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城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在人。因此要推動(dòng)信息化建設(shè),工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和專業(yè)知識(shí),而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。但從目前看,許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才,尤其是城建檔案信息處理復(fù)合型人才。因此,盡管有的檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。同時(shí),隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展,每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增,由于目前的相應(yīng)的工作人員數(shù)量有限,在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和,根本沒有時(shí)間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
(一)積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中,要根據(jù)實(shí)際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設(shè)的軟件技術(shù),建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化處理過程中,要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位,確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對(duì)于檔案,要采取嚴(yán)格的安全保護(hù)措施,一律不得與網(wǎng)絡(luò)連接;對(duì)于非文件,即使在網(wǎng)上查詢,也要采取身份確認(rèn)、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施,既防止別人盜用信息又可以有效地防范計(jì)算機(jī)病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞,確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。
(二)實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實(shí)踐中,首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系,建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度,為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次,要適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要,積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。再次,要建立城建檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系,以評(píng)促建、以評(píng)促改,通過對(duì)城建檔案信息化建設(shè)與管理的評(píng)估來推動(dòng)城建檔案信息管理規(guī)范化的落實(shí)。
(三)加大城建檔案信息化建設(shè)的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設(shè)備投入方面給予大力支持,積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境,在工作人員待遇、經(jīng)費(fèi)使用等方面,有關(guān)部門應(yīng)該重視和解決工作中現(xiàn)實(shí)存在的問題,以便于為工作的開展創(chuàng)造良好的條件。
檔案信息記錄了科研設(shè)計(jì)單位的相關(guān)客觀記錄,具有準(zhǔn)確性、時(shí)效性和共享性,并且可以在積累的信息記錄中尋求新的發(fā)展,擁有較強(qiáng)的可開發(fā)性??蒲性O(shè)計(jì)單位的檔案信息包含了多年來技術(shù)工作的積累成果,逐漸形成了一種智慧的結(jié)晶,蘊(yùn)含著非常豐富的發(fā)展信息,是日后企業(yè)生產(chǎn)的重要參考。相比較于外部的信息而言,企業(yè)內(nèi)部的檔案信息更加可靠,也更加適合自身發(fā)展的路線。設(shè)計(jì)手段不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷普及,工程設(shè)計(jì)檔案信息成為必然,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高管理效率,減少管理人工,更好的幫助科研設(shè)計(jì)單位良好的運(yùn)用積累的知識(shí)成果。目前我國(guó)科研設(shè)計(jì)單位但對(duì)于檔案信息的管理和開發(fā)還是比較重視的??蒲性O(shè)計(jì)單位通過目標(biāo)管理取得了一定的發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù),高清掃描技術(shù),微縮存儲(chǔ)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用,大大提高了檔案管理的效率和管理水平??蒲性O(shè)計(jì)單位以檔案目錄建立計(jì)算機(jī)管理存儲(chǔ),再到電子文件形式的保存整理利用,檔案管理越來越規(guī)范化現(xiàn)代化。在資質(zhì)較強(qiáng)的科研設(shè)計(jì)單位,檔案管理的信息化發(fā)展尤為迅速,已經(jīng)意識(shí)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)查閱的優(yōu)勢(shì),利用電子文件或掃面文件替代紙質(zhì)文件,增加了檔案信息的可讀性和利用行。但是,由于信息化建設(shè)需要一定的硬件條件支持,所以目前不同行業(yè)和不同管理要求也在一定程度上限制了檔案管理信息化的進(jìn)程。
二、科研設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)的途徑探討
1.電子文件收集整理工作
信息載體多種多樣,比如微縮膠片、磁帶、壓縮光盤等等,使檔案信息的保存可以擁有更加多樣化的存儲(chǔ)形式,相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息載體而言,具有節(jié)約、存取方便、形式多樣、安全穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然,信息化存儲(chǔ)方式運(yùn)用了大量的先進(jìn)技術(shù),使用優(yōu)點(diǎn)明顯,但是在維護(hù)和更新技術(shù)方面還有一定的短板。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,高新技術(shù)不斷得到應(yīng)用,日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)要求檔案管理向著高效化的方向發(fā)展,所以電子文件的潛在優(yōu)勢(shì)逐漸浮現(xiàn)出來。使用何種電子文件對(duì)檔案信息進(jìn)行整理,需要根據(jù)科研設(shè)計(jì)單位的具體需求決定。根部不同的使用要求,電子文件主要有兩大類:一類是掃描電子文件,通過高清掃面設(shè)備將存儲(chǔ)在紙質(zhì)文件上的信息以圖像或其他壓縮形式保存到計(jì)算機(jī)中,形成一份與原始文件內(nèi)容相同的電子文件,由于采用高清掃描而并不是具體的識(shí)別,所以對(duì)于電子文件內(nèi)容的修改是比較苦難的,而且為了電子文件的質(zhì)量可能采用分辨率較高的存儲(chǔ)形式,勢(shì)必造成存儲(chǔ)空間的增減,對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和共享來說壓力是巨大的;另一類是軟件處理電子文件,比如DOC或DWG,對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行處理,是對(duì)信息的內(nèi)容進(jìn)行具體的保存,相比掃面電子文件來說可以修改文件信息,存儲(chǔ)空間占用也比較小??梢姾笠环N存儲(chǔ)形式適用性更強(qiáng),復(fù)用和修改更加便利,更加適合辦公的自動(dòng)化。但是由于科研設(shè)計(jì)單位工作的特殊性,一些工程圖紙和專業(yè)技術(shù)資料,可能很難用軟件以一種便于取用的形式進(jìn)行處理,所以高清掃描更加適合繪圖類電子文件。隨著電子文件的普及,對(duì)于電子文件的管理也有一定的規(guī)定,對(duì)電子文件的歸檔也有一定的需求,格式和讀寫權(quán)限在局域網(wǎng)中的查詢和共享也有一定的限制。因此,科研設(shè)計(jì)單位在信息化建設(shè)時(shí),要對(duì)自身檔案類型的利用狀況有一定的了解,選擇成熟的數(shù)字化技術(shù),設(shè)計(jì)有效的電子文件,為信息化平臺(tái)建設(shè)打下基礎(chǔ)。
