遠程教育檔案管理論文

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一、遠程教育檔案管理的內容

1.學生流動信息的管理

由于接受遠程教育的學生大都是在崗在職人員，并且他們的崗位性質各不相同：有工作單位就在本地的；有雖然在本地上班，但要經(jīng)常出差的；有雖是本地人，工作崗位在外地的等等，這就決定了與其他普通學生相比，該群體的流動性更大、管理信息更復雜。具體來說，一些學員可能會因為搬遷、家庭變動或者工作調動等情況而出現(xiàn)休學、轉學或復學，這些情況的出現(xiàn)就要求學生的學籍檔案也應發(fā)生相應的變動。因此，對學生流動信息的登記、變更和補充應該作為遠程教育學生學籍檔案管理的重要內容，對于學生是否完成學習任務和學籍的認定與評判有著重要的現(xiàn)實意義。

2.遠程教育學習過程的檔案管理作為使用遠程教學設備對網(wǎng)絡上提供的學習

資源進行學習的一種教育模式，遠程教育是一個模式循序漸進的學習過程，包括眾多的評比活動、測試活動和多樣化的教學活動。其中，學生的上網(wǎng)記錄、在線作業(yè)、離線作業(yè)、在線交流、論壇發(fā)帖、學習小結等都是見證他們學習過程的重要內容，因此，這些信息必須在學生的學籍檔案中體現(xiàn)出來。遠程教育的特殊性決定了其接受教育的學生大都比較分散，無法實現(xiàn)對他們的集中和統(tǒng)一管理，一些學生學習過程中的信息容易被忽視和遺漏。針對這些情況，在進行遠程教育的學籍檔案管理時應積極制定一些科學的操作規(guī)范，注重將學生在學習過程中形成的電子檔案作為主要的管理內容，以書面的檔案信息作為必要的輔助，從而實現(xiàn)遠程教育檔案管理的健全和完善。

3.學生學位申請和畢業(yè)審核的管理

在學籍檔案的有效期限內，如果接受遠程教育的學生獲得了其專業(yè)規(guī)定的總學分，并且達到了畢業(yè)的要求，就需要由教育部、網(wǎng)絡教育學院和校外學習中心等學習機構對這些學生的情況進行審核，合格者可以獲得由教育部電子注冊、主辦院校頒發(fā)的畢業(yè)證書。本科學員達到他們所修專業(yè)的學位要求后，可以在規(guī)定時間內向高校申請學士學位，并由高校進行學位的審批和授予。

二、當前遠程教育在檔案管理中存在的問題

遠程教育的特殊性決定了其檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)性工程，從當前遠程教育檔案管理的實際情況來看，在實施的過程中還存著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.資金投入不足，沒有真正全面實現(xiàn)電子化

隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，檔案信息管理的電子化已成為發(fā)展的必然趨勢。從當前的遠程教育檔案管理現(xiàn)狀來看，部分院校對遠程教育的投入較少，基礎設施相對較差，沒有獨立健全的電子檔案管理室，具體的檔案管理工作以手工操作為主，這就使得學生學籍檔案的管理平臺和信息存儲都未能實現(xiàn)電子化。導致上述問題出現(xiàn)的主要原因是高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視，資金投入較少，使得學生的電子檔案得不到很好的建立，不利于學生檔案管理的規(guī)范化和完整化。

2.重視程度不夠，缺乏對學籍檔案管理的研究

遠程教育起步較晚，對遠程教育學籍檔案管理的研究也是近幾年才開始發(fā)展起來的。就目前來說，大多數(shù)單位和個人的遠程教育學籍檔案管理沒有引起足夠的重視，原因是遠程教育起步時規(guī)模較小。近兩年來，遠程教育發(fā)展勢頭迅猛，已經(jīng)成為傳統(tǒng)學歷教育最重要的補充，但在相關的理論研究方面仍然相對滯后。加強理論研究是管理工作有效開展的基礎和前提。受教育形式自身的影響，遠程教育在辦學機制和辦學形式上與一般院校有著明顯的區(qū)別，這就使得一般院校的檔案管理理論并不能在遠程教育檔案管理工作中得到有效地運用，尤其是涉及到檔案的電子化管理、信息的安全性等方面的問題時，遠程教育在檔案管理上并沒有充分的理論準備，使得當前管理工作中出現(xiàn)的各種難題無法解決，從而也導致了檔案管理水平難以提升。

3.檔案管理工作的效率較低

遠程教育獨特的教育形式?jīng)Q定了其檔案管理是一項特殊工作，從當前廣播電視大學的檔案管理來看，學校采用的檔案管理流程主要是層層上報的方式，即從市到省再到中央進行分級上報。這樣不僅牽涉了大量的人工勞力，而且由于中間的瑣碎環(huán)節(jié)較多，再加上缺乏統(tǒng)一的操作指南和操作規(guī)程，因此，在具體的工作開展中很容易出現(xiàn)信息遺失、信息反復上報以及工作效率低下等各類問題。這些問題都背離了遠程教育便捷性的特征，從而給學校檔案管理工作帶來了較大的成本負擔和人力負擔，也影響了檔案管理質量的提高。

