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[關(guān)鍵詞]財務會計;財務審核制度;業(yè)務能力
[DOI]1013939/jcnkizgsc201536140
企業(yè)財務會計的財務審核制度與市場經(jīng)濟體制息息相關(guān)。但現(xiàn)在的財務審核制度并不適應市場經(jīng)濟體制,這主要是市場經(jīng)濟體制漸趨完善,使得企業(yè)的財務核算和資產(chǎn)運營方面有很多問題存在。制定財務審核制度是企業(yè)進行會計核算的基礎,企業(yè)在進行會計核算時,必須嚴格遵守,及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資產(chǎn)問題,采取措施,進行徹底清查,進而來提高企業(yè)資金的管理和運用,如此,既能防范市場風險,又能加強企業(yè)的市場競爭力,促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。
1賬務審核工作中存在的問題
財務審核是企業(yè)財務會計的重要環(huán)節(jié),因為企業(yè)的一些重要財務管理環(huán)節(jié)都涉及了財務審核的內(nèi)容。這就要求企業(yè)在制定財務審核制度時,應多方考慮,將審核程序和要求做到更加全面、完善。然而,在實際工作中,在企業(yè)的財務審核工作中仍然有許多問題存在,主要表現(xiàn)在以下四個方面。
11假賬
在企業(yè)財務會計工作中,虛假賬目是其面臨的一大難題,假如對假賬的處理方式不正確,那么它將為企業(yè)管理的發(fā)展留下隱患。由于企業(yè)不一樣,資產(chǎn)運營方向不一樣,假賬產(chǎn)生的方式也不一樣,種類也存在各異,其中,經(jīng)濟利益是導致假賬產(chǎn)生的最直接的原因。在部分企業(yè)中,一些管理者和會計人員,禁不住利益誘惑,為獲取非法利益,他們在賬目信息上故意篡改數(shù)據(jù)。例如,一些企業(yè)為了降低稅收,有的企業(yè)經(jīng)營者會在賬務審核前,故意讓會計人員做假賬,從而達到偷稅、漏稅的目的。
12漏賬
企業(yè)擴大生產(chǎn)規(guī)模提高管理水平,是為了發(fā)展和提高市場競爭力。但隨著企業(yè)的逐步擴大,經(jīng)營管理也面臨著越來越多的問題,進而會計信息和財務審計內(nèi)容變得更加復雜,漏賬現(xiàn)象在會計審核工作中就容易形成。在財務會計中,財務審核實施過程中出現(xiàn)的一種不完整形式就是漏賬,它是指在對財務審核時,沒有全部將企業(yè)的財務信息納入,進而使得財務信息出現(xiàn)了遺漏。漏賬的影響范圍甚廣,可以直接導致企業(yè)財務審計工作不準確,財務狀況不客觀,資金損失不能明確反映等問題。
13改賬
在企業(yè)財務會計中,人為地改賬也是財務信息造假手段的一種方式。它是通過工作人員對常見賬務信息進行更改,直接給企業(yè)造成損失。財務人員的綜合素質(zhì)不高是出現(xiàn)這種情況的直接原因。改賬的影響很大,它不能真實地反映公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況,能刻意隱瞞公司的管理不善。企業(yè)經(jīng)營者或會計人員利用改賬的非法行徑,可以從中獲取利益,這不但給公司造成了損失,也危害了其他員工的利益。這種有悖于會計準則的違規(guī)行徑,其直接原因是會計人員禁不住經(jīng)濟利益的誘惑,給企業(yè)造成重大的經(jīng)濟損失,也會給自己在相關(guān)領域帶來不好的聲譽。
14錯賬
企業(yè)為了節(jié)約成本,在人員上,經(jīng)常招募一些沒有工作經(jīng)驗的應屆畢業(yè)生,或者是剛拿到相關(guān)證書的從業(yè)人員,其實,這并未為企業(yè)降低成本,反而直接增加了財政困難,會計審核風險。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中,材料購買、生產(chǎn)、加工及銷售,每一個步驟都將影響企業(yè)的發(fā)展。所以,企業(yè)賬務的準確性和完整性就顯得非常重要,而這些又將受財務工作人員綜合素質(zhì)的影響,如果在企業(yè)任何一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)錯賬,都將會影響其他相關(guān)環(huán)節(jié)的賬務信息的錯誤。例如,在工程項目中,施工單位的會計人員在對相關(guān)財務信息進行總審核時,定會把原料的采購情況、公司賬務和施工具體情況都要綜合起來,如果原料的采購上有錯賬出現(xiàn),那么,工地用料和原料管理及資金管理上都會出現(xiàn)問題,這不僅給公司造成了人力物力浪費,還會影響公司的整個財務情況。
2賬務審核工作的優(yōu)化方法
21采用合理的賬務管理模式
目前,許多企業(yè)采用先進的電腦自動化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工會計方式,直接將煩瑣復雜的財務信息存儲在電腦中,雖然使煩瑣的財務工作得到了簡化,但是,這也存在著一些隱患,例如,賬務信息憑證的不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此,企業(yè)在處理賬務管理時,既要利用高效的電腦系統(tǒng),也要結(jié)合手工做賬。例如,在企業(yè)中常用的對賬單、稅單等,都應有專人進行記錄和匯總,做好備份、提交,并由負責人審核簽字,最后錄入系統(tǒng)。這樣,不僅可以有效減少賬務信息,還可以防止原始會計憑證的缺失。
22建立完善的財務制度
在早期,無論公司大小,企業(yè)的經(jīng)營者或財務管理人員,在財務管理制度上都應下力,使其正確、高效。不僅符合企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營狀況,還要遵守國家有關(guān)法律、法規(guī),同時,也是會計人員在日常工作中的行為準則。這樣既能提高工作人員的能力,也能約束他們,更加嚴謹?shù)毓ぷ?。在財務制度的編寫過程中,一定要合理規(guī)范,要減少主觀行為。
23對每筆賬務做好記錄
將企業(yè)的整月或半年的賬務信息進行整理記錄,這在企業(yè)中很常見,主要是財務會計人員為了圖平時方便,這樣的后果極易使原始憑證丟失,導致原始賬務不明。因此,對企業(yè)進出的每一筆賬目記錄都要及時做好,當天的賬務信息當天做,同時,對于一些賬務信息切不可提前做,因為,提前做的賬務信息很不可能不會發(fā)生,或者發(fā)生了,數(shù)據(jù)不一,財務人員沒有及時更正或刪除,最后在匯總時,導致所有信息不準確,前期的工作就會前功盡棄。
24提高財務人員業(yè)務能力
對任何企業(yè),財務人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力都十分重要,而作為財務人員,自身的專業(yè)知識、專業(yè)法律知識及自身的社會價值觀都左右著他們的綜合素質(zhì)。所以,對于企業(yè),應該定期對財務人員進行培訓,以此來提高他們的專業(yè)知識,從而有效促進企業(yè)賬務管理工作,有效開展賬務信息審核工作。對財務人員的職業(yè)道德培養(yǎng)也是企業(yè)應該加強的一面,不斷強調(diào)財務工作在企業(yè)的重要性,讓他們在自己的崗位上要時刻自省,知道自己的工作對社會、對企業(yè)、對其他員工的利益有著很重要的關(guān)聯(lián),進而來提高他們的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力的提高。
3結(jié)論
在公司經(jīng)營發(fā)展中,財務審核工作有著重要的位置。而隨著市場經(jīng)濟體制的完善,不少企業(yè)在財務審核制度上依然有不同程度的問題存在,例如,假賬、錯賬、漏賬、改賬等一些非法行為依然存在于企業(yè)財務審核工作中,嚴重危害著企業(yè)的發(fā)展。所以,必須提高財務工作人員專業(yè)知識和道德建設,使企業(yè)財務工作更加科學有效;完善和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的財務管理制度,使企業(yè)財務信息更加透明,進而保證企業(yè)財務審核工作的開展更加有效,使企業(yè)的發(fā)展更加健康有序。
