檔案合同管理精選(九篇)

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第1篇：檔案合同管理范文

【關(guān)鍵字】企業(yè)合同；檔案管理

前言

在當今這個社會，很多的財富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候?qū)贤M行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關(guān)文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責積累文件，并對齊全、準確和形成質(zhì)量負責；專兼職檔案人員應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負責?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領(lǐng)導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負責合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負責合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財務(wù)部門負責管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識，同時應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，合同檔案管理部門應(yīng)該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應(yīng)該對歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經(jīng)辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內(nèi)移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。

第2篇：檔案合同管理范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)合同；檔案；管理

一、合同檔案的特點

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中的一項重要內(nèi)容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據(jù)憑證性、法律約束力和實效性三個特點。

二、合同管理的關(guān)鍵

合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應(yīng)注意以下幾個方面：

（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門應(yīng)對本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責，合同檔案歸檔責任部門應(yīng)為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應(yīng)歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業(yè)的經(jīng)濟和科技活動，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國家之間、企業(yè)與其他經(jīng)濟部門之間、企業(yè)各部門之間經(jīng)濟關(guān)系的依據(jù)，維護企業(yè)經(jīng)濟利益和合法權(quán)益的憑證。第二，同一合同內(nèi)的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內(nèi)形成的文件，如補充、續(xù)簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經(jīng)濟關(guān)系和經(jīng)濟糾紛不可或缺的依據(jù)和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內(nèi)容千差萬別，但都是實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應(yīng)當與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內(nèi)容：①合同條款。②技術(shù)條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協(xié)議書。⑧對方資質(zhì)證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對一般經(jīng)濟合同而言，雙方當事人經(jīng)過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結(jié)，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設(shè)備儀器使用年限、安裝運輸合同的結(jié)束時間等。還有一些經(jīng)濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內(nèi)履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來，經(jīng)濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行、保障企業(yè)正當權(quán)益不受侵害的重要措施。

（五）統(tǒng)一標準，增強可操作性，確保歸檔質(zhì)量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質(zhì)量，提出整理辦法和質(zhì)量要求，考慮企業(yè)職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業(yè)的合法權(quán)益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據(jù)、憑證和參考作用。

三、結(jié)論

合同檔案管理是否規(guī)范關(guān)系到合同簽約雙方的利益和權(quán)益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

【參考文獻】

第3篇：檔案合同管理范文

一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動,這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實維護農(nóng)民的正當權(quán)益,另一方面有助于促進黨的農(nóng)村土地承包政策的落實與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護保障。

調(diào)查顯示,由于種種原因,當前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級單位要充分認識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當?shù)貙嵡榈墓芾矸绞?加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內(nèi)容后進行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內(nèi)容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任,嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權(quán)限和責任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機構(gòu)集中向當?shù)鼐C合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴審確保材料真實有效,要求數(shù)據(jù)準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關(guān)材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

第4篇：檔案合同管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；實施；應(yīng)用；措施

前言

檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案系統(tǒng)在管理和應(yīng)用等方面存在著諸多問題。例如檔案借閱只限于紙質(zhì)文件，數(shù)字化程度很低；檔案檢索效率不高，檢索結(jié)果質(zhì)量不佳；檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等。這些問題制約了企業(yè)的檔案管理，無法滿足企業(yè)長遠發(fā)展的需要。因此建立一個統(tǒng)一、規(guī)范、完備的檔案管理系統(tǒng)是必須之舉。檔案管理系統(tǒng)是中石油統(tǒng)一推廣的檔案管理平臺。通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)公司檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化，促進公司檔案管理水平的提升。

1 系統(tǒng)簡介

檔案管理系統(tǒng)是由整合收集、科學保管和開發(fā)利用三個方面構(gòu)成，實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、鑒定、檢索和利用等功能。公司現(xiàn)有包含文書類、會計類、建設(shè)項目類、設(shè)備類等全部歷史檔案將全部電子化進入系統(tǒng)。實現(xiàn)了電子檔案和實體檔案的雙軌管理。用戶根據(jù)自身的權(quán)限登錄系統(tǒng)，即可實時瀏覽檢索其所需的電子檔案，改變了以往只能借閱實體檔案的限制，實現(xiàn)了對檔案內(nèi)容的整合和利用，真正實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化。

2 系統(tǒng)實施和應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)整理

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。按照統(tǒng)一要求，檔案部門對本單位組織機構(gòu)、用戶權(quán)限、操作流程及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行收集整理。信息部門配合檔案部門把用戶信息和組織機構(gòu)導入到系統(tǒng)環(huán)境中。