2.自動(dòng)化管理平臺(tái)
科研設(shè)計(jì)單位處理擁有良好的檔案信息之外,信息化建設(shè)的另一要求是信息化管理硬件和軟件。硬件和軟件的投入是比較巨大的,但是相較于信息化檔案建設(shè)的潛在價(jià)值是值得的。科研設(shè)計(jì)單位處于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)而言,檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃,要構(gòu)建一套適用于企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng),能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)提供長(zhǎng)久的服務(wù)。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求企業(yè)進(jìn)一步提高工作效率和工作質(zhì)量,檔案信息化建設(shè)的自動(dòng)化管理平臺(tái)能夠大大提高工作效率,減少重復(fù)勞動(dòng),創(chuàng)造更多的價(jià)值。檔案信息管理系統(tǒng)的建立還需要管理軟件的開發(fā),根據(jù)企業(yè)檔案的數(shù)量和具體開發(fā)要求,購置相關(guān)的管理軟件,并在此基礎(chǔ)上根據(jù)自身?xiàng)l件進(jìn)行二次的開發(fā)和完善,有層次的建立電子文件數(shù)據(jù)庫,合理設(shè)計(jì)信息索引,為信息的查詢和取用做好良好的準(zhǔn)備。另外,檔案信息化管理平臺(tái)需要嚴(yán)格的電子文件管理制度,有序的開展信息管理工作才能發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。這項(xiàng)工作要從檔案文件開始,全面而規(guī)范的劃分檔案,并以此結(jié)合使用的邏輯關(guān)系進(jìn)行存儲(chǔ),為檔案管理人員提供便捷,并以此提高工作的效率和工作質(zhì)量。
3.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)
檔案信息化平臺(tái)構(gòu)建完成后,檔案管理部門一定要對(duì)數(shù)據(jù)化和管理平臺(tái)進(jìn)行全面的維護(hù)。對(duì)于歸檔的電子文件要及時(shí)的設(shè)置查詢索引并上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。按照電子文件的管理要求,歸檔后的檔案要采取合理的備份措施,做好恢復(fù)管理工作,避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因影響檔案內(nèi)容。采用固態(tài)的存儲(chǔ)管理是一項(xiàng)嚴(yán)密的工作,但是對(duì)于電子文件備份非常重要,合理的備份能夠降低寶貴的信息資源浪費(fèi)。首先電子文件要確保其準(zhǔn)確性和全面性,以取用權(quán)限限制對(duì)電子文件的修改;電子文件的歸檔要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行,網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限要有明確的告知,及時(shí)監(jiān)管非法的取用操作;定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和維護(hù);檔案管理人員要正確行使自己的職權(quán),嚴(yán)格按照檔案管理要求完成工作。
三、結(jié)束語
論文摘要:檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo),上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。本文對(duì)檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國(guó)家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求,到國(guó)家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。自2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館(室)中蓬勃開展起來。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí),現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則:
1、規(guī)范性原則:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2、安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略;(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3、效益性原則:由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說,特色就是優(yōu)勢(shì),特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí),要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
以我單位為例:我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細(xì)的記錄著每一口油水井的動(dòng)、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù),油水井演變過程,能給我們提供初始條件下地下儲(chǔ)層的情況,是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù),是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強(qiáng)有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn),集中投入大量的人力、物力、財(cái)力率先對(duì)二十一萬余份地質(zhì)檔案進(jìn)行了檔案信息數(shù)字化工作。
那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢?在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí),應(yīng)遵循的基本原則是:
1、文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中,與辦公自動(dòng)化融為一體,同步進(jìn)行。同時(shí),也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
2、歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì),在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路,是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)要想在信息化建設(shè)中有所建樹,使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要,并能將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處還應(yīng)該堅(jiān)持前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲(chǔ)備四項(xiàng)原則。
1、前瞻原則:檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行,是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費(fèi)用。因此,在信息化實(shí)施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下,一定要審時(shí)度勢(shì),深入調(diào)查,科學(xué)論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性,將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì),盡可能避免資源的浪費(fèi)。
