中小企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理框架及應(yīng)用

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中小企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理框架是專門針對中小企業(yè)會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、流程控制管理體系的一個理論框架（以下簡稱“管理框架”）,采用會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、流程控制“三位一體”的結(jié)構(gòu),以信息傳遞為驅(qū)動力,以功能模塊為規(guī)則載體,保障企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作的有序運(yùn)行。結(jié)構(gòu)形象化、職能規(guī)范化、規(guī)則模塊化是其鮮明特征,具有廣泛的包容性和良好的適應(yīng)性,便于學(xué)習(xí)和推廣,在中小企業(yè)中必將具有廣闊的應(yīng)用前景。

一、管理框架的結(jié)構(gòu)

管理框架的總體目標(biāo)是資金財(cái)產(chǎn)安全,股權(quán)債權(quán)清晰,數(shù)據(jù)真實(shí)完整,運(yùn)行合規(guī)有序。管理框架采用“三位一體”結(jié)構(gòu),以信息傳遞為驅(qū)動力,以功能模塊為規(guī)則載體,保障企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作的有序運(yùn)行。同時,可以設(shè)置內(nèi)部專門機(jī)構(gòu)或聘請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)提供咨詢指導(dǎo)和監(jiān)督評價服務(wù)。企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作千頭萬緒、錯綜復(fù)雜,本管理框架采用“三位一體”的組織結(jié)構(gòu),將企業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作化繁為簡進(jìn)行重新構(gòu)建。如圖1所示,管理框架以核心職能為依據(jù),將企業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作分解成會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、流程控制三個職能單元,即“三位”；在此基礎(chǔ)上梳理、構(gòu)建新的管理體系,并通過信息傳遞將各職能單元相關(guān)聯(lián),形成一個有機(jī)整體,即“一體”。框架結(jié)構(gòu)形象直觀,易于理解和接受。各單元的基本職能分述如下：（1）會計(jì)核算單元的職能可概括為：記錄經(jīng)濟(jì)活動過程,報(bào)告財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。負(fù)責(zé)管理框架的基礎(chǔ)保障,向治理層（股東、老板）報(bào)告財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。（記錄報(bào)告）（2）財(cái)務(wù)管理單元的職能可概括為：規(guī)范職責(zé)權(quán)限,設(shè)定管理標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)管理框架的規(guī)劃部署,貫徹治理層（股東、老板）的治理意圖。（規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)）（3）流程控制單元的職能可概括為：事項(xiàng)的適時觸發(fā),信息的有效傳遞,職責(zé)的正確履行,考核的合理設(shè)定。負(fù)責(zé)管理框架的決策執(zhí)行,將財(cái)務(wù)會計(jì)管理的最終結(jié)果呈現(xiàn)給治理層（股東、老板）,發(fā)揮著反饋職責(zé)履行和管理績效的作用。（傳遞履職）以上三者的具體職能應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行動態(tài)調(diào)整,三者關(guān)系是相輔相成、缺一不可的,任何一項(xiàng)的缺失或錯誤都會導(dǎo)致管理框架運(yùn)行的無效或失敗。實(shí)務(wù)中,上述三個職能單元并非一定對應(yīng)企業(yè)中三個機(jī)構(gòu),特別是流程控制根本無法對應(yīng)到一個部門,而在中小企業(yè)中,會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理又很可能是同一個部門,所以,關(guān)鍵是履行好各自職責(zé),不必拘泥于外在形式。

