計(jì)劃，為《月度重大事項(xiàng)報(bào)告》上報(bào)提供依據(jù)。

2、檔案管理工作。配合集團(tuán)投資部合同管理專項(xiàng)檢查，梳理信投本級及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經(jīng)濟(jì)合同以及以前年度訂立的，目前仍在執(zhí)行的重要經(jīng)濟(jì)合同，完成統(tǒng)計(jì)表格并形成自查報(bào)告；去年六月開始，由我接手負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)工作，我嚴(yán)格按照要求，及時(shí)做好收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)及歸檔工作。重大事項(xiàng)及對時(shí)間期限有要求的文件，做到及時(shí)跟進(jìn)、及時(shí)提醒，保證各類文件傳閱的時(shí)效性，并及時(shí)將文件精神傳達(dá)到相關(guān)部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴(yán)格執(zhí)行用印管理制度，把好印章使用關(guān)口。

3、文化宣傳工作。在集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)及時(shí)報(bào)道公司的發(fā)展動態(tài)，重大活動的開展情況，嚴(yán)把信息報(bào)送審查關(guān)，全年報(bào)送有價(jià)值、高質(zhì)量的信息56篇；向信司黨務(wù)工作群推送圖文并茂的讀書小組活動、信投大講堂開展實(shí)況；對參與人數(shù)多，影響范圍廣的員工健步走活動、成員企業(yè)員工拓展活動、新員工入職培訓(xùn)和新媒體課程培訓(xùn)，盡職盡責(zé)做好后勤服務(wù)工作。

4、其他工作。草擬半年工作會議和年度工作總結(jié)等匯報(bào)材料供領(lǐng)導(dǎo)修改；協(xié)助其他部門完成工商材料調(diào)檔和向集團(tuán)投資管理系統(tǒng)資料更新與錄入；完成2018年公司報(bào)刊征訂工作；參與服務(wù)集團(tuán)回顧表彰大會，展現(xiàn)公司良好的精神氣象；發(fā)揮黨員先鋒模范作用，投身結(jié)對幫扶困難戶的走訪幫扶工作。

二、工作中存在的問題

回顧一年，我嚴(yán)格要求自己，在工作上認(rèn)真履行職責(zé)，但距離自己和領(lǐng)導(dǎo)的要求還差很遠(yuǎn)，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現(xiàn)在：

1、工作經(jīng)驗(yàn)不足，在工作的處理和推進(jìn)上仍然有所欠缺，需要不斷加強(qiáng)各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進(jìn)一步加強(qiáng)積累和思考，更好的適應(yīng)辦公室的文書寫作工作。

3、創(chuàng)新意識不強(qiáng)，組織協(xié)調(diào)能力還有待提高。

三、明年工作展望

1、及時(shí)反饋、形成閉環(huán)。做了不等于完成了，小到給相關(guān)部門送一個(gè)材料、會務(wù)保障結(jié)束客人離開，大到階段性的進(jìn)展、難以解決的困難都要及時(shí)反饋，這樣執(zhí)行工作才算有始有終，形成一個(gè)閉環(huán)。這就是我們主任常和我們說的，“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”。

第5篇：公司檔案管理范文

關(guān)鍵詞 供電公司 技術(shù)檔案管理

檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作中的一個(gè)重要組成部分，為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強(qiáng)縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？

一、加強(qiáng)對電力系統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識

1、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

2、檔案工作內(nèi)容

a.文書材料的立卷：根據(jù)國家實(shí)行文書部門立卷的原則，為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌，及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集，對所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。

c.檔案的檢索及保護(hù)：為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學(xué)方法對檔案加以有效的保護(hù)。

二、加強(qiáng)縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略

1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評審活動中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過各種有利的機(jī)會對電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。

3、加大對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入

硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。

4、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

信息技術(shù)的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實(shí)施。對于經(jīng)濟(jì)效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進(jìn)行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

