學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的加強
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【摘要】學(xué)校檔案工作的開展對保證學(xué)校學(xué)生信息的絕密性有較大意義，在檔案工作的開展中，校方采取的管理態(tài)度將影響工作的開展質(zhì)量，提高工作效率，減少工作冗余，避免浪費工時的出現(xiàn)。作為校方，應(yīng)當(dāng)重視學(xué)生在學(xué)校中留存的檔案，從檔案管理上入手，通過工作的規(guī)范化保證方案的安全環(huán)境。本文主要從加強學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理入手，探討了學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的定義和意義，提出目前學(xué)校在開展檔案工作時存在的問題，并探究如何加強學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理，為學(xué)校保證檔案信息的隱私性提出建設(shè)性的意見，以供專業(yè)人士參考。
【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案;檔案管理;規(guī)范化管理
檔案工作的開展直接影響到學(xué)校的日常管理質(zhì)量，在學(xué)校全面發(fā)展中，檔案工作的開展能幫助學(xué)校更好地制定管理計劃，利于學(xué)校自身的定位，也利于學(xué)校制定發(fā)展目標(biāo)。另外，檔案工作的開展也能讓學(xué)校有明確的發(fā)展意識，便于學(xué)校意識到學(xué)校發(fā)展中的小問題，再通過發(fā)展計劃的實施來促進學(xué)校的發(fā)展。作為校方，必須重視學(xué)校檔案工作的開展，定期開展檔案工作、定期對檔案工作的開展進行監(jiān)督管理，提升檔案管理的質(zhì)量，對校方管理工作的開展也有直接的促進作用。
一、學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理定義
(一)檔案工作。檔案工作主要面對的對象，便是記載著信息的檔案，檔案工作本身有較強的隱私性，不僅需要管理人員在注重管理步驟時的管理重視度，也需要管理人員在管理時注重檔案信息的隱私性。檔案工作屬于基礎(chǔ)的管理工作，利用電腦對電子檔案進行管理，或直接對紙質(zhì)檔案進行管理，屬于基礎(chǔ)的服務(wù)類工作。學(xué)校檔案工作面對著學(xué)生群體，主要負(fù)責(zé)對學(xué)生的檔案進行管理，完成學(xué)生信息的記錄和匯總工作，完成學(xué)校安排的管理任務(wù)，屬于學(xué)校實現(xiàn)基礎(chǔ)管理的重要工作內(nèi)容。
(二)學(xué)校檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。1．檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)更加統(tǒng)一。學(xué)校檔案本身面向?qū)W生群體，檔案的繁多使得管理人員在管理時難以下手。傳統(tǒng)的管理方式下，管理人員在檔案的收集和檔案的歸檔上耗費不少時間，在實際管理時，學(xué)校管理人員也不能很快地實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。新的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求檔案的歸檔更加統(tǒng)一，統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)使得檔案本身有較強的順序性，管理人員在對檔案進行管理時更容易找到對應(yīng)檔案，并且對檔案進行實時管理。歸檔標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一是規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容之一，在這樣的標(biāo)準(zhǔn)要求下，學(xué)校管理人員的管理效率大大提升，其管理壓力也能減輕不少。2．檔案儲存量更大。