成人教育檔案管理存在的問題及對策
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1.管理人員的素質(zhì)不高
任何高科技的設(shè)備都是有人發(fā)明的，因此，對于他們的操縱管理就更離不開人的參與。社會的不斷發(fā)展，也提高了未來對于人才的需求，實行檔案信息化管理，需要的是既能夠進(jìn)行檔案管理，還可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的維護(hù)、應(yīng)用。但是，目前擁有復(fù)合型技術(shù)的人才并不多，這對于檔案的信息化管理質(zhì)量的提高造成了阻礙。
2.沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
任何一項工作的開展都必須要有一套完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，我國現(xiàn)行的成人教育檔案信息化管理并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且這方面還沒有出臺比較有約束力的法規(guī)政策，無法實現(xiàn)對信息化建設(shè)的統(tǒng)一管理。而且，在日常的管理中，各單位使用的軟件和標(biāo)準(zhǔn)都參差不齊，缺乏必要的參考性。
二、完善成人教育檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
針對目前我國成人教育檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，可以從一些幾個方面進(jìn)行改進(jìn)。
1.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的基本要素，檔案管理人員在選擇進(jìn)入職業(yè)崗位前，就必須充分掌握有關(guān)的職業(yè)知識，充分了解崗位的需求，各單位應(yīng)該加強(qiáng)對于應(yīng)聘人才的考核，既要求掌握專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，還應(yīng)該具有一定的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)技術(shù)，保證人才的實用性。人才主管部門對于到崗的工作人員，應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使他們對崗位做到更進(jìn)一步的了解，幫助他們更快的適應(yīng)到工作中。比如：進(jìn)行培訓(xùn)時，首先是對于他們整體的知識結(jié)構(gòu)的擴(kuò)展，幫助檔案管理人員與時俱進(jìn)，掌握多元化的知識，包括：數(shù)學(xué)、管理學(xué)以及信息技術(shù)方面的知識；其次，就是針對檔案管理的專業(yè)知識以及常用的檔案管理技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)；最后就是對于檔案管理人員加強(qiáng)計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，提高他們的信息化管理技術(shù)，保證檔案管理信息化建設(shè)的安全性。同時，檔案管理工作人員應(yīng)該在日常工作中做好對于檔案資源的搜集整理工作。另外，檔案管理工作人員在日常中也應(yīng)該根據(jù)自己的不足，及時查缺補(bǔ)漏，提高自己的業(yè)務(wù)能力，做好本職工作。
2.完善現(xiàn)行的法規(guī)政策
相應(yīng)的法規(guī)是約束行業(yè)和個人的有效措施，也是各行業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵。針對目前檔案管理信息化建設(shè)的混亂性，各主管部門應(yīng)該根據(jù)實際情況，制定一些有效地法規(guī)條例，統(tǒng)一對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行管理。但由于檔案管理實現(xiàn)信息化管理，是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行操作、開發(fā)，因此在制定相關(guān)政策時應(yīng)該遵循一定的規(guī)則。我國是法制性社會，針對各方面都頒布了相應(yīng)的法律條款。比如：《檔案法》第二十條規(guī)定：應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者是檔案工作人員集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者是拒絕歸檔。因此，根據(jù)各法規(guī)的規(guī)定，各單位應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況制定相應(yīng)的檔案信息化管理，提高對于檔案的管理效率，完善管理中出現(xiàn)的問題。并根據(jù)有關(guān)政策規(guī)定，統(tǒng)一對檔案建立行之有效的信息化管理，提高檔案資源的功能性。
3.加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性
檔案資源是我國信息資源的重要組成部分，它對于我國的不斷發(fā)展具有重要意義，成人教育檔案是教學(xué)方面進(jìn)行不斷改革的重要參考依據(jù)，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全性是非常重要的，由于信息化管理需要利用網(wǎng)絡(luò)才能完成，所以在一定程度上會對檔案的安全存在威脅。但是，只要有相應(yīng)的安全對策，就可以避免此類問題的發(fā)生，或者是把安全威脅降到最低。主要可以從五個方面來提高利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對成人教育檔案進(jìn)行管理。1)主機(jī)與客戶機(jī)安全保障；2)網(wǎng)絡(luò)安全保障；3)用戶信息安全保障；4)應(yīng)用系統(tǒng)安全保障；5)容災(zāi)備份安全保障。檔案管理人員應(yīng)該適時的對電腦軟件進(jìn)行殺毒，屏蔽一些存在隱患的消息，并對于收集整理的檔案信息進(jìn)行安全備份，全方面保證檔案資源的安全性。
三、結(jié)束語
對于檔案資源進(jìn)行信息化管理是我國今后發(fā)展的必然需求，也是順應(yīng)時展的產(chǎn)物。通過有效地對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，實現(xiàn)了更多的便捷，也更好地服務(wù)了我們的生活。不斷地加強(qiáng)檔案資源信息化管理需要有關(guān)部門的共同協(xié)作，只有一步一步的解決問題，才能更好的實現(xiàn)檔案管理的信息化。
作者：劉蓓蕾 單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