2、協(xié)作原則:檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說,獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅(jiān)持協(xié)作的原則,加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
3、實(shí)用原則:檔案信息化建設(shè)不僅在量,更在于質(zhì),在檔案信息化建設(shè)中,檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理,更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化,在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求,使自己的信息具備"惟一性",從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系,而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址;根據(jù)利用者的需求,將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息,有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體,為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
4、人才儲(chǔ)備原則:由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化,文檔處理的一體化,電子檔案保存的技術(shù)化,開發(fā)利用形式的多樣化,使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法,這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了,才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向,才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),檔案館(室)只有克服困難,迎頭趕上,與其他行業(yè)同步發(fā)展,才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要,更好地服務(wù)社會(huì)。
參考文獻(xiàn):
楊公之:《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》
關(guān)鍵詞:檔案知識(shí)發(fā)現(xiàn)公安數(shù)據(jù)庫
在當(dāng)前的社會(huì)轉(zhuǎn)型期,社會(huì)治安形勢(shì)日益復(fù)雜,突出表現(xiàn)是犯罪率明顯上升,新型犯罪不斷涌現(xiàn),大案、要案層出不窮,犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴(yán)峻形勢(shì)使公安機(jī)關(guān)面臨著極大的壓力,而公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè),對(duì)于警務(wù)創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個(gè)重要組成部分。隨著社會(huì)日益進(jìn)入信息化時(shí)代,公安檔案作為一種重要的信息資源,在公安機(jī)關(guān)打擊各種違法犯罪活動(dòng)、維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定的過程中,發(fā)揮著越來越重要的作用。改革開放以來,黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用,公安機(jī)關(guān)的檔案工作取得了很大進(jìn)步。但是,我們也應(yīng)該看到,由于種種原因,目前的公安檔案管理工作還存在一些問題,應(yīng)在實(shí)踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現(xiàn)狀
目前,公安部正在實(shí)施金盾工程,大力進(jìn)行信息化建設(shè),從而使公安機(jī)關(guān)的檔案存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本變化,由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設(shè)了各自的數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)相關(guān)的檔案信息,不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息),而且居民戶籍、旅館流動(dòng)人口、出入境人員、在逃人員、重點(diǎn)監(jiān)管人員、機(jī)動(dòng)車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲(chǔ),并在維護(hù)社會(huì)治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據(jù)在逃人員數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)來抓捕通緝犯,極大地提高了抓捕效率。
另一方面,由于公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問題,警方目前只能從這些檔案信息中進(jìn)行簡(jiǎn)單查詢和統(tǒng)計(jì)匯總等工作,從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮,阻礙了警方工作效率的提高。
1.1各警務(wù)數(shù)據(jù)庫彼此缺乏聯(lián)系,警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財(cái)力建立了自己的一套信息網(wǎng)絡(luò),然而由于種種原因,這些網(wǎng)絡(luò)未能有效互連,導(dǎo)致檔案信息不能在數(shù)據(jù)庫之間互相貫通、共享,以致形成了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。
1.2警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性問題突出。各地警方一般根據(jù)本地財(cái)力等條件進(jìn)行金盾工程建設(shè),信息化的標(biāo)準(zhǔn)、水平不一。目前各警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的種類繁多,且信息標(biāo)準(zhǔn)、信息存量、運(yùn)行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異,兼容性不強(qiáng),成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1.3許多公安應(yīng)用軟件不能充分滿足業(yè)務(wù)需要。表現(xiàn)在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟,功能比較單一、運(yùn)行不穩(wěn)定,時(shí)常造成檔案信息丟失、泄密,甚至貽誤正常業(yè)務(wù)工作:有的公安機(jī)關(guān)投入了巨額資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò),卻因應(yīng)用軟件不配套,只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案文件傳輸,從而使整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效率很低。
2知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)對(duì)公安檔案信息化建設(shè)的意義
不可否認(rèn),公安檔案信息化建設(shè)取得了巨大成績(jī),各警務(wù)數(shù)據(jù)庫已存儲(chǔ)了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用,是衡量公安檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn),也是提高警方工作效率的關(guān)鍵。如果將知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于警務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),則能從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動(dòng)發(fā)現(xiàn)令人感興趣的知識(shí),如自動(dòng)發(fā)現(xiàn)原本需經(jīng)領(lǐng)域?qū)<曳治霾拍艿玫降陌讣€索等,從而為警方進(jìn)行科學(xué)決策提供必要的支持,這對(duì)于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率,進(jìn)而提高公安檔案信息化建設(shè)水平都具有重要的意義。知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