歷史數(shù)據(jù)整理。信息部門協(xié)助檔案部門把歷史數(shù)據(jù)從舊系統(tǒng)中導出并整理成樣例表的格式。檔案部門根據(jù)檔案管理規(guī)范，按要求對檔案進行數(shù)據(jù)整理，對于有錯誤或不規(guī)范的內(nèi)容進行修改，并按照類別進行分類梳理，確保檔案遷移和數(shù)字化的質(zhì)量。

2.2 系統(tǒng)配置

信息部門把用戶信息和組織機構(gòu)導入到系統(tǒng)環(huán)境中。兩個部門共同檢查確認用戶權(quán)限和單位設(shè)置。檔案部門設(shè)置好系統(tǒng)流程、檔案類型、著錄項等項目。信息部門再配置電子公文系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口。經(jīng)過測試，系統(tǒng)實現(xiàn)了中油電子公文系統(tǒng)內(nèi)已辦結(jié)公文自動流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，再由檔案管理人員操作后，實現(xiàn)了檔案的借閱，系統(tǒng)具備了上線條件。

2.3 系統(tǒng)培訓

公司積極做好系統(tǒng)推廣工作，派人參加關(guān)鍵用戶培訓班。關(guān)鍵用戶學成后，對檔案部門管理人員進行了包括系統(tǒng)功能、系統(tǒng)管理、應(yīng)用管理及系統(tǒng)操作等方面的培訓，使檔案管理人員熟悉系統(tǒng)的使用。針對下屬各單位的檔案最終用戶也對其進行包括制度在內(nèi)的系統(tǒng)操作培訓。

2.4 數(shù)據(jù)遷移

數(shù)據(jù)遷移前，按照誰產(chǎn)生誰定密的原則由原歸檔部門進行定密。定密后再進行數(shù)據(jù)遷移。歷史數(shù)據(jù)遷移是系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)，是一項非常繁重而綿長的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序進行。

2.5 應(yīng)用中存在的問題

目前，檔案管理系統(tǒng)已在公司內(nèi)部得到廣泛應(yīng)用，成為企業(yè)管理的重要系統(tǒng)之一。但是在檔案管理和應(yīng)用方面還存在一些不足，主要體現(xiàn)在下屬單位檔案收集整理不及時；缺少即懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的骨干；檔案的數(shù)字化進度緩慢；已辦結(jié)電子公文自動流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，有時存在數(shù)據(jù)不暢等問題。這些問題制約了檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，因此如何改善成為檔案管理人員的重要工作。

3 檔案管理的幾個改善措施

3.1 建立健全公司內(nèi)部檔案制度，規(guī)范檔案管理。

按照中石油統(tǒng)一的檔案管理標準，結(jié)合本單位實際情況，建立健全企業(yè)內(nèi)部檔案制度，完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化檔案工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，同時劃清各類管理人員的職責，使各項工作做到有章可循，促進了檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，確保了檔案工作的及時、準確和完整。公司下屬單位的檔案管理人員按照公司要求及時做好檔案的收集整理和歸檔，避免材料遺失。公司檔案部門的管理人員，則嚴格按照統(tǒng)一的檔案規(guī)范，做好實體和電子檔案的收集、整理等工作。

3.2 加強系統(tǒng)安全的監(jiān)管和維護，做好信息安全。

檔案是企業(yè)最重要的材料之一，反映了企業(yè)不同時期的生產(chǎn)經(jīng)營和管理情況，因此保證檔案數(shù)據(jù)的安全是重中之重。檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計和開發(fā)時就做好了系統(tǒng)內(nèi)安全防護，檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的安全由總部統(tǒng)一部署和保證。各下屬單位在使用檔案系統(tǒng)過程中，也要注意信息安全和保密。

配備專用計算機，通過專網(wǎng)保障數(shù)據(jù)的安全運行。用作檔案管理的計算機應(yīng)專機專用，專人管理。禁止該機器上互聯(lián)網(wǎng)或安裝其它非信息系統(tǒng)。定期做好操作系統(tǒng)的優(yōu)化和升級，經(jīng)常清除系統(tǒng)垃圾，清除惡意軟件。安裝可靠的防火墻、防病毒軟件。嚴格U盤使用制度，關(guān)閉無用的端口。系統(tǒng)賬戶、口令的設(shè)置必須符合規(guī)范。切斷一切與計算機有關(guān)的風險因素，通過中油內(nèi)部網(wǎng)和統(tǒng)一的身份認證平臺登錄系統(tǒng)，就可以確保數(shù)據(jù)的應(yīng)用安全。