二、管理框架的運(yùn)行

（一）管理框架運(yùn)行的驅(qū)動力

管理框架運(yùn)行的驅(qū)動力是信息傳遞。三個職能單元之間及其與治理層之間通過報(bào)告、反饋、交換、調(diào)整、修訂等管理信息的傳遞履行著各自的職能,維持整個管理框架的有效運(yùn)行。如圖1所示,會計(jì)核算單元向治理層報(bào)告會計(jì)核算信息；流程控制單元向治理層反饋決策執(zhí)行情況。治理層通過對收到的報(bào)告和反饋進(jìn)行分析、判斷、評估,如果達(dá)不到管理目的或有新的管理需求,則將調(diào)整信息傳遞給財(cái)務(wù)管理單元,由財(cái)務(wù)管理單元在規(guī)劃部署層作出調(diào)整,同時向會計(jì)核算和流程控制單元發(fā)出指令,對其核算辦法和流程制度進(jìn)行修訂和完善。需要說明的是,流程控制涵蓋了管理框架和職能單元兩個層面的內(nèi)容,即：管理框架中各職能單元之間的信息傳遞和各職能單元中功能模塊（具體含義見本文第四部分）之間的信息傳遞。站在管理框架層面來說,流程控制是貫徹落實(shí)會計(jì)核算辦法和財(cái)務(wù)管理制度、保障管理框架有效運(yùn)轉(zhuǎn)的主要手段,它的執(zhí)行成果是呈現(xiàn)給治理層（股東、老板）和管理層的,是檢驗(yàn)和評價管理框架合理性、有效性的動態(tài)反饋機(jī)制；站在職能單元層面來說,流程控制是通過職能單元中各功能模塊之間的信息傳遞,驅(qū)動職能單元中各項(xiàng)工作自主有序運(yùn)行（見圖4所示）,以此保證職能單元整體職責(zé)的履行。

（二）管理框架運(yùn)行的保障和監(jiān)督

為了保證管理框架的構(gòu)建合理、運(yùn)轉(zhuǎn)正常和執(zhí)行有效,一般需要設(shè)置咨詢指導(dǎo)機(jī)構(gòu)和運(yùn)行監(jiān)督機(jī)構(gòu),但中小企業(yè)不可能像大型企業(yè)一樣在內(nèi)部設(shè)置這樣的機(jī)構(gòu),治理層（股東、老板）通常會聘請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對管理框架進(jìn)行構(gòu)建設(shè)計(jì)、咨詢指導(dǎo)和和監(jiān)督評價。最便捷有效的選擇就是聘請具備專業(yè)能力的會計(jì)師事務(wù)所等機(jī)構(gòu),其一是擔(dān)任財(cái)務(wù)顧問,負(fù)責(zé)框架的構(gòu)建設(shè)計(jì)和日常運(yùn)行的咨詢指導(dǎo)；其二是執(zhí)行外部審計(jì),從外部視角對管理框架進(jìn)行測試和評估,提出相關(guān)建議,不斷完善運(yùn)行機(jī)制,以期更好地履行管理職責(zé)。同時,治理層聘請第三方機(jī)構(gòu)的做法,本身就是一個信號,對內(nèi)部人員起到一定的督促作用,有利于保障框架的有效運(yùn)行。

三、職能單元的運(yùn)行規(guī)則

各單元的基本職能不同,在各自體系內(nèi)都有各自的運(yùn)行規(guī)則,以保證單元職責(zé)的履行。1.會計(jì)核算,從國家層面來說,依據(jù)主要有《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》《小企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》及相關(guān)會計(jì)處理規(guī)定等。具體到所屬行業(yè)及企業(yè),需要在遵循準(zhǔn)則和規(guī)定的前提下,制定適合所屬行業(yè)及企業(yè)的具體會計(jì)核算辦法。2.財(cái)務(wù)管理,對國有企業(yè)來說,有諸多來自政府層面的制度規(guī)定；對民營企業(yè)來說,主要是由治理層（股東、老板）制定的財(cái)務(wù)政策,受外部約束較少。但在制定具體規(guī)范時,應(yīng)堅(jiān)持基本的管理和控制原則,可以參考《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)政部,財(cái)會〔2017〕21號）中提出的基本原則、總體要求、重點(diǎn)關(guān)注、更新優(yōu)化等相關(guān)內(nèi)容。財(cái)務(wù)管理是財(cái)務(wù)政策制定、貫徹的中樞,財(cái)務(wù)政策的執(zhí)行有賴于會計(jì)核算、流程控制及非財(cái)務(wù)會計(jì)部門,與會計(jì)核算相比,牽涉面更廣泛,需要統(tǒng)籌考慮。3.流程控制。流程控制實(shí)質(zhì)上是貫徹落實(shí)會計(jì)核算、財(cái)務(wù)政策,實(shí)現(xiàn)管理框架有效運(yùn)轉(zhuǎn)的具體操作規(guī)程。通常沒有來自政府層面制度規(guī)范,沒有現(xiàn)成的模板可參考,一般應(yīng)根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)、經(jīng)營模式、管理現(xiàn)狀、員工素質(zhì)等具體情況,遵循一般邏輯規(guī)則,堅(jiān)持寧簡勿繁、尊重實(shí)踐、實(shí)用有效的基本原則,制定適合本企業(yè)實(shí)際的操作規(guī)范。上述可見,會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的相關(guān)依據(jù)和參考較多,相關(guān)制度可以很規(guī)范地制定；流程控制相對于兩者來說更強(qiáng)調(diào)“一企一策”,可以參考的信息有限。限于治理層（股東、老板）的管理水平和專業(yè)能力等原因,一些中小企業(yè)甚至沒有成型的流程控制規(guī)則,即使有也往往流于形式,而財(cái)務(wù)會計(jì)工作的混亂多來源于此。

