畜牧獸醫(yī)科技檔案管理實踐思考
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摘要：文章總結(jié)了畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容，分析了畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問題，如檔案管理意識不強、檔案管理制度不完善、資料收集和歸檔不全面等，結(jié)合工作實際，提出了健全制度、強化培訓(xùn)、加強預(yù)立卷管理等加強畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策，以期提高畜牧獸醫(yī)科技檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：畜牧獸醫(yī)；科技檔案；歸檔；管理
檔案是國家的寶貴財富，是制定政策、開展工作的重要查考依據(jù)和可靠憑證。指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。科技檔案是在科學(xué)研究項目論證立項、研究實施、過程管理、結(jié)題驗收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄[1]，是保護科研單位知識產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是科研單位科研管理水平的重要體現(xiàn)。畜牧獸醫(yī)科技檔案是指在畜牧獸醫(yī)科學(xué)研究、臨床試驗活動及其他科技工作中形成的各種記錄，是畜牧獸醫(yī)科研單位職能活動的直接記錄和真實反映。目前，畜牧獸醫(yī)科技檔案管理中尚存在人員的檔案管理意識不強、檔案管理制度不健全、資料收集和歸檔不全面等問題，筆者根據(jù)近年來科研管理和科技檔案管理的實踐，提出了加強畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策。
1畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容
遵循科技檔案的自然形成規(guī)律和畜牧獸醫(yī)科研項目的時間順序，畜牧獸醫(yī)科技檔案一般分為科研探索階段、科研項目申報立項階段、科研項目實施階段、科研項目結(jié)題驗收階段、科研成果登記和獎勵申報階段、科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段[2]。
1.1科研探索階段
科研探索階段是在正式申請立項前的收集資料和基礎(chǔ)研究階段，歸檔范圍和內(nèi)容包括查新及檢索報告、實驗的新設(shè)想、創(chuàng)新性意見、新構(gòu)思等有關(guān)前期基礎(chǔ)資料。
1.2科研項目申報立項階段
在科研項目申報立項階段，對擬正式開展的項目提出框架性的總體設(shè)想，爭取資金支持。歸檔范圍和內(nèi)容包括項目申請書及相關(guān)附件、項目可行性論證報告、經(jīng)費申請預(yù)算、項目審批文件、項目或課題任務(wù)書、項目計劃書、合作協(xié)議、委托業(yè)務(wù)協(xié)議等資料。
1.3科研項目實施階段
在項目實施過程中，通過實驗觀察或者資料分析等科研活動產(chǎn)生了各種有價值的資料。歸檔范圍和內(nèi)容包括各種重要原始記錄、實驗數(shù)據(jù)（含圖片、電子記錄、影像等）、數(shù)據(jù)處理材料、實驗階段性小結(jié)、實驗報告、階段性成果（專利申請、）、調(diào)研報告、項目進展報告、年度執(zhí)行情況報告、財務(wù)執(zhí)行情況報告、中期報告、關(guān)鍵工藝文件等。另外，也包括項目執(zhí)行中重要的往來文件、項目計劃調(diào)整或變更情況申請及審批、項目任務(wù)失敗或項目終止的申請及審批等文件。
1.4科研項目結(jié)題驗收階段
在科研項目結(jié)題驗收階段，要將項目取得的重要結(jié)果、標志性成果，通過檔案管理進行全面系統(tǒng)的保存。歸檔范圍和內(nèi)容包括項目結(jié)題總結(jié)報告及附件材料、績效評價報告、工藝技術(shù)報告、成果證明性材料（新產(chǎn)品證書、專利證書、標準、專著、論著、論文等）、參加人員名單、技術(shù)鑒定文件、財務(wù)決算報告，以及項目結(jié)題驗收過程中重要的往來文件（驗收申請、驗收報告、驗收意見、驗收評價表）等。
1.5科研成果登記和獎勵申報階段
通過科研成果登記和獎勵申報，進一步展現(xiàn)科研項目產(chǎn)生成果的社會認可度。歸檔范圍和內(nèi)容包括科技成果登記表、登記證明、科技成果評價意見、評審評定證書、成果推廣應(yīng)用證明、成果查新報告、經(jīng)濟效益和社會效益的證明文件、成果獎勵的申報文件及審批文件、成果獲獎證書、政府頒獎的批文等。
1.6科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段
在科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段，實現(xiàn)了成果的創(chuàng)新價值。歸檔范圍和內(nèi)容包括轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、技術(shù)跟蹤服務(wù)合同、擴大生產(chǎn)的設(shè)計工藝、成果投產(chǎn)后的用戶反饋情況、成果應(yīng)用的宣傳報道、第三方轉(zhuǎn)載及引用證明、推廣應(yīng)用的方案總結(jié)、推廣應(yīng)用效益情況等。
2畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問題
2.1檔案管理意識不強，責任不明確
畜牧獸醫(yī)領(lǐng)域涉及高校、科研院所、事業(yè)單位等，單位類型多、范圍廣，人員數(shù)量大。科研人員對歸檔工作的認知程度及責任心是科技檔案整理和歸檔的基礎(chǔ)，但科研人員往往更專注科研任務(wù)，對科研資料歸檔工作的重要性認識不到位[3]。同時，部分單位的檔案管理人員不能融入和緊跟科研工作，無法分辨科研資料的保存價值和提出保管年限等具體意見。
2.2檔案管理制度不完善，約束力不強
