辦公室檔案管理分類(lèi)精選(九篇)

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第1篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢(xún)和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱(chēng)之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對(duì)檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢(xún)、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來(lái)的發(fā)展有很大的參考價(jià)值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也為展開(kāi)其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過(guò)提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)單位、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個(gè)原則：

第一，準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)性

辦公室檔案工作的本身特點(diǎn)，決定其在進(jìn)行管理時(shí)，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營(yíng)模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時(shí)，必須要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。

第三，高效化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開(kāi)始邁入高效化時(shí)代。要保證對(duì)辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過(guò)高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識(shí)薄弱，且專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低

辦公室檔案管理，原本是一項(xiàng)非常重要的工作。但就目前而言，我國(guó)大部分檔案管理人員都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。可以說(shuō)，檔案管理工作人員的意識(shí)薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵性因素。

在我國(guó)許多從事檔案管理人員，并非專(zhuān)業(yè)出身，更有甚者，是通過(guò)關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來(lái)，這些人便無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來(lái)管理錯(cuò)誤，這些非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺(jué)不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國(guó)大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對(duì)檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視實(shí)施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)無(wú)視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對(duì)檔案的保密工作不到位、檔案沒(méi)有及時(shí)分類(lèi)、檔案沒(méi)有及時(shí)歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。

3.新技術(shù)，新硬件投入少

隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來(lái)，檔案管理工作效率自然跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會(huì)自動(dòng)放棄檔案的借閱。如此一來(lái)，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價(jià)值的檔案進(jìn)入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，可通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要保障。所以，必須有針對(duì)性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

而對(duì)于已經(jīng)擁有管理制度的單位來(lái)說(shuō)，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實(shí)際中的貫徹落實(shí)，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開(kāi)。

3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化

辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要舉措。因此必須要改進(jìn)傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時(shí)展的趨勢(shì)，只有這樣，才能切實(shí)提高辦公室檔案管理效率。

第2篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

一、增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)，完善檔案日常管理制度

首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致工作很難取得進(jìn)步。所以，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進(jìn)檔案管理工作，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，正確樹(shù)立檔案管理理念，堅(jiān)持完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制。如：?jiǎn)挝豢梢罁?jù)辦公室檔案管理工作實(shí)際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標(biāo)和職責(zé)，并把工作目標(biāo)層層分解開(kāi)，把責(zé)任落實(shí)到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實(shí)效納入人員的績(jī)效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：?jiǎn)挝豢稍趦?nèi)部組織開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、座談會(huì)等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及人員的檔案管理意識(shí)，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進(jìn)和提升。

其次，進(jìn)一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機(jī)制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作[1]。同時(shí)，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實(shí)際工作過(guò)程中一起管理。如單獨(dú)建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類(lèi)別、時(shí)期等分別存放好，并貼上標(biāo)簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應(yīng)得到保障，特別是針對(duì)一些重要的文件資料，應(yīng)做好加密工作，把它們單獨(dú)存放起來(lái)。保密級(jí)別不同的文件資料應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經(jīng)喪失，就應(yīng)做好記錄，并整理好，且應(yīng)要求兩名檔案人員同時(shí)參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監(jiān)督，確保辦公室檔案管理工作能有序進(jìn)行，真正把安全工作落到實(shí)處。