第6篇：公司檔案管理范文

在人生的道路上，每個(gè)人都在用自己的足跡書寫著自己的歷史。同志為自己所從事的事業(yè)付出了滿腔熱忱、捧出了全部真誠，以無私的工作態(tài)度和忘我的敬業(yè)精神在自己平凡的崗位上默默無聞、無聲無息地奉獻(xiàn)著，這樣的人值得我們?nèi)W(xué)習(xí)和贊揚(yáng)。她雖然沒有驚天動地的業(yè)績，也沒有世人皆知的名譽(yù)，但卻在自己平凡的崗位上塑造了一種不平凡的敬業(yè)精神。

同志于年由客服部調(diào)至移動網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部工作，崗位是綜合管理，由于工作出色，被領(lǐng)導(dǎo)長期留用。剛開始由于對檔案工作不熟悉和實(shí)踐操作的差距性，她對自己的工作感到有些陌生和力不從心，但作為一個(gè)黨員，她沒有被困難嚇倒，憑著自己勤奮好學(xué)的精神，在短短的幾個(gè)月的時(shí)間里便學(xué)會了案卷裝訂、立卷歸檔等操作規(guī)程與技巧，很快便適應(yīng)并勝任了自己的本職工作，在不斷學(xué)習(xí)實(shí)踐知識的同時(shí)，她深深感覺到自己理論知識的不足，就這樣，她利用業(yè)余時(shí)間認(rèn)真學(xué)習(xí)各種業(yè)務(wù)知識，幾年來她所負(fù)責(zé)的工作沒有出現(xiàn)過任何問題，并且都是保質(zhì)保量的完成任務(wù)，檔案一次性通過驗(yàn)收.特別是，移動網(wǎng)絡(luò)建部承擔(dān)著新建gsm核心網(wǎng)絡(luò)、新建wcdma網(wǎng)絡(luò)、新建2g網(wǎng)絡(luò)基站擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)覆蓋面等重要工作。所涉及的工程量之大，網(wǎng)絡(luò)基站建設(shè)之復(fù)雜，是寧夏聯(lián)通gsm網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)期間之最。移動網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部全體人員眾志成城，半年重建一張新網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的全面優(yōu)化建設(shè)。由于工作量的加大，各種工程檔案、文件合同也隨之增多，她沒有被困難嚇倒，經(jīng)常主動加班加點(diǎn)，和同事們一起保質(zhì)保量的完成了各種歸檔任務(wù)，在，她共完成15項(xiàng)工程的檔案歸檔任務(wù)，合計(jì)工程檔案359件。為3g網(wǎng)絡(luò)的順利開通做出了自己的應(yīng)盡的貢獻(xiàn)。同志作為一個(gè)有黨齡的黨員，在公司擔(dān)任第五黨支部宣傳委員，在干好本職工作的同時(shí)，她還積極組織參加支部組織的深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀、黨的十七屆四中全會等各類活動，在學(xué)習(xí)的同時(shí)做好學(xué)習(xí)筆記，她所在的第五黨支部在還被評為先進(jìn)黨支部。

工作幾年來，同志用她那火一樣的工作熱情和對自己從事事業(yè)的真誠和執(zhí)著，對自己所從事的事業(yè)默默地奉獻(xiàn)著。一粒砂中看世界，一滴水中見人生，同志覺得自己的價(jià)值取向是正確的，自己的職業(yè)是崇高的。能為自己所熱愛和追求的事業(yè)默默奉獻(xiàn)，再苦再累他也覺得心甘情愿，雖然默默無聞，但只要能把對事業(yè)的情、對崗位的愛、奉獻(xiàn)給黨的事業(yè)，奉獻(xiàn)給中國聯(lián)通，就是她最大的心愿！