強化意識，加強系統(tǒng)用戶的監(jiān)管力度。隨著檔案管理系統(tǒng)的逐步深化應(yīng)用，系統(tǒng)用戶將大幅增加，系統(tǒng)安全運行的風險將加大。只有通過制度約束，加強對系統(tǒng)用戶的監(jiān)管，才能防患于未然，確保系統(tǒng)的安全、可靠。強化表單管理，細化用戶權(quán)限表單內(nèi)容。公司屬各單位用戶權(quán)限變更，由各單位領(lǐng)導做好把關(guān)工作。檔案管理人員收到用戶服務(wù)申請表時，做好用戶信息核對和審批，必要時可進行電話核對，確保系統(tǒng)中用戶信息和權(quán)限的真實有效。下屬各單位還要明確檔案工作的職責分工，由專人負責，明晰檔案的各項制度和規(guī)范。禁止多人使用同一用戶名和密碼登錄，禁止使用他人用戶名和密碼進行系統(tǒng)操作。

3.3 建立健全應(yīng)急機制，提高處置突發(fā)事件的能力。

結(jié)合檔案工作特點，建立健全應(yīng)急機制。制訂符合客觀實際又具有操作性的應(yīng)急預案，預防突發(fā)性事件的發(fā)生，做好應(yīng)對突發(fā)事件引起危害的應(yīng)急措施準備。規(guī)范應(yīng)急管理機構(gòu)，加強應(yīng)急隊伍建設(shè)。明確職責，確保發(fā)生突發(fā)事件時，能夠有效組織、快速反應(yīng)共同應(yīng)對和處置。檔案管理員更要提高自身的業(yè)務(wù)水平，特別是負責借閱的工作人員要十分熟悉館藏，保證在不利用計算機檢索的情形下，找到用戶所需檔案。同時對檔案管理人員開展應(yīng)急培訓和演練，保證其在面對突發(fā)事件時，能夠快速反應(yīng)、有效控制和妥善處理，提高處置突發(fā)事件的能力。

4 總結(jié)

檔案管理系統(tǒng)在該公司已上線運行一年多的時間，目前系統(tǒng)運行平穩(wěn)有序，取得良好的效果。檔案工作人員還應(yīng)充分利用系統(tǒng)功能，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加大檔案數(shù)字化的力度，同時配合總部做好系統(tǒng)深化應(yīng)用工作，力爭通過系統(tǒng)的應(yīng)用更好地提升公司管理水平，為用戶提供更實用、更有效、更準確的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作向新高度邁進。

參考文獻：

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[3] 高東紅 田薇. 淺談檔案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211

作者簡介：

第5篇：檔案合同管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；傳統(tǒng)文化

文化從廣義上講包括人類社會中的物質(zhì)和精神兩方面，即物質(zhì)文明和精神文明的總和；狹義的文化則指與政治、經(jīng)濟等并列而為人類社會活動之一部分，即關(guān)涉人類社會生活中的文學、、道德風尚等精神方面的內(nèi)容。

1 文化對檔案工作者行為研究的意義

它是聯(lián)系和協(xié)調(diào)檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭示了檔案工作者中含有的文化特質(zhì)，對于發(fā)展檔案事業(yè)大有益處。

（1）可以在本民族文化基礎(chǔ)上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。

（2）在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優(yōu)秀的民族文化反映到這一職業(yè)上的印記，也可以恰當?shù)亟忉尯兔枋鑫覈鴻n案工作者所特有的思維和行為方式。

（3）對于檔案工作者的服務(wù)實踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，進一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認識分析一些行為中的陋習與弊端，有針對性地加以改進并做出符合時代要求的調(diào)節(jié)。

2 檔案工作者行為獨特的文化心態(tài)

檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統(tǒng)文化把人的價值歸結(jié)為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統(tǒng)中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協(xié)調(diào)檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關(guān)系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現(xiàn)出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。

當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發(fā)的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業(yè)、對利用者服務(wù)卻那么熱情，這種忠于檔案事業(yè)的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質(zhì)利益的價值觀的力量，它充分體現(xiàn)了中國文化積極有為、奮發(fā)向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現(xiàn)在：

2.1 道德追求大于社會索取

現(xiàn)實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經(jīng)久不衰的深層原因。

2.2 社會本位高于個人本位

檔案工作者有著一種強烈推動社會發(fā)展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻、珍貴文化遺產(chǎn)，傳播優(yōu)秀文化思想，培養(yǎng)人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負責勝過自身付出的思考，行為表現(xiàn)處處皆反映出它所屬的社會團體的性質(zhì)。

2.3 自我修養(yǎng)先于對他人的服務(wù)

自強、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質(zhì)的主流，發(fā)憤忘食，樂以忘憂，學而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務(wù)的標準。