參考文獻:
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【論文摘要】醫(yī)院的審核工作,是單位財務管理中的一項最基礎又及其重要的工作,通過事前審核、事前監(jiān)督,能加強經(jīng)濟核算和財務管理,提高經(jīng)濟效益。
Keywords:audit; accounting control; pre-supervision
Abstract:Audit is a basic and very importantwork in the financial management in the hospitals, Through pre-auditand pre-supervision. the economic accounting and financial management are strengthened and the economic efficiencyis improved. Author s Address Sino-Japan Friendship Hospital affiliated to Jilin University, Xiantai Street,Changchun, 130031, P. R. C
在醫(yī)院的財務管理與會計核算中,審核工作是單位會計事項中的基礎工作之一,是單位財務管理中的第一首要關(guān)口。它不僅能加強經(jīng)濟核算和財務管理,提高經(jīng)濟效益,而且更能有效地發(fā)揮會計控制和會計監(jiān)督職能。
1 審核工作的重要意義
審核,就是審查單位所發(fā)生的經(jīng)濟事項是否合法;是否符合財經(jīng)制度;符合國家的政策、法規(guī);符合本單位的規(guī)章制度;經(jīng)濟事項當事人所填制的報銷憑證是否符合會計核算的要求;會計核算中的制證人所填制的記賬憑證是否準確無誤。可以說,審核工作的質(zhì)量,直接關(guān)系到單位財務管理的質(zhì)量,關(guān)系到會計核算的質(zhì)量,關(guān)系到會計核算工作能否準確、及時、全面地反映、監(jiān)督單位經(jīng)濟事項的來龍去脈,關(guān)系到財會部門能否嚴格、準確地履行財會部門的反映、監(jiān)督職能,關(guān)系到單位的財務預算能否順利執(zhí)行,收入、支出指標能否達到預期目的。
審核的目的,就是通過審核人員嚴格把關(guān),使國家的財經(jīng)制度、政策法規(guī),單位的財務管理制度得到堅決的執(zhí)行,就是通過審核工作,規(guī)范單位內(nèi)部控制制度及管理制度,規(guī)范財務管理,使單位的財務預算得到嚴格執(zhí)行,保證單位的各項經(jīng)濟指標能夠順利完成。
因此,審核人員必須具備一定的職業(yè)道德水平,具備一定的政策水平,具備一定的專業(yè)知識,必須運用正確的審核方法,做到有章可循,規(guī)范操作。
2 審核人員應具備的基本素質(zhì)
做為一名審核人員,必須堅持秉公辦事,公正廉潔,一切經(jīng)濟事項的審核,均以事實為依據(jù),以國家法律、法規(guī)和規(guī)章制度為準繩,做到辦事公正、忠于職守、履行本職工作。審核人員還應具備較全面的專業(yè)技術(shù)知識,對本部門、本單位所執(zhí)行的財務規(guī)則、會計制度有全面的理解。同時,對本單位的財務業(yè)務應做到十分熟悉,全面掌握本單位的財務管理、賬戶設置、核算要求。只有這樣,才能使審核工作做到有條不紊,才能起到規(guī)范經(jīng)濟秩序的作用,才能使財會工作質(zhì)量得到保證。
同時,審核人員還應具備嚴肅認真的工作態(tài)度,嚴格謹慎的工作作風。在原始憑證、原始單據(jù)、記帳憑證的審核及往來款項和預算執(zhí)行情況等方面時刻把關(guān),確保財務工作的順利進行。
3 審核工作的具體內(nèi)容和方法
我單位采用的是事前審核,事前監(jiān)督的核算方法。事前審核:我單位每一筆資金收付業(yè)務的發(fā)生,先由報賬會計稽核,對于外單位開出的發(fā)票、收據(jù)等,是否合法,即是否有稅務部門、財政部門監(jiān)制章;是否有收款單位財務部門收款專用章;所載經(jīng)濟內(nèi)容是否明確,其數(shù)量、單價、金額是否相等;大小寫金額是否一致。然后,再稽核主管部門負責人、經(jīng)手人簽字是否齊全,如果是購物的,是否有驗收人簽字,是否有財產(chǎn)物資部門的入庫憑證等,稽核后直接在微機上進行賬務處理,填制打印記賬憑證后,再由審核會計審核。審核會計在此基礎上,審核制證人所填制的科目名稱是否正確;借、貸方向是否正確;所填摘要是否明確、是否簡明扼要;是否與原始憑證相符;報賬手續(xù)是否完備。其次,審核制證人其報銷標準是否符合財務制度規(guī)定,是否符合會計核算要求,是否符合財務收支標準范圍。最后,將審核無誤確認簽章后的記賬憑證交由出納進行資金收付。
審核會計將審核后的記賬憑證進行審核、記賬后,月末進行結(jié)賬賬務處理。這樣,保證了總賬、明細賬、往來賬、現(xiàn)金、銀行日記賬等賬賬相符、賬實相符,保證了編制會計報表的及時性、準確性。由于出納不用另行輸錄現(xiàn)金、銀行現(xiàn)金賬,不僅減少了重復勞動,又避免了總賬與現(xiàn)金、銀行日記賬不符現(xiàn)象的發(fā)生,并保證了銀行未達款項筆筆清楚、明確。實行會計的事前審核,使各部門、各環(huán)節(jié)相互制約、相互牽制,隨時發(fā)現(xiàn)問題就及時糾正,使我院會計核算工作真正地做到了及時、準確。
一、做好日常的會計核算工作,加強會計憑證的審核和檢查,保證基礎會計數(shù)據(jù)的準確記錄和會計資料的真實完整。我主要分管核算中心本級和食堂。核算中心本級的帳務比較簡單,所以我今年工作的重心放在了食堂的財務上。***食堂每年的營業(yè)收入*百萬,算是一個比較”大”的”小企業(yè)”單位了,它的憑證多,憑證類別也多,有正規(guī)發(fā)票,也有單位自制憑證有小攤小販手寫的收條,也有非正式的收據(jù),它不象行政事業(yè)單位那樣正規(guī),有些帳務必須靈活處理。我本著“節(jié)約為本,帳目清楚”的原則,對食堂的一些原始憑證采取審核金額審核原始人簽字、審核其合理合規(guī)性、審核領導簽字的方法,既節(jié)約了采購成本,又方便了客戶,也保證了會計資料的真實完整性。在錄入的記帳方面,我基本上是在電腦上登記一遍,自己再核一遍,再交審核人員進行審核,保證了會計記錄的準確性。二、強化財務管理,注重財務分析。對此我主要是從兩個方面著手。
*、加強往來款項的清理,杜絕帳實不符的現(xiàn)象。在處理帳務的過程中,我發(fā)現(xiàn)往來帳存在帳實不符的現(xiàn)象,會計報表沒有人閱讀。在本年*份我對食堂的往來帳進行了一番清理,并為食堂的報帳員建立了往來帳登記簿。后來發(fā)現(xiàn)報帳員對此仍然不夠重視,往來帳簿的登記也不及時,我又及時與食堂領導進行溝通,請他幫助督查。食堂的楊主任非常重視,親自查看往來報表,發(fā)現(xiàn)有些帳實不符的個例已經(jīng)有很長時間了,有幾筆是供應商已經(jīng)結(jié)帳至今沒有銷帳的。食堂主任非常著急,他已快到退休年齡,擔心這些不實的帳掛在帳上以后說不清楚。就吩咐***和***一起與我核對,并一再催促我說:“這些帳早就結(jié)了,你寫個說明,我簽字,把它銷掉。以后有問題我負責。”**月份,我處理完了這部分往來帳項,主任感到很滿意。到此,應收帳由***與我核對,應付款由***與我核對,她們都很關(guān)心每個月的報表,并及時與我溝通,也形成了看報表的習慣,對我每個月報表出具的準確性起到了很好的促進堅督作用。
*、添加財務報表,豐富報表數(shù)據(jù)。食堂由A**部和B**部兩部分組成,因此需要進行分部門核算。以前的會計報表僅利潤表分部門核算,資產(chǎn)負債表并沒有分部門核算。本年*月,我一邊學習《小企業(yè)會計制度一邊對食堂的會計報表進行添加,新增了“A**部資產(chǎn)負債表”,〈A**部利潤表〉、〈B**部資產(chǎn)負債表〉、〈B**部利潤表〉四個報表,與原來的〈資產(chǎn)負債總表〉、〈利潤總表〉一起,形成了一整套完整的食堂分部門報表體系,使兩個分部的財務狀況更加清晰明了。
