中小企業(yè)下完善采購管理探析

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摘要：社會主義市場經(jīng)濟高速發(fā)展下，國有機械制造企業(yè)呈現(xiàn)良好的發(fā)展前景，尤其是新理念和新方法的引進應用，促使國有機械制造企業(yè)的管理體系發(fā)生了不同程度的變化。尤其是在內(nèi)燃機采購項目中，做好采購管理工作十分必要，有助于選擇性價比較高的機械設備，優(yōu)化資源配置，提升企業(yè)的采購效率同時，推動國有機械制造企業(yè)跨越式發(fā)展，賦予企業(yè)可持續(xù)發(fā)展動力與活力。但由于諸多因素存在導致國有機械制造企業(yè)現(xiàn)有的工程項目采購管理質(zhì)量不理想，其中伴隨著一系列風險，不僅增加了采購成本，還會影響到企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)活動高效進行。本文就國有機械制造企業(yè)工程項目采購管理工作著手分析，依托于企業(yè)實際情況充分市場調(diào)查，在此基礎上提出切實可行的管理方法，以便于提升工程項目采購管理有效性。

關(guān)鍵詞：采購管理；工程項目；機械制造；國有企業(yè)

0引言

我國是一個制造業(yè)大國，制造業(yè)在我國國民經(jīng)濟持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展中占據(jù)重要地位，尤其是當前產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級背景下，推動制造業(yè)智能轉(zhuǎn)型、綠色發(fā)展成為新時期發(fā)展的首要目標方向。目前國家制造業(yè)發(fā)展前景良好，大力推動落實創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，引進新技術(shù)和新理念，有助于推動我國制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。面對制造業(yè)蓬勃發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，國有機械制造企業(yè)采購工程項目規(guī)模逐步擴大，由于采購需求持續(xù)擴大，相應的對國有機械制造企業(yè)的項目采購管理工作提出了新層次的要求，順應產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級要求，應深化采購管理改革，便于推動機械制造企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，謀求更高層次發(fā)展。綜合分析研究國有機械制造企業(yè)工程項目采購管理相關(guān)內(nèi)容，有助于積累采購管理經(jīng)驗，指導后續(xù)采購項目順利進行。

1機械制造企業(yè)工程項目采購管理的挑戰(zhàn)

1.1供應鏈管理

伴隨著機械制造企業(yè)采購規(guī)模持續(xù)擴大帶來的挑戰(zhàn)，為了可以支持企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動高質(zhì)量進行，改進現(xiàn)有采購管理流程的欠缺和不足，應積極推動供應鏈管理，在與供應商建立長遠、牢固的合作關(guān)系基礎上，切實提升采購產(chǎn)品質(zhì)量[1]。通過此種方式，可以選擇高資質(zhì)的采購商建立長遠合作關(guān)系，減少采購成本和設備輸送時間，切實提升采購產(chǎn)品質(zhì)量。對于采購設備集中統(tǒng)一管理，基于供應鏈管理方式來減少采購成本，避免資源浪費情況出現(xiàn)。

1.2電子商務模式的影響

互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展背景下，電子商務隨之誕生，機械制造企業(yè)的采購規(guī)模持續(xù)擴大。由于企業(yè)之間的交易行為逐漸電子化變革，要求企業(yè)采購管理工作深入改革，順應企業(yè)發(fā)展需求來尋求最佳的采購模式?；谛滦徒灰坠ぞ撸梢源蟠筇嵘少徆芾硇?，合理利用電子商務平臺的同時，也要注重采購管理伴隨的風險防控，展現(xiàn)更大的價值[2]。

1.3非傳統(tǒng)商品采購

企業(yè)的傳統(tǒng)采購管理中，主要是針對原材料和設備采購管理，以傳統(tǒng)商品為主。但隨著企業(yè)的采購需求逐漸多樣化，采購內(nèi)容不僅僅局限于傳統(tǒng)商品采購，還有很多非傳統(tǒng)商品，因此采購部門的職能發(fā)生了不同程度的變化，也有了更大的發(fā)揮空間。非傳統(tǒng)采購項目采購中，包括軟件、通訊設備和咨詢服務等，由采購部門負責尚無法得到廣泛認可和重視[3]。另外，企業(yè)采購部門職能發(fā)揮是否充分，還需要選擇合理的衡量標準，反饋采購管理作用。但現(xiàn)有企業(yè)衡量標準還存在不合理的情況，可行性不強，大大增加了衡量難度。

