數(shù)字化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案管理范文

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問(wèn)題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問(wèn)題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見(jiàn)出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見(jiàn)失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒(méi)有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類(lèi)人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類(lèi)社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類(lèi)棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。自從90年代以來(lái)，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開(kāi)始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開(kāi)始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。

目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒(méi)有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無(wú)法收取檔案費(fèi)用的部門(mén)也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門(mén)只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來(lái)越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過(guò)往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問(wèn)題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見(jiàn)的問(wèn)題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂(lè)觀，并沒(méi)有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類(lèi)“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類(lèi)整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢(xún)當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢(xún)單位開(kāi)設(shè)證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。

第2篇：數(shù)字化檔案管理范文

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

0引言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買(mǎi)賣(mài)、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來(lái)了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來(lái)為管理部門(mén)提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過(guò)大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過(guò)程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫(kù)，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類(lèi)，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來(lái)，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開(kāi)展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來(lái)了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒(méi)有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問(wèn)，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1專(zhuān)業(yè)性和項(xiàng)目性

專(zhuān)業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專(zhuān)業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過(guò)程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。

2.2分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1在檔案檢索和查詢(xún)中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢(xún)。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢(xún)需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢(xún)，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢(xún)，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢(xún)不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。

3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開(kāi)，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來(lái)越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來(lái)滿(mǎn)足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類(lèi)和合理編制，這對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問(wèn)題的困擾，通過(guò)將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計(jì)工作，離不來(lái)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過(guò)對(duì)檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過(guò)程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過(guò)組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對(duì)于其他工作的開(kāi)展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門(mén)應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對(duì)管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿(mǎn)足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過(guò)高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來(lái)障礙?？傊?，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，只有通過(guò)對(duì)操作進(jìn)行規(guī)范、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢(shì)和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對(duì)檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專(zhuān)人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對(duì)已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢(xún)和修改。

5結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無(wú)論是對(duì)于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿(mǎn)挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來(lái)，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)［J］.上海房地,2016(11).

［2］趙玉梅.如何推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程［J］.黑龍江檔案,2016(4).

第3篇：數(shù)字化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書(shū)、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢(xún)和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢(xún)。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢(xún)通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶(hù)便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢(xún)到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢(xún)，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

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第4篇：數(shù)字化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化

在城市化進(jìn)程不斷加快的過(guò)程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來(lái)。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究，促進(jìn)城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴(kuò)大，城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理的難度也越來(lái)越大，大量的資料需要?dú)w類(lèi)、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)便捷高效的管理

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對(duì)紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進(jìn)行歸類(lèi)整理，而且紙質(zhì)資料在存放過(guò)程中需要大范圍的存儲(chǔ)空間，并且在長(zhǎng)期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個(gè)便捷的途徑。因而在城市化進(jìn)程的推進(jìn)下，城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會(huì)的進(jìn)步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對(duì)信息資料的便捷化、高效化要求進(jìn)一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時(shí)展的要求。

（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當(dāng)就會(huì)影響管理的科學(xué)性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，影響檔案資料的及時(shí)獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開(kāi)發(fā)利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開(kāi)發(fā)利用。因?yàn)槌墙n案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對(duì)城建檔案資料的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用會(huì)有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)城建檔案網(wǎng)站進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行查詢(xún)，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶(hù)在應(yīng)用的過(guò)程中還可以對(duì)資料進(jìn)行擴(kuò)充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會(huì)因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對(duì)比較穩(wěn)定，基本不會(huì)發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過(guò)程中不論是軟件的問(wèn)題、硬件的問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)的問(wèn)題還是人為因素，都會(huì)影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴(yán)重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對(duì)外公布的資料外，大部分資料是要進(jìn)行嚴(yán)密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會(huì)對(duì)城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對(duì)信息進(jìn)行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對(duì)于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

（三）初期建設(shè)難的問(wèn)題

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因而在初期的建設(shè)中需要對(duì)所有資料進(jìn)行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期，對(duì)于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項(xiàng)條目的制作都需要投入大量的人力、財(cái)力。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過(guò)程中，不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會(huì)存在一些差別，因而管理會(huì)難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）合理的規(guī)劃

對(duì)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，初期的工作至關(guān)重要，只有在初期合理計(jì)劃，做好充分的準(zhǔn)備，后期的工作才能有條不紊地進(jìn)行。因而，在初期的工作中要進(jìn)行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時(shí)候，應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作，對(duì)具體的檔案數(shù)量及檔案類(lèi)型作詳細(xì)地了解。在整理的過(guò)程中，應(yīng)按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將資料進(jìn)行分類(lèi)，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時(shí)候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。

（二）制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

由于缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會(huì)給后期的資料查找?guī)?lái)許多問(wèn)題，影響具體的操作，并且難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過(guò)程中，能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，從而進(jìn)行統(tǒng)一的管理，無(wú)需將不同的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)資料的有效共享。