二、加強(qiáng)辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平

首先，單位應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對(duì)檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書(shū)資料應(yīng)分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進(jìn)行妥善保管;二是進(jìn)一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對(duì)各種文件資料的選用、正文提料、文字編號(hào)、主題詞、附件等統(tǒng)一開(kāi)展規(guī)范工作，并嚴(yán)格按照檔案管理制度來(lái)執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完善辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號(hào)工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實(shí)，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的立卷、分類(lèi)等都是不得要領(lǐng)、一知半解，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平跟信息時(shí)代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，單位應(yīng)從不同方面做出改進(jìn)：一是促使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過(guò)采取各項(xiàng)激勵(lì)措施來(lái)提高人員工作積極性;二是時(shí)常組織開(kāi)展一些教育培訓(xùn)活動(dòng)，在豐富檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)促使他們掌握更多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過(guò)程中熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效提高工作效率。特別是在越來(lái)越泛濫的網(wǎng)絡(luò)病毒、技術(shù)水平越來(lái)越高的計(jì)算機(jī)黑客等的入侵下，網(wǎng)絡(luò)安全事故時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專(zhuān)業(yè)檔案管理意識(shí)和操作技能水平是異常關(guān)鍵的[2]。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。單位應(yīng)以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，在追求利益的前提下著眼未來(lái)，同步推進(jìn)辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設(shè)，盡早構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄[3]。同時(shí)，要加大投入，在單位各級(jí)檔案部門(mén)形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來(lái)促進(jìn)開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過(guò)程中的主體責(zé)任，尤其要嚴(yán)格遵循檔案信息資源誰(shuí)生產(chǎn)、誰(shuí)負(fù)責(zé)的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。另外，單位應(yīng)堅(jiān)持實(shí)行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質(zhì)檔案與電子檔案，通過(guò)選用光盤(pán)刻錄、網(wǎng)上傳輸兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)手書(shū)形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對(duì)檔案信息資源實(shí)施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面提高辦公室檔案的查準(zhǔn)率、查全率等，最終順利改進(jìn)辦公室檔案管理工作。

其次，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)單位及時(shí)融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時(shí)，辦公室檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為重點(diǎn)，探索在單位區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，遵循先重點(diǎn)后一般、先易后難的原則，以單位需求為導(dǎo)向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實(shí)效性。如單位可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用單位的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子信息的網(wǎng)上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，加快改進(jìn)信息時(shí)代的辦公室檔案管理工作。

第3篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現(xiàn)狀；措施

辦公室檔案管理工作在一個(gè)單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門(mén)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利開(kāi)展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，改善和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和智能化管理，有利于促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)展的步伐。

1 辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)淡薄，管理方式落后

我國(guó)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專(zhuān)業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進(jìn)行管理工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對(duì)日常資料的保存和搜集相對(duì)欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時(shí)展的步伐。

1.2 管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高

現(xiàn)在培養(yǎng)出來(lái)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，管理人員的管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，所以提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作技能是首要解決的問(wèn)題。其次，這是一個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，運(yùn)用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專(zhuān)業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

1.3 辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類(lèi)越來(lái)越復(fù)雜，因此對(duì)管理人員的要求也隨之提高。針對(duì)不同時(shí)段、不同種類(lèi)的檔案信息，要進(jìn)行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無(wú)法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時(shí)，檔案管理行政機(jī)構(gòu)沒(méi)有合理規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中處于隨機(jī)狀態(tài)，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。

2 如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

2.1 健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系

在辦公室檔案管理過(guò)程中，檔案管理和文件管理是兩個(gè)重要的管理方面，同時(shí)兩個(gè)方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過(guò)程中，這兩項(xiàng)工作內(nèi)容需要結(jié)合在一起管理，不能夠分開(kāi)管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來(lái)，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進(jìn)行檔案的管理，有利于促進(jìn)單位辦公室檔案管理的體系化。

2.2 增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

現(xiàn)階段，單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴(yán)重的滯后性，對(duì)辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并促使檔案管理理念的更新，該項(xiàng)工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對(duì)于辦公室檔案管理的意識(shí)也需要采取有效的措施進(jìn)行完善，并需要滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅(jiān)持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識(shí)需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識(shí)中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過(guò)程中需要將崗位責(zé)任制強(qiáng)化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強(qiáng)改善，從而使檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)得到強(qiáng)化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。

2.3 加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說(shuō)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進(jìn)行管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和培養(yǎng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和技能，從而提高檔案專(zhuān)業(yè)化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動(dòng)的參與到檔案專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，從而提高專(zhuān)業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上和對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的要求前提下，對(duì)單位檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)工作，從而使辦公室檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。

2.4 強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對(duì)單位其他的部門(mén)工作的順利開(kāi)展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^(guò)辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過(guò)程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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[3]王俊杰.辦公室檔案管理的工作改進(jìn)及人員素養(yǎng)要求[J].黑龍江科技信息，2013（4）.