2機械制造企業(yè)工程項目采購管理中的問題和原因

縱觀目前機械制造企業(yè)工程項目采購管理實際情況來看，由于諸多因素影響，其中還存在很多的問題，不僅影響到采購管理的有效發(fā)揮，還會造成采購成本增加和資源浪費的情況出現(xiàn)，降低采購管理效率。具體問題和原因如下。

2.1采購管理中的問題

機械制造企業(yè)在采購管理中，由于理念陳舊，投入資源不足，誘發(fā)了一系列問題，具體表現(xiàn)在以下幾點：①企業(yè)的工程項目采購審批流程繁瑣、復雜，節(jié)點多，經(jīng)常出現(xiàn)采購款審批到位時間滯后和采購項目不合理的情況，一定程度上降低了采購管理效率[4]。②供應商單一，由于國有企業(yè)特性對供應商選擇條件要求較為嚴格，機械制造企業(yè)多采購非標產(chǎn)品，可供企業(yè)選擇的供應商少之又少。另外，采購計劃頻繁變動，采購計劃是依據(jù)制造企業(yè)生產(chǎn)需求制定和調(diào)整的。③采購管理人員專業(yè)能力不強，知識深度和廣度有所不足，加之前期與供應商溝通交流不充分，無法及時傳遞設計需求給供應商，致使工程項目采購管理工作成效不理想。④采購管理體系不完善。機械制造企業(yè)采購是一個重要環(huán)節(jié)，采購管理工作成效直接決定了企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動順利進行，需要設立專門的管理小組來負責工程項目采購工作。部分企業(yè)即便設立了采購管理部門，但采購管理職能發(fā)揮并不充分，習慣沿襲保守的采購管理理念和管理流程，工作重點表現(xiàn)在零部件采購、存儲和運輸?shù)拳h(huán)節(jié)，缺少相較于完整的鏈條支持，部門協(xié)調(diào)配合程度不足，極大的影響到采購管理工作有效性[5]。⑤成本風險控制力度不足，制造企業(yè)采購管理中，對采購環(huán)節(jié)成本控制力度不足，部分企業(yè)并未制定合理的成本控制計劃，過分關(guān)注降低運輸成本和壓價方面，一定程度上增加了支出成本較高。少數(shù)供應商為制造企業(yè)提供零部件時，忽視了企業(yè)實際需求來自行生產(chǎn)，或是對產(chǎn)品類型不了解，習慣手工制定計劃，無法滿足企業(yè)精細化生產(chǎn)管理需求。

2.2采購管理問題的原因

導致機械制造企業(yè)工程項目采購管理中問題出現(xiàn)的原因多樣，大致可以從企業(yè)和采購管理人員兩個角度著手分析。一方面，國有企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)復雜，部門較多，伴隨著政策變化隨之調(diào)整，因此各部門協(xié)調(diào)配合難度較大，加之缺少長期專門從事采購管理工作的人員，一定程度上影響到采購管理工作有效性[6]。目前國內(nèi)采購管理專業(yè)還處于摸索發(fā)展階段，專業(yè)人才匱乏，采購管理人員多是管理學專業(yè)，實際工作開展中依托于實踐經(jīng)驗進行，缺少科學合理的人才培養(yǎng)方案。另一方面，采購管理人員的工作積極性不高，存在懈怠心理，即便全方位審查供應商供貨能力、供應商資質(zhì)以及產(chǎn)品價格等內(nèi)容，但由于忽視了市場發(fā)展行情，缺乏深入市場調(diào)查，一定程度上導致獲取的數(shù)據(jù)信息不全面，采購方案存在不合乎實際的情況。采購管理人員除了要具備扎實的專業(yè)知識和能力，還要了解市場發(fā)展規(guī)律，跨學科的掌握公共關(guān)系、心理學以及行政管理等專業(yè)知識儲備，難以更好的滿足新時期采購管理需求[7]。

