檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作問題探究

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摘要：檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，是檔案管理部門適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)要求的重要路徑。文章針對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中存在的問題，從宏觀層面、中觀層面、微觀層面提出完善對策建議，為檔案管理部門推進檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化

業(yè)務(wù)外包檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，主要是指檔案管理部門為了順應(yīng)檔案信息化建設(shè)形勢要求，由專業(yè)檔案服務(wù)公司承擔檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，利用自身的數(shù)字掃描存儲、多媒體、計算機等技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案資源進行掃描、加工與處理的一種檔案業(yè)務(wù)處理模式[1]。20世紀90年代，我國正式開始檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，并已經(jīng)積累了較為成熟的業(yè)務(wù)合作模式。但在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作實踐中，也存在諸多安全隱患，必須要對其高度重視，采取嚴格的管控措施，推動檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作持續(xù)健康發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實價值與意義

2018年2月，習近平總書記在主持中央網(wǎng)絡(luò)安全和信息化小組會議中提出：“沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。”當前，我國檔案管理已經(jīng)向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，許多檔案管理部門都通過檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的方式實現(xiàn)檔案數(shù)字化。因此，檔案數(shù)字化的現(xiàn)實價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面[2]。

1.數(shù)字化是檔案信息化的重要內(nèi)容。通過檔案數(shù)字化，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、音頻檔案、照片檔案、影像檔案進行數(shù)字化處理，可以大大提高檔案部門的業(yè)務(wù)管理水平，為推進檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定基礎(chǔ)。國家檔案管理部門已經(jīng)明確，在新時期檔案管理工作中，要建設(shè)人民滿意的檔案資源開發(fā)利用體系，而檔案數(shù)字化是對館藏存量傳統(tǒng)檔案升級提升的重要內(nèi)容，是推進檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

2.數(shù)字化更加有利于檔案實體保護。對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理形成電子檔案以后，在對檔案資源進行利用過程中，就可以實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案原件的替代，減少傳統(tǒng)檔案使用次數(shù)，將可以對傳統(tǒng)檔案原件實體進行保護，有效降低檔案在使用過程中由于不確定性因素導(dǎo)致的檔案實體損毀、丟失等問題。而且對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化檔案副本，其本身也是對傳統(tǒng)檔案的備份，可以通過現(xiàn)代技術(shù)手段，對相關(guān)檔案資源進行還原保護。

3.數(shù)字化可以提供更加準確的檔案。在對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理的過程中，需要對原有的檔案資料進行相應(yīng)的技術(shù)處理，特別是對模糊褪色字跡復(fù)原、污損殘缺修復(fù)，都可以通過現(xiàn)代專業(yè)技術(shù)工具進行提亮、去污和裁剪處理，為檔案用戶提供更加真實、清晰的檔案信息。

4.數(shù)字化可以提高檔案的利用效率。對檔案資源進行數(shù)字化處理以后，檔案資源用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行遠程查閱、瀏覽和使用，同時在使用過程中，在檔案信息資源系統(tǒng)中進行關(guān)鍵詞檢索查閱，大大提高了檔案資源使用效率，有效節(jié)省了檔案資源用戶時間與精力，而且也可以對同一個檔案資料進行共享共用，有效提高了檔案數(shù)字資源的使用價值。

5.數(shù)字化可以提高檔案的隱私保護。由于檔案信息獨有的內(nèi)向性特點，決定了在檔案信息查詢利用過程中，必須要對檔案信息資源中的大量保密信息進行安全處理，而在傳統(tǒng)檔案管理中始終是一項較為繁雜的工作，特別是要保護檔案實體要求之下，此項工作難度更大。但是，對檔案數(shù)字化處理以后，則可以對數(shù)字化檔案副本通過相應(yīng)技術(shù)手段處理，更加容易實現(xiàn)。

二、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中的問題

雖然檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在國內(nèi)已經(jīng)基本形成較為成熟的業(yè)務(wù)模式，但在實踐中仍然存在以下幾個方面的問題。