第4篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

［關(guān)鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學(xué)化水平

1提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的必要性

辦公室的檔案管理工作能否順利進(jìn)行，其對(duì)于單位的日常發(fā)展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力度也在不斷地?cái)U(kuò)大，這就導(dǎo)致了企業(yè)單位要想獲得良好的發(fā)展，就必須進(jìn)一步提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，而進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理工作則是提高單位自身管理水平的一個(gè)重要途徑，并對(duì)單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響意義。

2辦公室檔案管理特點(diǎn)與現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

(1)辦公室檔案管理的特點(diǎn)。檔案管理工作的對(duì)象是相關(guān)資料的收集、保存。同時(shí)也是管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。檔案是對(duì)事件、過(guò)程、人物的真實(shí)記錄，具有歷史意義與紀(jì)念價(jià)值，能夠?yàn)楹笃诠ぷ鏖_(kāi)展提供應(yīng)用與借鑒。因此在規(guī)范化管理工作過(guò)程中，管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是檔案本身及與之相關(guān)資料收集保存。如文件、書(shū)報(bào)等。管理工作需要分類(lèi)進(jìn)行，便于利用時(shí)能夠高效便捷。(2)種類(lèi)較為冗雜。辦公室檔案的種類(lèi)比較多，整理工作任務(wù)量大。檔案內(nèi)容涉及了多個(gè)方面，如合同、文件、協(xié)議等。也會(huì)有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結(jié)合到公司實(shí)際情況的需要，分門(mén)別類(lèi)，便于后期應(yīng)用時(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確查找。(3)雖說(shuō)電子檔案近年來(lái)已經(jīng)慢慢被人們所使用，但在我國(guó)現(xiàn)階段較為常用的還是紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中，容易發(fā)生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質(zhì)的問(wèn)題，這些都會(huì)給單位和個(gè)人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會(huì)造成國(guó)家各項(xiàng)工作無(wú)法正常地進(jìn)行和開(kāi)展。另外就是現(xiàn)階段很多檔案管理人員對(duì)檔案管理的方法比較傳統(tǒng)，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會(huì)造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無(wú)法為人們所用。所以說(shuō)必須提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平，讓每一個(gè)檔案都變成活的資源。檔案無(wú)論是對(duì)個(gè)人的前途命運(yùn)還是國(guó)家的社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)和政治建設(shè)來(lái)說(shuō)，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進(jìn)行。提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平是保證檔案管理工作的正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要措施。

