行政事業(yè)單位成本管理常見問題分析

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摘要：近年來行政事業(yè)單位成本管理問題越來越受重視，成本控制與管理已經(jīng)成為事業(yè)單位開展各項(xiàng)目的一個(gè)必要工作內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前在成本管理中出現(xiàn)的問題，筆者將在本文中提出并給予策略分享。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；成本管理；對(duì)策

一、行政事業(yè)單位成本管理的重要意義

1.節(jié)約成本，減少浪費(fèi)，提高資金利用率

在行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中，成本控制具有著節(jié)約成本、減少浪費(fèi)并且提高資金使用率的作用。在行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)制度中，單位運(yùn)行、項(xiàng)目建設(shè)以及員工工資等都屬于成本預(yù)算范疇。由于行政事業(yè)單位屬于非營(yíng)利性組織，國(guó)家固定撥款成為財(cái)務(wù)的主要來源，因此，對(duì)于行政事業(yè)單位來說成本控制具有極其重要的作用。

2.滿足資源配置需要

做好成本管理，將預(yù)算做好的同時(shí)做好成本控制，將節(jié)約下來的成本資金以及物品做好資源整合，重新配置節(jié)約下來的資源，進(jìn)一步滿足其他項(xiàng)目的資源需求。

3.為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)研究提供依據(jù)

行政事業(yè)單位的各項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理具有一定參考性價(jià)值，各個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)成本以及日常開銷等，均可以為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)研究提供一定的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也有助于優(yōu)化行政事業(yè)單位服務(wù)項(xiàng)目成本小、服務(wù)優(yōu)的效益體制。

二、行政事業(yè)單位成本管理的常見問題

1.財(cái)務(wù)制度缺陷

部分單位由于業(yè)務(wù)范圍沒有改變或改變較小，就延續(xù)了之前的行政機(jī)制，對(duì)于財(cái)務(wù)改革不過是走過場(chǎng)，實(shí)際財(cái)務(wù)制度仍然存在缺陷。財(cái)務(wù)表格較為粗糙，成本與預(yù)算簡(jiǎn)單劃分，一些項(xiàng)目輸出完全沒有明細(xì)的劃分，各級(jí)人員對(duì)資金的使用情況沒有權(quán)責(zé)清晰的劃分，導(dǎo)致財(cái)務(wù)制度等同虛設(shè)，只管記賬，沒有管理。

2.成本控制意識(shí)缺乏

部分單位缺乏成本意識(shí)，對(duì)于辦公用品隨意浪費(fèi)，項(xiàng)目資金隨意使用，等到項(xiàng)目結(jié)算的時(shí)候，根本沒有剩余，甚至項(xiàng)目未完成資金預(yù)算不夠等情況都會(huì)出現(xiàn)，這可能就是因?yàn)槿狈Τ杀究刂埔庾R(shí)導(dǎo)致的。而為完成項(xiàng)目，項(xiàng)目預(yù)算只能繼續(xù)增加，挪用其他地方的資金，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)虧空。

3.項(xiàng)目執(zhí)行成本與預(yù)算脫節(jié)

從項(xiàng)目執(zhí)行上來說，每個(gè)行政事業(yè)單位在開展某個(gè)行政服務(wù)或事業(yè)項(xiàng)目之前都會(huì)進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算，但是預(yù)算細(xì)化做得不夠細(xì)致，因此可能導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)意外后，無法獲取這筆預(yù)算金，這主要是因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行成本的計(jì)算與預(yù)算脫節(jié)造成的。而因此造成的經(jīng)濟(jì)損失由單位或國(guó)家承擔(dān)，這也是目前我們提倡成本管理的原因之一。

