大數(shù)據(jù)下高職院校檔案管理優(yōu)化淺析

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摘要：大數(shù)據(jù)時代的來臨影響著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向與速度，也轉(zhuǎn)變了人們的思維、工作及生活方式，同時對高職院校檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，是對高職檔案部門管理水平與能力的考驗。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，高職檔案業(yè)務(wù)流程能夠得到優(yōu)化，檔案增值信息可以得到挖掘，職能建設(shè)工作能得到持續(xù)的推進(jìn)。為更好、更全面、更深入地推進(jìn)高職檔案管理工作的優(yōu)化，我們需要明確大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理模式的變化，分析大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理所存在的問題，從而提出相應(yīng)的檔案管理優(yōu)化對策，為我國高職院校檔案管理工作的持續(xù)推進(jìn)及改革，奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，提供可靠的保障。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理

在大數(shù)據(jù)背景下，社會各領(lǐng)域都將面臨高效管理的困難局面，要不斷認(rèn)識到海量數(shù)據(jù)在高效管理中所擁有的迫切性及重要性。檔案管理學(xué)也不例外，在信息數(shù)字時代的背景下，檔案管理工作在“技術(shù)提升”“方法改進(jìn)”“政策制定”等層面已得到明顯的改進(jìn)，并不斷在完善和進(jìn)步。而在信息技術(shù)得到充分應(yīng)用的視域下，教育科研、管理服務(wù)所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)種類和規(guī)模日漸增加，使高職傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，我們需要深入分析大數(shù)據(jù)背景下高職檔案管理工作所發(fā)生的變化，從高職檔案管理問題的層面，探索科學(xué)合理的優(yōu)化策略。

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作所發(fā)生的變化

（一）檔案管理觀念

大數(shù)據(jù)時代，檔案服務(wù)、檔案規(guī)模及軟件平臺的充分應(yīng)用，使檔案管理者對檔案管理的認(rèn)識發(fā)生了深刻的改變。并且催生出宏觀鑒定論、文件連續(xù)論、新來源論等檔案管理理論及大檔案觀、大數(shù)據(jù)觀、大服務(wù)觀、大平臺觀等管理觀念。其中大數(shù)據(jù)觀主要指檔案管理部門應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘有價值的數(shù)據(jù)資料，使檔案管理工作呈現(xiàn)精細(xì)化的特征。而大檔案觀主要指檔案數(shù)據(jù)和信息分布在不同的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)及平臺中，需要檔案管理者及時收集各類檔案信息，使其應(yīng)用到檔案管理工作中。而大服務(wù)觀則指檔案管理者應(yīng)將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)為用戶提供一條龍服務(wù)。至于大平臺觀則指對檔案管理平臺靈活、充分、全面的應(yīng)用。

（二）資源體系發(fā)生的變化

第一，在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)來源愈加廣泛，高職管理、教育、科研及生活中都能產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息不僅來源于高職信息管理平臺，更來源于不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)中。第二，數(shù)據(jù)內(nèi)容多種多樣。通常包括實(shí)物、聲像、紙質(zhì)及電子檔案，其中電子檔案包括非結(jié)構(gòu)化與結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如視頻、音頻、網(wǎng)頁、圖像、表格及文檔等。第三，價值密度較低。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的總量越來越多，檔案的價值密度及平均利用率卻呈現(xiàn)出不斷降低的態(tài)勢。

（三）檔案服務(wù)體系

第一，服務(wù)對象。檔案部門的服務(wù)對象能夠更好地覆蓋所有教職員工、學(xué)生及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，用戶能夠通過“線下”延伸“線上”的方式，更好、更便捷地應(yīng)用檔案資源，并且成為檔案管理的主要對象。第二，服務(wù)內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理服務(wù)能夠更加深入人心，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，關(guān)注用戶的行為特點(diǎn)，通過檢索結(jié)果、檢索方式、查閱記錄及身份登記的方式，明確用戶需求，提高檔案信息推薦及服務(wù)的針對性。第三，服務(wù)方式。當(dāng)前我國部分高職院校的檔案管理工作已經(jīng)形成了智能推送、個性定制等檔案服務(wù)方式，檔案管理者能夠?qū)€上用戶進(jìn)行悉心解答及偏好分析，讓檔案服務(wù)更具針對性與個性化［1］。