四、職能單元的功能模塊

如圖2所示,單元職能的實(shí)現(xiàn)依賴于各自內(nèi)部的辦法、規(guī)定、制度、職責(zé)、流程等具體規(guī)則,功能模塊就是這些具體規(guī)則的載體,職能單元則是這些功能模塊的集合。功能模塊之間各自獨(dú)立又相互協(xié)作,共同完成職能單元承擔(dān)的工作。

（一）會計(jì)核算中的功能模塊

一般包括：會計(jì)科目使用規(guī)則、收入確認(rèn)、成本核算、費(fèi)用類別設(shè)置等。會計(jì)核算除遵循企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則、小企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)規(guī)定等通用規(guī)則外,對特殊的賬務(wù)處理、特定科目的核算,可以通過制定會計(jì)核算辦法、會計(jì)分錄編制方法、費(fèi)用明細(xì)分類等手段來規(guī)范。下面以會計(jì)核算職能單元為例,對其中功能模塊的構(gòu)建進(jìn)行說明。圖3中的“處理器”是會計(jì)核算職能的核心,是按照會計(jì)處理的通用規(guī)則和特殊賬務(wù)處理程序設(shè)定的功能模塊的集合,其運(yùn)算實(shí)質(zhì)是通過編制會計(jì)分錄進(jìn)行核算,輸出結(jié)果是記錄賬簿,生成財(cái)務(wù)報(bào)表。實(shí)務(wù)中為了規(guī)范賬務(wù)處理,除遵照通用規(guī)則外,針對特殊的會計(jì)處理（包括同一會計(jì)事項(xiàng),不同的會計(jì)人員可能使用不同處理方法的情況）,可以將其處理方法編制成固定模式的會計(jì)分錄,形成功能模塊,用于規(guī)范會計(jì)核算。這個單元最重要的工作就是設(shè)置好“處理器”,也就是賬務(wù)處理的各種功能模塊,最大程度地限制會計(jì)人員的隨意發(fā)揮,保證會計(jì)核算的穩(wěn)定性和一致性。

（二）財(cái)務(wù)管理中的功能模塊

一般包括：審批權(quán)限的設(shè)定、固定資產(chǎn)購置審批、折舊政策的制定、存貨采購與領(lǐng)用、股息分配、獎金分配、投資安排等功能模塊。這類功能模塊在實(shí)務(wù)中較為常見,也易于理解,本文不再贅述。

（三）流程控制中的功能模塊

至少包括：流程控制圖、傳遞單據(jù)、崗位職責(zé)等功能模塊。下面以某企業(yè)貨物采購流程控制圖為例,對流程控制的各功能模塊做簡要說明,其中包括崗位職責(zé)、單據(jù)編制、信息傳遞等內(nèi)容。如圖4所示,整個流程包括：與會計(jì)核算部門交換信息,進(jìn)行會計(jì)處理；將信息傳遞到財(cái)務(wù)管理部門、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批；業(yè)務(wù)部門執(zhí)行付款、收貨等操作。從圖中可以看到,流程控制通過信息的傳遞、職責(zé)的履行,將會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)部門的工作串聯(lián)起來,保證了貨物采購工作的有序進(jìn)行。