2.1在案件偵破方面,總結(jié)各類案件的發(fā)生規(guī)律,預(yù)測(cè)未來的防范重點(diǎn),指出可疑人的特點(diǎn),劃定犯罪嫌疑人的范圍,對(duì)案件進(jìn)行串案并案,為案件偵破提供偵查方向和線索。
2,2在交通管理方面,監(jiān)測(cè)路面狀況和交通流量,總結(jié)交通事故的發(fā)生規(guī)律,及時(shí)制定對(duì)策,有效疏導(dǎo)交通,以及減少交通事故的發(fā)生。
2,3在警力配置方面,科學(xué)、合理地安排警力,以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件:在消防調(diào)度決策中對(duì)人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概況
數(shù)據(jù)庫中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases,KDD),又稱數(shù)據(jù)挖掘(DataMin-ing,DM),是從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取出需要的知識(shí)的技術(shù),當(dāng)今的世界正處于一個(gè)“數(shù)據(jù)爆炸”的時(shí)代,但是要從浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)中獲取真正有用的或感興趣的知識(shí)卻非易事,即所謂“人們被數(shù)據(jù)淹沒了,卻饑餓于知識(shí)”,于是數(shù)據(jù)庫中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)(KDD)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。KDD一詞首次出現(xiàn)在1989年8月由美國(guó)人工智能協(xié)會(huì)組織的第11屆國(guó)際人工智能聯(lián)合學(xué)術(shù)會(huì)議上,此后,KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來,國(guó)內(nèi)外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機(jī)構(gòu)競(jìng)相投入大量資金以推動(dòng)KDD的理論和應(yīng)用研究,眾多企業(yè)也正在或?qū)⒁獙?shí)施以知識(shí)發(fā)現(xiàn)為基礎(chǔ)的商務(wù)智能項(xiàng)目。一個(gè)著名的例子是美國(guó)加州WalMart超市對(duì)長(zhǎng)期積累的顧客購物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,結(jié)果發(fā)現(xiàn)購買紙尿布的顧客通常也會(huì)購買啤酒。經(jīng)進(jìn)一步調(diào)查發(fā)現(xiàn),這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布,順便會(huì)買一些啤酒,于是銷售主管立即進(jìn)行貨架調(diào)整,將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起,并在附近擺放了許多佐酒的小食品,結(jié)果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務(wù)領(lǐng)域,美國(guó)警方使用通用或商務(wù)數(shù)據(jù)挖掘工具,已實(shí)現(xiàn)了對(duì)知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的初步應(yīng)用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺(tái)的報(bào)表及分析軟件應(yīng)用于反恐及調(diào)查工作,以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結(jié)合,從中發(fā)現(xiàn)犯罪線索、總結(jié)發(fā)案規(guī)律和進(jìn)行犯罪預(yù)防等。
我國(guó)警方現(xiàn)已初步建成了一些警務(wù)檔案信息系統(tǒng),但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù),國(guó)內(nèi)在警務(wù)領(lǐng)域?qū)χR(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的研究離實(shí)際應(yīng)用尚有相當(dāng)遠(yuǎn)的距離。
4實(shí)現(xiàn)警務(wù)領(lǐng)域知識(shí)發(fā)現(xiàn)所要解決的關(guān)鍵技術(shù)問題
知識(shí)發(fā)現(xiàn)研究的發(fā)展趨勢(shì)是強(qiáng)調(diào)面向領(lǐng)域、面向最終用戶和面向?qū)嶋H應(yīng)用,在警務(wù)領(lǐng)域應(yīng)重點(diǎn)研究解決以下問題:
4.1數(shù)據(jù)倉庫和元數(shù)據(jù)技術(shù)。通過運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)來集中各個(gè)孤立的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源:通過元數(shù)據(jù)來管理異構(gòu)的數(shù)據(jù),最終可實(shí)現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享。
4.2適合警務(wù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和算法。特別是能夠適應(yīng)不同數(shù)據(jù)質(zhì)量和融合語義的知識(shí)發(fā)現(xiàn)算法,在知識(shí)發(fā)現(xiàn)中對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用,以及分布、并行算法的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)等是決定知識(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞:檔案信息化;電廠;問題;建議
按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等國(guó)家文件的要求,電廠作為企業(yè)必須做好檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化建設(shè)工作,是傳統(tǒng)檔案工作與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)的結(jié)合,能夠提高檔案管理的質(zhì)量、利用效率。加快電廠檔案信息化建設(shè),是新時(shí)期保證電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。
1電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性
按照國(guó)家政府機(jī)關(guān)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的要求,檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是構(gòu)架現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的必要要求,電廠企業(yè)也不例外,必須按照規(guī)定落實(shí)好檔案管理信息化建設(shè)工作,要求將檔案信息數(shù)學(xué)化處理并依靠檔案管理軟件與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程錄入、查詢。檔案管理信息化建設(shè),是無紙化辦公的需要,通過信息化管理,檔案信息存儲(chǔ)量大、保存時(shí)間長(zhǎng)、錄入方便、檔案信息分類清楚、查詢快捷,是企業(yè)產(chǎn)生管理、人力資源管理的得力工具,是迎接各種評(píng)估檢查以及企業(yè)政策制度決策的依據(jù)來源[1]。
2電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存主要問題