*、撰寫財務分析報告,為改進食堂工作提供合理化建議。食堂菜價居高不下,一直為群眾所詬病,到底原因在哪里?*月份,根據(jù)中心領導的要求,我以食堂菜價為切入點,對A**食堂的財務狀況進行了一番調(diào)查分析,用了兩個星期的時間,掌握了大量的一手資料,為食堂菜價止?jié)q的合理性進行了辯護,同時又從成本、人員構(gòu)成、上菜方式、制度等方面提出了降低成本、降低菜價的可行性分析。不過,由于體制原因以及局里狠剎吃喝風的關(guān)系,食堂利潤持續(xù)走低,要想降低菜價還是滿困難的,這樣也造成了惡性循環(huán),近兩年食堂的虧損面越來越大,如何改善管理,吸引食客應該是食堂的當務之急。
三、做好部門預算決算等突擊性的工作,與核算中心其他財務人員密切合作,保質(zhì)保量地完成預決算任務。今年元月的部門決算我做的仍然是**服務中心的決算。**服務中心的部門決算都要分成三個單位來完成,工作量很大需要其他財務人員的緊密配合。我們分工合作,由我負責總表,然后分數(shù)字,分完數(shù)字再由王二、趙四等人輸分表,最后再由我來審核分表,離退休人員表則由張一與李三負責審核和填制,充分發(fā)揮了集體的力量,及時地保質(zhì)保量地完成了****年的部門決算。今年我們還完成了兩項工作,一項是固定資產(chǎn)清理,一項是部門預算的制定,因為核算中心本級固定資產(chǎn)和人員都不多,所以這兩項工作完成得很順利。
四、自覺加強品德修養(yǎng),刻苦鉆研業(yè)務,提高知識理論水平。
會計集中核算是新形勢下的新事物,已有不少地區(qū)開始運作。但從全國范圍看,還沒有統(tǒng)一實行,當然也談不上有統(tǒng)一的運行法則了。會計集中核算目前需要研究和探討的問題很多,研究處理好這些問題,工作中可以少走彎路,獲得事半功倍的效果。
一、匯總報賬單問題
從推行會計集中核算的一般情況看,集中核算單位(以下稱單位)的報賬員,在到會計核算中心(以下稱中心)報賬前,對各種費用單據(jù)的整理和準備程序為:分類整理各種費用原始發(fā)票(領導已審批,且已用各用金支付)分類匯總填寫費用報銷單匯總費用報銷單,填寫匯總投報賬單。報賬員到中心報賬時,中心會計和會計主管的審核程序是:原始單據(jù)費用報銷單匯總報賬單,要核對費用報銷單和匯總報賬單金額的大、小寫項審報數(shù)及所附原始憑證張數(shù)、支付方式等,遇到報賬員填寫的科目(項目)劃分錯誤、金額填寫錯誤等,要分別在費用報銷單和匯總報賬單上進行糾正。如此一來,如果單位一次報賬的單據(jù)少的話,報賬時間不會太長。若單據(jù)多的話,勢必造成報賬時間過長,影響各方面的工作效率。經(jīng)過調(diào)研和實踐,我們把報賬匯總單這一環(huán)節(jié)去掉,要求報賬員報賬時只填寫費用報銷單,至于報賬員對費用項目確認準確與否,由柜組會計審定時認定。柜組會計和會計主管據(jù)審核無誤后的原始憑證和費用報銷單加總計算報賬金額,并據(jù)以填開現(xiàn)金支票,補足備用金。這樣做,節(jié)約了報賬時間,減少了報賬員和中心會計人員的工作量,提高了工作效率。
二、銀行預留印鑒問題
銀行預留單位(核算中心)財務專用章和柜組會計、會計主管、報賬員三人印章,且分別保管。至于為何不留單位法人印鑒,是因為到中心報賬的每筆業(yè)務都是經(jīng)單位領導簽字的,留報賬員印章,可以增強報賬員的責任心。報賬員每次報賬(包括轉(zhuǎn)賬、撥款等)時,自帶、自蓋個人印章。這樣,建立三方相互牽制機制,避免過去名義上單位預留法人、會計和出納印章,實際上法人印章常存會計處,由會計、出納二人進行操作,因而造成漏洞(這方面的事例不少)。至于一級預算單位下屬二級預算單位多,每次撥款都要一級單位報賬員同來,而一級單位報賬員大多為兼職,工作量大的問題,可以采用一級單位報賬員到中心申領一本轉(zhuǎn)賬支票(僅限于撥款用),逢撥款時,由其根據(jù)單位財務主管簽寫的撥款單,填制轉(zhuǎn)賬支票,并加蓋自己預留銀行的印章,將撥款單、轉(zhuǎn)賬支票及存根交二級單位報賬員,到中心進行撥款。中心工作人員審核撥款單、轉(zhuǎn)賬支票后,加蓋預留銀行的財務專用章和柜組會計、會計主管印章,填寫進賬單,留下轉(zhuǎn)賬支票存根,其它交二級單位報賬員到銀行專柜轉(zhuǎn)賬。然后,再根據(jù)撥款單和轉(zhuǎn)賬支票存根做賬。
三、備用金的核定問題
備用金主要根據(jù)各核算單位人員編制規(guī)模的大小、經(jīng)濟業(yè)務的多少、距離中心的遠近來核定。一般地說,對單位人員編制規(guī)模比較大、經(jīng)濟業(yè)務較多、距離中心比較遠的單位,按3~4天資金需要量核定;對距離中心比較近的單位,按2~3天資金需要量掌握。對單位人員編制規(guī)模比較小,經(jīng)濟業(yè)務比較少的單位,按4~5天資金需要量掌握。對一些突發(fā)或需要用較多現(xiàn)金的事項,特殊對待,隨到隨辦。這樣處理,至少有以下好處:一是每次報賬提現(xiàn)不多,減少了報賬員的路途風險和資金保管風險;二是每次報賬,各種原始票據(jù)不會很多,方便審查,節(jié)約報賬時間,提高工作效率。
四、現(xiàn)金解繳和坐支問題
【摘要】現(xiàn)行會計軟件提供了五種電算化會計特有的功能。文章分析了各種記賬功能的運行目標及其實現(xiàn)條件,并從其內(nèi)部工作原理出發(fā),對每種記賬功能的優(yōu)缺點作出了恰當?shù)脑u價。
【關(guān)鍵詞】 電算會計 記賬方法
在電算化會計信息系統(tǒng)中,電子賬套是由相互關(guān)聯(lián)的一系列財務數(shù)據(jù)庫文件組成的集合體。所有的會計數(shù)據(jù)和會計信息都必須以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在,例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中,記賬是一項最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)處理功能,是憑證數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的自動傳遞和更新,不再是手工會計對憑證數(shù)據(jù)在賬簿上的重復轉(zhuǎn)抄。而現(xiàn)行的各種會計軟件中具有的模擬記賬、實時記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過程發(fā)生這一根本性變化的前提和基礎。
1.電算會計的實時記賬方法
實時記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證,一旦保存就會立即記賬,所以實時記賬每次只能登記一張憑證。從實時記賬的實質(zhì)來看,憑證處理過程不僅省略了審核簽字這道手續(xù),還將憑證記賬和保存這兩個過程合二為一。這樣一來,凡是進入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證,不需經(jīng)過“臨時憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中,制單人也就成為已記賬憑證中會計數(shù)據(jù)的最終責任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠?qū)υ诮Y(jié)賬過程中(有的會計軟件在結(jié)賬模塊中嵌套了機制憑證功能) 自動生成的機制憑證進行實時記賬,從而不中斷整個結(jié)賬過程并能連續(xù)期末機制憑證。實時記賬雖然流程簡單、操作方便,但由于不對記賬憑證進行審核簽字,而有悖于會計人員相互制約的原則和要求,同時對錯誤憑證只能進行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道,記賬憑證是電子賬套處理會計數(shù)據(jù)的起點,用戶只有充分利用會計軟件提供的自動審核和人工審核功能共同對記賬憑證進行全面的審核,才能保證電子賬套中會計信息的正確性和可靠性。為此,建議現(xiàn)行會計軟件改版升級時對這種記賬功能加以改進。
2.電算會計的模擬記賬方法