1.行業(yè)宏觀管理的問題。第一，檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)缺乏專業(yè)的制度規(guī)范執(zhí)行體系。相比較傳統(tǒng)檔案管理行業(yè)而言，檔案數(shù)字化外包服務(wù)出現(xiàn)的時間較短、起步較晚，雖然發(fā)展速度較快，但由于國家檔案管理部門未能制定專業(yè)的業(yè)務(wù)操作規(guī)范流程，未能對檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)準入標準進行限定，沒有對檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員素質(zhì)能力、外包服務(wù)實施軟硬件指標進行要求，在業(yè)務(wù)外包服務(wù)過程中也沒有制定統(tǒng)一標準，導(dǎo)致檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中的質(zhì)量難以衡量[3]。第二，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)機構(gòu)缺乏統(tǒng)一行業(yè)管理。當前，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)行業(yè)尚未建立專門管理機構(gòu)或者行業(yè)自律組織，各個地方成立的檔案數(shù)字化服務(wù)公司基本處于各自為戰(zhàn)狀態(tài)，無法對外包服務(wù)行業(yè)資源進行整合，缺乏行業(yè)操作管理標準。

2.檔案管理部門的問題。第一，檔案管理部門現(xiàn)有人員素質(zhì)能力難以適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求。檔案管理部門在實施檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包以后，由于對外包服務(wù)公司的過度依賴，忽視了內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)與技能的要求，特別是缺乏對數(shù)字化方面人才的引進和培養(yǎng)。而且，由于檔案管理人員缺乏數(shù)字化業(yè)務(wù)操作和管理的意識與實踐，對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作重視程度不夠，疏于此項業(yè)務(wù)學(xué)習和培養(yǎng)，影響到檔案管理工作的長期發(fā)展。因此，檔案管理部門未能加強內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)與能力的同步培訓(xùn)與提升，不利于檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的長遠推進。第二，缺乏對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)范圍的明確限定。雖然檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，但是在資源投入有限的情況下，必須要對檔案數(shù)字化范圍和檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的范圍有明確限定，并劃定先后次序，同時還要整體考慮檔案資料的密級以及是否需要公開。但在實際工作中，國內(nèi)對于檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的范圍并沒有給予詳細具體的標準限制，在外包服務(wù)范圍劃分方面存在一定隨意性。第三，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中存在著諸多安全風險。首先，存在檔案實體的安全風險。檔案在進行數(shù)字化過程中，需要把檔案移庫處理，如果缺乏嚴格的檔案交接手續(xù)或核對手續(xù)，容易使檔案在移庫交接過程中出現(xiàn)順序混亂、交接不清的狀況，導(dǎo)致檔案丟失的問題。而且檔案在進行數(shù)字化掃描的時候，可能需要對檔案進行拆分、裝訂、重新排序等，如果檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包人員為了追求速度，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，可能在操作過程中對檔案實體造成損壞。其次，檔案數(shù)字資源安全風險。檔案在數(shù)字化處理過程中，涉及對檔案資料的鑒定、整理、數(shù)據(jù)分析、圖像處理、資料校對和數(shù)據(jù)入庫等多個環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的泄露風險。第四，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包質(zhì)量缺乏評估標準。檔案數(shù)字化處理是一項專業(yè)性很強的業(yè)務(wù)工作，但是缺乏對質(zhì)量進行驗收的環(huán)節(jié)，檔案管理部門只能在驗收階段對其開展質(zhì)量檢查，但是在工作量巨大、技術(shù)不專業(yè)、人員不充足的情況下，無法對數(shù)字化以后的檔案信息逐一驗收，可能會對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。

3.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司存在的問題。第一，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司水平參差不齊。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)在國內(nèi)雖然很早已經(jīng)出現(xiàn)，眾多外包服務(wù)公司都開展了此項業(yè)務(wù)，但是與國外起步較早的公司相比，在技術(shù)實力、管理能力等方面還存在較大差距，缺乏完善的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)服務(wù)體系，特別是在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)檔案管理軟件、建設(shè)檔案服務(wù)網(wǎng)站等方面受現(xiàn)有技術(shù)實力限制，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域較窄、業(yè)務(wù)銜接度較低。如果檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司缺乏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與維護的能力，可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化過程中的系統(tǒng)不匹配問題，在接入檔案數(shù)據(jù)資源的時候就會出現(xiàn)一些問題和漏洞。而且，有的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司缺乏嚴格的工作管理制度和保密管理要求，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化服務(wù)過程中出現(xiàn)混亂、結(jié)果不甚理想的問題。第二，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司人員素質(zhì)欠缺。一些承擔檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的公司自身實力較弱，員工專業(yè)技能與素質(zhì)不高，加上人員流動性比較大，為了節(jié)約人工成本，就通過招聘一些業(yè)務(wù)素質(zhì)能力較差的人員臨時承擔業(yè)務(wù)工作，未能對其進行上崗培訓(xùn)或者崗位培訓(xùn)，很難確保檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作的質(zhì)量和進度。