3機械制造企業(yè)工程項目采購管理要求

3.1基本要求

機械制造企業(yè)在工程項目采購管理中，應結(jié)合采購項目特性，確定基本要求。對于內(nèi)燃機采購項目，由于采購成本高，對供應商的資質(zhì)要求較高，所以要充分了解內(nèi)燃機項目特殊性，選擇規(guī)格型號、材料質(zhì)量以及關(guān)鍵技術(shù)等方面符合設計要求的產(chǎn)品。采購人員要充分了解內(nèi)燃機的技術(shù)特點和質(zhì)量要求，選擇高資質(zhì)企業(yè)選購產(chǎn)品。把握市場發(fā)展動態(tài)，結(jié)合工程項目采購技術(shù)需求，依托于行業(yè)交易特點和供應商特點，通過合理有效的采購管理工作來降低采購成本，切實提升采購管理效率和質(zhì)量。堅持國家政策導向，分析政策對市場的不良影響，針對性開展采購管理工作。需要注意的是，工程項目采購要明確具體產(chǎn)品規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)，在此基礎上綜合評估供應商供貨后期、供貨能力以及產(chǎn)品價格，對于內(nèi)燃機采購成本較高的項目，重點考量設備性能和售后服務質(zhì)量等情況。動態(tài)跟蹤供應商服務情況，及時更新供應商信息，營造良性競爭格局，降低采購成本的同時，最大程度上提升采購產(chǎn)品質(zhì)量[8]。

3.2采購管理人員能力要求

對于采購管理人員而言，其能力有著明確的要求，采購管理人員能力素養(yǎng)高低，很大程度上影響著工程項目采購管理工作高效展開。具體包括：①談判能力。在產(chǎn)品采購過程中，變價、詢價、新增的產(chǎn)品技術(shù)要求等內(nèi)容，需要在談判過程中雙方認同、認可，因此采購管理人員要具備較強的談判能力，實現(xiàn)上下游產(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同發(fā)展。同時，整合供應商優(yōu)勢資源，與優(yōu)質(zhì)供應商建立長期合作關(guān)系，共同促進和發(fā)展[9]。②溝通能力。采購管理人員要明確產(chǎn)品技術(shù)需求，加強相關(guān)部門溝通和交流，優(yōu)化工程項目采購合同審批流程，獲得財務部門協(xié)作支持，清晰、準確的表達采購觀點，積極協(xié)商溝通下來解決采購沖突，有序推進采購工作。③學習能力。采購管理人員具體工作開展中涉及到大量信息，包含產(chǎn)品規(guī)格參數(shù)、性能資料、供應商以及價格數(shù)據(jù)等信息，信息交互中要做好數(shù)據(jù)信息的歸納整理，分類統(tǒng)計后提供有價值數(shù)據(jù)信息，為后續(xù)工程項目成本分析提供可靠的依據(jù)[10]。

3.3設備采購方式

目前國有企機械制造類企業(yè)的設備采購方式多樣，需要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的實際需要，靈活選擇設備，同時有效把控設備的采購成本。設備采購方式主要包括競爭性評判方式、比選方式和單一來源方式幾種，具體如下：①競爭性評判方式。采購部門結(jié)合企業(yè)采購設備需要，充分市場調(diào)查，收集相關(guān)信息來編制采購方案，供應商則遞交應答文件，對供應商資質(zhì)進行審核考量，與評分最高的供應商建立長期合作關(guān)系，簽訂合同[11]。②必選方式。采購部門通過收集工程項目數(shù)據(jù)信息，選擇資質(zhì)最佳的供應商建立合作關(guān)系，并綜合考量項目價格、質(zhì)量、技術(shù)以及售后服務等因素，選擇一家高資質(zhì)供應商建立合作關(guān)系。③單一來源方式。此種方式是依據(jù)企業(yè)圣翰需要，提提供設備采購信息，以此為依據(jù)針對性購置設備。

4國有機械制造企業(yè)工程項目采購管理限管措施

4.1遵循基本原則

工程項目采購管理，需要遵循相應原則，確保各環(huán)節(jié)工作規(guī)范有序進行。遵循四合適原則：①合適時間。依據(jù)項目進度適時采購，在合適時間完成合同審批、交付等工作；②合適數(shù)量。結(jié)合工程項目特點和進度等內(nèi)容，多方考量確定最佳的采購方式；③合適價格。保證產(chǎn)品質(zhì)量和性能前提下，盡可能降低產(chǎn)品價格，但并非是盲目追求過低的價格，而是立足于產(chǎn)品質(zhì)量、項目需求、產(chǎn)品交付以及售后服務等內(nèi)容針對性采購產(chǎn)品；④合適供貨地，機械制造企業(yè)多在偏僻區(qū)域，應綜合考量供貨商和項目距離，降低運輸成本費用，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的售后服務。