模擬記賬可以使用戶預先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數(shù)據(jù)結(jié)果,所以又被稱為預記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證,因此保存在“臨時憑證庫文件”中的所有憑證,不論其是否已經(jīng)審核簽字,是本月還是上月的,也不管是哪個操作員填制的,都可以進行模擬記賬。模擬記賬的結(jié)果只能供用戶臨時瀏覽查看,而不能在電子賬套中長久保存和調(diào)用,這和具有轉(zhuǎn)移憑證、傳遞數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)三大功能的正式記賬不同。這樣,通過模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續(xù)保存在“臨時憑證庫文件”之中,這正是有的會計軟件(例如安易軟件)將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的數(shù)據(jù),但這一記賬功能卻能夠?qū)ξ从涃~憑證進行及時匯總和試算平衡,防止錯制、重制和漏制憑證,而且有助于實現(xiàn)預算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。
3.成批記賬方法
從表面上看,成批記賬一次能夠?qū)⒍鄰埼从涃~憑證交叉立體同時登記入賬,但它與實時記賬的根本區(qū)別在于憑證必須經(jīng)過審核簽名后才能進行記賬,而不是一次能夠登記記賬憑證張數(shù)的多少。也就是說,只要是憑證要求審核簽字后才能記賬,即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬?,F(xiàn)行會計軟件對進入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時間順序和內(nèi)容完整等方面進行自動審核,但無法預防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時多記或者少記等這類憑證錯誤。為了保證電子賬套中會計數(shù)據(jù)的正確性和合法性,不論是用戶錄入的手工憑證還是自動生成的機制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時憑證庫文件”之中,等待相關(guān)人員進一步審核。一旦發(fā)現(xiàn)其中的未記賬憑證有錯誤,用戶就能及時進行無痕跡修改,同時還可減少不必要的數(shù)據(jù)存儲;審核無誤的憑證經(jīng)過簽字后仍然要返回存放在“ 臨時憑證庫文件” 之中,只有經(jīng)過成批記賬才能轉(zhuǎn)移到“ 正式憑證庫文件” 之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節(jié)多和數(shù)據(jù)責任明確等優(yōu)點,因此,它成為各種會計軟件都具有的最基本的記賬功能。
4.電算會計的恢復記賬
恢復記賬能夠?qū)⒁延涃~憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時憑證庫文件”中,而且要把當時記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷。可見,全面準確地保留記賬線索是會計軟件實現(xiàn)恢復記賬的關(guān)鍵技術(shù),現(xiàn)行的會計軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復形式?;謴陀涃~功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導致的賬證不符問題、重新進行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點,但同時又會給電子賬套帶來了新的財務風險,例如,已達賬項和已核業(yè)務等輔助數(shù)據(jù)被刪除后就不能全面恢復,如果再次記賬將會引起主體賬和輔助賬之間的數(shù)據(jù)不一致;更新過的賬套數(shù)據(jù)與已報告的會計報表數(shù)據(jù)也很可能不符;另外,該功能還給一些蓄意作弊者提供了可乘之機。因此,現(xiàn)行會計軟件對該功能通過隱藏(使用時再激活)和專人負責(如賬套主管)等方式進行了嚴格管理。權(quán)衡恢復記賬功能的利弊,鑒于已記賬憑證的錯誤還可以采用紅沖和調(diào)整方法進行有痕跡修改,筆者建議會計軟件中最好還是不要設置這種記賬功能。
5.電算會計的跨月記賬
關(guān)鍵詞:會計電算化,稅務稽查,挑戰(zhàn),對策
會計電算化就是運用計算機技術(shù)和專門的會計核算軟件來替代傳統(tǒng)的手工建賬、記賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的全過程。論文格式,對策。會計電算化的產(chǎn)生不僅是會計數(shù)據(jù)處理手段的變革,而且對會計理論和實務也產(chǎn)生了深遠影響,給稅務稽查帶來新的挑戰(zhàn)。
一、會計核算軟件與手工會計核算的區(qū)別
會計核算軟件與手工會計核算除會計核算工具、會計信息載體等不同外,還存在下列差異。
(一)記賬規(guī)則不完全相同
手工會計核算采用平行登記法分別登記明細賬和總賬,以便檢驗登賬的正確性。會計核算軟件登賬(記賬或過帳)操作由軟件完成,登賬的正確性是由軟件的正確性來保證的,只要記賬憑證數(shù)據(jù)錄入正確,就能保證賬實相符。
(二)財務處理流程類型存在差別
由于企業(yè)規(guī)模和會計業(yè)務的繁簡程度不同,在手工會計核算中,以登記總賬的方式不同來劃分出不同的賬務處理程序,一般會計部門會選定其中的一種來規(guī)范本企業(yè)的財務處理程序。會計核算軟件處理會計數(shù)據(jù)是由計算機完成的,計算機由于處理速度快,存儲容量大,一般不會因會計數(shù)據(jù)量大而影響記賬,因此不用區(qū)分登記總賬的方式,也就無所謂區(qū)分賬務處理流程類型。
(三)內(nèi)部控制方式不同
手工會計核算主要靠會計人員在工作中遵守各項規(guī)章制度,按照工作流程,加強不同崗位間的稽核工作來達到內(nèi)部控制的目的。例如,手工會計采用賬賬核對、賬證核對、賬表核對的方法來保證會計數(shù)據(jù)的正確性。由于會計核算軟件利用了計算機處理數(shù)據(jù)的特點,在數(shù)據(jù)處理方法上與手工不同,造成了原手工會計下的部分控制方法部分地被融入到會計核算軟件中,例如,只有審核過的記賬憑證才能登賬等規(guī)則和控制,都被編制在軟件中,因此以會計核算軟件運用為主的會計工作中的內(nèi)部控制部分地被會計核算軟件所取代,在這種情況下的內(nèi)部控制特點主要表現(xiàn)為軟件控制和人工控制相結(jié)合,內(nèi)部控制向綜合控制發(fā)展。
二、會計電算化對稅務稽查的挑戰(zhàn)
(一)用會計核算軟件易做假賬,隱蔽性強
傳統(tǒng)手工核算如果要做假賬,從記賬憑證開始,相應的明細賬、總賬、報表都必須手工記錄,環(huán)節(jié)多,工作量大、痕跡明顯、證據(jù)直觀,因而易于發(fā)現(xiàn)。而計算機核算如果要做假賬則由于是計算機的記賬、算賬、登賬,其過程是計算機內(nèi)的邏輯運算過程,環(huán)節(jié)少、工作量小、痕跡不明顯、證據(jù)不直觀,所以隱蔽性極強,查處難度大。論文格式,對策。常見的做假手段有以下幾種:
1、利用會計核算軟件中預先設置的“后門”做假。有的會計核算軟件設置有打包程序,當記賬憑證營業(yè)收入科目金額超過設置金額時,計算機在登帳時自動會將多余營業(yè)收入打包轉(zhuǎn)走,不記收入賬簿。
2、在數(shù)據(jù)錄入時做假。在計算機中制作記賬憑證時,更改數(shù)據(jù)或會計科目編碼或記賬方向,由計算機自動產(chǎn)生一套的假憑證、賬簿、報表,打印出來的假賬、假報表無修改痕跡,且計算機是根據(jù)輸入的假信息自動試算平衡,會計邏輯關(guān)系也沒有破綻。這種在輸入記賬憑證時做假的手法,稽查人員很難全面的進行核查比對,只能采取抽查辦法,抽查就難免有漏網(wǎng)之魚,難于兼顧全面。