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理通過紙質(zhì)材料管理的方式進行，由于紙質(zhì)材料的保存需要學(xué)校提供對應(yīng)的儲存空間，且同時需要考慮儲存空間的溫度和濕度條件，實際上，隨著學(xué)生數(shù)量的增多和檔案信息的擴大，并不利于檔案管理工作的開展。而目前學(xué)校的檔案管理工作通過電腦進行，越來越多的檔案資料被劃為電子資料，被儲存在電腦中。由于電腦儲存量的無限大，學(xué)校在進行檔案存儲時，可以滿足自身的存儲需求，不僅利于信息的永久保存，也方便學(xué)校隨時檢索，并對所需檔案進行管理。3．管理成本降低。由于規(guī)范管理下，大多數(shù)學(xué)校所用的檔案管理方式都依托于電腦，實際上大部分學(xué)校不必考慮紙質(zhì)檔案的保存條件和儲存空間，為大部分學(xué)校的檔案管理工作減少時間成本的花費，電腦管理的成本主要花費在電腦設(shè)備的更新和電腦安全環(huán)境的監(jiān)測上，總體而言，電腦對檔案進行管理的費用與紙質(zhì)檔案材料的管理費用相比更低，是不少學(xué)校追求的理想檔案管理狀態(tài)，能最佳地滿足學(xué)校的檔案管理需求。
(三)加強學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的意義。根據(jù)上述可知，加強學(xué)校的檔案工作規(guī)范性，能夠使得學(xué)校的檔案管理工作效率提升，也能減輕管理人員的管理壓力，以及盡可能地節(jié)約校方的管理開支。作為學(xué)校管理方，對檔案工作的規(guī)范性制定要求，也是對檔案管理的重視。隨著我國隱私意識的不斷加強，作為校方應(yīng)該明確檔案工作的規(guī)范性與學(xué)校隱私信息的保護有密切的聯(lián)系，目前雖然大多數(shù)學(xué)校在課堂教學(xué)中為學(xué)生提供多媒體，但卻未將多媒體介入到檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案工作管理效率的停滯不前。為此幫助整個學(xué)校提升管理安全性，加強學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理必須提上日程。
二、學(xué)校檔案工作存在的問題
(一)管理人才的匱乏。學(xué)校的檔案管理崗位工作人員管理能力受到其管理經(jīng)驗的影響，加上閱歷共同作為其管理基礎(chǔ)，不同的管理人員受管理環(huán)境的影響，管理效果也不大相同。而目前學(xué)校的檔案管理人員基本上都是“半路出家”，他們本身所學(xué)專業(yè)也并非是檔案管理，在實際管理工作中，除不了解電子信息技術(shù)外，也沒有基礎(chǔ)的檔案管理理論，導(dǎo)致在整個學(xué)校的管理環(huán)境中，這些管理人員并不能夠為學(xué)校的檔案管理出謀劃策，對學(xué)校檔案管理規(guī)范化工作的開展，反而有制約的消極影響。
(二)檔案管理工作不規(guī)范。由于不少學(xué)校在檔案工作開展時并未有規(guī)范化的要求，導(dǎo)致管理人員在檔案管理工作中，未有規(guī)范化意識，直接影響到檔案管理工作的細(xì)致性。部分管理人員在管理時并未參考整個學(xué)校的檔案儲備情況，安排過多的人或安排過少的人進行檔案管理，導(dǎo)致管理工作的分工不勻，影響管理效果。另外，大多數(shù)檔案管理工作人員對信息系統(tǒng)的操作極不規(guī)范，在管理時信息系統(tǒng)常發(fā)生安全問題，解決時也耗費不少時間，額外增加了校內(nèi)電腦維修人員的負(fù)擔(dān)，也大大減慢了管理工作的效率。
(三)管理意識淡薄。傳統(tǒng)的檔案管理人員長期與紙質(zhì)檔案接觸，在管理工作的安排上，并未強調(diào)與信息化系統(tǒng)有關(guān)的內(nèi)容，而目前的檔案管理要求以電子檔案管理為主要內(nèi)容，要求管理人員在管理時不僅需要完成自己的規(guī)定工作，也需要滿足時展的要求，不斷強化自己的信息技術(shù)和信息化管理技術(shù)。但傳統(tǒng)的檔案管理人員并沒有及時更新自己的管理意識，對信息化系統(tǒng)的學(xué)習(xí)興致也較低，在對檔案進行管理時，還是沿用傳統(tǒng)的管理思想，導(dǎo)致信息化電子檔案在管理時難以保證安全性，為學(xué)校的檔案工作開展增加更多安全隱患。
三、加強學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的策略
