普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范管理創(chuàng)新

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摘要：普通公路工程建設(shè)檔案是公路建設(shè)工程中的重要組成部分，它從公路建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)開始，記錄了項(xiàng)目的全部建設(shè)過程，也是公路后續(xù)預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持。公路建設(shè)項(xiàng)目不斷增加，但是目前我國公路工程檔案管理沒有隨之進(jìn)步，加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范管理創(chuàng)新已刻不容緩。本文針對目前工程檔案管理的不足之處，探討創(chuàng)新思路解決檔案規(guī)范管理的辦法。

關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè)；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

1.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄時(shí)間較長普通公路的建設(shè)周期很長，公路項(xiàng)目從工程項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、上級部門審批、施工項(xiàng)目招標(biāo)、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗(yàn)收等一系列流程要經(jīng)過很長的時(shí)間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項(xiàng)目申報(bào)部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時(shí)間長的特點(diǎn)。

2.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個(gè)省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個(gè)省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計(jì)院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項(xiàng)目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準(zhǔn)確、完備。

3.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個(gè)工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項(xiàng)工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進(jìn)度的變化，會進(jìn)行不同施工隊(duì)伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關(guān)人員帶來許多難題。如果要把公路工程項(xiàng)目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識儲備，并且要強(qiáng)化檔案管理人員的細(xì)致程度和責(zé)任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項(xiàng)目工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的不必要的工作。

4.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化隨著信息化時(shí)代的到來，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理也迎來了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項(xiàng)目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗(yàn)收階段檢查項(xiàng)目檔案的過程，通常會占用過多的時(shí)間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤的幾率也很高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使工程項(xiàng)目檔案的管理從過去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機(jī)構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項(xiàng)目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的缺陷

1.工程項(xiàng)目檔案管理意識不強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對在公路建設(shè)過程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，是后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持，同時(shí)具有法律效應(yīng)。《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項(xiàng)工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗(yàn)報(bào)告；（4）有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用?！睆膰曳蓙碇v，應(yīng)給予工程項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，但是在實(shí)際工程建設(shè)過程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進(jìn)度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項(xiàng)目檔案在實(shí)際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進(jìn)度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴(yán)重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗(yàn)收。

2.檔案管理制度不合理公路工程項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作前，需要制定科學(xué)合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學(xué)的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至?xí)?dǎo)致竣工驗(yàn)收工作難以進(jìn)行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)工作和公路修復(fù)工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實(shí)際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進(jìn)程難以把握，整體認(rèn)知不足，造成檔案管理不全面等問題。

3.檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)容量大且復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項(xiàng)目檔案管理工作都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時(shí)雇用非項(xiàng)目人員。這些情況都會或多或少的導(dǎo)致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。

三、加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施

1.進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計(jì)算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時(shí)利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯(cuò)的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個(gè)階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)暫時(shí)未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時(shí)歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進(jìn)行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細(xì)化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則實(shí)施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系應(yīng)把責(zé)任細(xì)分到個(gè)人，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制，一是要加強(qiáng)對檔案工作的檢查和技術(shù)指導(dǎo)定期對各參建單位的檔案工作進(jìn)行巡查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當(dāng)給予技術(shù)指導(dǎo)等方面的支持，保證項(xiàng)目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強(qiáng)竣工檔案編制期，檢查指導(dǎo)竣工檔案編制工作進(jìn)入預(yù)立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進(jìn)行有針對性的檢查指導(dǎo)，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強(qiáng)入庫檔案質(zhì)量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負(fù)責(zé)審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領(lǐng)導(dǎo)、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補(bǔ)充收集。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學(xué)性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項(xiàng)目檔案管理也不例外，信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項(xiàng)目檔案規(guī)格進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標(biāo)進(jìn)行收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。促進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)性，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合起來，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實(shí)時(shí)監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學(xué)性，確保各種檔案信息在項(xiàng)目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導(dǎo)入公路工程項(xiàng)目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問題。

4.加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，全面提升團(tuán)隊(duì)的檔案管理水平。同時(shí)配合以考核體系和獎(jiǎng)懲制度，從根本上保障工程項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領(lǐng)導(dǎo)小組”的基礎(chǔ)上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項(xiàng)目檔案“領(lǐng)導(dǎo)小組”，并指定一名專業(yè)人才負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，擔(dān)負(fù)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)。再者，根據(jù)項(xiàng)目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項(xiàng)目檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應(yīng)定期開展專業(yè)知識培訓(xùn)與考核，考核不及格的應(yīng)淘汰或離崗培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員都擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應(yīng)對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。

四、結(jié)束語

公路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理真實(shí)的反映了公路建設(shè)過程中的各項(xiàng)工作指標(biāo)，是公路建設(shè)項(xiàng)目不可或缺的部分，對工程竣工后的驗(yàn)收及公路運(yùn)行后的養(yǎng)護(hù)工作有巨大的影響。因此，創(chuàng)新的管理制度、信息化的檔案管理操作，高素質(zhì)的檔案管理人員，會給公路工程檔案規(guī)范的管理水平帶來前所未有的提升。

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作者：李秀麗 單位：昌圖縣交通運(yùn)輸服務(wù)中心