當前科研單位的檔案管理制度主要是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等制定的[4]，國家法規(guī)主要是提出框架性規(guī)定，如果沒有深入研究本單位實際，而生硬照搬國家法規(guī)，會造成管理制度的實際執(zhí)行效果差，約束力不強[5]，相關(guān)人員不能履行其檔案管理主體責任。
2.3資料收集和歸檔不全面
科技檔案涉及范圍廣、專業(yè)性強，沒有像文字檔案一樣的固定歸檔范圍和格式，歸檔難、歸檔不全問題尤為嚴重[6]。畜牧獸醫(yī)科研項目具有研發(fā)周期長、類別雜和影響因素多等特點，尤其當涉及動物實驗場所的診療時，現(xiàn)場產(chǎn)生的檔案不易收集，容易出現(xiàn)實驗測試的重要原始記錄、分析報告、記錄不規(guī)范或遺失等問題，從而導(dǎo)致檔案資料收集周期長和歸檔內(nèi)容不全面[7]。另外，一些協(xié)助項目、子課題歸檔率和內(nèi)容完整性更是不容樂觀，檔案中往往缺少二級合同、往來文件等。
2.4部分單位領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案工作重視程度不夠
在檔案工作發(fā)展的各項業(yè)務(wù)建設(shè)和保障性條件中，檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體制、檔案的歸檔保管、檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)、檔案的安全、檔案工作的人、財、物等都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視[8]。但是，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案的管理工作重視程度不夠，疏于檢查和落實，使得各部門出現(xiàn)各自為政、檔案資料積累殘缺不全的現(xiàn)象，也導(dǎo)致整理和歸檔出現(xiàn)各種困難[9]。
3加強畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策
3.1建章立制、強化執(zhí)行
目前，在國家檔案管理法規(guī)原則指導(dǎo)下，應(yīng)結(jié)合科研單位科技檔案管理實際工作情況，建立健全科技檔案管理制度，明確科研管理部門、科研項目組及團隊和檔案管理部門的職責和分工，確?？萍紮n案歸檔渠道的暢通，提高科技檔案管理工作效率。根據(jù)歸檔案卷質(zhì)量要求，明確畜牧獸醫(yī)科技檔案組卷要求，在一定程度上進行約束管理，提高科研人員對歸檔的自覺性，增強科研人員支持檔案工作的意識，形成依法依規(guī)治檔、自覺主動歸檔、規(guī)范保管存檔的良好氛圍[10]，為畜牧獸醫(yī)科技檔案工作的有序開展營造一個良好的環(huán)境。
3.2明確職責、加強培訓(xùn)
科研單位通過規(guī)章制度和內(nèi)部規(guī)定，明確科技檔案相關(guān)部門、相關(guān)人員的職責分工，增強科研人員、科技管理人員的科技檔案管理意識。專職檔案管理人員，負責檔案工作的監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；部門兼職檔案員，負責部門檔案工作的督促、案卷質(zhì)量檢查工作；部門負責人，負責統(tǒng)籌組織部門的檔案工作，并審查案卷；課題主持人，負責組織本課題科技文件的立卷、歸檔工作，實行課題主持人負責制。每位科研人員都是立卷歸檔責任人，在研究中隨時將有價值的文件進行積累，并及時完成預(yù)立卷、立卷、歸檔及移交工作。通過將責任分解到部門，具體到人員，確保科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時，通過定期組織開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)；通過組織歸檔質(zhì)量評比活動，對優(yōu)秀案卷的立卷人進行獎勵和激勵。
3.3檔案管理中的具體措施和實踐結(jié)合檔案管理
中的具體要求和本單位實際，筆者提出幾項管理措施：一是加強制度間的協(xié)調(diào)配合。單位內(nèi)部的科研相關(guān)制度與檔案管理制度的條款互相配合，雙向約束。例如，在實驗記錄管理辦法中明確記錄如何立卷保管，提出成果申報時需對實驗記錄及保存情況予以審核和抽查，在結(jié)題驗收和材料申報時，需提供實驗記錄及立卷情況，供科技管理部門檢查；在獎勵辦法中明確先歸檔后獎勵等條款，從另一個側(cè)面起到約束作用。二是加強預(yù)立卷管理。預(yù)立卷可加強文件的管理，防止文件散失，便于歸檔前的查找利用。每年年初根據(jù)工作計劃和往年文件形成情況，編制歸檔類目，并設(shè)置相應(yīng)卷夾，隨時把工作中產(chǎn)生的文件放入相應(yīng)的卷夾。工作結(jié)束后，剔除無歸檔價值的文件，稍加整理即可立卷、歸檔。三是設(shè)定歸檔時限。將檔案工作考核和目標管理、績效管理、獎金管理聯(lián)系起來，并設(shè)定集中歸檔時間，提高工作效率[11]。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，遠程上傳科研資料、無紙化辦公等方式已通過科研管理系統(tǒng)得到實現(xiàn)，科研人員將科研資料按標準以數(shù)字化形式上傳到科研管理系統(tǒng)中，確保資料的完整和統(tǒng)一，完成電子檔案的備份和存檔，使科研檔案歸檔率和管理效率得到顯著提升。為適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展和科技發(fā)展需要，檔案管理工作正向信息化管理轉(zhuǎn)變，檔案管理對象越來越多地從單純紙質(zhì)檔案向紙質(zhì)檔案和電子檔案并行轉(zhuǎn)變，逐步通過檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展。
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作者：李倩 郭曄 王彬 張廣川 王甲 劉業(yè)兵 單位：中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所