目前,電廠的檔案信息化管理水平在不同企業(yè)還存在很大的差距,現(xiàn)存主要問題包括以下幾個(gè)方面。2.1專項(xiàng)資金投入不足,硬件配備不齊備。在檔案信息化建設(shè)中,先進(jìn)的、數(shù)量足夠的硬件設(shè)備是開展各項(xiàng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件,需要確保各科室、車間有先進(jìn)的辦公電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、U盤、攝影機(jī)、照相機(jī),保證配套數(shù)量,并根據(jù)技術(shù)更新情況和設(shè)備陳舊情況及時(shí)的報(bào)廢更新。目前,普遍性的問題是:1)電腦的更新?lián)Q代跟不上,大型的編輯、剪輯速度慢;2)打印機(jī)多為簡(jiǎn)易機(jī),打印速度慢、硒鼓質(zhì)量易損、打印機(jī)故障率高;3)掃面議掃面清晰度低、運(yùn)行速度不滿足大批量掃描需要;4)攝影機(jī)數(shù)量少,借用手續(xù)繁瑣;5)領(lǐng)導(dǎo)總認(rèn)為現(xiàn)在手機(jī)都有照相功能,不需要照相機(jī),沒有專業(yè)化的照相機(jī),不可能拍出高質(zhì)量的檔案信息資料;6)U盤由職工自費(fèi)自備,往往存儲(chǔ)空間小,圖價(jià)格低廉質(zhì)量難以保證,一旦損壞可能造成無法挽回的信息損失;7)無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋率有限,很多信息化資料需要先傳輸?shù)接?jì)算機(jī)電腦上,因?yàn)闊o線網(wǎng)絡(luò)覆蓋區(qū)域和傳輸速度有限,移動(dòng)電腦、手機(jī)等不能在電廠任意位置輸入錄入信息;8)專業(yè)化的檔案信息管理軟件不先進(jìn),電廠具有自身特點(diǎn)的檔案信息類別和內(nèi)容,需要專業(yè)化的檔案信息管理軟件,并且具體項(xiàng)目與電廠的各項(xiàng)管理制度與生產(chǎn)實(shí)際相匹配[2]。2.2人動(dòng)過程中,檔案信息化管理工作交接不細(xì)致。檔案信息化管理,需要各車間科室與檔案管理部門之間緊密協(xié)作。當(dāng)出現(xiàn)人事職位變動(dòng)時(shí),往往會(huì)給檔案信息化管理工作帶來困難,工作交接不細(xì)致,導(dǎo)致新人新崗不熟悉檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程,更容易出現(xiàn)檔案信息的歸檔不及時(shí)與丟失。2.3檔案信息化管理網(wǎng)站維護(hù)不夠。很多企業(yè)的檔案信息化管理網(wǎng)站缺少維護(hù),導(dǎo)致檔案信息化管理網(wǎng)站的信息量少、內(nèi)容陳舊,不能發(fā)揮網(wǎng)站的管理服務(wù)功能。具體分析原因如下:1)檔案信息化管理的專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量不足,而檔案信息化管理的工作量龐大。2)檔案信息化管理的技術(shù)人員專業(yè)性差,不是信息化管理專業(yè)背景,缺少技術(shù)功底。3)基層部門在落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作時(shí),不落實(shí)。4)主管領(lǐng)導(dǎo)不重視,專業(yè)崗位人員工作作風(fēng)有問題。2.4檔案信息化管理規(guī)格不統(tǒng)一、指標(biāo)不細(xì)致當(dāng)前,很多檔案信息化管理中存在指標(biāo)不細(xì)致、基層工作任務(wù)不明確,以及信息材料的規(guī)格要求模糊、不統(tǒng)一等現(xiàn)象,不利于檔案信息的系統(tǒng)管理和查詢使用。
3電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議
3.1電廠企業(yè)管理層要注重對(duì)檔案管理信息化的專項(xiàng)資金投入。高水平的電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與專項(xiàng)資金的投入是呈現(xiàn)正比的關(guān)系。電廠需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息化管理的專項(xiàng)建設(shè)資金投入:1)在專項(xiàng)資金上確保各科室、車間有功能先進(jìn)、且配套數(shù)量充足的辦公電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、U盤、攝影機(jī)、照相機(jī)等。2)在預(yù)算中,做好信息化檔案建設(shè)所需要的辦公耗材、設(shè)備維護(hù)預(yù)算。3)采購專業(yè)化的檔案信息管理軟件,最好是能夠與供應(yīng)廠家定制符合電廠實(shí)際需要的專業(yè)化管理軟件。4)進(jìn)一步做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)現(xiàn)電廠內(nèi)網(wǎng)絡(luò)覆蓋無死角,方便檔案信息化管理。3.2領(lǐng)導(dǎo)要高度注重具體的檔案信息化管理工作,建立責(zé)任制。電廠應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則,狠抓檔案信息化管理落實(shí)工作,將檔案信息建設(shè)工作與日常的崗位工作緊密的結(jié)合起來,做到檔案信息化建設(shè)與工作進(jìn)度同步[3]。要求全體員工具有檔案信息化建設(shè)的意識(shí),對(duì)不落實(shí)、私自銷毀、歸檔不及時(shí)、不按規(guī)格要求的現(xiàn)象堅(jiān)決追究其本人責(zé)任與部門主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3.3人動(dòng),做好工作細(xì)致交接。電廠各部門人動(dòng)時(shí),不要匆忙,要樹立扶上馬、送一程的原則,給予充分的時(shí)間以細(xì)致的做好檔案信息化建設(shè)的交接工作,避免出現(xiàn)新人新崗不熟悉檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)象??梢灾贫ǔ鼋Y(jié)合崗位工作實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)工作手冊(cè),將檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、流程、規(guī)格進(jìn)行制度化建設(shè),在新人履職新崗之前可以學(xué)習(xí),在新人履職新崗初期可以按照檔案信息化建設(shè)工作手冊(cè)的內(nèi)容來作為標(biāo)準(zhǔn)。3.4加強(qiáng)檔案信息化管理網(wǎng)站維護(hù)。1)對(duì)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員要招聘專業(yè)對(duì)口的專職化工作人員,配備足夠數(shù)量的信息化管理建設(shè)隊(duì)伍。2)對(duì)現(xiàn)有人員,應(yīng)該定期的開展全員培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作,組織全體職工學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)。3)要建立檔案信息化建設(shè)的定期檢查機(jī)制,通過細(xì)致化的評(píng)估檢查指標(biāo)體系檢查、督促各部門落實(shí)好檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作任務(wù)。4)要通過制度,約束、強(qiáng)化網(wǎng)站維護(hù)與建設(shè)工作,并且注重對(duì)于檔案信息化建設(shè)成果的應(yīng)用,提高使用率。3.5統(tǒng)一規(guī)格、細(xì)化指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案信息化管理,需要集團(tuán)公司或電廠檔案管理部門出具詳細(xì)的工作方案,在工作方案中應(yīng)該明確好各項(xiàng)信息化建設(shè)的任務(wù),具體的要求。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理,檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步明確工作任務(wù),統(tǒng)一并細(xì)化工作指標(biāo)和驗(yàn)收檢查標(biāo)準(zhǔn)。
4結(jié)束語
電廠檔案信息化建設(shè)的時(shí)間比較短,其建設(shè)過程是一個(gè)長(zhǎng)久的系統(tǒng)工程,需要電廠領(lǐng)導(dǎo)、檔案信息工作人員和基層部門統(tǒng)一思想、狠抓落實(shí)。
作者:李勇 單位:國(guó)能德惠生物發(fā)電有限公司
參考文獻(xiàn):
[1]郭曉丹.如何做好檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].黑河學(xué)刊,2013(2):177.