第7篇：公司檔案管理范文

1.國外檔案管理體系現(xiàn)狀

國外企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)，主要是在檔案管理模式尤其是企業(yè)檔案館的設(shè)立和運(yùn)行上。歐美國家的企業(yè)檔案完全屬于企業(yè)所有，企業(yè)檔案部門的檔案事務(wù)不受國家級檔案機(jī)構(gòu)的干涉，企業(yè)也有權(quán)完全按照自身的實(shí)際情況來安排其檔案管理工作。國外的企業(yè)檔案管理自主性強(qiáng)，隨意性大、個(gè)體特色突出，沒有統(tǒng)一的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)立、變更檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。因此，檔案理論界對企業(yè)檔案管理的研究不多，本文將以美國為對象來簡略介紹其企業(yè)檔案管理實(shí)踐與研究情況。

美國企業(yè)除了自己保存檔案以外，還會選擇交由公共性的保存機(jī)構(gòu)代為保存，如高等院?；驓v史協(xié)會。早在1916年，哈佛大學(xué)就首創(chuàng)了系統(tǒng)地保存企業(yè)文件的先例，并得到華盛頓大學(xué)、加州大學(xué).科內(nèi)爾大學(xué)的競相效仿。80年代后.有的企業(yè)為了節(jié)省開支而不得不停辦檔案館，又不愿銷毀檔案，于是將檔案轉(zhuǎn)送給高等院?；驓v史協(xié)會。

受經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，80年代的美國企業(yè)出現(xiàn)了兼并、重組或機(jī)構(gòu)精簡的現(xiàn)象。一些歷史悠久的企業(yè)檔案館及文件管理部門在這一時(shí)期已不復(fù)存在，如1943年成立的菲爾斯東輪胎橡膠公司檔案館。有的企業(yè)檔案館也不再由專業(yè)的檔案人員管理，而是由本公司的公關(guān)人員、文件管理人員或圖書館員來，如IBM公司、海灣石油公司、教育測試服務(wù)中心等。

2.國內(nèi)檔案管理體系現(xiàn)狀

我國檔案工作作為國家檔案事業(yè)的一個(gè)組成部分，在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的檔案室（館、網(wǎng)）。

我國現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環(huán)境下，從國有工業(yè)企業(yè)檔案管理模式演化來的。隨著經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)改革的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化（如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等）這種舊有的管理體制開始發(fā)生細(xì)微變化。

大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自主設(shè)立的權(quán)利，避免那種不顧新時(shí)期檔案管理體制、模式的建構(gòu)行業(yè)特點(diǎn)、自身情況而實(shí)行的“一刀切”式管理模式。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)異軍突起，非公經(jīng)濟(jì)企業(yè)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。

二、新時(shí)期企業(yè)管理工作的探究

1.市場化模式研究

市場化是世界行政改革共同趨勢，是我國各項(xiàng)改革的大方向，是檔案管理工作的趨勢，是我國企業(yè)檔案管理體制的改革方向。市場化就是把原由政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)交由市場調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源和管理不可缺少基礎(chǔ)，企業(yè)必須依據(jù)企業(yè)自身市場化競爭體制改善企業(yè)檔案管理體制。對于企業(yè)檔案管理工作來說，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等一系列的活動，就是檔案工作的市場，市場就在本企業(yè)之中。企業(yè)的需求就是市場，檔案信息開發(fā)工程要不斷提高、不斷更新，才能滿足日益增長的信息需求。檔案工作者的一切活動都要緊緊圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，這樣檔案工作就有了方向，有了目標(biāo)，擁有了市場。

2.社會化模式研究

檔案管理工作的社會化有兩個(gè)維度：一是企業(yè)檔案管理工作受社會組織的監(jiān)督與影響；二是企業(yè)檔案管理工作充分利用社會資源。

從長遠(yuǎn)趨勢來看，企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，但僅僅依靠政府行政管理顯然是只有一只手在發(fā)揮作用，特別是在我國服務(wù)型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱。

從國外企業(yè)檔案管理環(huán)境來看，傳統(tǒng)“一刀切”的企業(yè)檔案管理模式顯然不適合企業(yè)強(qiáng)調(diào)效率的管理模式，那么那些處于“非現(xiàn)行”和“半現(xiàn)行”的企業(yè)文件和檔案的保管顯然將浪費(fèi)企業(yè)更多的成本，并且很多企業(yè)也沒有能力（缺乏專業(yè)人員專業(yè)手段）和精力去管理企業(yè)檔案，但這些檔案作為企業(yè)資源又不能隨意處置，這就需要社會提供專業(yè)化的檔案中介機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包形式也逐漸出現(xiàn)。

