新時(shí)期下做好高校檔案管理工作

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摘要：互聯(lián)網(wǎng)正在改變社會(huì)各行業(yè)的工作，其中就包括高校的檔案管理工作，高校檔案工作應(yīng)該隨著新時(shí)期環(huán)境的變化而做出調(diào)整。本文立足于當(dāng)今信息化時(shí)代背景，提出新時(shí)期高效的檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以及應(yīng)該做出的調(diào)整與改變。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；隊(duì)伍建設(shè)；互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代；新時(shí)期

信息時(shí)代的來(lái)臨帶來(lái)了人們工作方式的革命性變化，互聯(lián)網(wǎng)作為一種新興起的、能夠有效提高工作效率的媒介，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代的各種類(lèi)型的工作，包括管理工作、服務(wù)工作都在學(xué)習(xí)如何將互聯(lián)網(wǎng)以最高效的形式運(yùn)用到工作中，其中，高校的檔案管理工作是校園管理中的重要部分，內(nèi)容涉及到校內(nèi)人事管理、員工激勵(lì)機(jī)制等問(wèn)題，其工作方式必然會(huì)隨著技術(shù)的改變而發(fā)生變化。

一、新時(shí)期高校檔案管理工作的變化

1.檔案管理的工作理念高校的檔案管理工作主要是整理、收集、編制、保管學(xué)校員工和學(xué)生的個(gè)人檔案，在過(guò)去，高校的檔案管理工作理念中存在各自為政、重藏輕用等問(wèn)題。一方面，在傳統(tǒng)的認(rèn)知里，高校的檔案管理工作并不需要太大的技術(shù)含量，工作難度也比較小，甚至有些高校根本沒(méi)有一支專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)檔案管理的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，無(wú)紙化辦公要求信息的錄入、收集等工作都要有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，也就是對(duì)各高校加強(qiáng)合作提出了更高的要求，因?yàn)楦咝ｉg的互相協(xié)調(diào)和交流有利于提高高校檔案管理的工作效率，所以各高校要加強(qiáng)在檔案管理工作方面的合作意識(shí)。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作以“保存”為主要工作目的，缺乏足夠檔案利用率的能力提升，造成檔案管理人員工作死板、固定化，工作積極性與服務(wù)質(zhì)量都得不到保證。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，應(yīng)該轉(zhuǎn)變這種工作理念，以創(chuàng)新理念推動(dòng)高校檔案管理工作向科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。2.檔案管理的工作手段我國(guó)的檔案管理工作，尤其是高校中的檔案管理工作，要求有校長(zhǎng)和其他領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，很多畢業(yè)生的檔案需要輔導(dǎo)員手寫(xiě)學(xué)生校園生活評(píng)價(jià)，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的工作量，甚至在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或者農(nóng)村，檔案管理工作完全依靠教師手寫(xiě)，而手寫(xiě)的工作效率是很低的，這樣互聯(lián)網(wǎng)就并未在提升檔案管理工作效率中發(fā)揮作用。即使是在一些使用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)錄入信息的高校中，檔案的簽發(fā)、鑒定最終還是要依靠人工，互聯(lián)網(wǎng)并未與檔案管理工作有效結(jié)合起來(lái)，數(shù)字化并未在高校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)，或者說(shuō)至少未在高校檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)。

二、新時(shí)期高校檔案管理工作對(duì)策

1.改變傳統(tǒng)思維信息化社會(huì)要求各行業(yè)人員樹(shù)立靈活多變的思維以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，競(jìng)爭(zhēng)的加劇對(duì)人們的創(chuàng)新意識(shí)也提出了更高的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)思維，提高工作積極性，提高開(kāi)放意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展意識(shí)。充分利用微信、官微等公共平臺(tái)開(kāi)展檔案管理工作，建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)的具備技術(shù)知識(shí)與操作能力的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)化管理理念，簡(jiǎn)化工作程序，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，尤其是要增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，可以通過(guò)短期培訓(xùn)、組織檔案管理人員收聽(tīng)專(zhuān)家講座等方式推進(jìn)，最好能使高校的檔案管理隊(duì)伍年輕化，畢竟年輕人比較易于也樂(lè)于接受新事物，這樣才能使高校的檔案管理工作跟上時(shí)代腳步，完成自身的發(fā)展與救贖。2.組織檔案管理人員學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)人的媒介素養(yǎng)提出了更高要求，尤其是高校有史以來(lái)一直是新學(xué)術(shù)、新思維的發(fā)源地，高校檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的媒介素養(yǎng)。首先，可以組織檔案管理人員學(xué)習(xí)應(yīng)用新媒體，如在微博、微信、人人網(wǎng)等平臺(tái)信息。其次，可以直接錄用一批計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行電子檔案整理與后期維護(hù)工作，這樣可以減少員工培訓(xùn)成本，也可以在某種程度上解決高校就業(yè)問(wèn)題。最后，采取適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如對(duì)檔案保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出突出貢獻(xiàn)的人員、對(duì)檔案學(xué)術(shù)研究做出突出貢獻(xiàn)的人員、同違反檔案法規(guī)的不法分子作斗爭(zhēng)的人員等給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，每周開(kāi)展自主學(xué)習(xí)活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員向本校教授學(xué)習(xí)，只有管理人員具備真正的數(shù)字化檔案管理能力，才能有效提高檔案管理工作效率。3.實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化從檔案的收集工作開(kāi)始，到檔案的使用這一系列環(huán)節(jié)中，電子化信息化的檔案不僅有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，也有利于保障檔案的安全，尤其是相對(duì)于紙質(zhì)檔案安全性較低的特點(diǎn)，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存。這就需要教師和學(xué)生熟練使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行個(gè)人信息的查詢(xún)，比如一些學(xué)校研發(fā)了自己的APP，也就是掌上教務(wù)，學(xué)生登錄自己的賬號(hào)后可以在任意時(shí)間看到自己在校期間所有科目的成績(jī)、績(jī)點(diǎn)和所有個(gè)人信息，這樣檔案的使用與互聯(lián)網(wǎng)就實(shí)現(xiàn)了融合，不僅提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，也保障了學(xué)生的信息安全。

三、小結(jié)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各高校應(yīng)該以積極的態(tài)度和飽滿(mǎn)的熱情對(duì)待檔案管理工作，不僅需要學(xué)校內(nèi)部的合作與努力，也需要政府的幫助和支持，以創(chuàng)新性思維提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案向更高級(jí)的、更便利的層次發(fā)展，最重要的是需要高校全體檔案管理人員共同努力，提高互聯(lián)網(wǎng)操作能力和增強(qiáng)安全意識(shí)，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

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[2]朱冰,胡佳.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J]統(tǒng)計(jì)與管理,2015(1):123-124.

作者:韓國(guó)曄 單位:集寧師范學(xué)院