(一)管理方式尚待轉(zhuǎn)變。檔案部門向來處在一種封閉的環(huán)境下運(yùn)作,至今仍存在思想觀念陳舊,墨守陳規(guī),不思進(jìn)取,無所作為,應(yīng)變能力不強(qiáng),競(jìng)爭(zhēng)力不高等現(xiàn)象。而高速公路檔案信息化面對(duì)的是看不見的顧客,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的。為此,要更新管理理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
(二)檔案信息化管理人才缺乏。檔案信息化對(duì)檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。要求高速公路檔案信息化管理人員要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、獲取判斷運(yùn)用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí),是既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才。但受傳統(tǒng)用人體制的制約,加上檔案部門待遇不高,致使高速公路檔案管理人才難以引進(jìn)。
二、高速公路檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的有效措施
(一)加大檔案信息化建設(shè)的資金投入。電子檔案管理的好壞,關(guān)系到高速公路安全及檔案信息的完整。高速公路檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視對(duì)高速公路檔案管理硬件及軟件方面的投入,配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件、刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件,如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等,保障高速公路電子檔案的正常、有序運(yùn)行。
(二)完善體制,建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先,實(shí)行高速公路文件管理和檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃,使二者同步發(fā)展;其次,要將高速公路文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入高速公路檔案部門的工作職責(zé),確保從高速公路文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在高速公路檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行;再次,要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的高速公路電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后,高速公路檔案部門在接收高速公路電子文件時(shí),要對(duì)歸檔高速公路電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
(三)加強(qiáng)電子檔案使用中的控制與管理。首先,對(duì)高速公路電子檔案進(jìn)行使用權(quán)限審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定,并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次,做好高速公路電子檔案拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)利用者的需求,對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后,再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的檔案再復(fù)制。第三,加強(qiáng)高速公路電子檔案使用中的安全防護(hù)措施。對(duì)高速公路電子檔案的信息內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)高速公路電子檔案利用的全過程進(jìn)行有效地跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù)。
事業(yè)單位檔案信息化是告別舊時(shí)代的起點(diǎn),計(jì)算機(jī)也被迅速應(yīng)用于其中。在此,使用信息化技術(shù)能更好地管理事業(yè)單位的檔案,不會(huì)因時(shí)間而使檔案流逝,能很好地對(duì)檔案進(jìn)行排序、分類,隨時(shí)可以調(diào)閱檔案,不必像過去那樣花費(fèi)大量的時(shí)間去找一份檔案。另外,紙質(zhì)檔案比較容易腐爛、被蟲蛀咬,損毀檔案,而信息化管理能讓檔案不再浮于表面,儲(chǔ)藏在電子設(shè)備中,更加安全、保險(xiǎn)。使用信息化技術(shù)管理檔案也是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一個(gè)大跨越。在這個(gè)過程中,工作人員得到的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)是無可比擬的。在眾多管理技術(shù)中,選擇正確的發(fā)展道路是有一定難度的,而所得的結(jié)果也是不可知的。漫漫長(zhǎng)路,絕不是一個(gè)行動(dòng)這么簡(jiǎn)單,從最早的紙質(zhì)手記到信息化管理,都是一步一個(gè)腳印發(fā)展而來的。在此,要以人的思想覺悟、制度的改革、方法的創(chuàng)新為大前提,不斷推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理。單就一張紙來說,平鋪時(shí)的占地面積很大,不宜存放,如果將它對(duì)折,就會(huì)縮小1/2,不斷地對(duì)折到不能再小的時(shí)候,它的存在感就會(huì)變得非常小了,與原來的大小相比可以認(rèn)為接近于無。在推動(dòng)各方面發(fā)展的同時(shí),無疑就是在重復(fù)這個(gè)動(dòng)作,用最低的消耗產(chǎn)生最大的效益,這也是革新的目的所在。
2檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
如果事業(yè)單位不緊跟時(shí)代的步伐,那么,它很快就會(huì)落后。誰都想迎頭直上,事業(yè)單位是一個(gè)整體,而社會(huì)就是由一個(gè)個(gè)整體、一個(gè)個(gè)個(gè)體組成的,要想沖破上層界限,就要懂得利用現(xiàn)代化武器,在現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)上再改革、再創(chuàng)新。至少從現(xiàn)在的情況來看,這是沒有盡頭的。信息化管理將所需的信息都存儲(chǔ)在另一個(gè)空間,不占體積,不占用物資,也就是說,它在地球之外開辟出了新天地。事業(yè)單位的規(guī)章制度有一定的規(guī)律性,在這種規(guī)律下,檔案信息化管理就是產(chǎn)物。作為開創(chuàng)的領(lǐng)導(dǎo)者,推動(dòng)事業(yè)單位檔案朝著信息化的方向發(fā)展才是明智的,上位者要權(quán)衡利弊,作出決策,下位者采取一定的方法不斷推進(jìn)其朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。電子產(chǎn)品在這個(gè)時(shí)代十分普遍,但重要的不是有沒有,而是如何去利用。我們要敢于發(fā)現(xiàn),敢于使用,敢于創(chuàng)新,真正地利用現(xiàn)代化設(shè)備,讓這些設(shè)備物盡其用,發(fā)揮出最大的使用價(jià)值。
3檔案信息化管理帶來的成就
