檔案內容管理模式思考

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1研究背景

在當今互聯(lián)網大數據時代，社會各行業(yè)都面臨著如何處理日益膨脹信息的困境，作為肩負著“為黨管檔、為國守史、為民服務”使命的檔案部門同樣也面臨如何管理紛繁復雜的檔案資源的難題。一方面，檔案的規(guī)模發(fā)生了巨大的變化。截止2011年，全國各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，預計到2020年，全國各級國家檔案館館藏將達到6億卷多［1］。另一方面，檔案的結構發(fā)生了巨大的變化。在大數據時代，網絡社交媒體、視頻、語音、圖片等內容豐富、格式多樣的電子文件，構成了檔案的重要組成部分。這些信息大多數是非結構化的信息，它們在信息系統(tǒng)的組織下被人們賦予一定的形式，形成人們可以理解的內容。傳統(tǒng)檔案管理方法是用檔案信息管理系統(tǒng)存儲結構化信息。但是，大量異構信息導致檔案信息資源無法有效整合，大量非結構化信息的出現導致檔案信息資源無法有效處理，只能以實體形式保存在檔案館的貨架上，這給檔案管理帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。在大數據時代，在規(guī)模巨大、結構復雜的信息面前，如何高效管理檔案，是檔案管理者需要思考的問題。而誕生于上世紀90年代中期的內容管理，是破解這一難題的利器。

2內容管理的基本概念

內容管理，即對內容的管理，它指對具有價值的能夠進行共享和利用的信息資產進行管理的過程。它萌芽于20世紀90年代中期,伴隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展而發(fā)展。在內容管理的研究領域，較具代表性的有BobBoiko關于內容管理的闡釋以及Gartner咨詢公司給出的解釋。BobBoiko在其《ContentManagementBible》書里對內容的定義是:“內容是包含人類賦予的含義和背景的信息?！睂热莨芾淼亩x:“通常來說，內容管理僅被視為對內容的管理，但是有效的內容管理開始于內容生成之時，結束于移交之時。有效地生成內容是為了有效的存儲、檢索和再利用。內容管理傳遞商業(yè)價值，是組織力量的平衡，是與內容相關的法律法規(guī)的組合，是計算機基礎架構?！保?］Gartner咨詢公司認為內容管理從內涵上應該包括企業(yè)內部內容管理、Web內容管理、電子商務交易內容管理和企業(yè)外部網（Extranet）信息共享內容管理（如CRM和SCM等），Web內容管理是當前的重點，e-business和XML是推動內容管理發(fā)展的源動力。［3］Gartner咨詢公司主要從實踐的角度，以企業(yè)為管理對象對內容管理進行了解釋；BobBoiko則從概念的本質和關系入手，對內容、內容管理等一系列概念進行了解釋和梳理。本文采用BobBoiko的定義。事實上內容管理的內涵就是體現在內容和管理兩個核心概念上。一方面，內容的前提就是信息，信息可以是數據庫、文本、圖片、Web頁面、即時通訊、視頻、音頻等，因此需要用先進的技術對異構信息進行資源整合；另一方面，對內容的管理必須為最終出版物的生成負責。出版物就是內容，內容管理系統(tǒng)是為了確保正確的內容出現在正確的地方，為了實現這一目的，內容管理需要圍繞內容所開展的一系列管理流程，包括信息的管理、組織的管理、流程的管理、人員的管理等。因此，內容管理是綜合了管理、流程、人與技術的管理體系。從國內外應用實踐看，目前，內容管理已經廣泛應用于政府、金融、保險和媒體等各領域。［4］

3檔案內容管理模式的可行性分析

3.1從檔案內容管理的對象出發(fā)

檔案內容管理模式的管理對象是檔案內容，那什么是檔案內容？對該對象進行管理是否可以滿足檔案管理的內在要求呢？因此，需要辨析檔案內容管理模式的主體研究對象———檔案內容的概念，厘清其本質，才能分析檔案內容管理模式的可行性。檔案內容的屬概念是內容。關于內容，目前有四種解釋，包括內容的字面解釋、本質理解、哲學理解以及技術理解。從內容的中文字面理解，內容就是物件里面所包容的東西，這個定義提供了一個內容理解的很好的視圖：別的東西所包含的東西。除了字面理解的所包容的東西以外，還有一種從本質上面的理解，內容是事物內部所含的實質或意義。如果從哲學層面來理解內容的話，內容指事物內在因素的總和。從技術層面來看，內容可以理解是一個互聯(lián)網術語，隨著互聯(lián)網的普遍應用，機構中電子文件數量增加，信息流通的加速，像電子郵件、web頁面的文字和圖片、論壇、即時通訊，甚至是微博、微信等移動互聯(lián)網信息都涵蓋進了“內容”?！皟热荨本陀稍瓉淼某霭婷襟w內容，擴大為機構內部全部資料信息的內容。從以上對內容的分析來看，內容理解的范圍不斷擴大，內容既包括實體上的內容，也包括形式上的內容。從本質上看，內容是有實質意義的信息，從呈現來看，內容必須有一定的形式和載體。套用上述對內容的理解，我們可以對檔案內容有更深入的理解。檔案并不全是檔案內容，當檔案上的信息被人抓取并利用時或被賦予可用形式時才成為檔案內容。因此，檔案內容是具有實質意義的，能夠被利用的檔案信息?？梢?，檔案是以檔案的內容為基本要素和出發(fā)點的。那么，對檔案內容進行管理，也就抓住了檔案管理的基本要素，契合了互聯(lián)網時代對檔案信息管理的要求。