（三）優(yōu)秀的管理人才

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識(shí)與能力，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，在管理過(guò)程中能熟練操作計(jì)算機(jī)。過(guò)去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)管理，做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時(shí)展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣；應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門(mén)的職能，通過(guò)城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動(dòng)建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門(mén)作為社會(huì)資源的集中部門(mén)，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，著力建設(shè)一個(gè)檔案管理服務(wù)平臺(tái)，從而建立兩方面的資源管理模式，因?yàn)闄n案的一部分資料是可以公開(kāi)查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對(duì)外開(kāi)放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門(mén)戶(hù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺(tái)，方便內(nèi)部資料的查找，并進(jìn)行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。

總而言之，應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣，并且履行好檔案管理部門(mén)的職責(zé)，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對(duì)城建檔案資料進(jìn)行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問(wèn)題，因而在建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)采取有效措施加以解決，強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，提高城建檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：數(shù)字化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問(wèn)題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿(mǎn)足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1 人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)

人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開(kāi)發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門(mén)，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門(mén)缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶(hù)端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門(mén)連接，滿(mǎn)足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開(kāi)發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開(kāi)專(zhuān)家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門(mén)、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門(mén)間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門(mén)、基層單位、橫向部門(mén)；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門(mén)，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門(mén)協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門(mén)的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.

作者簡(jiǎn)介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

第6篇：數(shù)字化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)通常是以紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)，再經(jīng)過(guò)人工進(jìn)行檢索和進(jìn)行維護(hù)。且進(jìn)行檔案?jìng)浞菪枰罅康娜肆臀锪?，人工處理的過(guò)程中還需進(jìn)行必要的糾錯(cuò)。檔案信息化通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描再錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進(jìn)行實(shí)時(shí)的同步備份，使得人事檔案管理的存儲(chǔ)空間更小，維護(hù)更加快捷、方便和安全[1]。

一、當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理的主要問(wèn)題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)人事制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)人事檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動(dòng)的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無(wú)法真實(shí)的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會(huì)隨著其分離的狀態(tài)從根本上達(dá)不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價(jià)值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實(shí)的歷史記錄，而當(dāng)前我國(guó)的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國(guó)當(dāng)前人事檔案中的一種真實(shí)狀況的描述和反映。

（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類(lèi)人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示 “長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類(lèi)社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類(lèi)棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。我國(guó)至上世紀(jì)九十年代開(kāi)始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國(guó)人員流動(dòng)性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開(kāi)始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會(huì)人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。

隨著我國(guó)各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長(zhǎng)期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費(fèi)率低且持續(xù)不繳費(fèi)致使成為的“死檔”令人才中介機(jī)構(gòu)頭痛不已，因?yàn)檎l(shuí)都不敢隨便銷(xiāo)毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來(lái)辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門(mén)將人事檔案視為“棄檔” 封存起來(lái)。而在封存期內(nèi)，由于無(wú)任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價(jià)值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國(guó)特殊的人事制度背景下，特別是在國(guó)企、事業(yè)單位以及想進(jìn)入國(guó)企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。

二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望

（一）我國(guó)人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補(bǔ)，另外進(jìn)行查詢(xún)和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識(shí)的普遍問(wèn)題。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)政府職能的相關(guān)機(jī)構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會(huì)中都會(huì)提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進(jìn)程，然而我國(guó)在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進(jìn)展。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類(lèi)“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類(lèi)整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢(xún)當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢(xún)單位開(kāi)設(shè)證明。

（二）我國(guó)人事檔案進(jìn)行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國(guó)全國(guó)開(kāi)展得一輪信息化檔案工作使得我國(guó)很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國(guó)人才流動(dòng)的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實(shí)際上過(guò)去的歷史行為以及個(gè)人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個(gè)“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個(gè)用人單位都能夠及時(shí)客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠(chéng)信記錄?！皵?shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。

三、總結(jié)

人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶(hù)進(jìn)行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開(kāi)放，同時(shí)讓用戶(hù)可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問(wèn)題。而傳統(tǒng)人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢(shì)所趨。

參考文獻(xiàn)：

[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

第7篇：數(shù)字化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計(jì)劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。

1 計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化勢(shì)在必行

1.1 檔案信息時(shí)展的要求 首先，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計(jì)劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計(jì)生檔案工作推進(jìn)了一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，使計(jì)生工作的開(kāi)展進(jìn)入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數(shù)字管理化為計(jì)劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時(shí)歸檔，為使用者提供便利。

1.2 計(jì)劃生育檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于計(jì)劃生育管理的必然結(jié)果 計(jì)劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶(hù)籍檔案，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。

2 計(jì)劃生育檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題 現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)管理模式的計(jì)劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點(diǎn)始終沒(méi)有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對(duì)象，其由原來(lái)的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。