如北京、遼寧、浙江、上海、深圳等省市的檔一案中介機(jī)構(gòu)，從無到有，逐漸發(fā)展壯大。這是檔案工作逐步走向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和社會化大生產(chǎn)的需要，將是今后企業(yè)檔案管理的一個(gè)新的需求方向。

第8篇：公司檔案管理范文

交通建設(shè)工程的檔案是工程監(jiān)理管理工作中的重要內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，當(dāng)今的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。本文就交通建設(shè)工程監(jiān)理完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向展開論述，期望對于信息化檔案管理的規(guī)劃和完善具有參考作用。

關(guān)鍵詞：

交通建設(shè)；工程監(jiān)理；檔案管理

信息化建設(shè)在各行各業(yè)的滲透和應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛和深入，不僅帶來了工作上的便利，也為工作效率的大幅度提高提供了技術(shù)支持，尤其是在交通建設(shè)事業(yè)中，作為交通建設(shè)監(jiān)理部門，應(yīng)該承擔(dān)起工程建設(shè)的監(jiān)理職責(zé)，通過監(jiān)理管理和監(jiān)理檔案的資料整理收集工作，將工程建設(shè)中的各種與管理有關(guān)系的事務(wù)，采用信息技術(shù)手段，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理，讓交通建設(shè)的過程和成果能夠被詳細(xì)的收存，以備日后調(diào)用和參考。

1交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

1.1交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理是工程的基礎(chǔ)工作，運(yùn)用信息技術(shù)，將檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)起來，就是將信息化檔案工作的軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配置。交通建設(shè)工程監(jiān)理工作中，檔案信息的管理工作如今已經(jīng)不僅是信息資源的歸檔，還有信息技術(shù)的應(yīng)用。技術(shù)和資源是檔案信息管理工作中的核心。具體說來就是將資源通過數(shù)據(jù)傳輸、存儲、調(diào)取、保存等手段進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施的共享和實(shí)用。交通建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定在長期的交通建設(shè)中必然要產(chǎn)生大量的工程資料，要提高收集整理的效率，減少工程檔案的采集、整理周期，就要通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，加強(qiáng)檔案信息化管理的工作來完成。例如，建立辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，能夠幫助監(jiān)理部門將各個(gè)部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行上傳和共享，隨時(shí)掌握工程活動的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，同時(shí)保持與工程中各個(gè)部門的溝通與交流。

1.2檔案管理信息化的信息資源建設(shè)

做好檔案管理信息化的自愿建設(shè)，關(guān)鍵在于將檔案進(jìn)行信息技術(shù)的開發(fā)和實(shí)用。從交通建設(shè)工程的監(jiān)理角度來看，檔案信息的整理效率與交通信息化建設(shè)的進(jìn)度息息相關(guān)。要提高工作效率，就要投入資金，加強(qiáng)軟硬件的建設(shè)，例如建立檔案數(shù)據(jù)庫，就是一個(gè)很好的交通建設(shè)檔案管理的平臺，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，搭建起內(nèi)部局域網(wǎng)來，設(shè)立目標(biāo)辦公群，為交通建設(shè)的檔案管理工作節(jié)能增效，并開創(chuàng)優(yōu)越的辦公條件[1]。

1.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)規(guī)范

通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，檔案信息收集到的是社會資源，更需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的收集平臺，包括電子信息文件、檔案管理功能在內(nèi)的信息化檔案管理，能夠?qū)⑿畔⒌馁Y源、文件等加以規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