3.2從檔案管理與內容管理的相互融合出發(fā)

3.2.1相同的管理對象是兩者融合的基礎

傳統(tǒng)上檔案管理是整理與保存檔案實體，隨著計算機技術普及，信息技術對檔案管理的影響日趨明顯，檔案管理逐步過渡到檔案信息管理階段，檔案管理系統(tǒng)的應用使得管理的對象--檔案由實體逐步電子化、虛擬化。而邁入21世紀后，隨著互聯(lián)網技術的普及，催生了檔案信息管理的又一次升級。為了便于社會利用，檔案管理需要借助互聯(lián)網的力量，將內容提供給廣大人民群眾。對于檔案管理的發(fā)展方向，我國檔案學專家劉國能曾說：“人們利用檔案，主要是利用檔案的內容，而不是整個檔案?！保?］因而，“把檔案中蘊含的豐富內容開發(fā)出來，讓更多的人知道，發(fā)揮更多更大的作用，為社會各方面服務。這也是檔案工作的目的、宗旨所規(guī)定的?！保?］可見，檔案管理的發(fā)展方向就是對檔案內容的管理。而內容管理是伴隨著計算機技術、互聯(lián)網技術的發(fā)展而建立起的管理理念，它直接對內容進行管理，能夠有效整合內容并挖掘內容的價值。對檔案進行內容管理無疑就是對檔案內容的管理，因此，檔案管理和內容管理有著共同的管理對象—檔案內容，兩者有融合的基礎。

3.2.2檔案管理為內容管理提供借鑒

檔案管理理論體系包含豐富的理論體系，包括全宗原則、文件生命周期理論、檔案價值理論、檔案鑒定理論、電子文件理論等，這為內容管理理論體系提供了借鑒。檔案管理有著這些理論貫穿檔案管理的全過程，它們在指導檔案管理工作的同時，也可以為內容管理提供理論和實踐的指導。全宗理論、文件生命周期理論為內容的創(chuàng)建、組織、保存提供全面的、深入的理論指導；檔案管理中關于檔案第一價值、第二價值的理論也指導著內容管理如何更有效地利用內容；電子文件理論的全程管理、前端控制思想也為內容管理提供了整合內容的思路。

3.2.3內容管理為檔案管理提供前沿的管理理論和技術

隨著檔案信息化的發(fā)展，檔案管理逐漸面臨如何管理異構和非結構化檔案的問題，而內容管理給我們提供了一個新的思路和技術。作為提高資源利用率、實現資源增值的管理手段，內容管理在資源體系規(guī)劃、內容的選擇與采集、網絡信息資源的開發(fā)、利用、整合與共享及資源庫建設上有一套完整的理論與方法，能促使檔案管理的多元化、智能化架構和服務模式的完善，進而形成以用戶為中心，以滿足用戶需求為目的檔案管理新模式，即檔案內容管理模式。

3.3從檔案知識管理對檔案內容管理的影響出發(fā)

隨著企業(yè)管理水平的提高，越來越多的企業(yè)開始通過知識管理來提高企業(yè)的管理水平，激發(fā)創(chuàng)造性，提高整個組織創(chuàng)造和利用知識的能力，最終獲取創(chuàng)新優(yōu)勢，從而獲取在市場競爭中的優(yōu)勢。而檔案則是知識管理的知識庫來源，越來越多的企業(yè)利用檔案進行知識管理，達到獲取創(chuàng)新優(yōu)勢、鞏固市場優(yōu)勢地位的目的。我們都知道，在知識管理中涉及對顯性和隱性知識的管理。顯性知識指那些可以用語言、文字表述出來的知識，這些知識如果在合適的條件下知識工作者有能力將其通過語言和文字的形式表達出來得以保存；而隱性知識只那些很難用語言和文字表述的知識。［7］而在知識管理的體系中，內容管理起到了基礎性的作用。我們可以簡單地將內容管理定義為：有效的管理、創(chuàng)造和表達公司的內容，這個內容可能包括文本、PDF、視頻、音頻等各種格式。所謂的內容則包括了許多企業(yè)內部知識工作者顯性化的知識、經驗總結，所以從這個角度說，內容管理是知識管理的基礎，檔案知識管理的發(fā)展進一步助推檔案內容管理的發(fā)展。綜上，內容管理是互聯(lián)網時代檔案管理的發(fā)展方向，也是知識管理的基礎。內容管理和檔案管理有相同的管理對象，兩者的理論體系相輔相成，互相借鑒，互為補充。檔案內容管理模式結合了兩者的特點，適應了互聯(lián)網時代對檔案管理提出的新要求，有利于檔案資源的整合和檔案的利用。