4.面臨著一定的網(wǎng)絡安全問題

安全問題是檔案管理數(shù)字化過程中面臨的重要問題，而學籍檔案的私密性特征更是對檔案的數(shù)字化管理提出了更高更嚴格的要求。然而對于當前的遠程教育檔案管理工作來說，還缺乏有效的安全防范技術，這就使得學籍檔案的管理面臨著一定的網(wǎng)絡安全問題，如有些檔案因為密碼被破譯出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，有些檔案因為缺乏有效的保密措施被他人輕易打開。隨著網(wǎng)絡信息化技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題逐漸成為遠程教育檔案管理工作中面臨的重要挑戰(zhàn)。

三、完善遠程教育檔案管理的路徑和對策

針對當前遠程教育檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，主要從以下幾個方面探討和分析完善其檔案管理的具體路徑和對策。

1.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

由于遠程教育的檔案管理存在著較大的難度，而管理方式的現(xiàn)代化也使得其對管理人員的綜合素質有著更高的要求，需要加強檔案管理的隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質。具體來說，主要包括三個方面：首先，加強對高素質專職檔案管理人員的培訓和培養(yǎng)，增強他們的服務意識、大局意識和責任意識，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能；其次，要積極進行兼職管理隊伍的素質建設，明確兼職人員的工作內容和具體職責，并在獎罰、職務晉升、培訓、考核等方面作出詳細的規(guī)定，充分調動管理人員的工作熱情和積極性；最后，加強檔案管理有效機制的建立，并通過培訓、激勵和引進等方式來積極培養(yǎng)檔案管理方面應用型高素質的專業(yè)人才。

2.開展理論探究，積極完善檔案工作管理體系

遠程教育自身的特殊性決定了一般院校的檔案管理理論并不能在遠程教育檔案管理工作中得到有效地運用。因此，各院校必須要根據(jù)遠程教育本身的特殊性來對學籍檔案的數(shù)字化管理進行理論探究，積極開展相關的調研工作，解決具體管理工作中出現(xiàn)的各種難題，促使檔案管理水平的提升。此外，由于學籍檔案的規(guī)范化管理要依賴于一個合理健全的管理平臺，這就要求在進行現(xiàn)代化的檔案管理時不僅要有合格健全的硬件設備，還應有滿足其需求的管理操作人員。因此，要提高遠程教育的檔案管理水平就必須要有充足的資金投入，在重視中央和省級相關檔案管理系統(tǒng)建設的基礎上，積極推進基層檔案管理平臺的建設，同時還要盡可能地減少檔案信息傳遞的環(huán)節(jié)，努力實現(xiàn)具體操作上的整齊劃一，從而減少和避免檔案信息傳遞中出現(xiàn)的遺漏和延誤現(xiàn)象。

3.健全管理法規(guī)，加強檔案管理的標準化建設

由于檔案信息涉及到公民的個人隱私，其管理的安全性和保密性對于公民個人和整個社會的穩(wěn)定有著重要的影響。因此，在進行檔案的數(shù)字化管理時應加強對檔案法規(guī)的宣傳和教育力度，明確檔案管理的法律地位，使人們在宣傳教育中逐漸認識到檔案管理的嚴肅性。具體來說，可以通過制定相關的網(wǎng)絡建設管理、電子檔案管理、電子公文歸檔以及網(wǎng)上安全和檔案信息公開等不同方面的規(guī)章制度，形成檔案數(shù)字化管理的約束機制和激勵機制，尤其是要重視建立相關的網(wǎng)絡信息安全機制，保障數(shù)字化檔案管理的有序進行。

4.完善服務渠道，促進檔案資源利用率的提高

遠程教育檔案管理工作有效開展的目的之一就在于充分利用檔案資料，尤其是對于一些電子信息檔案應方便他人的有效查閱和使用。因此，這就要求遠程教育的檔案管理人員應樹立良好的服務意識，明確自身的工作職責，通過服務渠道的拓展不斷提高服務質量。同時，各級檔案管理人員還應通過信息咨詢服務、開具證明、檔案外借以及接待查閱等工作來加強對檔案資料多形式、多途徑的利用，從而促使檔案資源利用率的提高。遠程教育檔案管理工作的有效開展對于推動遠程教育的發(fā)展具有十分重要的作用，在信息技術和網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的今天，應重視檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，加大對檔案管理的資金投入，并通過加強管理人員的隊伍建設來切實提高檔案管理水平，從而更好地適應遠程教育發(fā)展的需要。

作者：吉順霞 單位：南通廣播電視大學海安分校