3 檔案工作者交往中的文化特征

中國傳統(tǒng)文化中有關(guān)人際關(guān)系的理論特別發(fā)達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內(nèi)、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調(diào)“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環(huán)境的和諧，而且延伸到人內(nèi)在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務(wù)思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務(wù)效益，這種文化現(xiàn)象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務(wù)思想并構(gòu)建了具有經(jīng)典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關(guān)系上突出的是“愛”，強調(diào)的是服務(wù)過程中的情感因素，并具有以下特征：

“融”，即情感的融匯狀態(tài)，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務(wù)功能上表現(xiàn)為和風細雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。

“情”，在實際工作中只有產(chǎn)生情的效應(yīng)，才能充分發(fā)揮服務(wù)功能，捕捉住服務(wù)最佳時機并產(chǎn)生出最佳效果。高質(zhì)量、高效益的服務(wù)，往往會使利用者產(chǎn)生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點點慰問，也往往使我們難于忘懷。

中國傳統(tǒng)文化重視事物的相互聯(lián)系及統(tǒng)一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質(zhì)表現(xiàn)應(yīng)是：穩(wěn)建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發(fā)泄，不走極端，不沖動，不破壞內(nèi)心平穩(wěn)，對服務(wù)工作增加正效應(yīng)，減少副作用。

4 現(xiàn)實對檔案工作者傳統(tǒng)道德文化的沖擊

從社會發(fā)展的現(xiàn)實來看，中國傳統(tǒng)文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發(fā)揚的一面，但傳統(tǒng)文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實踐領(lǐng)域，商品經(jīng)濟的發(fā)展使民族文化傳統(tǒng)受到了強大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發(fā)生了變化。首先，當社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質(zhì)享受，對檔案工作者及優(yōu)秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習慣的不是工作效能、質(zhì)量以及對社會發(fā)展進步產(chǎn)生的作用，而僅僅是比較奉獻與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發(fā)展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴重。其次，中國傳統(tǒng)中的“和”對檔案工作者行為同時也產(chǎn)生了一定的消極影響，它以進展平穩(wěn)為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關(guān)系的平衡。服務(wù)過程中，往往表現(xiàn)為消極容納、妥協(xié)，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內(nèi)心普遍存在著“息爭”心態(tài)，缺乏對沖突的正確認識和恰當處理，當服務(wù)中出現(xiàn)矛盾時以調(diào)合甚至降低服務(wù)水準為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。

檔案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、內(nèi)向、老成、穩(wěn)建的風度，心理的自責與積累，造成壓抑，內(nèi)心的焦慮與挫折比較嚴重。

第6篇：檔案合同管理范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實際的應(yīng)用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第7篇：檔案合同管理范文

關(guān)鍵詞 供電公司 技術(shù)檔案管理

檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？

一、加強對電力系統(tǒng)檔案管理的認識

1、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

2、檔案工作內(nèi)容

a.文書材料的立卷：根據(jù)國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌，及時地將企業(yè)在一定時期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。

c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。

二、加強縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略

1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務(wù)培訓，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進程，主動參與到工程建設(shè)驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟效益的服務(wù)。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導的方式加強學習與溝通。

3、加大對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入

硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。

4、加強檔案的信息化建設(shè)

信息技術(shù)的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身條件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實施。對于經(jīng)濟效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

第8篇：檔案合同管理范文

關(guān)鍵詞：學生檔案管理；數(shù)據(jù)庫設(shè)計；需求分析；客戶端/服務(wù)器模式

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04

The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System

ADIL Gulam

(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)

Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.

Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model

1 引言

學生檔案管理系統(tǒng)是教育單位不可缺少的部分。一個功能齊全、簡單易用的學生檔案管理系統(tǒng)不但能有效地減輕學校各類工作人員的工作負擔，其內(nèi)容對于學校的決策者和管理者來說也至關(guān)重要。所以學生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案、統(tǒng)計和查詢數(shù)據(jù)，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低，保密性差，人工大量浪費；另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對查找、更新和維護都帶來了不少困難。隨著科學技術(shù)的不斷提高和計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們所深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。

基于校園網(wǎng)的學生檔案管理系統(tǒng)完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學生管理人員、教師和學生都不受時間和地點的限制查詢學生資料，而目前使分散的學生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負擔，提高管理水平，實現(xiàn)學生管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、規(guī)范化具有重要意義。本文結(jié)合和田師范?？茖W校學生檔案管理工作的實際情況，在需求分析、系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，對和田師專學生管理系統(tǒng)做出總體設(shè)計、詳細設(shè)計和程序設(shè)計，并進行系統(tǒng)測試。