3加強(qiáng)檔案管理工作的主要做法

(1)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革。①樹(shù)立正確、科學(xué)的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理觀念較為落后，已經(jīng)不符合現(xiàn)代檔案管理的需求，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革已經(jīng)成為現(xiàn)階段我們的首要任務(wù)，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹(shù)立正確、科學(xué)的管理理念，提高檔案管理科學(xué)化水平。②完善設(shè)施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對(duì)辦公室的硬件和軟件設(shè)備提出來(lái)更高的要求，我單位已加大資金投入，根據(jù)檔案管理的需要，建立了符合標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)物檔案陳列室、檢索室以及獨(dú)立的檔案資料室，我們還對(duì)庫(kù)房配置了防磁柜、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器以及檔案柜等基礎(chǔ)防護(hù)設(shè)施，對(duì)檢索室配置了專(zhuān)用電腦和打印機(jī)等，我單位現(xiàn)階段的硬件措施完全符合標(biāo)準(zhǔn)檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)行結(jié)合。目前我國(guó)較為常用的還是紙質(zhì)檔案，但是隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也越來(lái)越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。我單位現(xiàn)階段實(shí)行的是將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行結(jié)合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網(wǎng)絡(luò)安全等因素，我們還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理。首先在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候我們要注意對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和備份，避免因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題出現(xiàn)檔案的丟失和缺損現(xiàn)象。其次我們要定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過(guò)多而引起文件中毒和丟失的現(xiàn)象。(3)檔案管理科學(xué)化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個(gè)人綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數(shù)量的增多和管理要求的增加，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強(qiáng)對(duì)其的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。在加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)的時(shí)候一是我們要加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，我單位管理人員積極參加了業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，努力地提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，這一點(diǎn)是非常值得肯定的;二是我們要注重對(duì)管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)的培養(yǎng)，一個(gè)管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的掌握再到位，沒(méi)有責(zé)任心和創(chuàng)造能力，那他的管理工作也是無(wú)法做好的。只有擁有責(zé)任感，并能在工作中不斷進(jìn)行總結(jié)創(chuàng)新的人，才能更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。(4)依法對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案管理工作很是復(fù)雜，其對(duì)單位和個(gè)人也有著重要的作用，所以我們必須要有專(zhuān)門(mén)的管理人員和管理機(jī)構(gòu)去負(fù)責(zé)檔案管理。在我們對(duì)辦公室檔案管理水平進(jìn)行提高的時(shí)候也要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計(jì)劃，并成立了專(zhuān)門(mén)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。加強(qiáng)了對(duì)檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進(jìn)行了《檔案法》《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等檔案法的學(xué)習(xí)，制定了檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制、檔案安全保管突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，完善了對(duì)檔案分類(lèi)、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對(duì)于企業(yè)的而言，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作向著統(tǒng)一化與規(guī)范化方向發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。在具體操作方法上可以依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，便于使用時(shí)能夠快速查找。對(duì)于某些重要信息，需要對(duì)其單獨(dú)存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權(quán)利與責(zé)任，以制度對(duì)其行為進(jìn)行規(guī)范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過(guò)程中相互監(jiān)督，從而確保管理工作能夠正常開(kāi)展。(6)增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識(shí)，了解相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責(zé)與權(quán)限，但是對(duì)于企業(yè)而言，對(duì)經(jīng)濟(jì)利益的追求是第一位的。管理者對(duì)于企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有投入過(guò)多的關(guān)注。因此在相關(guān)資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時(shí)代環(huán)境下，作為管理工作者而言，要改變對(duì)檔案管理工作傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地改善現(xiàn)有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。以此來(lái)改變檔案管理工作的獨(dú)立局面。同時(shí)也可以獲取領(lǐng)導(dǎo)的指示，避免工作開(kāi)展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強(qiáng)檔案管理工作人員意識(shí)可以從多個(gè)方面入手，常見(jiàn)如培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式是靈活多樣的，重點(diǎn)在于培訓(xùn)工作結(jié)束后，受訓(xùn)人員是否有明顯收獲，培訓(xùn)結(jié)果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓(xùn)效果，可以將培訓(xùn)工作與管理制度結(jié)合到一起。增強(qiáng)工作人員意識(shí)也可以從制度上進(jìn)行規(guī)范，以外在力量進(jìn)行引導(dǎo)與約束，通過(guò)對(duì)其行為的不斷強(qiáng)化，形成一種意識(shí)。除此之外，也可以開(kāi)展各種形式的宣傳工作。

4結(jié)論

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，宜昌市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心的檔案管理水平也得到了進(jìn)一步提升?，F(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強(qiáng)我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對(duì)應(yīng)日益增多的電子檔案進(jìn)行管理，這也是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的必經(jīng)之路。

參考文獻(xiàn):

第5篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

在街道辦事處的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在街道領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷和大力支持下，行政辦公室的各項(xiàng)工作，都發(fā)生了明顯的變化。并開(kāi)始逐步走向制度化和規(guī)范化的正確軌道，為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、找出差距、制定今后的發(fā)展思路,現(xiàn)將今年以來(lái)的工作情況匯報(bào)如下：

一、 今年第一季度的工作情況

今年第一季度, 街道行政辦公室主要抓了以下幾項(xiàng)工作:

一是，在文書(shū)管理方面，文件來(lái)了之后都由行政辦公室進(jìn)行存檔，然后進(jìn)行登記，在登記時(shí)，分類(lèi)處理，分類(lèi)保管，分類(lèi)存檔。同時(shí)，還要把她們規(guī)范化的保管好。

二是，在檔案管理方面，我們按照區(qū)有關(guān)部門(mén)的指示精神，分別在北厚社區(qū)、鋼南社區(qū)建立了基礎(chǔ)性檔案，在今年3月的初級(jí)檔案檢查過(guò)程中，區(qū)檔案局等有關(guān)部門(mén)，經(jīng)過(guò)檢查都比較滿(mǎn)意，從而為下步在其他社區(qū)開(kāi)展這項(xiàng)工作，不僅奠定了良好的基礎(chǔ)，而且還起到了積極的示范作用。

三是，在文件管理方面。凡是上級(jí)下發(fā)的各項(xiàng)文件，我們都首先進(jìn)行登記，然后送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批閱，領(lǐng)導(dǎo)批示后，由行政辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行催辦、查辦，最后進(jìn)行歸檔。由于，文件批閱制度的建立，從而使文件收發(fā)制度日趨完善，文件運(yùn)行更加規(guī)范，歸檔工作比較及時(shí)。