二、大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理工作所存在的問題

（一）缺乏協(xié)同合作意識

高職院校是培養(yǎng)高質(zhì)量、高素質(zhì)、高技能優(yōu)秀人才的關(guān)鍵陣地，通過充分利用檔案資源，能夠幫助高職院校更好地開展各項教育、科研、管理及服務(wù)工作，為現(xiàn)代職業(yè)人才的培養(yǎng)，提供必要的保障。然而在檔案建設(shè)的過程中，卻存在建設(shè)主體缺乏協(xié)同合作意識的問題，簡而言之就是檔案管理者缺乏與其他部門協(xié)同合作的理念、意識，導(dǎo)致檔案管理工作的建設(shè)實(shí)效難以得到充分的提升，致使用戶需求無法得到全面、有效、切實(shí)地滿足。這與大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的“大服務(wù)觀”相背離。譬如，檔案管理者缺乏與檔案用戶或檔案利用者的合作、交流，將導(dǎo)致檔案服務(wù)的針對性、精準(zhǔn)性不高，雖然能夠通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶需求進(jìn)行分析，但難以全面滿足檔案利用者的現(xiàn)實(shí)需求。而缺乏與檔案信息形成者的聯(lián)系，又會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)采集、整理工作耗時耗力，極大地提升了高職院校檔案建設(shè)的成本。而缺乏與數(shù)據(jù)管理平臺管理者的合作，如財務(wù)管理平臺等，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的完整性、全面性受到嚴(yán)重的影響。因此，高職院校檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)對檔案建設(shè)主體的完善，提升檔案管理者的協(xié)同合作意識［2］。

（二）檔案服務(wù)形式單一

高職院校的檔案管理工作主要包括分類整理、檔案保存、檔案收集、歸納及應(yīng)用等方面的內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代，高職檔案服務(wù)逐漸形成了智能化推送、個性化定制等趨勢，使檔案管理者的服務(wù)方式，從傳統(tǒng)的被動服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，可以通過檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的形式，幫助用戶解決檔案資源上的問題。然而我國部分高職院校檔案管理部門卻難以革新檔案服務(wù)形式，依舊采用較為單一、傳統(tǒng)、機(jī)械、刻板的服務(wù)模式，導(dǎo)致檔案服務(wù)的整體水平較差，檔案管理質(zhì)量低下。雖然部分高職院校已經(jīng)將遠(yuǎn)程服務(wù)、智能推送等模式融入檔案管理的過程中，但主要以咨詢服務(wù)為主，無法充分滿足用戶多元化、多樣化的需求。并且，很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案共享功能、遠(yuǎn)程查閱功能，僅僅停留在資源存儲和備份上，很難發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)所擁有的優(yōu)勢，豐富檔案服務(wù)的形式。與此同時，也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中所擁有的價值，無法得到全面彰顯，很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對高職檔案管理工作所提出的基本要求［3］。

（三）專業(yè)隊伍不夠合理

高職院校在編制檔案管理人員的過程中，通常堅持節(jié)約成本的基本原則，盡量精簡行政崗位人員，特別是對高職院校工作開展效益不明顯的檔案管理崗位，更是嚴(yán)格控制人員數(shù)量，導(dǎo)致高職檔案管理工作的開展質(zhì)量受到了影響。第一，專兼職人員不足。目前，在我國大部分擁有配置檔案人員能力的高職院校中，依舊有少部分院校沒有配置專職人員。雖然其中有過半的高職院校配備了專職人員，但很多檔案專職人員還兼職教學(xué)、秘書與辦公室等工作。真正配備專職人員的院?！吧僦稚佟?。第二，人員結(jié)構(gòu)不夠合理。一是在職稱結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)的層面上，大部分高職院校的檔案管理者普遍為本科，職稱層次為中級或初級，高級職稱或高學(xué)歷的檔案管理人員相對較少。二是老齡化問題嚴(yán)重。高職院校中的檔案管理人員的年齡層次普遍以40歲或50歲的人群為主，很多檔案管理者都是臨近退休或者教師家屬。第三，專業(yè)人員匱乏。檔案專業(yè)的人員占比非常低，其他檔案員管理者通常是半路出家抑或非檔案管理專業(yè)，他們普遍缺乏扎實(shí)的檔案專業(yè)技能、價值觀及信息技術(shù)應(yīng)用能力［4］。