五、管理框架在實(shí)務(wù)中的應(yīng)用

“鐵打的營盤流水的兵”,這句話可以很好地解釋這個管理框架?！盃I盤”是什么？是一塊場地嗎？顯然是不全面的,它同時也是一個由條令、制度、紀(jì)律構(gòu)建起來的管理體系,不僅僅是地理概念。“兵”是什么？是一個個的人嗎？是,也不是。他們是這個營盤（體系）中條令、制度、紀(jì)律的履職者,是貫徹管理層意志的執(zhí)行者,而不是按照自己意志隨意發(fā)揮的“自由人”。如果將“三位一體”的管理框架視為一個“大營盤”,那么,其中的各個職能單元則是一個個小營盤,各個小營盤根據(jù)職責(zé)不同都有各自獨(dú)立的運(yùn)行規(guī)則,而各自的運(yùn)行規(guī)則又是服務(wù)于大營盤的。小營盤中的兵,各自遵守小營盤的運(yùn)行規(guī)則,履行好自己的職責(zé),才能完成大營盤的使命。比較理想的狀態(tài)是,將“三位一體”的管理框架構(gòu)建成一個“鐵打的營盤”,使之成為脫離于具體管理者而獨(dú)立生存的一個運(yùn)行機(jī)制,企業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作僅靠這個機(jī)制即可規(guī)范有序運(yùn)行?？纱蠓葴p少人為干預(yù),有利于提高工作效率,節(jié)約管理成本。