四是，在制度建設(shè)方面。今年年初，街道領(lǐng)導(dǎo)為了完善部門(mén)管理職能，要求各部門(mén)分別制定了科室管理工作制度，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，我們行政辦公室制定了《行政工作管理辦法》。

五是，在檔案管理方面。為了加強(qiáng)對(duì)街道檔案的管理工作，我們行政辦公室的兩名工作人員，都能夠按照上級(jí)有關(guān)部門(mén)的要求，定期對(duì)街道檔案室進(jìn)行衛(wèi)生保潔和文件歸檔檢查工作，從而使檔案管理實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化和經(jīng)?；?/p>

六是，在食堂管理方面，過(guò)去是食堂把錢(qián)全部交給炊事員進(jìn)行管理，由炊事員安排食譜，為了改善伙食狀況，現(xiàn)在，我們將伙食費(fèi)分成四份，每星期支付一份給炊事員，在這種情況下，可以節(jié)約資金，還可以使伙食越辦越好。另外，在伙食的管理方面，現(xiàn)在，無(wú)論是買(mǎi)米還是買(mǎi)面都由行政辦公室具體操作，并且能夠在每星期對(duì)一次帳。總之，在這方面我們加大了管理力度。

七是在物品管理方面，由過(guò)去隨意管理變?yōu)榭茖W(xué)管理，具體做法是: 物品入庫(kù)要進(jìn)行登記，物品發(fā)放也要進(jìn)行登記, 這樣不僅控制了物品的使用周期, 而且還實(shí)行了節(jié)約的原則, 在某種程度上還節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)。

第6篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；收集；整理

辦公室是每個(gè)單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，它真實(shí)地收集和記錄著人類(lèi)活動(dòng)，為后世的人類(lèi)生活提供依據(jù)。而每個(gè)單位的文書(shū)檔案管理則有其特定的價(jià)值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動(dòng)化浪潮席卷而來(lái)，辦公室的文書(shū)檔案管理工作還不能完全符合文書(shū)檔案工作的需要。

一、文書(shū)檔案的收集與整理工作內(nèi)容

首先，整理文書(shū)檔案信息的人員必須收集完整的材料，對(duì)所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類(lèi)別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實(shí)性，并具有條理性和實(shí)用性。排序時(shí)應(yīng)考慮材料的內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，劃分標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書(shū)檔案材料進(jìn)行排序，類(lèi)別編碼及頁(yè)碼等編號(hào)應(yīng)標(biāo)記清楚，以方便日后對(duì)文書(shū)檔案的查閱和檢索。

二、文書(shū)檔案收集與整理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失。目前，大多數(shù)的文書(shū)檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會(huì)使文書(shū)檔案的收集與整理工作出現(xiàn)安全隱患，更嚴(yán)重導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關(guān)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有主動(dòng)歸檔的意識(shí)。文書(shū)檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理人員過(guò)少。文書(shū)檔案管理屬于一個(gè)默默無(wú)聞、不起眼的工作，人力、物力、財(cái)力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理場(chǎng)所，缺乏一套完善的文書(shū)檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，文書(shū)檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類(lèi)、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，文書(shū)檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的整理及保管工作模式根本無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)的需要。

（三）對(duì)新媒體技術(shù)運(yùn)用不到位，忽視電子信息保密工作。社會(huì)逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來(lái)越突出。很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)管理和儲(chǔ)存，有效地改善了之前文書(shū)檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對(duì)文書(shū)檔案收集與整理的安全，沒(méi)有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計(jì)算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無(wú)法預(yù)測(cè)的問(wèn)題，就會(huì)造成電子文書(shū)檔案的丟失，這對(duì)單位管理來(lái)說(shuō)，是一個(gè)極大的隱患。