2.2 計(jì)劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu) 大部分計(jì)劃生育檔案管理工作人員，沒(méi)有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對(duì)日常檔案材料業(yè)務(wù)的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2 標(biāo)準(zhǔn)化水平低 計(jì)劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專(zhuān)職檔案管理人員，這導(dǎo)致了在計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中工作前后脫節(jié)，容易導(dǎo)致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清的嚴(yán)重問(wèn)題。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的滯后也是阻礙計(jì)劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，大部分的計(jì)生檔案部門(mén)建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但沒(méi)有開(kāi)發(fā)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)或相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行管理計(jì)生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時(shí)，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4 經(jīng)費(fèi)保障率低 目前，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題仍是影響計(jì)劃生育進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對(duì)計(jì)生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費(fèi)比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無(wú)力購(gòu)置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來(lái)建立起點(diǎn)較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。

3 計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程 計(jì)生檔案工作的管理需要一套科學(xué)化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的手段把分散的計(jì)算機(jī)用系統(tǒng)連接起來(lái)，并通過(guò)把這些單一的計(jì)算機(jī)根據(jù)功能的不同進(jìn)行分類(lèi)，劃分成不同的系統(tǒng)處理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。

3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對(duì)于“多”：計(jì)生檔案工作在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，先根據(jù)檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放等情況的不同，對(duì)所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，并優(yōu)先加工整理那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案。

對(duì)于“快”：計(jì)生檔案在著錄的過(guò)程中，應(yīng)將案卷?yè)Q分不同的層次進(jìn)行著錄,能在顯示檔案的主題內(nèi)容和特征的同時(shí)，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

對(duì)于案卷基礎(chǔ)較好全引目錄的檔案：在著錄時(shí)，可以在全引目錄上面直接分類(lèi)標(biāo)引，對(duì)于特殊形式的檔案，可借助于計(jì)算機(jī)程序?qū)n案的人名、地址、時(shí)間等直接錄入，然后統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。使錄入過(guò)程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環(huán)節(jié)，進(jìn)而提高著錄速度。

3.3 工作人員知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面 掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員只有學(xué)習(xí)并掌握檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，對(duì)計(jì)生檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。

掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、網(wǎng)絡(luò)的管理等方面的計(jì)算機(jī)技能。

培養(yǎng)精益求精、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。計(jì)劃生育檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而且細(xì)致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)仔細(xì)、認(rèn)真的工作態(tài)度，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來(lái)麻煩。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并解決問(wèn)題；敢于轉(zhuǎn)換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識(shí)與觀念，結(jié)合工作實(shí)際，為計(jì)生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點(diǎn)，利用現(xiàn)代化技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國(guó)檔案出版社.2001： 94-99.

[2]李麗娟.談新形勢(shì)下檔案工作者的基本素質(zhì).一重技術(shù).2005.1.

第8篇：數(shù)字化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。

一、檔案信息時(shí)展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過(guò)剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

二、高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢(xún)資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。

四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

3、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

第9篇：數(shù)字化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】 學(xué)校；檔案管理創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

檔案管理工作的質(zhì)量是高中學(xué)校管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)之一，也能反映出學(xué)校發(fā)展水平。我國(guó)相關(guān)政策要求學(xué)校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中去，順應(yīng)時(shí)展，利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理數(shù)字化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，進(jìn)而根據(jù)檔案類(lèi)型、期限等不同特點(diǎn)將檔案信息分類(lèi)以方便查閱、共享，這就需要借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)以及局域網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以此來(lái)提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理理念上的創(chuàng)新。子曰：“工欲善其事，必先利其器?！敝v的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來(lái)，也就是說(shuō)要想做好一件事，準(zhǔn)備工作是非常重要的。而在對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新之前，首先要對(duì)其理論進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)觀念帶給的思想上的局限性，培養(yǎng)先進(jìn)的思想意識(shí)以及創(chuàng)新理念。比如學(xué)校檔案管理不應(yīng)該只停留在利用文字、圖表對(duì)個(gè)人及團(tuán)隊(duì)進(jìn)行概括，適當(dāng)?shù)匾獙⒍嗝襟w影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)。

（二）管理模式上的創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創(chuàng)新。在檔案管理的工作中，首先應(yīng)提高檔案管理的工作地位，特設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并制定相關(guān)的政策以及工作原則等分發(fā)給學(xué)校各部門(mén)，這樣可以讓檔案管理部門(mén)自行解決內(nèi)部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門(mén)的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現(xiàn)象出現(xiàn)，提升各部門(mén)的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)而決定其操作，在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化后，可以結(jié)合學(xué)校自身的檔案特點(diǎn)，建立相應(yīng)的檔案管理平臺(tái)，便于檔案的管理，并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與師生及時(shí)分享。