4.2優(yōu)化項目采購流程

工程項目采購管理工作應該嚴格遵循采購流程進行，強化相關(guān)部門職能，對企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場充分調(diào)查分析，了解機械制造項目特性和采購需求，了解相關(guān)采購流程和工藝，遵循標準化采購流程來精簡不必要的環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)細化分解，實現(xiàn)采購工作自動化進行，穩(wěn)步提升采購效率和效益。非標產(chǎn)品采購流程，加強技術(shù)確認、參數(shù)對比以及項目成本綜合評估等環(huán)節(jié)，減少不必要的時間成本，滿足企業(yè)采購需要。對于采購設備要及時入庫，建立專門庫房用于存儲采購產(chǎn)品，編制采購計劃，依據(jù)發(fā)貨單來實時監(jiān)督檢查采購項目情況，審核無誤后簽字驗收，交由財務部門及時入賬[12]。核對后第一時間提交發(fā)貨信息，數(shù)據(jù)信息精準、完整，這樣才能進入道后續(xù)環(huán)節(jié)。銷售出庫管理，依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略計劃來辦理出庫手續(xù)，認真核對設備規(guī)格、型號與數(shù)量等信息，簽字確認后出庫，滿足企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)需要。

4.3加強項目時間管理

通常情況下，采購項目需要制定明確的交貨時間，遵循流程如期驗收項目，將成本控制在合理范圍內(nèi)。因此，工程項目采購中要明確關(guān)鍵節(jié)點，包括合同簽訂、溝通談判、支付款項以及產(chǎn)品驗收等。如果是多項目采購管理中，對于時間的控制要遵循科學性采購原則，切實提升采購計劃合理性與準確性。

4.4加強采購項目全過程風險控制

機械制造企業(yè)采購項目環(huán)節(jié)諸多，高投入必然伴隨著高風險，且風險類型多樣，需要機械制造企業(yè)予以高度重視，結(jié)合項目特性持續(xù)增強項目風險管理力度。充分調(diào)查項目特性做好前期風險識別工作，包括市場風險、過錯風險、設計方遞延風險、政策風險等等，結(jié)合不同風險特性選擇合理的措施針對性規(guī)避防控，編制科學合理的風險防控預案。強化采購管理人員職能，具備扎實的專業(yè)知識和技能同時，了解工程項目招投標、合同、采購以及財務等相關(guān)法規(guī)知識，嚴格依據(jù)采購制度指導實際工作規(guī)范化、標準化開展，提升采購管理有效性，滿足企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)需要。在高素質(zhì)采購管理隊伍支持下，檢查采購設備到貨情況，是否同訂單存在偏差，包括顏色、數(shù)量、型號等信息，避免出現(xiàn)信息不符合實際情況；出庫單填寫中，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息不符情況第一時間上報，與供應商協(xié)商處理[13]。

4.5建立信息化管理平臺

信息技術(shù)作為當前時代背景下的一項前沿技術(shù)，在諸多行業(yè)領域應用取得了較為可觀的成果，在加深信息技術(shù)優(yōu)勢認知理解下，充分契合機械制造企業(yè)實際情況建立可靠的信息化管理平臺，收集和分析數(shù)據(jù)信息，輔助采購管理工作高效展開。信息化管理平臺建立專業(yè)性較強，明確采購工作要求建立數(shù)據(jù)庫，整合與錄入數(shù)據(jù)系信息，提供給供應商選擇、采購談判以及產(chǎn)品評估等工作開展，獲取可靠數(shù)據(jù)信息。同時，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢從海量數(shù)據(jù)信息中挖掘有價值信息，拓寬應用領域，加深對市場環(huán)境認知和理解，支持工程項目采購管理工作有序展開落實。

5結(jié)論

總而言之，國有機械制造企業(yè)采購所需產(chǎn)品或服務中，應強化采購管理力度，完善配套制度體系。整合資源積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，了解企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)情況和市場發(fā)展規(guī)律，在此基礎上編制合理的采購方案，依據(jù)方案來選擇高資質(zhì)的供應商采購性價比較高的設備，在提升采購管理有效性同時，助力企業(yè)市場競爭和發(fā)展。

作者:國建會 單位:山西天地煤機裝備有限公司