3、利用部分可修改程序做假。由于各種財務軟件的編制程序是按系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)組織而成,在一定程度上可以進行更改或添加的。以工業(yè)財務會計核算軟件為例,會計信息系統(tǒng)一般包括7個子系統(tǒng)模塊:財務處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、產(chǎn)品成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品銷售子系統(tǒng)、會計報表子系統(tǒng)。論文格式,對策。各模塊之間是相對獨立的,可進行修改。模塊與模塊之間是通過定義文件連接產(chǎn)生報表,而定義文件的取數(shù)也是可以通過人工修改的。計算機中各種執(zhí)行文件很多,要在眾多的文件當中尋找做假程序文件或查處不合法定義文件不是件容易的事。
4、修改數(shù)據(jù)庫做假。在制作記賬憑證時輸入正確數(shù)據(jù),在計算機中生成一套正確的賬、表后,又重新進入賬、表數(shù)據(jù)庫,手工在數(shù)據(jù)庫修改相關(guān)賬、表數(shù)據(jù),然后再打印出來。這樣產(chǎn)生的假賬隱蔽性更大,因為記賬憑證的信息與原始單據(jù)是一致的,會計邏輯關(guān)系也是正確的,人仍不易想到憑證與賬、表的數(shù)據(jù)不一致。
(二)會計核算軟件版本繁多,稽查人員難掌握、難鑒別
當前,市場上的會計軟件既有各部門、各系統(tǒng)自行開發(fā)研制的具有特性的軟件,又有商品化軟件,無論是規(guī)模、研發(fā)人員水平,還是設計語言,設計標準都不盡相同,軟件系統(tǒng)林立,版本繁多。稅務稽查人員要全面熟悉并掌握這些軟件十分困難。另一方面由于稅務稽查隊伍的信息化技術(shù)掌握程度相對滯后,很難對各種財務會計核算軟件的編制程序、應用程序是否合法合規(guī)做出鑒別。
(三)法規(guī)制度不健全,監(jiān)管不到位
1、認證監(jiān)督機制滯后,財政部從1994年始至今,相繼頒布了《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等規(guī)章,由于剛性不強,可操作性差,缺乏檢查和處罰措施,在現(xiàn)實中對會計核算軟件的研制、銷售、安裝、使用等方面的管理,實際上是處于一種放任和無序狀態(tài)。
2、稅務部門對此項管理工作不到位?!吨腥A人民共和國稅收征收管理法》第二十條規(guī)定了從事生產(chǎn)、經(jīng)營的納稅人的會計核算軟件,應當報送稅務機關(guān)備案,第六十條又規(guī)定了納稅人對此應承擔的法律責任。但由于稅務管理人員在思想上對這項管理工作重視不夠和稅務部門缺乏既懂計算機技術(shù)又懂會計核算的復合型人才,管理工作執(zhí)行情況很不理想。
3、軟件開發(fā)公司出于自身知識產(chǎn)權(quán)保密性的考慮,不希望使用單位報送,而使用單位出于自身利益的考慮也不愿報送。且大多數(shù)財務軟件開發(fā)商都使用了加密裝置,如果開發(fā)商或使用單位不提供加密狗,稅務部門無法對其應用程序的合法性進行審核。
三、應對會計電算化的稅務稽查對策
會計電算化乃大勢所趨。稅務稽查只能正視這一現(xiàn)實,積極研究應對措施。
(一)建立管理機制,加強對會計核算軟件的管理
1、建立會計核算軟件市場準入機制。以法規(guī)形式進一步要求所有商品化會計核算軟件在進入市場前,都必須經(jīng)國家指定部門的鑒定認可后方可生產(chǎn)銷售,自行研制或委托開發(fā)的會計核算軟件必須經(jīng)國家指定部門評審后方可使用。論文格式,對策。
2、稅務機關(guān)應建立企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營會計核算模擬數(shù)據(jù)模型,對納稅人報送的會計核算軟件利用模擬數(shù)據(jù)對其合法、合規(guī)及準確性進行審查和分析。對經(jīng)審查不符合國家財務會計核算要求的軟件,應責令納稅人停止使用。論文格式,對策。
3、稅務機關(guān)應加強對納稅人會計核算軟件報送工作的管理,建立相應的管理制度,嚴格處罰措施,督促納稅人按期報送會計核算軟件和軟件使用說明書,對各種會計核算軟件實行檔案化管理。論文格式,對策。
(二)對電算化稅務稽查在法律上予以規(guī)范
應在立法上明確,稅務機關(guān)有權(quán)對實行會計電算化的納稅人開展電算化手段的稅務稽查。
稅務機關(guān)應制訂電算化稅務稽查規(guī)程,規(guī)范電算化稽查的對象、方式、過程及稅務人員對企業(yè)的電子資料的保密責任等。
(三)編制會計電算化稽查軟件
在目前條件下,可在現(xiàn)場實施稽查之前,組織稽查人員分析研究企業(yè)上報備案的會計核算軟件,借助企業(yè)本身的財務軟件進行電算化稽查,同時積極摸索編寫稅務機關(guān)自己的電算化稽查軟件,在實踐中試用和完善。
(四)提高稅務稽查人員素質(zhì)
目前,不少稅務稽查人員缺乏必要的計算機知識,單靠現(xiàn)有的稽查人員還難以實施會計電算化稽查。因此,建議采用由稅務稽查人員和計算機專業(yè)人員相結(jié)合,組成電算化小組的形式開展稅務稽查。稅務稽查人員必須加強計算機知識的學習培訓,只有這樣,稅務稽查才能跟上信息化時代的步伐。
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論文摘要:手工核算存貨效率低,不能及時地了解庫存以及收發(fā)料情況,不利于存貨的核算和管理。通過運用會計信息系統(tǒng)大大提高了存貨的核算和管理水平,可以實時了解存貨的收、發(fā)、存情況,保證了會計信息的及時性和準確性。
一、引言
手工核算存貨技術(shù)手段落后,不能及時地了解庫存以及收發(fā)料情況,不利于存貨的核算和管理,從而影響會計信息的真實性和實時性。為了提高管理水平,企業(yè)引入了會計信息系統(tǒng),不僅可以實時了解材料的收、發(fā)、存情況,而且相比手工賬,能夠具體地了解到發(fā)往成本中心的物料品種,解決了長期困擾財務人員與材料部對賬的煩惱,大大提高了工作效率,保證了會計信息的真實、完整和實時。
二、會計信息系統(tǒng)中對存貨實時信息的管理
會計信息系統(tǒng)中應規(guī)范存貨管理流程和核算流程,優(yōu)化存貨實物流轉(zhuǎn)與價值流轉(zhuǎn)程序。存貨實物流轉(zhuǎn)主要涉及采購、驗收、存儲、發(fā)貨等環(huán)節(jié);存貨價值流轉(zhuǎn)是建立從采購到投入使用、廢舊物資回收全過程記錄。通過會計信息系統(tǒng)將存貨實物流轉(zhuǎn)過程同價值流轉(zhuǎn)過程連結(jié)到一起,形成一個存貨實物管理與財務部門價值管理并行的“雙軌”模式,實現(xiàn)實時入賬、賬實相符,“物資流、票據(jù)流、資金流、信息流”四流合一,讓各業(yè)務流程動態(tài)信息達到共享,實現(xiàn)對存貨信息的實時管理。具體做法如下:
1 在采購模塊,采購人員根據(jù)采購協(xié)議及時填寫“采購訂單”,并報采購主管審批。生成的采購訂單保存后,可以在“訂單明細列表”中查詢物資采購的實時信息,及時組織物資供應,確保均衡生產(chǎn)。
2 為體現(xiàn)存貨核算的及時性,采購貨物到達后,各項業(yè)務數(shù)據(jù)應及時輸入,即采購人員應及時將“采購入庫單”、“采購發(fā)票”等輸入系統(tǒng),已入庫無發(fā)票的存貨必須給出計劃價格或估計價格;已輸入的各項數(shù)據(jù)作為存貨取得成本的部分或全部應及時登記入賬,成為計算出庫成本及庫存成本的依據(jù);如以上步驟記入的存貨成本并不完整或不正確,應采用“入庫調(diào)整單”進行及時調(diào)整。
3 在銷售模塊,銷售人員根據(jù)客戶要貨需求及時填寫“銷售訂單”;發(fā)貨后及時填寫“發(fā)貨單”、“銷售發(fā)票”。發(fā)貨單審核后,系統(tǒng)將分倉庫生成“銷售出庫單”,并傳遞到庫存管理系統(tǒng),進而沖減庫存量。
4 在庫存模塊,庫管員應及時對采購系統(tǒng)中錄入的“采購入庫單”進行審核;產(chǎn)成品入庫時,應及時填寫“產(chǎn)成品入庫單”;當發(fā)生庫存調(diào)撥業(yè)務時,應及時填寫“調(diào)撥單”。倉庫管理員可以利用“調(diào)撥單”,自動分析各種存貨在各倉庫的分布情況,反映存貨的實時分布信息。