(一)培養(yǎng)并引進優(yōu)質(zhì)的管理人員。管理人員控制著整個學(xué)校檔案工作，對檔案工作的開展秩序以及檔案工作的開展?fàn)顟B(tài)都有較強的監(jiān)控作用，作為校方，需要引進優(yōu)質(zhì)的管理人員，并且結(jié)合學(xué)校目前的檔案管理現(xiàn)狀，對管理人員進行培訓(xùn)，以便管理人員能夠更好地結(jié)合目前學(xué)校的檔案工作開展情況，制定對應(yīng)的規(guī)范管理策略。此外，管理人員的培養(yǎng)內(nèi)容還包括:個人管理技能的培養(yǎng)，學(xué)校必須對管理人員進行深入的管理技能培訓(xùn)，多從本校的實際方案管理工作入手，組織管理人員多操作檔案管理工作，組織管理人員多進行檔案管理實踐，通過實踐更了解檔案工作，加深管理意識。另外，學(xué)校也應(yīng)該定期對管理人員進行理論培訓(xùn)，讓管理人員在管理工作進行時也不忘加深自己的理論知識，通過理論知識與實踐的結(jié)合，讓管理人員加深自己的管理意識，不僅能夠使其在工作崗位中更重視自己管理步驟的實施，也能使其在工作中不斷提升對自己的要求，從學(xué)校的發(fā)展角度來看，培養(yǎng)并引進優(yōu)質(zhì)的管理人員能直接提升學(xué)校的管理質(zhì)量，盡可能減少因管理而產(chǎn)生的麻煩問題。
(二)健全檔案信息化系統(tǒng)。目前大部分學(xué)校在進行檔案管理時，都采取信息化管理模式，有少部分學(xué)校在管理時還始終保持紙質(zhì)檔案的管理工序，信息化系統(tǒng)在檔案管理工作中的應(yīng)用大大提升了管理人員的管理效率，檔案工作的規(guī)范化管理對信息化系統(tǒng)也有較高的要求。需要學(xué)生為檔案管理提供信息化的管理環(huán)境，才能便于學(xué)校推進規(guī)范化管理工作。而健全檔案信息化系統(tǒng)主要需要通過以下兩個方面進行:一是學(xué)校自身的信息化系統(tǒng)必須健全，對應(yīng)的電子檔案材料也必須存儲在系統(tǒng)中，這樣才能保證學(xué)校各部門都能通過信息化系統(tǒng)參與到管理工作中，以提升整個學(xué)校的管理效率;另外學(xué)校也應(yīng)該定期對管理人員進行技能培訓(xùn)，組織管理人員掌握信息化系統(tǒng)的管理技術(shù)，幫助管理人員樹立管理意識，對檔案管理工作的開展保持較積極的參與態(tài)度;二是信息化系統(tǒng)的安全性也需要得到管理人員的重視，學(xué)校在管理時，需要不斷強化管理人員的安全意識，讓管理人員在對檔案信息進行管理時，隨時備份，并且隨時對信息系統(tǒng)的安全環(huán)境進行監(jiān)測，通過這樣的方式來增強管理人員對信息系統(tǒng)的熟練操作度，為健全檔案信息化系統(tǒng)做好準(zhǔn)備工作。
(三)制定學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理制度。制度的制定能夠有效地增強管理人員的管理意識，對學(xué)校安排的規(guī)范管理工作也能保持最佳的工作態(tài)度。同時，規(guī)范化管理制度也是給管理人員下命令的主要體現(xiàn)，通過管理制度中的條例，管理人員才能明確自己的工作范圍以及最終需要達成的工作目標(biāo)。制定管理制度，一方面是幫助管理人員樹立管理目標(biāo)，另一方面也能有參照標(biāo)準(zhǔn)，幫助學(xué)校更好地規(guī)劃自己未來的發(fā)展。在實際管理制度的制定時，學(xué)校應(yīng)該首要關(guān)注管理工作中，各部門的任務(wù)分布，將制度中的分級管理任務(wù)詳細(xì)地羅列，也有助于維持管理工作的開展秩序，有效地提升工作效率;在管理制度中，每項管理工作的開展要對應(yīng)單獨的管理人才，學(xué)校只有將每項管理任務(wù)安排在單個人身上，才有利于后期管理工作的追責(zé)處理，也能增強管理人員的管理意識，學(xué)校在制定制度時，督促檔案規(guī)范化管理工作的開展，讓管理人員自發(fā)性地對個人工作和同事工作質(zhì)量進行核查，也能在一定程度上起到增強管理質(zhì)量的效果。
四、結(jié)語
總而言之，在檔案工作的開展中，校方采取的管理態(tài)度將影響工作的開展質(zhì)量，作為校方，應(yīng)該有意識地為檔案工作制定管理計劃，積極地開展規(guī)范管理工作。作為管理人員，也應(yīng)該積極地響應(yīng)校方的管理安排，為工作的規(guī)范性做出最大努力，也為增強學(xué)校本身的管理能力作出貢獻。
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作者：吳冬梅 單位：湖北黃岡人