1.4檔案管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

對檔案進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，是在信息資源的開發(fā)利用和建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。由于交通建設(shè)工程監(jiān)理的信息檔案擁有著海量的信息，因此，要將涉及到交通建設(shè)的各個(gè)環(huán)境的信息等加以收納，必須要有強(qiáng)大的技術(shù)支持，才能保證檔案信息管理的質(zhì)量和速度。例如交通建設(shè)過程中的環(huán)境、氣象、機(jī)械、物理、化學(xué)知識，還有工程招投標(biāo)、原材料采購、工程檢測中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等等，都要被高效、合理、安全地存儲在信息化檔案數(shù)據(jù)庫中。

1.5檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

高效的檔案信息化管理，需要高等級的人才來操作。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)，必須吸引信息化技術(shù)人才，在系統(tǒng)管理和維護(hù)上做好各項(xiàng)工作。只有人才隊(duì)伍的穩(wěn)固和扎實(shí)，才能保證交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定開展，而且前文也提高，交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)庫的信息是海量的，面對紛繁復(fù)雜的信息，要達(dá)到操作簡便、安全存儲，高效分析，方便調(diào)取，只有專業(yè)技術(shù)人員才能做到。這其中也需要專業(yè)人員技術(shù)人員在做好日常的系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)和維護(hù)工作的同時(shí)，不斷提高自身的專業(yè)知識技能，同時(shí)還要求交通建設(shè)工程監(jiān)理的管理人員加大培訓(xùn)和培養(yǎng)力度，吸引人才的同時(shí)，也能留住人才。

2交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1建立交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)

綜合管理系統(tǒng)包括工程建設(shè)總監(jiān)辦、駐地辦等機(jī)構(gòu)，形成了檔案信息化自愿開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)，在這個(gè)架構(gòu)中，資料最終是以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行了管理，在數(shù)據(jù)庫中最終發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值。首先，建立了檔案信息資源庫之后，為了提高資料庫中的信息資源的利用率，可以將系統(tǒng)中的已經(jīng)編目的工作進(jìn)行退化，將有用的檔案資料進(jìn)行整理和收集，包括資料的來源、時(shí)間以及關(guān)聯(lián)性等。第二，是對檔案資料進(jìn)行分類，經(jīng)過編輯加工的信息資料將被統(tǒng)一納入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，以保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[2]。第三，通過內(nèi)部信息監(jiān)理服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)，將內(nèi)部和外部的信息加以結(jié)合，形成文件信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系，通過智能化信息資料的管理運(yùn)行，為檔案信息的共享和互換提供技術(shù)保障。

2.2規(guī)范交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化管理工作

通過建立檔案信息管理制度，確定檔案管理人員崗位以及職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制，工作人員有細(xì)化了的崗位劃分，能夠做到有章可循，有法可依，按照健全的崗位責(zé)任制的相關(guān)規(guī)定，做好信息資料的歸檔和整理、保管、保密、登記、結(jié)語、歸還等工作。

2.3建立完善的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案安全體制

建立交通建設(shè)工程監(jiān)理電子文檔管理體系，是為了適應(yīng)當(dāng)前電子文檔為主的資料管理的需要，增強(qiáng)電子文件載體的穩(wěn)定性，依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件的傳輸，保證電子文件的原始檔案能夠得到合理的保護(hù)[3]。

3結(jié)語

經(jīng)過開發(fā)和建設(shè)后的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息管理系統(tǒng)，具有很高的使用和利用價(jià)值，為維護(hù)檔案資料的安全運(yùn)行，提供信息系統(tǒng)支持，發(fā)揮了應(yīng)有的作用?，F(xiàn)階段要改進(jìn)和完善的工作，就是順應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展潮流，在強(qiáng)化實(shí)情調(diào)研，協(xié)調(diào)各方資源方面，繼續(xù)推動檔案管理向著信息化建設(shè)的方向穩(wěn)步前進(jìn)。

作者：周志學(xué) 單位：泰州市路德工程監(jiān)理咨詢有限公司

參考文獻(xiàn)：

[1]陳萍.交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].建材技術(shù)與應(yīng)用,2016,(5):39-41.

