檔案管理工作的規(guī)范化研究
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檔案管理系統(tǒng)是整個社會信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容之一，新形勢下各企事業(yè)單位在檔案管理上都發(fā)生了一些新變化，存在一些新問題，對于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化需求越來越緊迫，要求越來越高。據(jù)此，本文提出了新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化若干措施和相關(guān)探討分析。檔案管理工作在每一個單位都屬于不可或缺的重要管理內(nèi)容。檔案因其較高保存價值受到關(guān)注較大，同時又因其復(fù)雜、繁瑣性質(zhì)管理強(qiáng)度較高，在信息化高速發(fā)展的今天，迫切需要規(guī)范化檔案管理。當(dāng)前各方面形勢較以往都有很大變化調(diào)整，對于檔案傳統(tǒng)的管理方法已較難滿足社會需求，要切實(shí)做好檔案管理工作，真實(shí)發(fā)揮檔案管理效能，實(shí)質(zhì)增強(qiáng)檔案管理效率，推動檔案管理工作的規(guī)范化是當(dāng)務(wù)之急和重要策略且極為必要。
1新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題
1.1檔案管理體系缺乏，重視度不夠
隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，各單位的管理制度不斷完善并逐步發(fā)揮管理效能，然而在檔案管理工作上，完善的管理體系缺乏，尚未形成一套與時俱進(jìn)、能夠充分引領(lǐng)檔案創(chuàng)新發(fā)展的體系，使得檔案工作人員出現(xiàn)不規(guī)范操作，檔案資料落實(shí)隨意化。同時各單位、各行業(yè)普遍存在的輕檔案管理、重經(jīng)濟(jì)效益思想，導(dǎo)致在檔案管理投入上嚴(yán)重不足，資源配置明顯制約受阻，工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)，進(jìn)取意識不夠，使得檔案沒有根據(jù)新形勢更新創(chuàng)新管理，過多沿用傳統(tǒng)模式，使得檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程受到延緩。
1.2檔案管理措施落后，信息化不強(qiáng)
當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，對社會及工作影響越來越緊密，同時應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息與實(shí)體管理，也是新形勢下的趨勢與要求。然而當(dāng)前在技術(shù)與檔案管理結(jié)合方面依舊嚴(yán)重不足，沒有建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，檔案管理信息化水平嚴(yán)重滯后，主要依靠的還是紙制、手工登記方式，使得檔案完整性、準(zhǔn)確性難得到有效管控，對于提高檔案利用及檔案管理工作效率深受影響，沒有形成檔案與信息技術(shù)的良性融合發(fā)展關(guān)系。
1.3檔案管理人員偏弱，資質(zhì)力不高
對于檔案管理工作，多數(shù)人覺得管理難度不大，還停留在檔案管理即是對信息資料進(jìn)行整理、歸納、保管，不太需要專業(yè)人員進(jìn)行規(guī)范化管理，這種簡單的思想認(rèn)識使得檔案管理成效出現(xiàn)較大的偏差，降低了檔案管理人員從業(yè)門檻，檔案管理人員素質(zhì)不高，能力不夠，管理能力參差不齊，對于檔案管理工作的認(rèn)識也較為表面、淺顯，在執(zhí)行檔案管理目標(biāo)，落實(shí)檔案工作規(guī)范化方面出現(xiàn)不得力，甚至導(dǎo)致發(fā)生了一些不良后果。新形勢下要做好檔案管理工作的規(guī)范化、高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)，管理人員方面存在的問題需要特別重視，切實(shí)解決。
2新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化措施
2.1建立健全檔案管理工作規(guī)章制度
檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化目標(biāo)的基本前提是需要完善的檔案管理工作規(guī)章制度，檔案管理工作體系健全，權(quán)責(zé)清晰明確。健全的規(guī)章制度可以有效約束指導(dǎo)檔案管理工作，明確檔案管理工作員崗位職責(zé)與工作任務(wù)，并按照制度要求推動管理水平上升。在檔案管理工作具體規(guī)章制度完善中，要制訂與本單位檔案管理實(shí)情與目標(biāo)相匹配的規(guī)章制度，具有可操作性和實(shí)效性，能夠切實(shí)保障檔案管理工作規(guī)范化實(shí)施，讓檔案制度不是一紙空中樓閣，而是真正落地生根，使制度在推進(jìn)檔案規(guī)范建設(shè)上的價值得以體現(xiàn)。
2.2做強(qiáng)做優(yōu)檔案管理新技術(shù)措施手段
新形勢下，社會發(fā)展節(jié)奏日益加快，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理技術(shù)措施，則很難達(dá)到檔案管理規(guī)范化較為理想的管理水平，尤其在面臨差異較大、種類眾多、形狀不一的紙制文件資料上，規(guī)范化的管理難度較大，舊式的人工管理可能花費(fèi)了巨量的精力，投入效果卻不能達(dá)到。此時，需要在檔案管理工作中切實(shí)引進(jìn)電子、信息化等新型技術(shù)手段，加強(qiáng)計算機(jī)在檔案管理中的功能應(yīng)用，為檔案規(guī)范化管理插上便捷的翅膀。新技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用既是機(jī)遇，又是重大挑戰(zhàn)，要將現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中做強(qiáng)做優(yōu)，發(fā)揮實(shí)效，需要檔案工作人員多加努力，不斷加強(qiáng)了解新型檔案管理工作要求與問題，切實(shí)掌握信息化技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)相融合，摸索構(gòu)建符合自身管理發(fā)展需要的檔案信息管理系統(tǒng)，使現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢最佳發(fā)揮。同時在現(xiàn)代信息技術(shù)介入檔案管理時，要特別注重安全防范，高度重視檔案的保密性與規(guī)范性，防止檔案因現(xiàn)代工具運(yùn)用不到位出現(xiàn)泄漏或丟失。因此，要同步做好加密系統(tǒng)管理建設(shè)，定期檢查維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)，完善檔案電子簽證系統(tǒng)登陸功能，深度保障檔案安全。
2.3全面提升檔案管理工作人員素質(zhì)水平
在新形勢下，檔案管理工作人員是檔案工作規(guī)范化推進(jìn)的主要責(zé)任主體，也是檔案規(guī)范化管理的直接責(zé)任人，其專業(yè)素質(zhì)能力高低直接關(guān)系到檔案規(guī)范化成果的優(yōu)劣。因此，需要切實(shí)、有效、全面提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，奠定檔案管理工作人員基礎(chǔ)。一方面要嚴(yán)格把關(guān)檔案管理工作的招聘，考察其對檔案管理的理解與基本檔案技能要求掌握情況，保障錄用人員具有檔案管理要求的相應(yīng)專業(yè)能力與心理素質(zhì)、敬業(yè)精神等；另一方面要組織定期培訓(xùn)，促使檔案工作人員技能持續(xù)提升，尤其各種新型技術(shù)手段更新變化快、管理方式更加多樣化的今天，要切實(shí)制訂檔案工作人員學(xué)習(xí)計劃，及時予以培訓(xùn)指導(dǎo)幫助，增強(qiáng)其實(shí)際檔案管理能力，以更好勝任檔案規(guī)劃化管理工作。
3結(jié)束語
檔案信息管理對每一個企事業(yè)單位發(fā)展都至關(guān)重要，檔案管理工作看似簡單實(shí)則不易，要在新形勢下切實(shí)做好檔案管理工作的規(guī)范化，需要從檔案管理工作的規(guī)章制度、新技術(shù)手段、工作人員素質(zhì)水平上下工夫，以深入增強(qiáng)檔案管理的工作效率與質(zhì)量。
引用：
[1]楊巍巍.試論如何促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國校外教育旬刊,2015(7):33-33.
[2]張星,李曉恩.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,05:92.
作者：何志海 單位：黑龍江省綏化市北林區(qū)紅旗滿族鄉(xiāng)公共服務(wù)中心