三、大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）完善檔案建設(shè)主體

第一，高職檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案形成者的交流與合作。通常來講高職檔案的形成者主要包括院校的教師、職工、學(xué)生及相關(guān)的行政人員。他們在工作中會形成、產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料經(jīng)過處理后能夠成為檔案管理的主要內(nèi)容。因此檔案管理者應(yīng)與檔案形成者建立緊密的聯(lián)系，讓檔案管理工作的收集、歸檔工作更具實(shí)效性和有效性。特別在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案形成者應(yīng)通過統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)記錄或上傳到云終端，以便于檔案管理者利用。第二，檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案利用者的交流溝通。雖然檔案利用者及檔案用戶不直接形成、產(chǎn)生檔案信息，然而通過探究他們應(yīng)用檔案的結(jié)果和行為，能夠優(yōu)化檔案資源體系，讓檔案資源體系建設(shè)更具針對性、實(shí)效性、全面性及有效性。簡而言之就是通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案用戶的需求特征、明確用戶與檔案之間的關(guān)系，提升檔案信息應(yīng)用的全面性。第三，加強(qiáng)檔案管理者與檔案保存者的聯(lián)系。檔案保存者是檔案資源的歸屬者，擁有最為集中、全面的檔案資源，通過加強(qiáng)與檔案保存者的充分聯(lián)系，能夠幫助管理者更好、更全面地了解檔案保存情況，譬如電商平臺保存著大量用戶的數(shù)據(jù)，能夠為國家檔案管理部門的工作開展提供依托。而在我國高職院校檔案管理工作中，檔案管理者、整理者及存儲者通常是相互統(tǒng)一的，但高職院校教育、科研及發(fā)展的各類數(shù)據(jù)依舊存儲在各行政部門或管理系統(tǒng)中，在該層面，行政部門或管理平臺便屬于檔案資源的“保存者”，需要檔案部門加強(qiáng)與其的內(nèi)在聯(lián)系。也就是加強(qiáng)檔案管理者的協(xié)同合作意識，使其能夠與各部門、機(jī)構(gòu)及個人取得聯(lián)系，讓檔案管理工作得到更好、更快、更健康的發(fā)展。當(dāng)然在此過程中，高職院校需要構(gòu)建一個科學(xué)合理的協(xié)同合作機(jī)制、保障機(jī)制，確保各類協(xié)同合作工作的開展都能夠得到充分、全面的保障。

（二）豐富檔案服務(wù)形式

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理者、服務(wù)者應(yīng)創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢對檔案價值進(jìn)行挖掘和彰顯，提升高職檔案的整體水平。第一，用戶需求分析。檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案用戶交流合作，明確用戶利用檔案資源的目的、需求及情況，進(jìn)而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案資源的具體應(yīng)用趨勢、態(tài)勢、格局及情況，以此確定檔案用戶的真正需求及不同用戶群體在高職檔案資源利用中所存在的差異性，及時將有價值的檔案資源推送給用戶，讓檔案數(shù)據(jù)更好地滿足用戶的多樣化需求。第二，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。在“大服務(wù)觀”的指引下，高職檔案管理者還應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)挖掘、分析技術(shù)的優(yōu)勢，將高職檔案用戶劃分為不同的用戶類別，并將其經(jīng)常能用上或者重要性較高的檔案數(shù)據(jù)資源整合到特定的模塊中，當(dāng)檔案用戶提出需求后，檔案管理者或計算機(jī)系統(tǒng)，能夠及時、全面、充分地將檔案資源呈現(xiàn)在用戶面前。在此背景下，高職院校還可以結(jié)合不同院系、專業(yè)的特征、特點(diǎn)，構(gòu)建與之相對應(yīng)的檔案信息庫、數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類和細(xì)化。當(dāng)教師提出特定的檔案需求時，管理者能夠根據(jù)高職的院系特征、教師的需求特征，讓檔案數(shù)據(jù)信息更好地、更及時地呈現(xiàn)在教師的面前。第三，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的聯(lián)系，即在教師、學(xué)生或院校領(lǐng)導(dǎo)，通過某信息系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)活動時，可以通過輸入基本信息、賬號密碼或驗證權(quán)限的方式，自動、智能地獲取檔案資源。此外，在檔案管理服務(wù)形式豐富和優(yōu)化的過程中，高職院校還應(yīng)通過優(yōu)化檔案管理制度的形式，深化對檔案服務(wù)的考核、評價，確保檔案服務(wù)工作能夠充分適應(yīng)檔案應(yīng)用者的基本需求，能夠更好地提升檔案管理的實(shí)效性，使大數(shù)據(jù)技術(shù)充分、全面、有效地應(yīng)用在檔案管理服務(wù)中［5］。