（一）管理框架在中小企業(yè)中推廣的優(yōu)勢

1.結(jié)構(gòu)職能標(biāo)準(zhǔn)化與功能模塊差異化相統(tǒng)一的特征,有利于管理框架的推廣和應(yīng)用。管理框架中,組織結(jié)構(gòu)形象直觀,三個職能單元分工明確,信息傳遞路徑清晰,具有典型的標(biāo)準(zhǔn)化特征,使企業(yè)治理層（股東、老板）更容易理解和接受,有利于在中小企業(yè)中推廣。實(shí)際應(yīng)用中,由于企業(yè)情況各不相同,不存在一套適用于所有企業(yè)的萬能制度和通用規(guī)則,管理框架各職能單元中的功能模塊又呈現(xiàn)出典型的差異化特征。而功能模塊的差異化恰恰是這一框架開放性的體現(xiàn),可使企業(yè)在保持管理框架結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮自己的能動性和創(chuàng)造性,因企制宜,探索新的管理方式、方法,配置新的功能模塊,持續(xù)為管理框架補(bǔ)充新鮮血液,避免管理框架的模板化、形式化。2.管理框架具有廣泛的包容性和良好的適應(yīng)性,而非封閉系統(tǒng)。從最原始的管理方式到現(xiàn)代化管理手段,既不排斥“人治”的方式,更不限制企業(yè)管理軟件（比如：釘釘、企業(yè)微圖3會計(jì)核算的功能模塊的運(yùn)行信等）的使用,都可以與本框架很好地融合,共同完成管理工作。3.管理框架以信息傳遞為驅(qū)動力,通過各職能單元中的功能模塊發(fā)揮作用,減少了人為因素的干擾,降低了因關(guān)鍵崗位（比如：主管會計(jì)、財(cái)務(wù)總監(jiān)）人員變動對企業(yè)的影響,可以保障企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)工作的穩(wěn)定有序。4.管理框架符合成本效益原則。最顯著的一個效用就是弱化了企業(yè)對高端人才的需求,當(dāng)前高端人才稀缺且成本很高,而管理框架標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化的運(yùn)行機(jī)制,可以部分替代對高端人才的依賴,降低人力資源成本,同時并不會降低管理水平,可以普通專業(yè)人員的成本完成高端人才的工作。5.管理框架可以提高工作效率,改善人際關(guān)系。根據(jù)心理學(xué)研究成果,人們普遍厭惡被人指使,特別是新一代年輕人,他們雖然遵守規(guī)則的意識普遍較強(qiáng),但也更反感被人指使。如果不改變管理方式,這種心理因素會對工作造成不良影響。這一框架恰恰可以解決這個問題,用規(guī)則約束,以信息驅(qū)動,減少“人治”色彩,可使企業(yè)的工作效率和人際關(guān)系得到有效改善。6.管理框架的動態(tài)反饋機(jī)制,可以滿足治理層（股東、老板）的管理需求,及時發(fā)現(xiàn)問題,適時對相關(guān)功能模塊進(jìn)行調(diào)整、修訂和完善,保證管理制度與管理目標(biāo)相適應(yīng)。比如：根據(jù)治理層（股東、老板）管理需求,需要將某項(xiàng)費(fèi)用單獨(dú)核算,就可以對費(fèi)用分類功能模塊進(jìn)行適時修訂。7.具體規(guī)則的模塊化設(shè)置,使管理工作變得靈活便捷。根據(jù)工作需要可以配置新的功能模塊,也可以對原功能模塊進(jìn)行修訂和完善,既保障了各個職能單元正確、合規(guī)履職,又保證了整個管理框架結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定運(yùn)行。比如：出現(xiàn)了一種新的業(yè)務(wù)形態(tài),收入、成本、費(fèi)用的確認(rèn)與之前業(yè)務(wù)完全不同,可以通過設(shè)置新的賬務(wù)處理功能模塊,來保證會計(jì)核算的正確、合規(guī)。8.具體規(guī)則的模塊化設(shè)置,降低了管理工作門檻,即使是普通崗位上的員工也可以對功能模塊進(jìn)行構(gòu)建和完善,把自己的設(shè)想和建議變?yōu)槠髽I(yè)的一項(xiàng)規(guī)則,使員工能夠在工作中獲得成就感,既利于激發(fā)員工的工作熱情,又能使管理工作不斷完善。

（二）管理框架應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

1.管理框架的推廣和應(yīng)用,絕不只是財(cái)務(wù)會計(jì)部門的工作,它是一項(xiàng)管理機(jī)制的建立或完善,需要得到企業(yè)治理層的認(rèn)可和授權(quán)。對中小企業(yè)來說,如果有具備專業(yè)能力的人員,可以組建一個臨時機(jī)構(gòu)來完成這項(xiàng)工作；如果不具備,可以聘請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)（比如：會計(jì)師事務(wù)所、管理咨詢機(jī)構(gòu)等）來執(zhí)行這項(xiàng)工作。2.利潤是企業(yè)生存、發(fā)展的基礎(chǔ),而利潤是業(yè)務(wù)部門創(chuàng)造出來的,不是財(cái)務(wù)會計(jì)部門算出來的。這一框架解決的是財(cái)務(wù)會計(jì)管理問題,財(cái)務(wù)會計(jì)工作是為企業(yè)的運(yùn)營提供基礎(chǔ)服務(wù)的,是企業(yè)發(fā)展中的一個配角,切不可將財(cái)務(wù)會計(jì)工作凌駕于其他業(yè)務(wù)之上。3.完善的財(cái)務(wù)會計(jì)管理可以有效地減少企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高運(yùn)營效率,但并不能保證企業(yè)基業(yè)長青,做好核心業(yè)務(wù)才是企業(yè)的生存發(fā)展之道。4.雖然這一管理框架力求以形象化、規(guī)范化、模塊化等簡單易行的特點(diǎn)介紹給中小企業(yè)使用,但作為企業(yè)的治理層（股東、老板）始終要明白,管理沒有標(biāo)準(zhǔn)的模式,適合自己就是最好的,切不可走向?yàn)楣芾矶芾淼臉O端。

作者:李海濤 單位:邯鄲易達(dá)會計(jì)師事務(wù)所