三、檔案數(shù)字化外包服務(wù)問題改進對策建議

針對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中存在的問題，主要可以從宏觀層面、中觀層面和微觀層面[4]，分別予以改進提升。

1.檔案數(shù)字化外包服務(wù)宏觀改進建議。第一，要對檔案數(shù)字化外包服務(wù)配套法律法規(guī)制度進行完善，對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包領(lǐng)域進行規(guī)范。在制定相關(guān)管理政策中，既要對準入制度和監(jiān)管制度進行完善，也要對檔案數(shù)字化外包服務(wù)質(zhì)量進行規(guī)范。檔案數(shù)字化外包服務(wù)準入標準中，要對檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員素質(zhì)能力、軟硬件設(shè)施、質(zhì)量標準內(nèi)容進行具體詳細規(guī)定，同時也要對檔案數(shù)字化外包后續(xù)服務(wù)內(nèi)容加以約束。第二，建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)組織，對行業(yè)資源進行整合，并建立行業(yè)自律制度，對檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)管理標準進行統(tǒng)籌，形成完善的檔案數(shù)字化外包服務(wù)體系。

2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)中觀改進建議。第一，要在檔案管理部門內(nèi)部推進信息化建設(shè)。檔案管理部門要重視檔案信息化建設(shè)，明確檔案信息化是檔案管理發(fā)展必然趨勢，要成立專門的部門，專項推動檔案管理信息化建設(shè)工作，積極學(xué)習掌握檔案數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息化建立全程監(jiān)管工作制度，加強對檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司、服務(wù)人員和服務(wù)過程的監(jiān)控管理。第二，要加強對檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的資質(zhì)選擇，通過公開招投標的方式，對外發(fā)布檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包項目信息，明確檔案數(shù)字化工作內(nèi)容和要求，同時也要做好外包服務(wù)公司資質(zhì)的選擇，包括公司資質(zhì)、人員配備、技術(shù)實力、服務(wù)口碑、項目經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力等，選取綜合實力雄厚并具有專業(yè)背景的公司開展檔案數(shù)字化外包服務(wù)。第三，與外包服務(wù)公司簽訂嚴格的業(yè)務(wù)服務(wù)合同，嚴格項目驗收評估。檔案管理部門要與外包服務(wù)公司之間簽訂嚴格的外包服務(wù)業(yè)務(wù)合同，明確檔案數(shù)字化外包服務(wù)內(nèi)容、時間限定、質(zhì)量要求、責任界定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、驗收標準、違約責任、保密規(guī)定、售后服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，并按照合同規(guī)定推進項目，對不符合服務(wù)項目規(guī)定的時間或內(nèi)容等及時糾偏。同時也要建立項目驗收評估體系，對圖像處理、數(shù)據(jù)校對、檔案著錄、檔案復(fù)原、光盤刻錄等嚴格要求，并將項目在前一階段驗收評估中出現(xiàn)的問題及時反饋給業(yè)務(wù)服務(wù)外包公司，在其及時整改后才能推進下一步數(shù)字化服務(wù)工作。

3.檔案數(shù)字化外包服務(wù)微觀改進建議。第一，加強檔案服務(wù)人員培訓(xùn)。檔案管理部門要求并指導(dǎo)檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的人員培訓(xùn)，組織開展《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》等相關(guān)業(yè)務(wù)知識與能力的培訓(xùn)，對檔案數(shù)字化操作人員開展崗前培訓(xùn)，在操作過程中嚴格遵守相關(guān)規(guī)范要求，確保檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)和各個流程順利實施。第二，加強檔案資料安全保密。檔案管理部門要建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲設(shè)備和處理設(shè)備都作安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。

參考文獻

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[4]葛俊.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在的問題與對策[J].檔案建設(shè)，2015（4）：79-83.

作者:王丹 單位:營口市中心醫(yī)院檔案室