2 需求分析

這個階段的任務(wù)是確定“為了解決這個問題，目標系統(tǒng)必須做什么”，主要是確定目標系統(tǒng)必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時期的最后一個階段，而且是軟件開發(fā)期的第一個階段，也是關(guān)系到軟件開發(fā)成敗的關(guān)鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規(guī)格說明，從而奠定軟件開發(fā)的基礎(chǔ)。在本階段所研究的對象是軟件項目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達到這一目的，必須對其中模糊的要求進行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準確地表達被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個重要方面，只有經(jīng)過確切描述的軟件需求才能成為軟件設(shè)計的基礎(chǔ)。

2.1 學生檔案管理系統(tǒng)的功能

學生檔案管理系統(tǒng)旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統(tǒng)?？紤]到我校校園網(wǎng)落的實際情況，本系統(tǒng)采用Visual Basic+SQL Server 2000 結(jié)構(gòu)。

考慮到系統(tǒng)所要實現(xiàn)的功能以及系統(tǒng)的安全性，在用戶進入系統(tǒng)之前進行合法用戶檢測。所以系統(tǒng)中應(yīng)該有一個用戶名和密碼檢測的模塊，當然與此相對應(yīng)，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進行授予相應(yīng)的操作權(quán)限。系統(tǒng)中必須有一個默認的管理用戶，它在應(yīng)用系統(tǒng)剛安裝好就能夠使用該用戶進入，該用戶能夠建立其他用戶。同時還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統(tǒng)管理員用戶能夠修改所有的資料。

大中專學校的學生檔案管理內(nèi)容十分豐富，工作繁多，所以本例規(guī)定開發(fā)的學生檔案管理系統(tǒng)只處理每學年的招生信息導入、新生學籍注冊、學生檔案管理和其它管理。

在招生信息導入管理方面提供的服務(wù)功能如下：

1) 導入新生的民族、籍貫、專業(yè)代碼；

2) 錄入院系信息和生成班級信息；

3) 導入招生數(shù)據(jù)和新生圖片；

4) 統(tǒng)計和清除新生數(shù)據(jù)；

5) 修改密碼。

在新生學籍注冊管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：

1) 新生入校學籍注冊；

2) 新生專業(yè)調(diào)整；

3) 新生統(tǒng)計與報表生成以及報表打??；

4) 修改密碼。

在學生檔案管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：

1) 錄入學生每學期的情況；

2) 生成學生鑒定表；

3) 生成回執(zhí)單；

4) 檔案查詢及打?。?/p>

5) 修改密碼。

學生檔案管理系統(tǒng)的直接用戶有學生、教師和教學管理員。管理員有權(quán)操縱數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，進行添加、更新、刪除等操作。學生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學生幾乎有PC機，學校全部計算機已經(jīng)連網(wǎng)。

2.2 學生管理主要工作流程分析

學生管理的各項工作之間有嚴格的順序性，這就要求在開發(fā)時對學生管理的業(yè)務(wù)流程有明確的了解。學生管理工作中的運行管理是核心工作，就對運行工作中涉及的業(yè)務(wù)流程進行分析。具體的業(yè)務(wù)流程圖如圖3、圖4所示。

3系統(tǒng)設(shè)計

3.1 設(shè)計思路

基于C/S的學生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計是一個不斷改進和反饋的過程。圖8是進行基于C/S的學生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計思路圖。

1) 系統(tǒng)界定

首先必需對系統(tǒng)進行界定，即劃分系統(tǒng)的范圍，分析系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系、系統(tǒng)與環(huán)境的關(guān)系。如圖5，這個過程產(chǎn)生對系統(tǒng)的一個清晰的描述，確定研究的問題。

2) 系統(tǒng)規(guī)劃、分析和方案設(shè)計

針對一個已經(jīng)界定清楚的系統(tǒng)，下面的工作便是進行系統(tǒng)的規(guī)劃和分析及設(shè)計方案。在這個過程中，首先對系統(tǒng)進行規(guī)劃，進行了子系統(tǒng)的劃分和系統(tǒng)的實施計劃的設(shè)計，同時對系統(tǒng)進行分析，這些分析包括系統(tǒng)的特性和結(jié)構(gòu)的分析、需求分析、系統(tǒng)的可行性分析等內(nèi)容，系統(tǒng)規(guī)劃和分析經(jīng)常交織在一起。另外，在這個階段還完成系統(tǒng)方案的設(shè)計和選擇工作。

3) 系統(tǒng)概要設(shè)計

系統(tǒng)概要設(shè)計主要是對系統(tǒng)業(yè)務(wù)進行流程分析，完成系統(tǒng)的特性設(shè)計以及系統(tǒng)的功能劃分和初步設(shè)計，并對系統(tǒng)具體結(jié)構(gòu)和技術(shù)方案進行設(shè)計。