第9篇：公司檔案管理范文

一、企業(yè)電子檔案管理工作存在的問題

（一）對電子檔案認(rèn)識不夠。

由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，對企業(yè)電子檔案的認(rèn)識還存在一定的局限性，一些企業(yè)偏重或者說習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收集和管理，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，任由電子文件自生自滅，造成大量檔案資源流失。還有些企業(yè)即便保存了電子檔案，對其也沒有給予應(yīng)有的重視，投入不夠，管理不夠，影響了電子檔案作用的有效發(fā)揮。

（二）電子文件歸檔內(nèi)容不齊全。

有的企業(yè)職能部門認(rèn)為電子文件在一定程度上應(yīng)歸本部門所有，不愿意把這些電子文件及時(shí)移交。還有的歸檔電子文件數(shù)量較多的單位，認(rèn)為對目錄的輸入和把電子文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫太煩瑣，能不交就不交，能少交就少交。每年到歸檔時(shí)間，許多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業(yè)務(wù)人員手里。

（三）應(yīng)用軟件缺乏兼容性。

由于企業(yè)各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運(yùn)行，且各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等都不盡相同，所產(chǎn)生的電子文件存儲格式、著錄內(nèi)容千差萬別，很難做到信息和知識資源的自動交換、共享。由于電子檔案尚沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件在移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在移交過程中出現(xiàn)困難。目前在很多企業(yè)使用的軟件都是從各自的業(yè)務(wù)工作角度研發(fā)的，對本專業(yè)以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容。

（四）電子檔案存在安全隱患。

電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。一些黑客正是因?yàn)檎莆樟诉@一點(diǎn)，才會對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對信息進(jìn)行竊取。

（五）電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

電子檔案管理人員多數(shù)由檔案專業(yè)人員、非專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)管理人員組成，缺乏既懂檔案知識又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的全才，這在客觀上制約了檔案信息化的進(jìn)程。

二、做好企業(yè)電子檔案管理工作的策略

（一）要從思想上重視電子檔案管理。

思想是行動的先導(dǎo)，轉(zhuǎn)變觀念是實(shí)現(xiàn)電子檔案有效管理的關(guān)鍵。電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新生事物，對這樣的新生事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識。檔案工作人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等都應(yīng)該充分認(rèn)識其重要性，從思想上給予高度重視，通過轉(zhuǎn)變觀念，使企業(yè)從上之下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。

（二）要加強(qiáng)電子檔案的收集歸檔。

要做好電子檔案管理工作，首先要從電子文件的收集、積累等基礎(chǔ)工作入手，對電子文件管理“提前介入”，從源頭做起，從而保證電子文件的歸檔質(zhì)量、有效保管和齊全完整。要嚴(yán)格控制電子文件的歸檔時(shí)間，不能無限制地往后拖，時(shí)間拖得的越長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。歸檔范圍內(nèi)的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現(xiàn)象，也不能以沒有產(chǎn)生為由不歸檔，致使應(yīng)歸電子文件游離于檔案館（室）之外。要加強(qiáng)歸檔工作，使有保存價(jià)值的電子文件都能及時(shí)歸檔保存，應(yīng)收盡收，應(yīng)存盡存，保證電子文件的齊全完整。

（三）要加強(qiáng)軟件的兼容力度。

電子檔案是指經(jīng)過鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)的支持軟件等，軟件要有兼容性，如不兼容，應(yīng)不斷完善。要特別注意電子檔案管理軟件的兼容統(tǒng)一，檔案部門應(yīng)配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。并應(yīng)開發(fā)相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)軟件，管理歸檔的電子文件。各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)溝通，達(dá)到協(xié)調(diào)一致，爭取讓專業(yè)軟件都能和檔案管理軟件相互調(diào)用，或能借助某種工具把專業(yè)軟件中的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入檔案管理軟件中來，為利用提供一個(gè)統(tǒng)一的平臺。

（四）要確保電子檔案的安全性。

為保證電子檔案的安全，我們要采取切實(shí)可行的保護(hù)措施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，減少檔案失竊、丟失的情況，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

（五）要提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。