三、提高文書(shū)檔案整理及保管水平的對(duì)策

（一）注重文書(shū)檔案收集與整理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，各單位把文書(shū)檔案收集與整理工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計(jì)劃，應(yīng)把引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對(duì)不同人員的特殊情況經(jīng)常性地規(guī)范化地進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等，可采用邊講邊操作的培訓(xùn)方式，不斷更新他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專(zhuān)業(yè)化程度，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。其次，單位文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)把被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)上門(mén)服務(wù)，主動(dòng)收集各部門(mén)文書(shū)檔案資料。對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)充分，一心一意為單位人才管理服務(wù)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。文書(shū)檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關(guān)部門(mén)密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)本單位文書(shū)檔案收集與整理工作的管理，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案收集與整理人員。主管文書(shū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為文書(shū)檔案管理設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公室和工作人員，明確各部門(mén)的分工與合作。各部門(mén)之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范管理工作流程，共同促進(jìn)文書(shū)檔案的收集與整理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案收集與整理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不給不法分子可乘之機(jī)。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，文書(shū)檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類(lèi)單位要舍得在這方面花錢(qián)，為文書(shū)的檔案收集與整理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

只有建立健全文書(shū)檔案管理機(jī)制，保證文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過(guò)關(guān)，對(duì)電子檔案實(shí)施有力的保護(hù)措施，才能保障文書(shū)檔案管理工作有條不紊地前進(jìn)，提升文書(shū)檔案收集與整理工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

【參考文獻(xiàn)】

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第7篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

一建設(shè)項(xiàng)目檔案工作制度建設(shè)

為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。結(jié)合本公司實(shí)際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類(lèi)目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。

二、工作措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，將檔案工作納入企業(yè)管理。

為了切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，公司成立了由分管工程的副總經(jīng)理為組長(zhǎng)，辦公室主任為副組長(zhǎng)，各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各處室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分?；I建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設(shè)的推進(jìn)初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專(zhuān)職檔案管理人員，其它設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位也都配備了34名專(zhuān)、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。

（二）改善硬件設(shè)施。

為保證工程檔案管理工作的順利開(kāi)展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗(yàn)收工作規(guī)定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案設(shè)備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫(kù)房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書(shū)檔案16列，會(huì)計(jì)檔案15列；配備計(jì)算機(jī)3臺(tái)，復(fù)印機(jī)1臺(tái)，空調(diào)11臺(tái)，除濕機(jī)7臺(tái)。

（三）積極參加檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

在日常檔案管理工作中，監(jiān)理單位每月按期組織相關(guān)單位對(duì)施工單位的歸檔資料進(jìn)行檢查，對(duì)存在的問(wèn)題要求進(jìn)行整改并在下月檢查落實(shí)整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環(huán)。同時(shí)，認(rèn)真開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓(xùn)1次，清華紫光檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)2次，參加培訓(xùn)人員共計(jì)264人次。

三取得的成績(jī)

做好歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。檔案整理由辦公室專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)完成，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對(duì)待每一份材料，對(duì)檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)行，按照裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等6道工序，進(jìn)行分類(lèi)整理，使檔案資料達(dá)到分類(lèi)科學(xué)，排列有序，編號(hào)統(tǒng)一，目錄規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。截至目前，**水電工程完成94個(gè)籌建期合同項(xiàng)目的歸檔工作，入庫(kù)案卷5170卷；主體工程正在建設(shè)，尚無(wú)歸檔案卷。歸檔后的檔案門(mén)類(lèi)齊全，結(jié)構(gòu)合理，為我檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。

四存在的問(wèn)題

在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下，**水電工程檔案管理工作不斷得到加強(qiáng)，在檔案管理機(jī)構(gòu)、庫(kù)房設(shè)施、人員配備和制度建設(shè)、業(yè)務(wù)水平等方面都取得了新的進(jìn)步，但也存在各單位對(duì)檔案管理重視不夠，存在重工程建設(shè)、輕資料整理的現(xiàn)象，資料管理與工程建設(shè)不同步，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高，工程資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性不高等問(wèn)題和不足，需要我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髡J(rèn)真加以克服。

第8篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

本8月14、15日，院辦組織了對(duì)下屬單位的檔案管理培訓(xùn)。兩天的學(xué)習(xí)雖然時(shí)間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過(guò)學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問(wèn)題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)、收獲和體會(huì)。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國(guó)范例網(wǎng)-

一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為

重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的國(guó)內(nèi)咨詢(xún)公司，從默默無(wú)聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問(wèn)特色的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。

二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類(lèi)目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級(jí)保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門(mén)不斷增多，現(xiàn)有的文件分類(lèi)、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。

培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來(lái)自于資源的搜集、檔案的分類(lèi)方法，來(lái)自于所探究的如何針對(duì)公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開(kāi)展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類(lèi)目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問(wèn)題：各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作開(kāi)展并未形成制度，這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有把檔案工作納入部門(mén)職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是，在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門(mén)研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問(wèn)題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。