4) 系統(tǒng)詳細設(shè)計

系統(tǒng)詳細設(shè)計包括數(shù)據(jù)流的設(shè)計、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計、系統(tǒng)模塊的詳細設(shè)計、界面設(shè)計、程序流程的設(shè)計等內(nèi)容。

5) 代碼開發(fā)

代碼開發(fā)是按照詳細設(shè)計的要求進行代碼的編寫工作。

6) 系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試是在系統(tǒng)投入使用前，對系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計規(guī)格說明和編碼的復審。

7) 系統(tǒng)修改、運行和維護

維護系統(tǒng)的運行，保證系統(tǒng)有效、可靠的運轉(zhuǎn)。

8) 系統(tǒng)評價和總結(jié)

對系統(tǒng)的完成和運行情況進行評價，總結(jié)系統(tǒng)開發(fā)過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個過程還可以對系統(tǒng)的改進和再設(shè)計進行分析。實際上，以上這些過程并不要求嚴格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。

3.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

對上述各項功能進行集中、分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計的要求，學生檔案管理系統(tǒng)需要完成的主要功能有以下幾大模塊：

1) 招生信息導入

新生數(shù)據(jù)和圖片導入、新生數(shù)據(jù)統(tǒng)計，輸入院系和班級信息，導入民族、專業(yè)、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。

2) 新生學籍注冊

學籍注冊，分班，自動生成學號，圖片下載，手工輸入，調(diào)動學籍、學籍統(tǒng)計和查詢，打印個人信息表和統(tǒng)計表、密碼管理等功能。

3) 學生檔案管理

學生檔案查詢、統(tǒng)計、生成花名冊、打印個人信息表、打印學生證、打印花名冊、打印統(tǒng)計表、回執(zhí)單以及自定義表格打印

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

進行數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計，首先必須選擇適當?shù)臄?shù)據(jù)模型。用于概念設(shè)計的數(shù)據(jù)模型既要有足夠的表達能力，可以表示各種類型的數(shù)據(jù)及其之間的聯(lián)系和語義，又要簡明易懂，能夠為非專業(yè)人員所接受?？晒┻x擇的數(shù)據(jù)模型不少，比如各種語義數(shù)據(jù)模型、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)模型等，目前應(yīng)用最廣泛的是E-R數(shù)據(jù)模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據(jù)需求分析，確定E-R模型中的實體、聯(lián)系和屬性。

首先要確定學生檔案管理的實體，從前面章節(jié)的分析中可以看出，所有的活動都是以學生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實體：用戶（UserID）實體、專業(yè)代碼實體、地區(qū)代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體，其中專業(yè)代碼實體、地區(qū)代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體、完全依賴于設(shè)備實體的存在而存在，所以屬于弱實體的范疇。

其次要確定學生管理中各實體的鍵、屬性、屬性的數(shù)據(jù)類型及取值范圍。在確定實體的主鍵時，要確保這個主鍵可以唯一的標識這個實體。在概念模型的設(shè)計中，經(jīng)常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實體集合中每個實體有一個互不相同的學號，選擇這個學號作為實體集合的關(guān)鍵字。因此在學生基本信息實體中增加了學生學號這個屬性，這種增加學號屬性也是設(shè)計中常用的一種確定實體鍵的方式。在確定實體的屬性及其數(shù)據(jù)類型時，要考慮到系統(tǒng)的可擴展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時候，要避免同一概念數(shù)據(jù)模型中出現(xiàn)相同的屬性編碼，同時還要使人一目了然。在這里給出各實體的屬性和主鍵，以下劃線標識出主鍵。

學生基本信息實體：考號、學號、院系代碼、專業(yè)代碼、現(xiàn)在專業(yè)、班級編號、現(xiàn)在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質(zhì)、畢業(yè)中學、考生設(shè)備名稱特長、家庭地址、聯(lián)系電話、郵編、入學日期、高考成績、Picture.