三、行政事業(yè)單位成本管理的完善對(duì)策

1.完善財(cái)務(wù)制度，建立完備獎(jiǎng)懲機(jī)制

要想做好成本管理工作，首先要完善財(cái)務(wù)制度。成本管理本身是財(cái)務(wù)方面的一項(xiàng)重要工作，其主要工作內(nèi)容有成本預(yù)算以及成本控制兩方面。成本預(yù)算是每周期或每個(gè)項(xiàng)目開始前需要做的工作，成本預(yù)算與收益評(píng)估是同時(shí)進(jìn)行的。一旦涉及違規(guī)或超額完成服務(wù)或項(xiàng)目的情況，應(yīng)該有完善的獎(jiǎng)懲制度，以保證成本管理工作的順利進(jìn)行。以某項(xiàng)目為例，建立項(xiàng)目之前需要做出項(xiàng)目本身的成本預(yù)算以及收益評(píng)估，如果收益大于成本，則項(xiàng)目可以建立；如項(xiàng)目成本大于收益成本，則需要重新規(guī)劃項(xiàng)目的相關(guān)事宜。項(xiàng)目成本包括項(xiàng)目人員支出、項(xiàng)目執(zhí)行物料、項(xiàng)目時(shí)間以及日常辦公及消耗等內(nèi)容。在項(xiàng)目成本預(yù)算做好之后，需要嚴(yán)格按照項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行執(zhí)行，如果需要追加預(yù)算，財(cái)務(wù)部門需要對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)行財(cái)務(wù)評(píng)估，是否因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)揮霍、浪費(fèi)等原因?qū)е骂A(yù)算不夠，最終無法在原預(yù)算的基礎(chǔ)上完成項(xiàng)目工作。如果是，需要針對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做出懲處，嚴(yán)格按照項(xiàng)目執(zhí)行期間財(cái)務(wù)制度相關(guān)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行懲處。如果項(xiàng)目執(zhí)行期間，成本控制工作執(zhí)行得很好，甚至項(xiàng)目成本在項(xiàng)目完成時(shí)出現(xiàn)了執(zhí)行成本小于成本預(yù)算的情況，作為財(cái)務(wù)人員需要對(duì)項(xiàng)目完成情況進(jìn)行監(jiān)督，查看項(xiàng)目完成質(zhì)量是否存在項(xiàng)目質(zhì)量問題如果不存在，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工對(duì)項(xiàng)目成本控制做出的努力，另外將項(xiàng)目預(yù)算多出的資源重新整合，配備給其他項(xiàng)目。

2.定期做好財(cái)務(wù)成本控制培訓(xùn)

定期開展財(cái)務(wù)成本培訓(xùn)是成本控制的有效方法，定期開展財(cái)務(wù)制度培訓(xùn)，讓相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)制度熟悉，并且能夠讓其嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。做好成本控制培訓(xùn)不僅能讓項(xiàng)目執(zhí)行人員擁有成本控制意識(shí)，還能讓其對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行嚴(yán)格把關(guān)。成本控制培訓(xùn)一般需要對(duì)項(xiàng)目管理人員或者領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行，因?yàn)樗麄儗?duì)項(xiàng)目成本比較熟悉，對(duì)于項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的問題有清楚的認(rèn)知，可以盡量規(guī)避這些問題，并且在做財(cái)務(wù)預(yù)算的時(shí)候?qū)Τ杀绢A(yù)算已經(jīng)做出消耗預(yù)算的部分，因此，對(duì)成本控制而言，他們是最熟悉的管理者。對(duì)于項(xiàng)目成本培訓(xùn)的時(shí)間或周期選擇，一般來說，選擇在項(xiàng)目執(zhí)行的中后期進(jìn)行，或者每年7—8月份進(jìn)行即可。因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行初期或每年年初的成本控制執(zhí)行工作都會(huì)得到比較認(rèn)真地執(zhí)行，在項(xiàng)目執(zhí)行一段時(shí)間后，可能出現(xiàn)的問題就會(huì)暴露出來，因此在這個(gè)過程中，管理者可以針對(duì)期間出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄或調(diào)整資源配備。而在項(xiàng)目執(zhí)行中后期，工作人員在項(xiàng)目執(zhí)行過程中會(huì)出現(xiàn)疲乏、注意力不集中浪費(fèi)以及項(xiàng)目推行困難等問題，這時(shí)候可以進(jìn)行成本控制培訓(xùn)，提醒管理者及項(xiàng)目執(zhí)行人員，項(xiàng)目到了關(guān)鍵時(shí)期，需要我們通過更加嚴(yán)格的管理與執(zhí)行才能完美的完成項(xiàng)目。培訓(xùn)后，管理者會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本支出與成本預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，通過后期管理以及資源合理配置，保證后期項(xiàng)目的正常執(zhí)行，直至完成項(xiàng)目，交出圓滿結(jié)果。對(duì)于行政事業(yè)單位而言，成本管理不能只關(guān)注成本控制部分，過度的成本縮減會(huì)使項(xiàng)目執(zhí)行出現(xiàn)問題，在對(duì)管理者和相關(guān)執(zhí)行人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，需要注意相關(guān)問題。在成本管理的最初有成本預(yù)算的工作，這項(xiàng)工作也是成本管理的一項(xiàng)重要工作，因此，做出的成本預(yù)算都是有根據(jù)的，如果執(zhí)行成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于預(yù)算成本，就說明可能是項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)了質(zhì)量問題或是預(yù)算工作做得不夠細(xì)致、準(zhǔn)確。這些問題在培訓(xùn)的過程中需要著重強(qiáng)調(diào)，以便于后續(xù)工作的順利進(jìn)行，以及下一次項(xiàng)目成本預(yù)算編制時(shí)結(jié)合之前的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行縮減或增加預(yù)算。

