檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑分析

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摘要:在新形勢下,企事業(yè)單位檔案管理工作有了更高的要求,其必須革新管理觀念,在工作中引進先進的方法和技術(shù),以使檔案管理工作更為快捷、高效。本文簡要介紹了新形勢下我國檔案管理工作中不足,并為有效實行現(xiàn)代化的檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞:新形勢;檔案管理;現(xiàn)代化

檔案管理工作是一項綜合性的工作,管理者需要以專業(yè)的技術(shù)、手段、并在單位其他部門的有機配合下才能夠做好該項工作,以良好服務于單位的總體運營及發(fā)展。在新時期下,傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需要,為此,檔案管理部門必須改變管理方式,以現(xiàn)代化的手段進行檔案管理。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要作用

隨著時代的發(fā)展,企事業(yè)單位已經(jīng)開始推行無紙辦公、自動化辦公,在這樣的背景下,檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)勢在必行,為此,企事業(yè)單位應當革新其管理理念及方法,使其檔案管理工作過程跟上時代節(jié)奏。另外對單位檔案建設電子檔案庫,實行檔案的現(xiàn)代化、智能化管理,可便于查詢資料,也助于實現(xiàn)資源節(jié)約,并優(yōu)化管理效率。對于檔案的保管及使用方面主要有以下幾點;第一,企事業(yè)單位中很多紙質(zhì)檔案易因防護不力出現(xiàn)模糊、脫落;第二,傳統(tǒng)的管理檔案方式不利于在單位內(nèi)部的檔案查閱及信息共享。因此為充分對檔案進行保護及利用,應當對檔案進行現(xiàn)代化管理。

二、新形勢下我國檔案管理現(xiàn)代化中的不足

(一)對檔案管理認識不足

對于檔案管理工作,很多人認識不足,認為就是簡單記錄、總結(jié)人員的過往信息。在形成檔案后,非特殊情況也不太進行檔案調(diào)取,且企業(yè)有些管理者對檔案的現(xiàn)代化管理的必要性認識不足,不會提供足夠的技術(shù)、資金支持,結(jié)果使得企業(yè)無法及時引人先進技術(shù)、更新設備,依然以傳統(tǒng)的人工整理、記錄、分類方式管理檔案,這樣難以充分展現(xiàn)出檔案價值。綜上,在推行檔案管理現(xiàn)代化中,會因有關(guān)人員認識不充分而受到阻礙。

(二)檔案管理者業(yè)務素質(zhì)不佳

檔案管理工作者在社會各方面不斷進步的今天,需要具有更高工作水平,只有這樣,企業(yè)的檔案管理才能夠高效、有序的進行。為實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,檔案管理者不僅要具有良好的職業(yè)素質(zhì)、專業(yè)能力,還應當具備較高的個人修養(yǎng)、職業(yè)精神,還應對時展把握清楚與時俱進,特別是還應充分學習、吸收現(xiàn)代管理技術(shù)及理念,在檔案管理中應用好現(xiàn)代科技手段,保證管理工作適應企業(yè)發(fā)展需要、跟上時代形勢。但現(xiàn)在因中國企業(yè)制度建設比較初級,相應的檔案管理發(fā)展也不盡成熟,同時,專業(yè)檔案管理者專業(yè)水平、職業(yè)能力較為欠缺,使得企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不盡人意。

(三)檔案管理過程不夠規(guī)范

成功的檔案的現(xiàn)代化管理需要實現(xiàn)管理過程的標準化、規(guī)范化,只有具清晰標準、規(guī)范,才能夠使檔案管理高效、有序展開,實現(xiàn)現(xiàn)代化。但目前企事業(yè)單位的管理檔案部門缺乏良好秩序,人員職責劃分不清晰,檔案存儲不科學,且經(jīng)常出現(xiàn)隨意取用現(xiàn)象,一102一2016年10月這樣會影響單位其他工作的開展,并有危害整個單位利益之患。但對于以上問題,相關(guān)部門缺乏重視以及并未采取措施加以解決。

三、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的實施策略

(一)加強檔案現(xiàn)代化管理的宣傳

在實施檔案管理現(xiàn)代化中,思維理念現(xiàn)代化是其前提保證,有關(guān)管理者應對檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動向及時關(guān)注,并對國家、上級號召主動響應,以起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使得每個單位員工均具有科學、合理的檔案管理觀念,并得到社會各界對檔案現(xiàn)代化管理的廣泛關(guān)注。同時企事業(yè)單位應當致力改革以往落后的工作模式及方法,加強資金投人、支持領光設備和技術(shù)的引進,以在實踐中真正實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

(二)不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

在檔案管理中,除了具有先進的設備技術(shù)及領先的理論知識,最重要的是需要有高素質(zhì)的專門人才來著手實施,他們可以對當今發(fā)展動態(tài)準確、及時把握,并可在實際工作中有效應用其儲備的理論知識,在工作中遇到困難時可靈活應對及處理,并可與其他部門積極溝通協(xié)作,以完成工作任務。為此企業(yè)應當做好培訓,讓檔案管理人才具備良好知識儲備、綜合素質(zhì),并懂得網(wǎng)絡技術(shù)、電子通訊技術(shù)。在引進、培養(yǎng)人才時,企業(yè)還應當注重分類培養(yǎng)人才,如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。另外,企業(yè)還應對檔案管理者定期培訓,使其具有當代企業(yè)管理思想和良好的專業(yè)技能。

(三)實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理

企事業(yè)單位應當以標準的技術(shù)方法和理論原則進行檔案管理,實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的檔案管理,促進現(xiàn)代化管理的順利開展。在進行管理時,應當對便于利用、維護檔案安全及完整、統(tǒng)一集中管理國家檔案原則嚴格遵守。這樣才能夠使得規(guī)范化、標準化管理}匝利實現(xiàn),為單位檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。目前,數(shù)據(jù)庫開發(fā)及應用、信息技術(shù)處理、圖書管理、檔案管理等和檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)課程在很多高校開設著,與此同時高校還應當加強學生實際操作能力的培養(yǎng),以全面提高畢業(yè)生的綜合素質(zhì),使其可勝任企事業(yè)單位中的檔案管理工作。結(jié)束語檔案管理者應該認識到以現(xiàn)代化手段管理檔案的重要作用,及時關(guān)注時展動態(tài),主動學習先進的理念、技術(shù),并加強培養(yǎng)自身專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力,改變以往低效、落后的工作模式,以規(guī)范化、現(xiàn)代化方式進行檔案管理,全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

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作者：祁巧榮 單位：內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務局