專業(yè)代碼實體：專業(yè)代碼、專業(yè)代號、錄取專業(yè)、院系。

地區(qū)代碼實體：區(qū)號、籍貫。

民族代碼實體：民族代碼、民族。

院系代碼實體：院系代碼、院系、院系主任。

班級實體：班級編號、院系、錄取專業(yè)、班級、班主任。

用戶實體：用戶名、密碼、權(quán)限。

第三要確定實體之間的聯(lián)系。實體與實體之間的聯(lián)系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式?？梢詫⒙?lián)合理解為構(gòu)建于M:N聯(lián)系實體之間的一個橋梁，通過它將這個M:N聯(lián)系轉(zhuǎn)化為兩個1:N聯(lián)系。完成了學生檔案管理模塊的概念數(shù)據(jù)模型之后，可以用相同的步驟來完成系統(tǒng)中其他模塊的概念模型的設(shè)計，在這里就不一一贅述。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)的實現(xiàn)選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發(fā)工具。Visual Basic 是一套完整的開發(fā)工具，提供了企業(yè)級模板。系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)設(shè)計，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應(yīng)用程序。使用Visual Basic架構(gòu)開發(fā)，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。

4.1用戶注冊與登錄模塊的實現(xiàn)

每個模塊的登陸界面以及密碼算法是統(tǒng)一的，但是所運行的模塊不同，所訪問的數(shù)據(jù)庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。

4.2 招生信息導入模塊的實現(xiàn)

界面實際上是系統(tǒng)與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設(shè)計規(guī)定界面的布局、風格、色彩等約定，界面設(shè)計應(yīng)該堅持友好、簡單、實用、易于操作等的原則。

這個模塊的主要功能是，把招生的信息導入到招生數(shù)據(jù)庫中，以便于學生學籍注冊時使用。

4.3 學籍注冊模塊的實現(xiàn)

這個模塊的主要功能是，新生到校報名時，根據(jù)考號調(diào)用相關(guān)信息，并分班，同時自動生成學號后，保存到學生檔案數(shù)據(jù)庫中，以便于學生檔案管理時使用。

圖9 學籍注冊模塊的實現(xiàn)

4.4 學生檔案管理模塊的實現(xiàn)

這個模塊的主要功能是，輸入學生每學期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學生相關(guān)信息。打印院系學生花名冊、個人信息表、回執(zhí)單等，如圖10。

5 結(jié)束語

本論文結(jié)合和田師專學生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，研究了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)原理、設(shè)計和實現(xiàn)的問題。首先，論文概述了和田師范?？茖W校學生檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景，對學生檔案管理系統(tǒng)進行了需求分析。在此基礎(chǔ)上提出了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的解決方案。接著，論文對學生檔案管理系統(tǒng)的解決方案─基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和原理進行了深入研究，并從系統(tǒng)的角度對基于 C/S 的分布式系統(tǒng)的特性進行了分析。在論文中，結(jié)合筆者實際研究過程中的經(jīng)驗，對基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計方法進行了研究，提出了基于校園網(wǎng)的一些安全和復合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計流程。最后，論文對學生檔案管理系統(tǒng)進行了詳細設(shè)計和實現(xiàn)，重點分析了學生檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)方案設(shè)計和應(yīng)用平臺選擇、系統(tǒng)設(shè)計以及系統(tǒng)的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1] 王行言,俞盤祥.計算機信息管理系統(tǒng)[M].北京:高等教育出版社,2000:58-153.

[2] 鄧亞平.計算機網(wǎng)絡(luò)安全[M].北京:人民郵電出版社,2004:284-287.

第9篇：檔案合同管理范文

1 完善檔案管理制度，明確責任

檔案管理工作必須建立嚴格的制度，健全完善的制度是一切工作的基礎(chǔ)和保證。首先要明確檔案工作的職責，使各科室對文件資料的收集和整理有章可循。其次要建立嚴格的檔案查閱制度，有專人負責，明確檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，并做好詳細記錄。如需外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位或部門蓋章簽字才可外借。再次要建立嚴格的檔案保管制度，做好檔案歸類，使檔案便于查找。注意文件材料不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

在健全檔案管理制度的同時，還要明確檔案管理人員分工，統(tǒng)一管理，責任到人。采取有力措施，改變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，樹立正確的價值觀和時效觀，結(jié)合單位工作實際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。用行政手段明確權(quán)、責、利的關(guān)系，使檔案管理更有效、更持續(xù)健康發(fā)展，從而加強和規(guī)范檔案管理工作。

2 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是負責單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務(wù)人員。因此檔案管理人員的個人素質(zhì)直接關(guān)系到一個單位檔案管理工作的水平和效率。檔案管理人員必須具備檔案管理專業(yè)知識和檔案管理工作經(jīng)驗，熟悉檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。對于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理人員，還要在此基礎(chǔ)上，了解并熟悉醫(yī)療行業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員必須具有較強的責任心和原則性，對待檔案管理工作必須嚴肅，嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。檔案管理人員還要樹立較強的保密意識，對文件檔案等做好保密工作，不得隨意泄露檔案資料內(nèi)容，尤其在當今信息化的時代，無紙化辦公越來越普及，電子檔案越來越多地被使用，處理電子檔案時更需要注意網(wǎng)絡(luò)安全。在此基礎(chǔ)上，細心和耐心也是檔案管理人員需要具備的素質(zhì)。