庫管員要及時審核銷售系統(tǒng)中生成的“銷售出庫單”;當領用材料時,要及時填寫“材料出庫單”。在存貨核算中,可以采用的存貨發(fā)出的成本計價方法主要有:個別計價法、先進先出法、加權(quán)平均法、移動平均法、計劃成本法、毛利率法、零售價法等。而移動加權(quán)平均法是會計信息化條件下的最佳選擇。
5 企業(yè)確定存貨實際數(shù)量的方法有兩種,實地盤存制和永續(xù)盤存制。會計信息系統(tǒng)中只有選用永續(xù)靠存制,才能加強存貨管理,隨時反映每一存貨的收、發(fā)、存狀態(tài),才能使系統(tǒng)連續(xù)、全面地完成核算任務。因此,倉庫管理員可以利用“存貨清查盤點表”,自動生成各種存貨清查盤點表格,隨時進行部分存貨清查和全面存貨清查,確保物資賬實相符。
6 在核算模塊,要及時對各種出入庫單據(jù)進行記賬,并生成出入庫憑證,及時、準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上,為企業(yè)成本核算提供基礎數(shù)據(jù)。核算系統(tǒng)中生成的各種憑證,最后都傳遞到總賬進行審核、記賬。
7 在會計信息系統(tǒng)中,利用“采購明細表”、“入庫明細表”、“發(fā)貨明細表”等提供的每天收發(fā)存實時信息,可以及時掌握存貨收發(fā)動態(tài)。實時顯示采購、入庫、領用、庫存、銷售等信息,實現(xiàn)信息共享和動態(tài)監(jiān)測,保證物資流穩(wěn)定。采購部門可以及時考慮訂購數(shù)量不足或缺少的存貨;銷售部門就可以根據(jù)商品明細賬實時、準確的提供各類存貨的采購日期或生產(chǎn)日期等信息,真正實現(xiàn)了存貨的實時管理和控制。
8 利用“銷售收入(成本)明細賬”提供的實時信息,及時掌握收入情況和各種產(chǎn)品成本費用發(fā)生情況,財務部門可以利用此匯總表及時結(jié)轉(zhuǎn)收入和費用。
會計信息系統(tǒng)的存貨管理一體化解決了原先庫存管理數(shù)據(jù)不準、賬物不符、物料短缺與積壓并存等混亂現(xiàn)象,實現(xiàn)了金額賬與數(shù)量賬同步變化,改變了以往業(yè)務部門數(shù)量賬與財務部門金額賬由于單據(jù)傳遞時間差而造成的差異情況,實現(xiàn)了存貨實時信息的提供。
三、結(jié)論
由于會計信息處理系統(tǒng)的高度智能化、網(wǎng)絡化和動態(tài)化,核算工作的簡便與否、資料取得的難易與否已不成為存貨管理的重要考慮因素,取而代之的是存貨信息的規(guī)范化、準確性、及時性的要求。采用會計信息系統(tǒng)不僅大大提高了核算存貨的效率和準確性,提高了存貨的管理水平,而且可以實時了解存貨的收、發(fā)、存情況,保證了存貨信息的準確性和實時性。
參考文獻:
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[關(guān)鍵詞]高??蒲薪?jīng)費;管控平臺;路徑
1我國高??蒲薪?jīng)費的投入現(xiàn)狀
1.1基本現(xiàn)狀
科研作為推動國家發(fā)展的重要力量,我們國家始終高度重視并將其放在首要戰(zhàn)略地位,不僅配套出臺相關(guān)法規(guī)加以引導和規(guī)范,還持續(xù)加大對科研經(jīng)費的投入,2014-2019年我國政府投入的科研經(jīng)費增長170.13%。高校作為國家科技創(chuàng)新的中堅力量,科研經(jīng)費已經(jīng)成為其重要的經(jīng)費來源之一,大量科研經(jīng)費投入到高校、科研院所等,較好的調(diào)動了科研單位和人員的積極性。根據(jù)2019年中國科技論文統(tǒng)計分析,當年中國國內(nèi)論文數(shù)量為44.8萬篇,其中66.3%集中在高等院校,中國的SCI論文占到世界總量的21.5%。如何管控好海量的科研項目和配套經(jīng)費,這不僅關(guān)乎科研項目的成效,更是防止科研經(jīng)費“跑、冒、滴、漏”,甚至是預防腐敗的重要舉措,也是管理者必須解決好的實際問題。
1.2高??蒲薪?jīng)費存在的問題及原因
從實際運行來看,高??蒲薪?jīng)費管理存在一是對科研預算編制不夠重視。二是科研預算編制與實際聯(lián)系不夠緊密。三是科研預算編制和實施未形成合力。四是科研經(jīng)費管理制度亟待完善。五是科研經(jīng)費的適用缺乏有效監(jiān)督。這些問題的產(chǎn)生究其原因主要有:一是“重立項,輕管理”的錯誤思想仍然存在。二是科研經(jīng)費預算編制缺乏專業(yè)指導。三是科研經(jīng)費管理制度過于籠統(tǒng)。四是相關(guān)部門本位思想嚴重未能形成有效合力。五是科研預算執(zhí)行的監(jiān)管力度不夠。
2優(yōu)化高校科研經(jīng)費管理的實施路徑
以“做好兩個優(yōu)化,搭建一個平臺”為綱,切實加強高??蒲薪?jīng)費的管理。
2.1做好制度優(yōu)化
制度就是共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則,是開展各項工作的基石。好的制度,有利于推進工作,不好的制度,不僅影響甚至阻礙正常科研工作的開展。目前高校有關(guān)科研經(jīng)費管理的制度散見于各處,且有的制度規(guī)定過于僵化、老化,與實際有一定脫節(jié),這些問題的存在既不利于執(zhí)行者遵守,也不便于監(jiān)督者執(zhí)行,所以優(yōu)化整合現(xiàn)有制度,夯實科研預算編制、執(zhí)行、監(jiān)督的基礎,是提升加強該??蒲薪?jīng)費管理之基。
2.2做好流程優(yōu)化
流程是事物進行過程中的次序或順序的布置和安排,是向既定目標有序前進的保障。簡潔、明了的流程是避免重復勞動,提升工作效率的有效手段。針對該校目前科研預算管控流程不清晰,鏈條冗長的實際,有必要全面、系統(tǒng)梳理流程,刪除多余環(huán)節(jié),減少不必要環(huán)節(jié),組合重復環(huán)節(jié),保留必要環(huán)節(jié),讓流程中的管理層掌控目標,各部門明確在各環(huán)節(jié)中的職責,經(jīng)辦人員具體工作內(nèi)容,大家按部就班,高效推進科研預算管控工作。
2.3搭建資源共享的信息互通平臺
搭建資源共享的信息互通平臺,即由科技管理部門在全校廣泛調(diào)研的基礎上,開發(fā)設計集科研項目和經(jīng)費預算兩大板塊為一體,功能涵蓋項目立項申報、項目流程管理、項目結(jié)項審核,預算編制、預算執(zhí)行、經(jīng)費審計等流程,管理層、各部門、各經(jīng)辦人多層級參與的信息網(wǎng)絡互通平臺。讓數(shù)據(jù)多跑路,提高該??蒲薪?jīng)費費管理工作的效率,讓項目信息在該平臺實現(xiàn)共享,充分發(fā)揮信息使用者的主觀能動性,變科研經(jīng)費被動式管理為主動式管理。
3搭建信息平臺的構(gòu)想
3.1項目預算管理
預算管理旨在通過系統(tǒng)手段,科學規(guī)范的對項目進行全面的預算管理,規(guī)范預算全流程中的各種行為。該管理系統(tǒng)可以分為預算編制、預算審核、預算調(diào)整、預算監(jiān)測四個模塊。3.1.1預算編制模塊為科學編制項目預算,該模塊主要有以下功能:(1)項目預算編制。對于項目審核通過已經(jīng)立項的項目,用戶(項目責任人)可以在系統(tǒng)進行預算編制,用戶頁面展示個人所有立項項目的預算編制狀態(tài),分為“未編制”、“未提交”、“待審核”、“審核通過”、“審核不通過”,并可以查看預算編制當前狀態(tài)的全部內(nèi)容,“待審核”、“審核通過”狀態(tài)的預算不可進行修改。(2)支出預算。系統(tǒng)提供格式化的具體支出類別頁面,包括人員費、設備費、管理費、交流費、會議費、差旅費、咨詢費等子項目,用戶在該頁面填報所有支出的預算及其子項目,支出預算完成后保存相關(guān)信息。(3)來源預算。系統(tǒng)提供格式化的具體來源類別頁面,包括企業(yè)經(jīng)費、捐助經(jīng)費、單位劃撥經(jīng)費、自籌經(jīng)費、政府專項經(jīng)費等子項目,用戶在該頁面填報所有收入的預算及其子項目,收入預算完成后保存相關(guān)信息,。(4)預算提交。用戶完成收入預算及支出預算填報,形成完整的預算方案后,將所有預算內(nèi)容匯總后提交到項目所在部門處,項目所在部門初審后,將項目預算提交至主管部門進行審核。