（三）加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案隊伍是檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵與核心，是推動我國高職檔案管理工作健康發(fā)展的有力保障。為充分提升檔案服務(wù)質(zhì)量、豐富檔案服務(wù)形式，提高檔案管理的實(shí)效性：第一，配備專職人員。高職院校在人員選拔、引入及聘任上，可以先由辦公室人員來負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)事宜，隨后在高職院校規(guī)模擴(kuò)大及能力提升的過程中，根據(jù)實(shí)際情況及時配備專業(yè)的人員，確保其擁有充足的時間和精力，完成檔案管理工作和任務(wù)，提升高職檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化程度。第二，完善隊伍結(jié)構(gòu)。一是職稱評審。高職院校應(yīng)統(tǒng)一開展檔案管理者或檔案員的職稱評定工作，推進(jìn)職稱評審工作的科學(xué)化、規(guī)范化、正?；l(fā)展，與此同時應(yīng)結(jié)合辦學(xué)實(shí)際，對業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有重要貢獻(xiàn)的檔案員給予高級職稱。二是聘任制度。高職院校需要堅持考核嚴(yán)格、聘用擇優(yōu)、雙向選擇、輪換崗位、按需設(shè)崗等原則，明確檔案管理工作的聘用目的，提升人才聘用的科學(xué)性。三是優(yōu)化在職人員。檔案管理部門需要在考慮人員差異性的前提下，結(jié)合崗位需求、能力、興趣、特長等方面的特征，使不同專業(yè)、職能、學(xué)歷的人員得到優(yōu)化配置。第三，積極開展培訓(xùn)活動及引進(jìn)專業(yè)人員。一是培訓(xùn)工作。由于大數(shù)據(jù)時代使高職檔案管理工作發(fā)生了深刻的、巨大的、復(fù)雜的變化，因此需要檔案管理人員擁有較高的信息化素養(yǎng)，能夠充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。對此，高職院校應(yīng)積極開展信息技術(shù)培訓(xùn)活動，引領(lǐng)檔案管理者樹立大數(shù)據(jù)觀、大平臺觀、大服務(wù)觀及大檔案觀，能夠掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。二是引進(jìn)專業(yè)人才。高職院校應(yīng)結(jié)合檔案隊伍建設(shè)的實(shí)際狀況及檔案管理信息化的建設(shè)趨勢，加大對檔案專業(yè)人才及信息管理人才的引進(jìn)，確保高職院校擁有堅實(shí)的、可靠的、結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)功底強(qiáng)的檔案管理隊伍。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代對高職院校檔案管理工作的開展，帶來巨大而顯著的影響。通過分析大數(shù)據(jù)背景下高職檔案管理工作所出現(xiàn)的變化，能夠發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中擁有舉足輕重、難以替代的價值，能夠從信息挖掘、分析及利用的角度，推動高職檔案管理工作的優(yōu)化升級。因此，在管理實(shí)踐中，我們應(yīng)從主體完善、服務(wù)形式豐富及人員結(jié)構(gòu)完善等角度出發(fā)，制定優(yōu)化策略，破解大數(shù)據(jù)時代下高職檔案管理所存在的問題，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

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作者:趙思 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院