3 提高對檔案管理工作的重視度

在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中，有時還存在重業(yè)務(wù)輕管理的觀念，對檔案管理工作也不夠重視，其實檔案管理工作也是衛(wèi)生系統(tǒng)工作的重要組成部分，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)研究中的重要依據(jù)，建立完整、系統(tǒng)的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進醫(yī)學的發(fā)展。

從領(lǐng)導角度，要在領(lǐng)導工作中認真、客觀地對待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的重要部分，嚴格抓，明確分管領(lǐng)導，加強領(lǐng)導監(jiān)管，將檔案管理工作落到實處。定期組織檔案人員學習培訓或者聘請專家進行講座，為檔案人員提供更多的交流機會，學習借鑒其他單位好的管理方式，提高檔案管理人員工作的積極性。

作為檔案管理人員更要重視檔案管理工作，增強責任心、事業(yè)心，不斷提高自身素質(zhì)，積極參加學習和培訓，提高業(yè)務(wù)水平。認真對待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，認真貫徹落實上級領(lǐng)導對檔案工作的要求和意見，對各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。同時積極思考，努力探索檔案管理的新模式、新方法。

4 指導基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作

衛(wèi)生局檔案管理人員在做好本單位檔案整理工作的同時，還肩負著指導基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作的職能，要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，加強對醫(yī)院檔案工作的指導，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，還要加強對各單位檔案員進行業(yè)務(wù)指導，及時傳達檔案工作有關(guān)精神、檔案整理標準，使各單位形成的檔案更加規(guī)范化、標準化，符合檔案管理部門的要求，便于各基層醫(yī)療單位檔案利用和借閱工作的順利開展。再次，加強組織各醫(yī)療單位檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓，采取走出去、請進來的辦法，促進各單位間的交流，介紹好的工作方法和經(jīng)驗，不斷提高業(yè)務(wù)知識和工作能力。

5 組織全員參與，創(chuàng)新檔案管理

（一）觀念的創(chuàng)新

面對醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作也應(yīng)與時俱進，首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，打破傳統(tǒng)封閉的工作模式，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性；其次，提高認識，做好充分的準備。醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)，電子檔案的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決；最后，轉(zhuǎn)變思想。將被動工作轉(zhuǎn)變成主動開發(fā)檔案信息資源，為利用者服務(wù)，從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９?、利用“兩手抓”，把檔案實體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療衛(wèi)生檔案的整體效能。

（二）現(xiàn)代化管理手段的創(chuàng)新

要采用現(xiàn)代化手段和管理措施，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息網(wǎng)絡(luò)，完成目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和檔案目錄中心的建立，提高檔案信息存儲電子化、檢索網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立檔案信息咨詢平臺，深化咨詢服務(wù)，以現(xiàn)代化手段向社會提供利用。同時，還應(yīng)完善檔案信息庫，加強對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。

（三）檔案管理服務(wù)上的創(chuàng)新

首先是服務(wù)方式上，作為新時期下的檔案管理人員要創(chuàng)新服務(wù)理念，提高檔案工作水平，增強服務(wù)意識，尋找檔案管理工作的新模式。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案人員要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢，進行科學整合；其次內(nèi)容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，是反映檔案管理整體水平以及人員素質(zhì)的一個直觀指標；最后是檔案管理所提供的服務(wù)內(nèi)容上，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對象，按照有關(guān)的規(guī)定加強檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的體系。

（四）檔案收集的創(chuàng)新

組織全員參與檔案收集工作是很有必要的，過去的檔案管理工作模式過于單一，宣傳力度不夠，檔案管理工作不應(yīng)與其他部門分離，而是要有機地結(jié)合在一起，檔案收集工作需要全體人員共同配合。檔案管理人員要積極開展檔案知識的宣傳工作，增強全體干部職工的文件歸檔意識，定期將科室的文件資料統(tǒng)一歸檔保存在檔案室，轉(zhuǎn)變以往保存在自己科室的觀念，主動向檔案管理部門提供有價值的文件資料，在檔案室統(tǒng)一保存?zhèn)洳?。制定詳細的工作計劃，合理安排工作流程，有條不紊地進行檔案管理工作。

6 結(jié)束語

總之，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理模式主要從管理思想、管理方式、管理手段上著手進行，滲透新管理、新技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理模式是以檔案實體及其相關(guān)信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用。全面提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平，更好的服務(wù)于百姓，為解決群眾看病問題奠定良好的基礎(chǔ)。