3.1.2預算審核模塊實現(xiàn)預算編制的線上審批決策,同時保證審核預算編制的科學合理性及審批流程的完整性,該模塊主要有以下功能:(1)預算審核人員管理。系統(tǒng)管理人員根據(jù)接受的信息,維護管理預算審核委員會的人員信息,確保預算審核人員確定后能夠及時獲取審核權(quán)限,對預算編制進行審核。(2)目標相關(guān)性審核。該模塊中,預算審核人員通過查閱申報材料,審核預算編制是否符合項目任務目標,各項支出是否與項目任務緊密相關(guān)。(3)政策相符性審核。該模塊中,系統(tǒng)展示項目預算涉及的政策及制度,預算審核人員審核預算編制是否符合國家財政政策及財會制度,符合經(jīng)費管理規(guī)定,預算的開支范圍、額度、標準是否符合具體規(guī)定。(4)經(jīng)濟合理性審核。該模塊中,系統(tǒng)展示同類科研各子項目的實際支出情況,預算審核人員可以參考同類標準,根據(jù)項目的實際情況,審核支出的經(jīng)濟合理性。(5)預算審核意見匯總。預算的分類審核完成后,在預算審核組負責人處匯總意見,預算審核組負責人依據(jù)上述意見,對預算編制提出整體意見,作出審核通過或不通過的決定,反饋給系統(tǒng)。(6)審核意見反饋。系統(tǒng)根據(jù)審核人員的結(jié)論意見,將審核通過的預算編制存檔,并將預算編制狀態(tài)調(diào)整為“審核通過”,展示給項目組;審核不通過的預算編制則直接反饋給項目組,項目組根據(jù)審核意見修改后重新提交。3.1.3預算調(diào)整模塊考慮到科研項目的不確定性,為應對可能出現(xiàn)的主、客觀條件變化,保證預算的嚴肅、合理性,為項目開支留有一定的空間余地,防止預算的經(jīng)常性更改,該模塊有以下功能:(1)預算調(diào)整申請。項目組可以根據(jù)實際情況,在預算調(diào)整頁面進行申請,填報預算調(diào)整的子科目、原因、金額等格式化文本,向預算審核委員會進行提交,狀態(tài)標記為“已提交”。(2)預算調(diào)整審核。項目預算調(diào)整申請后,系統(tǒng)向預算審核委員會推送相關(guān)申報情況,預算審核委員會根據(jù)實際情況進行審核,出具審核意見,狀態(tài)標記為“已審核”,并反饋至系統(tǒng)管理員處。(3)預算調(diào)整執(zhí)行。系統(tǒng)接收到審核組的意見后,對于“審核通過”意見的項目,系統(tǒng)管理員根據(jù)預算調(diào)整的審核意見,記錄預算調(diào)整審核全過程,根據(jù)預算調(diào)整申請的內(nèi)容,調(diào)整系統(tǒng)內(nèi)預算指標,向用戶反饋審核通過的意見,并更新項目預算編制,用戶界面顯示預算調(diào)整審批的過程及結(jié)果,展示更新后的預算編制內(nèi)容;對于“審核不通過”意見的項目,系統(tǒng)管理員將申請反饋至用戶處修改,用戶可以撤銷或者重新申請。3.1.4預算監(jiān)測模塊對預算執(zhí)行情況的監(jiān)控,旨在及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行中存在的問題,該模塊有以下功能:(1)預算執(zhí)行信息查詢。預算執(zhí)行模塊與財務系統(tǒng)對接,通過請求調(diào)用財務系統(tǒng)數(shù)據(jù),展示項目預算的實際執(zhí)行情況,供項目組及管理人員查看。(2)預算監(jiān)控。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則,將項目進度與預算進度進行匹配,在系統(tǒng)內(nèi)設置項目預算執(zhí)行的臨界值。當項目某個子科目的費用情況達到臨界值,系統(tǒng)將相關(guān)信息反饋給財務系統(tǒng),并由財務人員操作財務系統(tǒng),暫停某個子科目的費用報銷。同時,系統(tǒng)向用戶發(fā)送通知告知凍結(jié)情況,提醒用戶及時查看預算執(zhí)行情況,需要調(diào)整的由用戶發(fā)起預算調(diào)整流程,預算調(diào)整獲得批準后,系統(tǒng)根據(jù)新的預算編制情況,為用戶調(diào)整預算執(zhí)行指標,并向財務系統(tǒng)發(fā)送信息,解除相關(guān)費用報銷限制。(3)預算執(zhí)行報告。系統(tǒng)定期對全部項目進行預算執(zhí)行數(shù)據(jù)收集,從收入、支出、效率等方面分析預算執(zhí)行情況,生成預算執(zhí)行報告向預算管理委員會進行反饋,供其進行決策參考。(4)項目資產(chǎn)入庫。項目組購買設備、材料或研發(fā)出實物成果,交由運營管理部門進行采購、運輸、入庫、保管,當項目組需要使用時,應通過系統(tǒng)向運營部門申請使用。(5)預算評估考核。項目過程中,考核部門定期對項目進行階段評審,審核評估預算執(zhí)行情況,通過與考評系統(tǒng)對接,將預算執(zhí)行情況與個人考核考評相掛鉤,作為評估項目的重要參考指標。(6)預算審計監(jiān)督。項目過程中,審計及監(jiān)督部門能夠隨時介入項目中,對預算執(zhí)行情況予以審計監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題時,監(jiān)督部門通過系統(tǒng)向項目組發(fā)出通知,要求整改或中斷項目。
3.2項目過程管理
項目過程管理主要是管理項目研發(fā)進度,實時追蹤項目進展情況,該管理系統(tǒng)可以分為研發(fā)計劃、研發(fā)實施進展、階段評審三個模塊。3.2.1研發(fā)計劃模塊在管理研發(fā)計劃文本檔案,通過研發(fā)計劃生成各項進度指標,主要有以下功能:(1)研發(fā)計劃申報。項目組應在規(guī)定時間內(nèi),通過研發(fā)計劃申報界面,填報格式化研發(fā)計劃文本,明確研發(fā)任務、研發(fā)周期、研發(fā)用途,細化計劃任務及時間節(jié)點,項目研發(fā)計劃被提交至項目管理人員處,進行研發(fā)計劃審批。(2)研發(fā)計劃審核。用戶上傳研發(fā)計劃后,項目管理人員進行審核操作,審核完成后,系統(tǒng)管理員將意見反饋至用戶,由用戶進行修改。審核通過的,用戶可以查閱研發(fā)計劃書。審核不通過的,用戶需要重新修改提交。(3)研發(fā)計劃任務分解。研發(fā)計劃審批后,系統(tǒng)根據(jù)審核通過的研發(fā)計劃,為研發(fā)人員提供量化可視的研發(fā)進度指標,分配工作任務,研發(fā)人員完成指標內(nèi)的工作后,相應的進度將提高。3.2.2研發(fā)實施進展跟蹤監(jiān)測進度完成情況的管理模塊,主要有以下功能:(1)研發(fā)工作上報。項目組成員定期上傳個人工作計劃、工作總結(jié)等格式化文本,由項目負責人進行審批匯總,形成項目組定期工作計劃、總結(jié)后上傳至主管部門。(2)研發(fā)進度量化。系統(tǒng)根據(jù)項目工作任務完成情況,將完成的工作內(nèi)容與研發(fā)進度計劃相匹配,量化評估研發(fā)進度后,將工作內(nèi)容及工作完成度更新至工作任務界面,供有權(quán)限查看的用戶了解項目實時進展。3.2.3階段評審定期對項目情況進行評審的管理模塊,主要有以下功能:(1)階段報告申報。系統(tǒng)根據(jù)項目計劃書,設置關(guān)鍵時點提醒功能,用戶將接收到系統(tǒng)發(fā)送的階段報告上報信息,用戶需在研發(fā)計劃所列示的重大時間節(jié)點前,整理階段工作成果,填報階段成果格式化文本,并向主管部門進行匯報。(2)階段報告評審。用戶上傳階段報告后,系統(tǒng)管理員將報告發(fā)送至評審人員處,評審人員出具評審意見,經(jīng)評審組長處匯總后,系統(tǒng)將評審意見反饋給項目組。評審意見作出后,如評審通過,則階段報告任務完成,相關(guān)報告歸檔并不可修改,供相關(guān)人員查閱調(diào)?。蝗缭u審未通過,用戶可以進行一次申訴,提交補充材料后由評審人員審核;如申訴未成功,則相關(guān)階段報告作廢,狀態(tài)顯示為“審核未通過”。
3.3項目結(jié)題管理