也許在大眾眼中,檔案信息化管理只是事業(yè)單位的革新方式之一,但實(shí)際上,這期間付出多少汗水、經(jīng)過多少磨礪,只有真正參與的人才懂。信息化管理不僅充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的使用價(jià)值,也節(jié)省了一些物資?,F(xiàn)如今,計(jì)算機(jī)是每個(gè)事業(yè)單位必不可少的,幾乎人手一臺(tái)。在計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用的今天,利用它能為相關(guān)工作帶來很大的便利,一機(jī)多用是很重要的。在有限的物體上開放出無限的東西,是一種智慧,是一項(xiàng)重要的舉措,它成就了一代人和他們的事業(yè)。事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展在一定程度上也影響著整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)水平和科研技術(shù)水平。在現(xiàn)實(shí)情況下,信息化發(fā)展是十分關(guān)鍵的,要不斷開創(chuàng)這方面的工作。技術(shù)革新代表著人類水平的提升,也許對(duì)我們來說很遙遠(yuǎn),但用事實(shí)來說話,它是貼近每個(gè)人生活的,在我們身邊無時(shí)無刻不體現(xiàn)著它的作用,有時(shí)候只是微妙的變化就會(huì)為人們帶來了巨大的便利。在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代,計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)是生活和工作中不可或缺的一部分了,而檔案信息化管理的發(fā)展預(yù)示著工作單位的發(fā)展?fàn)顩r,展示著高科技的風(fēng)采。當(dāng)今時(shí)代,對(duì)各方面提出的要求也較高,跟不上曙光就會(huì)被湮沒在黑暗之中。在如此嚴(yán)峻的社會(huì)背景下,信息化管理牽制管理者的行為,而人又是信息化管理的踐行者。
4檔案信息化管理的凝聚力
檔案記錄了各類機(jī)關(guān)、單位過去的工作狀況和個(gè)人信息資料等,而這些很多屬于私密文件,必須要嚴(yán)格保密。但是,在以往的保存方式中,其保密度較差,被竊取、泄露的可能性很大,而當(dāng)時(shí)沒有現(xiàn)在的技術(shù),所以,也只能順其自然,每年都會(huì)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失,而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對(duì)這個(gè)問題,事業(yè)單位不斷探索,才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項(xiàng)舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況,而經(jīng)過信息化管理的檔案將會(huì)安全地存放在另一個(gè)空間,以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比,這種方式不容易被他人竊取,能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時(shí),只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可,一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料,不會(huì)影響任何工作,大大地減少了時(shí)間的浪費(fèi)。利用計(jì)算機(jī)整理、歸類檔案,要比幾個(gè)人一起動(dòng)手搬運(yùn)整理省時(shí)、省力,而且大家的工作也會(huì)變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來幫助人們勞動(dòng),因?yàn)槿肆Ξ吘故怯邢薜?,也是有周期性的,但是,工具則不一樣,如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備,就會(huì)不斷推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,提升人類的智慧。從最原始的勞動(dòng)工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品,都是在實(shí)踐中得到啟發(fā),不斷實(shí)驗(yàn),不斷創(chuàng)新,在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對(duì)人負(fù)責(zé),也是對(duì)整個(gè)社會(huì)乃至國(guó)家負(fù)責(zé)。每個(gè)人所設(shè)想的問題也不盡相同,在檔案信息化管理的大力推動(dòng)下,人們的思想開始統(tǒng)一,朝著同一個(gè)方向發(fā)展。在此取得的成績(jī),它不僅僅是成果,還是一種向心力、凝聚力,是能將所有人凝聚在一起的力量;它不是一個(gè)簡(jiǎn)單的“動(dòng)作”,而是長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)。可以說,在各個(gè)領(lǐng)域都有一些成功的舉措,它們會(huì)影響整個(gè)大局。事業(yè)單位檔案信息化管理讓事業(yè)單位前進(jìn)了10年,但并不是每個(gè)單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來。從目前的情況來看,社會(huì)上的事業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理,事業(yè)的進(jìn)步也是每個(gè)人的進(jìn)步,從個(gè)體進(jìn)步到整體進(jìn)步,從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動(dòng)檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展安上了加速器,它的存在讓事業(yè)單位能夠更加安全、穩(wěn)定地運(yùn)行,而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂見的。
5結(jié)束語
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展,特別是近年來新媒體的大量涌現(xiàn),信息化建設(shè)在全世界全面鋪開。作為世界經(jīng)濟(jì)大國(guó)、經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國(guó)的中華人民共和國(guó),各個(gè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)也走在世界的前列,無論是在工業(yè)、國(guó)防、教育、交通、行政管理,還是在我國(guó)不發(fā)達(dá)的農(nóng)業(yè)領(lǐng)域內(nèi),均都實(shí)現(xiàn)了不同程度的信息化,部分領(lǐng)域內(nèi)還走在了世界前列。毫不例外,高職高專院校在肩挑培養(yǎng)祖國(guó)棟梁重任的同時(shí),沒有忘記人才培養(yǎng)的宗旨:培養(yǎng)合格的、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的社會(huì)主義接班人。為此,全國(guó)各個(gè)高校都在努力加快本校的信息化建設(shè),以便適應(yīng)與外界的信息溝通和銜接。而作為高職高專院校管理的檔案室,加快學(xué)校各類檔案,支撐學(xué)校全面戰(zhàn)略人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn),建設(shè)技術(shù)型職業(yè)院校,顯得尤為重要。本文以南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校為例,探討新媒體環(huán)境下高職高專院校檔案信息化建設(shè)。