3.從財(cái)務(wù)制度入手，將成本管理與員工績(jī)效管理相結(jié)合

對(duì)于行政事業(yè)單位的成本管理工作來說，需要將成本管理工作與員工績(jī)效管理結(jié)合起來，才是更為有效的成本管理。在行政事業(yè)單位中，如果欠缺成本意識(shí)，根本無法做好成本管理工作，所以，將財(cái)務(wù)制度中的成本控制工作分擔(dān)給每一位參與工作的員工，讓員工知道有責(zé)任和義務(wù)讓公共財(cái)產(chǎn)不受浪費(fèi)，讓成本控制牢牢地在每個(gè)員工心中扎根，這才是成本控制的根本。以行政服務(wù)工作為例，一個(gè)行政服務(wù)工作的工作人員需要有相關(guān)的辦公用品，當(dāng)前較多的辦公用品就是計(jì)算機(jī)、憑證印紙、打印機(jī)以及收據(jù)、發(fā)票等耗材。當(dāng)我們?cè)谵k理某項(xiàng)行政業(yè)務(wù)的時(shí)候，在計(jì)算機(jī)上登記相關(guān)信息，核查后將信息確認(rèn)單打印出來，交給客戶確認(rèn)后，客戶簽字，將客戶保留單據(jù)交給客戶即可。如果將業(yè)務(wù)量與耗材使用量相結(jié)合，制定出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將業(yè)務(wù)成本控制與業(yè)務(wù)員的績(jī)效掛鉤，如果耗材消耗過多、辦公用品更換頻次較多，經(jīng)過調(diào)查，其中確實(shí)有貪污、浪費(fèi)等行為，那么將按財(cái)務(wù)制度扣除該員工的績(jī)效工資以及結(jié)合績(jī)效考核制度對(duì)其進(jìn)行懲處。

4.在行政事業(yè)單位的成本管理工作中需要建立督查制度

（1）成本預(yù)算期。在成本預(yù)算期，做好細(xì)節(jié)預(yù)算是十分重要的，成本預(yù)算包含的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。①人員預(yù)算。所謂人員預(yù)算，就是業(yè)務(wù)執(zhí)行的人員及管理人員的工資、調(diào)配以及增員或減員等人力問題。②耗材預(yù)算。這部分預(yù)算應(yīng)該是業(yè)務(wù)執(zhí)行或項(xiàng)目執(zhí)行過程中最大的成本輸出，預(yù)算編制過程中需要將明細(xì)列出，將耗材的正常消耗量以及備出備用量（可根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行配備備用預(yù)算）相結(jié)合。③行政預(yù)算。包括項(xiàng)目執(zhí)行期間人員的住宿、餐飲、交通等行政預(yù)算。（2）成本控制期。定期核查項(xiàng)目成本、項(xiàng)目執(zhí)行情況以及做出合理的成本控制建議。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出并且調(diào)整項(xiàng)目執(zhí)行情況，包括人員調(diào)配、耗材控制以及行政控制等問題。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)貪污、浪費(fèi)、中飽私囊的行為，一定及時(shí)處理，以保證及時(shí)止損。（3）成本結(jié)算期。核查結(jié)算成本與預(yù)算之間的差異，如果相差較大，需要核查項(xiàng)目執(zhí)行過程中是否存在資源浪費(fèi)或質(zhì)量問題；如果兩者之間差異較小，就可以根據(jù)財(cái)務(wù)制度對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。在做好成本結(jié)算的同時(shí)，需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的總結(jié)，不僅是對(duì)成本的結(jié)算，還要結(jié)合預(yù)算做出經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為日后類似項(xiàng)目開展做好財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)備。綜上所述，對(duì)于行政事業(yè)單位成本管理而言，主要存在財(cái)務(wù)制度不夠健全、缺乏成本控制意識(shí)以及項(xiàng)目執(zhí)行成本與預(yù)算脫節(jié)等方面的問題。通過完善財(cái)務(wù)制度、培養(yǎng)管理者及員工的成本控制意識(shí)以及從財(cái)務(wù)制度入手將成本管理與員工績(jī)效管理相結(jié)合、建立有效的督查制度來完成對(duì)行政事業(yè)單位的成本管理。

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作者：鄧帥 戴末靈 單位：北京宣武紅旗業(yè)余大學(xué) 北京市第一六一中學(xué)