項目結(jié)題管理旨在規(guī)范項目結(jié)題流程,對項目進行考核評價,促進成果轉(zhuǎn)化,起到事后監(jiān)督的作用。項目結(jié)題管理模塊有以下功能:3.3.1結(jié)題申報(1)項目結(jié)題報告上報。項目負責人結(jié)合項目組全部工作研究資料,撰寫格式化的結(jié)題報告,提交項目工作總結(jié)、研究結(jié)論及成果運用方式方法,提交完整的結(jié)題報告。(2)報銷終止模塊。結(jié)題前,項目負責人通知項目組成員在結(jié)題截止日前報銷所有財務費用,所有報銷完成后項目負責人通過系統(tǒng)向財務部門發(fā)出賬戶凍結(jié)指令,終止項目相關(guān)的一切報銷行為。(3)資產(chǎn)清查系統(tǒng)。財務系統(tǒng)受到項目終止指令后,會同運營部門清點核對項目資產(chǎn),將系統(tǒng)中的資產(chǎn)全部列入封存狀態(tài),關(guān)閉資產(chǎn)申請使用功能,編制項目資產(chǎn)負債表及預算執(zhí)行表后由審計等部門聯(lián)合審批,審批通過后的財務報表發(fā)送給項目負責人。3.3.2項目結(jié)題評審一般由財務、科研、運營、專家等多個部門單位進行全面評審:(1)部門評審。項目組所在部門歸口管理本部門的科研項目結(jié)題報告,審查提交材料,歸檔項目材料,科研技術(shù)申報及管理,將所有資料匯總提交至科研主管部門。(2)科研主管部門初審。科研主管部門接受所有部門的項目結(jié)題報告,統(tǒng)一進行歸口管理,同時對材料完整真實性進行初步審核,初審后將對應資料權(quán)限開放給相關(guān)評審部門。(3)運營管理部門評審。運營管理部門負責管理項目的實物成果,對項目組提交的實物成果完成入庫封存操作,對實物物資出具保管及處理意見,同時出具會簽的評審意見。(4)財務管理部門評審。財務部門收到項目結(jié)題申請后,對項目組的財產(chǎn)作出清算工作,完成項目結(jié)題財務處理,在系統(tǒng)中錄入項目結(jié)題時間節(jié)點的資產(chǎn)負債情況,對項目預算執(zhí)行狀況出具評審意見。(5)專家組評審。專家受到結(jié)題申請后,對項目組的任務完成進度、成果結(jié)論、運用轉(zhuǎn)化等作出專業(yè)評價,出具科研報告驗收意見。(6)科研主管部門終審??蒲兄鞴懿块T匯總各評審成員單位的評審意見,形成總的評審意見書,向項目所在單位進行分發(fā),再由項目組所在單位反饋至項目組處。3.3.3項目結(jié)題對于項目結(jié)題終審狀態(tài)為“已結(jié)題”的項目,各職能部門應配合項目結(jié)題。項目結(jié)題后,項目組用戶顯示項目為“結(jié)題”狀態(tài),同時關(guān)閉項目的所有修改操作功能,歸入歷史檔案作查詢調(diào)閱使用。通過信息資源共享平臺的搭建,在完善科研經(jīng)費申報流程和審批流程的同時,提高預算編制、調(diào)整、執(zhí)行的科學性,以實現(xiàn)科研項目全過程管控。項目在實施工程中,通過系統(tǒng)及時匯報進展,讓決策部門了解項目進度,根據(jù)實際情況,及時調(diào)整項目目標及任務。監(jiān)督人員能夠動態(tài)調(diào)閱項目經(jīng)費的申報審批文件,將項目進展及經(jīng)費使用的情況形成指標,錄入項目考評系統(tǒng),對項目進展進行階段性評估,杜絕考核和撥款兩張皮的問題。同時,通過平臺高效的檔案管理功能和用戶行為記錄功能,防止角色缺位錯位,甚至違規(guī)操作。最終實現(xiàn)一個平臺既要管科研項目的“出生”,又要管科研項目的“成長”,還要管科研項目“消亡”,更要管科研項目全程可復盤追溯。
[參考文獻]
[1]邵亞芳.高??蒲薪?jīng)費管理問題研究——以S大學為例[D].蘇州:蘇州大學,2016.
關(guān)鍵詞:血站;財務管理;現(xiàn)狀;對策
一、血站財務管理的問題及現(xiàn)狀
(一)資金運用不當
在血站的財務管理體系中,血站的資金的預算使用以及審核報表都歸財務部門管理,依據(jù)已出臺的相關(guān)政策血站的資金來源以及分配都相對完善,但是對于資金的投放卻沒有明確的標準,因此常會出現(xiàn)投放失誤,例如業(yè)務經(jīng)費與人員經(jīng)費未能嚴格按照預算執(zhí)行,有相互擠占的情況,當未投放得當或二者不能兼顧時,只能厚此薄彼,從而影響血站的正常管理運作。
(二)財務人員的專業(yè)素質(zhì)不高
現(xiàn)階段我國血站財務管理的突出問題是財務人員的專業(yè)素質(zhì)難以適應內(nèi)控體制對其的要求。隨著無償獻血人數(shù)的增加,血站數(shù)目也增加,其錄用的財務人員雖也是持證上崗,但由于缺乏相關(guān)的財務管理經(jīng)驗,業(yè)務能力不足,并不能像資深會計師那樣進行資金的預算、分配以及投放工作,因而容易造成血站的資金使用不當。其次是有經(jīng)驗的財務工作人員雖然對業(yè)務工作相當熟悉,但研究生以上學歷較少,若不經(jīng)相關(guān)的規(guī)范化培訓其財務管理工作向上提升較為困難,但由于在內(nèi)控機制執(zhí)行力不足,因此而還是會影響血站的財務管理。
(三)血站的財務要求不規(guī)范
對于血站實行財務內(nèi)控制度并沒有明確的法規(guī)條文,僅是依照行政事業(yè)單位內(nèi)控制度和醫(yī)院內(nèi)控制度制定內(nèi)控制度,基層單位在執(zhí)行財務內(nèi)控制度過程中流于形式缺乏執(zhí)行力。在血站內(nèi)部對財務人員提出明確的財務要求,財務人員依據(jù)以往的工作經(jīng)驗以及單位慣例對日常開支及收入進行簡單的匯總報表。這樣簡易的財務流程并不能真實反映該血站的整體運營狀況,因而也就不能為上級管理者提出一些指導性的建議。同時財務流程缺乏相關(guān)的監(jiān)督機制,并未形成相互的制約機制,一旦某一環(huán)節(jié)出錯就因缺乏監(jiān)督審核過程而無法糾錯。
二、血站加強財務管理的建議及對策
(一)建立健全血站財務內(nèi)控機制
建立健全財務內(nèi)控機制并不是無章可循,在任何單位加強內(nèi)控管理都需強調(diào)監(jiān)督機制,因此血站應設立監(jiān)督及審計部門,加強對財務流程的監(jiān)督,同時也應加強各個部門之間的相互制約及平衡機制。其次是明確各個部門的權(quán)責劃分,將具體的責任與工作內(nèi)容具體到個人,并可依據(jù)具體情況實行一定的獎懲制度,給予任務完成的好的工作人員象征性的獎勵,同時也能對其他的工作人員以激勵。
(二)加強財務管理隊伍建設
要加強血站的財務管理首先要加強財務管理隊伍建設,提高財務人員的整體素質(zhì)與崗位責任感。規(guī)范財務流程明確財務管理的重要性,首先要提高血站財務人員及其他工作人員的組織性與紀律性,改變其懶散狀態(tài)。其次提高財務人員的專業(yè)素質(zhì),需對關(guān)鍵崗位上的人員進行規(guī)范化培養(yǎng),提升其業(yè)務能力以適應內(nèi)控下對財務人員專業(yè)素質(zhì)的要求,必要時也可開展財務內(nèi)控的知識講座,增強包括上級領導在內(nèi)的所有工作人員的財務管理的意識以及積極性。針對在工作中私欲心強道德素養(yǎng)低下的工作人員要加大對其懲罰力度,可在單位內(nèi)部進行點名批評或?qū)⑵湔{(diào)于不重要的崗位上。
(三)提高財務報表的真實性
血站為完成采血工作需購買大量的檢測試劑以及采血的器材,對于血液的采集必須對血液的質(zhì)量進行嚴格把關(guān)、層層檢查,合格的血液才會被采集入庫。血站在對這些器材進行采購時既要保障其安全性還要考慮其成本,因此財務人員的統(tǒng)計入賬時應嚴格校對器材選購的交付日期、價格、數(shù)量以及付款方式等等,并對到貨憑證數(shù)額、質(zhì)量進行審核,詳細記錄資金的使用情況,并繪制收支報表以利于財務預算。
三、結(jié)束語
構(gòu)建適合血站具體情況的財務管理體制是血站正常運營以及發(fā)揮社會效益的基礎,應增強財務內(nèi)控管理的意識,由領導帶頭加強財務人員的道德責任感與專業(yè)素質(zhì),以及構(gòu)建完善的監(jiān)督機制保障財務管理的有序進行。在工作中各個血站之間也可相互學習借鑒,引進先進的管理辦法,逐步探索以提升血站的財務管理。
作者:崔青琳 單位:唐山市中心血站
參考文獻:
[1]劉秋芳,劉慶佩,張斌.血站財務內(nèi)控管理存在的問題及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016