4檔案內容管理模式的模型構建

根據內容管理思想，檔案內容管理模型可劃分為三層模型結構：收集層、管理層、服務層，分別負責收集、管理和內容組件信息塊的，以支持包括檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)在內的檔案管理全過程。其模型結構如圖1所示。

4.1收集層

收集層是檔案內容管理模型的基礎，負責將機構所產生的信息包括關系型數據庫、文檔、視頻、音頻、圖片、網頁及其他信息，轉化為有組織的內容組件，存儲至內容庫中。具體說來，這些流程包括：第一，獲取。獲取包括從頭創(chuàng)建內容，以及從已有的源中采集內容。檔案管理人員可以為檔案內容設計基本構成要素的模板，比如，可以為作者提供Mi－crosoftWord模板（DOT文件），包括輸入標題、摘要和正文的區(qū)域以供組件作者創(chuàng)建。有模板標準的檔案內容無需經過轉換和整合，可以直接收集到內容庫中。但多數情況下，我們需要在已有多個源頭中、在多種檔案載體類型中收集檔案，并通過轉換和整合，最終收集到內容庫中。第二，轉換。轉換是指刪去內容中的無用信息，修改標記語言。如果所獲取的信息不是系統(tǒng)所需要的格式，必須通過轉換將信息轉換成內容庫可接受的格式。第三，整合。整合是指將不相關的檔案信息源聚集為一個整體結構的過程。通過編輯處理，確定轉換后內容樣式的一致性和可用性；然后對內容進行分割處理，將內容分割為內容組件，進而納入規(guī)定的元數據系統(tǒng)并執(zhí)行元數據化處理；經過元數據化處理的新內容組件可以有效地整合并存儲至內容庫。第四，內容庫。內容庫是一組數據庫、文件目錄和其他系統(tǒng)結構（例如內容管理系統(tǒng)的自定義設置），用來存儲系統(tǒng)中的內容和其他與內容管理系統(tǒng)相關的數據。檔案內容在通過獲取、轉換及整合等一系列步驟后，最終被納入內容庫中。內容庫包含以下組件：內容數據庫和文件、控制和配置文件。

4.2管理層

管理層是檔案內容管理模型的核心，其主要功能是實現對檔案內容生成、利用的控制管理,主要體現為元數據管理、工作流管理、存檔管理、權限管理、人員管理以及標準管理幾個方面。第一，元數據管理。元數據管理是管理檔案元數據的標準、配置、字段及元數據列表維護。第二，工作流管理。工作流管理是設計從檔案內容獲取到檔案利用的整個流程，并保障其自動運行的管理機制。第三，存檔管理。存檔管理是對檔案的創(chuàng)建、分類、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)進行管理。第四，權限管理。權限管理是在檔案內容管理系統(tǒng)內對各用戶的權限進行設定，對工作人員的訪問權限進行劃分，確定用戶的真實性，并根據鑒別的真實身份來進行授權控制。第五，人員管理。人員管理是對檔案內容管理體系里涉及到的人員包括工作人員和用戶進行管理。包括組成團隊來設計和建設檔案內容管理系統(tǒng)，高效運維內容，對工作人員進行培訓等等。第六，標準管理。標準管理負責制定檔案內容管理模型的各種標準，具體包括關于分類的標準、主題詞的標準、模板的標準、服務器的標準、版本的標準等。

4.3服務層

服務層是檔案內容管理模型的頂層，直接面向用戶，負責內容的服務，主要提供檔案利用服務。其功能主要由內容、全文檢索、數據挖掘、定制服務組成。內容使用模板來從內容庫中提取合適的內容，并將它變?yōu)槲?，服務采用系統(tǒng)來實現內容的。全文檢索為用戶提供查詢服務，響應用戶輸入，在內容庫中進行匹配，再返回用戶。數據挖掘是檔案內容管理系統(tǒng)對數據進行深入分析和影響分析，挖掘出檔案間的內在聯(lián)系。定制服務是檔案內容管理系統(tǒng)根據用戶的需求和喜好，提供定制內容如定制新聞推送、報表服務等個性化內容服務。

5結束語

近幾年，在互聯(lián)網的推動下，內容管理已成非結構化信息保管、利用、增值的主要解決方案。將內容管理引入到檔案管理中，構建檔案內容管理模式，利用內容管理關鍵技術建立新型檔案資源網絡化智能服務平臺，強調用戶參與，面向用戶需求，基于資源與服務共享與協(xié)作，其最終目的是構建一種新型檔案信息資源管理的創(chuàng)新模式，實現檔案信息資源管理過程中內容服務社會化、集約化和專業(yè)化，從而改進傳統(tǒng)檔案管理的不足，進一步完善檔案管理。

作者：胡濤 單位：中國人民大學信息資源管理學院