上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開(kāi)發(fā)的檔案資源。

再比如，我公司上市過(guò)程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書(shū)、科技、專(zhuān)門(mén)檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門(mén)保管利用是賽迪顧問(wèn)檔案管理工作的發(fā)展方向

檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問(wèn)公司具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。

我公司的產(chǎn)品，是知識(shí)產(chǎn)品，顧問(wèn)公司又是上市公司，遵照國(guó)家有關(guān)部門(mén)對(duì)上市公司的管理規(guī)定， 財(cái)務(wù)部門(mén)和綜合業(yè)務(wù)部門(mén)是極為特殊的部門(mén)，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對(duì)機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問(wèn)組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專(zhuān)項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門(mén)承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。針對(duì)這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡(jiǎn)化檔案部門(mén)長(zhǎng)期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門(mén)所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門(mén)檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門(mén)都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門(mén)備份保存，也就是我們常說(shuō)的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無(wú)形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門(mén)，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門(mén)等，這些部門(mén)的檔案實(shí)體，都要針對(duì)各自部門(mén)的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門(mén)在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。

四、努力提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前賽迪顧問(wèn)為提高工作效率，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專(zhuān)多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

我認(rèn)為賽迪顧問(wèn)的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門(mén)或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。

比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集、接收、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。

辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過(guò)濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門(mén)檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第9篇：辦公室檔案管理分類(lèi)范文

第一條為加強(qiáng)局檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，根據(jù)《國(guó)家檔案法》及國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制訂本制度。

第二條檔案是指局在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，包括黨政工團(tuán)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)管理、公路建設(shè)、公路養(yǎng)護(hù)、路政管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。

第三條檔案工作是局各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，是維護(hù)局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)工作。

第四條局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第二章檔案管理體制

第五條局成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本局檔案工作；配備專(zhuān)職檔案員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常管理工作和各項(xiàng)具體的檔案工作。

第六條綜合檔案室歸局辦公室管理，由局主管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)分管。

第七條各科室（部門(mén)）應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室（部門(mén)）形成的文件材料積累、整理和按時(shí)向綜合檔案室移交歸檔工作。

第三章文件材料形成與歸檔

第八條凡屬局在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都必須向綜合檔案室歸檔。歸檔的具體范圍、時(shí)間和技術(shù)按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。

第四章檔案管理

第九條局檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案（含基建檔案、專(zhuān)門(mén)檔案）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案。其中文書(shū)檔案按年度-問(wèn)題（或內(nèi)部機(jī)構(gòu)）進(jìn)行分類(lèi)，科技檔案按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，會(huì)計(jì)檔案按憑證、帳簿、報(bào)表進(jìn)行分類(lèi)，聲像檔案（含照片、錄音、錄像帶（盒）、VCD）分別在其上面標(biāo)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素進(jìn)行分類(lèi)。

第十條編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專(zhuān)題目錄等檔案檢索工具，按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。

第十一條檔案鑒定。根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門(mén)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久（50年以上）、長(zhǎng)期（15年以上）和短期（15年以?xún)?nèi)的）三種。

第十二條建立檔案管理統(tǒng)計(jì)工作。編制基本情況統(tǒng)計(jì)表,對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案的利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第十三條檔案庫(kù)房管理。配備專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等八防工作。

第十四條檔案管理現(xiàn)代化。逐步采用以電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代化管理手段。

第五章開(kāi)發(fā)檔案信息

第十五條在局內(nèi)部實(shí)行檔案定點(diǎn)閱覽。

第十六條在保證不泄密的前提下，對(duì)內(nèi)對(duì)外交流檔案目錄。

第十七條在檔案信息開(kāi)發(fā)與使用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。

第六章檔案借閱制度

第十八條局所有工作人員都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第十九條因工作需要在綜合檔案室內(nèi)查閱檔案，必須辦理登記手續(xù)。屬保密的檔案必須根據(jù)密級(jí)分別由局辦公室負(fù)責(zé)人或局領(lǐng)導(dǎo)審批，方能借閱。會(huì)計(jì)檔案和人事檔案還須分別經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)和人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批后方能借閱。

第二十條借出和歸還檔案時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

第二十一條檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

第二十二條借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄表。