2南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校及檔案室基本情況
南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校位于河南南陽臥龍崗上,是我國(guó)醫(yī)圣張仲景的故里,也是我國(guó)三國(guó)時(shí)期著名軍事家諸葛事家諸葛亮的躬耕地。于2004年經(jīng)國(guó)家教育部批準(zhǔn)升格為南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,是一所培養(yǎng)醫(yī)療、衛(wèi)生、保健、醫(yī)藥制造及醫(yī)技的技術(shù)型的高職高專院校,主要面向農(nóng)村、縣級(jí)醫(yī)院及各個(gè)藥品制造企業(yè)培養(yǎng)合格使用人才。學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)校各類文書和各類有價(jià)值的資料,包括學(xué)校上級(jí)來文來稿和各處室及附屬部門的上報(bào)材料及原始資料。
3重視不夠,資金投入不足
高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門,在南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校管理中,連學(xué)校二級(jí)處室也算不上,隸屬于學(xué)校二級(jí)部門校黨委辦的下轄科室。長(zhǎng)期以來得不到相應(yīng)的重視,更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。甚至連對(duì)檔案室的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方法、工作性質(zhì)等最基本知識(shí)都不了解,更談不上檔案室對(duì)學(xué)校的發(fā)展作用的認(rèn)識(shí)有多深。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,資金投入不足是上述困境的主要原因,在此情況下,檔案室信息化建設(shè)舉步維艱:截至目前,南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校檔案室各類檔案集中在一個(gè)屋子里,無論是分門別類還是通風(fēng)防潮等各方面均不合格;管理上還停留在上世紀(jì)八十年代手工登錄,雖然才建設(shè)自動(dòng)化管理,僅僅是單機(jī)自建電子表格形式管理,連一個(gè)自動(dòng)化管理軟件也沒有,特別是在上級(jí)來檢查財(cái)務(wù)工作時(shí),財(cái)務(wù)檔案中的憑證查找真如大海撈針,費(fèi)時(shí)費(fèi)工,嚴(yán)重影響工作效率。這些都嚴(yán)重影響了高職高專院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。不切實(shí)際,信息化建設(shè)不科學(xué)科學(xué)性是高職高專院校培養(yǎng)人才的最基本要求,所以科學(xué)性應(yīng)貫穿于學(xué)校的各項(xiàng)工作中,就是高職高專院校的檔案室建設(shè)也應(yīng)遵循科學(xué)性,保證檔案室建設(shè)的科學(xué)、合理、遠(yuǎn)見等要求,保證檔案室建設(shè)50年不落后。南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校檔案室建設(shè)之處沒有征詢學(xué)校各部門,特別是校兩辦的意見,沒有根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行可行性報(bào)告,最終導(dǎo)致目前檔案室位置偏僻、空間狹小、管理落后、信息不暢等困境。館藏內(nèi)容匱乏,信息化資源結(jié)構(gòu)殘缺作為高職高專院校歷史資料的收藏家,檔案室理應(yīng)在科學(xué)的管理體系下,按照規(guī)范、科學(xué)的架構(gòu)體系下,對(duì)高職高專院校發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和開展的各項(xiàng)工作進(jìn)行全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)則地記錄和保存,從而保證對(duì)高職高專院校歷史的還原。南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校檔案室由于種種原因,致使檔案管理體制和管理機(jī)制不科學(xué),檔案信息收集不全,各年度還有零散于部門間,特別是一些教學(xué)寶貴資料流落于各系,隨著各系領(lǐng)導(dǎo)班子的更替,個(gè)別教學(xué)檔案資料丟失時(shí)有發(fā)生。目前南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校檔案室紅頭文件較多,財(cái)務(wù)檔案資料齊全,教學(xué)文件、學(xué)生管理文件、重點(diǎn)建設(shè)檔案、科學(xué)研究資料等專門檔案較少;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多,現(xiàn)代電子檔案少;原始檔案多,加工整理的檔案少,這些嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)步伐。
4加大宣傳,尋求領(lǐng)導(dǎo)支持,確保資金到位
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn),其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性,其他特點(diǎn)為一般屬性。因此,可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為:檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中,形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分,它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久,而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后,是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物??萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用,特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中,科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用,具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說,研發(fā)能力的強(qiáng)弱,是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo),而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始,更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn),吸取大量的前人失敗教訓(xùn)??萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn),使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值,使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力,在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。