（三）管理方法上的創(chuàng)新?，F(xiàn)在所提到的方法的創(chuàng)新，主要是指?jìng)鹘y(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了人民的生活并對(duì)人們的生活產(chǎn)生了質(zhì)的改變，顯然傳統(tǒng)的人工手抄的工作方式已跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。所以，利用現(xiàn)代信息手段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極改革高效檔案管理的方法，實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)存、信息傳輸、信息分享等多個(gè)方面的創(chuàng)新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時(shí)，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創(chuàng)新。做事成功與否在很大程度上取決于對(duì)這件事的管理方式，其中因事物性質(zhì)的不同而改變管理方式是事情成敗的關(guān)鍵因素。比如曾經(jīng)倡導(dǎo)的威嚴(yán)管理，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要在群體中樹(shù)立絕對(duì)的威嚴(yán)，因?yàn)橹挥薪^對(duì)的威嚴(yán)才能保證有足夠的執(zhí)行力，才能確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能按時(shí)、高質(zhì)量地完成。但隨著社會(huì)的發(fā)展，人人平等且職業(yè)沒(méi)有高低貴賤之分，人們?cè)诠ぷ髦衅毡榭释軌蚴艿剿俗鹁?，如果此時(shí)實(shí)行傳統(tǒng)的威嚴(yán)管理，在很大程度上會(huì)引起員工的不滿(mǎn)，甚至產(chǎn)生抗拒心理，使得管理工作沒(méi)法順利展開(kāi)，由此，漸漸出現(xiàn)了人性化管理，在保持威嚴(yán)的同時(shí)，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領(lǐng)導(dǎo)者和決策者的執(zhí)行力的同時(shí)，改善工作氛圍，促進(jìn)員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數(shù)字化檔案管理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，數(shù)字化檔案管理是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的成果上，以計(jì)算機(jī)為紙，以可收集信息的設(shè)備為筆，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集和整理，并通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與跨地區(qū)轉(zhuǎn)移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來(lái)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門(mén)的熱點(diǎn)話題。

（一）檔案信息管理數(shù)字化。數(shù)字化就是將繁雜的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變成數(shù)字與數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行處理。需要先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)方案，具有較高的科學(xué)性、穩(wěn)定性、有效性以及通用性的特點(diǎn)。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在終端對(duì)服務(wù)器資源進(jìn)行審閱或修改，可大大提高服務(wù)器的利用效率，節(jié)省大量的人力物力，進(jìn)而降低成本。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建設(shè)虛擬資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案的互通服務(wù)，進(jìn)而達(dá)到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學(xué)，其高中可以將學(xué)生的電子檔案根據(jù)其升學(xué)情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至大學(xué)檔案管理處，真正做到文書(shū)檔案資源管理的虛擬化。

三、對(duì)學(xué)校檔案管理數(shù)字化的意見(jiàn)見(jiàn)解

雖然我國(guó)高中學(xué)校在檔案管理工作中積極引進(jìn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)改革創(chuàng)新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識(shí)不到位的現(xiàn)象，高中學(xué)生的檔案不同于其他學(xué)段的學(xué)生檔案，具有一定的特殊性，所以在對(duì)高中學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)需要檔案管理工作人員積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿蓹n案的收集工作，提高自身應(yīng)有的工作效率。同時(shí)，由于信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)屬于新興技術(shù)產(chǎn)業(yè)，而學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)（下轉(zhuǎn)第189頁(yè)）（上接第183頁(yè)）專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技能，便出現(xiàn)了不會(huì)操作或操作不當(dāng)?shù)膶擂尉置?，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒(méi)法從最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案管理平臺(tái)應(yīng)有的效率，在很大程度上浪費(fèi)了資源。所以就需要學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作人員看清實(shí)際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，抓緊時(shí)間掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的相關(guān)知識(shí)，并能良好地應(yīng)用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網(wǎng)絡(luò)安全性，建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高速傳播，但是近幾年來(lái)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)犯罪與信息泄露等信息安全問(wèn)題受到了人們的廣泛關(guān)注，近年來(lái)頻發(fā)的個(gè)人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門(mén)也緊張了起來(lái)，所以，儲(chǔ)存眾多信息資源的學(xué)校更應(yīng)該加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，避免信息泄露所帶來(lái)的損失，不能因顧忌信息網(wǎng)絡(luò)安全便不敢開(kāi)放學(xué)校的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，進(jìn)而限制了數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

高中的檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)管理工作中的重要組成部分，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)科學(xué)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理工作中，搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是高校檔案管理工作發(fā)展的最終趨勢(shì)，當(dāng)前此項(xiàng)應(yīng)用還處于剛起步階段，但是只要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，勇于創(chuàng)新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)學(xué)校與檔案管理部門(mén)的發(fā)展。

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